ALLEGATO ALLA DELIBERA DI GIUNTA COMUNALE DEL N. 174 DEL 28/12/2006 COMUNE DI CASTEL GOFFREDO

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1 ALLEGATO ALLA DELIBERA DI GIUNTA COMUNALE DEL N. 174 DEL 28/12/2006 COMUNE DI CASTEL GOFFREDO MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI (artt. 3 e 5 DPCM 31/10/2000) Sezione 1 - Disposizioni generali Art. 1 - Ambito di applicazione Art. 2 - Definizioni dei termini Art. 3 - Area organizzativa omogenea Art. 4 - Gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Art. 5 - Unicità del protocollo informatico Art. 6 - Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Sezione 2 - Formazione dei documenti Art. 7 - Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Art. 8 - Formato dei documenti informatici Art. 9 - Sottoscrizione dei documenti informatici Art Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche Art Formazione e gestione delle minute Sezione 3 Ricezione dei documenti Art Ricezione dei documenti su supporto cartaceo Art Ricezione dei documenti informatici Art Ricevute attestanti la ricezione dei documenti Art Apertura della corrispondenza e conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione Art Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione Art Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea Sezione 4 - Registrazione dei documenti Art Documenti soggetti a registrazione di protocollo Art Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Art Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti Art Registrazione dei documenti interni Art Segnatura di protocollo Art Annullamento delle registrazioni di protocollo Art Differimento dei termini di protocollazione Art Registro giornaliero di protocollo Art Registro annuale di protocollo Art Registro di emergenza Art Documentazione particolare Art Deliberazioni, determinazioni, decreti, ordinanze, circolari, contratti, verbali. Art Documentazione di gare d'appalto Art Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime e documenti non firmati. Art Documenti ricevuti ed inviati via fax Art Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento

2 Art Corrispondenza con più destinatari Art Allegati Art Documenti di competenza di altre amministrazioni Art Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza Art Oggetti plurimi Art Gestione della posta elettronica Sezione 5 - Classificazione dei documenti Art Piano di conservazione dei documenti Art Classificazione dei documenti Sezione 6 - Assegnazione dei documenti Art Assegnazione Art Modifica delle assegnazioni Art Consegna dei documenti Sezione 7 - Fascicolazione dei documenti Art Formazione e identificazione dei fascicoli Art Processo di formazione dei fascicoli Art Modifica delle assegnazioni dei fascicoli Art Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente Sezione 8 - Spedizione dei documenti destinati all esterno Art Spedizione dei documenti cartacei Art Spedizione dei documenti informatici Art Spedizioni con destinatari multipli Sezione 9 - Gestione dei flussi di documenti cosiddetti interni Art Comunicazioni informali Art Scambio di documenti e fascicoli tra uffici utente Sezione 10 - Scansione dei documenti su supporto cartaceo Art Documenti soggetti a scansione Art Processo di scansione Sezione 11 - Archiviazione dei documenti Art Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei Art Trasferimento dei fascicoli nell archivio di deposito Art Selezione e conservazione dei documenti cartacei Art Selezione e conservazione dei documenti informatici Art Archiviazione ottica Art Salvataggio della memoria informatica (archivio informatico) Art Salvataggio dell'anagrafe e stato civile informatici Sezione 12 - Accesso Art Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all amministrazione Art Accesso esterno Art Accesso da parte di altre amministrazioni Sezione 13 - Approvazione e Revisione

3 Art Approvazione ed entrata in vigore Art Revisione Sezione 14 - Pubblicazione Art Pubblicazione e divulgazione

4 Sezione 1 - Disposizioni generali Art. 1 - Ambito di applicazione Il presente manuale è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31/10/2000 per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell Amministrazione. Art. 2 - Definizioni dei termini Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente manuale, si rimanda al glossario allegato (Allegato n. 1). Art. 3 - Area organizzativa omogenea Ai fini della gestione dei documenti, con deliberazione n. 6/GC del 20/01/2004, è stata individuata una sola area organizzativa omogenea (A.O.O.) denominata Comune di Castel Goffredo composta dall insieme di tutte le sue unità organizzative come da elenco allegato (Allegato n. 2). Il codice identificativo dell'area è C_1234. Art. 4 - Gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Nell ambito dell area organizzativa omogenea, ai sensi dell articolo 61, comma 1, del DPR 445/2000, con deliberazione n. 6/GC del 20/01/2004, si dà atto che l Ufficio Protocollo, nell ambito del Settore Amministrativo, Affari Generali e Risorse Umane, nonché del Servizio 1 Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane -, si occupa della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il servizio, ai sensi dell articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000, ha competenza sulla gestione dell intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, dell Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento. Il responsabile del servizio, ai sensi dell articolo 4 del DPCM 31/10/2000, svolge le funzioni attribuitegli dai citati DPCM 31/10/2000 e DPR 445/2000. Ai sensi della Deliberazione CNIPA numero 11/2004, articolo 5, il responsabile del servizio archivistico svolge le funzioni di Responsabile della conservazione ed è specificatamente considerato pubblico ufficiale. Durante l assenza del responsabile è nominato un sostituto. Art. 5 - Unicità del protocollo informatico La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrisponde all anno solare ed è composta da almeno sette numeri, tuttavia a norma dell articolo 53, comma 5 del DPR 445/2000 sono possibili registrazioni particolari (Allegato n. 3). Il sistema informatico di gestione del protocollo informatico è sintonizzato per il calcolo dell ora all istituto Galileo Ferraris di Torino. L Amministrazione non riconosce validità a registrazioni particolari che non siano quelle individuate nell elenco allegato (Allegato n. 3). Ad ogni documento è dato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri documenti anche se correlati allo stesso. Non esistono protocolli particolari o settoriali.

