IATROSXP :GUIDA UTENTE MODULO INTEGRATO VACCINAZIONI ULSS 109 TV

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1 IATROSXP :GUIDA UTENTE MODULO INTEGRATO VACCINAZIONI ULSS 109 TV La presente guida utente descrive le operazioni necessarie per raccogliere ed inviare le vaccinazione anti influenzali secondo il protocollo di trasmissione stabilito dalla ULSS 109. Questo protocollo prevede la possibilità di raccogliere le vaccinazioni direttamente nella cartella informatizzata del medico ed inviarle in formato elettronico al servizio di registrazione per la loro contabilizzazione. Il modulo presenta le stesse funzionalità del prodotto RAGES senza dover utilizzarlo effettivamente. Il sistema RAGES rimane comunque attivo e può essere utilizzato per la verifica di quanto spedito col modulo integrato nella cartella. REQUISITI TECNICI PER L ATTIVAZIONE DEL MODULO I installazione del corredo tecnico e del modulo dovrebbe essere stata fatta dalla SOLINFO per conto della ULSS stessa. Le difficoltà tecniche per la corretta installazione del pacchetto non sono alla portata del medico. Se ciò non fosse bisogna rivolgersi alla ULSS. OPERAZIONI PRELIMINARI PER L ATTIVAZIONE DEL MODULO Prima di attivare il modulo è necessario eseguire una operazione preliminare che viene di seguito indicata. Questa operazione è necessaria una volta sola all inizio della campagna vaccinale. Bisogna recuperare l elenco dei motivi per i quali si esegue la vaccinazione. Per far questo seguire le indicazioni della figura Accedere alla funzione Gestione(integrata) Vaccinazione attraverso il percorso ULTILITA ->Altre Utilità-> Gestione(integrata) Vaccinazioni. Comparirà la finestra che segue : TSF srl Via Galvani 6/C Spresiano (TV) Tel Fax

2 Nella quale è necessario clickare sul tasto indicato dalla freccia e verificare che il programma confermi la ricezione delle motivazioni. Una volta fatto questo il modulo è operativo. COME SI PRESENTA ILMODULO VACCINAZIONI NELLA CARTELLA IATROS Il modulo integrato della gestione delle vaccinazioni non è stato cambiato semplicemente modificato per aggiungere le funzionalità richieste. Di seguito viene indicato il percorso per la attivazione del modulo di raccolta delle vaccinazioni : Aprire la scheda paziente, clickare sulla voce PREVENZIONE del menù superiore e scegliere la voce VACCINAZIONI, comparirà la finestra che segue : TSF srl Via Galvani 6/C Spresiano (TV) Tel Fax

3 La finestra è la stessa tranne che per il pulsante Influenza in basso a destra che è stato aggiunto per facilitare la registrazione delle vaccinazioni influenzali. Infatti se si clicka sul pulsante comparirà la finestra che segue : In questa finestra oltre che la data odierna risultano impostati i seguenti dati : Motivo : ha come valore Anziani over 65 che è la motivazione più frequente, e il tipo di vaccinazione che è appunto la vaccinazione anti influenzale. A questo punto è sufficiente premere il tasto CONFERMA per terminare la registrazione. I dati verranno riportati nella finestra precedente come indicato dalla figura che segue. Attenzione, se non compare la motivazione Anziani over 65 vuol dire che il paziente non ha raggiunto ancora l età di 66 anni, quindi bisognerà scegliere un altra motivazione tra quelle elencate. TSF srl Via Galvani 6/C Spresiano (TV) Tel Fax

4 Nel caso in cui la motivazione della vaccinazione fosse diversa da quella indicata occorre operare sul list box MOTIVO come indicato nella figura che segue : TSF srl Via Galvani 6/C Spresiano (TV) Tel Fax

5 E scegliere la motivazione corretta. Infine bisogna clickare sul pulsane <Conferma> per concludere l immissione dei dati. INVIO DELLE REGISTRAZIONI ALLA ULSS L invio delle registrazioni può essere fatto in qualsiasi momento e in più invii. Non è necessario finire tutte le registrazioni per inviarle alla fine della campagna vaccinale. Anzi, è opportuno fare più invii in modo da salvare quello che è stato fatto. Il sistema è predisposto per la ricezione di invii multipli. Dopo aver fatto l invio le informazioni non sono subito visibili in RAGES ma bisogna attende la elaborazione che avviene durante le ore notturne. Tipicamente il giorno dopo si dovrebbe poter controllare tramite RAGES la ricezione delle registrazioni da parte del sistema. Contemporaneamente alla elaborazione delle registrazioni il sistema invierà al medico una di conferma. Ricordare che ogni invio deve comprendere tutte le registrazioni fatte anche quelle inviate la volta precedente. Infatti ad ogni invio il sistema cancella tutte le registrazioni precedenti e inserisce le ultime inviate. L invio delle registrazioni può avvenire in due modi : per coloro che sono collegati alla intranet aziendale tramite DSL e VPN si deve usare il pulsante <Invia Campagna>, per coloro che non sono collegati si deve procedere utilizzando il pulsante <Zip-pa Campagna> che genera un file che dovrà essere inviato tramite posta elettronica. TSF srl Via Galvani 6/C Spresiano (TV) Tel Fax

