Contenuti. Una trasformazione in atto. In particolare. Stato dell arte nella PA

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1 Provincia di Arezzo Sistema di gestione informatica dei documenti: protocollo informatico, flussi documentali e conservazione Documento digitale: Definizione, Formazione, Gestione, Conservazione Davide Bruno Contenuti o Stato dell arte nella PA o Le definizioni generali o Le caratteristiche del documento informatico o La firma digitale o Comunicazioni telematiche e interoperabilità o Conservazione e archiviazione o La scelta del sistema informatico Una trasformazione in atto o Passaggio dall ambiente tradizionale all ambiente elettronico o Compresenza di tipologie di supporto diverse (cartaceo\digitale) o Compresenza di formati diversi o Normativa in rapida trasformazione, non sempre esaustiva 2 3 In particolare o Produzione massiva e univoca dei documenti digitali o la firma elettronica per la produzione dei documenti informatici o Possibilità di ricevere documenti informatici attraverso la Posta Elettronica Certificata o L interoperabilità con i sistemi di protocollo di altre Amministrazioni o Obbligo di archiviare e conservare il documento informatico Ciclo di vita del documento informatico o Produzione - Uso - Trasmissione o Accessibilità - Recupero o Conservazione Stato dell arte nella PA 4 5 1

2 Principi e requisiti fissati dal DPR 445/2000 il nucleo minimo Limitarsi a questo livello di realizzazione significa: Nucleo minimo protocollo Gestione documentale Workflow documentali BPR Si intende la gestione informatica dei documenti in modalità base è caratterizzato dalla realizzazione delle seguenti attività: Art. 53, DPR 445/2000 Registrazione in un archivio informatico delle informazioni riguardanti un documento (numero, data, mittente/destinatario, oggetto) Segnatura sul documento delle informazioni riguardanti il documento stesso (numero, data, codice ente) Classificazione d archivio per una corretta organizzazione dei documenti, corrispondenti alle funzionalità minime previste dall art. 7 del DPR 428/98( ora art.56 del 445/2000) circoscrivere l obiettivo dell intervento alla registrazione dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema documentario prendere in considerazione solamente i documenti protocollati coinvolgere in primis nel processo di informatizzazione l Ufficio Protocollo (Archivio) consentire l accesso in via informatica alle informazioni relative ai documenti Le Aree Organizzative Omogenee (AOO) DPCM 31/10/2000 art. 11 Istituito un indice delle Amministrazioni e delle Aree Organizzative Omogenee che conservi anche i dati storici Le ragioni del protocollo unico (AOO e UO) Ogni AOO è articolata in una serie di Unità Organizzative (UO) alle quali sono attribuite competenze omogenee. UO Unità Organizzativa AOO Area Organizzativa Omogenea UO Unità Organizzativa UO Unità Organizzativa PREREQUISITI ORGANIZZATIVI Definire l Area Organizzativa Omogenea (AOO) L art. 50, comma 4 del DPR 445/2000 impone a ciascuna P.A. di individuare, nell ambito del proprio ordinamento, gli uffici ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee. Ciascun ente quindi dovrà preliminarmente individuare la AOO Anche la provincia di Arezzo ha deliberato di istituire un unica AOO coincidente con l intera struttura organizzativa dell Ente, afferente perciò ad un unico sistema di gestione documentale e quindi ad un unico Archivio

