M.Gentilini M. Vitale

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3 D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa art. 50 La gestione dei documenti deve essere effettuata mediante sistemi informativi automatizzati

4 D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale Art. 4, c. 2 ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie della informazione e della comunicazione, se formato e inviato nel rispetto della vigente normativa

5 D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale Art. 47 Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza

6 D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei Beni culturali e del Paesaggio Art. 10 Gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle Regioni, degli enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente o istituto pubblico, sono beni culturali e quindi soggetti alle disposizioni in materia di tutela e valorizzazione

7 GESTIONE DOCUMENTALE E la funzione di organizzazione e controllo generale e sistematico esercitata da qualsiasi soggetto sulla propria documentazione al fine di disporre del necessario supporto informativo-documentario per lo svolgimento efficiente della propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza amministrativa. Richiede: attendibililità del sistema documentario e dei documenti nel sistema nella fase di formazione (organizzazione stabile, controllo sulle responsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione dei documenti) autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l accesso ai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo (conservazione) accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilità dei documenti e del sistema documentario)

8 I SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE - La formazione e la conservazione degli archivi digitali richiede una precisa volontà e un forte impegno del soggetto produttore, il quale deve creare le condizioni minime necessarie - I sistemi di gestione documentale devono estendere la loro azione ai processi che attengono alla produzione documentaria, per garantire che siano archiviati oggetti digitali compatibili con il processo conservativo e corredati del patrimonio informativo necessario

9 I SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE La possibilità e l opportunità di sostituire i documenti cartacei con i documenti informatici devono essere valutate in relazione ai procedimenti amministrativi a cui si riferiscono Occorre ridisegnare i procedimenti, agevolando l uso delle tecnologie informatiche Per ogni documento si possono fissare i requisiti per la firma elettronica, il tempo di conservazione, i metadati e l indice di classificazione si può preordinare la formazione del fascicolo si può predisporre la modulistica elettronica

10 I SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE " Occorre specificare i forma. ele0ronici da acce0are/u.lizzare, i quali: devono essere aper., standard, affidabili, accura., usabili, indipenden. dalle pia0aforme tecnologiche non devono poter contenere campi dinamici

11 I SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE Un documento informatico, non avendo la fisicità della carta, può essere riunito ai documenti relativi al medesimo procedimento, formando un unità archivistica equivalente al fascicolo cartaceo, solo attraverso un sistema che permetta l esecuzione sistematica delle operazioni di registrazione di protocollo, classificazione e fascicolazione Pertanto, tutti dovranno utilizzare lo stesso sistema documentale per svolgere ogni attività di ricerca, accesso e gestione del patrimonio documentario. E quindi è indispensabile l impegno comune della dirigenza per promuovere un cambiamento radicale della mentalità e dei modelli organizzativi

12 I SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE Mentre il documento cartaceo mantiene inalterate le sue caratteristiche nel tempo, il documento informatico necessita di continue verifiche che possono determinare lo svolgimento di attività di manutenzione. >>> Il processo di conservazione digitale, finalizzato al mantenimento delle caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza dei documenti informatici, deve prendere avvio subito dopo il loro ingresso nell archivio digitale

13 I SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE La conservazione di un archivio digitale comporta la conservazione, oltre che dei documenti informatici, anche delle relazioni che legano questi documenti ai loro precedenti e susseguenti, delle unità archivistiche che li contengono, delle relazioni tra queste e le attività del soggetto produttore

14 I SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE Le modalità proposte dal legislatore italiano per l archiviazione ottica sostitutiva del cartaceo e la conservazione dei documenti informatici: appaiono piuttosto complesse; non prendono in considerazione alcuni aspetti (anche rilevanti) della problematica; il complesso delle attività da svolgere, i requisiti tecnologici e giuridici da soddisfare, le competenze professionali necessarie non sono alla portata della maggior parte delle amministrazioni pubbliche

15 I SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE Centri di Conservazione Digitale: strutture dedicate alla conservazione della memoria digitale di più soggetti produttori, dotate di tecnologie avanzate e di personale archivistico informatico altamente qualificato L OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System) è un modello concettuale di sistema informativo per l archiviazione e la conservazione delle risorse digitali. Rappresenta uno standard ISO in fase di elaborazione con il contributo di enti ed istituzioni diverse.

