Novità Principali - 2/2014 SP1

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1 Novità Principali - 2/2014 SP1 Il simbolo * indica variazioni rispetto alla precedente 2/ Windows 2003: fine supporto Document Management System Configurazione Regole per l assegnazione della classificazione * Migrazione * Visualizzazione del DMS DMS sulle finestre di gestione Proprietà dei Documenti DMS Documenti DMS collegati a Documenti DMS Inserimento * Impostazioni dell Archiviazione Documentale Finestre di stampa * Conservazione Configurazioni iniziali Conservazione sostitutiva invio massivo Conservazione sostitutiva da singolo documento del DMS Conservazione sostitutiva da gestione documenti Conservazione sostitutiva da stampe di contabilità Aggiornamento stato documenti Fattura Elettronica Cos è la fattura elettronica Migrazione al nuovo modulo DMS Anagrafiche clienti Contatori Registri Iva Causali contabili Configurazione documenti Dati anagrafici Ditta Gestione documenti Visualizzare i file archiviati ai fini della fatturazione elettronica Stato di avanzamento della fattura elettronica Integrare i dati della fattura elettronica * Allegare file alla fattura elettronica Invio documenti elettronici Ricezione esiti Manutenzione documenti elettronici Contabilizzazione fatture elettroniche - Conferma documenti provvisori Attenzione Nota utilizzo canale * Note Anagrafiche Mappe Contabilità Liquidazione Iva Wolters Kluwer Italia S.r.l. Tel Fax info@artelnet.it S.r.l. a Socio Unico Dir. Coord. di Wolters Kluwer N.V. Sede legale: Centro Direzionale Milanofiori Strada 1, Pal. F Assago MI Capitale sociale: int. vers. Registro Imprese di Milano, R.E.A. di Milano N Codice Fiscale e Partita IVA

2 5.2 Interrogazione conti Movimenti di prima nota Incassi e pagamenti Collegamento con B.Point Bolle doganali Produzione Cambio risorsa nella Bolla di Lavorazione Produzione\Lavorazioni\Interne Produzione\Lavorazioni\Esterne Produzione\Lavorazioni\Tutte le lavorazioni * Inserimento Dettaglio Scarti dai Versamenti Produzione\Lavorazioni\Interne\Versamenti\Inserimento * Dettaglio Scarti di produzione * Cruscotto Produzione CRP Carico Risorse per Settimana CRP Carico Risorse per Mese CRP Carico Risorse per Periodo Dataview Carico Risorse per Settimana Qualità Distribuzione Tipo Attività Analisi Attività e Fermi Analisi Produzione e Scarti Andamento Giornaliero Produzione e Scarti Andamento Settimanale Produzione e Scarti Andamento Mensile Produzione e Scarti Varie AbiCab Wolters Kluwer Italia S.r.l. Tel Fax info@artelnet.it S.r.l. a Socio Unico Dir. Coord. di Wolters Kluwer N.V. Sede legale: Centro Direzionale Milanofiori Strada 1, Pal. F Assago MI Capitale sociale: int. vers. Registro Imprese di Milano, R.E.A. di Milano N Codice Fiscale e Partita IVA

3 1 Windows 2003: fine supporto Si ricorda la data fissata per il termine del ciclo di vita del sistema operativo windows server 2003 da parte della casa produttrice, fissato per il 14 luglio Ulteriori informazioni sono disponibili direttamente al sito del produttore. Pagina 3

4 2 Document Management System La nuova release porta alla luce un importante novità che offre ampie possibilità di archiviazione e gestione di documentazione da allegare alle varie entità presenti nel sistema informativo aziendale, di cui verrà data illustrazione nei paragrafi seguenti. Consiste, quindi, in una serie di strumenti predisposti per facilitare l organizzazione e la creazione collaborativa di contenuti fruibili nel processo aziendale. Attraverso la costruzione di una serie di modelli di classificazione ed organizzazione del patrimonio informativo archiviato, sarà possibile disporre di una serie di pannelli riepilogativi attraverso i quali interrogare agevolmente la documentazione. 2.1 Configurazione La modellazione del DMS viene fatta attraverso 3 valori: i modelli, i sotto-modelli la Classificazione Fiscale. Ogni documento del DMS può essere classificato con un Modello e Sottomodello. Nel menu Configurazione ci sono le voci per editare le 2 tabelle: Infine la Classificazione Fiscale indica come catalogare il documento nell archiviazione sostitutiva. Questa tabelle non è modificabile dall utente, ed è composta da un serie di voci prefissate. Pagina 4

5 2.1.1 Regole per l assegnazione della classificazione Per applicare le caratteristiche ad ogni documento del DMS si devono definire delle Regole. Le Regole del DMS si dividono i regole Basi e regole Specifiche. Quelli basi sono definite per le anagrafiche, per i tipi documenti (ordini, bolle, fatture, ecc.) e i tipi delle causali contabili (normale, fatture vendita, fatture acquisto) Le Regole specifiche si applicano invece per i codici Documento e codici Causali contabili inseriti dagli utenti (documenti DDT, FTV, ecc. e casuali contabili 01, 02, ecc.) Pagina 5

6 In base a quanto inserito nelle regole, ad ogni inserimento di un documento nel DMS collegato ad una entità di Arca (Cliente, Articolo, Documento, ecc.), sarà assegnata la classificazione definita nella regola interessata. Ad esempio, allegando alla schede del cliente C un file PDF, tale documento sarà classificato come Ciclo Attivo \ Altri documenti emessi Inserendo invece un Documento DMS dalla fattura di acquisto FAF 1, il documento sarà classificato come Ciclo Passivo \ Fatture Ricevute L installazione della nuova versione farà in modo di popolare le tabelle delle regole con dei valori predefiniti. L utente può modificare a proprio piacimento tali regole e tutte le classificazioni per creare una modello DMS a sua misura. Si consiglia di fare questa operazione di riscrittura di modelli e regole prima della migrazione, in modo che a tutti i documenti migrati dalla vecchia Archiviazione al nuovo DMS vengano applicate la caratteristiche desiderate. 2.2 * Migrazione Una volta concluso l installazione della versione 2/2014, il nuovo DMS non sarà automaticamente attivato in quelle ditte in cui si è fatto uso della vecchia Archiviazione Documentale. È necessario quindi effettuare una migrazione degli allegati. Alla partenza di Arca, sarà dato il seguente avviso: Selezionando Regole, saranno aperte le finestre per le modifiche delle regoli Base e Specifiche in modo da poterle modificare secondo un schema personalizzato. Il bottone Wizard avvierà la procedure di migrazione. N.B.: per le nuove installazioni e per le ditte che non hanno mai utilizzato l Archiviazione Documentale il nuovo DMS è attivato d ufficio. Il primo controllo fatto dalla procedura riguarda le eventuali personalizzazioni fatte sull Archiviazione Documentale. Nel caso venissero trovate della tabelle personalizzate, la procedura invita ad uscire ed a personalizzare la stessa per poter migrare correttamente gli allegati alle tavole personalizzate (vedere le Note Tecniche). Pagina 6

7 La finestra visualizzerà il numero di allegati da migrare verso il nuovo DMS. A differenza della versione precedente, non ci sarà alcuna scelta da effettuare. Questa nuova modalità rende la migrazione sarà più veloce, e i documenti migrati, salvati all interno del database, resteranno criptati, come nella vecchia Archiviazione Documentale. A questo punto il DMS è da considerarsi attivato: la vecchia archiviazione non sarà più visibile. 2.3 * Visualizzazione del DMS I documenti del DMS posso essere esplorarti in 2 diverse modi. Con la voce Per Tipologia, posta nel nuovo menu DMS, si permette di visualizzare i documenti suddivisi per la classificazione configurata: il menu è composto in base ai record inseriti nelle tabelle Modelli e Sottomodelli. Ogni nodo farà partire una finestra nella quale sarà possibile vedere i documenti di quel particolare Modello e Sottomodello: Tramite la voce Per Legame si vedono i nodi per interrogare il DMS in base all entità di collegamento (clienti, fornitori, articoli, ecc.). Ogni nodo farà partire una finestra nella quale sarà possibile vedere i documenti di quel particolare entità. Lo strumento utilizzato per la visualizzazione è la pivot-table già vista nelle Analisi Dati e in numerose pagine della finestre di gestione (nella finestra Articoli, pagine Documenti, Magazzino ; nella finestra Clienti, pagine Contabilità, Documenti, Listini ; ecc..). Pagina 7

8 Come noto, questo strumento permette di raggruppare, filtrare e ordinare i record e anche di modificare il layout di visualizzazione, facendo in modo di rendere più agevole le ricerca dei documenti. Nella parte in alto viene indicato che Modelli e Sottomodelli di documenti si sta analizzando. È presente anche un filtro per anno. Le ultime 3 colonne corrispondono alle azioni applicabili ai record: - Con Apri File sarà visualizzato il file allegato utilizzando il programma associato a tipo di file (per esempio NotePad per i file txt, Adobe Acrobat Reader per i file pdf, ecc.) - Con Proprietà si apre la finestra per visualizzare i dati del documento DMS (vedi paragrafo 2.5) - Con l ultima azione si provvede alla cancellazione del record. Con la Service Pack, è stata aggiunta la colonna Stampa file. Tramite la colonna Collegamento si può aprire la finestra di gestione dell entità collegata al documento DMS. Pagina 8

9 2.4 DMS sulle finestre di gestione Nelle varie finestre di gestione in cui si vedeva la finestra Allegati, si vedrà ora la nuova pagina DMS in cui saranno visualizzati i Documenti DMS del record corrente. Rispetto alle finestre eseguite dal menu DMS, in queste visualizzazioni sono a disposizioni i link per acquisire file da file-system o immagini dallo scanner. n.b.: A differenza dalla vecchia gestione, per inserire, modificare e cancellare Documenti DMS non è necessario entrare in modifica della scheda visualizzata: anche in modalità di sola visualizzazione i dati del DMS sono scrivibili. Pagina 9

10 2.5 Proprietà dei Documenti DMS La finestra delle proprietà, accessibile trami il link Proprietà posto nelle pivot-table, sono presenti i dati descrittivi del documento, i dati di classificazione e i dati del file allegato. Dati descrittivi Dati File Dati di classificazione n.b.: i dati di classificazione sono impostati, durante l inserimento di un nuovo record, in base alle regole del DMS; essi si posso comunque modificare in base alle esigenze. Nel pannello Azioni sono presenti i bottoni per visualizzare il file allegato, per estrarlo su file-system oppure per sostituirlo, scegliendo un nuovo file o eseguendo una scansione dallo scanner Documenti DMS collegati a Documenti DMS Per ogni documento del DMS è previsto la possibilità di collegare altri documenti, visibili dalla pagina Documenti DMS della finestra delle proprietà. Pagina 10

11 2.6 Inserimento Per un inserimento veloce e semplice dei documento è stata creata una procedura guidata richiamabile dal menu DMS\Inserimento. Nel primo passo si dove selezionare a cosa collegare il documenti che saranno acquisiti. Si può scegliere tra: - Libero, cioè un documento non collegato ad alcuna entità di Arca (p.e. Cedolini,. ) - Collegato, cioè il documento sarà associato ad un Articolo o Cliente o Movimento Contabile, ecc. Nell immagine si vede l elenco delle entità selezionabili Nel secondo passo, si dovrà selezionare il codice dell entità a cui collegare il documento, se necessario, tramite l apposito link: Cliccando il link si aprirà la finestra di ricerca degli articoli. Poiché si è scelto un documento Libero non si deve selezionare alcun codice. Pagina 11

