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1 Piattaforma integrata per la Gestione del Protocollo Informatico, Procedimenti Amministrativi, Sportello Virtuale Polifunzionale del Cittadino e Conservazione Sostitutiva dei Documenti Resp. fornitura: Destinatari: Giancarlo Favalini Area Manager Nord Ovest SIAV SpA dr. Antonio Purcaro Direttore Generale ing. Mauro Alberto Grassi Assessore all Innovazione N Prot. Offerta 24908/09 N Pratica PD77309 Data 25/11/2009 Città di Trezzo sull'adda - Provincia di Milano Trezzo sull'adda - MI - pagina 1 di 35

2 SOMMARIO 1 Soluzione per la gestione del Protocollo Informatico, Procedimenti Amministrativi, Sportello Virtuale Polifunzionale del Cittadino e Conservazione Sostitutiva dei Documenti Premessa Obiettivo della fornitura Configurazione della Piattaforma Descrizione delle fasi di progetto Fase Funzionalità del Protocollo Informatico di Archiflow a norme CNIPA Modulo di Gestione della Firma Digitale Interoperabilita del Protocollo Informatico Fase Fase Fase Attività atte all esecuzione delle singole Fasi Configurazione Test di sistema e validazione Produzione documentazione della soluzione Formazione Avviamento Verifica / Adeguamento Installazione Cronogramma Formazione Utenti Formazione al gruppo di sistemisti Impegni del Cliente Fasi di Progetto e Proposta Economica della Soluzione Hardware Specialistico e materiale di consumo Referenze Condizioni della Fornitura pagina 2 di 35

3 1 Soluzione per la gestione del Protocollo Informatico, Procedimenti Amministrativi, Sportello Virtuale Polifunzionale del Cittadino e Conservazione Sostitutiva dei Documenti In riferimento alla Vostra richiesta sottoponiamo la proposta tecnico-commerciale riferita a quanto indicato in oggetto. L estrema flessibilità delle nostre soluzioni consentirà di rispondere a tutte le esigenze organizzative che dovessero emergere durante la fase di analisi di dettaglio necessaria al fine di individuare le specificità del Progetto. La struttura del nostro Gruppo, le significative referenze che le nostre soluzioni possono vantare (più di complessive tra settore pubblico e privato) e la professionalità del nostro Personale ci rendono certi di potervi fornire soluzioni applicative ed attività consulenziali adeguate alle Vostre esigenze al fine di introdurre adeguatamente presso la Vostra Amministrazione le innovazioni tecnologiche oggetto della presente proposta. Restiamo a Vostra disposizione per fornirvi ulteriori dettagli necessarie alla miglior realizzazione del Vostro progetto innovativo ed in attesa di Vostro gradito riscontro, cogliamo l occasione per porgervi cordiali saluti. Siav S.p.A. Area Manager Nord Ovest Giancarlo Favalini pagina 3 di 35

4 2 Premessa Scopo di un progetto di gestione documentale è un intervento di razionalizzazione nel flusso dei documenti ricevuti od emessi dalle funzioni operative interne. Tali documenti tipicamente circolano presso enti pubblici ed aziende private in forma cartacea, sono soggetti a molteplici manipolazioni, possono essere causa per questo di errori e perdite di tempo, occupano persone e spazio per la loro archiviazione e causano attività improduttive di ricerca in caso di bisogno. La proposta prevede di trasformare tali documenti in oggetti informatici e, come tali, gestirli e distribuirli dove servono limitando al massimo ogni intervento manuale. I documenti emessi dai sistemi gestionali possono essere gestiti senza intervento alcuno da parte degli utenti; quelli elettronici prodotti internamente verranno processati senza procedere alla stampa ed alla digitalizzazione, mentre quelli cartacei interni o provenienti dall esterno saranno digitalizzati tramite l utilizzo di scanner. Tutti i documenti acquisiti saranno corredati di opportune chiavi di identificazione che permetteranno la ricerca con criteri di aggregazione differenziati; sono inoltre disponibili criteri di archiviazione aggiuntivi, specifici per ogni singola funzione aziendale (per pratica, per argomento, ecc.), al fine di permettere la necessaria flessibilità operativa. L introduzione nell organizzazione è trasparente all attuale struttura, ma con significativi benefici in termini di efficienza, migliorandone i sevizi e i tempi di evasione delle attività quotidiane. La validità civilistico/fiscale dell archiviazione ottica in sostituzione alla conservazione del documento cartaceo non ha soverchia importanza rispetto ai vantaggi organizzativi che si ottengono. La conservazione del documento cartaceo, dovendo rispondere soltanto ad eventuali richieste di esibizione del documento originale, può avvenire utilizzando archivi compatti composti da scatoloni contenenti i documenti in un ordine predefinito e ricostruibile tramite il sistema di archiviazione ottica. Garantiamo, tuttavia, che la nostra soluzione Archiflow è coerente con le normative legali e fiscali già emesse e dichiariamo la nostra intenzione di recepire le eventuali nuove che andranno ad essere emesse. L integrazione con le applicazioni gestionali esistenti va vista come strumento di semplificazione del lavoro e come incentivo all utilizzo razionale del sistema di archiviazione elettronica. La gestione del flusso dei documenti, che la nostra soluzione è in grado di impostare, è la leva organizzativa che permetterà l eliminazione, senza traumi, di attività non produttive (fotocopie, invio e ricevimento di posta interna, solleciti, etc). pagina 4 di 35

