PREMESSA. - Asl di Pavia (Azienda Mandante) - Asl di Cremona (Azienda Mandante)

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1 CAPITOLATO SPECIALE PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA IBRIDA, DEL RELATIVO SERVIZIO DI RECAPITO, DEI SERVIZI POSTALI, DEL SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI DIGITALI, DELLA FORNITURA DI UN FRAMEWORK APPLICATIVO PER LA GESTIONE INFORMATIZZATA DEI PROCESSI DOCUMENTALI AZIENDALI PER CONTO DELL ASL DI MANTOVA (CAPOFILA), ASL DI PAVIA, ASL DI CREMONA PREMESSA L Azienda Sanitaria Locale di Mantova bandisce una procedura aperta aggregata e, in qualità di capofila, procede su delega e mandato per le seguenti Aziende: - Asl di Pavia (Azienda Mandante) - Asl di Cremona (Azienda Mandante) Il presente capitolato disciplina gli aspetti tecnici per l affidamento del servizio di posta elettronica ibrida, del relativo servizio di recapito, dei servizi postali, del servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti digitali, della fornitura di un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi documentali aziendali (con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione degli atti aziendali, gestione documentale, ecc). ART. 1 - OGGETTO DELL APPALTO L'appalto prevede l articolazione in 4 lotti: Lotto 1) Servizio di posta elettronica ibrida -CIG. N Il servizio comprende tutte le operazioni di elaborazione, stampa, imbustamento e consegna al recapitista (aggiudicatario del lotto 2) per il recapito delle comunicazioni aziendali, tra cui: Screening, vaccinazioni, fatture(*) (ivi compresi i solleciti) per l Asl di Mantova (capofila) Screening per l Asl di Pavia Screening e fatture (ivi compresi i solleciti) per l Asl di Cremona (*) A far data, presumibilmente dal , con l entrata in vigore dell obbligo della fatturazione elettronica, una parte delle fatture rivolte verso la pubblica amministrazione, non faranno più parte del presente lotto. via dei Toscani, Mantova - Edificio 3 - Tel Fax

2 Per l ASL di Cremona le fatture resteranno comprese nel lotto anche dopo l entrata in vigore della fatturazione elettronica in quanto trattasi di note di addebito (non fatture) del servizio veterinario. Lotto 2) Servizio di recapito della posta elettronica ibrida - CIG N Tutta la corrispondenza relativa al lotto 1 (posta elettronica ibrida) dovrà essere consegnata alla ditta recapitsta (aggiudicataria del lotto 2). Le ditte concorrenti per il lotto 2) dovranno essere in possesso delle autorizzazioni di legge necessarie ad operare quali consolidatori di Posta Massiva omologata e di Posta Target. Lotto 3) Servizi postali (raccolta, smistamento, trasporto e distribuzione degli invii postali) - CIG N Il servizio comprende il recapito di tutta la corrispondenza aziendale (esclusa la posta elettronica ibrida), ad eccezione della riserva legale a favore di Poste Italiane, ai sensi dell art. 4 del D.lgs. 261/99 e s.m.i. I fabbisogni stimati dell ASL di Mantova (Capofila) e delle aziende aggregate sono indicati nell allegato 1). Tali fabbisogni sono da intendersi annuali ed hanno un valore puramente indicativo, potendo gli stessi subire nel corso di vigenza dell appalto variazioni in più o in meno in relazione all effettive esigenze delle singole Asl (Capofila e aggregate). Pertanto la/le ditta/e aggiudicataria/e non potranno sollevare alcuna eccezione o richiedere indennizzi o recedere dall appalto, dovrà pertanto essere in grado di eseguire i servizi e la fornitura nei quantitativi e per le tipologie di volta in volta effettivamente occorrenti. Lotto 4) Servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti digitali e fornitura di un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi documentali aziendali (con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione degli atti aziendali, gestione documentale, ecc) - RIGUARDA SOLO L ASL MANTOVA) GIG. N B29 L Asl di Mantova intende procedere alla sostituzione degli attuali software di protocollo informatico, delibere/determine, gestione documentale, conservazione sostitutiva, con un sistema integrato, configurabile, scalabile, nel rispetto della normativa vigente. L obiettivo è quello di migliorare l efficienza e l efficacia dei processi aziendali supportandoli con strumenti evoluti di gestione informatizzata dei workflow documentali. L ASL di Mantova intende pertanto acquistare: un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi documentali aziendali, di seguito framework applicativo, che comprenda: protocollo informatico; gestione delibere, determine, atti amministrativi aziendali; sistema di classificazione, fascicolazione ed archiviazione; sistema di gestione documentale e gestione dei procedimenti amministrativi aziendali; 2

3 sistema di progettazione/disegno dei workflow; un sistema/servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva per la conservazione di: fatture elettroniche; referti di laboratorio analisi; altre tipologie documentali. In relazione alla partecipazione alla presente procedura di gara, ciascun concorrente potrà formulare l offerta per singolo lotto, più lotti o tutti lotti e risultare pertanto aggiudicatario di uno o più lotti. L Asl di Mantova (capofila) e stazione appaltante si riserva la facoltà di aggiudicare anche in presenza di una sola offerta valida per lotto, purché ritenuta congrua e conveniente. L Asl di Mantova (capofila) si riserva altresì, la facoltà di revocare (e non aggiudicare) in qualsiasi momento l intera procedura, o uno solo dei singoli lotti, per sopravvenute ragioni di pubblico interesse o per la modifica delle circostanze di fatto o dei presupposti giuridici su cui la procedura si basa, come anche di non procedere all aggiudicazione, qualora ritenga che nessuna delle offerte ottenute sia conveniente o rispondente alle proprie esigenze, come previsto dall art. 81, comma 3 del D.lgs. 163/06 e s.m.i. ART. 2 - SPECIFICHE TECNICHE DEL LOTTO 1) Lotto 1) Servizio di posta elettronica ibrida - CIG. N Il servizio di posta elettronica (ibrida), comprende le seguenti attività: - Acquisizione dei file di input - Elaborazione grafica e composizione del documento - Normalizzazione degli indirizzi e dei CAP di recapito - Stampa ed imbustamento - Confezionamento e predisposizione della corrispondenza per l invio - Archiviazione ottica dei documenti. Il servizio dovrà consistere nell archiviazione di tutti i documenti stampati, che dovranno essere consultabili e resi immediatamente disponibili su richiesta di ciascuna Asl per un periodo di 24 mesi. - Controllo delle attività 2.1) Acquisizione dei file di input L attività di acquisizione dei dati forniti da ciascuna Asl avviene per via telematica, tramite l invio del file da parte della struttura preposta, mediante un servizio predisposto a cura della ditta aggiudicataria (lotto 1), nel rispetto delle misure minime ed idonee di protezione contro la diffusione non autorizzata dei dati personali dei cittadini, ai sensi del D.lgs. 196/2003 e s.m.i. La ditta aggiudicataria del lotto 1) dopo aver ricevuto i file procederà ad inviare una distinta elettronica in cui vengono riportati il numero dei record acquisiti ed ogni dettaglio utile alla verifica della corrispondenza dei file inviati con quelli ricevuti dalla ditta stessa. 3