5 Art. 6 - Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed utenti abilitati a svolgere soltanto le operazioni di loro competenza di cui all elenco allegato (Allegato n. 4), le cui abilitazioni sono rilasciate dal responsabile del servizio competente. Sezione 2 - Formazione dei documenti Art. 7 - Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dai Dirigenti e dalle Posizioni Organizzative, nell ambito delle rispettive competenze, nel rispetto di quanto previsto dal presente manuale. La produzione di documenti informatici è regolata dal sistema, sulla base di modelli standard presenti nel sistema informatico di gestione documentale. Il contenuto minimo deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni: a) denominazione dell'amministrazione. Per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si utilizza il formato predisposto dall amministrazione (carta intestata); b) indicazione del settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento; c) indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica dell'ente); d) data: luogo, giorno, mese, anno; e) destinatario, per i documenti in partenza f) oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo (ogni documento deve trattare un solo oggetto); g) classificazione (Titolo, Classe e Fascicolo); h) numero degli allegati, se presenti; i) numero di protocollo; j) testo; k) indicazione dello scrittore del documento (nome e cognome, anche abbreviato); l) estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90); m) sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del responsabile. I documenti informatici da sottoscrivere con firma elettronica secondo i diversi tipi previsti dalla normativa sono elencati in allegato al presente manuale (Allegato n. 5). Art. 8 - Formato dei documenti informatici I documenti informatici prodotti dall'amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard (XML, PDF) previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, al fine di garantire la loro non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dal presente manuale, se sottoscritti con firma digitale, sono recepiti dal sistema e convertiti in uno dei formati standard previsti. In caso di migrazione dei documenti informatici la corrispondenza fra il formato originale e quello migrato è garantita dal responsabile del servizio competente, in veste di pubblico ufficiale, come indicato nel piano di conservazione (Allegato n. 14).

6 Art. 9 - Sottoscrizione dei documenti informatici La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle disposizioni di legge. L'Amministrazione si avvale, pertanto, dei servizi di certificazione di Infocamere, Società Consortile di Informatica delle Camere di Commercio Italiane per Azioni. Art Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche Le tipologie particolari di documentazione sottoposta a trattamento specifico e a registrazione particolare sono pubblicate annualmente attraverso una determinazione del Responsabile del Settore Amministrativo, Affari Generali e Risorse Umane di cui all'allegato 3. Per quanto riguarda un quadro generale di casi che possono creare dubbi sull opportunità della protocollazione si rimanda all articolo 28 e alla tabella allegata al presente Manuale. Art Formazione e gestione delle minute Per ogni documento destinato a essere spedito vengono scritti due o più esemplari quanti sono i destinatari. Uno di questi esemplari classificato si conserva nel fascicolo. L esemplare che si conserva nel fascicolo si chiama minuta. Le minute dei documenti informatici si producono con le modalità previste dal manuale operativo del sistema di gestione informatica dei documenti. Il sistema attua un controllo delle versioni dei documenti informatici, tenendo traccia dei loro passaggi e trasformazioni fino alla versione definitiva inviata alla registrazione di protocollo. Sezione 3 - Ricezione dei documenti Art Ricezione dei documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo possono pervenire attraverso: a) il servizio postale; b) la consegna diretta all Ufficio Protocollo dell Ente; c) la consegna agli sportelli degli Uffici ed ai funzionari abilitati dall Amministrazione al ricevimento della documentazione; d) gli apparecchi telefax; I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al protocollo per la loro registrazione. Quelli pervenuti via telefax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei. Art Ricezione dei documenti informatici La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica riservata a questa funzione e accessibile solo all'ufficio Protocollo, in quanto unico preposto alla registrazione di protocollo. L'indirizzo della casella elettronica è Il responsabile del servizio ha provveduto a renderlo pubblico e a trasmetterlo al CNIPA ai sensi dell'articolo 12, comma 2, lettera c del DPCM 31/10/2000.