12 A questo punto è possibile acquisire un file dal file system oppure un immagine dallo scanner. Alla conferma sarà aperto la finestra delle proprietà del Documento DMS con i campi già precompilati: - La descrizione è il nome del file scelto; - La data è la data di ultima modifica del file scelto; - Le classificazione sono calcolate in base alle regole. Quando si è salvato il documento, è possibile procedere con l inserimento di uno nuovo per il codice entità già scelto, oppure per un nuovo codice. È altresì possibile cambiare il tipo di entità a cui allegare i documenti Nella parte bassa della seconda pagina è visibile la lista dei documenti inseriti nella sessione corrente: 2.7 * Impostazioni dell Archiviazione Documentale Attivando la nuova Archiviazione Documentale, vengono leggermente modificate le impostazioni. Rimane invariata la scelta per i formati da utilizzare nell acquisizione da scanner. È stata introdotta la scelta per permettere o meno di salvare Documenti DMS esterni, cioè che record che fanno riferimento ad file presenti sul file-system. Tale check-box, a differenza della versione precedente, è sempre visibile. Il valore di default è imposto in modo da non permettere di lasciare i file sul file-system. Pagina 12

13 2.8 Finestre di stampa In tutte le finestra di stampa è stato aggiunto il bottone Stampa e salva su DMS, il quale permette di aggiungere direttamente la stampa prodotta nel DMS di Arca. Cliccando il bottone verrà eseguita la stampa su PDF e aperta la finestra delle proprietà del Documento DMS. La Descrizione impostata sarà il nome del report appena eseguito e la Data Documenti sarà messa la data odierna. Il documento DMS non sarà collegato a nessuna entità di Arca. Solo in questa operazione sarà visibile il bottone per poter, anziché creare un nuovo documento DMS, sostituire il report appena stampato in un documento già esistente. Alla sua pressione sarà aperta una griglia per la selezione del Documento DMS da sostituire: Posizionarsi sul Documento DMS da sostituire (controllare bene il puntare ) e cliccare sul bottone Seleziona. Pagina 13

14 2.9 * Conservazione La conservazione sostitutiva è l archiviazione a norma di legge dei documenti elettronici e va obbligatoriamente applicata alle fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione ai sensi della legge n. 244 del 24 dicembre 2007 (legge finanziaria 2008). Può essere applicata anche a tutti i documenti e alle stampe di contabilità che devono essere conservati secondo le modalità e i termini previsti dalla legge: giornale contabile, registri iva, fatture ricevute, libri paga, etc., offrendo il grosso vantaggio di eliminare la stampa su carta e l archiviazione fisica dei documenti stessi. Il modulo DMS illustrato nei paragrafi precedenti svolge le funzioni di archiviazione documentale ai fini aziendali. Per adempiere agli obblighi previsti dalla legge bisogna abilitare, oltre al modulo DMS (necessario), anche il modulo Conservazione Sostitutiva. Il modulo consente il collegamento e l automatico passaggio dei documenti allo specifico applicativo ARKmanager, che si occuperà di gestire la conservazione vera e propria. Il modulo è disponibile in due soluzioni: Conservazione sostitutiva On premises: il processo di conservazione è interamente gestito dall azienda. L utente dovrà seguire tutte fasi, fino all archiviazione fisica dei documenti elettronici con la generazione dell impronta digitale. Conservazione sostitutiva Saas: il servizio di conservazione è gestito da un ente esterno, che si occuperà di tutti gli obblighi previsti per legge. Una volta inviati i documenti da Arca, l utente dovrà solo monitorare l avanzamento del processo per assicurarsi che i documenti siano stati effettivamente conservati, ma non dovrà occuparsi delle operazioni di archiviazione sui supporti digitali. Attivando il modulo risulterà abilitato il menù Conservazione, con le procedure necessarie per svolgere gli adempimenti previsti dalla legge: Per maggiori informazioni sulle norme che regolano la conservazione: Pagina 14

15 2.9.1 Configurazioni iniziali Alla voce Impostazioni è necessario inserire le credenziali di accesso che consentono di accedere ad ARKmanager, l applicativo che si occuperà di svolgere le operazioni di conservazione sostitutiva. Le credenziali saranno fornite al momento dell attivazione del modulo. Una volta inserite, bisogna salvarle con il bottone Applica. A questo punto, prima di iniziare a mandare qualsiasi documento in conservazione, è necessario controllare la correttezza delle classificazioni fiscali che sono state assegnate nelle regole del DMS. Come visto nei paragrafi precedenti, i documenti che dovranno andare in conservazione sostitutiva devono rientrare in una delle classificazioni fiscali previste dalla normativa vigente. In mancanza di una categoria fiscale valida, non potranno essere conservati. La procedura di upgrade provvederà ad aggiornare automaticamente le regole del DMS assegnando la classificazione fiscale alle causali contabili e ai documenti di fatturazione del ciclo attivo e passivo, sia nelle regole di base che nelle regole specifiche. A tutti gli altri documenti sarà attribuita la classificazione fiscale Altro / non in sostitutiva (vedi figura): Documenti automaticamente classificati ai fini della conservazione sostitutiva. Documenti che non sono stati automaticamente classificati. L utente dovrà verificare che i documenti che intende mandare in conservazione sostitutiva risultino tutti associati ad una classe fiscale corretta (non deve essere Altro/non sostitutiva ) e, laddove necessario, intervenire manualmente per correggerla. Pagina 15

16 2.9.2 Conservazione sostitutiva invio massivo I documenti di fatturazione e le stampe contabili possono essere mandati in conservazione nei seguenti modi: Tramite l apposita procedura Conservazione sostitutiva, presente nel menù Conservazione, che consente di fare un elaborazione massiva partendo dai file archiviati nel DMS. Dai singoli documenti del DMS, aprendo la videata delle proprietà e scegliendo l opzione Manda in conservazione (paragrafo Conservazione sostitutiva da singolo documento del DMS) Dai singoli documenti di fatturazione, scegliendo la voce Conservazione dal pannello della fattura elettronica (paragrafo Conservazione sostitutiva da gestione documenti) Dalle procedure di stampa dove è stata prevista la conservazione (paragrafo Conservazione sostitutiva da stampe di contabilità). Di seguito vediamo il funzionamento della procedura di elaborazione massiva. Entrando nella voce Conservazione Sostitutiva, saranno automaticamente proposti tutti i documenti (di qualsiasi tipo) presenti nel DMS che risultino associati ad una categoria fiscale e che non siano già stati conservati: In questa fase l utente può verificare quali sono i documenti che andranno in conservazione ed eventualmente togliere il flag di selezione da quelli che si desiderano escludere. Tramite i filtri per data e classificazione fiscale si può limitare l elaborazione ad una parte dei documenti. Tramite il flag Escludi PDF immagine del documento è possibile escludere i pdf delle fatture elettroniche (il flag non ha effetto su eventuali altri pdf, che saranno considerati). Confermando la procedura con il bottone Esegui (!), i documenti saranno inviati all applicativo ARKmanager e sarà visualizzata una videata che riepiloga i documenti elaborati, con lo stato di avanzamento del documento nel processo di conservazione. Pagina 16

17 Cliccando sul link del documento è possibile aprire la videata degli attributi del DMS, dove si può vedere se il documento è stato mandato in conservazione e lo stato in cui si trova. A questo punto ci sono due possibilità: Conservazione gestita con la formula Saas: i documenti non vanno immediatamente in conservazione poiché dovranno essere presi in carico dall ente che si occupa di gestire il servizio: per questo motivo subito dopo l invio da Arca lo stato dei documenti risulterà come Inoltrato. I documenti saranno poi elaborati e si dovrà monitorare il processo: nel paragrafo successivo sono riportati i possibili stati di avanzamento. Conservazione gestita con la formula On Premises: i documenti risulteranno subito in stato Conservato. In entrambi i casi il processo di conservazione non può definirsi completato, in quanto è necessario arrivare allo stato di chiusura. I documenti del DMS mandati in conservazione avranno il valore Sì nella colonna Conservato e l opzione di cancellazione disattivata. NOTA: dopo l invio in conservazione, nei documenti di fatturazione di Arca (gestione documenti) sarà automaticamente impostato il flag Modificabile a FALSE, per proteggere il documento da successive modifiche. Pagina 17

18 2.9.3 Conservazione sostitutiva da singolo documento del DMS L invio in conservazione può essere fatto anche puntualmente sul singolo documento del DMS aprendo la videata delle proprietà e cliccando sul link Manda in conservazione. n.b.: ricordiamo che questa opzione sarà visibile solo nei documenti che risultano associati ad una classificazione fiscale diversa da Altro Non in sostitutiva. Pagina 18

19 2.9.4 Conservazione sostitutiva da gestione documenti L invio in conservazione può essere fatto anche dal singolo documento di fatturazione tramite il pannello della fattura elettronica. Cliccando sul link Operazioni si aprirà il menù dove si potranno vedere tutti i documenti relativi al processo di fatturazione elettronica: il file XML vero e proprio, il file PDF con la versione aziendale della fattura, gli esiti ricevuti. Scegliendo la voce Manda in conservazione tutti i file elencati saranno inviati alla conservazione sostitutiva. Il programma chiederà se si desidera conservare anche il file PDF della fattura: rispondendo No, saranno mandati in conservazione solo i file XML della fattura e degli esiti. Ricordiamo che l unico file che va obbligatoriamente conservato per legge è l XML della fattura elettronica. È però consigliato conservare anche gli esiti di ricevuta di consegna e di accettazione/rifiuto da parte della Pubblica Amministrazione. Una volta mandati i file in conservazione, nel pannello comparirà l icona di conservazione: Pagina 19

20 2.9.5 Conservazione sostitutiva da stampe di contabilità Le seguenti stampe contabili sono state predisposte per l archiviazione diretta in DMS: Stampa giornale di contabilità Stampa registri iva Nella videata di stampa vanno inserite tutte le impostazioni necessarie per creare la stampa così come si vuole conservarla. Consigliamo di eseguire preventivamente un anteprima di stampa per accertarsi che il risultato sia quello corretto. A questo punto, cliccando sul nuovo bottone Stampa e salva su DMS, il file PDF sarà archiviato in DMS con la classificazione fiscale corretta, automaticamente impostata dalla procedura. La stampa viene identificata in maniera univoca in base alla descrizione (non modificabile dall utente) e all intervallo di date impostato dall utente. Per questo motivo, ad ogni elaborazione che riguardi un nuovo intervallo di date, sarà generata e archiviata una nuova stampa. Una volta generata, viene aperta la videata del DMS, dove l utente deve confermare l archiviazione cliccando sul bottone OK (cliccando su Annulla la stampa non sarà archiviata): La descrizione identifica in maniera univoca la stampa archiviata in DMS: è composta dalla descrizione del report e dall intervallo di date selezionato. Se si cerca di archiviare più volte una stampa già archiviata in precedenza (quindi per un intervallo di date già elaborato, purché con gli stessi estremi), la procedura avviserà l utente che il documento è già stato archiviato e chiede se si desidera sostituirlo (bottone Sovrascrivi) o se si desidera archiviarlo in aggiunta a quello già archiviato in precedenza (bottone Nuovo). Una volta eseguita l archiviazione, sarà possibile mandare le stampe in conservazione sostitutiva: dalla videata delle proprietà del file del DMS, come visto al paragrafo Conservazione sostitutiva da singolo documento del DMS, bisognerà selezionare la voce Manda in conservazione. Pagina 20