16 I SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE La normativa vigente prevede due figure professionali: - Il Responsabile del servizio documentario - Il Responsabile della conservazione digitale Ad entrambe sono richieste conoscenze in materia di Archivistica, Informatica, Organizzazione e Diritto.

17 IL SERVIZIO DPR 445/2000 art. 61 Istituzione del servizio per la gestione dei documenti, flussi documentali e archivi > Il riconoscimento della centralità del sistema documentario per l efficienza dell azione amministrativa e per il rinnovamento delle pubbliche amministrazioni ha come conseguenza la creazione di un Servizio specifico, dotato di professionalità adeguate e specializzate nel campo della gestione documentale e considerato centrale per l attività amministrativa.

18 IL SERVIZIO Gli uffici archivio o uffici protocollo, vanno sostituiti con il Servizio per la gestione informatica dei documenti, degli archivi e dei flussi documentali che organizza e controlla i processi documentari di aree organizzative (AOO), i cui confini sono delimitati dai caratteri dell azione amministrativa e della conseguente produzione documentaria.

19 IL SERVIZIO: COMPITI E RESPONSABILITA Garantire il funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività Registrazioni di protocollo Sistema di classificazione Piano di conservazione Manuale di gestione

20 IL SERVIZIO: COMPITI E RESPONSABILITA Autorizzazione per l accesso Abilitazione alla consultazione Abilitazione all inserimento ed alla modifica Svolgimento corretto delle operazioni di registrazione e di segnatura Autorizzazione per l annullamento Produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo

21 IL SERVIZIO: COMPITI E RESPONSABILITA Esecuzione operazioni di conservazione Trasferimento dei dati su supporto informatico rimovibile Copie di sicurezza in luoghi sicuri e differenti Funzionalità del sistema in caso di guasti ed anomalie Ripristino del sistema nel più breve tempo possibile Registro di emergenza

22 IL SERVIZIO: COMPITI E RESPONSABILITA Gestione dell archivio di deposito Trasferimento ordinato dei fascicoli e delle serie documentarie relative a procedimenti conclusi all archivio di deposito Elenchi di trasferimento Movimentazione Selezione e trasferimento per la conservazione permanente Gestione della sezione separata di archivio storico

23 IL SERVIZIO: COMPITI E RESPONSABILITA Definizione dei tempi, modalità e misure organizzative e tecniche per l eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, multipli, dei telex e in generale di tutti i protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico, ad eccezione di quelli per documenti oggetto di registrazione specifica Predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, interscambio, accesso, conservazione dei documenti informatici d intesa con il responsabile dei sistemi informativi e con il responsabile della tutela dei dati personali

24 IL SERVIZIO: COMPITI E RESPONSABILITA Predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, interscambio, accesso, conservazione dei documenti informatici d intesa con il responsabile dei sistemi informativi e con il responsabile della tutela dei dati personali

25 LE CRITICITÀ CULTURALI, ORGANIZZATIVE E TECNOLOGICHE DELLA TRANSIZIONE VERSO I SISTEMI DOCUMENTARI INFORMATICI organizzative (strutture, responsabilità, risorse umane, formazione) tecnologiche (definizione di architetture, valutazione dei prodotti, monitoraggio) archivistiche (definizione dei modelli di gestione dei flussi, dei criteri e delle procedure di formazione del sistema documentario, dei metodi per la conservazione) sistemi ibridi conservazione a lungo termine di documenti elettronici a costi accettabili

26 IL DOCUMENTO NEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE I FASE Attribuire al documento un codice Indice Inserirlo in una struttura di voci E associarlo a una definita unità archivistica Piano di classificazione Fascicolo

27 IL PROTOCOLLO - DEFINIZIONE IL PROTOCOLLO Insieme delle procedure e degli elemenh airaverso i quali i documenh vengono traiah soio il profilo giuridico- geshonale