7 I documenti informatici eventualmente pervenuti alle unità organizzative, non abilitate alla ricezione, devono essere, immediatamente, inoltrati all indirizzo di posta elettronica istituzionale dell ente per la verifica della firma e la successiva registrazione. Art Ricevute attestanti la ricezione dei documenti La ricevuta della consegna di un documento cartaceo può essere costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna. A chi ne fa domanda, compatibilmente con le esigenze del servizio, deve essere anche riportato il numero di protocollo assegnato al documento, in questo caso l'operatore deve provvedere immediatamente alla registrazione dell'atto. Il software di Protocollo Informatico prevede, altresì, il rilascio di una ricevuta su carta intestata del Comune di Castel Goffredo, che riporta la data, l oggetto, l ora, il numero del protocollo assegnato in entrata, il nome del Responsabile del procedimento, la sua qualifica, l indicazione dell Ufficio di appartenenza e la firma dell addetto. Nel caso di ricezione dei documenti informatici, la notifica al mittente dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico. Art Apertura della posta Il dipendente addetto alla protocollazione, nell ambito del Servizio 1 Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane, Ufficio Protocollo e altri servizi ausiliari, del Settore Amministrativo, Affari Generali e Risorse Umane, apre tutta la corrispondenza pervenuta all ente salvo i casi particolari specificati all articolo 28. Art Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione Le buste dei documenti pervenuti non si inoltrano agli uffici destinatari e si conservano per 48 ore; le buste delle assicurate, corrieri, espressi, raccomandate ecc. si inoltrano insieme ai documenti. Art Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea L Ufficio Protocollo è aperto con i seguenti orari: dal Lunedì al Venerdì dalle ore 9.00 alle ore 13.00, il Martedì e Giovedì pomeriggio dalle ore alle ore 18.00, al pari degli altri Uffici. Per consentire all ufficio protocollo di evadere in giornata tutta la documentazione relativa a gare o altre procedure concorsuali la scadenza degli stessi si fissa entro le ore Sezione 4 - Registrazione dei documenti Art Documenti soggetti a registrazione di protocollo Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall'amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati successivamente (articoli 19 e 28), sono registrati al protocollo. Art Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo (Allegato 17):

8 gazzette ufficiali; bollettini ufficiali; notiziari della pubblica amministrazione e altri tipi di notiziari; note di ricezione delle circolari e altre disposizioni; materiale statistico, sia in entrata che in uscita; atti preparatori interni, che non hanno, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa, con riferimento a procedimenti in corso; giornali, riviste, materiale pubblicitario; inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi; stampe varie; plichi di libri; documenti totalmente illeggibili. cambio di abitazione in ambito comunale presentate direttamente agli sportelli; bolle di accompagnamento; materiale relativo a corsi di formazione per il personale, a meno che non si riferiscano a procedimenti in corso; fatture provenienti dai fornitori; certificati medici di malattia dei dipendenti che sono consegnati direttamente all Ufficio Personale, in busta chiusa. L assenza è riportata in appositi software gestionali; avvisi di emissione mandati di pagamento, sia in entrata che in uscita; estratti conto bancario e postali; quietanze dei pagamenti eseguiti dal comune; solleciti di pagamento, con la sola eccezione di quelli che potrebbero dare luogo a contenzioso, su richiesta dei responsabili interessati; APR/4, sia in entrata che in uscita; documenti occasionali, quali ad esempio: biglietti augurali, condoglianze, congratulazioni varie, richieste di appuntamenti con il Sindaco o con gli assessori, ringraziamenti, e simili; materiale pubblicitario non richiesto: a meno che non faccia parte, come allegato, di un procedimento in corso; documentazione relativa all istruzione o alla formazione dell elenco preparatorio leva e gestione ruoli matricolari; richieste di pubblicazione di matrimonio, trascrizione atto di nascita, richiesta copia atti di nascita per pubblicazioni matrimonio, comunicazioni celebrazione matrimonio, trascrizione atto di matrimonio, annotazione cessazione effetti civili matrimonio a margine atto di nascita, annotazione separazione consensuale a margine atto di matrimonio, omologazione tribunale ordinario separazione personale dei coniugi, trascrizione atto di morte, comunicazione di morte per annotazione sull atto di nascita e qualsiasi altra operazione riscontrabile dai registri di Stato Civile; documenti relativi ad affari non riguardanti attività di competenza comunale (protesti); documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'ente, di cui al successivo articolo 28, il cui elenco è allegato al presente manuale (Allegato n. 3). Art Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile;

9 d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; g) classificazione: titolo, classe, fascicolo (si veda titolario allegato); h) assegnazione; Inoltre possono essere aggiunti: i) data di arrivo; j) allegati (numero e descrizione); k) estremi provvedimento differimento termini di registrazione; l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere, Fax, ecc.); m) ufficio di competenza; n) tipo documento; o) livello di riservatezza: p) elementi identificativi del procedimento amministrativo. Art Registrazione dei documenti interni I documenti prodotti dall'ente a solo uso interno, che non costituiscono atti preparatori e non rientrano in quelli esclusi da protocollazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati sono protocollati in arrivo. Art Segnatura di protocollo I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) reso disponibile dagli Organi competenti Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle elencate negli articoli 9 e 19 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente: a) codice identificativo dell Amministrazione (C_c118); b) codice identificativo dell Area Organizzativa Omogenea (C_1234) c) data di protocollo d) numero di protocollo e) indice di classificazione f) oggetto del documento g) mittente h) destinatario o destinatari Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono specificare opzionalmente anche le seguenti informazioni (art. 19, DPCM 31 ottobre 2000): i) persona o ufficio destinatario j) identificazione degli allegati k) informazioni sul procedimento e sul trattamento. La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento informatico sono conformi alle disposizioni tecniche di cui alla Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28. Art Annullamento delle registrazioni di protocollo Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del responsabile del servizio a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso responsabile.

