La conservazione a norma dei documenti

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1 Progetto grafico: PRC Roma Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Intesa Spa e IBM Group. Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Between SpA, Confindustria Servizi Innovativi e Tecnolgici, Eds Italia, Gruppo Spee, Hewlett Packard Italiana, Microsoft, Telecom Italia SpA. Suggerimenti per migliorare l utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti: La conservazione a norma dei documenti IMPRESE X INNOVAZIONE

2 SCENARIO DI MERCATO Una delle principali sfide delle imprese oggi sta nel dover gestire grandi quantità di documenti, rendendo disponibili a tutti gli attori aziendali, dai dipendenti ai partner, dai fornitori ai clienti, informazioni corrette e aggiornate in tempi brevi. Da circa vent anni, i documenti elettronici sono utilizzati nelle aziende principalmente per produrre la documentazione amministrativa interna, tecnica e commerciale, mentre i documenti con valore legale e fiscale vengono prevalentemente stampati e conservati su carta. La gestione documentale tradizionale basata su processi manuali causa inefficienze in tutte le fasi del ciclo di vita del documento. Come riportato nel Libro Bianco sulla dematerializzazione della documentazione amministrativa, pubblicato nel 2006 dal CNIPA (Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione), si stima che la gestione documentale valga oltre il 2% del PIL; nel corso del 2004 il settore pubblico ha prodotto per le sole Amministrazioni Centrali quasi 110 milioni di documenti, che hanno dato origine a 160 milioni di registrazioni di protocollo e 147 milioni di documenti archiviati. Il costo stimato di gestione, comprendente la trasmissione, la protocollazione, le copie e lo stoccaggio per conservazione dei documenti nelle PAC è superiore a 3 miliardi di euro. Le stime relative alle Pubbliche Amministrazioni Locali, anch esse limitate ai soli documenti protocollati, sono non inferiori a 1,5 miliardi di euro. Nel settore privato, le casistiche più studiate si riferiscono alla gestione delle fatture: in Italia ne vengono emesse 2,8 miliardi all anno (Relazione Cnel 2005), di cui quasi la metà destinate ad aziende. Il costo della gestione di ciascuna fattura, tra emissione e ricezione, è stimato in non meno di 7 euro; pertanto il valore complessivo sfiora i 10 miliardi di euro. La dematerializzazione del solo 10% dei documenti (cioè il loro riversamento su supporti digitali) potrebbe generare un risparmio di 3 miliardi di euro all anno. Gli avanzamenti tecnologici e la definizione di una normativa completa, per la quale l Italia si colloca all avanguardia in Europa, costituiscono una nuova grande opportuni- 1