4 2.2) Composizione, personalizzazione e verifica grafica dei documenti L Asl trasmetterà alla ditta aggiudicataria del lotto 1) le istruzioni necessarie per la composizione di ogni singolo lotto e la tipologia dei documenti in esso contenuti e provvederà alla consegna di un fac-simile per ogni tipologia di documento al quale rapportarsi per lo svolgimento delle attività d stampa. Oltre ai tracciati dei file in input, saranno consegnati alla ditta aggiudicataria tracciati record per la stampa delle informazioni variabili. La ditta elaborerà i dati ricevuti attraverso procedure automatiche trasferendoli nei propri Sistemi Informativi, secondo un tracciato precedentemente concordato a seconda della tipologia del documento trattato. Elaborazione file A seguito della fase iniziale di configurazione, la ditta aggiudicataria del lotto 1) è tenuta a fornire, a titolo di prova e per ogni lotto inviato, un campione di stampa, completo e strutturato il quale sarà sottoposto alla validazione della struttura preposta (Centro screening dell Asl, Vaccinazioni, Servizio Economico Finanziario). La predisposizione della bozza dovrà essere effettuata secondo la seguente tempistica: Tipologie di richieste Richiesta normale/standard Richiesta urgente Richiesta emergenza Tempi di realizzazione bozza grafica Entro 2 gg. lavorativi dalla consegna del file. Eventuali modifiche successive entro 1 giorno lavorativo. Entro 1 giorno lavorativo dalla consegna del file. Eventuali modifiche successive entro 1 giorno lavorativo. Entro massimo 4 ore dalla consegna del file. Eventuali modifiche successive saranno concordate per le vie brevi ed eseguite contestualmente. La tempistica, come sopra dettagliata, deve essere sempre rispettata, anche in caso di elaborazione simultanea di diverse tipologie di documenti. Si precisa che la busta, su richiesta dell Asl, potrà essere dotata di una, due o tre finestre; la diversa tipologia della busta non determinerà in nessun caso alcuna variazione del prezzo del plico base. Il software impiegato della ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà interfacciarsi con i software in uso delle singole Asl (capofila) ed aggregate, secondo le modalità che saranno all uopo individuate e comunicate, a seguito dell aggiudicazione. 2.3) Normalizzazione degli indirizzi e dei CAP di recapito La ditta aggiudicataria (lotto 1) dovrà provvedere al controllo e all eventuale correzione degli indirizzi utilizzando i più aggiornati database disponibili sul mercato (stradari, elenchi telefonici, ecc...), relativamente alla località e all indicazione delle vie con contestuale verifica e correzione del CAP (se presente) o sua assegnazione (se assente o generico). 4

5 La ditta aggiudicataria fornirà al Servizio competente entro il primo giorno lavorativo, il file contenente i nominativi scartati ed indirizzi bonificati affinchè si possa provvedere alla correzione ed aggiornamento del data-base assistiti. Tale attività è da intendersi ricompresa nel prezzo offerto e pertanto non sarà riconosciuto alcun corrispettivo aggiuntivo. La ditta aggiudicataria, una volta all anno, dovrà fornire a ciascuna Asl (sia capofila che aggregate), l elenco degli indirizzi normalizzato, secondo il tracciato richiesto da ciascuna di esse. 2.4) Elaborazione di stampa ed imbustamento Le attività di stampa ed imbustamento comprendono tutte le lavorazioni necessarie per garantire la predisposizione, la stampa ed il trattamento dei documenti fino alla fase di postalizzazione, comprese tutte le attività necessarie a rendere il materiale stampato idoneo alla spedizione (piegatura, imbustamento, inserimento opuscoli informativi, ecc..). Le spese relative alla carta necessaria per la stampa e alle buste, saranno interamente a carico della ditta aggiudicataria del lotto 1), la quale dovrà tenerne conto ai fini della formulazione del prezzo di stampa offerto. Tutte le attività di composizione grafica, personalizzazione, stampa, trattamento ed imbustamento, svolte dalla ditta aggiudicataria del lotto 1), risultano comprese nel prezzo di offerta relativo alla fornitura e stampa di ogni singolo foglio. Successivamente alla stipulazione del contratto, in ogni caso prima dell avvio del servizio, la ditta recapitista della posta elettronica ibrida, aggiudicataria del lotto 2), dovrà comunicare alla ditta aggiudicataria del lotto1) le specifiche tecniche idonee a garantire il corretto coordinamento tra l attività di stampa e la successiva attività di postalizzazione, in accordo con la stazione appaltante. Caratteristiche di stampa La stampa dovrà avere le caratteristiche grafiche come di seguito indicate. Lettere in bianco/nero e/o full color. La stampa in bianco/nero e/o full color dovrà rispettare le seguenti specifiche tecniche: - fogli in formato UNI A4 di carta grammatura pari a 80gr/mq - risoluzione bianco/nero e/o colori ad alta qualità - stampa in formato solo fronte o fronte/retro Buste La busta di invio dovrà avere un formato standard, la cartà sarà di grammatura pari a 80gr/mq. in ogni caso compatibile con il Regolamento contenente le condizioni attuative del D.M. del Ministro delle Comunicazioni 12 maggio 2006 e s.m.i. La busta sarà all esterno di colore bianco, all interno di colore bianco o grigio. 5