10 Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo redatto dal responsabile del servizio. Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono pervenire in forma scritta al responsabile del servizio. Sui documenti cartacei è apposto un timbro che riporta gli estremi del verbale di annullamento; il documento è conservato, anche fotoriprodotto, a cura del responsabile del servizio archivistico. Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione. Art Differimento dei termini di protocollazione Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti. Il responsabile del servizio può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati e, in caso di scadenze predeterminate, conferendo valore attraverso un verbale, o altro documento, al timbro datario apposto sui documenti di cui si è differita la registrazione al protocollo. Art Registro giornaliero di protocollo Il contenuto del registro informatico è riversato alla fine di ogni giorno su supporti di memorizzazione che si conservano fino al riversamento dei dati delle registrazioni di protocollo su un supporto non rescrivibile. La scadenza delle registrazioni su supporti non rescrivibili può essere a fasi intermedie fino a quella annuale, è indispensabile però che venga sempre memorizzato il registro giornaliero di protocollo, che può essere a sua volta riversato settimanalmente e poi mensilmente su supporti intermedi fino al riversamento annuale. Per le fasi di memorizzazione intermedie si usa un CD non riscrivibile, alla fine dell anno si avranno 12 CD i quali verranno riversati su un unico supporto di memorizzazione da conservare a tempo indeterminato. Art Registro annuale di protocollo Nel mese di febbraio di ogni anno si provvederà a riversare le registrazione del protocollo informatico dell anno precedente su supporti di memorizzazione non rescrivibili. Le registrazioni prodotte in tre copie sono conservate una a cura del responsabile del servizio Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane, una a cura del responsabile del servizio sistemi informativi e una depositata presso il caveau della tesoreria presso l istituto bancario che svolge le funzioni di tesoriere. Assieme alle registrazioni annuali sono conservati anche i file di log del sistema di protocollo. Art Registro di emergenza Il responsabile del Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza a norma dell'articolo 63 del DPR 455/2000 e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure prevista dal manuale operativo del sistema informatico e dalla guida all attivazione del registro (Allegato n. 15).

11 All inizio di ogni anno il responsabile del servizio Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane provvede a istituire il registro di emergenza sia su supporto cartaceo (Allegato n. 15), sia su supporto informatico. La numerazione delle registrazioni di emergenza è unica per l anno solare e inizia da 1. Art Documentazione particolare Deliberazioni di giunta e consiglio, determinazioni dirigenziali, decreti, ordinanze, contratti, verbali sanzioni amministrative polizia locale, permessi di costruire, pubblicazioni all albo pretorio e notifiche, fatture emesse, le comunicazioni cessione fabbricato. Le deliberazioni di giunta e di consiglio e i relativi verbali, le determinazioni dirigenziali, i decreti, le ordinanze, i contratti e le scritture private, i verbali della polizia locale, le notificazioni e le pubblicazioni all'albo Pretorio, i verbali di sequestri e fermi della P.L., i permessi di costruire, i certificati di agibilità, i mandati di pagamento e le reversali, le fatture, sono documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'ente e non vanno registrati al protocollo (Elencazione esaustiva di cui all Allegato 3). Il software di produzione e conservazione di questa tipologia particolare di documentazione deve consentire di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell'ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. Ogni registrazione deve riportare necessariamente: a) dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data: generati in modo non modificabile); b) dati di classificazione e fascicolazione; c) numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile) Documentazione di gare d'appalto La corrispondenza riportante l indicazione offerta - gara d appalto, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e inviata all ufficio interessato. Dopo l apertura delle buste sarà cura dell ufficio interessato che gestisce la gara d appalto riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti. La documentazione non è scannerizzata Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime e documenti non firmati. La posta indirizzata nominalmente al personale dell'ente è regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura "personale" o "riservata personale". In questo caso la busta sarà trasmessa chiusa al destinatario. Le lettere anonime si registrano al protocollo. Al posto del mittente si metterà la dicitura anonimo. Le lettere a firma illeggibile delle quali non è identificabile il mittente si registrano al protocollo, ma si inviano al destinatario che provvederà a eventuali accertamenti. Al posto del mittente si metterà la dicitura Non identificato Documenti inviati via fax. Tutti i documenti ricevuti e inviati via fax sono registrati al protocollo. Qualora successivamente al fax arrivasse anche l'originale del documento, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo. Il modello di trasmissione e l'originale del documento spedito via fax devono essere inseriti nel fascicolo.

