REGIONE UMBRIA AZIENDA OSPEDALIERA S.MARIA TERNI

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1 REGIONE UMBRIA AZIENDA OSPEDALIERA S.MARIA TERNI Procedura aperta per l affidamento del servizio di archiviazione, gestione e dematerializzazione della documentazione sanitaria ed amministrativa prodotta dall Azienda Ospedaliera S. Maria di Terni. Capitolato speciale Art. 1 Art. 2 Art. 3 Oggetto dell appalto Durata ed importo dell appalto Descrizione dei servizi oggetto dell appalto Art. 3.1 Servizio di presa in carico dei documenti sanitari/amministrativi giacenti nei depositi dell A.O. Art. 3.2 Servizio di ritiro periodico dei documenti dell A.O. Art.3.3 Servizio di riordino, custodia, conservazione, manutenzione, archiviazione e catalogazione della documentazione Art. 3.4 Servizio di consultazione della documentazione presso l archivio della ditta aggiudicataria Art. 3.5 Servizio di digitalizzazione C.C. e della documentazione amministrativa e sanitaria. Sistema informatizzato di consultazione on line delle C.C. digitalizzate Art. 3.6 Servizio di conservazione sostitutiva Art. 3.7 Servizio periodico di scarto, distruzione ed eliminazione della documentazione Art. 3.8 Servizio di riconsegna a fine appalto. Art. 4 Sistemi informatizzati di gestione e fruizione della documentazione in carico alla ditta aggiudicataria Art. 5 Personale incaricato della ditta aggiudicataria Art. 6 Licenze, autorizzazioni e obblighi normativi Art. 7 Vigilanza della Soprintendenza Archivistica Art. 8 Scioperi e cause di forza maggiore Art. 9 Cauzione definitiva e Copertura assicurativa 1

2 Art. 10 Fatturazione e pagamento Art. 11 Revisione prezzi Art. 12 Contestazione e penalità Art.13 Risoluzione del contratto Art. 14 Norme di rinvio ALLEGATO - DUVRI 2

3 Art. 1 Oggetto dell appalto L'appalto prevede il servizio di archiviazione e gestione di tutta la documentazione clinica, sanitaria ed amministrativa prodotta dall Azienda Ospedaliera S. Maria di Terni (di seguito indicata come A.O.) Nello specifico: 1. servizio di presa in carico dei documenti sanitari/amministrativi giacenti nei depositi dell A.O. riguardanti gli anni pregressi all affidamento con preparazione, carico e trasferimento della documentazione in locali messi a disposizione dall impresa aggiudicataria del presente appalto; 2. servizio di ritiro periodico dei documenti dell A.O.; 3. servizio di riordino, custodia, conservazione, manutenzione, archiviazione e catalogazione (inventariazione) della suddetta documentazione; 4. servizio di ricerca, recapito e ricollocazione della documentazione richiesta per la consultazione; 5. servizio di consultazione della documentazione presso l archivio della ditta aggiudicataria; 6. servizio di dematerializzazione (digitalizzazione) ed archiviazione su supporto informatizzato di tutte le nuove cartelle cliniche (di seguito C.C.) prodotte con l avvio del servizio e delle C.C. richieste in copia (on demand) nonché dei documenti amministrativi; 7. predisposizione e fornitura di un sistema informatizzato di consultazione on line delle C.C. digitalizzate; 8. servizio di conservazione sostitutiva dei documenti; 9. servizio periodico di scarto, distruzione ed eliminazione della documentazione; 10. servizio di riconsegna a fine appalto. Art. 2 Durata ed importo dell appalto Il presente appalto avrà la durata di sei anni, decorrenti dalla data di sottoscrizione del contratto. Importo totale (6 anni) a base d asta uro ,00 oltre IVA. Art. 3 Descrizione dei servizi oggetto dell appalto Per le operazioni di carico, trasporto e scarico della documentazione consegnata devono essere adottate tutte le misure e gli accorgimenti atti a garantire l integrità della documentazione trattata ed il rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/2003). Dal giorno successivo alla presa in carico della documentazione, come risultante dalla firma congiunta del verbale di consistenza che verrà redatto in fase di trasferimento dei documenti, la ditta aggiudicataria dovrà garantire tutte le operazioni di ricerca e di fornitura di copie conformi all originale. 3