28 D.M. 14 ottobre 2003 LINEE GUIDA PER L ADOZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E PER IL TRATTAMENTO INFORMATICO DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Le Pubbliche Amministrazioni dal 1 gennaio 2004, ai sensi dell art. 50, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, dovranno, quindi, attenersi ai principi e alle norme di seguito indicati: a) adozione del protocollo informatico per la registrazione dei dati e documenti delle Amministrazioni (art. 50 e ss. del D.P.R. 445/2000; decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 31 ottobre 2000, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 21 novembre 2000, n. 272); b) trattamento dei procedimenti amministrativi gestito completamente in modo informatico (legge 7 agosto 1990, n. 241; D.P.R. 445/2000; decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10); c) formazione e conservazione dei documenti informatici (deliberazione Aipa 51/2000, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 2000, n. 291; deliberazione Aipa 42/2001, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 21 dicembre 2001, n. 296); d) sottoscrizione elettronica dei documenti informatici (d.lgs.10/2002; decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 8 febbraio 1999; decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n Regolamento di attuazione della direttiva Comunitaria 93/ su firma elettronica); e) gestione informatica del sistema documentale e dei flussi documentali (deliberazione Aipa 51/2000; deliberazione Aipa 42/2001; D.P.R. 445/2000)

29 D.M. 14 ottobre 2003 LINEE GUIDA PER L ADOZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E PER IL TRATTAMENTO INFORMATICO DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Adempimenti ai quali sono tenute le Amministrazioni: - assicurare le funzionalità minime di protocollo; - procedere all archiviazione della documentazione sulla base del criterio per cui tutta la documentazione in ingresso diventa digitale secondo la normativa tecnica; - pianificare le attività al fine di realizzare un sistema di base protocolloarchiviazione che permetta di avviare il sistema documentale informatico sostitutivo di quello cartaceo; - accedere al protocollo-archivio informatico solo tramite una rete interna all amministrazione anche al fine di eliminare la duplicazione di documenti e fascicoli cartacei, con significative economie gestionali sia interne sia per l utenza; - pianificare le attività finalizzate alla gestione informatica dei procedimenti amministrativi al fine di sostituire, anche in modo graduale, il trattamento manuale degli stessi procedimenti;

30 Insieme degli elementi obbligatori del Protocollo

31 DUPLICE FUNZIONE DEL PROTOCOLLO PROTOCOLLO PROTOCOLLO «REGISTRATURA» ELEMENTI DI CARATTERE GIURIDICO-PROBATORIO PROTOCOLLO «GESTIONALE» ELEMENTI DI CARATTERE ORGANIZZATIVO-GESTIONALE

32 FUNZIONE DI «REGISTRATURA» ELEMENTI OBBLIGATORI E IMMODIFICABILI DELLA REGISTRATURA NUMERO DI CORDA DATA DI REGISTRAZIONE MITTENTE / DESTINATARIO OGGETTO (30 CARATTERI) NUMERO DEGLI ALLEGATI DESCRIZIONE ALLEGATI

33 FUNZIONE GESTIONALE PROTOCOLLO «GESTIONALE» GESTIONE DELL ARCHIVIO GESTIONE DELLE BANCHE DATI GESTIONE DEGLI AFFARI E DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI

34 RECORDS MANAGEMENT OTTIMALE Registratura Smistamento all UOR Assegnazione al RPA Trattazione dell affare o del procedimento amministrativo Istruzione del fascicolo Gestione del titolario e massimario Creazione delle banche dati

35 IL CICLO DI VITA DEL DOCUMENTO SCARTO

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37 TRASFORMAZIONE DEGLI STRUMENTI ARCHIVISTICI Obiettivi di una automazione integrata delle funzioni di registrazione Eliminazione delle registrazioni multiple degli stessi documenti all interna di una medesima amministrazione (necessità di definire le AOO in modo razionale) qualità e coerenza dell attività di registrazione (possibilità di trattare gli oggetti con campi strutturati: es. tipologia del documento e contenuto dell atto) affidabilità del sistema e sicurezza integrazione dei dati di registrazione nel sistema informatico del soggetto produttore