3 2 tà anche per le piccole e medie imprese: per vincere la sfida, le aziende possono ora recuperare efficienza, adottando un sistema di gestione e conservazione elettronica dei documenti, in tempi brevi e a costi ridotti. A partire dall anno 2004, una serie di normative ha dato il via alla possibilità di dematerializzare i documenti cartacei, inclusi quelli validi ai fini legali e fiscali, consentendo, ad esempio, l utilizzo della fattura elettronica e la conservazione dei documenti amministrativi in maniera digitale. Normativa di riferimento Decreto PCM del 13 gennaio Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. Decreto Ministero Economia e Finanze del 23/1/ Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai supporti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Decreto Legislativo n 52 del 20/2/ Attuazione della direttiva 2001/115/CE, che semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. Deliberazione CNIPA n 11/ Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Circolare Agenzia delle Entrate n 45 del 19/10/2005 Chiarimenti in merito alle modalità di emissione, invio e ricezione della fattura elettronica e LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA La conservazione sostitutiva o a norma è un sistema che consente di generare e mantenere un archivio elettronico di documenti, validi ai fini legali o fiscali, che conservano la propria validità probatoria anche quando gli originali (cartacei o creati in digitale) vengono distrutti. Per ciò che concerne il tema dell archiviazione, bisogna distinguere due macro aree: L archiviazione digitale: si tratta del pro- della sua conservazione. Circolare Agenzia delle Entrate n 36/E del 6/12/ Aggiornamento del Decreto Ministeriale 23/1/2004. Autorizzazione a conservare i documenti validi ai fini fiscali su supporto elettronico o digitale, sostituendo l obbligo della sola conservazione su supporto cartaceo. Le imprese interessate alla dematerializzazione della documentazione fiscale possono quindi scegliere di continuare a conservare nelle modalità tradizionali le fatture emesse e/o ricevute nel formato analogico e iniziare con la conservazione in modalità informatica di quelle elettroniche (attive e/o passive), attraverso una numerazione progressiva e con l annotazione in registri sezionali. Risoluzione Agenzia delle Entrate N. 161/E del 9/7/2007 Risoluzione Agenzia delle Entrate N. 14/E del 21/1/ Interpretazioni della norma sulla base di specifici interpelli, divenute parte integranti della normativa stessa. cesso di memorizzazione, su qualsiasi supporto idoneo, di documenti digitali, anche informatici, identificati in maniera univoca mediante un codice di riferimento. Questo processo è antecedente a quello della conservazione. La conservazione digitale: è il processo effettuato secondo le modalità previste dalla Deliberazione 42/2001, finalizzato a rendere non deteriorabile (e quindi disponibile nel tempo), in tutta la sua integrità e autenticità, un documento. Viene sempre generato da documenti digitali, opportunamente differenziati per la loro tipologia d origine (digitali, analogici unici e non unici). I documenti oggetto dei processi di archiviazione e conservazione possono essere Documenti informatici, Documenti analogici originali unici e non unici. Documenti informatici sottoscritti Si tratta di documenti emessi in formato elettronico (quali ad esempio la fattura elettronica), che seguono processi di trasmissione e di acquisizione elettronica. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari : hanno la forma di documenti statici non modificabili; sono emessi con l apposizione della firma digitale e del riferimento temporale; sono resi leggibili e disponibili su supporto cartaceo e informatico. Per sua stessa natura, il documento informatico, essendo fatto di bit, non è soggetto a una distinzione fra copia e originale. Le modalità di conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari sono regolamentate dal D.M. EF 23 gennaio 2004 e dalla Deliberazione CNIPA n 11/2004. I documenti informatici da conservare, con validità 3