5 3 Obiettivo della fornitura Obiettivo del progetto è di dotare il Comune di Trezzo sull Adda una soluzione di Protocollo Informatico a norma CNIPA integrato all applicativo di Gestione Documentale estendibile a tutta la documentazione interna tipica di un ente pubblico quali Delibere, Determine, Fatture, etc. il tutto concertato tramite l impostazione di Workflow di processo e/o collaborativo che contraddistinguono le soluzioni di SIAV. Infatti la piattaforma documentale di SIAV denominata Archiflow, è un vero e proprio sistema informativo che si interfaccia ai sistemi principali dell azienda, gestendone in maniera potente ed efficiente il flusso informativo, documentale e di processo. I flussi di tipo approvativo risulteranno semplici e veloci da disegnare ed implementare. L integrazione di tutte le funzionalità e l estrema velocità nell implementazione delle soluzioni renderanno Archiflow la piattaforma ideale per l organizzazione, l automazione ed il monitoraggio di tutti i comparti amministrativi e non. Al termine del processo di razionalizzazione interna dei processi tramite l applicazione di Archiflow, la fase finale del progetto di gestione documentale prevede l implementazione della soluzione verticale Koinè preposta alla gestione dello Sportello Unico del Cittadino che ha come obiettivo l efficientamento complessivo del sistema documentale tramite l adozione di automatismi nella relazione con i cittadini quali, la composizione automatica di mail, la gestione della modulistica integrata per il cittadino/imprese, la protocollazione automatica di documenti in uscita, l invio di SMS etc. Il dimensionamento del Comune di Trezzo sull Adda prevede la gestione di un numero di protocolli annui pari a circa: in entrata in uscita ed un utilizzo da parte di circa 50 utenti. La funzionalità di protocollazione potrà essere attivata su tutti gli utenti censiti. L attivazione della procedura di digitalizzazione per i documenti che in origine sono cartacei prevede necessariamente l utilizzo di dispositivi scanner coadiuvati eventualmente da stampati di segnatura e dall utilizzo del modulo di scansione massiva. Il server di gestione del sistema sarà dislocato direttamente presso il Comune di Trezzo sull Adda presso cui ne è dislocata la piattaforma informatica. In sintesi il Progetto si compone di quattro fasi: Fase 1, Analisi di dettaglio, Implementazione del Protocollo Informatico, Gestione documentale integrata Fase 2, Ottimizzazione dei Flussi - Workflow collaborativo e di processo Fase 3, Sportello Unico del Cittadino Koinè Fase 4, Conservazione Sostitutiva pagina 5 di 35

6 4 Configurazione della Piattaforma In relazione a quanto sopra descritto, proponiamo la soluzione Archiflow sviluppata da SIAV, configurata con DB da 50 utenti per la parte Server e 15 licenze concorrenti per gli utilizzatori interni, espandibili fino a 50 all occorrenza. E prevista n 2 stazioni di protocollo dotate di stampanti di segnatura provviste di scanner per la digitalizzazione dei documenti cartacei. E prevista la funzionalità di acquisizione massiva per i documenti protocollati per le stazioni dotate di scanner in modo da rendere la fase di acquisizione delle immagini la più semplice possibile. E previsto il modulo di integrazione posta elettronica allo scopo di rendere agevole l archiviazione delle e l invio dei documenti mediante questo fondamentale mezzo di comunicazione. Il sistema è compatibile con la PEC nel momento in cui il Comune di Trezzo sull Adda intenderà dotarsene ed utilizzarlo in entrata ed in uscita. Archiflow assolve a tutte le esigenze di gestione documentale e di workflow emerse durante la fase di dimostrazione della nostra piattaforma, inclusa la gestione collaborativa e/o procedurale dei flussi di approvazione. Inoltre vi specifichiamo che la gestione MultiArchivio potenzialmente consente di gestire su un unico sistema e con un unico amministratore gli archivi documentali e gli organigrammi di più enti laddove in futuro dovessere emergere esigenze di tale natura. La piattaforma di SIAV è estremamente scalabile. Si prevede inoltre, per garantire la riservatezza e la sicurezza dei documenti gestiti, l utilizzo del modulo di criptaggio dei documenti. 5 Descrizione delle fasi di progetto La piattaforma di SIAV Archiflow consente un approccio graduale nella realizzazione di un progetto di Gestione Documentale integrata al Protocollo Informatico, al Workflow di processo e/o collaborativo ed alla soluzione verticale Sportello Unico del Cittadino. Questa premessa è fondamentale ed avvalora l approccio pragmatico e temporale che si suggerisce solitamente agli enti pubblici che desiderano dotarsi di soluzioni innovative atte all efficentamento della propria organizzazione. Le fasi temporali e di contenuto che proponiamo sono le seguenti: Fase 1, Analisi di dettaglio, Implementazione del Protocollo Informatico, Gestione documentale integrata Fase 2, Ottimizzazione dei Flussi - Workflow collaborativo e di processo Fase 3, Sportello Unico del Cittadino Koinè Fase 4, Conservazione Sostitutiva pagina 6 di 35

