EDM: Normative, Processi e Competizione. di Massimo Fucci

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1 EDM: Normative, Processi e Competizione di Massimo Fucci Un decennio fa circa ci si riferiva alla gestione documentale elettronica (EDM) come ad una tecnologia abilitante più che ad una applicazione verticale specifica. Oggi, in tutte le imprese, si parla di processi, di ottimizzazione e di capacità di rispondere in tempo reale alle variazioni del mercato, ponendo in questo modo l EDM e le sue evoluzioni come un fattore critico di successo per rimanere competitivi. Nell anno della conquista della luna, quando si voleva sottolineare l importanza dei documenti, negli ambienti informatici si vociferava che anche il culmine dell ingegneria spaziale, il famoso atterraggio sulla Luna descritto in direta da Cape Canaveral da Ruggero Orlando, fosse riuscito solo grazie alla presenza di un modulo. Il famoso L.E.M., per chi non lo ricordasse. Metafore a parte, il documento, in realtà, scandisce la vita quotidiana delle attività di ogni impresa, sia essa pubblica o privata. Lo scenario economico attuale, infatti, vede le aziende impegnate in un processo di miglioramento continuo delle condizioni necessarie per competere nel caso si operi nel settore industriale e del livello della qualità del servizio erogato nel caso in cui l impresa operi nel settore pubblico, parapubblico o dei servizi. Inoltre, tutte le aziende si trovano a dover massimizzare la propria efficienza operativa in un contesto in cui la complessità ed il volume delle informazioni sono in continuo aumento, con una dinamica molto vicina ad una classica progressione geometrica. Alla quale, per rendere l impresa ancora più ardua, fanno eco tempi di risposta attesi dall intero processo produttivo ( gli altri reparti interni ed i subfornitori) e dal mercato di riferimento sostanzialmente dello stesso ordine di grandezza e della stessa velocità. FTP_DTM_SpecialeEDM_Normative_Processi_Competizione_14nov05 Pagina 1 di 8

2 In questo contesto, la gestione documentale basata su tecnologie informatiche il cosiddetto EDM (Electronic Data Management) diventa uno dei fattori critici di successo più importanti, perché in grado di influenzare beneficamente: la velocità media dell operatività di un impresa, la sua capacità di risposta al cambiamento dei mercati di riferimento e, non ultimo, risulta essere uno strumento sul quale fare leva per mantenere elevato il grado di soddisfazione delle risorse coinvolte nella realizzazione del prodotto/servizio considerato (non si vive di solo pane!la soddisfazione è anche consapevolezza di essere riusciti a lavorare meglio.) e, soprattutto, degli utenti finali a cui si rivolge la singola impresa. Le aziende si sono accorte dell importanza delle Soluzioni EDM, infatti, una verifica effettuata analizzando diverse fonti, il mercato della gestione documentale, nel 2004, ha generato un volume pari a circa 1,2 miliardi di Euro. Di questi, circa un 12% sono andati ad appannaggio della componente hardware per l acquisizione e l archiviazione elettronica dei documenti, circa un 70% in software e servizi (comprensivo di tecnologie, sviluppi applicativi, consulenza e formazione) ed un 18% in archiviazione elettronica e trattamento dei documenti prima e dopo il trasferimento su supporto magnetico. Una fotografia più chiara può essere composta se si considera anche la suddivisione del mercato sotto il profilo dei macro segmenti Industry, allora si ottiene uno scenario in cui: il mondo Finance e l Industria rappresentano ciascuno un 25%, la Pubblica Amministrazione (comprensiva di Sanità, Istruzione e Ricerca) un altro 25%, le Telecomunicazioni, le Utilities e i Trasporti rappresentano circa un 15% e la Distribuzione una quota di spesa pari al 10% circa. I valori di spesa in gioco sono quindi interessanti per l intero comparto IT e lo diventano ancor di più se si considera la spinta dinamica alla crescita prevista dovuta alle normative emanate dai diversi organi di competenza ed alle scadenze ad esse associate, in materia di privacy, sicurezza informatica, dematerializzazione dei documenti cartacei e loro archiviazione in formato digitale. FTP_DTM_SpecialeEDM_Normative_Processi_Competizione_14nov05 Pagina 2 di 8