4 Art. 3.1 Servizio di presa in carico dei documenti sanitari/amministrativi giacenti nei depositi dell A.O. La ditta aggiudicataria del presente appalto dovrà garantire, entro 60 gg giorni dalla stipulazione del contratto (ovvero, dalla disposta esecuzione anticipata della prestazione ai sensi dell art.302, comma 2. del DPR 207/2010) la preparazione, il carico e il trasferimento della documentazione custodita presso gli archivi e i depositi dell A.O. nei locali messi a disposizione dalla ditta aggiudicataria. All atto del ritiro della documentazione dai locali dell A.O., la ditta aggiudicataria dovrà rilasciare apposita dichiarazione di presa in carico contenente l elenco dettagliato delle unità archivistiche movimentate. Tale elenco dovrà essere compilato, e debitamente sottoscritto, congiuntamente dai referenti dell A.O. e della ditta aggiudicataria. La ditta aggiudicataria ha la totale responsabilità della presa in carico di tutti i documenti presenti negli archivi suddetti e dovrà, in questa fase, provvedere alla segnalazione all A.O. delle eventuali anomalie e delle problematiche in corso d opera risultanti dall attività. Al fine di valutare la consistenza del servizio, si riportano i seguenti dati stimati sulla documentazione da trattare: - Cartelle Cliniche ml; - Dischi magneto/ottici 100 ml; - Altra documentazione sanitaria ml; - Documentazione Amministrativa ml; pari a metri lineari complessivi al 31/12/2014. Art. 3.2 Servizio di ritiro periodico dei documenti dell A.O. Il servizio di ritiro periodico della documentazione sanitaria e amministrativa di nuova produzione dai locali dell A.O. avverrà a cura della ditta aggiudicataria a proprie spese e con propri mezzi e personale secondo la seguente tempistica: - prelievo delle C.C. ospedaliere: una volta ogni 30 giorni (minimo o comunque secondo le necessità che verranno manifestate dall A.O.); - prelievo di altra documentazione clinico-sanitaria: due volte l anno (minimo o comunque secondo le necessità che verranno manifestate dall A.O.); - prelievo documenti amministrativi: una volta l anno (minimo o comunque secondo le necessità che verranno manifestate dall A.O.). 4

5 Le sedi aziendali di ritiro del materiale e le frequenze dei ritiri potranno, nel corso del servizio, variare sia nel numero sia nell ubicazione senza che la ditta aggiudicataria possa pretendere alcunché a qualsiasi titolo. All atto del ritiro della documentazione dai locali dell A.O., la ditta aggiudicataria dovrà rilasciare apposita dichiarazione di presa in carico contenente l elenco dettagliato delle unità archivistiche movimentate. Tale elenco dovrà essere compilato, e debitamente sottoscritto, congiuntamente dai referenti dell A.O. e della ditta aggiudicataria. L appaltatore dovrà effettuare le operazioni di carico, trasporto e scarico della documentazione consegnata periodicamente adottando tutte le misure e gli accorgimenti atti a garantire l integrità della documentazione ed il rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/2003). Al fine di valutare la consistenza del servizio, si riportano i seguenti valori presunti sulla documentazione da trattare: - Cartelle Cliniche 350 ml/anno - Dischi magneto/ottici 5 ml/anno - Altra documentazione sanitaria 150 ml/anno - Documentazione Amministrativa 150 ml/anno Art.3.3 Servizio di riordino, custodia, conservazione, manutenzione, archiviazione e catalogazione della documentazione Il servizio è inerente a tutta la documentazione dell A.O. acquisita dalla ditta aggiudicataria con il ritiro iniziale e con i successivi ritiri periodici per tutta la durata del contratto. I locali messi a disposizione a cura e spese dalla ditta aggiudicataria per la custodia della suddetta documentazione dovranno avere le seguenti caratteristiche: - rispondenza a tutte le normative in materia di edilizia, igienico-sanitaria, di agibilità e di sicurezza per uso archivistico; - sistemi di regolamentazione e controllo degli accessi ai locali adibiti ad archivio al fine di salvaguardare la sicurezza della documentazione archiviata anche con riferimento al Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003). Il servizio di archiviazione deve essere effettuato tramite la sistemazione delle unità di conservazione (scatole, faldoni, etc.) su apposite ed idonee scaffalature tenendo presente la necessità di garantire, in caso di accesso per consultazione o estrazione di copia, l immediata reperibilità della documentazione. Eventuali successivi adeguamenti o variazioni nella sistemazione della documentazione vanno concordati con l A.O. 5