3 Definita l AOO (con l indicazione delle UO che la compongono) Istituzione del Servizio Archivistico dell Ente Quanto all attribuzione del servizio archivistico a un area particolare, è emersa dal dibattito nazionale recente l opportunità di ricondurlo all area degli Affari generali per aumentarne la capacità impositiva nei confronti dell intera struttura Nomina del Responsabile con i compiti minimi previsti dalla legge Si tratta di atti di organizzazione, necessitano di Delibera di Giunta Istituzione Servizio Archivistico L art. 61, comma 1 del DPR 445/2000 impone a ciascuna P.A. di istituire «un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi» A tale servizio ai sensi del comma 2 del medesimo articolo deve essere preposto «un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente» Individuare il Responsabile del servizio archivistico Il responsabile è esplicitamente previsto dal DPR 445/2000, art. 61, in linea con la normativa in materia di responsabilità (a partire dalla legge 241/1990). L individuazione formale del responsabile del servizio archivistico è necessaria perché serve un conservatore ufficiale, in grado di garantire la custodia ininterrotta e l osservanza delle procedure di migrazione capaci di garantire l affidabilità, cioè l autenticità e l integrità dei documenti Le funzioni del Responsabile del servizio archivistico Art. 61, comma 3, DPR 445/2000 Predispone il manuale di gestione che va modificato ogni volta che è necessario (va revisionato periodicamente) Autorizza il livello di accesso al Sistema (abilitatori/consultatori) Organizza il sistema di gestione dei flussi, che comprende la registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti, la costituzione e la repertoriazione dei fascicoli Stabilisce i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema e curare l esecuzione delle copie di sicurezza onde garantire la registrazione permanente del flusso documentale 16 Le funzioni del Responsabile del servizio archivistico Art. 61, comma 3, DPR 445/2000 Garantisce che le operazioni di registrazione e segnatura si svolgano nel rispetto del T.U. Cura e garantisce la conservazione dell archivio nella fase di deposito Predispone il piano di conservazione dei documenti, prescritto dal DPR 445/2000, art. 68 Effettua la selezione periodica dei documenti e procede allo scarto o al trasferimento nella separata sezione d archivio del materiale destinato alla conservazione permanente 17 Prerequisiti Archivistici Predisporre Piano di Classificazione o Titolario Piano di Conservazione o Massimario, connesso con il Piano di Classificazione Manuale di Gestione 18 3

4 Ex art. 5, DPCM, E obbligatorio il Manuale di Gestione Che descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio archivistico Descrive le architetture di sistema Utilizza diversi strumenti (Piano di classificazione o Titolario) 19 Predisporre un manuale snello con allegati specifici Il manuale è composto da un nucleo centrale essenziale, snello e tendenzialmente stabile. Esso deve indicare le regole fondamentali che regolano il sistema, demandando agli allegati le normazioni soggette a modifiche più frequenti. Gli allegati devono comprendere: individuazione formale dell AOO decreto di nomina del responsabile del sistema archivistico elenco dei documenti non soggetti a protocollazione piano di classificazione (titolario), che indica anche le forme di aggregazione dei documenti in repertori e dei fascicoli in serie indici (sistematico e alfabetico) del piano di classificazione livelli e modalità di accesso ai documenti regolamenti specifici modulistica in uso per il servizio archivistico 20 Normativa e Definizioni generali Breve panoramica Disciplina e regolamentazione sul documento informatico o dpcm 8 febbraio Regole tecniche del dpr 513/97 o delibera AIPA n. 42 Riproduzione e conservazione documenti informatici o 2004 dpcm 13 gennaio Regole tecniche formazione, trasmissione, conservazione, riproduzione di documenti informatici o 2004 delibera CNIPA n. 11 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico Problemi terminologici o Nuove definizioni (letteratura e normativa) o Sovrapposizioni terminologiche o Necessità di ridefinire e delineare l oggetto di analisi t archivio t documento t informazione I documenti nell archivio corrente di un ente pubblico q Interni q Spediti q Ricevuti q Tipologie diverse

5 Documenti e archivi Il documento secondo la nuova normativa Caratteristiche del documento d archivio Il documento non è mai isolato ma è sempre relazionato ad un contesto (documentario, con i soggetti, con le competenze) Rappresentazione in formato analogico o digitale di atti, fatti e dati intellegibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica Del. AIPA 42/2001 o Naturalezza e imparzialità (frutto di una attività) o Interdipendenza (vincolo) o Unicità o Autenticità (certezza della provenienza) Il documento amministrativo Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa (dpr 445/2000) Requisiti del documento: gli elementi identificativi Affidabilità/Reliability = Capacità del documento di rappresentare i fatti cui si riferisce al momento della creazione. Un documento è affidabile se la persona che lo produce è affidabile e identificabile nel suo ruolo Identificazione della persona competente in relazione al ruolo ricoperto Requisiti del documento: gli elementi identificativi Autenticità/Authenticity = Credibilità del documento in riferimento al responsabile della sua produzione e alla integrità del documento stesso Documento non corrotto Identificazione dell ente produttore