38 TRASFORMAZIONE DEGLI STRUMENTI ARCHIVISTICI La classificazione/fascicolazione La classificazione intesa come organizzazione funzionale e ordinamento di tutti i documenti di un soggetto è un requisito vincolante di un sistema documentario informatico. Consente: la corretta ed efficiente formazione di fascicoli omogenei (oggetti predefiniti di fascicoli collegati alla classificazione) l individuazione di responsabilità specifiche di gestione scambio automatico di metadati e documenti tra strutture diversi l integrazione con i piani di conservazione, di sicurezza e con la gestione dei processi il recupero rapido ed efficiente (thesauri, dizionari di campo) dei documenti sulla base delle relazioni funzionali che si sono costituite nel corso dell attività senza impedire: accorpamenti non predefiniti di documenti in base a specifiche ed estemporanee esigenze di ricerca creazione di relazioni multiple e di fascicoli virtuali

39 CLASSIFICAZIONE funzione organizzahva La classificazione è lo strumento per la formazione dell archivio, cioè per l ordinamento e l aggregazione in fascicoli di tutti i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento dell attività amministrativa mediante l attribuzione di un indice, consente di organizzare i documenti in fascicoli a loro volta collegati a voci generali, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite con criteri di uniformità, che individuano funzioni, attività, tipologie di processi/procedimenti amministrativi o materie dell unità organizzativa. Ha, quindi, la finalità di costruire un sistema integrato di informazioni sui documenti, basato sulla loro organizzazione funzionale in unità complesse stabili nel tempo (fascicoli, registri) che riflettono il concreto lavoro amministrativo

40 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE Schema generale di voci logiche articolate in modo gerarchico stabilite in modo uniforme che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore. (Direttiva PCM )

41 LA CLASSIFICAZIONE IN AMBIENTE DIGITALE La classificazione in ambiente digitale offre nuove possibilità: recupero più rapido dell informazione documentaria (soprattutto se supportata da strumenti avanzati di indicizzazione) diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es: creazione di un repository documentario per materiali di alto contenuto informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc. identificabili anche mediante l indice di classificazione) coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema informativo (ad esempio mediante l eventuale predefinizione delle voci di fascicolazione, l utilizzo di dizionari controllati e strutturati)

42 CLASSIFICAZIONE alcune indicazioni operahve Il piano di classificazione deve essere integrato, ma non coincidere con l organigramma (identificazione del rapporto tra struttura amministrativa e voci del piano) E opportuno identificare l ufficio responsabile per la conservazione dei documenti prodotti nell ambito di ogni livello finale del piano di classificazione E necessaria la elaborazione di strumenti per consentire l accesso esterno e per l utilizzo interno del piano (regolamento e/ o manuale di gestione) E opportuno definire all interno di una organizzazione (area organizzativa omogenea) un formato condiviso dell indice di classificazione (cioè del codice alfa-numerico attribuito al singolo documento in grado di rappresentare il fascicolo di appartenenza nell ambito di ciascun livello finale del piano)

43 LA STRUTTURA DEL TITOLARIO

44 (1) (1) Tutte le voci costituenti l ultimo livello della struttura del titolario

45 LA FORMAZIONE DEI FASCICOLI Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare allo stesso tempo: la frammentazione non necessaria delle pratiche l accorpamento eccessivo di documenti all interno della stessa unità (in particolare nel caso di uffici che svolgono un intensa attività di corrispondenza) la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati sull analisi dei processi e funzioni) la creazione nell ambito dello stesso livello e senza possibili criteri identificativi di fascicoli differenziati dal punto di vista della durata: non è, ad esempio, opportuno creare per la stessa voce, senza distinzioni, fascicoli di autorizzazione per affari di diversa rilevanza e quindi destinati a tempi e modalità di conservazione diversi.