6 La Ditta aggiudicataria deve predisporre, a proprie spese, uno strumento informatico per la descrizione e la ricerca del materiale archivistico depositato. Tutta la documentazione trasferita deve essere inventariata mediante la predisposizione di un sistema informativo che consenta la gestione di un data base di catalogazione e conseguente funzione di ricerca del materiale archiviato. In particolare la gestione dell archivio, incluse le movimentazioni, dovrà essere svolta con un sistema informatico che fornisca le informazioni sulla tipologia di documenti, tempo di conservazione, posizione fisica dei documenti, stato di consultazione e le coordinate per una rapida ricerca in archivio. Il servizio di archiviazione elettronica, che avrà una corrispondenza con gli opportuni strumenti cartacei di archiviazione, deve garantire le seguenti funzionalità: - il database alimentato deve censire, in tempo reale, tutte le unità archivistiche gestite, la posizione delle stesse e l eventuale movimentazione; - la gestione di tale database deve essere effettuata con una piattaforma applicativa web based ed on line, tale da consentirne l utilizzo, nei termini e nei limiti che verranno concordati ad utenti dell A.O. Tramite postazioni di lavoro collocate all interno dell A.O. stessa dovrà essere consentita la ricerca delle unità archivistiche sulla base di tutte le principali informazioni che le contraddistinguono (ad esempio, per le C.C. il codice nosografico, cognome e nome del paziente, codice fiscale del paziente, data di ricovero, reparto di dimissione, data di dimissione, etc.); - in corrispondenza a ciascun ritiro di documenti, le corrispondenti informazioni dovranno risultare inserite nel database entro e non oltre 2 giorni lavorativi; L A.O. si impegna a fornire, insieme con la documentazione, tutti gli strumenti di corredo eventualmente già predisposti (elenchi, registri, repertori, ecc.) che possono contribuire a facilitare lo svolgimento delle operazioni di inventariazione degli archivi, tra cui, ad esempio, il file elettronico relativo alle SDO (Schede di Dimissione Ospedaliera) chiuse. La proprietà di tali strumenti rimane in capo all A.O. e la possibilità del loro utilizzo da parte della ditta aggiudicataria rimane circoscritta alle finalità del presente capitolato e solo per il periodo di sua vigenza; gli operatori della Ditta aggiudicataria preposti all inserimento dei dati ai fini della creazione delle banche-dati devono elaborare i dati personali ai quali avranno accesso nel rispetto delle vigenti normative, ed in particolare al Codice della Privacy D.Lgs. 196/2003 e successive integrazioni e modificazioni; a tal fine la Ditta aggiudicataria sarà nominata Responsabile esterno dei trattamenti coinvolti dal presente appalto. In ogni caso dovrà essere garantita la tracciabilità dei dati inseriti. 6

7 Art. 3.4 Servizio di ricerca, recapito e ricollocazione della documentazione richiesta per la consultazione Su esplicita richiesta dell A.O., inoltrata alla ditta aggiudicataria esclusivamente dal personale autorizzato, formulata mediante l utilizzo di moduli appositamente predisposti e compilabili anche on line, la stessa ditta dovrà: - ricercare presso i propri archivi i documenti cartacei richiesti; - recapitarli alla struttura richiedente. Su esplicita ed esclusiva richiesta dei referenti aziendali, il recapito della documentazione dovrà avvenire anche mediante trasmissione per via telematica (i documenti contenenti dati sensibili devono essere trasmessi criptati); - ritirare la documentazione richiesta presso la stessa A.O., una volta che non sussista più la necessità della consultazione; - riporre i documenti nella collocazione dalla quale sono stati prelevati. Il servizio in oggetto dovrà essere svolto mediante il recapito fisico dei documenti, con una delle due seguenti modalità: - con procedura ordinaria, da evadere entro 48 ore dalla richiesta; - con procedura d urgenza, da evadere entro 4 ore dalla richiesta; - con procedura d urgenza mediante trasmissione via fax o telematica, da evadere entro 2 ore dalla richiesta Con cadenza mensile la ditta aggiudicataria provvederà ad inoltrare all A.O. l elenco dettagliato, recante date e ogni altra informazione sulla documentazione movimentata nonché l elenco della documentazione consegnata alle strutture aziendali coinvolte. Art. 3.4 Servizio di consultazione della documentazione presso l archivio della ditta aggiudicataria Nella sede archivistica della ditta aggiudicataria dovrà essere disponibile una sala di consultazione per il personale dell A.O.. In tali occasioni, la Ditta aggiudicataria dovrà mettere a disposizione, senza costi per l A.O., il personale necessario per la soddisfazione delle richieste. L accesso ai locali d archivio, nel rispetto della normativa in materia, deve essere sempre monitorato attraverso la tenuta di un registro in cui devono essere riportati i dati relativi al giorno dell accesso, al soggetto che accede, agli estremi del documento identificativo dello stesso, ai documenti prelevati o inseriti dopo la consultazione ed ogni altra utile informazione. La richiesta per la consultazione dovrà essere preventivamente autorizzata dalla Direzione Aziendale con l indicazione del soggetto abilitato alla consultazione. 7

8 Art. 3.5 Servizio di digitalizzazione C.C. e della documentazione amministrativa e sanitaria. Sistema informatizzato di consultazione on line delle C.C. digitalizzate La ditta aggiudicataria deve fornire un servizio di digitalizzazione delle C.C. e della documentazione sanitaria ed amministrativa trasferita nei propri archivi secondo le seguenti modalità. Le C.C. da digitalizzare sono tutte quelle prodotte dall A.O. dall aggiudicazione dell appalto, inclusa l annualità precedente a quella di aggiudicazione, e quelle relative a ricoveri precedenti all aggiudicazione per le quali viene richiesta copia. Si specifica che, durante l acquisizione digitale, le C.C. non devono essere violate in alcun modo nel contenuto. Le C.C. da acquisire sono sostanzialmente costituite da documenti cartacei, strisce di grafici su carta continua e foto in reparto. Il frontespizio in formato A3 fronte/retro (quindi 2 immagini) deve essere elaborato per ottenere quattro fogli A4 nella sequenza corretta di lettura. I documenti devono essere acquisiti mediante scanner (fronte/retro) con una risoluzione di almeno 200 dpi. In caso di C.C. particolari, ove alcuni dati devono essere secretati sulla copia conforme da fornire all utente, deve comparire un evidente segnalazione d attenzione o all apertura del documento digitale o al momento della stampa dello stesso. Dette cartelle saranno segnalate dall A.O. al momento del ritiro da parte della Ditta. Nel costo del servizio di digitalizzazione delle C.C. saranno comprese le seguenti attività: - riordino della documentazione; - bonifica dei documenti (ad esempio: eliminazione punti metallici); - separazione documentale, secondo le classi documentali (o sezioni) in cui è strutturata la cartella clinica cartacea; - scansione, con risoluzione non inferiore a 200 dpi; - controllo di qualità delle immagini acquisite; - indicizzazione delle immagini acquisite associandole al database relativo alle unità di archiviazione ; - ricomposizione della documentazione nelle cartelle cliniche secondo la sequenza di scannerizzazione. Al fine di valutare la consistenza del servizio, si riportano i seguenti valori presunti sulla documentazione da trattare: cartelle cliniche /anno. L acquisizione digitale dei documenti, da svolgersi presso i locali della ditta aggiudicataria, deve garantire la conformità al documento originale nel rispetto della normativa vigente (Deliberazione n.11 CNIPA ora AgID, Codice dell Amministrazione Digitale D.Lgs. 82/2005 e s.m.i.) e deve essere realizzata con attrezzature e software in grado di garantire la massima leggibilità dei documenti. 8

