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1 h t t p : / / w w w. e p - s u i t e. i t C o r s o d i P o s ta Elettronica 1

2 S O M M A R I O CORSO DI POSTA ELETTRONICA...1 SOMMARIO COS È L I CLIENT DI POSTA OUTLOOK EXPRESS CONFIGURARE IL PROPRIO ACCOUNT CONFIGURARE OUTLOOK GESTIONE DELLA POSTA INVIARE UN MESSAGGIO LEGGERE LA POSTA IN ARRIVO AGGIUNGERE UNA FIRMA FILE ALLEGATI RISPONDERE AI MESSAGGI ORGANIZZARE LA POSTA CREARE UNA CARTELLA LA RUBRICA GMAIL CREARE UN ACCOUNT DI POSTA GMAIL

3 1 COS È L La (abbreviazione di Electronic Mail, in italiano: posta elettronica) è un servizio internet grazie al quale ogni utente può inviare o ricevere dei messaggi. È l'applicazione Internet più conosciuta e più utilizzata attualmente. La sua nascita risale al È la controparte digitale ed elettronica della posta ordinaria e cartacea. A differenza di quest'ultima, il ritardo con cui arriva dal mittente al destinatario è normalmente di pochi secondi/minuti. Lo scopo del servizio di è il trasferimento di messaggi da un utente ad un altro. Ciascun utente può possedere una o più caselle , su cui può ricevere messaggi, che vengono conservati per lui. Quando lo desidera, l'utente può consultare il contenuto della sua casella, organizzarlo, inviare messaggi a uno o più utenti. L'accesso alla casella di posta elettronica è normalmente controllato da una password o da altre forme di autenticazione. La modalità di accesso al servizio è quindi asincrona, ovvero per la trasmissione di un messaggio non è necessario che mittente e destinatario siano contemporaneamente attivi o collegati. La consegna al destinatario dei messaggi inviata non è garantita. Nel caso un server non riesca a consegnare un messaggio che ha ricevuto, tenta normalmente di inviare una notifica al mittente per avvisarlo della mancata consegna, ma anche questa notifica è a sua volta un messaggio di (generato automaticamente dal server), e quindi la sua consegna non è garantita. Il mittente può anche richiedere una conferma di consegna o di lettura dei messaggi inviati, ma il destinatario è normalmente in grado di decidere se vuole inviare o meno tale conferma. Il significato della conferma di lettura può essere ambiguo, in quanto aver visualizzato un messaggio per pochi secondi in un client non significa averlo letto, compreso o averne condiviso il contenuto. A ciascuna casella sono associati uno o più indirizzi di . Questi hanno la forma dove nomeutente è un nome scelto dall'utente o dall'amministratore del server, che identifica in maniera univoca un utente (o un gruppo di utenti), e dominio è un nome DNS. L'indirizzo può contenere qualsiasi carattere alfabetico e numerico (escluse le accentate) e alcuni simboli come il trattino (-), il trattino basso ( _ ) ed il punto (. ). 3

4 2 I CLIENT DI POSTA I client di posta elettronica sono programmi che permettono di operare sul contenuto di una o più caselle di posta. La stragrande maggioranza dei client presenta all'incirca le stesse caratteristiche principali, differenziandosi per presentazione grafica e per funzionalità avanzate. Il client di posta elettronica è tradizionalmente un programma eseguito sul calcolatore utilizzato dall'utente, ma è molto diffusa anche la possibilità di utilizzare le stesse funzionalità sotto forma di applicazione web (vedi webmail). La funzione principale è visualizzare una lista dei messaggi presenti nella casella, in cui per ogni messaggio si vedono solo alcuni header, come il Subject, la data, il mittente, e talvolta le prime righe di testo del corpo del messaggio. Le operazioni possibili su un messaggio sono tipicamente: Leggere il corpo del messaggio Reply (Rispondi): rispondi al messaggio, ovvero componi un nuovo messaggio destinato al mittente, che spesso comprende il testo del messaggio ricevuto (quoting). Il messaggio di risposta ha lo stesso subject del messaggio a cui risponde, preceduto dalla sigla "Re: " ("R: " su alcuni client) per indicare che si tratta di una risposta. Reply to All (Rispondi a tutti): rispondi al messaggio, indirizzando però la risposta al mittente e a tutti gli altri destinatari. Forward (Inoltra). Invia il testo di una ricevuta ad altri indirizzi. Cancella il messaggio Esiste inoltre naturalmente la funzione per comporre e inviare un nuovo messaggio. 4