6 Requisiti del documento: gli elementi identificativi Accessibilità/Usability = Usabilità costante: il documento deve essere reperibile, leggibile, intelligibile a breve e lungo periodo Requisiti del documento: gli elementi identificativi Integrità/Integrity = Certezza di conservazione non manipolata o contraffatta Le caratteristiche del documento informatico Il documento informatico Validità del documento informatico d.lgs. 537/93 - dpr 445/2000 d.lgs 82/2005 Validità del documento informatico La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (dpr 513/1997, poi dpr 445/2000, poi d.lgs. 82/2005) Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, per finalità amministrative e probatorie, previsti dalla legislazione vigente, si intendono soddisfatti anche se realizzati mediante supporto ottico purché le procedure utilizzate siano conformi alle regole tecniche dettate dall AIPA/CNIPA dpr 513/97, dpr 445/2000, d.lgs. 82/2005 Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica soddisfa il requisito legale della forma scritta ha efficacia di scrittura privata (CC art. 2702) ha efficacia probatoria (CC art. 2712) Le copie del documento informatico sono valide se conformi alle disposizioni del Regolamento

7 Caratteristiche dei documenti informatici Caratteristiche del documento digitale Analogie con il documento tradizionale Il documento informatico: alcune riflessioni 1 o Formazione in ambiente digitale o Perdita della fisicità o Evoluzione continua dei supporti e dei formati o Elementi costitutivi t supporto t forma fisica (attributi formali) t forma intellettuale (contenuto) o Elementi identificativi t autenticità t affidabilità o Persone t autore (competenza) t destinatario (scopo) t scrittore (attività) Il contenuto non può essere letto e compreso direttamente ma - essendo rappresentato da simboli digitali - deve essere decodificato mediante specifiche risorse di calcolo L evoluzione tecnologica condiziona i modi e i costi per la lettura e la conservazione dei documenti elettronici La macchina colloca fisicamente, secondo la sua logica e in modo trasparente rispetto all utente, il documento e le sue componenti Il documento informatico: alcune riflessioni 2 Cambia il rapporto tra contenuto e supporto, non più legati da un nesso fisico, ma collegati solo logicamente: gli strumenti di autenticazione non si applicano al supporto ma al contenuto che è separabile dal supporto. A causa della obsolescenza tecnologica i documenti informatici sono destinati ad essere tenuti e conservati nella forma di copie autentiche. 40 La firma elettronica Disciplina e regolamentazione sul firma elettronica Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Direttiva europea 1999/93/CE sulle firme elettroniche Decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 Decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n. 137 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Deliberazione CNIPA n. 4 del 17 febbraio 2005 Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico. Deliberazione CNIPA n. 34 del 18 maggio 2006 Regole tecniche per la definizione del profilo di busta crittografica per la firma digitale in linguaggioxml 42 7

8 Cosa è la firma digitale D.Lgs 82/2005 art. 1 c. 1/s Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; Crittografare: chiavi simmetriche Crittografare = rendere un documento leggibile ad un solo sogget to tramite un algoritmo (o chiave) di cifratura Decodificare = e loperazione inversa prendo un documento crittografato e tramite una chiave di decodifica lo rendo leggibile Se Kc = Kd allora si parla di chiavi simmetriche Si basano sulla condivisione dell algoritmo di cifratura Il messaggio cifrato e la chiave di decodifica sono inviati al destinatario, di solito non contestualmente. Crittografare: chiavi asimmetriche 1 Coppia di chiavi diverse (Ks,Kp) o Sono una sequenza di bit (in Italia per legge 1024 bit) Dogmi: 1.Non c è alcuna possibilità di risalire da Kp a Ks 2.Fatta una operazione con una chiave e possibile fare l operazione inversa solo ed unicamente con l altra chiave della coppia Vantaggi delle chiavi asimmetriche 2 Non è necessario uno scambio delle chiavi, né una loro condivisione È sufficiente un numero limitato di chiavi: mentre nel caso delle chiavi simmetriche ogni coppia di persone deve avere una chiave segreta personale condivisa, nel caso del cifrario asimmetrico è sufficiente solo una coppia di chiavi per ogni persona È un sistema aperto che consente senza problemi aggiuntivi l aumento dell utilizzo Caratteristiche della firma digitale o E un informazione che viene aggiunta ad un documento informatico al fine di garantire integrità e provenienza o I meccanismi di firma digitale poggiano su algoritmi crittografici a chiavi asimettriche o Nella firma digitale non viene cifrato il messaggio/documento ma una sua impronta (complessità e lentezza operazioni; grandezza firma) L impronta del documento In pratica, il testo da firmare viene compattato in una sintesi matematica, definita impronta digitale, mediante una funzione di hash che produce una stringa di dimensioni fisse: 160 bits. A testi diversi corrispondono impronte diverse. Non è possibile generare un testo cui corrisponde un determinato valore dell impronta. Non è possibile generare due testi che abbiano uguale impronta. del sistema