9 I sistemi informatici utilizzati per il servizio oggetto d appalto dovranno essere conformi alle disposizioni di legge attualmente in vigore, con particolare riferimento alle normative sulla sicurezza e privacy, e dovrà essere garantito il costante allineamento degli stessi alle evoluzioni della normativa. I documenti archiviati dovranno essere messi in linea in modo da essere consultati e stampati da tutti i punti aziendali autorizzati tramite un applicativo Web di consultazione. A tal fine l A.O. provvederà ad identificare e comunicare all impresa aggiudicataria i nominativi degli operatori autorizzati ad accedere alla sola consultazione e stampa, senza possibilità alcuna di modifica, inserimento o eliminazione di dati, tramite apposite ID e password rilasciate dall impresa aggiudicataria stessa; il rilascio e la revoca delle autorizzazioni, con i diversi profili di abilitazione, per l accesso all applicativo di consultazione è a carico esclusivo dell A.O. In caso di sequestro del documento in originale da parte dell Autorità Giudiziaria deve comparire la segnalazione del sequestro e il documento in formato digitalizzato non essere più stampabile sino a comunicazione di dissequestro. Dal momento del dissequestro la cartella clinica sarà nuovamente stampabile secondo il normale regime. Il sistema dovrà mantenere traccia del sequestro e conseguente dissequestro. Nella propria offerta tecnica le ditte concorrenti dovranno esplicitare le modalità di espletamento dei suddetti servizi e dei mezzi tecnologici che impiegheranno, avendo presente che il numero di connessioni contemporanee sarà pari almeno a 50. La fruizione in modalità Web dovrà avvenire mediante il solo protocollo https attraverso interfaccia fruibile con i browser standard di mercato (es. Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, etc. ) per la consultazione, visualizzazione e stampa delle cartelle cliniche in copia conforme all originale analogico unico secondo la normativa vigente (Deliberazione n.11 CNIPA ora AgID, Codice dell Amministrazione Digitale D.Lgs. 82/2005 e s.m.i.). L archiviazione dei dati elettronici, siano essi i documenti archiviati in forma d immagine, siano le informazioni custodite nelle basi dati, deve prevedere la cifratura di tutte le informazioni considerate sensibili ai sensi del D.Lgs. 196 del 30 Giugno Pertanto, oltre che tutti i dati elettronici soggetti a tale condizione, dovranno essere indistintamente cifrate tutte le immagini delle cartelle cliniche. L A.O. ha diritto di effettuare a campione periodici controlli di rispondenza tra la documentazione in originale, e il documento scannerizzato; provvedendo altresì al controllo sull indicizzazione di detti documenti. La mancata rispondenza a detti controlli comporta sanzioni che vengono di seguito specificate. La scansione ottica e l archiviazione dei documenti dovrà avvenire entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico degli stessi dalla sede dell Azienda Ospedaliera. 9