21 2.9.6 Aggiornamento stato documenti Dopo aver effettuato l invio in conservazione da Arca utilizzando uno dei metodi visti nei paragrafi precedenti, il documento passa all applicativo ARKmanager, che porterà avanti il processo in una delle due modalità previste: in azienda (On Premises), oppure appoggiandosi ad un ente esterno per la conservazione fisica (Saas). NOTA: in caso di soluzione On Premises, si rimanda alla specifica documentazione di ArkManager per l esecuzione delle operazioni che porteranno al completamento del processo di conservazione. In entrambi le soluzioni, con la procedura Aggiornamento stato documenti si potrà scaricare da ARKmanager lo stato attuale dei documenti inviati alla conservazione. Questa operazione consente di: 1. Verificare a che punto è arrivato il processo di conservazione: se sta procedendo e/o se è andato a buon fine. 2. Aggiorna lo stato del documento anche nel DMS, ossia nell archiviazione documentale dell azienda. Entrando nella procedura saranno subito visualizzati i documenti per cui risulta esserci un nuovo stato. Gli stati del processo di conservazione potranno saranno i seguenti: Inoltrato: il documento è stato inviato da Arca all applicativo ARKmanager. Il documento in questo stato non è ancora in conservazione a tutti gli effetti. In lavorazione (Saas): il documento è stato inviato da ARKmanager al servizio che si occupa della conservazione, che lo ha preso in carico e sta verificando se il file ha le caratteristiche per poter essere conservato. Il documento in questo stato non è ancora in conservazione a tutti gli effetti e potrebbe anche essere rifiutato. Invio annullato (Saas): il documento è stato rifiutato perché non rientra fra le tipologie (pdf, xml, jpg, etc.) previste dal contratto stipulato con l ente che fornisce il sevizio. Solo in questo caso, entrando nelle proprietà del DMS del documento risulterà abilitata la possibilità di cancellarlo da ARKmanager ( Rimuovi il documento dalla conservazione ). Pagina 21

22 Conservato: per il documento è stato avviato il processo di conservazione. Se si sta utilizzando la soluzione Saas, significa che il documento è stato accettato dal servizio che si occupa della conservazione. Se si sta utilizzando la soluzione On Premises, i documenti mandati in conservazione da Arca entreranno subito in questo stato. Chiuso: il processo di conservazione è stato completato. Al documento conservato sono state apposte la firma digitale del responsabile della conservazione e la marca temporale. Se non ci sono nuovi stati da aggiornare, sarà visualizzato il seguente messaggio: Pagina 22

23 3 Fattura Elettronica 3.1 Cos è la fattura elettronica Cos'è la Fattura Elettronica? La Finanziaria 2008 (legge n. 244 del 24 dicembre 2007) ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato deve avvenire esclusivamente in forma elettronica e che la trasmissione deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). La fattura elettronica si distingue dalla fattura cartacea per le seguenti caratteristiche: Consiste in un file di dati in codice informatico XML (extensible Markup Language) che deve essere generato seguendo uno specifico tracciato fornito dalla Pubblica Amministrazione (FatturaPA). All interno del file Xml deve essere inserito il codice assegnato dall IPA all ufficio di fatturazione a cui è destinata la fattura. ( La fattura deve essere firmata da chi la emette tramite l apposizione di una firma digitale qualificata, che ne garantisce l autenticità. Non è necessario stampare su carta la fattura elettronica: né da parte di chi la emette, né da parte di chi la riceve. La fattura elettronica deve essere conservata su supporti informatici secondo le regole della conservazione sostitutiva. Esempio di file dati in formato XML di una fattura elettronica Cosa NON è la Fattura Elettronica. Non può essere intesa come fattura elettronica l immagine della fattura (ad esempio un file PDF, TIF, JPG, etc.) che viene inviata al destinatario tramite posta elettronica. Tali fatture sono da intendersi come fatture cartacee emesse in maniera elettronica. Sono corrette dal punto di vista fiscale, ma devono in ogni caso essere stampate su carta sia da chi le emette che da chi le riceve. Inoltre non è necessario conservarle su supporti informatici (sebbene sia consentito farlo) e, a partire dal 6 giugno 2014, non saranno più accettate dalla Pubblica Amministrazione (al pari di quelle cartacee). Pagina 23

24 Cos è il Sistema di Interscambio (SdI)? Le fatture elettroniche non potranno essere inviate direttamente ai vari uffici di fatturazione delle pubbliche amministrazioni: si dovrà comunicare con il Sistema di Interscambio (SDI). Si tratta di un sistema informatico gestito dall Agenzia delle Entrate che svolgerà la funzione di intermediario fra le aziende e la Pubblica Amministrazione e che provvederà a: Ricevere le fatture elettroniche sotto forma di file Xml con le caratteristiche della FatturaPA. Effettuare controlli di validità e correttezza sulle fatture ricevute. Inoltrare le fatture agli uffici della Pubblica Amministrazione destinatari delle fatture. Restituire all azienda l esito positivo o negativo - dell operazione Il Sistema di Interscambio non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture. Come si fa a generare e a inviare una fattura elettronica in formato Xml? È necessario che il software gestionale che emette le fatture sia in grado di generare il file in formato Xml con il contenuto della fattura. Il file potrà poi essere trasmesso alla P.A. nei seguenti modi: 1. Se il gestionale è predisposto, può comunicare direttamente con il Sistema di Interscambio, tramite un apposito canale istituito per questo scopo dall Agenzia delle Entrate. Il canale funziona secondo il modello WebService ed è denominato SDICoop. Al Sistema di Interscambio saranno trasmessi i file delle fatture e, tramite la stessa modalità di dialogo, si riceveranno in seguito gli esiti, anch essi in formato Xml. 2. In alternativa a questo dialogo diretto, l azienda può inviare i file delle fatture elettroniche utilizzando la Posta Elettronica Certificata (PEC). Se non la si possiede già, si dovrà attivare una casella di posta elettronica certificata e utilizzare questo indirizzo per inviare i file. Si noti che anche in questo caso le fatture saranno inviate al Sistema di Interscambio (sdi01@pec.fatturapa.it) e mai direttamente agli uffici della P.A. Gli esiti delle fatture saranno restituiti allo stesso modo tramite PEC. 3. Per le aziende che NON sono attrezzate dal punto di vista informatico è stata prevista la possibilità di utilizzare un applicazione web, messa a disposizione nel sito della FatturaPa, per inserire e inviare una fattura. E necessario in tal caso possedere le credenziali Entratel o Fisconline. Gli esiti della fattura potranno essere consultati utilizzando un altra applicazione che consente di monitorare la fattura inviata. Le procedure di Arca: sono state implementate per gestire sia il dialogo diretto con il Sistema di Interscambio tramite il WebService, sia per l invio tramite PEC. Pagina 24

25 Come si mette la firma digitale sulle fatture elettroniche? La fattura elettronica, al pari di quella cartacea, deve essere firmata dal soggetto che la emette. Poiché in questo caso la fattura consiste in un file di dati, la firma dovrà essere di tipo digitale e consisterà nell aggiunta di un blocco di dati alla fine del file XML precedentemente generato. Per apporre questo particolare tipo di firma è necessario possedere un apposito dispositivo da collegare al computer e che funzionerà tramite il proprio software di firma. In commercio esistono diverse soluzioni: possono consistere in un lettore di Smart Card (simile ad una carta Bancomat), oppure in una chiavetta usb (token usb). Per apporre la firma digitale bisogna aver stipulato un contratto con un Ente Certificatore (ad esempio Infocamere), che garantisca sull identità del possessore. Come si conservano le fatture elettroniche? La fatture elettroniche devono essere conservate secondo le regole previste dalla normativa sulla conservazione sostitutiva, che prevede in sintesi: La memorizzazione su supporti informatici idonei a garantire la leggibilità nel tempo dei documenti e delle relative impronte (firma e marca). Il supporto scelto non deve essere modificabile, i documenti devono essere memorizzati in maniera permanente e irreversibile. L apposizione sull insieme di documenti così conservati della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, che attesta così lo svolgimento corretto del processo. Da ciò si evince che la firma digitale deve essere eseguita in due distinti momenti: in fase di emissione della fattura per garantirne l autenticità e in fase di conservazione per garantire la correttezza della procedura. I dati così conservati devono poter essere consultati ed esibiti all occorrenza. Archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva non sono la stessa cosa, anche se in entrambi i casi si tratta di conservazione di documenti elettronici su supporti informatici. Nel primo caso si tratta di conservazione/gestione a uso interno dell azienda, con lo scopo di accedere in modo più semplice e razionale ai documenti e non è disciplinata da alcuna normativa specifica. Nel secondo caso esiste invece una normativa specifica che detta definisce le regole sulle modalità, gli obblighi e le tempistiche, al fine di garantire nel tempo l integrità e la leggibilità dei documenti elettronici. Le procedure di Arca: sono state implementate per gestire il processo di conservazione sostitutiva con due soluzioni: On premise e Saas (vedi paragrafo * Conservazione ). Come devono coesistere le fatture tradizionali con quelle elettroniche? Le fatture elettroniche sottoposte a conservazione sostitutiva e quelle conservate in maniera tradizionale devono avere numerazione distinta le une dalle altre ed essere stampate in sezionali diversi dei registri iva. È pertanto necessario organizzare registri iva e numeratori in maniera distinta, al fine di evitare promiscuità e doppioni fra i due tipi di documenti, cartacei ed elettronici. Quando si inizia? 6 Dicembre 2013: amministrazioni pubbliche potevano decidere di partire volontariamente. 6 Giugno 2014: fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti della Pubblica Amministrazione Centrale: Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale. 31 Marzo 2015: fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti di tutta la Pubblica Amministrazione Fonti e Normativa Tutte le informazioni sull argomento e i riferimenti normativi si possono trovare nel sito: Pagina 25

26 3.2 Migrazione al nuovo modulo DMS In occasione della gestione delle fatture elettroniche è stato creato un nuovo modulo di archiviazione documentale, illustrato nel paragrafo Document Management System., che sarà lo strumento che permetterà di archiviare i file Xml (sia delle fatture che degli esiti) e di collegarli ai relativi documenti del gestionale. NOTA: Chi NON utilizzava il precedente modulo di archiviazione documentale non ha la necessità di leggere queste istruzioni e può passare al paragrafo successivo, in quanto non dovranno essere gestite operazioni di migrazione degli allegati. Il nuovo modulo introduce una classificazione dei documenti archiviati (che si basa sulla classificazione fiscale fornita dall Agenzie delle Entrate) e la possibilità di definire delle regole in base alle quali i documenti saranno assegnati alle varie classi. Tali regole risulteranno già inserite e l utente potrà visionarle e decidere se mantenerle così come sono o se apportare delle modifiche, in base alle proprie esigenze aziendali. Per chi utilizzava la vecchia procedura di archiviazione documentale è prevista una funzione di migrazione nelle nuove tabelle di tutti i file precedentemente archiviati. La procedura non sarà eseguita automaticamente, perché sarà richiesto all utente di controllare prima le regole con cui i documenti saranno assegnati alla nuova classificazione. Al primo accesso dopo l installazione della release sarà pertanto visualizzato un messaggio che ricorda di: 1. Verificare le regole con cui saranno classificati i documenti nel nuovo modulo di archiviazione documentale (bottone Regole). 2. Avviare la procedura di migrazione dei documenti dal modulo vecchio a quello nuovo (bottone Migrazione). L utente può scegliere di saltare queste operazioni e di farle in un secondo momento (tramite il bottone Annulla), ma in tal caso le funzionalità di fatturazione elettronica non risulteranno attive fino a che non sarà eseguita almeno la procedura di migrazione al nuovo modulo DMS e il messaggio sarà riproposto ad ogni accesso ad Arca. Il modulo DMS svolge la funzione di archiviazione elettronica, ma non assolve gli obblighi della conservazione sostitutiva. A questo scopo è stata implemento il collegamento con uno specifico applicativo, ArkManager, che provvederà a conservare a norma di legge i documenti elettronici. (vedi paragrafo * Conservazione ). Pagina 26