5 3 OUTLOOK EXPRESS Microsoft Outlook Express è uno degli applicativi che permette di inviare e ricevere messaggi di posta elettronica. Outlook Express offre anche altri servizi come: 1. Può essere utilizzato anche come newsreader per partecipare ai newsgroup 2. La gestione contemporanea di account multipli 3. Consultazione rapida e veloce dei messaggi tramite cartelle e regole da non impostate 4. Uso congiunto della Rubrica 5. Personalizzare i messaggi 6. Possibilità di crittografare i messaggi Per avviare Outlook Express ci sono vari modi. In genere alla sua installazione viene creato un collegamento sul desktop e quindi basta fare doppio clic su di esso. In alternativa basta fare click sul pulsante START, selezionare Programmi o Tutti i programmi e apparirà Outlook. Infine c è spesso un pulsante per avviare Outlook anche sulla barra delle applicazioni. Per ricevere o inviare deve essere attiva una connessione a internet. Per tale motivo quando eseguiamo Outlook Express senza essere collegati, ci viene subito chiesto di attivare una connessione. C è però anche la possibilità, ciccando il pulsante non in linea, di operare su Outlook Express senza essere collegati (per esempio per leggere già scaricate o scrivere nuove prima di inviarle) 3.1 CONFIGURARE IL PROPRIO ACCOUNT Per account si intende una casella di posta elettronica che viene fornita gratuitamente alla sottoscrizione di un abbonamento, anche gratuito, con i provider. Per gestire le tramite la casella personale, bisogna conoscere oltre che al suo nome anche la password per accedervi e informazioni sul server di posta: tutte queste informazioni ci vengono date alla sottoscrizione dell abbonamento. Una volta in possesso di tali informazioni è possibile configurare Outlook. Aprire la finestra di Outlook Express, fare click sul menu Strumenti e selezionare Account. 5

6 Fare click su Aggiungi e selezionare Posta elettronica, visto che si sta impostando l account per i messaggi di posta. A questo punto appare la finestra di Connessione guidata ad Internet. Questa e le finestre successive sono spiegate nel dettaglio. Nella prima inserire il nome (Es. Marco Rossi) e premere su Avanti. Inserite il nome che volete far vedere al destinatario ad esempio il vostro nome e cognome oppure un nome di fantasia, oppure l'indirizzo , potete inserirlo in minuscolo o maiuscolo in questo campo non ha nessuna importanza, serve solo per consentire al destinatario di identificarci più facilmente, perché l'indirizzo vero e proprio lo inseriamo dopo. Inserite il nome che volete far vedere al destinatario ad esempio il vostro nome e cognome oppure un nome di fantasia, oppure l'indirizzo , potete inserirlo in minuscolo o maiuscolo in questo campo non ha nessuna importanza, serve solo per consentire al destinatario di identificarci più facilmente, perché l'indirizzo vero e proprio lo inseriamo dopo. 6

7 Nella seconda inserire l indirizzo tramite il quale ricevere e mandare e premere Avanti. 7

8 Nella terza dobbiamo selezionare POP3 dal menù a discesa, poi inserire le informazioni relative al server di posta in arrivo e di quella in uscita, informazioni ricevute dal provider. Nella quarta inserire il nome dell account e la password per accedervi, premere ancora Avanti. L operazione è completata premere Fine. 8