10 Eventuale altro materiale cartaceo, consegnato ad integrazione del documento iniziale alla ditta aggiudicataria in momenti successivi, dovrà essere acquisito digitalmente entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico, associandolo al documento iniziale ed archiviato con il documento cartaceo originale. Il sistema di archiviazione deve gestire le revisioni del documento originale. Art. 3.6 Servizio di conservazione sostitutiva La ditta aggiudicataria deve fornire un servizio di conservazione sostitutiva che permetta, senza ulteriori oneri per la A.O., di portare in conservazione e mantenere su proprio data center tutta la documentazione per la quale sarà richiesta la citata procedura. Lo spazio stimato per supplire alle necessità della A.O. risulta essere pari a 5 Gb alla partenza dell appalto, con possibilità di ulteriore incremento per pari valore. Il sistema dovrà prevedere apposita interfaccia fruibile via web per l esibizione legale dei documenti conservati. La soluzione proposta dall Azienda aggiudicataria dovrà prevedere l interfacciamento con il sistema di protocollo informatico in uso presso l A.O. (applicativo GeProt sviluppato nell ambito del Progetto InterPA per le PP.AA. della Regione dell Umbria dal Gruppo Sistematica Spa tramite le modalità ritenute più opportune ed oggetto di valutazione, a garanzia della sicurezza del processo. I sistemi informatici utilizzati per il servizio dovranno essere conformi alle disposizioni di legge attualmente in vigore, e dovrà essere garantito il costante allineamento degli stessi alle evoluzioni della normativa senza oneri per l A.O.. Art. 3.7 Servizio periodico di scarto, distruzione ed eliminazione della documentazione La ditta aggiudicataria dovrà fornire, nell ambito dei servizi di gestione della documentazione aziendale, il servizio di scarto della documentazione che, secondo i dettami di legge vigenti, non sarà più obbligatorio conservare o per la quale è prevista l archiviazione sostitutiva su supporto digitale. Il software di gestione dell archivio dovrà prevedere la gestione automatica degli scarti secondo i tempi previsti dal massimario di scarto dell A.O., in modo da poter segnalare la progressiva scadenza dei tempi di conservazione e permettendo l attivazione della procedura di distruzione ed eliminazione dei documenti. Gli scarti d archivio saranno eseguiti previa valutazione e su autorizzazione dei referenti individuati dall A.O. per singolo archivio. La ditta provvederà conseguentemente, a sua cura e spese, alle operazioni di distruzione nella piena ottemperanza di quanto previsto dalle norme di legge vigenti (compresa la normativa 10

11 relativa al trattamento dei dati sensibili) e a trasmettere successivamente all A.O. il relativo certificato di distruzione e la documentazione prevista dalla Soprintendenza Archivistica. Art. 3.8 Servizio di riconsegna a fine appalto. Nel costo del servizio appaltato deve intendersi ricompresa anche la messa a disposizione a bocca d archivio a fine appalto dei documenti all A.O., senza ulteriori costi. Su richiesta dell A.O., alla scadenza del servizio o in caso di risoluzione anticipato dello stesso, dovrà essere consegnata in forma completamente gratuita: - tutta la documentazione cartacea e digitale, consegnata ed archiviata. Tutte le unità di conservazione dovranno essere integre; in caso contrario, dovranno essere sostituite e nuovamente etichettate con oneri a carico della ditta aggiudicataria. L atto della consegna, che dovrà essere effettuato in contraddittorio con i referenti individuati dall A.O. e con la eventuale futura ditta aggiudicataria, verrà formalizzato con apposito verbale di consegna e ritiro; - l ultima versione software, la base dati completa (catalogo e immagini ove presenti) e aggiornata, le licenze d uso, e quant altro necessario per la continuazione in proprio dell attività, nelle modalità in precedenza indicate. I supporti su cui rilasciare il software e la base dati verranno indicati dall A.O.. Si evidenzia che, qualora il formato di archiviazione non dovesse più risultare conforme agli standard di mercato, la ditta aggiudicataria è tenuta a fornire copia delle immagini su formato indicato dall A.O. senza ulteriori oneri per il committente. Art. 4 Sistemi informatizzati di gestione e fruizione della documentazione in carico alla ditta aggiudicataria La ditta aggiudicataria deve utilizzare sistemi informatici, hardware e software, totalmente autonomi dai sistemi presenti nell A.O. e, su tali sistemi, deve garantire l assistenza tecnica e la manutenzione individuando preventivamente le modalità, i tempi di intervento e di ripristino delle stesse. I sistemi informatici devono essere mantenuti sempre in efficienza e adeguati alla normativa vigente e, nel caso dovessero essere sostituiti o aggiornati, devono essere garantite le funzionalità e il mantenimento con l eventuale conversione di tutti i dati. L infrastruttura hardware di cui la ditta aggiudicataria dispone per l erogazione del servizio dovrà essere installata all interno delle proprie sedi al fine di garantire il massimo della sicurezza ed inviolabilità dei dati da parte di terzi. 11