27 3.3 Anagrafiche clienti Nella pagina Generale della scheda anagrafica dei clienti è stato aggiunto il nuovo campo Codice ipa (Indice delle Pubbliche Amministrazioni). In questo campo si dovrà inserire il codice che identifica in maniera univoca l ufficio di fatturazione della Pubblica Amministrazione, che la norma prevede debba essere comunicato dalla stessa P.A. alle aziende fornitrici. In assenza di questo codice le fatture elettroniche non potranno essere emesse. Nel caso all azienda non siano pervenute comunicazioni in merito al codice IPA da utilizzare, cliccando sul bottone sarà aperto il sito dell ipa dove si potrà effettuare una ricerca dell ente a cui si deve inviare le fatture. Una volta individuato, è necessario entrare nella sezione Servizi di fatturazione elettronica e cercare l ufficio di destinazione della fattura, al quale corrisponderà un codice univoco ufficio, che va inserito nella scheda anagrafica del cliente. Potrebbe verificarsi il caso in cui l amministrazione pubblica non risulti censita nel sito IPA, oppure che non ci sia lo specifico ufficio di fatturazione. Trattandosi però di un dato obbligatorio, senza del quale la fattura elettronica sarebbe scartata, è comunque necessario inserire un codice IPA nella scheda del cliente. In tal caso è possibile inserire il codice univoco dell ufficio di fatturazione elettronica centrale (riconoscibile dal nome dell ufficio: Uff_eFatturaPa ), che può essere utilizzato solo se non si è riusciti a reperire in alcun modo il codice dell ufficio destinatario della fattura. Infine, se non è disponibile neppure il codice centrale, è possibile usare il codice di default : Ricordiamo tuttavia che se si utilizzano i codici centrale e di default e i successivi controlli effettuali dallo SDI rileveranno che era disponibile il codice IPA dell ufficio di destinazione, la fattura sarà scartata. Pagina 27

28 3.4 Contatori Dovrà essere codificato almeno un nuovo contatore da utilizzare per i documenti elettronici. Questa codifica è necessaria perché la normativa prevede chi documenti elettronici, in quanto sottoposti a conservazione sostitutiva, debbano avere una numerazione distinta dai documenti conservati in maniera tradizionale. Nel contatore si dovrà impostare il nuovo flag Fattura Elettronica. Se si desidera mantenere numerazioni distinte fra fatture e note di accredito, si potranno codificare due nuovi contatori di tipo elettronico. Non sarà però consentito codificarne più di due, perché il Sistema di Interscambio richiede univocità di numerazione all interno delle due tipologie di documenti previste dal tracciato Xml: fattura e nota di accredito. Non sono quindi consentite più numerazioni parallele per le fatture elettroniche. 3.5 Registri Iva Dovrà essere codificato un nuovo registro Iva vendite da utilizzare per i documenti elettronici. Il nuovo registro dovrà essere associato al contatore visto al paragrafo precedente. Ricordiamo che in Arca i registri iva possono essere intesi anche come sezionali, se vengono stampati assieme ad altri registri dello stesso tipo (acquisti o vendite) sullo stesso bollato cartaceo. La cosa importante è che i documenti elettronici siano tenuti distinti da quelli tradizionali e che ci sia continuità e assenza di doppioni all interno delle due numerazioni. Pagina 28

29 3.6 Causali contabili Dovranno essere codificate almeno due nuove causali contabili, da utilizzare per le fatture e le note di accredito elettroniche. Le nuove causali dovranno essere associate al registro iva visto al paragrafo precedente. 3.7 Configurazione documenti Dovranno essere codificati almeno due nuovi tipi documento, da utilizzare per l emissione di fatture e note di accredito elettroniche. I nuovi tipi documento dovranno essere associati alle causali contabili viste nel paragrafo precedente. Il contatore sarà automaticamente proposto dalla causale, senza possibilità di modifica. Se si ha la necessità di emettere anche fatture accompagnatorie, è possibile codificare un ulteriore tipo documento, ma dovrà essere associato alla stessa causale contabile della fattura differita (vedi quanto specificato al paragrafo Contatori sull univocità della numerazione delle fatture). Il tipo documento sarà riconosciuto come elettronico in quanto associato ad un contatore di tipo elettronico. Pagina 29

30 È stato introdotto il nuovo flag Archiviazione automatica (vedi figura), che consente di decidere se i documenti (di qualsiasi tipo: tradizionali o elettronici) dovranno essere automaticamente archiviati in formato Pdf nel Data Management System. Questa opzione, che è facoltativa per i tipi documento tradizionali, risulterà obbligatoria nel caso dei tipi documento elettronici: il flag risulterà impostato e non modificabile. In questo modo si garantisce di avere sempre una versione leggibile dei documenti elettronici, che risulterà collegata al documento, così come il file Xml che sarà trasmesso. Nella pagina Moduli di stampa è stato introdotto il nuovo flag Ufficiale, che ha due funzioni: Identifica il modulo da utilizzare per generare il Pdf da archiviare visto sopra. L inserimento del flag sarà richiesto obbligatoriamente in almeno un modulo (solo se per il tipo documento sono previsti dei moduli). Sarà utilizzato per effettuare l anteprima a video dei documenti nelle procedure dove è prevista. Nei tipi documento elettronici il numero di copie associato al modulo ufficiale va lasciato a zero (se inserito, sarà ininfluente). Tuttavia nel caso in cui, per esigenze aziendali, si necessiti di avere anche una copia cartacea dei documento elettronici, si può impostare il numero di copie: in questo modo oltre al pdf sarà eseguita anche la stampa su carta. 3.8 Dati anagrafici Ditta Nei dati anagrafici della ditta è stata aggiunta una nuova pagina di informazioni relative alla fatturazione elettronica. L unico dato richiesto obbligatoriamente nelle fatture elettroniche è il Regime Fiscale dell azienda. Gli altri dati vanno compilati o meno in base alle esigenze aziendali. Pagina 30

31 3.9 Gestione documenti Nell elenco dei documenti è stata aggiunta una nuova colonna dove è riportato lo stato della fattura elettronica, ossia l ultimo esito ricevuto e in quale fase del processo di fatturazione si trova: Nell inserimento manuale dei documenti di fatturazione sono state introdotte le seguenti modifiche. Inserendo manualmente una fattura di tipo elettronico, il cliente dovrà necessariamente avere un codice IPA nella scheda anagrafica: in caso contrario l inserimento sarà bloccato. In fase di salvataggio del documento, poiché nella configurazione del documento risulterà sempre attivo il flag Archiviazione automatica (vedi quanto spiegato al paragrafo Configurazione documenti), sarà sempre generato ed archiviato il pdf con l immagine della fattura. Nei dati di testa è stata aggiunta una nuova sezione dedicata alla fatturazione elettronica, che riporta lo stato del documento elettronico. Da qui è possibile eseguire diverse operazioni, che illustriamo nei prossimi paragrafi. Pagina 31

32 3.9.1 Visualizzare i file archiviati ai fini della fatturazione elettronica. Cliccando sul link Documento si aprirà un menù dove si potrà vedere storia del documento elettronico, ossia tutti i file inviati, ricevuti e archiviati ai fini della fatturazione elettronica. I seguenti file potranno essere aperti cliccandoci sopra con il mouse: Il file PDF riprodotto con la modulistica aziendale (NON è la vera fattura elettronica) Il file XML della fattura (È la fattura elettronica trasmessa alla P.A.) I file XML degli esiti ricevuti (saranno più di uno) Fattura PDF Esiti ricevuti Fattura XML La riproduzione dei file Xml è fatta utilizzando i fogli di stile previsti dalla FatturaPA, ossia una riproduzione grafica messa a disposizione dalla Pubblica Amministrazione, uguale per tutte le aziende, che ovviamente può differire molto dall aspetto grafico della fattura che si è abituati a vedere in azienda. Pagina 32

33 3.9.2 Stato di avanzamento della fattura elettronica. I documenti elettronici, a differenza di quella cartacei, sono sottoposti al controllo e all approvazione del Sistema di Interscambio prima di essere recapitati alla Pubblica Amministrazione. Di conseguenza l emissione di una fattura non è immediata come per i documenti cartacei, ma si compone di vari step, che possono verificarsi in giorni diversi. Per ognuna di queste fasi si riceverà un esito, cioè una risposta dal Sistema di Interscambio che comunicherà se il documento sta avanzando nel processo di fatturazione o se è stato respinto. Il grafico evidenzia in quale fase si trova al momento attuale il documento: DA INVIARE INVIATO EMESSO RICEVUTO dalla P.A. Vediamo in ogni fase che casi si possono verificare: Da inviare. Lucchetto aperto: il pdf è modificabile. Un documento elettronico appena inserito nasce sempre con lo stato Da inviare : significa che non è ancora stata trasmesso. E stato generato e archiviato il file Pdf, invece il file Xml non esiste ancora perché sarà generato solo in fase di trasmissione. La fattura può essere liberamente modificata: al salvataggio delle modifiche il file Pdf sarà automaticamente rigenerato. Inviato. Il documento è stato trasmesso. L invio può essere stato fatto direttamente al Sistema di Interscambio (fig.1), oppure salvato in una directory per essere successivamente inviato tramite PEC (fig. 2). Ora al documento risulta collegato anche il file XML, ossia la fattura elettronica vera e propria. In questo stato la fattura non può ancora considerarsi emessa: sarà presa in carico dallo SDI, che eseguirà dei controlli per verificarne la correttezza formale. Fino a che non si riceverà un primo esito dallo SDI, il documento non potrà essere modificato. Lucchetto chiuso: i file PDF e XML sono protetti. Il documento è stato trasmesso: non devono essere modificati. Se si cerca di apportare delle modifiche il programma avviserà l utente con il seguente messaggio, in cui si comunica che né il file Pdf collegato, né il file XML trasmesso saranno rigenerati. Pagina 33

34 La protezione del file Pdf non sarebbe strettamente necessaria dal momento che la vera fattura elettronica trasmessa è solo il file Xml, tuttavia in questo modo si garantisce che le due versioni del documento quella in formato aziendale e quella elettronica siano sempre allineate. Le modifiche al documento gestionale non sono bloccate perché l utente potrebbe avere l esigenza di modificare dei dati che non vanno ad influire sul risultato della fattura (annotazioni, dati delle provvigioni, etc.), però l utente viene avvisato con il seguente messaggio sul fatto che potrebbero verificarsi delle differenze fra il documento trasmesso e i dati salvati: Scartato da SDI. Il documento è stato controllato dal Sistema di Interscambio, che ha rilevato degli errori e ha inviato un esito di scarto. Cliccando sul link Scartato dallo SDI sarà aperto l esito ricevuto. Si veda l esempio in figura: all interno dell esito è riportata una lista degli errori riscontrati, che dovranno essere corretti se si desidera trasmettere nuovamente la fattura. Il lucchetto aperto indica infatti che il documento è nuovamente modificabile perché l utente dovrà correggere gli errori rilevati, che potranno essere di diverso tipo: dal codice fiscale errato, alla mancanza di elementi obbligatori in fattura, a problemi con la firma digitale. Il documento in questo stato non può considerarsi emesso: è come se non fosse mai uscito dall azienda. Inoltre, fino a che non saranno apportate delle modifiche e resterà in questo stato, non sarà più trasmesso. Solo dopo che si sarà andati in modifica e si saranno salvate le modifiche, il documento tornerà automaticamente in stato Da inviare. Di conseguenza sarà nuovamente selezionato dalla procedura di trasmissione, sarà generato un nuovo file Xml (con nome diverso) che sarà archiviato al posto del precedente, e avrà così inizio un nuovo ciclo di fatturazione elettronica. NOTA: può succedere che, a fronte di un esito di scarto ricevuto da SDI, la fattura sia ugualmente considerata emessa. È il caso in cui all azienda non sia stato comunicato il codice IPA da utilizzare e che si sia pertanto dovuti ricorrere all utilizzo del codice IPA centrale oppure a quello di default per riuscire a trasmettere la fattura (vedi quanto spiegato al paragrafo Anagrafiche clienti). In tal caso, se il Sistema di Interscambio verifica che il codice IPA era effettivamente non reperibile (ed è quindi giustificato l utilizzo dei codici alternativi), l errore non è imputabile a chi emette la fattura. Sarà in ogni caso inviato un esito di scarto a segnalazione dell anomalia riscontrata, ma non sarà necessario trasmettere nuovamente la fattura, che potrà considerarsi emessa a tutti gli effetti e non sarà più considerata dalla procedura di trasmissione. Questo caso si distingue dallo scarto per errori reali in base all icona visualizzata, che sarà quella del lucchetto chiuso, ad indicare che il documento è protetto in quanto emesso. Pagina 34