12 L'individuazione dei fax ricevuti e registrati al protocollo informatico è immediata da parte del sistema di gestione informatica dei documenti. Di norma al fax non segue mai l'originale; qualora l'originale sia spedito a seguito del fax deve essere apposta sul documento la dicitura "già inviato via fax". Al documento inviato successivamente al fax deve essere apposto lo stesso numero di protocollo attraverso un timbro di segnatura che riporta le seguenti informazioni: Già pervenuto via fax, numero di protocollo, data e classificazione. Il timbro di segnatura di protocollo va posto sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento. I documenti pervenuti privi di lettera di accompagnamento e che costituiscono integrazione di pratiche in corso o altro, già protocollate, vengono, a cura dell addetto all Ufficio Protocollo, scannerizzati ad integrazione della pratica cui si riferiscono e trasmessi al responsabile del servizio competente, che rilascia ricevuta Corrispondenza con più destinatari. Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. I destinatari sono descritti in elenchi associati alla minuta del documento e alla registrazione di protocollo secondo le modalità previste dal manuale operativo del software Allegati Tutti gli allegati devono essere trasmessi con i documenti all ufficio protocollo per la registrazione. Il sistema informatico provvede automaticamente a registrare gli allegati di un documento elettronico. Si annota sia sulla lettera che nella registrazione di protocollo la mancanza degli allegati Documenti di competenza di altre amministrazioni Qualora pervenga al Comune un documento di competenza di un altro Ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente. Se il documento viene erroneamente protocollato il numero di protocollo deve essere annullato Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza Ai documenti originali plurimi, o copie dello stesso documento, si darà un unico numero di protocollo e, successivamente, sono assegnati ai singoli destinatari Oggetti plurimi Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto è da assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche dello stesso documento e successivamente registrarle, classificarle e fascicolarle indipendentemente una dall altra. L originale verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al primo in indirizzo. Si rimanderanno al responsabile del procedimento eventuali documenti in uscita con più oggetti. Art Gestione della posta elettronica La posta elettronica può essere utilizzata per l invio di comunicazioni, informazioni e documenti. In particolare è sufficiente ricorrere a un semplice messaggio di posta elettronica per convocare riunioni (interne all ente), inviare comunicazioni di servizio o notizie dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali di organizzazione, diffondere circolari e ordini di servizio (gli originali si

13 conserveranno nel fascicolo specifico), copie di documenti cartacei (copia immagine, l originale debitamente sottoscritto si conserverà nel fascicolo specifico); i documenti spediti in copia immagine devono essere classificati e protocollati. La posta elettronica è utilizzata per spedire copie dello stesso documento a più destinatari. A chi ne fa richiesta deve sempre essere data la risposta dell avvenuto ricevimento. La posta elettronica individuale non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di documenti a firma digitale per i quali è prevista una apposita casella ufficiale. Non è possibile inviare messaggi di posta elettronica con l indirizzo individuale quando il contenuto di questi impegni l amministrazione verso terzi. Nel formato del messaggio è inserito automaticamente il seguente testo "Questo messaggio non vincola in alcun modo l'amministrazione Comunale di Castel Goffredo e contiene informazioni appartenenti al mittente, che potrebbero essere di natura confidenziale, esclusivamente dirette al destinatario sopra indicato. Qualora Lei non sia il destinatario indicato, Le comunichiamo che ai sensi dell' art. 616 del C.P.P. e del D. Lgs. 196/2003, sono severamente proibite la revisione, divulgazione, rivelazione, copia, ritrasmissione di questo messaggio nonché ogni azione correlata al contenuto dello stesso". Per la spedizione dei documenti informatici, il Comune si avvale di una casella di posta istituzionale e di un servizio di posta elettronica certificata offerto da un soggetto in grado di assicurare la riservatezza e la sicurezza del canale di comunicazione, di dare certezza sulla data di spedizione e di consegna dei documenti, facendo ricorso al time stamping e prevedendo il rilascio di ricevute di ritorno. Sezione 5 - Classificazione dei documenti Art Piano di conservazione dei documenti Il piano di conservazione dell'archivio (Allegato n. 14) comprende il titolario di classificazione e il massimario di selezione (Allegati nn. 6 e 7). Il suo aggiornamento compete al responsabile di servizio. Le modalità di aggiornamento del quadro di classificazione e del massimario di selezione sono allegate agli stessi. Art Classificazione dei documenti Tutti i documenti ricevuti o prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al titolario, anche se non sono protocollati. Sono classificati anche gli atti preparatori interni, o altri documenti, che non vengono protocollati o siano soggetti a registrazione particolare. Sezione 6 - Assegnazione dei documenti Art Assegnazione L assegnazione dei documenti è effettuata dall addetto alla protocollazione sulla base dell elenco allegato degli uffici e dei responsabili di procedimento formalmente individuati con riferimento all elenco dei procedimenti approvato secondo le modalità previste nel regolamento sul procedimento amministrativo. (Allegato n. 2). Art Modifica delle assegnazioni