12 La soluzione informatica adottata dovrà garantire il rispetto della normativa in materia di sicurezza (D.Lgs. 196/2003) e la continuità operativa del servizio (data center, procedure di disaster recovery, ecc.) previste dalle linee guida AgID. La ditta aggiudicataria deve utilizzare hardware e software per la produzione di supporti ottici o eventuali altri tipi di supporto idonei alle norme tecniche vigenti in relazione all evoluzione della tecnologia. La ditta aggiudicataria deve provvedere alla formazione ed aggiornamento del personale dell A.O. sull utilizzo degli strumenti informatici previsti nell appalto. Art. 5 Personale incaricato della ditta aggiudicataria Per lo svolgimento del servizio, l appaltatore si deve avvalere di proprio personale (che opera sotto la sua esclusiva responsabilità), adeguato per numero e qualifica professionale, secondo i seguenti requisiti : - laureato in Scienza dell archiviazione ovvero: o in possesso di Diploma di Archivistica, Paleografia e Diplomatica rilasciato dalle scuole degli Archivi di Stato, ovvero o Diploma di laurea di cui all ordinamento preesistente al D.M. del Ministero dell Università e della Ricerca scientifica e tecnologica 3 novembre 1999, n. 509, in discipline di carattere o indirizzo archivistico, ovvero o Titolo universitario di primo o secondo livello (Laurea o laurea specialistica) di cui al D.M. del Ministero dell Università e della Ricerca scientifica e tecnologica 3 novembre 1999, n. 509, in discipline di carattere o indirizzo archivistico, ovvero o Titolo di dottorato di ricerca in discipline di carattere o indirizzo archivistico. Del personale dell Impresa preposto allo svolgimento del servizio deve essere fornito, prima dell inizio del servizio stesso, un elenco nominativo da tenere costantemente aggiornato, con i rispettivi CCNL di riferimento. L appaltatore s impegna a comunicare alla A.O. ogni modifica di personale, entro 15 giorni dal verificarsi della variazione. L appaltatore deve fornire all A.O., prima dell inizio del servizio, il nominativo del Responsabile del Servizio munito di ampia delega a trattare in merito a qualsiasi problema che dovesse insorgere in tema di esecuzione degli adempimenti previsti dal contratto e del suo sostituto in caso di assenza, nonché il recapito telefonico per ogni comunicazione urgente che dovesse rendersi di estrema necessità al di fuori delle ore di servizio. Considerata la natura del servizio in cui sono chiamati ad operare, i dipendenti della Ditta aggiudicataria dovranno mantenere il segreto d ufficio e la massima riservatezza sul nominativo dei pazienti e su fatti o circostanze delle quali abbiano avuto notizia durante l espletamento del servizio. Inoltre l appaltatore deve provvedere a formare il proprio personale sui seguenti argomenti: 12

13 - modalità di esecuzione del servizio, in relazione alle specificità richieste dall A.O.; - obblighi e vincoli connessi al rispetto della normativa sulla privacy e sul trattamento di dati personali ed ad ogni relativa integrazione; - procedure e sistemi di autocontrollo; Infine, l appaltatore si obbliga a: ottemperare a tutti gli obblighi verso i propri dipendenti derivanti da disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro, compresi quelli in tema di igiene e sicurezza, nonché a rispettare la vigente disciplina previdenziale e infortunistica, assumendo a proprio carico tutti i relativi oneri. In particolare, s impegna a rispettare, nell esecuzione delle obbligazioni derivanti dal presente appalto, le disposizioni di cui al D. Lgs. 626/1994; applicare, nei confronti dei propri dipendenti occupati nelle attività contrattuali, le condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai contratti collettivi e integrativi di lavoro applicabili alla categoria, nonché le condizioni risultanti da successive modifiche e integrazioni. I suddetti obblighi vincolano l appaltatore, ancorché non sia aderente alle associazioni stipulanti o receda da esse, indipendentemente dalla sua natura artigiana o industriale, dalla struttura e dimensione e da ogni sua qualificazione giuridica, ivi compresa la forma cooperativa, a uniformarsi a tutte le norme regolamentari e disposizioni di servizio emanate dall A.O. L appaltatore sarà responsabile di ogni danno che, per fatto proprio o del personale addetto, possa derivare all A.O. e a terzi, dall espletamento del servizio. Si impegna alla pronta riparazione dei danni ed in difetto al loro risarcimento, esonerando l A.O. da ogni e qualsiasi responsabilità al riguardo. Qualora la ditta non dovesse provvedere alla riparazione ovvero al risarcimento del danno, nei termini fissati dalle lettere di notifica, l A.O. rimane autorizzato a provvedere direttamente, rivalendosi sulle fatturazioni, a danno della ditta e se ciò non fosse sufficiente, sul deposito cauzionale definitivo. Art. 6 Licenze, autorizzazioni e obblighi normativi La ditta aggiudicataria dovrà essere in possesso di tutte le prescritte licenze e autorizzazioni per l'espletamento di quanto richiesto dal presente Capitolato. Nell offerta economica saranno quindi ricompresi tutti gli oneri necessari a ottenere, ed a mantenere, le autorizzazioni e certificazioni del caso. La ditta aggiudicataria deve altresì attuare l'osservanza delle norme, che si intendono tutte richiamate, derivanti dalle vigenti Leggi e Decreti relativi alla prevenzione infortuni sul lavoro, all'igiene del lavoro, alle assicurazioni contro gli infortuni sul lavoro, alle malattie professionali ed ogni altra disposizione in vigore o che potrà intervenire in corso di esercizio per la tutela materiale 13

