Gestione dei flussi documentali in ambiente digitale

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1 Gestione dei flussi documentali in ambiente digitale Università degli Studi di Urbino Carlo Bo Frascati 13 e 27 gennaio I temi fondamentali Il documento amministrativo e la sua valenza I flussi documentali: cosa sono e come si governano (responsabilità e strumenti) Le criticità della fase di transizione: la gestione dei flussi documentali ibridi (cartacei/digitali) Focus sulla normativa: il dpr 445/2000 e la gestione informatica dei documenti La conservazione dei documenti digitali 2 1

2 Le innovazioni nei sistemi documentari. Considerazioni introduttive 3 Il ruolo del sistema documentario nel mondo contemporaneo componente essenziale di supporto al processo decisionale l innovazione tecnologica offre alla funzione documentaria in ambiente pubblico e privato un ruolo centrale 4 2

3 Le tecnologie al servizio del sistema documentario La gestione dei documenti assume funzione strategica: se adotta procedure innovative e strumenti tecnologicamente avanzati rispondenti alle esigenze di efficiente ed efficace utilizzo delle informazioni documentarie in un ambiente distribuito se è progettata coerentemente con le esigenze organizzative delle amministrazoni 5 Sistema documentario e tecnologie: efficienza e qualità dei processi amministrativi e di lavoro favorisce l efficienza dei flussi e delle decisioni garantisce trasparenza e controllo richiede investimenti in termini di analisi e progettazione e riqualificazione del personale e delle strutture 6 3

4 Criticità dell innovazione tecnologica nei sistemi documentari 7 Criticità dell innovazione tecnologica nei sistemi documentari organizzative (strutture, responsabilità, risorse umane) tecnico-archivistiche (modelli di gestione dei flussi, criteri di formazione e ordinamento del sistema documentario) tecnologiche (definizione di architetture, valutazione dei prodotti, monitoraggio) 8 4

5 Lo stato dei sistemi documentali nel settore pubblico prima del dpr 445/2000 complessità del trattamento dei documenti assenza di uniformità nelle procedure Conseguenze: proliferazione incontrollata della produzione documentaria frammentarietà nell organizzazione delle attività e degli strumenti di gestione de-responsabilizzazione della dirigenza per le funzioni archivistiche costi elevati e complessità crescente di gestione 9 Nuove opportunità di comunicazione e gestione dei documenti in ambiente digitale Messaging: uso di sistemi di e di strumenti di trasmissione digitale Web-publishing, e-portal, portal management: sviluppo di tecnologie di rete per la diffusione di informazioni e di documenti condivisi Allargamento dei confini del sistema documentario e integrazione nell ambiente web e in sistemi di gestione integrati e interattivi (groupware, data warehouse, interactive database systems, ecc.) Si producono più documenti e stanno cambiando notevolmente i modi di formazione, di tenuta e di comunicazione 10 5

6 Alcune questioni cruciali Come assicurare la qualità della produzione documentaria? Come favorire la comunicazione dei materiali documentari senza rischiare la ridondanza? Come garantire una gestione distribuita senza rinunciare a strumenti di certificazione e di organizzazione funzionale? Come superare la frammentazione attuale e promuovere l interazione e la cooperazione amministrativa? Come facilitare e sostenere le funzionalità di ricerca e recupero dei documenti e delle informazioni senza rinunciare alle informazioni che identificano il contesto originario di produzione? 11 L intervento normativo sui sistemi documentari pubblici. Obiettivi Trasformare il sistema documentario in un sistema informativo specializzato e altamente qualificato affidato alla tecnologia informatica e telematica, mediante: l automazione della registrazione e organizzazione di tutti i documenti (protocollo informatico, classificazione e fascicolazione digitale) lo scambio telematico dei dati di registrazione e l accesso in rete ai sistemi di protocollo (la RUPA/SPC, le regole tecniche sulla interoperabilità per lo scambio dei dati di registrazione e gestione) la produzione, trasmissione e conservazione di documenti informatici (firma digitale e archiviazione ottica sostitutiva, microfilm informatico) l integrazione del flusso di lavoro amministrativo e documentario (programmi di WFM e telelavoro) 12 6

