Decreto anticrisi: ulteriore spinta alla dematerializzazione dei documenti

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1 Focus di pratica professionale di Marco Thione Decreto anticrisi: ulteriore spinta alla dematerializzazione dei documenti Considerazioni introduttive: la dematerializzazione come opportunità La cosiddetta dematerializzazione costituisce una materia che, sotto vari titoli (conservazione sostitutiva, archiviazione ottica, gestione dei flussi informativi) è stata una delle più dibattute nell ultimo decennio. L entrata in vigore del Codice dell amministrazione digitale (1 gennaio 2006, D.Lgs. n.82/05, Codice dell amministrazione digitale) rappresenta la data storica a partire dalla quale è stata data progressiva attuazione, ricorrendo alle più avanzate tecnologie informatiche, ai meccanismi deputati a realizzare in concreto la tanto auspicata scomparsa della carta. In tale contesto si collocano le novità contenute nel decreto anticrisi (D.L. n.185/08, in Gazzetta Ufficiale n.280/08, S.O. n.263/l, convertito con L. n.2/09). L informatizzazione rappresenta un opportunità per aziende e Pubblica Amministrazione, una forma di risparmio che permette di dare alle imprese più velocità e nello stesso tempo più tranquillità e sicurezza nella gestione dei documenti. I benefici ottenibili dall evoluzione tecnologica sono i seguenti: eliminazione dei costi diretti ed indiretti, quali carta, stampa, fotocopiatura, invio documenti (tramite posta o altre modalità di recapito), conservazione (spazi fisici e personale) e ricerca (prevalentemente costi di personale); aumento dell efficienza organizzativa, in termini di qualità, accuratezza dei dati e delle informazioni gestite, sicurezza e integrità del documento, tempi di svolgimento del processo correlati a modalità di accesso e di ricerca dei documenti. Nel prosieguo, le principali novità del decreto anticrisi finalizzate a incentivare la dematerializzazione, favorendo, come richiama la rubrica dell art.16 del D.L. n.185/08, la riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese. Le novità contenute nel decreto anticrisi I cambiamenti circa la materia in esame sono previste dall art.16, nonché dall art.16-bis, co.9, del D.L. n.185/08. È opportuno precisare che non sono mancate significative modifiche introdotte in sede di conversione del decreto legge. Operando una sintesi schematica degli interventi più significativi e dei relativi riferimenti normativi, si ottiene quanto segue: Materia oggetto di modifica Posta elettronica certificata Registrazione telematica degli atti di trasferimento Conservazione sostitutiva dei documenti analogici originali Libri sociali in forma digitale Fatturazione elettronica Riferimento normativo art.16 co.6-10 del D.L. n.185/08 art.16 co.10 bis-10 ter del D.L. n.185/08 art.16 co.12 del D.L. n.185/08 art.16 co.12 bis-12 undecies del D.L. n.185/08 art.16 bis co.9 del D.L. n.185/08 9

2 Posta elettronica certificata La posta elettronica certificata costituisce un sistema di "trasporto" di documenti informatici che presenta delle forti similitudini con il servizio di posta elettronica tradizionale. Tale tipologia peculiare di , tuttavia: fornisce agli utenti la certezza, con valore legale, dell invio e della consegna (o meno) dei messaggi al destinatario. Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Analogamente, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori, pertanto, attraverso le proprie "ricevute" 1, certificano che il messaggio: è stato spedito; è stato consegnato; non è stato alterato. Ciò è tecnologicamente possibile in quanto, in ogni avviso inviato dai gestori, viene apposta una marca temporale che attesta data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I vantaggi ottenibili da tale strumento sono facilmente individuabili: semplicità di utilizzo; sicurezza; valore legale 2 ; risparmio. Il decreto anticrisi è intervenuto prevedendo una sorta di obbligo di certificazione per imprese e professionisti, stabilendo, altresì, una tempistica di adeguamento ben precisa. Entro il 29/12/2009 Entro il 29/12/2011 obbligo per i professionisti iscritti in albi di comunicare all'ordine o al Collegio di appartenenza il proprio indirizzo di posta elettronica certificata obbligo per le imprese (già costituite in forma societaria alla data di entrata in vigore del decreto anticrisi) di indicare nella domanda di iscrizione al registro delle imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Ne consegue che per le nuove imprese, create successivamente all entrata in vigore del D.L., l obbligatorietà dell indirizzo Pec avrà efficacia immediata. La legge di conversione ha previsto che l obbligo si intende assolto anche se l indirizzo non è certificato, ma basato su analoghe tecnologie che certifichino data e ora dell invio e della ricezione delle comunicazioni e l integrità del contenuto delle stesse, garantendo l interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Anche le amministrazioni pubbliche (di cui all'art.1, co.2, del D.Lgs. n.165/01, e successive modificazioni 3 ) qualora non abbiano provveduto ai sensi dell'art.47, co.3, lett.a), del Codice dell'amministrazione Appare opportuno precisare che se un utente invia un messaggio tramite una casella Pec ad un indirizzo di posta elettronica ordinaria, riceverà la ricevuta di accettazione, ma non quella di avvenuta consegna: se, infatti, viene inviato un messaggio da una mail certificata a una di posta elettronica ordinaria, il destinatario riceverà la comunicazione, ma non verrà inviata al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. A differenza della tradizionale posta elettronica, alla Pec è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch esse opponibili a terzi. Art.1, co.2, D.Lgs. n.165/01: Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, l'agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN) e le Agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n

