REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL ALBO ON LINE

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1 A.T.E.R. AZIENDA TERRITORIALE PER L EDILIZIA RESIDENZIALE PUBBLICA DELLA PROVINCIA DI LATINA REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL ALBO ON LINE Testo approvato con determinazione del Direttore Generale n. 15 del 10/02/2014 1

2 INDICE Art. 1 - Oggetto del Regolamento 3 Art. 2 Istituzione e struttura dell Albo on line 3 Art. 3 Funzione dell Albo on line 3 Art. 4 Tutela dei dati personali 4 Art. 5 Formazione dei documenti da pubblicare all Albo on line 4 Art. 6 Pubblicazione di atti e documenti per conto di altri soggetti 5 Art. 7 Responsabilità della pubblicazione all Albo on line 5 Art. 8 Dati di contesto 6 Art. 9 Modalità e tempi di pubblicazione 6 Art. 10 Registro delle pubblicazioni 7 Art. 11 Archiviazione e conservazione di atti e documenti pubblicati 7 2

3 Art. 1 - Oggetto del Regolamento 1. Il presente Regolamento disciplina l istituzione, l organizzazione e la gestione dell Albo on line dell Azienda Territoriale per l Edilizia Residenziale Pubblica della Provincia di Latina (di seguito per brevità Amministrazione ) ai sensi e per gli effetti dell art. 32 della Legge 18/06/2009, n. 69 e successive modifiche e integrazioni e dell art. 54, comma 4-bis del D.Lgs. 82/2005 e successive modifiche e integrazioni. 2. Il servizio per la tenuta dell Albo on line sostituisce il servizio reso mediante l affissione di atti cartacei negli spazi dell Albo cartaceo. Art. 2 - Istituzione e struttura dell Albo on line 1. L Albo on line è istituito con il presente Regolamento ed è costituito da un area del sito web istituzionale dell Amministrazione, reperibile all indirizzo denominata Albo on line in cui sono pubblicati atti e provvedimenti adottati dall Amministrazione o da soggetti terzi, per le finalità individuate nell articolo 3 del presente Regolamento. 2. L Albo on line è accessibile agli utenti mediante un link presente nella homepage del sito web istituzionale dell Amministrazione. 3. Al fine di facilitare l accessibilità, l Albo on line è suddiviso in sezioni e categorie corrispondenti alle diverse tipologie di atti pubblicati. La sua struttura, le dimensioni e la disposizione, nonché le modalità di accesso, sono tali da consentire un agevole e integrale conoscenza dell intero contenuto dei documenti pubblicati. 4. Il sito web istituzionale dell Amministrazione soddisfa i requisiti tecnici e giuridici imposti dalla normativa vigente in materia di accessibilità e usabilità dei siti web delle pubbliche amministrazioni. L Albo on line, pertanto, essendo attivato nel suo ambito, garantisce a tutti, anche alle persone diversamente abili, l accesso e la consultazione dei documenti in esso pubblicati. Art. 3 Funzione dell Albo on line 1. La pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi nell Albo on line è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a qualunque effetto giuridico specifico essa assolva (pubblicità notizia, dichiarativa, costitutiva, integrativa dell efficacia, ecc.). Sono soggetti, quindi, alla pubblicazione all Albo on line tutti gli atti e i documenti per i quali la legge o il presente Regolamento ne prevedano l adempimento. Tali atti possono essere interni all Amministrazione, provenire da enti esterni oppure da soggetti privati. 2. Non sono soggetti alla pubblicazione all Albo on line gli atti e i documenti per i quali l adempimento non produce effetti legali. La pubblicità da eseguire in osservanza del principio di trasparenza amministrativa e del diritto di informazione relativamente alle attività e ai servizi dell Azienda è garantita nella sezione Amministrazione trasparente del sito web istituzionale dell Azienda ed eventualmente anche mediante affissione, in forma cartacea, in appositi spazi informativi. 3. Nell allegato A al presente Regolamento, sono elencati, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, le tipologie di atti da pubblicare all Albo on line con le relative finalità e tempi di pubblicazione. 3