7 5.1 Fase 1 Analisi di dettaglio E la definizione delle specifiche tecniche di commessa e rappresenta il documento condiviso che sarà la base per la gestione delle successive fasi operative. In questo documento saranno stabiliti nel dettaglio tutti gli aspetti tecnologici e organizzativi necessari al raggiungimento degli obiettivi preposti. In particolare saranno identificate e analizzate le seguenti aree: Infrastruttura hardware e software di produzione e test Procedure di backup e disaster recovery Flussi informatici dai sistemi ERP verso il DM Tipologie Documentali e Organigramma Integrazione con il sistema ERP Integrazione con l ambiente informatico Cliente Organizzazione delle attività sistemistiche Organizzazione dei flussi documentali cartacei Piano di test e collaudo Al termine dell analisi verrà predisposto un documento analitico descrittivo che riporterà nel giusto grado di approfondimento tutti gli aspetti rilevanti per la realizzazione del progetto con piena soddisfazione di Cliente. Tale documento dovrà essere validato dal responsabile di progetto Cliente e sottoscritto in modo formale. In tale documento dovranno essere chiaramente descritte le tempistiche di progetto, le date di verifica dello Stato Avanzamento Lavori (SAL) e i piani di collaudo intermedi e finale. (Diagramma di GANTT o Cronogramma) Protocollo Informatico Implementazione presso il Comune di Trezzo sull Adda della soluzione verticale di Archiflow che risponde alle esigenze in materia di Protocollo Informatico nel rispetto delle normative vigenti di seguito descritte in dettaglio. Il modulo di gestione del Protocollo Informatico è stato sviluppato tenendo conto di quanto espresso dal DPR n. 428 del 20 ottobre 1998 e relative regole tecniche descritte nel DPCM del 31 ottobre 2000 e dal successivo D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 in quanto testo unico in materia di documentazione amministrativa. Firma Digitale e trasmissione dei documenti digitali Il modulo per la firma digitale e la sua integrazione nel modulo di Gestione del Protocollo Informatico è stato sviluppato secondo i criteri espressi nella Circolare AIPA/CR/28 del 7 maggio pagina 7 di 35

8 Archiviazione documenti Il modulo di Acquisizione ottica e gestione del Documento Informatico è stato sviluppato secondo quanto previsto dalla Deliberazione 24/98, 30 Luglio 1998 e successivamente adattato per quanto espresso dalla Deliberazione 42/2001 del 13 dicembre 2001 Accesso al sistema, sicurezza e riservatezza. Il modulo di gestione del Protocollo Informatico e quello di Gestione Documentale garantiscono la riservatezza dei documenti in ottemperanza della Legge 7 dell Agosto /1996 DPR 318/1999 tutela della riservatezza dei dati personali trattati. Usabilità del sistema Le applicazioni client, in particolare quelle che vengono eseguite tramite un WEB Browser, sono state sviluppate tenendo conto quanto indicato dalla circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri nr. 3/2001 del 13 marzo 2001 e dalla Circolare AIPA nr. 32 del 6 settembre La soluzione Archiflow per la gestione del protocollo informatico e della documentazione costituisce un sistema omogeneo che deriva dall integrazione di una serie di moduli sviluppati da Siav con le medesime tecnologie. Il modulo di Protocollo Informatico è da considerarsi centrale, in quanto la registrazione del protocollo è il punto di ingresso di tutta la corrispondenza in arrivo presso l Azienda. La protocollazione, sia in ingresso sia in uscita, costituisce inoltre l elemento scatenante di molti processi. Il modulo di gestione del Protocollo Informatico, integrato con i moduli di gestione documentale e workflow management, costituisce un sistema per l archiviazione e la gestione anche di tutta la documentazione prodotta internamente o proveniente dall esterno non soggetta alla tenuta del registro di protocollo. Ci si riferisce in particolare alle funzionalità di archiviazione, ricerca e visualizzazione di documenti in formato elettronico e digitale. Il modulo di Protocollo Informatico eredita tutte le funzionalità del modulo di Gestione Documenta e La gestione dei procedimenti avviene sfruttando le funzionalità del modulo di Workflow integrato Funzionalità del Protocollo Informatico di Archiflow a norme CNIPA Di seguito sono elencate le principali funzionalità implementate per quanto riguarda il protocollo informatico ed il supporto della firma digitale, in ottemperanza alla normativa e alle regole tecniche emanate dal CNIPA (ex AIPA). Registrazione di protocollo Il modulo permette di effettuare in un unica operazione la registrazione di protocollo sia in entrata che in uscita. Come previsto dalla normativa questa operazione richiede di inserire nel sistema le seguenti informazioni: Mittente o Destinatario, Oggetto, Protocollo Origine, Data Documento (letta dal documento). E possibile configurare il sistema affinché le informazioni del nucleo minimo non siano modificabili. pagina 8 di 35