14 Nel caso di assegnazione inesatta dei documenti il dipendente che ha ricevuto il documento non lo accetta e lo restituisce all ufficio protocollo, che provvederà alla ri-assegnazione per poi trasmetterlo al nuovo assegnatario. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia delle riassegnazioni. Art Consegna dei documenti I documenti cartacei protocollati e assegnati sono resi disponibili ai destinatari in due modi principalmente: 1) per mezzo di consegna diretta, a cura dell ufficio protocollo, in caso di urgenza; 2) attraverso l'uso di apposite cassette, per ogni servizio, ufficio o responsabile di servizio, situate presso l Ufficio Protocollo dell Ente. Quando il personale non è in servizio l ufficio rimane chiuso a chiave. Possiedono una copia delle chiavi, oltre ai dipendenti assegnati all Ufficio, il Segretario- Direttore, il Responsabile del Settore Amministrativo, Affari Generali e Risorse Umane, il Comandante della Polizia Locale, il personale addetto alla pulizia degli Uffici. Non potranno essere consegnate copie di chiavi ad altre persone se non previa autorizzazione da parte del responsabile del Settore Amministrativo, Affari Generali e Risorse Umane. Le immagini dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono rese disponibili agli uffici utente attraverso la rete interna dell amministrazione, dopo l operazione di scansione come da quanto previsto dal piano di conservazione (Allegato n. 14) e da quanto previsto nella sezione n. 9. Sezione 7 - Fascicolazione dei documenti Art Formazione e identificazione dei fascicoli Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli. La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l operazione di apertura che comporta, al minimo, la registrazione delle seguenti informazioni: indice di classificazione, riportando Titolo e Categoria; numero del fascicolo; oggetto del fascicolo; data di apertura; ufficio utente competente, ovvero l unità operativa UO; responsabile del procedimento; livello di riservatezza tempo di conservazione. Il sistema di protocollo informatico provvede automaticamente ad aggiornare l elenco dei fascicoli. Entro il mese di novembre il responsabile del servizio Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane, sulla base del titolario e di concerto con gli altri responsabili, il piano della fascicolazione per l anno successivo. Art Processo di formazione dei fascicoli In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l ufficio abilitato all operazione di fascicolazione stabilisce, con l ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica: se si colloca nell ambito di un affare o procedimento in corso:

15 seleziona il relativo fascicolo; collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; se dà avvio ad una nuova pratica: esegue l operazione di apertura del fascicolo di cui al precedente articolo; collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto; Art Modifica delle assegnazioni dei fascicoli La riassegnazione di un fascicolo è effettuata dal responsabile del Servizio Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane su istanza scritta dell ufficio o unità organizzativa che ha in carico il fascicolo provvedendo a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio dei fascicoli, inoltrando successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico. Delle operazioni di riassegnazione e degli estremi del provvedimento di autorizzazione è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti o sul repertorio/elenco cartaceo dei fascicoli. Art Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente I fascicoli dell'archivio corrente sono formati a cura di ciascun responsabile di servizio e di procedimento e conservati, fino al trasferimento nell'archivio di deposito, presso gli uffici di competenza. Per quanto riguarda i fascicoli informatici il responsabile del Servizio Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane provvede al loro trasferimento in archivi informatici di conservazione. Tale trasferimento è preceduto, dove previsto, dalla conversione di eventuali documenti cartacei afferenti allo stesso fascicolo in formato immagine su supporto informatico come specificato nel piano di conservazione (Documento n. 14) e in conformità con le norme vigenti sulla riproduzione sostitutiva. Sezione 8 - Spedizione dei documenti destinati all esterno Art Spedizione dei documenti cartacei I documenti da spedire sono trasmessi all ufficio protocollo per eseguire le operazioni di spedizione, completi della firma autografa del Responsabile del Servizio, dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione. I documenti devono pervenire in originale; nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento (raccomandate, posta celere, corriere o altro mezzo di spedizione), queste saranno compilate a cura dell Ufficio Protocollo. I documenti potranno pervenire anche in busta chiusa già intesta e corredata dalle pezze di accompagnamento. All ufficio protocollo competono le operazioni di imbustamento, pesatura, calcolo delle spese postali e tenuta della relativa contabilità. Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e autorizzate dal responsabile del servizio Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane. Spedizioni di grandi quantità di corrispondenza devono essere concordate con l Ufficio protocollo, anche allo scopo di prevedere la consegna in busta chiusa, già intestata e completa per le successive operazioni di pesatura e affrancatura. Gli uffici devono far pervenire la posta in partenza all ufficio Protocollo il giorno prima della spedizione entro e non oltre le ore 12,00 delle giornate a orario ridotto ed entro le ore 16,00 per gli altri giorni.

16 Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal Responsabile del Servizio che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse da quella sopra descritta. L invio dei documenti tramite Fax avviene a cura del responsabile di procedimento che li ha adottati, dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione. I corrispondenti destinatari dell Amministrazione sono descritti in appositi elenchi costituenti l anagrafe unica dell ente, le modalità di registrazione e modifica degli indirizzi già registrati sono descritte nelle apposite norme di scrittura per la gestione delle anagrafiche del sistema (Allegato n. 9). Art Spedizione dei documenti informatici La spedizione dei documenti informatici avviene all interno del sistema informatico di gestione dei documenti con le procedure adottate dal manuale operativo dello stesso (Allegato n. 10), dopo essere stati protocollati e comunque secondo i seguenti criteri generali: i documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari abilitato alla ricezione della posta per via telematica; per la spedizione l amministrazione si avvale di una casella di posta elettronica certificata, dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore abilitato (art. 27, comma 3, D.P.R. 445/00); gli uffici trasmettono i documenti informatici in partenza, dopo avere eseguito le operazioni di classificazione e fascicolazione e verificato la validità amministrativa della firma, provvedendo ad effettuare l'invio telematico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura temporale, a verificare l'avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica ed ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo. Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici gli addetti alla spedizione si attengono a quanto prescritto dall articolo 17, comma 1, DPR 445/00. La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una mera trasmissione di informazioni senza che a queste l amministrazione riconosca un carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi. Art Spedizioni con destinatari multipli Nel caso di spedizioni con destinatari multipli superiori a 10 si potrà inserire nel campo del destinatario la dicitura Destinatari diversi elenco nel fascicolo. L elenco dei destinatari deve essere unito al documento e registrato come allegato nel sistema di protocollo. Sull elenco si riporta la segnatura di protocollo. In questo caso il materiale dovrà essere consegnato, dopo l avvenuta assegnazione del protocollo in partenza, già imbustato a cura dell Ufficio richiedente qualora i destinatari siano in numero superiore a 10 e su ogni busta dovrà, sempre a cura dell Ufficio richiedente, essere apposto il destinatario, salvo diversi accordi con l Ufficio Protocollo. Sezione 9 - Gestione dei flussi di documenti cosiddetti interni Art Comunicazioni informali Questo genere di informazioni possono essere trasmesse/ricevute per posta elettronica purché si tratti di scambio di informazioni e documenti che non impegnino l amministrazione verso terzi. Art Scambio di documenti fra gli uffici