4 Art. 4 Tutela dei dati personali 1. Fermo restando il divieto di diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, la pubblicazione all Albo on line di atti e documenti avviene nel rispetto dei principi di proporzionalità e di adeguatezza, nonchè di indispensabilità dei dati rispetto allo scopo della pubblicazione, secondo una valutazione da svolgersi in concreto e caso per caso. 2. Per i documenti contenenti dati sensibili o giudiziari, secondo la definizione fornita dal D.Lgs. 196/2003, ai fini della pubblicazione è valutata in concreto la indispensabilità dei dati da diffondere rispetto alla finalità della pubblicazione. 3. Ciascun responsabile di procedimento valuta il rispetto dei principi di necessità, pertinenza, non eccedenza e completezza dei dati personali rispetto alla finalità della pubblicazione, provvedendo alla redazione della proposta di atto e dell esemplare da pubblicare all Albo on line, garantendo in ogni caso la corretta protezione dei dati personali, mediante il ricorso ad uno dei criteri previsti al successivo comma 4, oggetto di motivazione. 4. Al fine di garantire la protezione dei dati personali, il responsabile di procedimento, all esito dell analisi di proporzionalità e indispensabilità dei dati rispetto alle finalità, redige l esemplare dell atto da pubblicare utilizzando uno dei seguenti criteri: a. cifratura dei dati identificativi, mediante indicazione delle sole iniziali del soggetto interessato, nelle ipotesi in cui si voglia far conoscere l oggetto del provvedimento, tutelando l identità del diretto interessato; b. utilizzo di omissis, al fine di garantire la protezione dei dati personali; c. predisposizione di un allegato riservato, contenente i dati personali, che siano eccedenti ovvero non indispensabili ai fini della pubblicazione. 5. I documenti pubblicati all Albo on line sono redatti e pubblicati in modo che sia impedita la loro indicizzazione da parte di motori di ricerca esterni al sito dell Amministrazione, sia durante il periodo di pubblicazione sia successivamente. Questo per impedire l indiscriminata e incondizionata reperibilità dei dati personali in internet, nonché per evitare la decontestualizzazione del dato estrapolandolo dal sito web e dal documento in cui è contenuto. 6. I documenti sono pubblicati all Albo on line nel rispetto dei limiti temporali individuati dalle disposizioni normative di riferimento e indicati nell allegato A. Trascorso tale periodo sono rimossi dall Albo per garantire il diritto all oblio degli interessati. Tuttavia, qualora tali documenti siano rilevanti ai fini della trasparenza amministrativa e del diritto di informazione relativamente alle attività e ai servizi della pubblica amministrazione, è garantita la loro pubblicazione in altre sezioni del sito web istituzionale dell Amministrazione. 7. Al fine di ridurre il rischio di riproduzione e riutilizzo dei contenuti informativi in ambiti e contesti differenti, l Albo on line dell Amministrazione è realizzato con una soluzione tecnologica che ostacola le operazioni di duplicazione massiva dei documenti in esso pubblicati mediante l utilizzo di software e programmi automatici. 8. L Amministrazione garantisce che i documenti informatici pubblicati all Albo on line siano conformi e corrispondenti agli atti e provvedimenti amministrativi originali. A tale scopo, nella loro formazione si adottano misure volte a prevenire cancellazioni, modifiche, alterazioni o decontestualizzazioni dei dati in essi contenuti. Art. 5 Formazione dei documenti da pubblicare all Albo on line 1. La formazione degli atti e dei documenti da pubblicare all Albo on line tiene conto della necessità di tutelare il diritto alla riservatezza dei dati personali, bilanciando l osservanza del principio della 4