9 Creazione del registro di protocollo Il sistema consente la generazione automatica del registro di protocollo, contenente l elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo, nell arco di uno stesso giorno. Annullamento di protocollo Possibilità di annullare un protocollo. Non elimina dal sistema il documento, che viene semplicemente marcato come annullato. La funzionalità di annullamento memorizza in automatico la data e l ora in cui l operazione è stata effettuata ed il nome dell utente che ha annullato il documento. Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso tramite la stampa di un etichetta adesiva, sulla quale sono riportate le informazioni di protocollo. Nel caso di invio telematico, la segnatura, contenente tutte le informazioni che classificano il documento, viene creata nel formato XML e spedita assieme al documento stesso. Le informazioni contenute nella segnatura sono utilizzate per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto. Operazioni ed informazioni minime del sistema di protocollo Riguardano l indicizzazione, la segnatura e la classificazione che viene attribuita al documento in fase di protocollazione, o in una fase successiva. Numero di protocollo Nella registrazione di protocollo è un numero progressivo annuale sempre composto da sette cifre numeriche. Funzioni di accesso ai documenti Il modulo di gestione del Protocollo Informatico sfrutta le funzionalità del sistema di Gestione Documentale, con il quale si integra per l accesso ai dati e quindi anche per tutte le funzionalità di ricerca delle informazioni: ricerca full-text; ricerca tramite navigazione della struttura dell archivio; ricerca tramite criteri predefiniti e di operatori logici, etc. Elaborazioni statistiche dei dati di registrazione del protocollo Report contenenti statistiche come ad esempio l utilizzo del sistema, la produttività ed i contenuti dell archivio. Registro di emergenza Possibilità, in caso di blocco del sistema informatico, di conoscere l ultimo protocollo generato dal sistema (perché scritto su un file o stampato), per continuare la protocollazione manualmente alla ripresa del sistema informatico, un comando permetterà di specificare il numero di documenti protocollati manualmente, continuando poi la registrazione informatica. pagina 9 di 35

10 Titolario di archivio Il modulo è in grado di gestire un titolario di classificazione con un numero di livelli impostabile in fase di configurazione. Fascicolazione Sistema di fascicolazione multi-livello, tramite il quale è possibile definire un ulteriore schema di archiviazione dei documenti. Gestione Anagrafiche Campi di indicizzazione che contengono informazioni strutturate relative all anagrafica dei mittenti e dei destinatari. Protocollo multi azienda E possibile definire più archivi di protocollo che riferiscono ad aziende differenti i a Aree Organizzative Omogenee differenti. Ciascun archivio gestisce il proprio numeratore di protocollo ed i propri modelli di segnatura. E possibile definire per ciascun archivio di protocollo un profilo dati differenziato in aggiunta al nucleo minimo Modulo di Gestione della Firma Digitale Questo modulo espone tutti i servizi che garantiscono l utilizzo di dispositivi di Firma Digitale (SmartCard), a norma di legge, finalizzati alla gestione del documento elettronico e all invio telematico. Da questi servizi scaturiscono le funzionalità disponibili con l integrazione con gli altri moduli. (Rif. Legislativo: Circolare AIPA/CR/28 del 7 maggio 2001) Funzionalità offerte: Archiviazione di documenti elettronici firmati digitalmente con verifica di integrità e controllo di validità e revoca del certificato di firma (accesso alle liste di revoca). Visualizzazione integrata nel sistema del documento, firmato digitalmente, senza dover utilizzare un altro software (es. Dike). Visualizzazione integrata dei firmatari del documento e dei relativi certificati senza dover accedere ad un altro software. Firma digitale dei documenti precedentemente archiviati, contestualmente alla loro visualizzazione, tramite l integrazione con SmartCard rilasciate dalle principali Certification Autority. Anche in questo caso l operazione di firma ai sensi di legge avviene senza l impiego di altri software (Dike); questa funzionalità permette di separare le fasi di redazione del documento, dell archiviazione e della firma digitale. Gestione della scadenza e revoca del certificato. pagina 10 di 35