6 Si precisa che la ditta recapitista della posta elettronica ibrida, aggiudicataria del lotto 2), potrà richiedere alla ditta aggiudicataria del lotto 1) l adozione di eventuali specifiche tecniche, non menzionate nel presente capitolato, (es. Inserimento di loghi e/o altro) senza che ciò determini alcun onere aggiuntivo a carico dell Asl. Potranno essere richieste buste con una, due o tre finestre. La stampa e l imbustamento dovranno essere effettuati a perfetta regola d arte con indirizzi sopra indicati, ben posizionati e visibili. Il formato, le finestrelle e la stampigliatura dovranno in ogni caso risultare conformi alla normativa postale. Sistema di controllo La ditta aggiudicataria del lotto 1) deve garantire e certificare la corretta produzione di ogni singolo gruppo di invio di corrispondenza e, in caso di interruzione del processo produttivo, il corretto recupero di scarti e ripristini. A tale scopo, deve essere predisposto un sistema di controllo che darà luogo all elaborazione di un report; quest ultimo conterrà il flusso di statistiche relativo ai dati della lavorazione e recante, in particolare, gli identificativi dei documenti interessati da anomalie/interruzioni (lacerazione documento, errato abbinamento, scarti). Tale sistema di controllo consentirà, al termine del processo di stampa, la corretta riproduzione di tali documenti e il conseguente aggiornamento delle reportistiche. Nell eventualità che si verifichino scarti durante la fase di imbustamento, la ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà predisporre un sistema che consenta di mettere in atto le procedure di ripristino; in tal caso dovrà essere ritentata la procedura automatica con conseguente aggiornamento del report di tracciamento della lavorazione, con l indicazione del totale dei documenti recuperati e la segnalazione dettagliata degli stessi. Il report di controllo sopra menzionato dovrà contenere le seguenti informazioni: - tipo modello in lavorazione - identificativo delle unità di lavorazione che formano il gruppo di invio - totale dei documenti in lavorazione - dettaglio dei documenti in lavorazione e loro composizione (numero di fogli) - totale e dettaglio dei documenti scartati I flussi informativi per singola unità di lavorazione dovranno rimanere disponibili per un periodo di almeno 6 mesi, dalla consegna dei documenti alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida (aggiudicataria del lotto 2). In ogni caso, la ditta aggiudicataria del lotto 1) sarà obbligata a fornire tali dati secondo le specifiche tecniche di records e nel formato anche elettronico richiesto dalla stazione appaltante. 2.5) Predisposizione della corrispondenza per la fase di recapito Al termine del processo di stampa ed imbustamento, la ditta aggiudicataria del lotto 1) procederà al successivo confezionamento dei plichi in scatole ed in pallet. Tale attività prevede la gestione dell allocazione fisica del cartaceo in apposite scatole (organizzate in bancali), ai fini della successiva consegna nelle sedi e secondo le modalità indicate dalla ditta recapitista della posta elettronica ibrida, aggiudicataria del lotto 2), per la conseguente attività di postalizzazione. 6

7 La ditta aggiudicataria del lotto 1), si assumerà la responsabilità del buon esito dell accettazione, dando comunicazione immediata a ciascuna Asl nel caso di mancata accettazione. Sarà onere della ditta aggiudicataria del lotto 1) fornire a propria cura e spese la modulistica per il completamento dei plichi e/o delle scatole da spedire (modelli per le raccomandate, etichette, codici a barre), e tutto quanto necessario alla predisposizione dei plichi pronti per la consegna alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida, aggiudicataria del lotto 2). I costi di tali forniture saranno a totale carico della ditta aggiudicataria del lotto 1). Comunicazione alla ditta recapitista per la presa in carico della corrispondenza La ditta aggiudicataria del lotto 1), con preavviso di almeno 3 giorni lavorativi, dovrà inviare alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida (aggiudicataria del lotto 2) e, per conoscenza a ciascuna Asl (capofila ed aggregate), una comunicazione attraverso Posta Elettronica Certificata, con l indicazione della data a partire dalla quale la documentazione stampata sarà pronta per la presa in carico e la successiva postalizzazione. Si fa presente che la data indicata nella comunicazione PEC, sarà considerata valida e riferita al completamento del servizio di stampa nonchè quale data di presa in carico per la ditta recapitista. Si evidenzia che la data indicata nella PEC dalla ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà essere stampata all interno di ciascun documento da postalizzare. Dovrà essere fornito un Report, sia in formato elettronico che cartaceo contenente tutte le informazioni idonee a consentire la verifica puntuale della lavorazione ultimata. Tale report dovrà permettere la tracciabilità della comunicazione da spedire per gruppo, della data, del nome e cognome del destinatario, codice cliente, nome e codice del mittente ed ogni altra eventuale chiave di ricerca indicata dalle Asl in rapporto alle proprie esigenze. Su richiesta dell Asl, la ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà fornire in corso d opera e in tempo reale, un esaustivo stato di avanzamento delle attività inerenti a ciascuna richiesta di lavorazione, indicando le cause di eventuali ritardi e i tempi stimati di completamento delle attività. Fino alla presa in carico da parte della ditta recapitista della posta elettronica ibrida, la ditta aggiudicataria del lotto 1) è responsabile dell integrità della documentazione. I tempi di lavorazione massimi, dalla data di invio dei files da parte di ciascuna Asl, alla data di consegna all incaricato del servizio di recapito (posta elettronica ibrida), sono stabiliti in numero di 3 giorni lavorativi. In caso di mancato rispetto dei tempi, ciascuna Asl potrà applicare le penali successivamente specificate. Distinta di spedizione La ditta aggiudicataria del lotto 1), deve preparare una distinta di spedizione della corrispondenza da conferire alla ditta recapitista della posta elettronica ibrida, suddivisa per gruppi di invio, quale documento di accettazione da parte del recapitista. La distinta cartacea dovrà essere sottoscritta dai responsabili individuati sia da parte della ditta aggiudicataria del lotto 1) che da parte della ditta recapitista della posta elettronica ibrida e, dovrà essere inviata a ciascuna Asl a comprova dell avvenuta consegna. 7

8 2.6) Archiviazione ottica dei documenti Per ogni documento saranno gestiti i dati indispensabili per una corretta archiviazione (codice fiscale, tipologia documento, numero, data archiviazione) individuando delle chiavi di ricerca per codice fiscale, indirizzo, data e luogo di nascita, n. di raccomandata, ecc. La gestione per codice fiscale deve permettere in tempo reale la possibilità di effettuare ricerche trasversali in tutto l archivio, visualizzando in maniera univoca tutta la documentazione prodotta. Il servizio dovrà assicurare la consultazione e l estrazione della copia di qualsiasi documento trasmesso nel lotto di spedizione a partire dal terzo giorno successivo alla presa in carico da parte della ditta recapitista della posta elettronica ibrida. 2.7) Controllo delle attività Ciascuna Asl, si riserva la possibilità di effettuare controlli di produzione a campione sui documenti, sull imbustamento e sul confezionamento dei prodotti presso la sede della ditta aggiudicataria del lotto 1) a seguito dell aggiudicazione e durante l esecuzione del servizio. La verifica sarà volta ad accertare che quanto stampato sia conforme alle specifiche tecniche previste dal presente capitolato speciale. In caso di verifiche con riscontro negativo, l Asl valutata la tipologia e la gravità delle anomalie riscontrate, darà alla ditta aggiudicataria del lotto 1) un termine non superiore a 2 giorni lavorativi, per concludere la produzione e definire le problematiche riscontrate. Decorso inultilmente tale termine l Asl potrà decidere di applicare le penali successivamente specificate. Assistenza tecnica e formazione degli operatori La ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà: - fornire username e password per l accesso al portale web; - garantire l erogazione dell assistenza necessaria per lo svolgimento di tutte le attività del servizio oggetto del lotto; - fornire ogni altra indicazione tecnica e operativa per lo svolgimento del servizio. Nel caso in cui la procedura per l erogazione del servizio richieda particolari configurazioni informatiche ovvero la disponibilità di software non in dotazione da parte di ciascuna Asl (Mantova capofila) ed Asl di Pavia e Cremona, sarà onere della dtta aggiudicataria del lotto 1) provvedere a fornire quanto sopra, senza alcun costo aggiuntivo. Dovrà inoltre essere garantita la formazione degli operatori di ciascuna ASL (capofila) ed aggregate, per un corretto utilizzo del portale, pari ad almento due giorni/annui per operatore. La ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà individuare un proprio referente a cui spetterà il compito di interfacciarsi con ogni ASL per la risoluzione di ogni tipo di criticità che dovesse verificarsi durante tutto il processo di lavorazione del lotto, compresa la fase conclusiva di postalizzazione. Il servizio di assistenza (compreso nel prezzo offerto) dovrà essere attivo dalle ore 8.00 alle ore di tutti i giorni feriali (sabato escluso), con intervento e risoluzione delle criticità entro le 24 ore dalla chiamata, mentre con riferimento a quelle di invio della documentazione tramite la rete, entro 48 ore dalla chiamata. 8