3 Una strada, quest ultima, costellata da interventi che si sono susseguiti nel tempo, non sempre di facile interpretazione, come tra l altro dimostrano la serie di circolari attuative e di spiegazione emesse a valle di decreti legislativi. A testimonianza del percorso effettuato si fornisce, nella Tabella-A, l elenco cronologico dei documenti relativi alla normativa in merito all archiviazione ottica e al protocollo informatico. L iter parte da lontano con il DPR 513 del 10 novembre 1997 e termina con le note esplicative CNIPA dell 11 novembre In questo panorama legislativo, la delibera CNIPA n. 11/04 sulla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e tributari, rappresenta una pietra miliare in cui si conferma la possibilità di poter conservare anche solo l immagine del documento originario, senza dover mantenere anche l originale in forma cartacea. In aggiunta, la Direzione Centrale e Contenzioso dell Agenzia delle entrate, il 19 ottobre ha emesso la circolare n. 45/E che, unita ad altre in merito al Decreto dell Economia e della Finanza, forniscono oramai gli ultimi dettagli che guidano le aziende verso una conservazione sostitutiva di documenti digitali e degli adempimenti necessari ai fini tributari. Anche la fattura elettronica è ora una realtà, essendo definite le modalità di convalida che impongono sia il riferimento temporale, sia la firma elettronica qualificata di chi emette il documento fiscale, oltre che ad un accordo tra l emittente ed il ricevente. L introduzione di applicazioni che riguardano la gestione documentale quindi, nelle sue varie eccezioni applicative, è spinta da due forti motivazioni: quella competitiva di mercato e quella normativo legislativa. Due leve alle quali è praticamente impossibile sottrarsi, il che rappresenta una boccata d ossigeno per il settore IT, per lo svecchiamento dei processi aziendali, per l incremento della competitività del sistema Paese. La messa a regime di una soluzione EDM non è un puro e mero problema software, ma per definire, sviluppare e mettere a regime soluzioni efficaci è necessario intervenire sull infrastruttura IT, sui processi aziendali e, non ultimo, fondamentale il carburante fornito dalla cultura del management in merito a innovazione, competizione, posizionamento sul mercato, attuale e futuro. FTP_DTM_SpecialeEDM_Normative_Processi_Competizione_14nov05 Pagina 3 di 8

4 Una situazione ben nota a Riccardo Demaria, Regional Director Global 360, South Europe (www.global360.com), un azienda con oltre vent anni di esperienza nelle soluzioni EDM (Global 360 è l evoluzione di Wang Software e di Eastman Software), che annovera 5000 installazioni EDM nel mondo finance, pubblico e privato. La nostra azienda - afferma Demaria - ha sviluppato soluzioni che mettono a disposizione degli utenti funzionalità di Case Management (pratica virtuale) e di Business Process Management (BPM), poiché riteniamo che l EDM rappresenti si la base di tutti i processi di automazione, ma che un serio ritorno dell investimento si ottiene se, e solo se, si ottimizzano i diversi processi di business. Global360, focalizzata sulla produzione di tecnologie per operare in maniera efficace sul mercato, si avvale di una serie di partner certificati, costituiti da System Integrator di varie dimensioni. Il contributo fattivo del System Integrator conclude Demaria è di estrema importanza poiché, nel fornire soluzioni EDM, non sono importanti solo le conoscenze tecniche in merito a sistemi e tecnologie, ma acquista un elevato valore aggiunto il dialogo con il cliente, per comprendere le esigenze e porre in essere l adeguata soluzione. Dello stesso avviso in merito all importanza dei System Integrator è Giovanni Sarbia, System Engineer Intelligent Document Business Unit di Adobe System Italia (www.adobe.it) per il quale, dovendo operare in un ambiente Enterprise, il ruolo del System Integrator è strategicamente essenziale.dalle sue capacità dipende infatti la possibilità di realizzare un integrazione efficiente tra i processi, i documenti, le persone e le regole aziendali. La nostra offerta nell ambito della gestione documentale - evidenzia Sarbia si basa su Adobe LiveCycle Workflow. Grazie alla presenza dei cosiddetti QPACs (Quick Process Action Components), una serie di moduli preconfigurati che consentono di sviluppare flussi di lavoro complessi utilizzando un ambiente visuale in cui si opera ad oggetti e componenti, semplificando al massimo la FTP_DTM_SpecialeEDM_Normative_Processi_Competizione_14nov05 Pagina 4 di 8