11 5.1.3 Interoperabilita del Protocollo Informatico Indica la possibilità per un sistema di un amministrazione ricevente, di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema di un amministrazione mittente, al fine di automatizzare le attività ed i processi sottostanti. Archiflow fornisce un infrastruttura applicativa costituita da un sistema di gestione documentale, integrato con il protocollo e con i sistemi di workflow per la gestione dell iter procedurale. Le funzionalità prevedono: l acquisizione dei documenti da supporti informatici ed (con o senza file XML allegati); la classificazione e la fascicolazione in base al titolario d archivio; la certificazione dei documenti. Archiflow è in grado di realizzare un effettiva interoperabilità, integrando gli strumenti protocollo informatico, firma digitale e posta elettronica per fornire alle Aziende, Pubbliche e private, un completo supporto per l automazione dei processi di gestione documentale, utilizzando gli standard di mercato secondo la normativa AIPA: il linguaggio XML, la modalità di codifica delle informazioni scambiate; il sistema di posta elettronica basato su SMTP ed il formato MIME: la modalità di trasporto dei documenti e dei dati associati. Funzionalità offerte: Invio telematico tramite posta certificata dei protocolli in uscita. Al documento firmato digitalmente viene allegato il file XML di segnatura informatica. Accesso integrato, tramite protocollo LDAP, all indice delle Pubbliche Amministrazioni per il reperimento dell indirizzo di posta certificata (www.indicepa.gov.it). Protocollazione (profilazione) automatica del protocollo in entrata pervenuta sulla posta certificata. Gestione ed archiviazione delle ricevute di ritorno della posta certificata Gestione Documentale Integrata Implementazione di un applicazione di Gestione Documentale Integrata presso il Comune di Trezzo sull Adda, che consentirà in fase di realizzazione di predisporre: Organizzazione dell archivio Primo ed importante passo nell implementazione di un sistema di Gestione Documentale è la costruzione e l organizzazione dell archivio dei documenti. I documenti sono memorizzati nel loro formato originale, senza eseguire alcuna conversione o manipolazione. Archivi e tipologie di documenti Archiflow permette di definire uno o più archivi ed associare a ciascuno di essi una propria politica di accesso. L archiviazione di un documento richiede la definizione di un suo profilo di informazioni che lo identificano e che permetteranno poi di rintracciarlo all interno dell archivio. Ovviamente documenti differenti possono avere profili differenti e per questo motivo Archiflow permette di definire le Tipologie di Documenti. Come per gli archivi è possibile definire una politica di accesso ai documenti che verranno classificati con questa tipologia, specificando chi può leggere e chi può inserire e modificare. La definizione di una tipologia comporta principalmente la definizione degli indici che andranno a caratterizzare questa classe di documenti. Si pensi, ad esempio, ad una fattura nella quale il numero, la data, il mittente, l importo, etc. sono gli indici che verranno utilizzati per la ricerca del documento. pagina 11 di 35

12 Per ciascun indice Archiflow permette di definire tutta una serie di proprietà, quali ad esempio obbligatorietà, univocità, immodificabilità, etc., e di associare delle liste di valori predefiniti, alimentate manualmente o importate automaticamente da altri sistemi. Oltre agli indici dei documenti Archiflow permette di definire tutta una serie di dati aggiuntivi che arricchiscono il profilo del documento e possono essere utilizzati per le funzionalità di Workflow Collaborativo. Una volta definita una tipologia, Archiflow chiede di specificare in quali archivi sarà possibile riporre documenti appartenenti a questa classe. La definizione degli archivi permette di utilizzare Archiflow in organizzazioni multi azienda. Organizzazione gerarchica dei documenti Oltre all organizzazione in archivi e tipologie, Archiflow permette la creazione di una struttura gerarchica, a più livelli, di contenitori logici di documenti, i fascicoli. I fascicoli, dotati al loro volta di un profilo (Nome, Descrizione, Data, etc.) sono dunque collezioni di documenti che sono correlati tra loro. Un esempio di fascicolo può essere una pratica o l insieme di documenti relativi ad un progetto. I documenti contenuti in un fascicolo possono essere, e spesso lo sono, appartenenti a tipologie differenti. I fascicoli possono essere inseriti al loro volta in altre entità, ad esempio cassetti, che a loro volta sono contenuti in altre entità, gli armadi. Il risultato che si ottiene utilizzando questa metodologia è di avere un ulteriore organizzazione trasversale a quella per archivi e tipi documento che rispecchia l archivio fisico normalmente utilizzato per archiviare la carta. Se da un lato il fascicolo permette di definire un oggetto direttamente collegato ad un lavoro da svolgere, dall altro, tramite la struttura gerarchica, l utente ha una modalità semplice ed intuitiva per accedere all archivio e quindi ai documenti. Gestione organigramma Come si è detto in precedenza, un sistema di Gestione Documentale è uno strumento che permette di condividere informazioni e di supportare i processi aziendali nei quali cooperano più elementi di una medesima organizzazione. Per questo motivo Archiflow permette di definire l organigramma aziendale, il quale verrà utilizzato anche nelle funzioni di Workflow Collaborativo. La prima entità da definire è l utente. Archiflow permette di definire utenti ed associare loro: Un identificativo ed una password da utilizzare per accedere al sistema. Un nominativo, normalmente cognome e nome. Un livello di accesso al sistema scelto tra supervisore, amministratore, utente. I diritti nel sistema intesi come funzionalità che possono svolgere. Si tratta di un vasto insieme di funzionalità quali ad esempio la possibilità di inserire, di spedire, di ricercare, di modificare, di cancellare, etc. L appartenenza ad uffici, gruppi, ruoli e profili. Tutte le operazioni svolte dall utente vengono registrate nel sistema, corredate di data ed ora nella quale sono state effettuate (Audit). pagina 12 di 35