9 Tipologia dei documenti (LOTTO 1) Per quanto riguarda la tipologia dei documenti rientranti nel lotto 1) si rinvia all allegato 1), nel quale vi è indicata la distinzione per ciascuna Asl (sia capofila che aggregate), con la specifica delle quantità annuali (presunte). I quantitativi oggetto dell appalto, sono suscettibili di variazioni sia in aumento che in diminuzione. Tali variazioni non comporteranno, in ogni caso, alcuna modifica nell applicazione dei prezzi unitari rispetto a quelli offerti in sede di gara. Organizzazione delle attività (LOTTO 1) Il servizio di posta elettronica ibrida deve prevedere, compreso nel prezzo di offerta, quanto segue: - Supporto formativo al personale dell Asl (Mantova capofila), Asl di Pavia e Cremona (aggregate), nelle diverse fasi del servizio - Sistema informativo dedicato di monitoraggio e controllo - Assistenza tecnica con l intervento entro 24 ore dalla chiamata, attiva dalle 8.00 alle 18.00, dal lunedì al venerdì - Supporto per la costruzione dei documenti - Supporto nella spedizione dei documenti e risoluzione delle problematiche d invio della documentazione tramite la rete - Possibilità di personalizzare e modificare le lettere secondo le esigenze di ciascuna Asl Requisiti di sicurezza Per garantire il pieno rispetto della normativa in tema di privacy, la ditta aggiudicataria del lotto 1), dovrà indicare i nominativi delle persone che all interno della stessa tratteranno i dati trasmessi, e la persona fisica incaricata del trattamento dei dati ai sensi del D.lgs. 196/03 e s.m.i.. La ditta aggiudicataria del lotto 1) dovrà prevedere tutte le misure atte a garantire i requisiti di sicurezza delle informazioni trattate, con riferimento alla riservatezza, integrità e disponibilità dei dati, nel rispetto degli adempimenti previsti dal D.lgs. 196/03 e s.m.i., correlati per la tutela dei dati personali. Di seguito sono indicati i requisiti minimi specifici di sicurezza che le componenti tecnologiche dell infrastruttura utilizzata dalla ditta per l erogazione del servizio, devono soddisfare: - utilizzo di canali di colloquio su internet mediante protocolli di comunicazione sicuri - utilizzo di uno o più strumenti per la certificazione e riservatezza dei dati quali: firma elettronica, posta elettronica certificata, ecc. ART. 3 - SPECIFICHE TECNICHE DEL LOTTO 2) Lotto 2) Servizio di recapito della posta elettronica ibrida - CIG N La ditta recapitista della posta elettronica ibrida (nel caso in cui l aggiudicatario di tale lotto non coincida con quello del lotto 1), con preavviso di 3 giorni lavorativi, riceverà dal service di stampa della ditta aggiudicataria del lotto 1) una comunicazione a mezzo 9

10 Posta Elettronica Certificata, con l indicazione della data a partire dalla quale la documentazione stampata sarà pronta per la presa in carico e relativa postalizzazione. Si fa presente che la data indicata nella comunicazione PEC sarà quella a decorrere dalla quale sarà calcolata la tempistica per la postalizzazione e, quindi, l applicazione di eventuali penali. Per ogni spedizione e per ciascun gruppo di invio, la ditta recapitista provvederà a verificare che le comunicazioni indicate in distinta siano coincidenti con quanto preso in carico, segnalando (entro 48 ore dalla presa in carico), eventuali anomalie al responsabile dell esecuzione del contratto, attraverso una comunicazione a mezzo PEC. La ditta recapitista, ricevuta la comunicazione PEC da parte della ditta aggiudicataria del lotto 1), provvederà al ritiro e alla relativa postalizzazione. Si precisa che il prezzo offerto per l attività di postalizzazione è da intendersi comprensivo anche del servizio di ritiro di tutta la posta elettronica ibrida. Le ditte concorrenti per il lotto 2) dovranno essere in possesso delle autorizzazioni di legge necessarie ad operare quali consolidatori di Posta Massiva omologata e di Posta Target. La ditta aggiudicataria del lotto 2) dovrà provvedere al recapito della posta elettronica ibrida attenendosi alle condizioni, ai termini e secondo le modalità di invio di corrispondenza massiva di cui al Decreto Ministero Comunicazioni (per gli inviti delle vaccinazioni e degli screening), fatto salvo i prezzi definiti in sede di gara. Mentre per il recapito dei solleciti attinenti le vaccinazioni e il pagamento delle fatture la ditta aggiudicataria del lotto 2) dovrà attenersi alle disposizioni previste per Posta Target, fatto salvo i prezzi definiti in sede di gara. Il resto della corrispondenza (sempre facente parte del lotto 2) dovrà essere recapitata a mezzo raccomandata A.R. Durante la vigenza dell appalto, la stazione appaltante in qualità di capofila e/o le Aziende aggregate potranno richiedere variazioni circa la tipologia dei documenti e la scelta della modalità di spedizione. ART. 4 - SPECIFICHE TECNICHE DEL LOTTO 3) Lotto 3) Servizi postali (raccolta, smistamento, trasporto e distribuzione degli invii postali) - CIG N Le attività comprese nel lotto 3) sono elencate di seguito: a) Il ritiro giornaliero della corrispondenza indirizzata all Asl presso l ufficio Poste centrali di Mantova, Cremona e Pavia e consegna presso l Ufficio Protocollo di ciascuna Azienda sanitaria locale (capofila) e aggregate: ASL MANTOVA: Via dei Toscani, 1 ASL CREMONA: Via San Sebastiano, 14 ASL PAVIA: Viale Indipendenza, 3 b) La raccolta della corrispondenza in partenza dall Ufficio Protocollo della sede di ciascuna Asl (Mantova, Cremona, Pavia); c) Affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione; d) Invio della restante corrispondenza e) Redazione di appositi rendiconti 10

