Il Polo archivistico dell Emilia-Romagna

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1 Conservazione delle fatture elettroniche: il ruolo del Polo Archivistico dell Emilia-Romagna Fatturazione elettronica: da dove iniziare Bologna - 25 febbraio 2014

2 Il Polo archivistico dell Emilia-Romagna ParER (Polo archivistico dell Emilia-Romagna) è la struttura che la Regione Emilia-Romagna ha costituito nel 2009 presso l Istituto dei Beni Culturali, Artistici e Naturali (IBC), per la conservazione a lungo termine dei documenti informatici e degli archivi digitali delle pubbliche amministrazioni dell Emilia-Romagna. Obiettivo principale è conservare in un sistema sicuro ed evoluto, nel pieno rispetto della normativa vigente e degli standard internazionali, il patrimonio documentale informatico dell intero territorio regionale. ParER, inoltre, fornisce servizi di supporto, formazione e consulenza agli enti sui temi della gestione documentale e della conservazione. 2

3 La Legge Regionale 17/2008 Legge Regionale n. 17 del 29/10/2008, Art. 8 Modifiche alla legge regionale n. 29 del 1995: Al comma 1 dell articolo 2 della legge regionale 10 aprile 1995, n. 29 (Riordinamento dello Istituto dei beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna) è aggiunta la seguente lettera: "f bis) svolge la funzione di archiviazione e conservazione dei documenti informatici, con le modalità previste dalla normativa vigente, prodotti dalla Regione e, mediante apposita convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici." 3

4 La Legge Regionale 11/2004 La Regione Emilia-Romagna e gli enti del sistema regionale (tra cui le aziende sanitarie), nonché gli organismi di diritto pubblico e le società strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria, sono soggetti obbligati utilizzare i servizi di conservazione di ParER (art. 16 comma 3 della LR 11/2004) Gli altri enti pubblici dell Emilia-Romagna (enti locali, università, ecc.), così come le loro società strumentali, possono usufruire dei servizi di conservazione di ParER (art. 16 comma 4 della LR 11/2004) Il Nodo telematico di interscambio consente l accesso alle funzioni di archiviazione e conservazione (gestite da ParER), per i documenti del ciclo passivo delle acquisizioni e in particolare per le fatture (art. 23 ter comma 2 della LR 11/2004) 4

5 Qualche dato sulle attività Totale documenti in conservazione al 23/02/2014: Enti attualmente in produzione: Regione Emilia-Romagna (Giunta e Assemblea Legislativa) 4 Enti e agenzie regionali 12 aziende sanitarie 7 Province 4 Unioni di Comuni 39 Comuni Università di Bologna 5

6 Fatturazione elettronica: il ruolo di ParER Svolge le attività di conservazione delle fatture elettroniche che transitano attraverso il Nodo di interscambio regionale con cui è stato interfacciato Sacer, il sistema di conservazione di ParER Offre al Nodo di interscambio i servizi di verifica delle firme digitali apposte sulle fatture e di repository delle fatture in transito sul Nodo Garantisce che le fatture siano conservate nell archivio digitale dell Ente produttore insieme a tutti i documenti informatici amministrativi e contabili prodotti, preservando così, anche per la documentazione fiscale, i vincoli archivistici creati durante la fase di vita attiva del documento Supporta l ente produttore sui temi legati alla dematerializzazione e alla conservazione dei documenti fiscali 6

7 ParER e il Nodo di Interscambio Amministrazione emittente Nodo di Interscambio ParER SMP Validazione Archiviazione Traduzione Impresa estera Consegna Documenti/Processi Impresa italiana Fattura Nota di credito/debito Ordine Documenti/Processi Fattura Nota di credito/debito Amministrazione destinataria Conferma ordine Documento di trasporto Catalogo

8 La conservazione delle fatture elettroniche ParER, mediante l interfacciamento di Sacer (il suo sistema di conservazione) con NoTI-ER, effettua un controllo preventivo sulle firme digitali apposte sulle fatture scambiate attraverso il Nodo In un secondo momento, riceve da NoTI-ER le fatture corredate dei metadati necessari alla loro conservazione (trasmessi dall Ente produttore) sui quali effettua una serie di controlli relativi a metadati, formato e firme, di cui dà riscontro immediato Le fatture, una volta acquisite nel sistema, sono inserite in volumi di conservazione che vengono marcati temporalmente e firmati dal Responsabile della conservazione, ad attestare il regolare svolgimento del processo Nei tempi previsti dalla normativa in vigore viene calcolata l impronta dell archivio dei documenti fiscali conservati da inviare all Agenzia delle Entrate L Ente produttore ha la possibilità di accedere in ogni momento al sistema di conservazione, per ricercare, consultare e scaricare, oltre i documenti conservati, anche le relative prove di conservazione, ovvero tutti quegli elementi necessari a testimoniare il corretto svolgimento del processo di conservazione, da utilizzare, ad esempio, in caso di esibizione del documento. 8

9 Come attivare i servizi di conservazione di ParER L Ente produttore deve stipulare apposita convenzione che, tra le altre cose, prevede la nomina di ParER quale Responsabile della conservazione, anche della documentazione fiscale, ai sensi della normativa vigente in materia di conservazione (Delibera Cnipa 11/2004) Per le pubbliche amministrazioni dell Emilia-Romagna i servizi di conservazione sono erogati a titolo gratuito ParER offre i suoi servizi anche a pubbliche amministrazioni di altre regioni, mediante la stipula di appositi accordi di collaborazione e la corresponsione di una tariffa a copertura dei costi Tutte le informazioni e la documentazione sono disponibili sul sito di ParER al seguente indirizzo: 9

10 Scelte: SacER, software sviluppato dal polo Archivistico Software per l Archivio di Conservazione dell Emilia Romagna Il software SACER è stato progettato e sviluppato dal Polo archivistico Valore aggiunto della scelta «make» : Proprietà del software Controllo completo sul sw Indipendenza dal singolo fornitore di prodotto Valutazione dell'utilizzo di prototipi esistenti Sviluppo condiviso / Riuso (Regione Liguria, Regione Marche) 10

11 Sito, social network e newsletter: la presenza di ParER in rete ParER propone quotidianamente notizie e approfondimenti sia nazionali che internazionali, su conservazione e archivi digitali, dematerializzazione e gestione documentale, con segnalazioni e commenti sulle principali novità normative, utilizzando : il proprio sito web ( i principali social network (Facebook, Twitter, Linkedin) con Newsparer, la newsletter settimanale, a cui ci si può iscrivere all indirizzo 11

12 Grazie per l attenzione Cristiano Casagni: ccasagni[at]regione.emilia-romagna.it