9 Finalità della firma digitale Generazione dell impronta e della firma digitale La firma digitale: lo schema di validazione E sostitutiva della firma autografa, in quanto è in grado di identificare l autore del documento e di garantire la successiva verifica. Il meccanismo prevede: l applicazione al documento digitale della chiave privata la possibilità di verifica che la firma sia stata apposta dal possessore della sua chiave Documento Funzione di hash iso Impronta documento 160 bit Algoritmo di codifica Chiave segreta Ks Firma digitale Documento Funzione di hash iso Impronta documento Impronta documento Algoritmo di decodifica Certificato Kp Firma digitale Generazione della marcatura temporale L Autorità di Certificazione Concretamente Impronta documento Time stamping Certificatore Impronta documento Data e ora Firma digitale Chiave segreta Ks Certificatore Marca Temporale o Agendo come terza parte fidata, una CA è assimilabile ad una funzione che eroga un servizio notarile virtuale con il quale si certifica l identità di un titolare di una firma digitale o in altre parole identifica il possessore di una coppia di chiavi e rende nota la sua chiave pubblica o rilascia le chiavi associandole univocamente al soggetto e senza duplicare le Kp o gestisce gli elenchi delle Kp che possono essere: valide, revocate, sospese o Una CA tramite l Autorità di registrazione mi riconosce e poi fornisce il software (Cd) il dispositivo (smart card) ed il lettore o Il Sw installato sul pc genera un numero RND primo di 255 cifre da cui nascono la Ks e la Kp (dentro la smart card) o La Kp esce dalla smart card e viene inviata alla CA che controlla che non esistano due Kp uguali o Pubblica la Kp e crea il certificato con Nome, Cognome, Qualifica, Ente, Dati del Certificatore, Data scadenza della firma o il certificato firmato dal certificatore finisce dentro la smart card

10 Basta un click Lettera.doc Premere Firma Smart Card Lettera.p7m o P7M e il suffisso dei documenti informatici firmati digitalmente o Dentro il documento firmato c è il documento originale + la firma + il certificato di chi l ha firmato La chiave privata sicurezza o E segreta non la conosce neanche l autorità di certificazione o E creata all interno della smart card dal sw e non ne fuoriesce mai o E registrata solo ed esclusivamente all interno della smart card da attivare tramite PIN o impronta biometrica Le firme nel D.Lgs 82/ La norma distingue tre categorie di firma per il documento informatico e i relativi requisiti minimi (cui corrispondono anche livelli diversi di sicurezza e quindi di valore probatorio): firma elettronica :L insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica Le firme nel D.Lgs 82/ firma elettronica avanzata Firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati Le firme nel D.Lgs 82/ firma elettronica qualificata è una firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato, creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma (smart card) i dispositivi di firma sicuri e le procedure utilizzate per la generazione delle firme devono presentare i requisiti di cui all art.35 del D.Lgs 82/2005. Documento informatico sottoscritto o Il documento informatico sottoscritto con una firma elettronica soddisfa il requisito legale della forma scritta. Sul piano probatorio e liberamente valutabile. o Il documento informatico quando è sottoscritto con una firma digitale o qualsiasi altra firma elettronica qualificata, fa inoltre piena prova, fino a querela di falso, delle dichiarazioni di chi l ha sottoscritto o Al documento informatico sottoscritto con una firma elettronica non può essere negata rilevanza giuridica né ammissibilità come mezzo di prova solo perché la firma non è basata su un certificato qualificato

11 Autografa Firma Riconducibile al soggetto direttamente Legata al documento attraverso il supporto Verificabile direttamente usando un campione Digitale Riconducibile al soggetto solo attraverso un segreto Legata indissolubilmente al contenuto del documento Verificabile solo attraverso strumenti informatici Casi pratici Verificare la firma Verifica soggettiva Facile da contraffare Falso riconoscibile Il ripudio richiede autentica Validità illimitata nel tempo Verifica oggettiva Impossibile da contraffare ( ) Falso irriconoscibile Non ripudiabile Validità limitata nel tempo Visualizzare il documento Diffusione delle smart card o In primis direttori generali e dirigenti (certificato+firma) o Poi esteso a tutti i colleghi (solo certificato) o Realizzazione di procedure informatiche con accesso esclusivo tramite smart card o Accesso alla intranet o Firma digitale sulle missioni e modulista interna (ferie, permessi, ritardi) o Firma digitale legata al ruolo (responsabile della conservazione, funzionario delegato) Comunicazioni telematiche e interoperabilità