46 LA RICERCA E IL RECUPERO DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI I documenti devono essere accorpati (fisicamente se cartacei, logicamente se elettronici) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i documenti e svolge le attività amministrative Non si tratta di favorire il reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca (che comunque potrà essere soddisfatta in ogni caso grazie a funzioni di information retrieval nel caso di sistemi informatici), ma soprattutto di recuperare i documenti in modo funzionale (per fascicoli in base al piano di classificazione) rispetto alle decisioni assunte o da assumere (in un ufficio di progettazione di opere pubbliche i fascicoli sono predisposti per progetto, in un ufficio di controllo sui finanziamenti i fascicoli possono avere come oggetto i singoli intestatari dei diversi finanziamenti anche se relativi alla stessa opera)

47 STRUMENTI IL MANUALE DI GESTIONE (art. 3, comma c del DPCM 31 ottobre 2000)

48 Manuale di gestione Riconoscimento della piena autonomia delle amministrazioni nella definizione dei propri criteri organizzativi e regolamentari Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti Fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del Servizio È reso pubblico dalle amministrazioni secondo le modalità previste dai singoli ordinamenti

49 Manuale di gestione Indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione, di organizzazione e tenuta dei documenti all interno Utilizzazione degli strumenti informatici per lo scambio dei documenti all interno e all esterno dell area organizzativa omogenea Criteri e modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti, interni Regole di smistamento e di assegnazione dei documenti ricevuti

50 Manuale di gestione Regole di registrazione per documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione Documenti informatici non attraverso posta elettronica Fax raccomandata assicurata Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e relative modalità di trattamento Pianificazione e modalità per l eliminazione dei protocolli particolari Utilizzo del registro di emergenza

51 Manuale di gestione Descrizione del sistema di classificazione con l indicazione delle modalità di aggiornamento Integrazione dello schema di classificazione con le informazioni relative ai tempi, ai criteri ed alle regole di selezione e conservazione anche con riferimento all uso di supporti sostitutivi

52 Manuale di gestione - Descrizione funzionale ed operativa del protocollo informatico - Modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico - Soluzioni tecnologiche per garantire la non modificabilità la contemporaneità dell operazione di segnatura registrazioni delle informazioni annullate o modificate - Piano di sicurezza dei documenti informatici

53 Manuale di gestione: struttura Ambito di applicazione e definizioni Tipologie documentarie (trasmissione e trattamento) Descrizione dei flussi documentari (acquisizione, assegnazione, spedizione, circolazione) Modalità di registrazione e segnatura Organizzazione dell archivio corrente (classificazione/ fascicolazione, formazione serie, relazione flussi amministrativi) e di deposito Regole di selezione, trasferimento, versamento, conservazione Sicurezza (accesso, privacy, protocollo emergenza) Funzioni di interoperabilità Utilizzo, comunicazione Aggiornamento

54 Manuale di gestione: modelli Modello, guida e allegati Il modello del Cnipa (Quaderno CNIPA n. 21)

55 STRUMENTI IL PIANO DI CONSERVAZIONE

56 Il piano di conservazione Documento debitamente autorizzato che stabilisce i tempi di attività, semiattività e inattività e il destino ultimo dei documenti distruzione immediata dei documenti ritenuti inutili protezione dei documenti utili per il loro valore giuridico o storico la formalizzazione del trasferimento di responsabilità la riduzione delle spese per attrezzature e locali la soddisfazione della trasparenza amministrativa la dimostrazione dell assolvimento di obblighi legali connessi alla conservazione

57 Il piano di conservazione Rappresentazione del valore amministrativo, giuridico e storico in anni di conservazione Strumento che permette di muovere i documenti da un luogo all altro, da una responsabilità all altra

58 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Una nuova figura professionale

59 Il profilo del responsabile della conservazione Definito in base a: Requisiti Attività principali Responsabilità principali Capacità Competenze

60 Il profilo del responsabile della conservazione: requisiti Archivista di provata esperienza con solide conoscenze di archivistica informatica e di problematiche di sicurezza o Informatico con esperienza di gestione di sistemi documentali e di sicurezza con solide conoscenze di archivistica