5 trasparenza dell azione amministrativa con il rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza dei dati. A tal fine, si adottano gli accorgimenti di cui al precedente articolo 4, comma La responsabilità della formazione e redazione degli atti e dei documenti da pubblicare all Albo on line, sotto il profilo amministrativo, giuridico e della tutela dei dati personali, è attribuita alle strutture organizzative competenti per funzioni e materia. 3. Il formato elettronico dei documenti informatici prodotti dall Amministrazione: a. garantisce la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso e conservazione; b. assicura l'immutabilità nel tempo del contenuto e della forma; c. è aperto, standard e documentato; d. è affidabile, accurato e usabile; e. è indipendente dall ambiente tecnologico utilizzato per la rappresentazione a livello utente; f. è conforme alla normativa vigente e alle indicazioni tecniche emanate da DigitPA. In nessun caso i documenti informatici prodotti dall Amministrazione contengono macroistruzioni o codice eseguibile tali da modificarne il contenuto. 4. Al fine di prevenire il rischio di cancellazioni, modifiche, alterazioni o decontestualizzazioni dei dati contenuti negli atti e documenti pubblicati all Albo on line, questi sono sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale, conforme alla normativa vigente, compatibilmente con gli strumenti in uso presso l Amministrazione. Fanno eccezione gli atti deliberativi dell Amministrazione e gli altri atti amministrativi (determinazioni dirigenziali) la cui pubblicazione viene gestita in modo automatico dal software gestionale dedicato alla tenuta dell Albo on line, di cui al successivo articolo 9 comma Ai documenti informatici pubblicati all Albo on line è associato un riferimento temporale opponibile a terzi che, ai sensi della normativa vigente, assicura il mantenimento nel tempo della valenza giuridica delle firme ad essi apposte. Art. 6 Pubblicazione di atti e documenti per conto di altri soggetti 1. L Amministrazione consente la pubblicazione all Albo on line istituito sul proprio sito istituzionale di atti e documenti di enti e organismi terzi. 2. L Amministrazione non assume alcuna responsabilità in merito al contenuto degli atti e documenti di cui al comma 1, anche e soprattutto con riferimento alla tutela della riservatezza dei dati personali, che costituiscono obblighi gravanti sull ente che ne richiede la pubblicazione. 3. Se i documenti di cui al comma 1 sono prodotti su supporto informatico, questi devono essere trasmessi all Amministrazione con una soluzione tecnologica che ne garantisca l integrità, l immodificabilità e la provenienza. In ogni caso, per questa tipologia di atti e documenti, si applicano le regole di cui al precedente articolo 5. Art. 7 Responsabilità della pubblicazione all Albo on line 1. La responsabilità della pubblicazione degli atti e documenti è attribuita al Responsabile del Servizio Segreteria e Servizi Generali, Atti, Contratti e Appalti, che gestisce l Albo on line ed assicura: a. la digitalizzazione degli atti e documenti prodotti su supporto analogico, in conformità alla normativa vigente; b. la pubblicazione all Albo on line dei documenti informatici originali e di quelli risultanti dal processo di digitalizzazione di cui al punto a; c. la gestione del registro delle pubblicazioni; d. l invio del referto all ufficio o ente proponente. 5