7 Documento, gestione documentale, certezza amministrativa: concetti, principi e metodi Il Il quadro concettuale di diriferimento 13 L economia delle certezze giuridiche e documentarie nelle società primitive i rapporti giuridici sono sostenuti e garantiti dalla conoscenza diretta dei fatti e delle relazioni lo sviluppo dello Stato moderno e della società industriale richiede procedure normalizzate, automatismi che conferiscono autorevolezza anche agli oggetti documentari, e che consentono a questi di stare al posto delle cose che essi rappresentano 14 7

8 L affidabilità dei documenti. Requisiti organizzazione e controllo delle responsabilità per la produzione e la tenuta dei documenti sviluppo di procedure e strumenti che identifichino in modo certo nel tempo e nello spazio i documenti e il collegamento con le attività cui partecipano. controllo sulla forma della rappresentazione documentaria e sulle relazioni di contesto elemento rilevante per dare certezza al documento e garantire chi lo utilizza 15 Certezza giuridica e semplificazione delle procedure documentarie. Crucialità Semplificare le procedure documentarie implica: utilizzare strumenti di certezza nuovi, più maneggevoli, facilmente disponibili e comunicabili, riutilizzabili anche a distanza (i documenti informatici possono essere trasmessi per via telematica, pubblicati sul web, riprodotti e modificati con facilità) ri-qualificare il personale ad ogni livello predisporre strutture in grado di sostenere quotidianamente i processi di innovazione 16 8

9 Definizioni. Il sistema documentario l insieme dei documenti (funzionalmente strutturati e organizzati) che un soggetto produce/acquisisce nell esercizio delle sue funzioni + il complesso delle regole, procedure e strumenti per la loro gestione e conservazione. In ambito pubblico la complessità implica la progettazione, la realizzazione e la manutenzione delle regole e degli strumenti per la creazione e gestione del sistema documentario, con strutture dedicate e specializzate. 17 La gestione dei documenti Organizzazione e controllo generale e sistematico sulla documentazione al fine di disporre del necessario supporto informativo-documentario per lo svolgimento efficiente della propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza amministrativa. Richiede: attendibilità del sistema documentario e dei documenti nel sistema nella fase di formazione (organizzazione stabile, controllo sulle responsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione dei documenti) autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l accesso ai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo (conservazione) accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilità dei documenti e del sistema documentario) 18 9

10 L organizzazione della gestione documentaria richiede: risorse umane e finanziarie, strutture e responsabilità disposizioni regolamentari e procedure strumenti che supportino le attività documentarie e traducano le regole in attività ordinate e finalizzate 19 La progettazione di sistemi documentari informatici Richiede: conoscenza approfondita degli oggetti archivistici (natura, finalità, funzionalità) cui si applica e degli strumenti informatici disponibili (anche in termini di costi presenti e futuri) riflessione coraggiosa sulle procedure e sul metodo tradizionali capacità di identificare le linee strategiche dell innovazione determinazione nel coniugare qualità del servizio, evoluzione tecnologica e trasformazione organizzativa consapevolezza della necessità di un lavoro interdisciplinare e della sua difficoltà 20 10

11 L automazione del sistema documentario I requisiti per la gestione documentale 21 La gestione dei documenti presuppone la formazione di archivi e di archivisti I documenti amministrativi non sono entità isolate: sono parte di un insieme organico e strutturato che rispecchia l attività amministrativa Snodo cruciale nella formazione di un sistema documentario: classificazione e fascicolazione (non la registrazione di protocollo). Richiedono impegnative attività di ricognizione, analisi e progettazione e capacità organizzativa per garantire l efficienza del sistema documentario nel tempo (aggiornamento)