5 definizione di un processo documentale e l attivazione a tempo debito di tutte le risorse umane. Tutto questo in funzione dello schema definito,e per questo occorre che esse intervengano con una loro precisa azione. La proposizione di una soluzione di gestione documentale - afferma Pierluigi Zaffagnini, Amministratore di Top Consult (www.topconsult.it) non può prescindere da una conoscenza approfondita della normativa di legge per cui, per meglio supportare i nostri clienti nella loro scelta, abbiamo inserito nell ambito della nostra offerta il servizio consulenziale denominato ConLex, il servizio di consulenza legale e applicativa che Top Consult ha messo a disposizione dei propri Clienti per realizzare gli archivi elettronici sostitutivi di quelli cartacei. Ad oggi, Top Consult, a valle di questo servizio, ha già rilasciato oltre 60 certificazioni di conformità alle recenti disposizioni legali, fiscali, e alle regole tecniche emanate dal CNIPA. L offerta di Top Consult conclude Zaffagnini - comprende anche il software Top Media NED per realizzare soluzioni applicative di Enterprise Content Management. Una soluzione in cui viene utilizzato il concetto di navigazione elettronica dei documenti perché questi risultino collegati tra loro ed integrati con i dati gestiti nei diversi programmi gestionali. Diversa è la strategia di approccio al mercato Enterprise da parte di Beta Systems, come ci conferma Claudio Murru, Technical Manager di Beta Systems (www.betasystems.com). L azienda si posiziona come fornitore di una linea di soluzioni per la gestione completa dei documenti dall Input Management alla Document Generation e Composition, all Output Management fino alla tematica della conservazione sostitutiva. La conservazione sostitutiva in archivi elettronici dei documenti cartacei - sottolinea Murru per i nostri clienti ha un duplice scopo: lo smaltimento degli archivi cartacei e la realizzazione di un più veloce e sicuro recupero delle informazioni storiche a fronte di richiesta di rivisitazione e riproposizione dei documenti già emessi. Rimanendo in ambiente Enterprise Guido Pezzin, Business Manager di EMC Italia (www.emc.com), evidenzia come, per EMC, l Electronic Data FTP_DTM_SpecialeEDM_Normative_Processi_Competizione_14nov05 Pagina 5 di 8

6 Management in realtà viene visto, a livello di offerta, come una delle sei aree che afferiscono ad una soluzione ecumenica quale quella definita come Enterprise Content Management. Quindi un punto d arrivo, quasi un asintoto a cui devono tendere non solo le applicazioni che trattano documenti ma tutta l IT aziendale. Con la nostra tecnologia EMC Centera stigmatizza Pezzin abbiamo realizzato soluzioni indirizzate a diversi settori, dalla Pubblica Amministrazione a quello Farmaceutico, a quello dei servizi e, non ultimo, quello delle Banche. Va ricordato che EMC Centera non è solo hardware, ma una soluzione basata su software in cui l utente si trova ad operare in un unico spazio logico di archiviazione, indipendentemente dalla tipologia fisica dei supporti di storage utilizzati. Attraverso la soluzione Centera è possibile scalare dai nastri ai dischi ad alte prestazioni. Inoltre, la Compliance Edition consente di classificare diverse tipologie di banche dati anche in funzione dei requisiti di conservazione dei documenti in essi contenuti. Le soluzioni di Document, Content e Workflow Management necessitano quindi di una particolare professionalità nel supportare le aziende clienti a raggiungere gli obiettivi strategici che passano attraverso una maggior flessibilità dei processi, il monitoring delle dinamiche di business e l innalzamento del livello di servizio offerto alla clientela. In quest ottica - ci conferma Mario Calcagnini, Direttore Generale di Optimas (www.optimas.it) per realizzare soluzioni che rispondono ad esigenze di flessibilità operativa, è necessario che il fornitore stesso sia in grado di avere il massimo controllo di tutti i prodotti ed i servizi che compongono la propria offerta. L erogazione diretta di tutti i componenti della soluzione, dalla componente consulenziale a quella tecnologica, ai servizi, come avviene nel nostro caso, permette di recepire correttamente i bisogni del cliente, di implementare la soluzione più corretta e di consentire il monitoraggio dei processi operativi, sia insiti nel cliente sia gestibili in outsourcing. FTP_DTM_SpecialeEDM_Normative_Processi_Competizione_14nov05 Pagina 6 di 8