4 4 legale, presentano le seguenti caratteristiche: Integrità: garanzia che il documento non è stato manomesso dopo la sottoscrizione. Autenticità: garanzia dell identità di chi firma. Non ripudio: l autore non può disconoscere il documento firmato. Valore legale: il documento elettronico sottoscritto digitalmente ha lo stesso valore legale di un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa. Un documento firmato digitalmente ha solitamente un estensione.p7m Documenti analogici originali unici e non unici Il documento analogico viene comunemente distinto in originale e in copia. Sia CNIPA che il D.M. 23 gennaio 2004 ne danno ulteriore definizione : il documento analogico si distingue in originale e copia ed è formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro; il documento analogico originale è un documento analogico che può essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi. I documenti analogici non unici, quali, ad esempio, fatture cartacee, registri Iva o giornali bollati, vengono emessi da un soggetto mittente, che ha l obbligo di conservarne copia, e ricevuti da un soggetto destinatario, che è tenuto a conservare il documento stesso come originale. La copia di un documento analogico unico (ad esempio assegni bancari o polizze autografe), affinché sia valida da esibire ai fini tributari e fiscali, deve essere autenticata da un pubblico ufficiale. È importante evidenziare come il decreto legge anti-crisi (articolo 16, comma 12 del Dl 185/2008) riduca notevolmente le ipotesi in cui è necessario l intervento del pubblico ufficiale o del notaio per trasformare a tutti gli effetti di legge un documento analogico originale in uno informatico. Ecco di seguito il testo esatto. I commi 4 e 5 dell articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell amministrazione digitale, sono sostituiti dai seguenti: 4. Le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici origi- nali, formati in origine su supporto cartaceo o su altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all originale è assicurata da chi lo detiene mediante l utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche di cui all articolo Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l obbligo della conservazione dell originale analogico oppure, in caso di conservazione ottica sostitutiva, la loro conformità all originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico. DOCUMENTI ANALOGICI ORIGINALI NON UNICI Fatture Ricevute fiscali Documenti di trasporto Libri (art c.c.) DOCUMENTI ANALOGICI ORIGINALI UNICI Libri sociali di cui all art. 2421: libro dei soci, libro delle obbligazioni, libro delle adunanze e delle deliberazioni del Cda, ecc. Contratti Titoli di credito (assegni, cambiali) Possiamo quindi ritenere molto limitati i casi in cui dovrà essere necessaria l autentica del Pubblico Ufficiale, che dovrà intervenire unicamente per alcuni documenti che saranno individuati con altro decreto del Presidente del Consiglio, quindi i documenti analogici unici citati nel seguito sono da intendersi a titolo di esempio e potranno variare a seguito dell emanazione di tale decreto. Quali documenti si possono conservare Nell ambito delle aziende, la conservazione sostitutiva può essere applicata sia alle fatture che a tutti gli altri documenti con valore legale o contrattuale quali: i libri fiscali, (libro giornale, libro magazzino, registri Iva), i documenti di trasporto, il libro Unico del lavoro, le pratiche di leasing, gli estratti conto e altri documenti bancari, ecc... DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI Fatture elettroniche Libro Unico del lavoro Libro giornale e libro degli inventari Scritture ausiliare contenenti elementi patrimoniali e reddituali. Scritture ausiliare di magazzino. Registro dei beni ammortizzabili. Bilancio d esercizio composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa. Registri prescritti ai fini Iva (registro degli acquisti, registro dei corrispettivi, registro delle fatture emesse). 5

5 I BENEFICI PER LE AZIENDE La gestione in ambiente informatico della mole di documentazione che quotidianamente le imprese producono offre grandi prospettive in termini di efficienza, efficacia e trasparenza e permette di abbattere gli sprechi e di moltiplicare i risparmi. Il quadro normativo alla base dei processi amministrativi totalmente digitali è sostanzialmente completo; le tecnologie per la redazione, firma, protocollazione, trasmissione e archiviazione dei documenti informatici sono adeguate; esistono già numerosi esempi che testimoniano il successo delle applicazioni. I vantaggi sono evidenti: eliminazione dei costi di stampa; eliminazione del tempo destinato all archiviazione e alle successive ricerche; recupero degli spazi destinati agli archivi; FIGURA 1 - SCHEMA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE drastica riduzione dei costi relativi alla sicurezza della conservazione dei documenti; miglioramento della qualità e della disponibilità delle informazioni. La normativa consente inoltre alle aziende di delegare, completamente o in parte, il Documenti Conversione in pdf Firma del documento Controllo del documento processo di conservazione: un ulteriore vantaggio, che evita alle imprese di doversi dotare internamente di personale, processi e strutture costantemente aggiornate, affidando, invece, la gestione del processo ad una terza parte fidata, dotata delle caratteristiche per erogare i servizi richiesti dalla normativa (es. autorizzazione ad erogare firma digitale e marca temporale come Certification Authority). La terza parte fidata, responsabile della conservazione in outsourcing, segue il seguente processo (fig. 1): definizione dell archivio sostitutivo; ricezione da parte del cliente del flusso dei documenti da sottoporre al processo di conservazione a norma nei vari formati (analogici, informatici); acquisizione e memorizzazione dell immagine per i documenti analogici, eventuale conversione in formato statico non modificabile (es. PDF); apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione; esecuzione del collaudo e di eventuali interventi correttivi; archiviazione del documento conservato; trasferimento dei documenti su supporti ottici di memorizzazione (CD, DVD), se richiesto; adempimenti fiscali periodici (es. generazione impronta annuale); collaudo periodico dell archivio sostitutivo. Ai vantaggi già evidenziati, si aggiunge la possibilità di un costante adeguamento alle evoluzioni tecnologiche e normative, garantito dal Responsabile della, che si occupa inoltre di espletare le pratiche periodiche con l Agenzia delle Entrate. FIGURA 2 - SCHEMA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE A NORMA - RUOLI E ATTIVITÀ PUBBLICO UFFICIALE per doc. analogici unici e riversamenti sostitutivi Responsabile conservazione Riversamenti diretti/sostitutivi sostitutiva Sistema Informativo Cliente Marca temporale Masterizzazione Memorizzazione Archiviazione elettronica 6 Archivio cartaceo Documento consultabile su PC Archivio digitale Backup INTESA Documento analogico non unico Fatture cartacee Fatture telematiche Registro IVA Ricevute fiscali Giornale bollato Libri di cui all art.2214 c.c. (es. libro giornale) Documento analogico unico Polizze autografe Libro sociale (art c.c.) Contratti Titoli di credito (assegni, cambiali) Documento informatico sottoscritto Fattura elettronica Libro Unico del lavoro 7