12 La struttura dell archivio Le relazioni che si stabiliscono tra i documenti nel corso delle attività istituzionali sono stabili e non arbitrarie e sono il risultato del modo concreto in cui l ente esercita i propri compiti (attribuzione di competenze e modello organizzativo) Ogni documento, in quanto elemento di un unità funzionale, è perciò inserito in uno specifico contesto giuridico-amministrativo, nella forma di fascicoli (cioè insiemi di documenti relativi a un medesimo affare o materia o insiemi di documenti della stessa tipologia raccolti per un arco temporale definito) 23 Centralità delle informazioni di contesto contesto documentario (informazioni sulle relazioni documentarie e sulla formazione dell archivio) contesto giuridico-amministrativo (informazioni sul trattamento dei documenti nello svolgimento delle attività amministrative: annotazioni, rapporto con la struttura amministrativa, ecc.) contesto tecnologico (informazioni sugli strumenti, sui programmi ecc.) 24 12

13 Il contesto documentario e archivistico La formazione/accumulazione dei documenti d archivio è anche formazione delle reciproche relazioni che si costituiscono nello svolgimento delle attività amministrative di cui i documenti sono il sottoprodotto Le relazioni tra i documenti (vincolo archivistico) sono stabili e non arbitrarie, in quanto sono la conseguenza della ragione e dei modi concreti di formazione/accumulazione dei documenti stabiliti dal soggetto produttore per ragioni organizzative e funzionali 25 Il contesto giuridico-amministrativo nella gestione dei documenti I documenti in quanto insieme documentario di un soggetto produttore sono connessi a uno specifico contesto giuridico-amministrativo, costituito dalla struttura amministrativa e organizzativa del soggetto produttore e dalle regole che controllano lo svolgimento delle attività e l assunzione delle decisioni da parte del soggetto medesimo 26 13

14 Requisiti funzionali per la gestione documentaria informatica I requisiti archivistici 27 Requisiti funzionali per la formazione di un sistema documentario informatico identificazione e mantenimento di relazioni stabili, funzionali e non arbitrarie tra i documenti e il soggetto produttore sviluppo di funzionalità avanzate di gestione, ricerca e selezione (Electronic Record Management System / Electronic Document / Information Management System) 28 14

15 Attività e strumenti per la gestione documentaria informatica registrazione dei documenti (identificazione univoca e data certa di acquisizione/formazione): registrazione di protocollo per i documenti ricevuti e spediti registrazione particolare di altre tipologie documentarie (deliberazioni, fatture, ecc.) classificazione e ordinamento di tutti i documenti che costituiscono il sistema documentario del soggetto (indipendentemente dallo stato di trasmissione e dal supporto) secondo un piano di classificazione predeterminato in base a principi funzionali che include, nel caso di documenti cartacei o di documenti informatici testuali, anche la fascicolazione dei documenti (creazione ordinata e funzionale di unità correlate al processo decisionale) attività di conservazione dei documenti nel tempo e selezione (controllo delle fasi di gestione dell archivio e piani di conservazione) attività di regolamentazione interna: predisposizione di un manuale di gestione che descriva il sistema di gestione adottato (regole tecniche) un servizio archivistico per la gestione documentaria con finalità di coordinamento e supervisione affidato a professionalità tecniche 29 La funzione certificatoria della registrazione dei documenti attività di identificazione univoca dei documenti. finalità principale, giuridica: dare al documento un efficace valore di prova, svolgendo una funzione di certificazione (registro=atto pubblico, Cass ) garantisce cittadini e amministrazioni dell avvenuta produzione/ricezione del documento con riferimento: alla provenienza e alla data di registrazione del documento alla certezza e conservazione nel tempo delle informazioni relative fonte conoscitiva certa e garantita del giorno di arrivo o spedizione di un documento 30 15

16 Gli elementi della registrazione di protocollo Numero di registrazione (progressivo annuale) Data di registrazione Data del documento e numero di protocollo assegnato dal mittente (solo per i documenti ricevuti) Mittente/destinatario (persona fisica o giuridica) Oggetto: natura dell atto rappresentato, sintesi del suo contenuto (costituisce la base per la classificazione del documento): da prevedere anche quando manchi l indicazione esplicita Indice di classificazione (comprende il fascicolo): definito in base al titolario d archivio. E un elemento sempre meno presente in sede di registrazione: specializzazione delle funzioni archivistiche Annotazioni: indicazione dei precedenti, indicazione degli allegati (numero, posizione, descrizione se rilevante), eventuali decisioni sul trattamento del documento (atti, evidenza, ecc.) 31 Attività di base: la classificazione Ordinamento di TUTTI i documenti che costituiscono il sistema documentario del soggetto secondo un piano di classificazione predeterminato È in grado di gestire il trattamento e il controllo di sistemi ibridi Fornisce elementi di conoscenza e gestione degli archivi informatici 32 16