9 Abbiamo quindi impostato in Account di posta elettronica ovviamente se si hanno diversi account ripete le operazioni per tutti. Attenzione i codici POP3 e SMTP variano da provider a provider. 3.2 CONFIGURARE OUTLOOK Vediamo qualche opzione interessante ed utile. Prima di tutto selezionare dal menù Strumenti la voce Opzioni. Compaiono una serie di schede. Facciamo click sulla scheda Invio. Le prime due opzioni riguardano il tipo di messaggio in uscita cioè se deve essere inviato in formato HTML o come solo testo. La seconda modalità è sicuramente più compatibile con tutti i client di posta elettronica. Quindi selezioniamo solo testo. Ci sono poi cinque opzioni, che conviene spuntare e quindi attivare. Infatti la prima permette il salvataggio dei messaggi inviati; la seconda inserisce il messaggio del testo originale ad ogni risposta, ciò è molto utile perché permette di ricordare che cosa conteneva il messaggio al quale si stava rispondendo. Selezionando poi Invia messaggi immediatamente si fa in modo che i messaggi vengano inviati subito dopo aver fatto click sul pulsante Invia. Molto importante è anche l ultima opzione che permette ad Outlook Express di completare automaticamente gli indirizzi durante la composizione. SCHEDA GENERALE La scheda Generale contiene Impostazioni generali per personalizzare Outlook Express in base alle vostre esigenze. Poniamo l attenzione su: Rileva nuovi messaggi ogni X minuti così da controllare spesso ed automaticamente l arrivo di nuovi messaggi Segnale acustico all arrivo di ogni messaggio così saremo avvisati all arrivo di un nuovo messaggio SCHEDA CONTROLLO ORTOGRAFIA Ci sono dei parametri che possiamo impostare che consentono il controllo ortografico dei messaggi realizzati. E possibile anche selezionare tutte le opzioni. SCHEDA PROTEZIONE La scheda protezione permette di crittografare i messaggi (consigliata solo a coloro che sanno qualcosa di crittografia). Le atre schede sono trattate negli capitoli successivi 9

10 4 GESTIONE DELLA POSTA N.B.: Queste operazioni, che vediamo utilizzando il programma Outlook Express sono molto simili per tutti i programmi di posta elettronica, compresi quelli di webmail. 4.1 INVIARE UN MESSAGGIO Sulla barra degli strumenti è presente il pulsante Crea Messaggio, cliccando si aprirà la finestra del nostro nuovo messaggio. Le prime quattro celle individuano le caratteristiche del messaggio: Da (From): qui compare il nostro indirizzo (mittente) A (To): indirizzi dei destinatari. Tutti i nomi vanno separati da una virgola o da un punto e virgola Cc: copia carbone. Indirizzi di altri destinatari ai cui invieremo una copia per conoscenza. Tutti i nomi vanno separati da una virgola o da un punto e virgola Ccn (Bcc): copia carbone nascosta. Indirizzi di altri destinatari ai cui invieremo una copia per conoscenza nascosta ovvero ogni destinatario non conoscerà il nome degli altri destinatari. Oggetto (subgject): da la possibilità di dare un titolo al messaggio. È considerata buona educazione utilizzare questo campo per aiutare il destinatario a capire il contenuto del messaggio. Nello spazio in basso invece digitate il testo del vostro messaggio. Notare che Outlook Express presenta una piccola barra degli strumenti per modificare il formato del testo come un programma di video scrittura. A questo punto basta cliccare su Invia e il messaggio sarà inoltrato. 4.2 LEGGERE LA POSTA IN ARRIVO Per controllare la posta, sia quella in uscita che quella in entrata, cliccare su Invia e Ricevi sulla barra degli strumenti. In genere la schermata principale di Outlook Express prevede una colonna a sinistra che verrà chiamata barra di Outlook. Su tale barra sono presenti cinque cartelle standard: POSTA IN ARRIVO: contiene la posta che ci è stata spedita; POSTA IN USCITA: contiene la posta che abbiamo scritto e per cui abbiamo predisposto l invio, ma non ancora inviata; POSTA INVIATA: contiene i messaggi già spediti; 10