13 Archiflow permette di definire uffici in modo gerarchico fino a costruire l organigramma dell organizzazione aziendale. Ciascun ufficio è in grado dunque di contenere utenti ma anche altri uffici. Oltre agli uffici Archiflow permette di definire anche gruppi e profili utente. Mentre i primi sono aggregazioni di utenti, normalmente appartenenti ad uffici differenti, i secondi sono aggregazioni di utenti che condividono i medesimi diritti nel sistema. Quindi se un gruppo può rappresentare un team di progetto e quindi essere trasversale all organigramma, un profilo può rappresentare una mansione aziendale o un ruolo. Normalmente in organizzazioni medio-grandi i diritti nel sistema non vengono associati direttamente agli utenti, ma a profili ai quali gli utenti stessi vengono associati. Archiflow offre inoltre la possibilità di collegare gli utenti del sistema a quelli definiti in altri archivi aziendali quali ad esempio Active Directory di Windows. Questa possibilità permette di semplificare notevolmente la definizione dell organigramma nel caso in questo includa centinaia se non migliaia di utenti. Gestione della riservatezza Un sistema di Gestione Documentale ha come obiettivo la gestione dei documenti relativi a tutte le aree aziendali (Amministrazione, Finanza, Commerciale, Risorse umane, etc.) ed a tutti i livelli (Direzione, Responsabili Funzionali, Impiegati, etc.). Ne consegue che una corretta gestione della riservatezza dei documenti e quindi del loro contenuto, anche in ottemperanza alle recenti normative in materia di garanzia della privacy, è elemento fondamentale per questi sistemi. Archiflow oltre a gestire la visibilità degli archivi e dei tipi documento è in grado di registrare la riservatezza del singolo documento. In fase di inserimento nel sistema, o comunque nelle fasi successive, è possibile definire per uno specifico documento quali utenti, uffici e gruppi ne hanno la visibilità. Ovviamente questa riservatezza non può violare quanto definito nell archivio e nella tipologia di documenti. Lo stesso concetto di riservatezza puntuale è applicato ai fascicoli ed alle entità che li contengono (Armadi, Cassetti, etc.). 5.2 Fase 2 Ottimizzazione dei Flussi - Workflow collaborativo e di processo La Fase 2, prevede l adozione presso il Comune di Trezzo sull Adda, dello strumento di Workflow integrato alla piattaforma di gestione documentale, al fine di rendere efficienti i processi approvativi ed i relativi flussi documentali di cui il Comune intenderà dotarsi. Ne sono d esempio: Ciclo di approvazione fatture attive e relativi pagamenti Ciclo di approvazione DIA Ciclo di approvazione Alloggi Sociali Ciclo di approvazione Richiesta Ferie/Permessi Ciclo di approvazione approvvigionamenti Servizi/Merci/Utenze Etc. pagina 13 di 35