3 digitale, devono istituire una casella di posta certificata dandone comunicazione al Centro nazionale per l'informatica, il quale provvederà alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica. Disposizione di assoluto rilievo è contenuta nell art.16 co.9, il quale conferisce all utilizzo della Pec concreta e diretta applicabilità: le comunicazioni via Pec tra i soggetti di cui ai co.6, 7 e 8 (imprese costituite in forma societaria, professionisti, pubblica amministrazione) possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata (o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al co.6) senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo. Imprese in forma societaria Professionisti Amministrazioni pubbliche Le comunicazioni via Pec tra i soggetti economici potranno avvenire senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo La consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata nel registro delle imprese o negli albi o elenchi costituiti avverrà liberamente e senza oneri. L'estrazione di elenchi di indirizzi sarà consentita, tuttavia, alle sole pubbliche amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza. Registrazione telematica degli atti di trasferimento Il decreto anticrisi obbliga gli intermediari abilitati al deposito dei bilanci mediante trasmissione telematica a richiedere, con la medesima procedura informatica, la registrazione degli atti di trasferimento delle partecipazioni societarie sottoscritte con firma digitale. I medesimi, altresì, devono provvedere al contestuale pagamento telematico dell'imposta liquidata, assumendosi le previste responsabilità ai sensi dell'art.57, co.1 e 2, del Testo Unico delle disposizioni concernenti l'imposta di registro, di cui al DPR n.131/86. Le modalità d esecuzione degli adempimenti sopra descritti verranno stabiliti nei dettagli con provvedimento del Direttore dell'agenzia delle Entrate. Conservazione sostitutiva dei documenti analogici originali La cosiddetta conservazione sostitutiva legale è quel processo informatico che rende legali i documenti archiviati digitalmente. Il Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) ha dettato le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, prevedendo un meccanismo strutturato nelle seguenti fasi: registrazione apposizione della firma digitale apposizione di una marca temporale autenticazione da parte di un organo certificatore controllo da parte degli organi di verifica 11

4 La Circolare n.36/e/06 costituisce il riferimento principale in materia di conservazione sostitutiva della documentazione fiscalmente rilevante. Il citato testo di prassi stabilisce le regole applicative, tenuto conto di quanto disposto da: Delibera del Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) 19 febbraio 2004, n.11 inerente le Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ; D.M. del 23 gennaio 2004, emanato in attuazione dell'art.7-bis, co.4, del D.L. n.357/94. Al fine di comprendere le novità introdotte dal decreto anticrisi, è necessario ricordare che i documenti possono così distinguersi 4 : documento informatico documento analogico rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, ovvero la rappresentazione di fatture, contratti, scritture contabili contenute in file di testo, di immagine, audio, video. Esso nasce direttamente con modalità digitale e può successivamente essere conservato nella stessa forma o con modalità tradizionali. viene formato utilizzando grandezze fisiche che assumono valori continui, come le tracce su carta (es. classico), le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro, e che poi possono essere dematerializzati e conservati con modalità informatiche. Il documento analogico si distingue in documento originale e in copia; a sua volta, il documento analogico originale si distingue in "non unico" e "unico". Il documento originale si definisce "non unico" quando è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Il documento originale "unico", invece, è quello il cui contenuto non può essere ricostruito sulla base di altre scritture o documenti. Il D.L. n.185/08 interviene sulla materia disciplinando uno specifico profilo, attraverso la modifica dei co.4 e 5 dell'art.23 del D.Lgs. n.82/05 (Codice dell'amministrazione digitale). Le novità introdotte attengono alla conservazione sostitutiva legale dei documenti analogici originali. In particolare, viene previsto che le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali, formati in origine su supporto cartaceo o su altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è assicurata da chi lo detiene mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche stabilite. Inoltre, con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico. In alternativa, in caso di conservazione ottica sostitutiva, la conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico. 4 Per entrambe le tipologie di documenti la C.M. n.36/e/06 disciplina specifiche modalità di conservazione sostitutiva legale. 12