11 BOZZE: contiene i messaggi che non sono stati spediti e che è ancora possibile modificare. Ogni volta che una cartella contiene messaggi non ancora letti affianco al suo nome sarà indicato tra parentesi in blu il numero di tali messaggi. Facendo un click su una cartella, nella parte destra della finestra generale apparirà il contenuto di tale cartella. Poi per visualizzare il contenuto di un messaggio fare doppio click sul messaggio considerato. 4.3 AGGIUNGERE UNA FIRMA E possibile aggiungere una firma alla posta elettronica. Scegliere Opzioni dal menù Strumenti. Selezionare poi la scheda Firma. Fare clic sul pulsante Nuova e nella casella Modifica firma digitate il testo a piacere. Ora se si vuole aggiungere la firma a tutti i messaggi spuntare la casella Aggiungi la firma a tutti i messaggi in uscita e fare clic su OK. Se tale casella non verrà spuntata comunque si potrà aggiungere la firma nel momento in cui si sta mandando un messaggio scegliendo Firma dal menù Inserisci. 4.4 FILE ALLEGATI E possibile inviare un file insieme ad un messaggio di posta elettronica. Tale file prende il nome di allegato. Per inserire un allegato ad una che si sta per spedire selezionare Allegato dal menù Inserisci della finestra del nuovo messaggio. Scegliere il file e premere Allega. Il nome del file comparirà nell apposita casella dopo Oggetto del messaggio. Vediamo ora come riconoscere un che contiene un allegato e come salvarlo e/o visualizzarlo. In Outlook Express, i messaggi che contengono un allegato si riconoscono facilmente dall icona della graffetta che li distingue dagli altri. Per visualizzare l e l allegato fare doppio clic su di esso. A questo punto si apre la finestra per la lettura del messaggio e il file allegato lo si trova nella casella Allega. Ora si può visualizzare tale allegato cliccando su di esso oppure lo si può salvare facendo un clic con il tasto destro sull allegato e scegliere Salva con nome. A questo punto, per visualizzarne il contenuto, è sufficiente uscire da Outlook e fare doppio clic sul file. 11

12 4.5 RISPONDERE AI MESSAGGI Quando si vuole rispondere a un messaggio che è arrivato, si può scegliere di rispondere solo al mittente oppure a tutti coloro che hanno ricevuto il messaggio originale. Selezionare il messaggio originale, un clic con il tasto sinistro del mouse sul nome del messaggio, poi cliccare uno dei due pulsanti, Rispondi al mittente o Rispondi a tutti, della barra degli strumenti. Questa operazione apre un nuovo messaggio con le seguenti caratteristiche. Voi siete il mittente Il destinatario è il mittente del messaggio originale E gia presente il testo del messaggio originale E sufficiente digitare il proprio testo e premere il pulsante Invia 12

13 5 ORGANIZZARE LA POSTA Quando le si accumulano può diventare difficile tenere traccia di tutti i messaggi. Outlook Express da la possibilità di mettere ordine catalogando le e conservarle in cartelle e sottocartelle. E possibile operare in due modi. Raggruppare i messaggi per conversazione selezionando Visualizzazione corrente dal menù Visualizza e poi scegliere Raggruppa messaggi per conversazione. L altro modo è quello di impostare delle regole che l applicativo userà nella gestione delle . Dal menù Strumenti scegliere Regole messaggi e fate clic su Posta elettronica. Apparirà la finestra Nuova regola posta elettronica. Questa finestra è divisa in tre parti. La prima parte si chiama Selezionare le condizioni della regola ovvero dobbiamo specificare quando il programma dovrà utilizzare tale regola. La condizione va scelta e attivate con un segno di spunta. La seconda parte, Selezionare le azioni da effettuare, serve per impostare l azione da eseguire quando le condizioni della regola sono verificate. La terza parte, Descrizione Regola, serve per specificare qualche altro attributo. Esempio: specifichiamo una regola di nome Nuova regola 1 per spostare tutti i messaggi in arrivo da un particolare indirizzo di posta in un particolare cartella. Le azioni da compiere sono: 1. Creare la cartella. 2. Aprire la finestra Nuova regola di posta elettronica 3. Selezionare le condizioni della regola. Spuntare In cui la casella Da contiene contatti 4. Selezionare l azione da effettuare. Spuntare Sposta il messaggio nella cartella specificata 5. Specificare l indirizzo del mittente. Premere contiene contatti da Descrizione regola 6. Specificare la cartella ricevente. Premere specificata e selezionare la cartella creata al passo 1) Premere Ok e la regola è impostata. 13