14 Il Workflow Collaborativo Una delle principali funzionalità di Archiflow è il Workflow Collaborativo. Questa tipologia di workflow si caratterizza per l elevato grado di libertà che il sistema offre nella gestione dei processi. Lo svolgimento di determinate attività ed il passaggio da un ruolo o utente avviene in forma libera ed in questi casi l iter deve essere noto a chi partecipa al processo. Esistono tipologie di processi, tipicamente poco complessi, per i quali l impiego di un strumento di Workflow Collaborativo non solo è sufficiente ma, talvolta, la loro apertura e flessibilità è necessaria. Si pensi ad esempio a processi aziendali poco strutturati nei quali la discrezionalità di chi vi partecipa è fondamentale per la loro esecuzione. Archiflow mette a disposizione una serie di funzionalità, completamente integrate con quelle relative al workflow di processo, che permettono di utilizzarlo per la gestione di workflow collaborativi. Il Workflow di Processo Archiflow è un vero e proprio sistema informativo che si interfaccia ai sistemi principali dell azienda, gestendone in maniera potente ed efficiente il flusso informativo, documentale e di processo. I flussi di tipo approvativo risultano dunque semplici e veloci da disegnare ed implementare. L integrazione di tutte le funzionalità e l estrema velocità nell implementazione delle soluzioni rendono Archiflow lo strumento perfetto per l organizzazione, l automazione ed il monitoraggio di tutti i settori aziendali. Potenza, flessibilità, scalabilità e facile configurabilità rendono Archiflow utilizzabile da qualsiasi tipologia di azienda privata od ente pubblico. 5.3 Fase 3 Sportello Unico del Cittadino Koinè Lo Sportello Unico del Cittadino di seguito schematicamente rappresentato, consente all Ente di avvicinarsi alla realizzazione dell obiettivo ambizioso di ridurre le distanze tra Pubblica Amministrazione e Cittadino. pagina 14 di 35

15 Attraverso il consolidamento di quanto realizzato nelle fasi precedenti, tramite l adozione di modelli organizzativi condivisi e la rivisitazione di alcuni processi interni sarà possibile mettere a disposizione del Pubblico le informazioni necessarie a compiere un ulteriore passo strategico verso un modello di Pubblica Amministrazione innovativa e trasparente. Front end Unificato Piattaforma Tecnologica Prestazioni Sportello Fisico Prestazione 1 /PE C Prestazione 2 INTERNET Prestazione 3 Prestazione 4 RTG, GSM,GPRS, HSDPA,UMTS Prestazione 5 La Fase 3, rappresenta l implementazione del modulo Koinè di SIAV per l automazione dello Sportello Unico al Cittadino: questo modulo consente di gestire come processo strutturato l erogazione delle prestazioni richieste dai cittadini/imprese tramite modulistica on-line, ed allo stesso tempo di permettere ai cittadini/imprese stessi di seguire i loro procedimenti tramite il portale Web: in questo modo si garantisce la necessaria trasparenza al pubblico nell erogazione dei servizi richiesti. Il modulo Koinè è completamente inserito all interno della piattaforma Archiflow, per cui gli utenti interni all amministrazione comunale, non dovranno partecipare ad ulteriori corsi di formazione, ma semplicemente utilizzare l interfaccia apposita di Archiflow per completare il lavoro a loro richiesto per ogni singola procedura automatizzata. pagina 15 di 35

16 L utilizzo della tecnologia di SIAV Archiflow consentirà agli utenti di utilizzare il workflow misto oltre che il workflow strutturato con cui il sistema guiderà gli utenti: in questo modo sarà possibile creare una base di dati consistente e reale, che al momento opportuno potrà essere elaborata per finalizzare misure e statistiche (Key Performance Indicator), capirne l efficienza dei processi aziendali (Business Performance Indicator) ed eventualmente sottolineare colli di bottiglia o ritardi per tipologie particolari di richieste/uffici al fine di pianificare manovre correttive ad i flussi organizzativi. Integrazione di Koinè alla Posta Elettronica L integrazione tra il modulo Koinè e il sistema di posta elettronica del Comune di Trezzo sull Adda, consentirà di ricevere le richieste on-line e di elaborarle per inserirle automaticamente nella piattaforma documentale, sottoponendole ad un processo di workflow automatico. Tramite questa integrazione, Koinè provvederà ad inviare le mail di comunicazione dell avvio dei vari step di processo ai richiedenti. La stessa tecnologia è disponibile tramite la messaggistica SMS. Integrazione di Koinè al Portale Web L integrazione con il portale Web consentirà ai richiedenti di accedere ad un area riservata del sito internet del Comune di Trezzo sull Adda per consultare lo stato di avanzamento dei procedimenti e scaricare la documentazione prodotta in ogni fase del processo. Sul portale saranno resi disponibili anche i moduli PDF con relative istruzioni di compilazione per inviare le richieste on-line. 5.4 Fase 3 Conservazione Sostitutiva La Piattaforma Virgilio è soluzione offerta per applicare il processo di conservazione sostitutiva a tutte le tipologie documentali che l Ente riterrà opportuno trattare in tal senso. Di seguito sono elencate a titolo esemplificativo alcune delle tipologie documentali che di norma vengono conservate in forma sostitutiva Mandati Determine Delibere di Giunta e di Consiglio Decreti sindacali Atti dirigenziali pagina 16 di 35