11 f) Certificazione in forma elettronica, attraverso il sistema informatico implementato dalla ditta aggiudicataria, del rispetto dei termini di consegna. In ogni caso il recapito sarà ritenuto perfezionato soltanto: 1) al momento dell immissione nella cassetta postale del destinatario 2) nel caso di consegna presso stabili con la presenza di custode, al momento della consegna della comunicazione al destinatario. Il servizio deve intendersi eseguito con mezzi, strumenti e personale esterno all Asl, qualificato ed idoneo alla distribuzione della corrispondenza da e per l Asl di Mantova (capofila) e le Asl aggregate (Pavia e Cremona), nell ambito del territorio nazionale ed extra nazionale. 4.1) Volume della corrispondenza La corrispondenza spedita per conto dell ASL di Mantova relativa all anno 2013 è risultata in totale di n pezzi, per l ASL di Cremona in n. pezzi , per l Asl di Pavia in n pezzi. I quantitativi, suddivisi per grammatura sono specificati nell allegato 1), in ogni caso sono da intendersi come indicativi e non vincolanti sia per l ASL (capofila) e le Asl aggregate. 4.2) Caratteristiche del servizio di gestione e recapito della corrispondenza aziendale La stazione appaltante (A.S.L. di Mantova, capofila) affida in esclusiva alla Ditta recapitista (di tutta la corrispondenza aziendale, ad eccezione degli invii derivanti dalla posta elettronica ibrida e rientranti nella riserva legale a favore di Poste Italiane) l'effettuazione delle operazioni di seguito elencate: Servizio di prelievo e consegna della corrispondenza in arrivo: - Prelievo quotidiano da parte della ditta recapitista dalle Poste centrali di Mantova, Cremona, Pavia della corrispondenza indirizzata all'asl di Mantova, Asl di Cremona e Pavia dalla casella postale ed eventuale ritiro di corrispondenza ad essa connessa giacente allo sportello, compreso il rilascio di firma per ricevuta in nome e per conto di ciascuna Asl (capofila) e aggregate, e consegna di tutto il materiale all'ufficio Protocollo di ciascuna Azienda sanitaria Locale dell ASL entro le ore Tale attività deve intendersi già compresa nella formulazione dell offerta. - Fornitura e pagamento di modulistica postale da parte dell aggiudicatario del lotto 3). Servizio di ritiro e invio della corrispondenza: - Consegna e spedizione giornaliera da parte della ditta recapitista della corrispondenza previo: a) ritiro della corrispondenza pronta per la spedizione suddivisa per peso e tipologia da parte dell aggiudicatario dall Ufficio Protocollo dell Asl (capofila) dell Asl di Cremona e dell Asl di Pavia in ogni giorno lavorativo non festivo dal lunedì al venerdì entro e non oltre le ore 9.00; b) affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione; 11

12 c) postalizzazione della corrispondenza o invio della corrispondenza nello stesso giorno del ritiro o al più tardi entro il giorno lavorativo successivo, da parte dell aggiudicatario. Trattandosi di un servizio avente anche carattere di urgenza, nell arco della giornata potrebbero verificarsi ritiri e spedizioni urgenti non derogabili, tali da richiedere la disponibilità al ritiro per la successiva spedizione della corrispondenza sino alle ore 17. Ciascuna Asl provvederà in ogni caso a consegnare alla Ditta recapitista, la corrispondenza già imbustata. La fornitura degli accessori saranno forniti all Asl con costi a carico della Ditta aggiudicataria. L Asl si riserva la facoltà di modificare gli orari indicati, in ragione di una diversa organizzazione dei servizi aziendali. La ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà anticipare le spese postali (anche per l ambito di riserva legale), che saranno poi rimborsate da ciascuna Asl. 4.3) Luogo e modalità di svolgimento del servizio La ditta recapitista ha l obbligo, laddove non ne disponga, di dotarsi entro 30 giorni dalla data di aggiudicazione, di una sede operativa nel Comune di ciascuna Asl (Mantova capofila) e Asl di Pavia e Cremona. La mancata costituzione della sede operativa entro il prescritto termine comporterà la risoluzione del contratto, la risoluzione opererà di diritto previo invio di raccomandata a.r. da parte di ciascuna Asl. La corrispondenza dovrà essere predisposta dall aggiudicatario con le seguenti modalità: A) Corrispondenza prioritaria: - controllo e verifica delle distinte riepilogative predisposte da ciascuna Asl e controfirmate dalla ditta aggiudicataria (ove richiesto); - affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione, da effettuarsi nella sede della Ditta aggiudicataria. - invio della restante corrispondenza B) Corrispondenza raccomandate semplici e con A.R.: - controllo e verifica delle distinte riepilogative predisposte da ciascuna Asl, e controfirmate dalla ditta aggiudicataria (ove richiesto); - verifica della coincidenza tra le raccomandate elencate in ciascuna distinta riepilogativa predisposta da ogni Settore con la materiale esistenza delle stesse; in caso di esito concordante, timbratura confirmatoria di ciascuna distinta. In caso contrario dovrà essere effettuato un controllo congiunto in contraddittorio con il Settore mittente; - trascrizione sulla ricevuta di ritorno della raccomandata del numero riferito al codice a barre (nella sede della Ditta); - affrancatura della corrispondenza da inviare a postalizzazione, da effettuarsi nella sede della Ditta aggiudicataria mediante utilizzo di propria macchina affrancatrice di cui dovrà provvedere a tutte le operazioni di manutenzione straordinaria o periodica. - invio della restante corrispondenza raccomandata. Nel consegnare la distinta riepilogativa della corrispondenza per le raccomandate, ciascuna Asl provvederà a contrassegnare quelle attinenti le procedure giudiziarie, prima che avvenga il ritiro da parte della Ditta aggiudicataria. 12