61 Il profilo del responsabile della conservazione: attività principali Deliberazione Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Concorre a definire, in accordo con il responsabile dei sistemi informativi e con il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, le caratteristiche e i requisiti del sistema di gestione documentale in modo da assicurare la conservazione a lungo termine dei dati relativi al sistema documentale e la conservazione a lungo o a breve termine dei documenti, nel rispetto dei tempi previsti dal Piano di conservazione

62 Deliberazione CNIPA n. 11/2004 schema generale PUBBLICO UFFICIALE (per documenti analogici unici) RESPONSABILE CONSERVAZIONE RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO CONSERVAZIONE DIGITALE ESIBIZIONE MEMORIZZAZIONE ARCHIVIAZIONE DIGITALE DOCUMENTO ANALOGICO NON UNICO DOCUMENTO ANALOGICO UNICO DOCUMENTO DIGITALE DOCUMENTO INFORMATICO 62

63 Il profilo del responsabile della conservazione: attività principali concorre all aggiornamento del Manuale di gestione del sistema documentale per quanto riguarda i processi di conservazione sostitutiva con particolare attenzione alle problematiche di sicurezza; garantisce la reperibilità e l accessibilità del contenuto del singolo documento ai fini dell esibizione documentale e della trasparenza amministrativa; collabora con la Commissione di sorveglianza sugli archivi prevista dal Codice per i beni culturali (d.lgs 42/2004), ai fini della selezione della documentazione per l eliminazione o il trasferimento della documentazione di interesse storico nell archivio storico competente;

64 Il profilo del responsabile della conservazione: attività principali definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema in modo da assicurare l accesso al singolo documento e la sua esibizione; fornisce informazioni sul contenuto del singolo supporto di memorizzazione e delle relative copie di sicurezza; mantiene un archivio del software utilizzato nelle eventuali diverse versioni; verifica periodicamente l effettiva leggibilità dei documenti conservati con l eventuale impiego del riversamento;

65 Il profilo del responsabile della conservazione: attività principali stabilisce le necessarie misure di sicurezza logica e fisica del sistema; definisce e documenta quanto previsto per il riferimento temporale; richiede l intervento e fornisce assistenza al pubblico ufficiale nei casi previsti; verifica periodicamente l effettiva leggibilità dei documenti conservati con l eventuale impiego del riversamento;

66 Il profilo del responsabile della conservazione: responsabilità principali garantisce la leggibilità dei documenti conservati nel tempo; ove previsto appone sull'insieme dei documenti il riferimento temporale e la firma digitale; nelle pubbliche amministrazioni svolge il ruolo di pubblico ufficiale; può delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura; può affidare in tutto o in parte il processo di conservazione a soggetti terzi;

67 Il profilo del responsabile della conservazione: capacità capacità manageriali e di comprensione dei processi amministrativi capacità di gestione di applicazioni complesse capacità di gestione di archivi capacità di gestione di risorse tecnologiche capacità di gestione di contratti con fornitori di tecnologie

68 Il profilo del responsabile della conservazione: conoscenze conoscenze giuridico-amministrative conoscenze organizzative conoscenze archivistiche conoscenze informatiche

69 Esiste questa figura professionale? non è (ancora) prevista dai contratti nazionali in vigore è una figura dirigenziale o un funzionario di alto livello non esiste (ancora) un corso di studi specifico che prepari per queste attività e per queste responsabilità

70 GRAZIE PER L ATTENZIONE

Quest'opera è distribuita con Licenza Creative Commons Attribuzione - Non commerciale - Condividi allo stesso modo 4.0 Internazionale.

Quest'opera è distribuita con Licenza Creative Commons Attribuzione - Non commerciale - Condividi allo stesso modo 4.0 Internazionale. Vademecum per l edizione del Manuale di Gestione documentale degli Enti Locali ai sensi dell art.5 del DPCM 3 dicembre 2013 a cura di Domenico Barone e Marco Angeloni e con la collaborazione di Gabriella

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