6 Invio della campagna tramite collegamento ADSL e VPN alla intranet aziendale Per inviare le registrazioni eseguite attivare la funzione come segue : Nella finestra che compare clickare sul pulsante <Invia Campagna> indicato dalla freccia : Viene richiesto di specificare il periodo come indicato nella figura che segue : TSF srl Via Galvani 6/C Spresiano (TV) Tel Fax

7 Una volta confermato il periodo il programma procederà alla estrazione dei dati ed al loro invio al servizio di registrazione dell ULSS. Contemporaneamente il programma visualizzerà l elenco delle registrazione inviate come indicato nella figura che segue : Questo elenco può essere stampato e comunque viene memorizzato nello storico degli invii. INVIO DELLA CAMPAGNA TRAMITE Per coloro che non hanno la ADSL in studio la fase di registrazione delle vaccinazioni è la stessa, la fase di invio si svolge differentemente. Per ordine della ULSS la fase di invio avverrà tramite la spedizione per posta elettronica dei dati ad un recapito stabilito. Pertanto l invio delle registrazioni avverrà come allegato di posta elettronica da inviare allo indirizzo di posta elettronica che indicheremo successivamente. In questo caso il pulsante da premere è : <Zip-pa Campagna> come indicato nella figura che segue. TSF srl Via Galvani 6/C Spresiano (TV) Tel Fax

8 Alla pressione del pulsante ZIP-pa campagna comparirà la finestra di dialogo che chiede di specificare il periodo come indicato nella figura che segue : E necessario inserire le date di inizio e fine della campagna vaccinale o quanto meno le date di inizio e fine delle registrazioni. Una volta premuto il pulsane CONFERMA il programma creerà l elenco delle registrazioni effettuate. L elenco delle vaccinazioni così estratto sarà inserito in un file compresso e criptato di nome MMGVACCINAZIONI.ZIP. Questo file andrà inviato in allegato alla seguente mail: destinatario : oggetto : MMGVACCINAZIONI testo : Campagna antiinfluenzale 2008 Attenzione l oggetto deve essere scritto precisamente come indicato. Il messaggio sarà elaborato da un servizio che si occuperà di caricare le registrazioni nel sistema. L invio del file MMGVACCINAZIONI può essere fatto direttamente da IatrosXp sia attraverso un client di posta elettronica tipo outlook, o altro. INVIO TRAMITE IATROSXP Una volta creato il file MMGVACCINAZIONI:ZIP comparirà un ulteriore pulsante invia per E- Mail come indicato nella figura che segue : TSF srl Via Galvani 6/C Spresiano (TV) Tel Fax

9 Premendo il pulsante si apre una finestra di dialogo per l invio diretto della come visualizzato nella figura che segue : La figura rappresenta la già formata è pronta per essere inviata. E necessario specificare due cose. I dati contenuti nei campi <Da:> indicato nella freccia a sinistra e <Server SMTP> provengono dalle impostazioni di IatrosXp come indica la figura che segue : TSF srl Via Galvani 6/C Spresiano (TV) Tel Fax

10 La seconda cosa da chiarire è che l invio funziona solo se si è connessi al proprio provider in questo caso libero.it. INVIO DAL PROPRIO CLIENT In alternativa si può inviare la mail dal proprio client preferito di posta elettronica. Attivare il proprio client di posta elettronica (es. outlook), creare una nuova mail con i seguenti dati : destinatario : oggetto : MMGVACCINAZIONI testo : Campagna antiinfluenzale 2008 Dr. Mario Rossi Allegare alla mail il file MMGVACCINAZIONI.ZIP che si trova in una delle seguenti cartelle : C:\IatrosXp\EXPORTS oppure C:\Programmi\IatrosXp\EXPORTS e quindi inviare la mail. TSF srl Via Galvani 6/C Spresiano (TV) Tel Fax

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