6 2. La responsabilità dei contenuti degli atti e dei documenti soggetti a registrazione è totalmente degli uffici che li producono, ovvero degli enti o organismi esterni che ne richiedono la pubblicazione all Albo on line dell Amministrazione. Art. 8 Dati di contesto 1. Le informazioni minime necessarie per la pubblicazione di un documento all Albo on line dell Amministrazione sono: a. Tipologia del documento b. Oggetto del documento c. Estremi del documento d. Ente/ufficio che ne richiede la pubblicazione e. Periodo di pubblicazione f. Numero degli allegati Art. 9 Modalità e tempi di pubblicazione 1. Per la pubblicazione dei documenti all Albo on line, la produzione del registro delle pubblicazioni di cui al successivo articolo 10 e l esecuzione di ogni altra operazione inerente alla tenuta dell Albo on line, l Amministrazione utilizza un software gestionale dedicato che garantisce l univoca identificazione degli utenti, il tracciamento e la memorizzazione delle operazioni eseguite da ciascun utente, la gestione sicura e affidabile delle registrazioni relative ai documenti pubblicati. 2. La pubblicazione degli atti, a seconda delle finalità, avviene secondo una delle forme di seguito individuate: a) integralmente; b) per oggetto. 3. La pubblicazione ha una durata corrispondente al tempo stabilito dalle singole disposizioni di legge e viene riportata nell allegato A. 4. La pubblicazione avviene per giorni interi, naturali e continuativi, comprese le festività civili. 5. La durata della pubblicazione ha inizio nel giorno della materiale affissione e fine il giorno precedente a quello della materiale defissione del documento informatico. 6. Alla scadenza dei termini di cui al comma 3, gli atti già pubblicati non sono più visionabili all Albo on line, ma sono consultabili, per il completo esercizio del diritto di accesso, presso l ufficio che li detiene, ovvero presso l ente che ne ha richiesto la pubblicazione. Sono eventualmente consultabili anche in altre sezioni del sito web istituzionale dell Amministrazione. 7. Durante il periodo di pubblicazione sono vietate la sostituzione e/o modificazione dei contenuti dei documenti. In caso di errori materiali o di omissioni, la pubblicazione del documento, con atto motivato del responsabile del provvedimento, deve essere annullata e ciò deve essere evidenziato sia sul documento sia nell apposita sezione dell Albo on line. Qualora tale documento sia sostituito con il documento corretto, il computo dei giorni di pubblicazione ricomincia a decorrere ex novo. 8. Su motivata richiesta scritta dell ufficio competente, la pubblicazione può essere interrotta. Tale evento deve essere annotato sia sul repertorio sia sul documento, unitamente agli estremi del soggetto che l ha disposto e del soggetto che ha eseguito l interruzione. 9. L Albo on line deve essere accessibile in tutti i giorni dell anno. Eventuali interruzioni, determinate da cause di forza maggiore o da manutenzioni delle infrastrutture tecnologiche e dei programmi necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito web istituzionale e/o dell Albo on line, 6

7 comportano l attivazione di sistemi informatici sostitutivi e la sospensione del computo del tempo di pubblicazione. Art. 10 Registro delle pubblicazioni 1. Gli atti e documenti pubblicati all Albo on line sono annotati nel registro delle pubblicazioni dove, per ciascuno di essi, si riportano almeno i seguenti dati: ente/ufficio richiedente, oggetto del documento, data iniziale e finale della pubblicazione. 2. Il registro delle pubblicazioni è unico e la responsabilità della sua corretta tenuta è attribuita la responsabile dell ufficio che gestisce l Albo on line. Art. 11 Archiviazione e conservazione di atti e documenti pubblicati 1. Gli atti e i documenti pubblicati all Albo on line sono documenti informatici e, pertanto, sono archiviati e conservati con le modalità previste dalla normativa vigente in materia di archiviazione ottica sostitutiva e conservazione digitale, compatibilmente con gli strumenti in uso presso l Amministrazione. 7

8 Esempio non esaustivo ALLEGATO A ELENCO DEGLI ATTI DA PUBBLICARE ALL ALBO ON LINE TIPOLOGIE Appalto bandi ed avvisi di gara Appalto esito di gara aggiudicazione definitiva Avvisi e bandi vari Deliberazioni del Consiglio di Amministrazione/Commissario Straordinario Determinazioni dirigenziali Statuto e Regolamenti Atti e documenti di enti e organismi terzi Graduatorie di varia natura TEMPI DI PUBBLICAZIONE Nei termini fissati secondo specifiche disposizioni normative in materia Nei termini fissati secondo specifiche disposizioni normative in materia Secondo la durata fissata nei relativi atti 8

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