35 Accettato da SDI. Il documento è stato controllato dal Sistema di Interscambio, che ne ha verificato la correttezza formale (non ci sono errori), ha provveduto pertanto ad inoltrarlo alla Pubblica Amministrazione e ha inviato all azienda un esito di consegna. A questo punto può considerarsi emesso, cioè uscito dall azienda. Il processo di fatturazione non può ancora definirsi del tutto completato: dovrà ancora arrivare la risposta dalla Pubblica Amministrazione che approvi il contenuto della fattura, ma ai fini contabili il documento può essere registrato e ai fini Iva può andare in liquidazione. Non recapitabile (provvisorio). Il Sistema di Interscambio non riesce a comunicare con la Pubblica Amministrazione e ha inviato un esito in cui comunica all azienda che la fattura è momentaneamente non recapitabile e che riproverà a consegnarla per i successivi 10 giorni. I motivi saranno presumibilmente di natura tecnica, ma non dipenderanno in alcun modo dall azienda, trattandosi di una mancata comunicazione fra SDI e P.A. Il documento resta quindi in attesa di un successivo esito di recapito: positivo o negativo. La fattura è da considerarsi in ogni caso emessa e contabilizzabile. Non recapitabile (definitivo). Il Sistema di Interscambio non è riuscito a comunicare con la Pubblica Amministrazione nei 10 giorni consecutivi al primo esito di non recapitabilità. Ha inviato pertanto un altro esito in cui comunica all azienda l avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito e che non saranno più fatti tentativi di consegna. La fattura è da considerarsi anche in questo caso emessa e contabilizzabile. NOTA: questo particolare stato è l unico in cui l utente ha la facoltà, se lo desidera, di provare nuovamente a trasmettere la stessa identica fattura allo SDI (si veda in seguito il paragrafo Visualizzando il file XML dal pannello della fattura elettronica del documento si potrà vedere, Accettato dalla Pubblica Amministrazione. Il documento è stato consegnato alla Pubblica Amministrazione, che ha accettato la fattura. Il Sistema di Interscambio ha inviato un esito di accettazione definitiva: il processo di fatturazione può definirsi completato. Pagina 35

36 Rifiutato dalla Pubblica Amministrazione. Il documento è stato consegnato alla Pubblica Amministrazione, che lo ha visionato e ha inviato un esito di rifiuto. Significa che ci sono delle contestazioni sul contenuto della fattura, che saranno elencate all interno dell esito. Il processo di fatturazione può comunque definirsi completato, nel senso che non arriveranno ulteriori esiti e, ai fini della contabilità e dell Iva, il documento è emesso e può essere registrato. In base ai problemi segnalati, si dovranno successivamente valutare le opportune conseguenze contabili, che saranno totalmente a carico e a discrezione dell utente. Potrebbe, ad esempio, essere necessario emettere una nota di accredito e una successiva fattura correttiva o integrativa. In ogni caso, si tratterà di ulteriori documenti, che seguiranno un nuovo processo di fatturazione. NOTA: dalle istruzioni tecniche fornite dall Agenzia delle Entrate sembrerebbe che anche in questo caso la fattura può essere nuovamente inviata, mantenendo lo stesso numero. A differenza del caso di esito Non recapitabile definitivo visto in precedenza, non sarà però possibile inviare nuovamente lo stesso file Xml. Si dovrà in questo caso generare il file ex-novo, in modo che abbia un nome completamente diverso da quello già trasmesso. Si deve pertanto aprire in modifica il documento e confermare il salvataggio delle modifiche, come visto nel caso Scartato da SDI. Il documento tornerà in questo modo in stato Da trasmettere e inizierà un nuovo ciclo di fatturazione elettronica. La scelta su quale condotta seguire a livello contabile, ossia se emettere dei documenti correttivi totalmente nuovi (ovviamente con numeri diversi) oppure se inviare nuovamente lo stesso documento (con solo il nome del file XML diverso), dovrà essere fatta dall utente in funzione di come si accorderà di procedere con la Pubblica Amministrazione. Nessun esito dalla Pubblica Amministrazione. Il documento è stato consegnato alla Pubblica Amministrazione che, a distanza di 15 giorni dal recapitato, non ha inviato alcuna risposta al Sistema di Interscambio. Lo SDI provvede quindi a segnalare all azienda che non ha ricevuto risposte in merito alla fattura che, per tacito assenso, dovrebbe ritenersi approvata. Il processo di fatturazione può quindi definirsi completato, non saranno attesi ulteriori esiti e, ai fini della contabilità e dell Iva, il documento è emesso e va registrato. NOTA: nelle istruzioni tecniche fornite dall Agenzia delle Entrate si legge che gli esiti di accettazione o di rifiuto della fattura saranno inoltrati all azienda solo nel caso in cui la Pubblica Amministrazione provveda ad inviarli. Sembra quindi che non ci sarà con certezza - e non è comunque ritenuta indispensabile - una risposta finale da parte dell ufficio destinatario della fattura. Pagina 36

37 3.9.3 Integrare i dati della fattura elettronica. Cliccando sul bottone della toolbar Dati aggiuntivi l utente potrà compilare manualmente alcuni dati specifici del tracciato della FatturaPA, che saranno inseriti nel file XML da trasmettere. Questi dati non sono obbligatori: vanno gestiti in funzione delle esigenze aziendali, nel caso siano informazioni che l azienda deve effettivamente riportare in fattura. In pratica, se già venivano inseriti nelle fatture cartacee, anche se tramite righe descrittive. Come si può vedere in figura, alcune informazioni sono attribuite direttamente alla fattura: sono quelle della pagina dei dati Generali. Altre informazioni in particolare il CUP e il CIG devono essere riferite a dei documenti che, tipicamente, dovrebbero essere arrivati in azienda in precedenza al momento della fatturazione. Di quanti e quali documenti si tratti dipende dalla natura dei rapporti intercorrenti fra l azienda e la Pubblica Amministrazione: sarà quindi cura dell utente a decidere in quale pagina inserire il CUP e il CIG: si noti, tuttavia, che per ogni tipologia (ordine, contratto, convenzione ) sarà possibile specificare CIG e un CUP di un solo documento. Fra quelli specificati, in Arca è prevista la gestione documentale dell ordine di vendita. Ne consegue che se l utente avesse l esigenza di inserire in fattura il CIG e il CUP derivanti da più ordini, non dovrà inserirli nella fattura, ma dovrà gestire l intero flusso documentale. Dovrà quindi inserire i singoli ordini, compilando dentro a questi il CIG e il CUP nella maschera dei dati aggiuntivi, e provvedere poi all evasione degli stessi, generando in questo modo la fattura. Così facendo, nel documento elettronico saranno riportati i blocchi di istruzioni relativi ai vari ordini, ognuno con le proprie informazioni aggiuntive. NOTA: nell eventualità che, dopo aver effettuato il prelievo degli ordini, le informazioni aggiuntive vengano inserite anche nella fattura, allora avranno la precedenza queste ultime e non saranno considerate quelle dei documenti prelevati. Pagina 37

38 3.9.4 * Allegare file alla fattura elettronica. Ai documenti elettronici in formato Xml è consentito allegare dei file di qualsiasi tipo: doc, pdf, jpg, etc. Non ci sono limiti alle tipologie di documenti, ma c è un limite massimo di 5 megabyte totali. In questo modo è possibile far pervenire alla Pubblica Amministrazione qualsiasi tipo di documentazione sia necessario (o si ritenga opportuno) aggiungere alla fattura stessa. Per aggiungere gli allegati è necessario aprire la maschera dei Dati aggiuntivi, andare alla pagina Allegati e aggiungere i file desiderati tramite il bottone Nuovo. Si aprirà una videata di ricerca del documento da allegare e, una volta selezionato, sarà possibile specificare una descrizione che sarà poi assegnata come nome all allegato. Scegliendo l opzione Trasmetti gli allegati in formato compresso ZIP i file saranno compressi prima di essere allegati al documento elettronico (questa opzione non è obbligatoria). Tutti i file selezionati compariranno nell elenco. A questo punto sarà possibile: Bottone Visualizza file : apre e visualizza il file. Bottone Proprietà : visualizza le caratteristiche (tra cui le dimensioni) e modifica la descrizione Bottone ELIMINA: cancella l allegato dall elenco. Visualizzando il file XML dal pannello della fattura elettronica del documento si potrà vedere, alla fine del file, l elenco degli allegati. In calce alla pagina comparirà una sezione dove saranno riepilogati gli allegati inclusi nel file XML: con un doppio click sul nome sarà possibile la visione immediata. NOTA: i file allegati alle fatture elettroniche non saranno salvati nel DMS. Non compariranno quindi nella pagina DMS del documento e saranno consultabili solo dai dati aggiuntivi della fattura elettronica, come illustrato. Se l utente desiderassi archiviarli anche nel DMS, potrà farlo manualmente, come illustrato al paragrafo: Inserimento Pagina 38

39 3.10 Invio documenti elettronici È stato aggiunto il nuovo menù Fatturazione Elettronica, che raggruppa le funzionalità di: trasmissione dei documenti, ricezione degli esiti e assegnazione manuale degli esiti. Tramite la prima voce, Invio documenti, è possibile generare i file XML e scegliere come trasmetterli al Sistema di Interscambio. Nella prima videata un messaggio ricorda all utente che per proseguire è necessario che sia collegato il lettore di smart-card per apporre la firma digitale sui file Xml che saranno generati. L Agenzia delle Entrate ha previsto, per chi utilizza la modalità di trasmissione diretta (WebService SdiCoop), l apertura di due canali di comunicazione: uno di test (per effettuare prove di trasmissione e ricezione) e uno effettivo. La procedura si avvia automaticamente sul canale effettivo; è possibile passare alla modalità di test in qualsiasi momento, attivando il bottone sulla toolbar evidenziato in figura. In tal caso la modalità di test sarà ben evidenziata con la scritta: MODALITÀ DI TEST ATTIVATA (sarà automaticamente disattivata uscendo dalla procedura). Si raccomanda di considerare la nota di cui al punto 3.14 a pag. 48 Sul canale di test si possono trasmettere fatture e il Sistema di Interscambio risponderà con degli esiti, ma tutti questi documenti non avranno, ovviamente, valore fiscale. ATTENZIONE: si raccomanda di utilizzare la modalità di test solo su ditte di prova (es. ditta Demo) e, in ogni caso, con documenti non effettivi. Ricordiamo infatti che nel caso l invio vada a buon fine i documenti saranno ugualmente contrassegnati come inviati (anche se sul canale di test) e non saranno più considerati nelle successive trasmissioni. Ricordiamo altresì che in caso di errore è comunque possibile intervenire sullo stato dei documenti tramite la procedura Manutenzione documenti elettronici. Pagina 39