5 Si tratta, dunque, di uno snellimento della procedura di conservazione precedentemente disciplinata. La normativa previgente, infatti, stabiliva regole più rigide per riconoscere piena validità legale alle copie informatiche dei documenti analogici originali. Conservazione sostitutiva dei documenti analogici originali Normativa previgente Le copie su supporto informatico di documenti originali non unici formati in origine su supporto cartaceo sostituiscono gli originali se la loro conformità è assicurata dal responsabile della conservazione mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche stabilite. Nuova normativa Le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali, formati in origine su supporto cartaceo sostituiscono gli originali se la loro conformità è assicurata da chi lo detiene mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche stabilite. Le copie su supporto informatico di documenti, originali unici, formati in origine su supporto cartaceo sostituiscono gli originali se la loro conformità all'originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione ottica sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico. Libri sociali in forma digitale Il comma 12-bis dell art.16 inserisce un nuovo articolo al c.c. (art.2215-bis), stabilendo che i documenti di cui è obbligatoria la conservazione possono essere creati e tenuti in via telematica. I dati contenuti nella documentazione informatica devono essere accessibili liberamente e le loro riproduzioni hanno il medesimo valore legale degli originali. Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione, nonché tutti gli altri obblighi normativi si intendono assolti mediante l apposizione trimestrale della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. La comunicazione all Ufficio delle Entrate dell importo e degli estremi dell avvenuto pagamento assolvono gli obblighi di bollatura della documentazione informatica. L efficacia del trasferimento di partecipazioni in Srl decorre dal deposito presso il registro delle imprese; ne discende, pertanto, la non obbligatorietà delle tenuta del libro soci. Analogamente è abolito il relativo obbligo d iscrizione dell espropriazione di quote societarie. Per quest ultime, l efficacia è data ancora dal registro delle imprese, il quale sostituisce il libro soci anche per quel che riguarda gli obblighi di deposito di copia del bilancio approvato e le convocazioni dell assemblea. Circa l entrata in vigore delle novità, il decreto (co.12-undecies) prevede una decorrenza posticipata di due mesi (dalla data di entrata in vigore della legge di conversione) con riferimento alle disposizioni di cui ai commi da 12-quater a 12-decies. Entro tale termine, gli amministratori delle società a responsabilità limitata depositano, con esenzione da ogni imposta e tassa, apposita dichiarazione per integrare le risultanze del registro delle imprese con quelle del libro dei soci. 13

6 Fatturazione elettronica nei rapporti con la Pubblica Amministrazione La Finanziaria ha introdotto l obbligo della fatturazione elettronica con la Pubblica Amministrazione. In particolare, il co.209 dell art.1 ha previsto che, a decorrere dalla data di entrata in vigore di apposito decreto ministeriale: l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato ( ) deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica. Il decreto anticrisi è intervenuto integrando le linee guida del decreto attuativo, modificando l art.1, co.213, della Finanziaria In particolare, nell emanazione del citato decreto, si dovrà tenere conto: degli standard del Sistema pubblico di connettività (SPC). Tale sistema di comunicazione costituisce la rete che collega tra loro tutte le amministrazioni pubbliche italiane, consentendo loro di condividere e scambiare dati e risorse informative. Istituito e disciplinato dal D.Lgs. n.42/05, confluito a sua volta nel Codice dell'amministrazione Digitale, esso viene definito dalla richiamata normativa come: "l'insieme di infrastrutture tecnologiche e di regole tecniche per lo sviluppo, la condivisione, l'integrazione e la diffusione del patrimonio informativo e dei dati della pubblica amministrazione, necessarie per assicurare l'interoperabilità di base ed evoluta e la cooperazione applicativa dei sistemi informatici e dei flussi informativi, garantendo la sicurezza, la riservatezza delle informazioni, nonché la salvaguardia e l'autonomia del patrimonio informativo di ciascuna pubblica amministrazione". delle regole tecniche idonee a garantire l'attestazione della data, l'autenticità, dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura elettronica, di cui all'art.21, co.3, del DPR n.633/72. 5 Legge 24 dicembre 2007, n

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