17 La funzione organizzativa della classificazione d archivio è strumento per la formazione dell archivio, cioè per il corretto ordinamento di tutti i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento dell attività amministrativa 33 Classificazione = organizzazione funzionale Ha, quindi, la finalità di costruire un sistema integrato di informazioni sui documenti, basato sulla loro organizzazione funzionale in unità complesse stabili nel tempo (fascicoli, registri) che riflettono il concreto lavoro amministrativo 34 17

18 Il piano di classificazione. Principi coerenti e funzionali E finalizzato ad accorpare i documenti in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attività amministrative: centralità della corretta formazione dei fascicoli Non mira al reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca, ma al loro recupero in modo funzionale rispetto alle decisioni assunte o da assumere Acquisisce una funzione di guida per gli utenti interni ed esterni al soggetto produttore 35 Come classificare NON ESISTE UN MODELLO PREDETERMINATO PER LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI LE DIRETTIVE DEL DPR 445/2000: Adottare principi di coerenza funzionale nell ambito delle Aree Organizzative Omogenee Presentare modalità di articolazione uniformi per tutta l amministrazione 36 18

19 L articolazione del piano Funzioni I CRITERI PRINCIPALI Strutturazione su livelli Autonomia dalla struttura 37 Gli elementi descrittivi del piano di classificazione Ogni voce comprende: un indice (espresso secondo criteri omogenei), la denominazione della voce, l eventuale descrizione integrativa, i criteri di ordinamento dei fascicoli l attribuzione di responsabilità nel caso di voci di ultimo livello, il collegamento alle informazioni relative ai tempi e alle modalità di conservazione (permanente, temporanea) dei fascicoli il collegamento alle informazioni per l accesso (legge 241/1990) nel rispetto della tutela dei dati personali (legge 675/1996) 38 19

20 Il fascicolo E l elemento di base del sistema di gestione dei documenti individuato dal piano di classificazione come insieme dei documenti relativi a un determinato affare/materia. E entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo logica nel caso di documenti elettronici. Il piano di classificazione si limita a indicare la tipologia dei fascicoli creata per ogni voce, la natura, il sistema di ordinamento, i criteri di tenuta (compresa eventualmente l opportunità/necessità di supporti sostitutivi o integrativi di conservazione e selezione e i livelli di accesso) e attribuire il numero di posizione/repertorio al singolo fascicolo Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione a un determinato affare o materia e include documenti ricevuti (originali), spediti (minute), di corredo di natura preparatoria, interni (minute e originali) 39 Il ruolo della regolamentazione delle procedure interne Gli aspetti organizzativi di una funzione trasversale sono cruciali per governare sistemi informativi documentari sempre più complessi. In particolare si richiedono: responsabilità definite regolamentazione diffusa delle procedure. Sono necessari strumenti generali che descrivano la politica documentaria e stabiliscano modalità di coordinamento interno: manuali di gestione e manuali operativi per la sicurezza 40 20

21 Il manuale di gestione nella normativa nazionale E l insieme delle norme, direttive, procedure interne che: stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e conservazione dei documenti definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative del soggetto produttore forniscono le informazioni necessarie a un efficiente trattamento dei documenti 41 Le componenti principali Ambito di applicazione del manuale e definizioni Modalità di trasmissione e trattamento (eventuale scansione) dei documenti per tipologie Descrizione dei flussi documentali (procedure di acquisizione, assegnazione, spedizione, circolazione) modalità di registrazione e di segnatura organizzazione dell archivio corrente (regole di classificazione/fascicolazione e formazione delle serie, relazioni con la gestione dei procedimenti amministrativi) e di deposito regole di selezione, versamento e conservazione sicurezza (diritti di accesso, protocollo di emergenza) funzioni di interoperabilità, accesso e privacy utilizzo, comunicazione e aggiornamento del manuale 42 21