17 Per scambio di documenti tra uffici si intende una comunicazione ufficiale, con o senza documenti allegati, di una certa rilevanza, ai fini dell azione amministrativa, della quale si vuole tenere traccia nel fascicolo relativo all affare o al procedimento cui si riferisce. Questo genere di comunicazioni sono gestite con un apposita funzione del sistema di protocollo informatico, applicando la logica procedurale di seguito descritta: Comunicazioni ufficiali basate su documenti cartacei L ufficio interno mittente: produce la lettera di trasmissione riportandovi, oltre al testo della comunicazione, gli estremi identificativi del fascicolo, se esistente, nel quale essa si colloca; fotocopia gli eventuali documenti da inviare all ufficio destinatario; effettua con il sistema informatico le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione; invia all ufficio utente destinatario la lettera di trasmissione con la documentazione allegata in fotocopia. L ufficio interno destinatario: effettua l operazione di presa in carico, dopo aver fisicamente ricevuto la documentazione; esegue l operazione di fascicolazione con l avvertenza, nel caso di apertura di un nuovo carteggio, di identificarlo con lo stesso codice di classificazione riportato dall ufficio interno mittente sulla lettera di trasmissione al quale il sistema informatico aggiungerà automaticamente un numero progressivo di fascicolo collegato. Comunicazioni ufficiali basate su documenti informatici L ufficio interno mittente: produce la lettera di trasmissione in un formato standard valido ai fini della conservazione su supporto informatico riportandovi, oltre al testo della comunicazione, anche gli estremi identificativi del fascicolo nel quale essa si colloca; allega alla lettera di trasmissione uno o più documenti informatici archiviati; effettua con il sistema informatico le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione; trasmette il tutto all indirizzo elettronico dell ufficio utente destinatario, utilizzando un apposita funzione del sistema informatico. L ufficio interno destinatario: riceve e visualizza la lettera di trasmissione con gli eventuali documenti allegati; effettua l operazione di fascicolazione con l avvertenza, nel caso di apertura di un nuovo contenitore virtuale, di identificarlo con lo stesso codice di classificazione riportato dall ufficio interno mittente sulla lettera di trasmissione, al quale il sistema informatico aggiungerà automaticamente un numero progressivo di fascicolo collegato. Il sistema di gestione informatica dei documenti: registra automaticamente le date di invio e di ricezione della comunicazione ufficiale; gestisce le notifiche al mittente e al destinatario, rispettivamente, dell avvenuta ricezione e trasmissione. (Allegati nn. 10) Sezione 10 - Scansione dei documenti su supporto cartaceo Art Documenti soggetti a scansione I documenti su supporto cartaceo, di formato inferiore o uguale all A4 e all A3, dopo le operazioni di registrazione, classificazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner.

18 Per i documenti di formato superiore all A3 si valuterà, dopo un periodo di sperimentazione, la eventuale acquisizione in formato immagine attraverso la dotazione di strumentazione capace di trasformare in formato immagine documenti superiori ad A3. Si valuterà, altresì, la possibilità di disciplinare, nell ambito di ciascuna Area Dirigenziale, la consegna dei documenti con l ausilio di floppy o C.D. allo scopo di consentire il loro salvataggio direttamente all interno della procedura informatica. Il responsabile del servizio Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane, individua, sentiti i responsabili delle altre unità organizzative, l elenco dei documenti che obbligatoriamente dovranno essere trasformati in formato immagine al momento del loro ricevimento (Allegato n. 8). La scansione degli altri documenti avviene secondo quanto previsto dal piano di conservazione. (Allegato n. 14). Art Processo di scansione Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: acquisizione delle immagini in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione; verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei; collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile; memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile; autenticazione, attraverso sottoscrizione digitale, di ogni singolo file; il processo di scansione dei documenti cartacei al fine di trasformarli in formato immagine avviene alla chiusura del procedimento amministrativo a cui afferiscono, fino a quel momento il fascicolo è composto da due supporti quello cartaceo e quello informatico; l unitarietà è garantita dal sistema mediante l indice di classificazione e il numero di repertorio del fascicolo. Per quanto riguarda la conservazione dei documenti cartacei scansionati si rimanda al piano di conservazione dei documenti e all articolo n. 40. Sezione 11 - Conservazione e tenuta dei documenti Art Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. Le rappresentazioni digitali dei documenti su supporto cartaceo, acquisite con l ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione (Articolo n. 45). Art Trasferimento del materiale documentario fascicoli nell archivio di deposito All inizio di ogni anno, ciascun responsabile di procedimento, in collaborazione con il responsabile dell archivio di deposito, individua i fascicoli cartacei relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. I fascicoli così individuati sono trasmessi all archivio di deposito con un apposito elenco, rispettando l organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell archivio corrente.

