MCi BUSINESS SUITE MANAGEMENT

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1 MCi BUSINESS SUITE MANAGEMENT Acquisizione, archiviazione, gestione e consultazione flussi documentali Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

2 Soluzione rivolta a tutte le aziende che : generano, validano, trasmettono, conservano DOCUMENTI MCi DOC Mci-Doc rende affidabili le informazioni generate da ogni flusso aziendale e si pone come strumento fondamentale per supportare qualsiasi processo decisionale, garantendo un perfetto workflow delle informazioni; si integra in modo nativo con le applicazioni di MCM e l integrazione con le applicazioni di terze parti è garantita dal modello tecnologico adottato per il suo sviluppo. Inoltre: E una applicazione Web Based Memorizza in un unico database tutti i documenti aziendali Regola gli accessi ai documenti sulla base di matrici di autorizzazioni Permette la classificazione dei documenti Garantisce sicurezza e integrità dei documenti Consente ricerche rapide e avanzate dei documenti e dei relativi allegati Classifica e organizza i documenti aziendali E garanzia di informazioni corrette e certificate Minimizza i tempi di accesso a tutte le informazioni digitali Mci Doc è trasversale a tutta l azienda, si interfaccia con gli strumenti utilizzati dai singoli operatori per svolgere il lavoro quotidiano, è semplice da utilizzare e offre infinite possibilità di personalizzazione: La condivisione dei contenuti di documenti e forum La gestione delle L integrazione con OCR, fax e scanner Abilita i processi di dematerializzazione dei documenti e la relativa conservazione sostitutiva a norme CNIPA Integra i processi di firma elettronica e invio posta elettronica certificata secondo le normative di legge

3 Mci-Doc : gli obiettivi che si prefigge Ridurre i costi (carta, archivi, bolli) e le inefficienze del processo cartaceo tradizionale Aumentare accuratezza e velocità di esecuzione con la dematerializzazione del processo digitale Mci-Doc : i benefici Efficienza / produttività; misurata in termini di risorse impiegate per completare ogni flusso/ciclo aziendale in cui sono coinvolti più attori, sia interni che esterni, all azienda. Efficacia del flusso/ciclo; misurata in termini di accuratezza e velocità di esecuzione delle singole fasi. Abbattimento dei costi per le attività a basso valore aggiunto; inserimento manuale dei dati di un documento cartaceo, riconciliazioni manuali tra documenti ( in caso di modifica di documenti obsoleti ), correzioni di non conformità dovuti a errori manuali di digitazione, archiviazione e ricerca. Mci-Doc : i moduli Archiviazione: da scanner o applicazioni digitali; memorizzazione dei documenti in aree protette; gestione degli allegati Categorizzazione: creazione profili e cicli di vita documenti Ricerca: recupero documenti dall archivio Sicurezza: accessi regolati da password; controllo duplicazioni, cancellazioni e integrità dei documenti Collaborazione: condivisione e scambio documenti tra enti interni ed esterni; approvazioni e richieste di modifica Workflow: disegno dei flussi aziendali (amministrativo, finanziario ); implementazione agenti automatici per l esecuzione di attivit{ ricorrenti Pre - Requisiti: Server: Microsoft Windows 2003/2008 SQL Server 2005/2008 Client: Windows XP/Vista/Seven/2003/2008 Browser Utilizzati: Internet Explorer 8/9 Chrome Firefox MCi DOC

4 MCi DOC Mci-Doc : modulo BPM E uno strumento di Business Process Management per rappresentare e governare organizzazione, documenti e processi di un'azienda utilizzando il linguaggio del lavoro quotidiano. E la risposta a un fabbisogno sempre più pressante: gestire i processi aziendali in modo strutturato, riproducibile ed efficiente assicurandone il monitoraggio. Si compone di un disegnatore di processi e di un motore di esecuzione delle attivit{ integrato completamente nella gestione documentale Il disegnatore dei processi permette di definire il flusso (passi/attività) del processo, gli attori del processo e di indirizzare il processo in relazione ai dati e/o decisioni. Le attività, come da standard XPDL possono essere o User Based (attività associate ad un utente) o Tool Activity (attività associate ad un applicazione). Le Tool Activity sono associabili o ad azioni predefinite quali (tra l altro) metodi CRUD su documenti, mailing, etc. oppure ad azioni custom rappresentate da Assembly associati in fase di importazione del package. Ciò permette la massima estensibilità ed integrazione L utilizzo combinato dello standard XPDL ed il fatto di esporre completamente mediante Web Services (o SDK) i metodi di interazione con il workflow engine permette un ampia possibilità di interazione e orchestrazione di differenti endpoint (prodotti di terzi) all interno di un medesimo workflow.