12 Disciplina e regolamentazione sull interoperabilità Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n.68 Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 2 novembre 2005 Interoperabilità perché? Le Pubbliche Amministrazioni non possono richiedere atti o certificati già in possesso della Pubblica Amministrazione, ma devono accedere alle informazioni anche per via telematica Tutte le amministrazioni devono dotarsi di un sistema informatico per gestire i documenti elettronici ed automatizzare le procedure interne Per erogare servizi per via telematica ai propri utenti (cittadini, imprese) Per erogare servizi per via telematica direttamente ai sistemi informatici delle altre amministrazioni (cooperazione) Le Amministrazioni in rete L interoperabilità Modalità di comunicazione Le Pubbliche Amministrazioni dovranno consentire ai cittadini ed alle imprese di accedere al sistema informativo dell ente via Internet e di: visionare documenti e pratiche di loro interesse anche nella fase attiva controllare i procedimenti amministrativi in termini di responsabilità e di durata Consentire al sistema di protocollo informatico ricevente di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema mittente al fine di automatizzare le attività e i processi all interno Gestione completamente automatizzata dei flussi o Specifica del mezzo di comunicazione (posta elettronica certificata) o Identificazioni delle informazioni archivistiche strutturate (segnatura informatica in XML)

13 Accesso effettuato dalle PP.AA. DPR 445/2000 art. 60 o Accesso tramite le reti delle PP.AA. (RTRT) o Informazioni minime che devono essere rese disponibili, nella segnatura XML di protocollo: t numero di protocollo t data di protocollo t oggetto t mittente/destinatario Modalità di trasmissione e registrazione dei documenti informati ci dpcm 14/10/ dpcm 31/10/2000 art Circolare AIPA 28 del 7/05/ dpr 445/2000 art. 14 o Messaggi di posta elettronica o Ad ogni messaggio corrisponde solo una registrazione di protocollo o Ogni AOO deve avere una propria casella di posta elettronica o L indicazione dell ufficio destinatario è da riportarsi nella segnatura di protocollo Interoperabilità Circolare AIPA 28/2001 Possibilità di trattamento automatico, da parte di un sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse da un sistema di protocollo mittente - definizione di formati di scambio - indice delle AOO - informazioni del profilo del documento scambiato Guida ai servizi di Indice delle amministrazioni pubbliche e delle AOO e Posta Elettronica Certificata Ciascuna Pubblica Amministrazione che intenda trasmettere documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo deve istituire in ogni AOO una casella di posta elettronica istituzionale, adibita alla ricezione e registrazione dei documenti informatici. Inoltre, deve accreditarsi presso l indice nazionale delle Amministrazioni Pubbliche e della Aree Organizzative Omogenee, comunicando i dati sulla propria articolazione organizzativa [cfr. artt. 12 e 15 del DPCM 31 ottobre 2000]. 76 Il servizio di Indice delle amministrazioni pubbliche (IPA) Il servizio di Indice delle amministrazioni pubbliche (IPA) Da un punto di vista informativo, l IPA può essere considerato composto di due indici logici distinti: 1. l indice delle unità organizzative (IUO), contenente le informazioni relative la struttura organizzativa delle amministrazioni accreditate presso l indice; 2. l indice delle Aree Organizzative Omogenee (IAOO), organizzato per amministrazioni e contenente le informazioni sulla composizione delle relative AOO. 77 L insieme minimo di informazioni necessario per l interoperabilità la denominazione, il codice identificativo e l indirizzo postale di ciascuna amministrazione l elenco delle AOO di ciascuna amministrazione la denominazione, il codice identificativo, l indirizzo telematico della casella istituzionale di PEC di ciascuna AOO l elenco degli uffici o unità organizzative utente di ciascuna AOO l eventuale riferimento al manuale di gestione della AOO reperibile in forma di documento informatico 78 13