13 Il servizio dovrà essere svolto in conformità alla normativa vigente in materia di invii di corrispondenza rientranti nell ambito del servizio postale universale. Trattandosi di un servizio indispensabile per l ASL e di conseguenza un servizio avente anche carattere di improrogabilità e urgenza, la ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà mettere a disposizione di ciascuna Asl personale qualificato ed in numero sufficiente per eseguire nei tempi più celeri tutti i servizi richiesti e dovrà procedere all approvvigionamento tempestivo dei materiali e di quanto occorrente per effettuare il servizio. La ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà concordare con l ASL e, più segnatamente con il Responsabile dell esecuzione del contratto, modalità e tempi di intervento; attendendosi alle disposizioni che lo stesso impartirà e sarà responsabile a proprie spese di eventuali iniziative prese arbitrariamente o non autorizzate dal Responsabile individuato e preposto. Tutte le prestazioni richieste nel presente capitolato dovranno essere svolte senza ritardi indipendentemente da guasti che possano avvenire ai mezzi (macchine affrancatrici, automezzi) di proprietà e/o in locazione dell aggiudicatario. 4.4) Tempi e modalità di inoltro della corrispondenza Tutte le operazioni finalizzate alla spedizione della corrispondenza dovranno svolgersi di norma entro la stessa giornata in cui la Ditta aggiudicataria del lotto 3) ne ha ricevuto l assegnazione. In caso di affidamento di quantitativi particolarmente consistenti, la tempistica verrà di volta in volta concordata con l Asl, nella persona del Responsabile dell esecuzione del contratto. L invio di tutta la corrispondenza oggetto del presente capitolato dovrà avvenire secondo le modalità offerte e ritenute idonee da ciascuna Asl ed in conformità alle norme vigenti. 4.5) Rendiconti giornalieri della corrispondenza recapitata La Ditta aggiudicataria del lotto 3) provvederà quotidianamente a compilare e a trasmettere a ciascuna Asl entro il giorno successivo, appositi rendiconti delle Asl stesse, denominati "centri di costo", od eventuale altro documento sostitutivo che dovesse essere richiesto, consistenti nella rilevazione quantitativa e per tipologie della corrispondenza, spedita dai singoli Settori di ogni Asl. La ditta aggiudicataria del lotto 3) dovrà poi rilasciare al referente/responsabile dell esecuzione del contratto regolare distinta degli invii avvenuti. Le firme per avvenuta spedizione sulla stessa, non impegnano le singole Asl che si riservano di comunicare a verifica avvenuta le proprie osservazioni ed eventuali contestazioni. 4.6) Cura e riservatezza La ditta aggiudicataria del lotto 3), nel trasportare i plichi contenenti la corrispondenza, dovrà adottare tutti gli accorgimenti ritenuti necessari per la salvaguardia del contenuto degli stessi e per la tutela della riservatezza della corrispondenza in essi contenuta. Tutta la corrispondenza dovrà essere trattata con la cura necessaria per garantirne l integrità con particolare attenzione per i plichi relativi a documentazione presentata a seguito di bandi di gara qualora siano riconoscibili da apposita indicazione visibile 13

14 esternamente e per i quali si richiede sia apposta sul plico stesso una dichiarazione attestante la data e l ora di arrivo all ufficio protocollo dell Asl. I dipendenti della ditta dovranno mantenere il segreto su fatti o circostanze concernenti l organizzazione delle Asl, delle quali abbiano avuto notizia durante l espletamento del servizio. 4.7) Riserva legale L attuale normativa nazionale prevede un Area Riservata del servizio universale postale alle Poste Italiane per: - i servizi inerenti le notificazioni di atti a mezzo posta e di comunicazioni a mezzo posta connesse con la notificazione di atti giudiziari di cui alla legge 20 novembre 1982, n. 890 e s.m.i; - i servizi inerenti le notificazioni a mezzo posta di cui all art. 201 del d.lgs. 30 aprile 1992, n. 285 (codice della strada). Le eventuali successive modifiche che dovessero intervenire nell ordinamento postale e nella determinazione dell area di riserva si intenderanno automaticamente assunte dalle parti. ART. 5 - SPECIFICHE TECNICHE DEL LOTTO 4) Lotto 4) Servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti digitali e fornitura di un framework applicativo per la gestione informatizzata dei processi documentali aziendali (con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione degli atti aziendali, gestione documentale, ecc) - (INTERESSA SOLO L ASL DI MANTOVA), GIG. N B29 5.1) Caratteristiche generali La fornitura deve comprendere, a pena d esclusione il framework applicativo (con particolare riferimento al protocollo informatico, gestione degli atti aziendali, gestione documentale, ecc..) secondo le specifiche di seguito dettagliate: tutte le componenti software per la messa in opera del sistema; le licenze per 200 utenze contemporanee; tutte le componenti software per le postazioni di protocollazione; un componente software per il disegno dei processi documentali e la loro configurazione; un modulo di accesso e/o estrazione dei dati presenti nel sistema informativo oggetto della gara; l eventuale produzione e manutenzione dei flussi dati verso la Regione Lombardia o l Amministrazione Centrale (es. Flussi Ministeriali); il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva. I dati di contesto sono: N. 40 postazioni di protocollazione N. 300 utenti complessivi del sistema N protocolli annui N. 305 protocolli giornalieri N fatture all anno N referti di laboratorio all anno 14

15 I dati numerici, come sopra elaborati, sono da intedersi indicativi, potendo gli stessi subire variazioni, in relazione alle esigenze aziendali. La fornitura non comprende: sistemi hardware server e client; licenze di sistemi operativi server; licenze di relational database management system; licenze di sistemi operativi client; hardware specifico per le postazioni di lavoro (stampanti etichette, scanner,ecc.); licenze software per applicativi di produttività individuale (es. Microsoft Office); manutenzione ed assistenza sistemistica sui server. E tuttavia onere della ditta concorrente fornire indicazioni dettagliate in merito ai requisiti hardware/software necessari per l installazione del sistema. Il fornitore deve indicare le specifiche tecniche delle stampanti che possono essere utilizzate nella procedura, ed eventualmente fornire un elenco delle stampanti (marca e modello) compatibili con la procedura per la stampa delle etichette del modulo di gestione del protocollo. 5.2) Funzionalità generali sistema di autenticazione integrato con il servizio Microsoft Active Directory aziendale; sistema di autorizzazione integrato ed unico per tutto il framework applicativo, con possibilità di assegnare più ruoli al singolo utente; gestione delle autorizzazioni di lettura e scrittura sul singolo documento; funzionalità di monitoraggio e tracce delle attività svolte; gestore unificato dei workflow documentali aziendali. Deve essere presente un livello unico di interfacciamento con il file system, il database, le interfacce d integrazione con altri sistemi; sistema di progettazione, generazione, manutenzione di form per la gestione di procedure interne all Azienda, senza la necessità di acquistare ulteriori licenze; compatibilità con i diversi formati documentali (es. Doc, DocX, Odt, Xml, Jpg, etc ); memorizzazione in formato XML delle informazioni di supporto ai documenti; notifica di assegnazione mediante posta elettronica; interfaccia in italiano, di semplice utilizzo, uniforme per tutti i moduli applicativi offerti. 5.3) Funzioni di protocollo E richiesta, a pena d esclusione, la conformità e il rispetto della vigente normativa in materia di protocollo informatico, gestione informatica dei procedimenti amministrativi, linee guida prodotte dall Agenzia per l Italia Digitale. In particolare si richiedono le funzionalità di seguito elencate: Protocollo Gestione dei flussi di corrispondenza in ingresso/uscita e comunicazioni interne; Workflow di protocollazione standard previsto dalla normativa; 15