22 Le componenti specifiche di un ambiente digitale La gestione della casella di posta elettronica e della posta certificata La conservazione del registro di protocollo informatico (periodicità coerenti con le esigenze della sicurezza, responsabilità distinte) L uso della firma digitale (natura e titolarità, procedure di sicurezza soprattutto con riferimento al controllo degli accessi: identificabilità degli utenti, mantenimento dei file di log, ecc.) Procedure per la conservazione sostitutiva Uso di formati per i documenti in grado di garantire leggibilità nel tempo, interscambiabilità, immutabilità e persistenza e compatibilità con i meccanismi di firma (html, xml, pdf-a.tiff, txt) 43 Vantaggi del manuale Favorisce: la normalizzazione delle procedure e il trattamento sistematico di criticità generalmente sottovalutate la coerenza e l uniformità dei prodotti documentari l adesione del personale alle politiche di gestione del sistema informativo documentario Deve essere uno strumento flessibile e aggiornato, in grado di promuovere la condivisione e l interoperabilità senza imporre vincoli rigidi e inutili

23 I requisiti Il manuale richiede il diretto intervento (e quindi l assunzione di responsabilità) delle strutture interne dell ente E condizione essenziale la presenza costante di professionalità tecniche per assicurare un requisito essenziale: l aggiornamento 45 L innovazione tecnologica nei sistemi documentari Lo stato della normativa 46 23

24 Formazione di documenti informatici (CAD, capo III, art. 40) 1. Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo Fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell'economicità. 3. Con apposito regolamento, da emanarsi entro 180 giorni dalla data di entrata in vigore del presente codice, ai sensi dell'articolo 17, comma 1, della legge 23 agosto 1988, n. 400, sulla proposta dei Ministri delegati per la funzione pubblica, per l'innovazione e le tecnologie e del Ministro per i beni e le attività culturali, sono individuate le categorie di documenti amministrativi che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica che sono idonei ad assumere. 4. Il Presidente del Consiglio dei Ministri, con propri decreti, fissa la data dalla quale viene riconosciuto il valore legale degli albi, elenchi, pubblici registri ed ogni altra raccolta di dati concernenti stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazioni, su supporto informatico, in luogo dei registri cartacei. 47 Il testo unico 445/2000 sulla documentazione amministrativa 48 24

25 Quadro normativo essenziale dpr 445/2000 (TU d.a.), capo IV dpcm 31 ott (reg. tecniche ex 428/1998) d.lgs. 82/2005 (CAD, in vigore dal ) d.lgs. 159/2006 (modifica CAD) d.lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) 49 L ambito di applicazione Il dpr 445 e il dpcm 31 ottobre 2000 sono rivolti a tutte le amministrazioni: amministrazioni statali enti pubblici nazionali non economici regioni ed enti locali comunità montane, le istituzioni universitarie, scuole, ecc

26 I principi generali Aggiornamento della normativa esistente (rd 35/1900) mediante l integrazione delle nuove tecnologie in materia di: registrazione e organizzazione dei documenti accesso allargato interoperabilità collegamento della registrazione di protocollo alla gestione dei flussi documentali e amministrativi 51 Finalità specifiche Informatizzazione delle procedure e dei sottoprodotti delle attività in ambito pubblico e sviluppo di un sistema informativo unitario per la gestione dei documenti: La gestione dei documenti è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati Ciascuna amministrazione individua gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee (AOO) al fine di adottare criteri uniformi e condivisi in materia di: classificazione organizzazione archivistica e comunicazione interne 52 26