14 dei lavoratori. La ditta aggiudicataria dovrà, in ogni momento, a fronte di semplice richiesta dell A.O., dimostrare di avere ottemperato a tali obblighi. Art. 7 Vigilanza della Soprintendenza Archivistica La Soprintendenza archivistica, in considerazione dei compiti di vigilanza di propria competenza istituzionale, al momento dell assunzione dell incarico da parte dell appaltatore viene informata dall A.O. in merito al conferimento del servizio, all avvio dell outsourcing e alle relative modalità di esecuzione. La Soprintendenza archivistica - ai sensi del D. Lgs 22 gennaio 2004, n è, inoltre, competente per ciò che riguarda il rilascio delle necessarie autorizzazioni al trasferimento degli archivi dell A.O. Nel caso in cui la normativa o particolari disposizioni della Soprintendenza archivistica impongano prescrizioni in contrasto con quanto stabilito nel presente Capitolato, le parti s impegnano a concordare soluzioni soddisfacenti per entrambe al fine di garantire i necessari adeguamenti. Art. 8 Scioperi e cause di forza maggiore Configurandosi il presente servizio come servizio di "pubblica utilità", per nessuna ragione la Ditta aggiudicataria potrà sopprimerlo o non eseguirlo in tutto o in parte. L interruzione di un servizio di pubblica utilità comporta responsabilità penale in capo alla Ditta appaltatrice, ai sensi dell art. 355 c.p. ed è previsto come possibile causa di risoluzione contrattuale. Art. 9 Cauzione definitiva e Copertura assicurativa Ai sensi dell art. 113 del D.Lgs 163/2006 e dell art. 123 del DPR 207/2010, la Ditta aggiudicataria dovrà produrre (in occasione della stipula del contratto) la garanzia fideiussoria, a titolo di cauzione definitiva. Essa è ridotta del 50% in ragione del prescritto possesso della certificazione di qualità aziendale. La Ditta aggiudicataria del servizio è responsabile per qualsiasi danno arrecato durante lo svolgimento dello stesso e/o per cause a questo inerenti, alle persone, agli immobili ed ai beni mobili di proprietà delle Aziende sanitarie e di terzi. Dovrà inoltre dotarsi di una polizza assicurativa contro tutti i rischi del presente appalto, oltre alla garanzia RCT e RCO che preveda la copertura dei danni, con un massimale non inferiore ad ,00 (cinquemilioni) per ogni sinistro per persona danneggiata e con pari limite minimo per danni a cose ed animali, senza limitazioni di numero. La polizza assicurativa dovrà inoltre prevedere la rinunzia alla rivalsa nei confronti della stazione appaltante con particolare riferimento alla non ottemperanza dell appaltatore a quanto previsto 14

15 all art c.c. (mancato o parziale pagamento dei premi) e degli art e 1893 c.c. (dichiarazioni inesatte e/o reticenti La polizza non dovrà prevedere franchigie o scoperti a carico dell A.O. e dovrà avere una validità per tutta la durata dell appalto. Resta intesa l intera responsabilità della Ditta aggiudicataria anche per danni eventualmente non coperti ovvero per danni eccedenti i massimali assicurati. Nel caso che in cui la Ditta aggiudicatrice risultasse essere un raggruppamento di imprese, la copertura assicurativa dovrà essere presentata con unica polizza, valida ed efficace per tutte le imprese associate. Una copia delle suddetta polizza dovrà essere fornita alla S.A. prima dell inizio del servizio. Art. 10 Fatturazione e pagamento Mensilmente dovrà essere prodotta la fattura riportante tutti i movimenti/servizi effettuati nel mese di riferimento, senza rimandi a conguagli e/o recuperi a mesi successivi. Le fatture dovranno specificare in dettaglio i servizi forniti come da offerta e dovranno inoltre essere corredate di tutti i riferimenti necessari per poter controllare la corrispondenza dei quantitativi dei servizi effettuati con quelli fatturati. Il competente ufficio liquidazioni effettuerà la liquidazione previo riscontro della corrispondenza tra i quantitativi fatturati e quelli effettuati che gli verrà trasmessa mensilmente dal direttore dell esecuzione o suo delegato. I pagamenti saranno effettuati, nel termine di 60 giorni dalla data di ricevimento delle fatture medesime, mediante accredito su apposito conto corrente bancario o postale, acceso presso banche o la società Poste Italiane spa, e ovvero con altri strumenti di pagamento idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni, ex art. 3, L. 136/2010. L appaltatore ha l obbligo di comunicare a questa stazione appaltante, tempestivamente e per iscritto, gli estremi identificativi dei suddetti conti correnti, nonché le generalità ed il codice fiscale delle persone delegate ad operare su di essi. Art. 11 Revisione prezzi La revisione prezzi potrà essere richiesta dal 13, 25, 37, 49 ecc mese dall inizio del servizio e potrà essere concessa nel rispetto di quanto previsto dall art. 155 del D.Lgs 163/2006. La richiesta dovrà essere motivata, documentata ed effettuata entro il termine perentorio e decadenziale di sei mesi decorrenti dai suddetti 13, 25, 37, 49 ecc mese. Art. 12- Contestazione e penalità Qualora l aggiudicatario non osservi qualsiasi prescrizione contenuta nel presente appalto, l Azienda Ospedaliera contesterà per iscritto l inadempimento chiedendo chiarimenti in ordine alle cause che l hanno determinato e fissando un termine non inferiore a 7 giorni solari, entro il quale dovranno essere rimosse le cause dell inadempimento e dovranno essere fatte pervenire le contro deduzioni scritte, valutate le quali l Azienda Ospedaliera deciderà sull applicazione della penale. Delle penali applicate sarà data comunicazione alla ditta a mezzo raccomandata A/R. L applicazione delle penali avverrà in modo automatico attraverso l emissione di una nota di addebito. 15