7 In conclusione, è possibile affermare che uno dei più importanti asset delle imprese siano proprio le informazioni e la loro aggregazione in quella che viene definita conoscenza aziendale. Se essa rimane confinata entro vincoli logici, infrastrutturali e logistici, si rischia di zavorrare i processi, non consentendo alle aziende di ottimizzare i costi ed i tempi di risposta necessari al mercato di riferimento ed alle sue variazioni nel tempo. La validità di una soluzione di gestione documentale, alla fine, si manifesta quando non viene vincolata nei confini applicativi che hanno portato alla sua realizzazione, un prerequisito fondamentale per il raggiungimento dell integrazione tra ambienti collaborativi. In questo contesto ben vengano anche le soluzioni che risolvono puntualmente singoli processi (o parte di essi), il passare da uno stadio cartaceo/dipendente ad uno digitale/dipendente ha il grosso vantaggio di garantire tempi di risposta migliori, di ottimizzare lo spazio fisico riducendo le risorse allocate all archiviazione ed induce siamo onesti, anche se il processo dovrebbe essere inverso ad una sorta di miglioramento coatto del processo di produzione, utilizzo ed archiviazione dei documenti. Il digitale ci fa ben comprendere, a volte, quanto poco organizzate/efficienti siano le nostre attività quotidiane e quindi (tutti) sono spronati a strutturare ed ottimizzare i processi. Il grande risultato finale a cui le imprese debbono comunque tendere è la governance della conoscenza aziendale,in cui ogni documento è strutturato secondo contenuti e nomi standard, si trova in archivi predefiniti e correlati. Una condizione irrinunciabile se si intende applicare la tecnica del riuso e fornire tempi di risposta adeguati al cambiamento. Un tema, quest ultimo, che non coinvolge solo l aspetto tecnologico applicativo, ma apre un grosso capitolo riguardo alla vision e la capacità strategica di operare da parte del management di primo livello ad al livello di entusiasmo che sanno trasferire, in maniera trasversale, in tutta la struttura. FTP_DTM_SpecialeEDM_Normative_Processi_Competizione_14nov05 Pagina 7 di 8

8 Tabella A Normativa: Archiviazione Automatica e Protocollo Informatico DPR 513 del 10/11/1997 Regolamento contenente i criteri per la formazione, l archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e tecnici Deliberazione AIPA 24/98 del 30/07/1999 Regole tecniche per l uso di supporti ottici Note esplicative AIPA relative alla deliberazione 24/98 del 30/07/1998 Note esplicative delle regole tecniche per l uso di supporti ottici DPR 428 del 20/10/1998 Regolamento per la tenuta del Protocollo Amministrativo con procedura informatica DPCM del 20/10/1999 Direttive in materia di gestione informatica dei flussi documentali nelle Pubbliche amministrazioni DPCM del 31/10/2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della repubblica del 20 Ottobre 1998, n. 428 DPR 445 del 28/12/2000 Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Allegato3 Interoperabilità dei sistemi di protocollo e la posta certificata Circolare AIPA/CR/28 del 07/05/2001 Standard, modalità di trasmissione, formato e definizione dei tipi di informazione minime ed accessorie comunemente scambiate tra le Pubbliche Amministrazioni e associate ai documenti protocollati Deliberazione AIPA 42/2001 del 13/12/2001 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali articolo 6 commi 1 e 2 del testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Note esplicative AIPA relative alla deliberazione 42/2001 del 13/12/2001 Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico Deliberazione CNIPA 11/2004 del 19/02/2004 Aggiornamento delle regole tecniche per l uso di supporti ottici Note esplicative CNIPA relative alla deliberazione 11/2004 del 19/02/2004 Note esplicative delle nuove regole tecniche per l uso di supporti ottici FTP_DTM_SpecialeEDM_Normative_Processi_Competizione_14nov05 Pagina 8 di 8

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