6 8 IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE Il processo di conservazione, in generale, è finalizzato a rendere un documento (sia informatico che analogico) non deteriorabile e, quindi, disponibile nel tempo in tutta la sua integrità e autenticità. Di seguito uno schema logico dei processi di archiviazione e conservazione, da cui si evidenziano 5 fasi di trattamento del documento: memorizzazione, archiviazione elettronica, conservazione sostitutiva, riversamento sostitutivo, esibizione. Il processo di conservazione avviene mediante le modalità di memorizzazione su supporto leggibile nel tempo di un documento in un formato statico e non modificabile (come da Delibera CNIPA 11/2004) Il processo di conservazione elettronica (...) prende avvio con la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte (...) (nei casi di documenti informatici) o della relativa immagine (nei casi di documenti analogici) e termina, in entrambi i casi, con l apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica (ossia, una sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica) contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi (articoli 3, comma 2 e 4 del decreto). Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004 (Roma, 6 dicembre 2006) e termina con la sottoscrizione elettronica (firma digitale) e l apposizione della marca temporale da parte del responsabile della conservazione. Dopo questa operazione, non è più necessario conservare la copia cartacea del documento. La conservazione deve essere effettuata con cadenza almeno quindicinale per le fatture elettroniche e annuale per i restanti documenti. Il processo può essere affidato, tutto o in parte, ad altri soggetti (pubblici o privati), che sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla normativa in vigore e dalle sue evoluzioni. Il processo di conservazione può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purché sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta. LE FASI DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE Memorizzazione È il processo di acquisizione del documento, dipendente dal supporto originale di partenza del documento stesso (dai dispositivi di acquisizione ottica, ai sistemi di posta elettronica, ai fax server, ecc.) Archiviazione elettronica Si tratta del processo di memorizzazione, su qualsiasi supporto idoneo, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento (e, quindi, presenti in un sistema di gestione documentale). sostitutiva È il processo di conservazione digitale effettuato con le modalità previste dalla Deliberazione 42/2001, finalizzato a rendere FIGURA 3 - CONSERVAZIONE DI UN DOCUMENTO INFORMATICO Documento informatico sottoscritto Archiviazione elettronica Responsabile conservazione non deteriorabile (e, quindi, disponibile nel tempo), in tutta la sua integrità ed autenticità, un documento. Riversamento sostitutivo Prevede il trasferimento di uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione ad un altro. Se non altera la rappresentazione digitale dei documenti, si definisce diretto, altrimenti viene definito sostitutivo. Il riversamento diretto è paragonabile al backup di un file, mentre quello sostitutivo consente l aggiornamento tecnologico dell archivio, quando non sia possibile o conveniente conservare il formato della rappresentazione digitale dei documenti. L esibizione è l operazione che consente di rintracciare, leggere, visualizzare (eventualmente anche per via telematica) un documento conservato e di ottenere l eventuale copia su supporto cartaceo. Riversamento sostitutivo sostitutiva Pubblico Ufficiale Marca temporale + firma digitale 9