5 MCi BUSINESS SUITE Soluzione di Document Management creata per archiviare, gestire, ritrovare, proteggere documenti e informazioni aziendali (DDT, borderò, bollettini, fatture attive/passive). Inoltre l applicazione è specifica per gestire il trattamento dei documenti utilizzati nel trasporto nazionale/internazionale ed emessi dagli spedizionieri internazionali/doganali e dagli operatori logistici. Le normative vigenti impongono la conservazione di migliaia di documenti. Grazie alle regole tecniche del CNIPA (Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione) e ai decreti del Ministero dell Economia e delle Finanze e del Ministerp del Lavoro, è possibile e perfettamente legale, trasformare in formato digitale tutta la documentazione fiscale, amministrativa e tributaria. MCi ARCHIVIAZIONE DIGITALE è il modulo base delle soluzioni di CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ed INVOICE ELETTRONICO. È garanzia di una gestione documentale efficiente e puntuale migliorando le attività quotidiane che si svolgono all interno degli uffici di una azienda. È UN SOTTOINSIEME FUNZIONALE DELLA SOLUZIONE MCi-Doc È FULL WEB BASED UTILIZZA DATABASE MICROSOFT SQL SERVER È DIRETTAMENTE INTEGRATO NELLE APPLICAZIONI MICROSOFT OFFICE HA UNA INTERFACCIA WEB PERSONALIZZABILE Garantisce la sicurezza e la soluzione dei problemi legati all accesso ai documenti obsoleti e alla perdita di documenti aziendali. Rende possibile l ottimizzazione dei flussi aziendali, aumentando la qualit{ dei processi e abbattendo i costi per la ricerca e duplicazione dei documenti.

6 MCi BUSINESS SUITE MCi CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: Soluzione dedicata al processo che permette di conservare documenti in maniera che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo mantiene la validità legale e fiscale dei documenti ed è successivo all archiviazione elettronica. Inoltre: Rispetta tutte le normative di legge E integrato con il modulo di archiviazione digitale Appone firme digitali e marche Elimina i rischi di perdita e/o distruzione dei documenti Lavora su data base SQL SERVER E utilizzabile per tutti i tipi di documenti/formati (immagini/office/pdf) Consente la smaterializzazione dei documenti trasformandoli in formato digitale Conservare digitalmente consiste nel sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Proprio la tecnologia della firma digitale consente di attribuire la paternità e rendere immodificabile un documento informatico: ad essa, poi, si affianca la marcatura temporale che permette a sua volta di datare con sicurezza il documento digitale prodotto. Basandosi sull'utilizzo di una tecnologia accessibile e a costi contenuti, la conservazione in formato elettronico garantisce tutti i vantaggi organizzativi e operativi conseguenti all'eliminazione della copia fisica e del suo processo di gestione manuale.

7 MCi BUSINESS SUITE MCi INVOICE ELETTRONICO: Consente la registrazione mediante memorizzazione informatica nel rispetto delle disposizioni dell articolo 25, del D.P.R. n. 633 del 1972, in base al quale dalla registrazione devono risultare la data della fattura, il numero progressivo, la ditta o denominazione della ragione sociale del cedente o del prestatore (o il nome e cognome se non si tratta di imprese, societ{ o enti), l ammontare imponibile e l ammontare dell imposta. La fattura elettronica identifica un documento informatico registrato in forma digitale attraverso modalità specifiche che permettono di salvaguardare l integrit{ dei contenuti e l univocit{ del soggetto che ha emesso la fattura, senza la necessit{ della stampa su carta. Inoltre: Rispetta tutte le normative di legge Supporta il processo di fatturazione Dematerializza l intero ciclo di vita di una fattura Consente l inserimento di firme elettroniche e marche temporali Utilizza i servizi di posta certificata Qualifica univocamente le fatture Con fattura elettronica si indica "la trasmissione telematica dei dati di fatturazione a clienti e fornitori, e la successiva archiviazione di esse, effettuate mediante attrezzature elettroniche di trattamento (inclusa la compressione numerica)". Dunque la fatturazione elettronica è un attivit{ che prevede l uso di strumenti informatici per la gestione dell intero iter di fatturazione, permettendo anche di evitare le procedure di formalizzazione su supporto cartaceo.

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