16 Funzionalità di ricerca anagrafica e documentale avanzate con supporto all individuazione dei documenti protocollati ed utilizzo di parole chiave; Gestione amministrativa di semplice realizzazione; Gestione delle liste anagrafiche (mittenti/destinatari/gruppi di destinatari); Gestione registro giornaliero e di emergenza; Integrazione con il sistema di posta elettronica aziendale Microsoft Exchange; Integrazione con il sistema di posta elettronica certificata regionale; Gestione dei documenti in formato digitale; Gestione dei documenti firmati mediante Firma Elettronica Avanzata e Firma digitale; Acquisizione, trasformazione e gestione dei documenti in formato cartaceo; Presenza di strumenti di scannerizzazione integrati per acquisizione dei documenti cartacei; Manipolazione, autocorrezione dei documenti acquisiti in formato cartaceo; Gestione degli allegati al documento principale; Gestione di riferimenti precedenti relativi al documento protocollato; Segnatura del documento principale mediante produzione di etichette (codice a barre) che lo individuino in modo univoco; Gestione della modifica e dell annullamento del protocollo già registrato nel rispetto della normativa vigente; Gestione dell archivio sia riportanti protocollo ufficiale, sia acquisite nel programma a fini archivistici/organizzativi; Limite sulla dimensione dei documenti da acquisire Titolario Gestione del titolario di classificazione di semplice realizzazione; Funzionalità di aggiornamento, sostituzione del titolario in uso, storicizzazione; Modifiche al titolario consentite solo al responsabile/gruppo di responsabili; Gestione di campi aggiuntivi, oltre a quelli espressamente previsti per legge; Filtri di visibilità sul titolario; Gestione della classificazione nella fase di inserimento del documento nel fascicolo mediante valori testuali o mediante codici Fascicolazione ed archiviazione Gestione dei fascicoli per procedimenti e pratiche; Gestione gerarchica dei fascicoli e dei sotto-fascicoli; Creazione di relazioni fra fascicoli; Gestione degli attributi del fascicolo; Funzionalità di inserimento dei documenti nei fascicoli con mantenimento della classificazione originale dei documenti; Funzionalità di spostamento dei documenti fra fascicoli; Gestione degli archivi: a. corrente b. di deposito c. storico Gestione delle operazioni di chiusura dei fascicoli con trasferimento nell archivio di deposito; Gestione dell elenco dei documenti e fascicoli da trasferire in conservazione. 16

17 5.4 - Gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi con particolare riferimento a deliberazioni, determine, atti amministrativi e più in generale a flussi documentali e procedurali Gestione dei processi mediante workflow; In particolare si richiede l implementazione dei seguenti processi/procedimenti: a. Deliberazioni; b. Determinazioni; c. Atti amministrativi-legali (gare, contratti, ricorsi, sanzioni, etc ); Strumento per la progettazione ed il disegno dei workflow; Verifica dello stato dell iter dei processi; Identificazione del responsabile del procedimento; Reportistica sugli atti; Integrazione con Albo pretorio on-line esistente presso l Azienda; Gestione del numero di protocollo provvisorio e definitivo; Gestione tramite filtri della diversa tipologia di documenti; Gestione della data d inserimento, modifica, annullamento, approvazione, pubblicazione; Gestione annullamento documenti pubblicati; Acquisizione documenti allegati sia in formato cartaceo che digitale; Strutturazione del trattamento delle diverse tipologie documentali in forma gerarchica basata sui centri di costo aziendali; Gestione anagrafica degli utenti e raggruppamento per centri di costo; Gestione dell organigramma aziendale (integrazione con i sistemi informativi che gestiscono la copia master dell organigramma); Gestione visualizzazione e consultazione dei documenti inseriti; Gestione di note da apporre ai documenti; Modalità di ricerca dei documenti per chiave (protocollo), oggetto documento, parole chiave contenute nel documento, anno di creazione, anno di approvazione, anno di pubblicazione; Tracciabilità dei percorsi documentali Gestione documentale Acquisizione documenti sia in formato cartaceo che digitale; Gestione tramite filtri della diversa tipologia di documenti; Gestione della data d inserimento, modifica, annullamento, approvazione, pubblicazione; Strutturazione del trattamento delle diverse tipologie documentali in forma gerarchica basata sui centri di costo aziendali; Gestione anagrafica degli utenti e raggruppamento per centri di costo; Gestione dell organigramma aziendale (integrazione con i sistemi informativi che gestiscono la copia master dell organigramma); Gestione visualizzazione e consultazione dei documenti inseriti; Gestione di note da apporre ai documenti; Modalità di ricerca dei documenti per chiave (protocollo), oggetto documento, parole chiave contenuta nel documento, anno di creazione, anno di approvazione, anno di pubblicazione; Tracciabilità dei percorsi documentali. 5.6 Sistema di progettazione/disegno dei workflow procedurali 17

18 Applicazione per la progettazione ed il disegno dei workflow; Funzionalità di generazione delle web-form relative al workflow; Gestione delle abilitazioni/autorizzazioni sugli elementi del workflow; Archiviazione/conservazione sostitutiva Piena rispondenza alla normativa in materia di archiviazione/conservazione sostitutiva; Gestione della ricezione, invio, archiviazione dei documenti relativi ai flussi di fatturazione elettronica e dei referti di laboratorio analisi; Sistema per la generazione di connettori basati su standard sicuri di comunicazione/trasmissione; Elevata configurabilità del sistema; Elevati livelli di sicurezza del sistema; Sistema WEB based per l amministrazione/gestione del servizio Integrazioni Il framework applicativo dovrà presentare, pena esclusione, le seguenti integrazioni: integrazione con l infrastruttura di dominio Microsoft Active Directory dell ASL di Mantova, per funzionalità di Single Sign On; iintegrazione con i sistemi informativi amministrativi di gestione del personale, della contabilità generale ed analitica, del controllo di gestione o più in generale dei sistemi informativi che gestiscono le anagrafiche di base per configurare il sistema; integrazione con il servizio/sistema di conservazione sostitutiva offerto; integrazione con i sistemi di gestione multicanale/postelizzazione, oggetto degli altri lotti; integrazione funzionale con l indice IPA; integrazione con le specifiche presenti e future del progetto regionale CRS-SISS di Regione Lombardia; integrazione con sistemi di fax server/fax management; integrazione con il servizio di Posta Elettronica Certificata di Regione Lombardia/ASL Mantova; integrazione delle funzionalità di firma digitale con carta operatore CRS-SISS Servizi ed attività professionali comprese nella fornitura La fornitura deve comprendere, a pena d esclusione, i servizi e le attività professionali di seguito dettagliate: A)Servizi di Project Management L offerente dovrà garantire, pena esclusione, la fornitura di tutti i servizi di project management e di tutti gli elementi complementari necessari all'attivazione e alla messa in produzione della fornitura. Si devono ritenere compresi: l analisi della situazione esistente; l analisi delle necessità dell Azienda con la validazione obbligatoria del personale delle strutture competenti; la definizione di un piano di avvio in esercizio; 18