40 La sezione Filtri consente di limitare la selezione ad una parte dei documenti elettronici. Normalmente non sarà necessario specificare alcun filtro, dal momento che sarà la procedura che provvederà automaticamente a selezionare i documenti che sono in stato da inviare. Si consiglia pertanto di utilizzarli solo se effettivamente necessari. Data doc. - Cliente: questi filtri consentono di trasmettere solo le fatture di un certo periodo o di uno specifico cliente. Reinvia le fatture non recapitabili: se si imposta questo flag, saranno selezionati anche i documenti che si trovano in stato Non recapitabile definitivo. Si tratta di quel particolare caso visto al paragrafo Stato di avanzamento della fattura elettronica., l unico in cui l utente può provare a inviare nuovamente il medesimo file Xml, senza che sia necessario cambiarne né il nome, né il contenuto. Ricordiamo che questi documenti dal punto di vista aziendale sono da considerarsi formalmente corretti in quanto anno superato i controlli dello SDI, e quindi emessi e contabilizzabili: non è pertanto strettamente necessario provare a inviarli nuovamente. Tuttavia, i problemi tecnici che impedivano la comunicazione fra SDI e Pubblica Amministrazione potrebbero essere stati risolti in seguito (ossia dopo i 10 giorni di tentativi fatti dallo SDI). In questo modo si ha la facoltà di completare il processo di fatturazione elettronica in tutte le sue fasi e con la ricezione degli esiti. Anche le fatture già trasmesse: questo flag è visibile solo se si sceglie la modalità di trasmissione via PEC (vedi in seguito) e consente di selezionare anche le fatture che risultano in stato Inviato PEC per rigenerare nuovamente i file XML. La sezione Modalità di trasmissione consente di specificare in che modo si desidera trasmettere i file delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. Trasmissione diretta: è la scelta proposta, che prevede di inviare direttamente i documenti allo SDI sfruttando il canale di trasmissione certificato utilizzato dalla procedura. La firma sui documenti sarà apposta sempre. Scegliendo questo metodo si potranno inoltre ricevere allo stesso modo anche gli esiti, che saranno automaticamente monitorati e archiviati assieme alla fattura. Salvataggio file per utilizzo PEC: con questa opzione i file XML delle fatture saranno generati, firmati e salvati nella cartella indicata dall utente. A questo punto si potrà procedere con l invio manuale tramite PEC (Posta Elettronica Certificata) all indirizzo di posta messo a disposizione dal Sistema di Interscambio (sdi01@pec.fatturapa.it) che, lo ricordiamo, è l unico intermediario a cui si possono inviare i documenti. Si noti che in questo caso anche gli esiti saranno restituiti tramite PEC e, a differenza della modalità precedente, si dovranno gestire manualmente sia l archiviazione documentale dell esito (allegandolo al documento fattura come un qualsiasi altro Documento DMS), sia l assegnazione dello stato di avanzamento al documento, se si desidera che l informazione risulti aggiornata in fattura e attivare in questo modo le protezioni previste dai programmi sui documenti. Pagina 40

41 Solo nel caso in cui si scelga di salvare i file (quindi non di trasmissione diretta), è possibile generare documenti elettronici non firmati togliendo il flag Applica la firma. Si può scegliere questa opzione se si desidera demandare la firma e la trasmissione dei documenti elettronici ad un altro soggetto, ad esempio lo studio del commercialista. In tal caso dovranno essere opportunamente modificati anche i dati del soggetto trasmittente (vedi in seguito). La sezione Dati del trasmittente riporta dei campi che saranno inseriti all interno del file XML e che identificano il soggetto che esegue materialmente la trasmissione dei file. Tale dati possono differire in funzione della modalità di trasmissione scelta e del soggetto che trasmetterà i documenti. In particolare: Trasmissione diretta: sono i dati del soggetto che fornisce il servizio di trasmissione (Wolters Kluwer). In questo caso saranno precompilati e non potranno essere modificati. Trasmissione tramite PEC: saranno proposti i dati identificativi della ditta. Se l azienda decide di inviare autonomamente i documenti utilizzando il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata non è necessario modificarli, dal momento che il soggetto trasmittente sarà l azienda stessa. Se invece decide di demandare la trasmissione dei file ad un altro soggetto, ad esempio lo studio del commercialista, in questi campi sarà necessario specificare i dati identificativi del trasmittente. Tramite il link Dati ditta saranno nuovamente proposti i dati dell azienda. A questo punto, proseguendo con la procedura saranno selezionati tutti i documenti elettronici che, in base al loro stato attuale, risultano da trasmettere: Tutte le colonne sono ordinabili cliccando sull intestazione. Nella colonna Stato attuale si può vedere lo stato di avanzamento della fattura Pagina 41

42 Come si può vedere in figura, le fatture da trasmettere potranno risultare contrassegnate con due simboli diversi: I documenti con questo simbolo sono pronti per essere trasmessi: non è richiesto alcun intervento da parte dell operatore. Il flag di selezione risulta editabile ed è proposto già contrassegnato. I documenti con questo simbolo sono già stati trasmessi in precedenza e sono stati respinti da SDI, che ha rilevato degli errori ed ha restituito un esito di scarto. Per questi documenti il flag di selezione non è abilitato: è necessario infatti che l operatore corregga le anomalie riportate nell esito ricevuto. Per queste fatture che hanno delle criticità è possibile aprire direttamente l esito ricevuto da SDI, cliccando sul link Vedi esito, per consultare l elenco degli errori segnalati. Una volta presa visione dei problemi, si può scegliere di correggere immediatamente gli errori tramite il link Vedi doc. che consente di andare in modifica del documento stesso. Attenzione: è necessario che il documento venga modificato e salvato (non solo aperto), affinché lo stato venga reimpostato nuovamente al valore Da inviare. L avvenuta correzione del documento sarà evidenziata in grassetto nell elenco: il flag di selezione risulterà a questo punto editabile e la fattura potrà essere nuovamente trasmessa. Se l utente decide di non correggere da questa sede i documenti scartati da SDI, questi non saranno inviati e resteranno in stand-by: continueranno ad essere proposti in questa procedura fino a che l operatore non deciderà come intervenire. Confermando la trasmissione delle fatture tramite l apposito bottone, inizierà il processo di colloquio con il Sistema di Interscambio. Per ogni documento selezionato nell elenco saranno eseguite le seguenti operazioni: 1. Sarà generato il file XML in base al tracciato della FatturaPA. 2. Saranno eseguiti dei controlli immediati sul file XML generato, per intercettare eventuali errori PRIMA che venga effettato l invio vero e proprio. 3. Se il documento passa la validazione, la procedura provvederà ad apporre la firma digitale. Per questa operazione è necessario che sia fisicamente collegato un lettore di smart-card al computer e che sia stato opportunamente installato il software che gestisce il dispositivo stesso. La prima volta che si attiva la trasmissione, il software della smart-card visualizzerà dei messaggi simili ai seguenti (dipende dal modello utilizzato), in cui si chiede: - Conferma delle credenziali visualizzate: il nome che compare in questa maschera deve corrispondere all effettivo firmatario della fattura. Pagina 42

43 - Il PIN per utilizzare la carta. 4. Il file XML firmato sarà trasmesso al Sistema di Interscambio, contrassegnato con stato Inviato, risulterà archiviato e collegato al documento gestionale. Al tempo stesso risulteranno protetti da modifiche sia il file PDF che lo stesso file XML associati al documento. Una volta processati tutti i documenti selezionati, sarà visualizzato un file di log riepilogativo che riassume il risultato di ogni fattura e gli eventuali errori riscontrati, e che può essere salvato su disco. A questo punto l elenco iniziale sarà aggiornato per presentare all utente la nuova situazione e i documenti processati potranno trovarsi in due nuovi stati: Il documento è stato trasmesso. Il flag di selezione sparisce e lo stato della fattura appare come Inviato. La fattura entra così in modalità di attesa di un esito, cioè di una risposta dal Sistema di Interscambio. Alla prossima trasmissione dei documenti non sarà più selezionata. Sono stati riscontrati degli errori durante la validazione. Nel caso vengano riscontrati degli errori già in questa fase, la singola fattura non sarà processata: sarà contrassegnata con un simbolo di attenzione e sarà possibile cliccare sul link Si sono verificati errori nell elaborazione, che consentirà di visualizzare le anomalie rilevate: Si noti che NON risulterà attivo il link Vedi esito, dal momento che questi errori non sono segnalati ufficialmente dal Sistema di Interscambio (a cui la fattura non è mai arrivata), ma sono dei controlli che vengono effettuati preventivamente dalla procedura. A questo punto l utente si trova nella condizione di poterli correggere subito, cliccando su link Vedi doc come visto in precedenza per i documenti che hanno ricevuto un effettivo esito di scarto. Pagina 43

44 3.11 Ricezione esiti Una volta trasmessi i documenti elettronici è necessario monitorare gli esiti che saranno restituiti dal Sistema di Interscambio. Tramite la voce Ricezione esiti si attiverà la procedura che aprirà nuovamente il colloquio con lo SDI - questa volta in ricezione - per scaricare le risposte, positive o negative, sui documenti inviati. In base alle istruzioni tecniche fornite dall Agenzia delle Entrate, il tempo intercorrente fra la trasmissione di un documento elettronico e la ricezione dell esito può essere quantificato indicativamente in circa 48 ore (variabile in ragione del canale scelto e dalla frequenza di afflusso delle fatture al Sistema di Interscambio). Tutte le colonne sono ordinabili cliccando sull intestazione. Nella colonna Stato attuale si può vedere lo stato della fattura Come si vede in figura, saranno automaticamente selezionati e proposti tutti i documenti che si trovano in uno stato di attesa di esito, cioè: INVIATO NON RECAPITABILE PROVVISORIO ACCETTATO DA SDI (consegnato alla P.A.) NOTA: non saranno selezionati i documenti che erano stati trasmessi via PEC. In questo caso il Sistema di Interscambio restituirà anche l esito tramite PEC e non tramite colloquio diretto: si dovrà quindi scaricare gli esiti dalla casella di posta elettronica certificata. Confermando la ricezione degli esiti tramite l apposito bottone, inizierà il processo di colloquio con il Sistema di Interscambio. Per ogni documento presente nell elenco saranno eseguite le seguenti operazioni: 1. Saranno scaricati tutti gli esiti (file XML) messi a disposizione dal Sistema di Interscambio. Per uno stesso documento potranno arrivare anche più esiti: dipende da quanto tempo è passato dal momento della trasmissione e quindi da quante fasi del processo sono state nel frattempo elaborate. Ad esempio, per una fattura potrebbero arrivare contemporaneamente sia l esito di Accettazione da Sdi, sia quello di Approvazione da parte della P.A. Tutti gli esiti saranno ovviamente scaricati, ma la colonna Stato attuale sarà aggiornata con il valore dell ultimo, in ordine cronologico. Pagina 44