17 Virgilio rappresenta un innovativo sistema integrato per la gestione di archivi digitali sostitutivi. Tramite le sue caratteristiche e funzionalità Virgilio è in grado di accogliere, certificare ed esibire documenti digitali integrandosi con i sistemi di Document Management e Business Process Management. Entrando nel merito di cosa sta conservando, Virgilio permette di eseguire una corretta gestione di archivio così come impostata per la specifica classe documentale. Gestione per classi documentali Il fine ultimo di Virgilio è quello di conservare l intero archivio aziendale o dell Ente. Per questo motivo, viste le notevoli eterogeneità dei documenti, è possibile gestire più Aziende, definire differenti classi documentali le quali differiscono per i contenuti, i metadati di classificazione, il processo e le regole di conservazione. pagina 17 di 35

18 Workflow del processo di conservazione Il processo di conservazione sostitutiva consta di alcuni passi ben precisi che dipendono in alcuni casi dalla classe documentale. Operazioni differenti sono necessarie ad esempio per i documenti unici o per i documenti aventi valore fiscale e tributario. Virgilio permette di associare a ciascuna classe documentale il proprio workflow relativo al processo di conservazione che ottemperi la normativa. All innesco del processo un modulo di Virgilio esegue tutte quelle attività che possono essere automatizzate richiamando gli operatori designati, ad esempio il Responsabile della Conservazione, ad eseguire le attività manuali. Tutte le fasi del processo sono controllare e sottoposte ad Audit, messaggi di posta elettronica comunicano la corretta esecuzione o gli eventuali errori. Monitoraggio dell archivio digitale In Virgilio è presente un opportuno modulo che si occupa di monitorare con cadenza definita lo stato dell archivio. Con stato dell archivio si intende: Integrità Validità legale Possibilità di scarto Obsolescenza di formati e supporti Il monitoraggio registra quanto verificato e comunica tempestivamente via eventuali anomalie riscontrate e le azioni intraprese. Nel caso di scadenza della marca temporale il modulo di monitoraggio esegue autonomamente il suo rinfresco collegandosi con la Certification Autority o Timestamping Autority definita. pagina 18 di 35

19 Integrazione con Archidoc o altri sistemi di Document Management Il documento digitale prima di essere conservato può essere già archiviato in un sistema di Protocollo Informatico quale Archidoc. Virgilio è in grado di conservare documenti presenti nei sistemi di Gestione Documentale senza doverli esportare. In altre parole è in grado di certificare porzioni di archivi documentali gestiti da altri sistemi. Dopo averli certificati Virgilio rende immodificabili documenti e metadati. Esibizione dei documenti Le informazioni relative a tutti i supporti di conservazione, inclusi gli estremi di certificazione, ed i metadati di classificazione di tutti i documenti in essi contenuti sono conservati nell archivio di Virglio. Il documento vero e proprio può invece trovarsi in: Supporti rimuovibili (CD, DVD, ecc.) Storage SAN, NAS, ecc. Sistemi di Document Management Virgilio è dotato di un modulo di esibizione dei documenti che permette di navigare all interno dell archivio digitale fino a trovare un documento o una lista di documenti. Esibire un documento, in ambito Conservazione Sostitutiva, non significa semplicemente visualizzarlo ma implica la produzione degli estremi di certificazione che ne dimostrino la validità. In alcuni casi l esibizione, in particolare da parte di autorità giudiziarie, può comportare la produzione di una copia del supporto che lo contiene. Virgilio permette di visualizzare il documento, prelevandolo dalla posizione fisica in cui si trova, mostrare gli estremi di certificazione del supporto che lo contiene (data conservazione, estremi Responsabile della Conservazione, stato della marca temporale, ecc.), generare un supporto fisico copia di quello conservato che lo contiene, stampare il documento ed una ricevuta con gli estremi di certificazione sopra descritti. L esibizione può essere effettuata sia con un applicativo Desktop si tramite un sito Web. Questo permette di poter esibire un documento a prescindere da dove si trova conservato. pagina 19 di 35

20 Gestione Enterprise Multi azienda/ente L organizzazione di archivio è strutturabile secondo una logica che distingue i contenuti in funzione di un azienda o di un Ente. Questa caratteristica rende Virgilio particolarmente efficace all interno di gruppi di aziende le quali affidano ad un centro servizi interno la gestione dell archivio digitale. Centri servizi che eseguono la Conservazione Sostitutiva possono ottenere grandi benefici dall adozione di Virgilio in quanto, oltre a minimizzare i costi della conservazione possono offrire integrata la consultazione via WEB degli archivi. La struttura dell archivio può essere, in modo molto semplificato, descritto con i seguenti livelli gerarchici: Azienda o Ente Ambito (es. Ufficio Personale, Amministrazione, Protocollo Informatico, ecc.) Classe documentale (es. Fattura Passiva, Cedolino Paga, Contratti) o fascicolo Documento pagina 20 di 35

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