7 GLI ATTORI DEL PROCESSO: IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE La procedura di conservazione termina con l apposizione, da parte del responsabile della conservazione, della firma elettronica qualificata (sottoscrizione elettronica) e della marca temporale sul documento o sull insieme dei documenti, ovvero su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insieme di essi (articolo 3, comma 2 del decreto). Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla deliberazione (CNIPA 11/2004 art. 5, comma 3). Il Responsabile della conservazione ha il compito di svolgere le seguenti attività: FIGURA 4 - CONSERVAZIONE DI UN DOCUMENTO ANALOGICO NON UNICO Documento analogico non unico Memorizzazione 1. attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione. Il responsabile definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei Responsabile conservazione Archiviazione elettronica Riversamento sostitutivo Marca temporale + firma digitale sostitutiva Pubblico Ufficiale supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l esibizione di ciascun documento conservato; 2. gestire il sistema nel suo complesso e garantire l accesso alle informazioni, archiviando e rendendo disponibili, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione, le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell insieme dei documenti; estremi identificativi del responsabile della conservazione; estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con indicazione dei compiti ad esse assegnati; indicazione delle copie di sicurezza; 3. verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati; 4. adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto FIGURA 5 - CONSERVAZIONE DI UN DOCUMENTO ANALOGICO UNICO Documento analogico unico Memorizzazione al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; 6. richiedere la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia previsto il suo intervento; 7. definire e documentare le procedure da rispettare per l apposizione della marca temporale; Responsabile conservazione Archiviazione elettronica Riversamento sostitutivo Marca temporale + firma digitale + Pubblico Ufficiale sostitutiva Pubblico Ufficiale 10 11

8 8. verificare periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo (se necessario) al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. GLI ATTORI DEL PROCESSO: IL PUBBLICO UFFICIALE È una figura indispensabile per ultimare il processo di conservazione dei documenti analogici originali unici, nonché per effettuare il riversamento sostitutivo come indicato ai sensi dell articolo 3, comma 2 se il processo di riversamento sostitutivo ha per oggetto un documento informatico sottoscritto (art.10, commi 2, 3), è prevista l ulteriore apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica da parte del Pubblico Ufficiale. Il Pubblico Ufficiale attesta la conformità di quanto memorizzato al documento di origine; di conseguenza, deve obbligatoriamente partecipare al processo di: 1. conservazione elettronica di documenti analogici originali unici; 2. riversamento sostitutivo dei documenti. Hanno il ruolo di Pubblico Ufficiale il notaio, il cancelliere, il segretario comunale e il funzionario incaricato ad autenticare le copie dei documenti di cui ha in deposito gli originali. LA COMUNICAZIONE ALLE AGENZIE FISCALI Entro il mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni tributarie, deve essere trasmessa alle competenti Agenzie fiscali l impronta dell archivio informatico oggetto della conser- FIGURA 6 - CONSERVAZIONE A NORMA DELLE FATTURE Flusso delle attività di fatturazione elettronica e conservazione a norma dei documenti Conversione formato fattura EIP: Electronic Invoice Presentment EIA: Electronic Invoice Acquisition Apposizione firma digitale e riferimento temporale Acquisizione fattura Emissione fattura e notifica Verifica fattura e integrazione contabile vazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. Mediante un provvedimento in via di definizione, le Agenzie fiscali indicheranno gli ulteriori dati da comunicare unitamente a quelli precedenti e, di fatto, stabiliranno le regole di creazione dell impronta e le modalità di consegna. Le Agenzie stesse renderanno disponibile per via telematica la ricevuta della comunicazione effettuata e il relativo numero di protocollo. a norma di legge a norma di legge* FIGURA 7 - CONSERVAZIONE A NORMA DI SCRITTURE E REGISTRAZIONI CONTABILI CLIENTE Libro giornale Registro IVA Acquisti/Vendite Registro IVA Acquisti/Vendite CEE Mastro contabile Registro Liquidazione IVA Giornale magazzino Valorizzazione magazzino Registro tentata vendita Bilancio Bilancio CEE Libro cespiti Frontespizio INTRA CEE INDICI Anno, Periodo, Tipo Spool TXT PDF Adempimenti fiscali ed esibizione Adempimenti fiscali ed esibizione Ciclo attivo (EIP) Ciclo passivo (EIA) * Obbligatorio solo per fattura elettronica RESPONSABILE CONSERVAZIONE 1. Acquisizione documento 2. Normalizzazione (vs. PDF+indici) 3. Messa in conservazione 4. Creazione supporto INNOVAZIONE DIGITALE 12 13