19 l installazione e la configurazione dei moduli; la formalizzazione delle personalizzazioni; il recupero di eventuali dati pregressi; il supporto all avviamento; ogni attività indispensabile alla corretta attivazione e funzionamento del sistema, senza alcun onere aggiuntivo, anche se non espressamente specificato in offerta. B)Formazione L attività di formazione deve prevedere: a. addestramento degli utenti-formatori e degli utenti-utilizzatori del sistema, con formazione teorica e pratica; b. supporto agli utenti nella fase di avviamento, per l utilizzo del sistema. In particolare si richiedono 15 giornate lavorative di formazione dedicate, su gruppi di 12 operatori al massimo, presso la sede della formazione dell ASL di Mantova. C)Manutenzione ed assistenza La ditta concorrente dovrà fornire, per tutta la durata contrattuale, a pena d esclusione, le seguenti tipologie di manutenzione: Manutenzione correttiva: risoluzione dei malfunzionamenti dei programmi e dei moduli software oggetto della fornitura. Manutenzione evolutiva: aggiornamento dei sistemi offerti al fine di garantire l aggiornamento e l aderenza dei sistemi offerti alle Linee Guida dei Sistemi Informativi delle ASL e alle Linee Guida sulla Sicurezza Informatica di Regione Lombardia. Manutenzione (adeguamento normativa): aggiornamento dei sistemi offerti al fine di garantire la piena aderenza alla normativa sul protocollo informatico e sulla gestione documentale. Si ritengono comprese, nell offerta presentata, tutte le operazioni di inizializzazione per ciascun nuovo anno solare Applicazione provvedimento garante della Privacy del G.U. n. 300 del (Amministratore di sistema) La ditta aggiudicataria del lotto 4) risulta l Amministratore di Applicazioni e dei Data Base in ambito. Tali profili svolgono specifiche funzioni previste nel profilo più generale di Amministratore di sistema previsto dal provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27/11/2008 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 300 del 24 dicembre 2008 Misure e accorgimenti prescritti ai titolari di trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema e successive modifiche ed integrazioni. La ditta aggiudicataria del lotto 4) dovrà provvedere alla nomina degli amministratori di Applicazioni e di Base Dati e fornire all Azienda l elenco contenente gli estremi identificativi delle persone fisiche preposte quali amministratori di sistema. Tale elenco dovrà essere conservato ed aggiornato direttamente dalla ditta. In qualunque momento, sarà facoltà dell Asl, richiedere alla ditta aggiudicataria del lotto 4) l elenco aggiornato degli amministratori di sistema. La ditta dovrà fornire al 19

20 Titolare dei dati tutte le informazioni necessarie o richieste espressamente dall Asl per la redazione annuale del Documento programmatico della Sicurezza. Art. 6 - DURATA DELL APPALTO La durata dell appalto sarà di cinque anni, a decorrere dalla data che sarà indicata nella delibera di aggiudicazione definitiva. Trascorso un anno dall effettivo inizio del servizio, l Asl potrà procedere d ufficio alla risoluzione del contratto qualora siano intervenuti mutamenti sostanziali nella normativa postale tali da rendere non più conveniente per l Asl stessa la prosecuzione del rapporto. I primi sessanta giorni di esercizio s intendono di prova ed entro tale periodo il contratto potrà essere risolto dall Asl in qualsiasi momento, con preavviso di quindici giorni a mezzo raccomandata a.r., senza che la ditta possa invocare diritto a risarcimento alcuno, fermo restando l obbligo comunque di effettuare il servizio per i due mesi successivi alla data di disdetta. E prevista la possibilità di prorogare il servizio, per un periodo di sei mesi, a parità di condizioni economiche e contrattuali, nelle more dell aggiudicazione del nuovo contratto e, comunque sino a che l Asl non abbia aggiudicato il nuovo appalto e sia intervenuta la completa attivazione del nuovo servizio. Art. 7 - SCIOPERI In caso di sciopero dei propri dipendenti, le ditte aggiudicatarie dei lotti 2) e 3) saranno tenute a darne comunicazione scritta a ciascuna Asl (capofila ed aggregate), in via preventiva e tempestiva. Nel caso di sciopero del personale che si protragga oltre le 24 ore continuative, l aggiudicatario è tenuto ad assicurare un servizio minimo per consegne urgenti (che saranno individuate dall Asl stessa). Si applicano comunque le disposizioni di cui alla Legge n.146 del 12/06/1990 e s.m.i. attenendosi al disposto relativo all Amministrazione Pubblica per la tutela dei servizi minimi essenziali rientrando il servizio oggetto del presente appalto in tale casistica. Art. 8 - OBBLIGHI DELL AGGIUDICATARIO Il servizio dovrà essere svolto esclusivamente con l impiego di personale dipendente regolarmente assunto, nelle diverse fattispecie ammesse dalla legge. L aggiudicatario è tenuto per tutta la durata della prestazione ad osservare nei confronti dei lavoratori dipendenti, condizioni normative e retributive conformi ai contratti collettivi nazionali di lavoro di settore e agli accordi integrativi vigenti, a rispettare le norme di sicurezza nei luoghi di lavoro, nonché tutti gli adempimenti di legge previsti nei confronti di lavoratori o soci. La ditta deve dichiarare di riservare al personale dipendente trattamenti non inferiori ai minimi contrattuali previsti dal C.C.N.L. applicabile alla categoria e, di provvedere regolarmente al versamento di tutti gli oneri previdenziali, assicurativi ed assistenziali previsti dalla legge a favore del proprio personale dipendente. La ditta è tenuta alla scrupolosa osservanza di tutte le norme sulla prevenzione degli infortuni, adottando ogni accorgimento per salvaguardare l incolumità del proprio personale e di terzi, sollevando nel modo più ampio da ogni responsabilità l Asl. Il personale della ditta aggiudicataria dovrà essere riconoscibile per l uso dell uniforme ed il possesso di un tesserino di riconoscimento aziendale. Le spese per gli abiti di servizio, le tessere, i distintivi ed ogni altra cosa affine o conseguente all organizzazione del personale sono a carico della ditta aggiudicataria. 20

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