16 La penale verrà detratta dall importo della fattura relativa al periodo in cui si sono verificate le inadempienze. Per ciascuna carenza rilevata e per ogni infrazione che riguardi l esecuzione delle varie attività previste, l Azienda Ospedaliera potrà applicare le seguenti penalità: 1. per mancata presa in carica degli archivi esistenti entro il termine previsto di 1.000,00 per ogni giorno di ritardo 2. per mancato ritiro della nuova documentazione entro il termine previsto dal presente Capitolato: 100,00 per ogni giorno di ritardo 3. per mancata consegna (in via ordinaria) dei documenti entro il termine previsto dal presente Capitolato: 200,00 per ogni giorno di ritardo 4. per mancata consegna (in via di urgenza ed estrema urgenza) dei documenti entro il termine previsto dal presente Capitolato: 50,00 per ogni ora di ritardo 5. per mancato rispetto del termine previsto dal presente Capitolato nell effettuazione del servizio di scarto: 50,00 per ogni giorno di ritardo 6. per mancata attivazione-funzionamento del sistema di trasmissione digitale della documentazione entro il termine previsto: 50,00 per ogni giorno di ritardo 7. la mancata digitalizzazione delle cartelle cliniche entro il tempo previsto dal presente Capitolato: 20,00 per ogni cartella e giorno di ritardo 8. per mancato rispetto del termine previsto per il riordino e catalogazione della documentazione: 50,00 per ogni giorno di ritardo 9. per mancato rispetto del termine previsto per la proposta di scarto: 50,00 per ogni giorno di ritardo 10. in tutti gli altri casi di disservizi documentati, una penale da 500,00 a ,00 a discrezione dell Azienda, commisurata alla gravità ed entità dei disservizi. E fatto divieto alla ditta aggiudicataria di sospendere il servizio con una sua decisione unilaterale, in nessun caso, neanche quando sia in atto controversie con l Azienda. L illegittima sospensione costituisce inadempienza contrattuale grave e tale da giustificare la risoluzione di diritto del contratto. Il tale ipotesi restano a carico della ditta tutti gli oneri e le conseguenze derivanti da tale risoluzione. Resta salva la facoltà insindacabile della Azienda, in caso di disservizio e/o assenza ingiustificata e prolungata del personale, di ricorrere ad altre società per l effettuazione del servizio. In tal caso tutti gli oneri saranno a carico della società Affidataria. E fatta salva la possibilità di ricorrere, in caso di gravi inadempimenti e/o dopo l applicazione di almeno 3 penali, alla risoluzione dell appalto. Art.13 Risoluzione del contratto Fatto salvo quanto previsto all art. 12 contestazioni e penalità, l Azienda potrà, avvalendosi della facoltà di cui all art c.c. (clausola risolutiva espressa) e previa comunicazione scritta al fornitore, da effettuarsi a mezzo lettera raccomandata A.R., risolvere di diritto il contratto: - in caso di frode, di grave negligenza, di contravvenzione nell esecuzione degli obblighi e delle condizioni contrattuali e di mancata presentazione/reintegrazione del deposito cauzionale definitivo; - nel caso l ammontare delle penali applicate raggiunga il 10% dell importo contrattuale; - in caso di sospensione dell attività commerciale, di concordato preventivo, di fallimento, di amministrazione controllata, di liquidazione; in caso di perdita, da parte dell appaltatore, dei requisiti richiesti dalla normativa e dalla lex specialis di gara; - in caso di cessione del contratto o subappalto non autorizzati; - in tutti i casi in cui le transazioni siano state eseguite senza avvalersi di banche o della società Poste Italiane spa, ovvero di altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni, ai sensi dell art. 3 della L. 13 Agosto 2010, n. 136; - in caso di violazione degli obblighi derivanti dal Codice Etico e di Comportamento Aziendale; - in caso di persistenza negli inadempimenti/omissioni previste nel precedente art

17 Con la risoluzione del contratto sorge in capo all Azienda il diritto di affidare il servizio alla seconda classificata o in sua assenza a terzi, in danno all impresa appaltatrice inadempiente a cui saranno addebitate le maggiori spese sostenute rispetto a quelle previste dal contratto risolto. Le somme necessarie sono prelevate dal deposito cauzionale definitivo mediante l incameramento del medesimo e, ove questo non fosse sufficiente, da eventuali crediti dell impresa, fatto salvo il diritto di agire per gli eventuali maggiori danni subiti. Art. 14 Norme di rinvio Per quanto non espressamente previsto nel presente capitolato e nel disciplinare, le parti fanno riferimento alle norme del D.Lgs 163/2006, del DPR 207/2010 e, in quanto compatibili, alle norme del C.C. e alla ulteriore normativa vigente in materia. S.S.ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI Il DIRIGENTE Dott.ssa Cinzia Angione 17