9 CASE HISTORY: LA CONSERVAZIONE A NORMA DI BENNET Il Gruppo BENNET rappresenta uno degli operatori più importanti nell ambito della grande distribuzione organizzata del Nord Italia. Nasce nel 1964 a Como e dopo aver consolidato la sua presenza in maniera forte in Lombardia, si espande in Piemonte, in Emilia Romagna, in Veneto, in Friuli Venezia Giulia e in Liguria. La leadership del Gruppo è confermata dalla costante crescita degli ultimi anni: oltre dipendenti; 61 ipermercati in Italia, 44 gallerie commerciali con più di 800 negozi; un giro di affari di milioni di euro circa. Nell ottica di costante rinnovamento e miglioramento dell efficienza aziendale, BEN- NET aveva espresso l esigenza di: gestire in modo elettronico i documenti aziendali (ciclo attivo, ciclo passivo), organizzandoli secondo un flusso che ne consentisse la consultazione semplice ed immediata da parte di tutte le funzioni aziendali; archiviare e conservare a norma di legge la documentazione valida ai fini fiscali, creando un collegamento fra i documenti archiviati elettronicamente e il sistema gestionale. FIGURA 8 - IL PROGETTO BENNET: CONSERVAZIONE A NORMA, ARCHITETTURA LOGICA SISTEMA GESTIONALE BENNET Fatture clienti Libri contabili PDF/TIFF Fatture fornitori Bolle fornitori SAL/Fogli di lavoro Invio supporti ottici a BENNET Ricezione documenti a norma Generazione supporti ottici La soluzione adottata da BENNET ha previsto l adozione di un sistema di gestione elettronica dei documenti, basato su una piattaforma software installata presso la propria sede e l affidamento in outsourcing della conservazione a norma dei documenti a una terza parte fidata, che gestisce l archiviazione interfacciandola con il sistema gestionale aziendale. Il progetto ha previsto: L installazione della piattaforma di Gestione Documentale. La definizione della tipologia di documenti e dei flussi documentali. L interfacciamento della piattaforma di Gestione Documentale con il servizio di a norma. La formazione del personale tecnico e degli utenti del sistema. L avvio in esercizio della soluzione. L adozione della soluzione di conservazione a norma ha portato a BENNET i seguenti benefici: abbattimento dei costi di stampa e di archiviazione dei documenti; integrazione ciclo passivo con erp aziendale; costante adeguamento alle evoluzioni tecnologiche e normative, garantito dal Responsabile della in outsourcing; costi dipendenti dai volumi gestiti e dalla loro dinamica di crescita/riduzione; tempi di realizzazione ridotti. La case history di BENNET è tratta dal libro Dematerializzazione dei documenti contabili e fiscali di F. Campomori, edito da Il Sole 24 Ore (2006)

10 GLOSSARIO Archiviazione digitale Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione. Documento analogico Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia. Documento analogico originale Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi. Documento digitale Testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l origine. Documento informatico Documento digitale sottoscritto con firma digitale ai sensi dell articolo 8 del Testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 e successive modificazioni. Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia Riversamento diretto Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo non sono previste particolari modalità. Riversamento sostitutivo Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo sono previste le modalità descritte nell articolo 3, comma 2, e nell articolo 4, comma 4, della presente deliberazione. 16

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