27 Il capo IV del dpr 445: la struttura Si struttura in 6 sezioni: 1. Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti: requisiti (art. 50), criteri e condizioni dell attività di registrazione (artt ) 2. Accesso ai documenti e alle informazioni di sistema: accesso interno e delle amministrazioni (artt ) 3. Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti: responsabilità e strutture (art. 61), procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni (art. 62), registro di emergenza (art. 63) 4. Sistema di gestione dei flussi documentali : principi e requisiti per l integrazione dei flussi amministrativi (artt ) 5. Disposizioni sugli archivi: modalità di trasferimento e di conservazione (art ) 6. Attuazione e aggiornamento dei sistemi (art. 70) 53 Definizioni: gestione dei documenti Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni nell ambito del sistema di classificazione adottato 54 27

28 Definizioni: sistema di gestione informatica dei documenti Insieme di risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti 55 Definizioni: sistema di gestione dei flussi documentali (art. 64) Il sistema per la gestione dei flussi documentali include i procedimenti amministrativi ed è finalizzato al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge. Include il sistema di gestione informatica dei documenti

29 POSSIBILI PERCORSI Informatizzazione gestione documentale Reingegnerizzazione dei processi 1 - Nucleo minimo protocollo 2 - Gestione documentale 3 - Workflow documentali 4 - BPR 57 Da GEDOC2 - AIPA 1 Nucleo minimo protocollo Registrazione di protocollo, segnatura sul documento e ( 445/00 classificazione (funzionalità minime ex art. 56 DPR 2 3 Gestione documentale Registrazione con scansione dei documenti cartacei, assegnazione per via telematica al destinatario, classificazione e fascicolazione dei documenti 4 Workflow documentali Informatizzazione dei processi documentali in entrata, in uscita e interni, eventuale integrazione con i workflow relativi ai processi primari BPR Reingegnerizzazione dei processi 58 29

30 Le disposizioni di natura organizzativa. Le AOO (art. 50, c. 4) Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse. 59 Sistema di gestione dei flussi documentali (art. 64) include il sistema di gestione informatica dei documenti in ciascuna AOO (in modo coordinato) devono essere previste: modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai procedimenti relativi piani di classificazione d archivio per TUTTI i documenti, inclusi quelli non protocollati 60 30

31 Le disposizioni di natura organizzativa. Il servizio (art. 61) Creazione di un servizio per la gestione informatica dei documenti affidamento del servizio a un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente 61 Compiti del servizio a) attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53; d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti; f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69; g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all articolo 54; h) vigila sull osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati

32 Le disposizioni di natura organizzativa: gli strumenti di formazione del sistema documentario Sistema di classificazione: obbligo delle amministrazioni a definire (nella propria autonomia) le modalità di formazione dell archivio: piani di classificazione e organizzazione dei fascicoli Piano di conservazione: Documento debitamente autorizzato che stabilisce i tempi di attività ed il destino finale dei documenti archivistici Manuale di gestione 63 Requisiti del sistema di gestione dei flussi documentali (art. 65) fornisce informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso e' associato; consente il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, la gestione delle fasi del procedimento; fornisce informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio; consente lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi

33 Elementi della registrazione di protocollo (art. 53) Numero di protocollo generato automaticamente (progressivo annuale, costituito da almeno 7 cifre numeriche) e immodificabile Data di registrazione generata automaticamente e immodificabile Mittente per i documenti ricevuti / Destinatario per i documenti spediti (persona fisica o giuridica), immodificabili Oggetto: natura dell atto rappresentato, sintesi del suo contenuto (costituisce la base per la classificazione del documento), immodificabile Data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, immodificabile 65 La segnatura di protocollo (art. 55) è l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. deve essere effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo 66 33

34 Art. 18 dpcm 31 ott Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una AOO sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file, conforme alle specifiche dell Extensible Markup Language (XML) 1.0 (raccomandazione W3C 10 febbraio 1998), compatibile con un file DTD (Document Type Definition) reso disponibile attraverso il sito internet di cui all art. 11, comma 3 del presente decreto. Il file contiene le informazioni minime di cui al comma 1 del successivo art. 19. Le ulteriori informazioni definite al comma 2 del predetto articolo sono incluse nello stesso file. 67 Riuso e interoperabilità quando il documento è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L amministrazione ricevente può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto circolare AIPA 28/2001 (uso di XML) 68 34