14 All interno della finestra Regole messaggi ci sono tre schede. Oltre a Regole posta elettronica è presente Regole news e Mittenti bloccati. Regole news raggruppa le regole riguardanti i messaggi di news. Mittenti bloccati permette di indicare indirizzi di posta elettronica i cui messaggi in arrivo, andranno direttamente cestinati. Basta fare clic sul pulsante Aggiungi e digitare gli indirizzi in questione. 5.1 CREARE UNA CARTELLA Se si desidera creare una cartella nella quale riporre i messaggi fate clic con il pulsante destro nell area Cartelle relativamente alla cartella nella quale creare quella nuova. Dal menù che appare scegliere Nuova cartella. Si aprirà la finestra Creazione nuova cartella, digitare il nome. 5.2 LA RUBRICA Per visualizzare la rubrica di Outlook cliccare sul bottone della barra degli strumenti raffigurato da una rubrica oppure selezionata la voce Rubrica dal menu Strumenti. Questa non è altro che la rappresentazione digitale di una classica rubrica cartacea. In aggiunta però ci sono molte informazioni in più per ogni contatto della rubrica. Vediamo come inserire un nuovo contatto e come utilizzare la rubrica in Outlook Express. Inserimento di un nuovo contatto Dalla schermata principale della Rubrica, fare clic sul pulsante Nuovo Contatto. Apparirà la finestra Proprietà che è composta da sette schede ognuna delle quali è preposta all immissione di determinati dati del Nuovo Contatto. Nella scheda Nome digitare il nome ed il cognome della persona che farà parte della rubrica, in tale scheda può essere inserito anche l indirizzo così da fare interagire le rubrica con Outlook express. Scorrete le altre schede ed inserite i dati che desiderate sul contatto in questione. Fate infine clic su OK. A questo punto tale contatto fa parte della nostra rubrica. 14

15 Creazione di un gruppo La Rubrica da la possibilità di identificare con un singolo nome un insieme di persone. Questo lo si fa creando un Nuovo Gruppo. Si deve dare un nome al gruppo e se l intero gruppo ha anche un indirizzo generale inserirlo. Ora cliccare su Seleziona per selezionare le persone che faranno parte di tale gruppo. Per completare la realizzazione premere OK. A questo punto nell elenco dei contatti c è la presenza di tale gruppo evidenziato con un icona diversa da quella del semplice contatto. Utilizzare la rubrica in Outlook Possiamo visualizzare l elenco dei Contatti della rubrica nella schermata principale di Outlook Express basta scegliere Layout dal menù Visualizza. Spuntare a questo punto la casella Contatti e fare clic sul pulsante Applica e chiudere la finestra. Ora la lista dei contatti compare in basso a sinistra della schermata principale. Facendo doppio clic su un Contatto si apre per leggere e/o modificare la scheda nella Rubrica di tale Contatto. Vediamo ora come richiamare un nome dalla rubrica quando ci accingiamo a inviare un . Aprite la finestra Nuovo Messaggio are clic sul pulsante A o il pulsante Cc. Ora selezionare il/i destinatari dalla colonna a sinistra cliccare su A-> per inviare il messaggio solo alla persona indicata, Cc-> per inviare il messaggio a più destinatari, Ccn-> per inviare il messaggio ad altri utenti che non verranno comunque a conoscenza degli altri possibili destinatari. A questo punto fare clic su OK. Si può anche creare una lista di destinatari quando si desidera inviare la stessa a un gruppo di persone. Si crea un gruppo nella Rubrica, vedi paragrafo precedente, e poi basterà digitarne il nome nel campo A: di un nuovo messaggio ogni volta che si voglia inviare alle persone che ne fanno parte. 15