45 2. Gli esiti saranno archiviati e risulteranno pertanto collegati al documento e visionabili dalla sezione Fattura Elettronica presente nei documenti (vedi paragrafo: Visualizzare i file archiviati ai fini della fatturazione elettronica.). 3. Saranno evidenziati i documenti per cui è stato restituito un esito negativo, sia che si tratti di uno scarto vero e proprio (per cui saranno necessari degli interventi correttivi nel documento), sia che si tratti di una contestazione sul contenuto. A questo proposito si veda quanto specificato per tutti i casi previsti nel paragrafo Stato di avanzamento della fattura elettronica. A questo punto l elenco iniziale sarà aggiornato per presentare all utente la nuova situazione. nei documenti processati sarà aggiornata la colonna dello Stato attuale, che sarà anche evidenziata con colori diversi in base alla tipologia di risposta ricevuta: I documenti con questo simbolo hanno ricevuto un esito di scarto da SDI, che li ha respinti in quanto ha rilevato degli errori da correggere. I documenti con questo simbolo sono da considerarsi emessi a tutti gli effetti, perché non sono stati accettati dal Sistema di Interscambio. Tuttavia, è necessario valutare ugualmente il nuovo stato del documento, in quanto potrebbero esserci delle contestazioni sul contenuto della fattura che vanno gestite a livello amministrativo. Per la descrizione dettagliata delle singole risposte, vedi quanto spiegato al paragrafo Stato di avanzamento della fattura elettronica. I documenti che hanno ricevuto un esito definitivo, per cui non sono previste altre risposte (esempio: Ricevuto dalla P.A. con esito positivo ) usciranno definitivamente dal processo di fatturazione elettronica, che potrà definirsi in questo modo concluso: non saranno più selezionati da questa procedura. Per tutti gli altri casi in cui non sia arrivato alcun esito, oppure sia arrivato un esito non conclusivo del processo di fatturazione (e dovranno quindi arrivare altre risposte), i documenti continueranno ad essere elaborati da questa procedura. In tutti i casi, l esito ricevuto è consultabile cliccando sul link Vedi esito. Similarmente a quanto visto nella procedura di trasmissione, in caso di errori il documento potrà essere richiamato ed eventualmente corretto immediatamente aprendolo tramite il link Vedi doc. I documenti così corretti torneranno in stato Da inviare : dovranno essere nuovamente trasmessi tramite la procedura di invio vista al paragrafo precedente. Pagina 45

46 3.12 Manutenzione documenti elettronici Tramite questa procedura è possibile assegnare gli esiti desiderati ai documenti elettronici. Potrà essere utilizzata nei seguenti casi: Se si a scelto di inviare i documenti tramite PEC anziché tramite colloquio diretto. In tal caso lo scarico degli esiti non potrà essere eseguito in maniera automatica con l apposita procedura di ricezione (in quanto saranno restituiti sempre tramite PEC), e lo stato del documento resterà a Inviato PEC. Se si desidera pertanto portare avanti lo stato della fattura, aggiornandolo all esito corretto, si dovrà procedere con l assegnazione manuale. In qualsiasi altro caso in cui si voglia forzare il processo di fatturazione elettronica e cambiare manualmente lo stato di un documento per estrometterlo intenzionalmente dalla procedura di trasmissione oppure da quella di ricezione. Pagina 46

47 3.13 Contabilizzazione fatture elettroniche - Conferma documenti provvisori A norma di legge, i documenti elettronici trasmessi possono considerarsi emessi e contabilizzabili nel momento in cui si riceve la prima risposta di accettazione da parte del Sistema di Interscambio, ossia quando si trovano in stato Consegnato alla P.A.. La ricezione degli esiti finali da parte della Pubblica Amministrazione ( Accettato dalla P.A. o Rifiutato dalla P.A. ) è sicuramente auspicabile e consente all azienda di considerare chiuso - positivamente o meno - il processo di fatturazione. Tuttavia non sono questi gli esiti che determinano l obbligatorietà di contabilizzare il documento e di mandarlo in iva: gli obblighi contabili scaturiscono già nel momento in cui la fattura è ufficialmente uscita dall azienda. Neppure l esito Nessuna risposta dalla P.A. deve impedire di ritenere il documento valido ai fini contabili. Gli esiti finali della Pubblica Amministrazione possono cambiare solo le conseguenze amministrative, che comporteranno un colloquio fra le parti per chiarire gli eventuali motivi del contenzioso o della mancata risposta finale, ma i documenti vanno in ogni caso ritenuti da contabilizzare. NOTA: in Arca è stata data la possibilità di contabilizzare tutti i documenti elettronici emessi, proponendo però una condotta prudenziale, ossia di tenere in sospeso le eventuali fatture che sono ancora in attesa di un esito conclusivo. La scelta di contabilizzare queste fatture richiederà una decisione da parte dell operatore. Avviando la procedura di conferma dei movimenti contabili provvisori derivanti dai documenti, sarà effettuato un controllo sulla presenza di documenti elettronici in attesa di esito. In tal caso sarà visualizzato un messaggio che chiede all operatore se desidera attivare la procedura di ricezione esiti prima di continuare con la contabilizzazione, per avere la certezza di lavorare su una situazione il più possibile aggiornata: Pagina 47

48 Rispondendo affermativamente alla domanda, si aprirà la procedura di Ricezione Esiti vista al paragrafo precedente. In caso contrario la procedura proseguirà presentando l elenco dei documenti da contabilizzare, che saranno sia quelli tradizionali (cartacei), sia quelli elettronici: Nella colonna Fattura Elettronica sarà visibile lo stato attuale dei documenti elettronici. Come si può vedere in figura, le fatture elettroniche che, pur essendo emesse (stato Inviato ), non hanno ancora ricevuto una risposta finale dalla Pubblica Amministrazione, risultano non selezionate. A questo punto l utente potrà decidere di selezionare anche queste o se aspettare a contabilizzarle, nella speranza che arrivi a breve anche un esito conclusivo. Se si decide di contabilizzare tutto, ricordiamo che la selezione di tutti i documenti può essere fatta agevolmente utilizzando il bottone Seleziona tutto (evidenziato in figura) Attenzione Nota utilizzo canale ATTENZIONE Vi comunichiamo che, alla data di rilascio del modulo FEPA, l ambiente di test del Sistema di Interscambio SdI dell Agenzia dell Entrate non è disponibile per eseguire tutte le funzionalità del flusso di invio e ricezione esiti della Fatturazione elettronica verso la PA. Ad oggi lo SdI ha comunicato che il servizio di test non sarà disponibile prima del 6 Giugno 2014, data di entrata in vigore dell obbligo. Vi consigliamo pertanto di tenere monitorata la recezione degli esiti e di segnalare al vostro servizio assistenza qualsiasi problematica dovesse emergere. Sarà nostra cura comunicarvi la conclusione di tutte le attività di test. Pagina 48

49 3.15 * Note Riportiamo alcune note sulla generazione delle fatture XML. Partite Iva dei clienti che iniziano per 8 e 9. Tutte le partite iva che iniziano con 8 e 9 vanno considerate e trattate ai fini della fattura elettronica come codici fiscali. L utente non deve fare nulla, sarà la procedura di generazione dei documenti elettronici che provvederà a considerarle come codici fiscali anziché come partite iva. Visualizzando il documento elettronico, risulterà valorizzato il blocco dati del codice fiscale e non quello della partita iva (si veda l esempio in figura). Dati del pagamento. Il codice IBAN riportato nei dati del pagamento della fattura elettronica non è quello del cliente destinatario della fattura, ma quello della banca di sconto dell azienda emittente, presente nell anagrafica della banca stessa (menù Contabilità/Banche). Si veda l esempio in figura: Anagrafica banca Pagina 49

50 Codici porto nelle fatture accompagnatorie. Il Sistema di Interscambio accetta solo i codici porto previsti dalla codifica internazionale INCOTERMS. Tali codici sono già presenti nelle tabelle precaricate di Arca; tuttavia, poiché il programma consente di inserire anche dei codici personalizzati, avvisiamo che l utilizzo di tali codici comporterà lo scarto delle fatture elettroniche da parte del Sistema di Interscambio. I codici porto accettati sono i seguenti: CFR CIF CIP CPT DAF DDU DDP DES DEQ EXW FCA FAS FOB FCA Costo e Nolo al porto di destinazione convenuto Costo e Assicurazione e Nolo al porto di destinazione convenuto Trasporto e Assicurazione Pagati fino al luogo di destinazione convenuto Trasporto Pagato fino al luogo di destinazione convenuto Reso Frontiera nel luogo convenuto Reso Non Sdoganato nel luogo di destinazione convenuto Reso Sdoganato nel luogo di destinazione convenuto Reso Ex-Ship al porto di destinazione convenuto Reso Banchina nel porto di destinazione convenuto Franco Fabbrica nel luogo convenuto Franco Vettore nel luogo convenuto Franco Lungo Bordo nella banchina del porto di imbarco convenuto Franco a Bordo del porto di imbarco convenuto Franco Vettore Codici vettore nelle fatture accompagnatorie. I vettori utilizzati nelle fatture accompagnatorie devono avere nei dati anagrafici la partita Iva; in caso contrario i documenti saranno scartati. Sincronizzazione ora per la firma digitale. Si raccomanda di verificare che la data e l ora del computer da cui si applica la firma digitale sui documenti elettronici sia corretta: saranno infatti scartati i documenti che risulteranno firmati con data-ora antecedenti al momento di presa in elaborazione da parte del Sistema di Interscambio. Esempio: se una fattura firmata alle ore 12:30 (orario del computer locale) arriva al Sistema di Interscambio alle ore 12:29 (orario del Sistema di Interscambio), essa sarà scartata. Consigliamo pertanto di applicare al computer la sincronizzazione automatica dell ora da Internet. Pagina 50

51 Esplosione distinta base nei documenti elettronici. Nel caso si abbia l esigenza di effettuare l esplosione della distinta base in fattura, si consiglia di farlo con l opzione padre solo descrittivo. Così facendo le righe inserite nel documento non avranno il campo P/C valorizzato e saranno riportate tutte nel file XML: sia la riga del padre descrittiva, che quelle dei componenti valorizzate. Se fosse necessario esplodere la distinta con padre e componenti entrambi valorizzati, nel file XML della fattura elettronica saranno inserite solo le righe che vanno a formare il totale della fattura, ossia quelle con campo P/C vuoto e quelle di tipo P (padre). Acconti e abbuoni. Il tracciato della fattura elettronica non prevede la gestione di acconti e abbuoni in fattura così come viene fatta in Arca, ossia come importi che vanno ad abbattere il totale già calcolato della fattura e che vanno ad influire solo sull importo netto da pagare. Si consiglia pertanto di non utilizzare i campi di acconto e abbuono presenti nel piede del documento e, qualora fosse necessario, di inserire questi importi come righe negative del documento stesso, usando aliquota di tipo fuori campo. In tal modo saranno conteggiati in fattura e il totale risulterà al netto di questi importi. I campi Acconto e Abbuono del piede non vanno utilizzati: se necessario, inserirli come righe negative del documento. Non inserire in alcun caso abbuoni e/o acconti nel piede documento: nel file XML non essendo possibile gestirli diversamente essi saranno inseriti come arrotondamento e verranno pertanto decurtati dal totale; in questo modo però la fattura contabile in Arca e sulle successive stampi fiscali risulterà diversa dalla fattura elettronica effettivamente emessa (si veda figura). Totali fattura in Arca Totali fattura Xml Pagina 51

52 4 Anagrafiche 4.1 Mappe La gestione anagrafica viene arricchita con la funzionalità di localizzazione attraverso le mappe di sedi operative ed amministrative. Pagina 52

53 5 Contabilità 5.1 Liquidazione Iva Nei dati del versamento della pagina Contabilità è stato aggiunto il campo Descrizione che viene automaticamente compilato con la descrizione e l Iban della banca specificata e può essere liberamente modificato dall utente: Nella stampa della liquidazione Iva è stata aggiunta, nel riepilogo, una sezione con gli estremi del versamento. Potranno verificarsi due situazioni: 1. Il versamento dell Iva è stato fatto tramite Delega F24. In tal caso gli estremi del versamento riportati in stampa saranno presi direttamente dalla delega. 2. Il versamento dell Iva è stato registrato contestualmente alla liquidazione. In tal caso non dovrebbero esserci deleghe collegate alla liquidazione e negli estremi del versamento sarà riportato il valore del nuovo campo visto sopra. Pagina 53

54 5.2 Interrogazione conti Nella procedura di interrogazione conti sono stati modificati i totali per l introduzione di due nuovi totali: - Saldo precedente: riporta il totale dei movimenti dall inizio dell esercizio fino all inizio del periodo selezionato; - Saldo a fine periodo: riporta il totale dall inizio dell esercizio fino alla fine del periodo selezionato Pagina 54