19 Il Responsabile dell archivio di deposito cura la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell archivio di deposito, compila o aggiorna il repertorio/elenco dei documenti. Delle operazioni di trasferimento deve essere lasciata traccia documentale o attivata l apposita funzione all interno del sistema informatico di gestione dei documenti. Il responsabile del servizio Segreteria, Affari Generali e Risorse Umane provvede a rimuovere/trasferire i documenti informatici e a versarli nelle unità informatiche di conservazione come previsto dal piano di conservazione (Allegato n. 14). Art Selezione e conservazione dei documenti cartacei Prima del trasferimento nell archivio di deposito dei nuovi fascicoli, in base al massimario di scarto viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale. I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell archivio storico per la conservazione permanente secondo il piano di conservazione, a cura del responsabile dell Archivio Storico. (Allegato n. 14). Art Selezione e conservazione dei documenti informatici Il Responsabile della tenuta del Protocollo Informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi informatici provvede, in collaborazione con il responsabile del sistema informatico e con il supporto della tecnologia disponibile, a mantenere i documenti informatici selezionati per la conservazione permanente secondo il piano di conservazione (Allegato n. 14) con l avvertenza di controllare ogni sei mesi la leggibilità dei documenti stessi. (Allegato n. 21) Art Archiviazione ottica Il responsabile del servizio archivistico, valutati i costi e i benefici connessi all archiviazione ottica, valuterà di effettuare l operazione di archiviazione su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo, in conformità alle disposizioni di cui all articolo 5 della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 e quanto previsto dal piano di conservazione (Allegato n. 14). Nel caso di documenti informatici le procedure di archiviazione ottica sostitutiva sono effettuate al momento della migrazione dei documenti dal sistema di gestione corrente a quello destinato alla conservazione. In ogni caso e per ogni tipo di documento le operazioni dovranno essere effettuate considerando i tempi stabiliti dal piano di conservazione per la tenuta corrente, semi-attiva, permanente (archivio storico) e l eventuale scarto. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva. La conservazione deve garantire di mantenere l integrità e l affidabilità dei documenti, nonché il contesto di produzione, la loro struttura e il loro contenuto. Si applicano in ogni caso, per l archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali. Art Salvataggio della memoria informatica (archivio informatico). Alle fine di ogni giorno sono create copie di back-up della memoria informatica dell'ente, che verranno poi riversate su supporti di memorizzazione rimovibili e conservati secondo quanto previsto dal Piano di Conservazione. (Allegato n. 21)

20 Art Salvataggio dell'anagrafe e dello stato civile informatici. Alla fine di ogni anno sono create, a cura del Responsabile Informatico, su supporti di memorizzazione non riscrivibili tre copie dell'anagrafe e dello stato civile informatici, delle quali una deve essere conservata dall'ufficiale di stato civile, una dal responsabile del servizio archivistico ed una in un luogo separato e sicuro secondo quanto previsto anche dal piano di conservazione. Sezione 12 - Accesso Art Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all Amministrazione La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l uso di profili e password ed altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura. L operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame, altrimenti il sistema applica automaticamente l inserimento di un livello standard predeterminato. In modo analogo al momento dell'apertura di un nuovo fascicolo deve esserne determinato il livello di riservatezza. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo si estende a tutti i documenti che ne fanno parte. In particolare un documento con livello minore di quello del fascicolo assume il livello del fascicolo di inserimento, mentre mantiene l'eventuale livello maggiore. Per quanto riguarda i documenti riservati si rimanda al Regolamento per la disciplina dei procedimenti amministrativi e dell accesso che in generale regola tutte le possibilità di accesso, consultazione e riproduzione dei documenti. Art Accesso esterno L eventuale accesso al sistema informatico documentale da parte di utenti esterni deve avvenire mediante l impiego di sistemi di riconoscimento e autenticazione sicuri basati sulla carta d identità elettronica, sulla firma digitale e nei casi di particolari procedimenti amministrativi con password d accesso rilasciate dall ente. Sono rese disponibili tutte le informazione necessarie all esercizio del diritto di accesso. Art Accesso da parte di altre amministrazioni L accesso al sistema informatico documentale da parte di pubbliche amministrazioni è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni o altre convenzioni. Sezione 13 - Approvazione e Revisione Art Approvazione l presente manuale è adottato dalla Giunta comunale con suo provvedimento proprio, su proposta del Responsabile del Settore Amministrativo, Affari Generali e Risorse Umane. Art Revisione Il presente manuale è rivisto, ordinariamente, ogni due anni su iniziativa del Responsabile del servizio. La modifica o l aggiornamento di uno o tutti i documenti allegati al presente manuale non comporta la revisione del manuale stesso.

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