16 6 GMAIL 6.1 CREARE UN ACCOUNT DI POSTA Aprire la pagina internet Per creare un account Google per accedere a tutti i servizi, cliccare sul link Accesso. Se si dispone già di un account Google, inserire e password negli appositi spazi e cliccare sul bottone Accesso, altrimenti cliccare sul link Crea un account adesso. Google vi chiederà di inserire alcuni vostri dati e di scegliere un indirizzo . Una volta terminata la compilazione, cliccare su Accetto. Crea il mio account. Vi arriverà una mail di conferma di iscrizione a Google. 16

17 6.2 GMAIL Gmail è la casella di posta elettronica di Google. La pagina di Gmail è formata da sei aree: Ricerca: ove è possibile digitare una parola chiave e cercare tra le mail ricevute o nel web; Rss (o web clip): Gmail visualizza i feed RSS selezionati dall utente; Menù: suddiviso a sua volta in: o scrivi messaggio: cliccando sul link, è possibile creare una nuova mail; o posta in arrivo: cliccando sul link, verranno visualizzate tutte le mail ricevute. E possibile archiviare, eliminare o selezionare come spam i messaggi selezionando la casella di spunta; o speciali: cliccando sul link, verranno visualizzate tutte le mail contrassegnate come speciali. Per far ciò, è sufficiente cliccare sulla sagoma della stella vicino alla mail; 17

18 o chat: cliccando sul link, verrà visualizzata tutta la cronologia delle chat effettuate con gli amici; o posta inviata: cliccando sul link, verranno visualizzate tutte le mail inviate; o bozze: cliccando sul link, verranno visualizzate tutte le mail salvate, ma non ancora inviate; o tutti i messaggi: cliccando sul link, verranno visualizzate tutte le mail; o spam: cliccando sul link, verranno visualizzate tutte le mail contrassegnate automaticamente da Gmail come spazzatura. E bene ricordare che le mail vengono cancellate definitivamente dopo una permanenza nello spam di trenta giorni; o cestino: cliccando sul link, verranno visualizzate tutte le mail che abbiamo spostato nel cestino. E bene ricordare che le mail vengono cancellate definitivamente dopo una permanenza nel cestino di trenta giorni; o contatti: rubrica degli indirizzi . Si aggiorna automaticamente; Contatti chat: insieme delle persone con cui è possibile avviare una chat; Etichette: utilizzate per catalogare le mail. Per creare una nuova etichetta, cliccare su Modifica etichette. Assegnare un nome all etichetta e cliccare su Crea. Per assegnare un etichetta ad una mail, aprire il messaggio, cliccare su Altre azioni e selezionare il nome dell etichetta. E sempre possibile rimuovere l etichetta. Eliminando l etichetta, le mail attribuite ad essa non vengono cancellate; Inviti: è possibile offrire un account gmail ai vostri amici. E sufficiente digitare la mail del vostro amico nell apposito spazio e cliccare su Invia invito. Per modificare le opzioni di Gmail cliccate sul link Impostazioni in alto a destra: Generali: per modificare la lingua, aggiungere la vostra foto e mettere una firma che verrà aggiunta in modo automatico ogni volta che invierete una mail; Account: Gmail offre la possibilità di inviare le mail utilizzando un altro indirizzo di posta elettronica in tuo possesso; Etichette: per generare categorie in cui suddividere le mail; Filtri: specificano criteri da utilizzare per determinare l azione da eseguire all arrivo di un messaggio; 18

19 Inoltro e POP: per inoltrare la mail in un altra casella di posta elettronica. Il POP va configurato qualora si utilizzi un programma di scaricamento delle mail sul proprio computer; Chat: per salvare la cronologia, visualizzare i contatti rapidi e disattivare/attivare suoni; Web clip: per visualizzarli e per aggiungerne nuovi. 19

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