55 5.3 Movimenti di prima nota La prima nota viene arricchita con una nuova funzionalità creata par consentire la visualizzazione rapida del documento archiviato in formato PDF e collegato alla contabilità. Pagina 55

56 5.4 Incassi e pagamenti Nella procedura guidata di registrazione incassi/pagamenti non verrà più riproposta la descrizione del movimento inserita nella precedente sessione di lavoro. Pagina 56

57 6 Collegamento con B.Point Bolle doganali È stato gestito il caso di export delle bolle doganali verso B.Point. I presupposti affinché i movimenti siano esportati in maniera corretta sono i seguenti: L acquisto con bolla doganale deve essere gestito nella forma che prevede tre registrazioni: 1. Bolla doganale - con iva # Conto transitorio bolle doganali Merce c/acquisti Iva Acquisto merce - senza iva Conto transitorio bolle doganali Fornitore estero Fattura spedizioniere - con addebito degli oneri doganali # Fornitore spedizioniere 331 Trasporto 100 Iva su trasporto 21 Conto transitorio bolle doganali 210 La bolla doganale deve essere registrata con una causale di tipo Giroconto in cui sia stata attivata la parte Iva (vedi figura). Non si dovrà più usare una causale di tipo fattura e, di conseguenza, non dovrà più essere movimentato un fornitore fittizio per la registrazione delle bollette: il debito dovrà essere rilevato utilizzando un conto patrimoniale (es. Conto transitorio bolle doganali). Nella registrazione della bolla doganale è necessario impostare il flag Bolla doganale, in modo che venga automaticamente associata alla causale 106 di B.Point (se non si attiva questo flag si dovrà fare l associazione manualmente). Pagina 57

58 Nella parte dei conti merce della bolla doganale, le righe dovranno essere inserite esattamente in quest ordine: 1. Riga del debito (Conto transitorio bolle doganali) 2. Riga del costo (Merci c/acquisti) Se non si rispetta questa sequenza la scrittura sebbene corretta - sarà segnalata come errata in fase di export ( Le righe di contropartita devono avere tutte la stessa sezione D/A ) e, se esportata, sarà generata in modo sbagliato in B.Point. Esempio delle tre registrazioni: 1. Bolletta doganale Attenzione all ordine di inserimento di queste due righe! 2. Acquisto 3. Fattura trasportatore Pagina 58

59 7 Produzione 7.1 Cambio risorsa nella Bolla di Lavorazione E stata introdotta la possibilità di modificare il campo Risorsa nel dettaglio della Bolla di Lavorazione per poter spostare l attività su una risorsa di lavoro diversa. Non sono mai ammessi cambi se la Bolla esterna è attivata ed esiste un documento (ad esempio OLE) collegato alle fasi della Bolla Produzione\Lavorazioni\Interne Nella maschera delle Bolle di Lavorazione interne l elenco delle risorse disponibili al cambio è composta dalle sole risorse interne. Se la bolla è Trasferita e/o In corso e/o Prodotta la lista delle risorse interne disponibili sarà relativa a quelle con stesso magazzino di produzione della risorsa in essere Produzione\Lavorazioni\Esterne Nella maschera delle Bolle di Lavorazione esterne l elenco delle risorse disponibili al cambio è composta dalle sole risorse esterne. Se la bolla è Trasferita e/o In corso e/o Prodotta la lista delle risorse esterne disponibili sarà relativa a quelle con stesso magazzino di produzione della risorsa in essere. Pagina 59

60 7.1.3 Produzione\Lavorazioni\Tutte le lavorazioni Nella maschera di Tutte le Bolle di Lavorazione l elenco delle risorse disponibili al cambio è composta sia dalle risorse interne che quelle esterne. Se la bolla è Trasferita e/o In corso e/o Prodotta la lista delle risorse disponibili sarà filtrata mostrando risorse con stesso magazzino di produzione della risorsa in essere. Solo nella in questa sezione è permesso il cambio tra risorse interne ed esterne e viceversa. NOTA BENE Se la Bolla è attivata e viene eseguito un cambio di risorsa tra interna e esterna o viceversa la bolla viene RIAPERTA mostrando un messaggio all operatore di avvertimento sulla necessaria nuova esecuzione della procedura di attivazione appropriata al cambio (da Interna a Esterna: attivazione bolle esterne; da Esterna a Interna: attivazione bolle interne). NOTA BENE Se la risorsa della Bolla esterna viene cambiata con una interna il campo Qtà / UM Fattura viene azzerato. Se la risorsa della Bolla interna viene cambiata con una esterna il campo Qtà / UM Fattura viene ricalcolato dal documento Ordine di Lavorazione collegato all attività. Pagina 60

61 7.2 * Inserimento Dettaglio Scarti dai Versamenti Nella maschera di inserimento versamenti è stata introdotta la possibilità di dichiarare il dettaglio degli scarti prodotti e le relative causali. Il dettaglio non è obbligatorio quindi è possibile continuare a dichiarare gli scarti con il solo valore assoluto del versamento Produzione\Lavorazioni\Interne\Versamenti\Inserimento Nella maschera dei versamenti per le Bolle di Lavorazione interne è presente un nuovo campo Dettaglio scarti. All attivazione del campo viene mostrata la maschera di inserimento del dettaglio degli scarti. Nel dettaglio è possibile definire l elenco degli scarti prodotti con il versamento esplicitandone le causali relative alla non conformità. Alla conferma della maschera di dettaglio vengono calcolati i totali scartati e reimpostati nel campo Qtà Scartata / UM del dettaglio del versamento. Questa azione scatena la richiesta di ricalcolo dei tempi di produzione, dei consumi di materiale e dei valori unitari di costo dell articolo. Pagina 61

62 7.3 * Dettaglio Scarti di produzione Nella maschera di dettaglio dei versamenti e nella sezione Scarti viene mostrato l elenco delle causali e le quantità dichiarate nel versamento. Pagina 62

63 8 * Cruscotto 8.1 Produzione Nell area Produzione del Cruscotto sono stati aggiunti n.3 nuove analisi dedicate ad una visualizzazione di tipo CRP (Capacity Requirements Planning) derivante dalle bolle di lavorazione di Arca. Le bolle di lavorazione vengono emesse tramite la procedura di emissione che le piazza, ovvero ne assegna il carico della risorsa in un ben preciso periodo. Gli impegni derivanti da questa assegnazione vengono graficati in funzione di diverse periodicità. Per ogni risorsa vegnono inoltre visualizzate anche le ore disponibili e le eventuali ore in eccedenza, ovvero quelle che stanno sovraccaricando la risorsa nel peirodo. Il calcolo delle ore disponibili e delle ore in eccedenza è fatto sulla base del calendario della risorsa CRP Carico Risorse per Settimana In questa analisi è possibile verificare il carico di ore sulle varie risorse derivante dalle fasi emesse su base settimanale. Il grafico mostra quindi un dettaglio settimanale, ma riepiloga n.4 settimane alla volta. Per ogni risorsa vengono mostrate in formato grafico e tabellare la capacità del periodo, il lavoro assegnato, il margine ancora disponibile e l eventuale lavoro assegnato in eccedenza rispetto alla capacità. I filtri disponibili sono anno, settimana iniziale e gruppo di risorse. Pagina 63

64 8.1.2 CRP Carico Risorse per Mese In questa analisi è possibile verificare il carico di ore sulle varie risorse derivante dalle fasi emesse su base mensile. Il grafico mostra quindi un dettaglio mensile, ma riepiloga n.2 mesi alla volta. Per ogni risorsa vengono mostrate in formato grafico e tabellare la capacità del periodo, il lavoro assegnato, il margine ancora disponibile e l eventuale lavoro assegnato in eccedenza rispetto alla capacità. I filtri disponibili sono anno, mese iniziale e gruppo di risorse. Pagina 64

65 8.1.3 CRP Carico Risorse per Periodo In questa analisi è possibile verificare il carico di ore sulle varie risorse derivante dalle fasi emesse sulla base del periodo filtrato. Per ogni risorsa vengono mostrate in formato grafico e tabellare la capacità del periodo, il lavoro assegnato, il margine ancora disponibile e l eventuale lavoro assegnato in eccedenza rispetto alla capacità. I filtri disponibili sono anno, data iniziale/finale del periodo e gruppo di risorse. Pagina 65

66 8.1.4 Dataview Carico Risorse per Settimana Oltre alle visualizzazioni su cruscotto è stato creato anche un dataview accessibile dalle stampe delle lavorazioni (Produzione/Lavorazioni/Tutte le lavorazioni/stampe) che permette di analizzare in modo libero i carichi di lavoro delle risorse aggregandoli per settimana, ma anche per mese. Oltre ai tradizionali aspetti positivi dei dataview rispetto alle analisi CRP del cruscotto c è il vantaggio di non avere vincoli nel numero di settimane o di mesi visualizzabili Pagina 66

67 8.2 Qualità Data la crescente importanza dell argomento Qualità si è deciso di creare una serie di analisi basate su reporting services che, sfruttando gli attinenti dati gestiti in Arca, producono le analisi più frequentemente richieste. All interno del cruscotto è stata inserita una nuova sezione dedicata alla Qualità. L obiettivo delle analisi che troverete in questa sezione è quello di fornire degli strumenti per valutare la distribuzione delle attività, la distribuzione e l incidenza degli scarti e dei fermi, l efficienza e il rendimento delle risorse ed altri aspetti non direttamente collegati all operatività quotidiana della produzione, ma che comunque misurano la bontà della produzione stessa. All interno della sezione Qualità sarà possibile trovare le seguenti analisi: Pagina 67

68 8.2.1 Distribuzione Tipo Attività In questa analisi è possibile verificare la distribuzione delle lavorazioni (attrezzaggi, attività) e dei fermi sulle varie risorse. Si tratta di una visione riepilogata per risorsa della proporzione sulla stessa del totale di attrezzaggi, attività, fermi. E possibile filtrare per risorsa e periodo. Pagina 68

69 8.2.2 Analisi Attività e Fermi In questa analisi è possibile controllare in dettaglio il peso delle diverse delle attività e dei fermi aziendali. Le diverse causali delle attività e dei fermi, sono dettagliate sia in formato grafico sia in formato tabellare. Per i fermi viene anche visualizzato un diagramma di Pareto utile per avere indicazioni sulla strategia di intervento da adottare per il miglioramento del processo Pagina 69

70 8.2.3 Analisi Produzione e Scarti In questa analisi si evidenzia l incidenza degli scarti sulla produzione per causale di scarto. Si parte da una visione riepilogativa della proporzione totale degli scarti rispetto alla produzione complessiva per passare al dettaglio delle singole causali, sia in formato grafico sia in formato tabellare. Viene anche visualizzato un diagramma di Pareto utile per avere indicazioni sulla strategia di intervento da adottare per il miglioramento del processo. E possibile filtrare per gruppo di risorse, risorsa, periodo e attività. L obiettivo è quello di fornire un livello di analisi e di controllo specifico su ogni risorsa/attività/periodo. Pagina 70

71 8.2.4 Andamento Giornaliero Produzione e Scarti In questa analisi viene mostrato l andamento giornaliero della produzione e degli scarti su un diagramma dotato di doppia scala. E possibile filtrare per anno/mese, risorsa e attività. Pagina 71

72 8.2.5 Andamento Settimanale Produzione e Scarti In questa analisi viene mostrato l andamento settimanale della produzione e degli scarti su un diagramma dotato di doppia scala. E possibile filtrare per anno, risorsa e attività. Pagina 72

73 8.2.6 Andamento Mensile Produzione e Scarti In questa analisi viene mostrato l andamento mensile della produzione e degli scarti su un diagramma dotato di doppia scala. E possibile filtrare per anno, risorsa e attività. Pagina 73