14 Accreditamento IPA 1. la PA richiede al Gestore dell IPA l accreditamento presso l Indice, accedendo alla procedura disponibile sul sito web 2. il Gestore dell IPA, di concerto con l amministrazione in questione e con il Responsabile dell IPA, verifica che la PA possieda i requisiti necessari all accreditamento, definisce un codice identificativo per la stessa ed acquisisce quindi i dati previsti per l accreditamento, tra i quali il dominio di riferimento per la Posta Elettronica Certificata Posta elettronica certificata La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un servizio di messaggistica che, attraverso l utilizzo degli standard riguardanti la posta elettronica, è in grado di fornire attestazioni di recapito con garanzia di identificazione del mittente e del destinatario. Il servizio comprende ulteriori funzionalità accessorie per garantire la confidenzialità, l integrità, il non ripudio, la tracciabilità e la storicizzazione del flusso dei messaggi. Posta elettronica certificata definizioni Casella istituzionale La casella di posta elettronica istituita da una AOO, attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi protocollati (D.P.C.M. 31 ottobre 2000, articolo 15, comma 3). Segnatura informatica l insieme delle informazioni archivistiche di protocollo, codificate in formato XML ed incluse in un messaggio protocollato, come previsto dall articolo 18, comma 1, del D.P.C.M. 31 ottobre Posta elettronica certificata definizioni Posta elettronica certificata Posta elettronica certificata Punto di accesso È il punto che fornisce i servizi di accesso per l invio di messaggi di posta certificata. Il punto di accesso fornisce i servizi di accesso dell utente, emissione della ricevuta di accettazione, imbustamento del messaggio originale nel messaggio di trasporto. Punto di ricezione È l entità che riceve il messaggio all interno di un dominio di posta certificata. Corrisponde alla macchina destinata alla ricezione dei messaggi per il dominio. Effettua i controlli sulla provenienza/correttezza del messaggio ed emette la ricevuta di presa in carico, imbusta i messaggi errati in un messaggio di anomalia di trasporto Punto di consegna Effettua la consegna del messaggio nella casella di posta elettronica dell utente di posta certificata destinatario. Verifica la provenienza/correttezza del messaggio, emette la ricevuta di avvenuta consegna

15 Il progetto di e.toscana per l interoperabilità B2 I servizi offerti dal progetto di e.toscana B2 I servizi offerti dal progetto di e.toscana B2 Trasmissione di documenti per via telematica ad altre Amministrazioni: favorire l avviamento e lo sviluppo dell invio telematico di comunicazioni consentendo ad ogni ente aderente di continuare ad utilizzare il proprio sistema informativo interno di protocollo o Posta certificata o CART progetto di e.toscana A3 o La segnatura di protocollo può contenere tutte le informazioni e l Amministrazione che lo riceve le usa per il suo protocollo automatico relativamente alla trasmissione dei documenti la modalità per inoltrare documenti informatici ad un soggetto la modalità per ricevere la notifica di ricezione o di anomalia di trasporto relativamente ai documenti informatici inoltrati, distinta per soggetto di destinazione la modalità per ricevere documenti informatici da un soggetto l'inoltro automatico al soggetto mittente della notifica di ricezione relativamente ai documenti informatici ricevuti relativamente alla dichiarazione del proprio indirizzo elettronico per ogni Area Organizzativa Omogenea istituita: la identificazione univoca all'interno della infrastruttura di cooperazione applicativa della rete telematica regionale toscana la casella di posta elettronica certificata la procedura per l'accreditamento all'indice regionale delle Aree Organizzative Omogenee I servizi offerti dal progetto di e.toscana B2 relativamente alla conoscenza delle altre Aree Organizzative Omogenee istituite la modalità per ricevere un primo archivio completo delle Aree Organizzative Omogenee istituite (dalle altre Amministrazioni) la modalità per ricevere la notifica delle modifiche intercorse alle Aree Organizzative Omogenee (delle altre Amministrazioni) Invio telematico dei documenti Servizio rivolto ai cittadini/imprese

16 Registrazione Invio documentazione Protocollazione in arrivo Applicativo 1. Registrazione utente 2. Inserimento del documento digitale 3. Spedizione della comunicazione WebService Protocolla la comunicazione in arrivo Classifica secondo un associazione struttura classifica Assegna alle struttura indicata dall utente del servizio Dirigente / Segreteria Assegna al Responsabile del procedimento inoltrando via e -mail la notifica Responsabile del procedimento/attività Riceve la notifica via e -mail Acquisisce il documento protocollato tramite la visura Web del protocollo all indirizzo https:// web.rete.toscana.it /visuraweb 93 Siti essenziali Progetti di Regione Toscana sull e.government - Centro di Competenza Protocollo AIPA/MIT - Indice delle Amministrazioni Pubbliche - Ministero Innovazioni e tecnologie - Centri Regionali di competenza per l egovernment Conservazione e Archiviazione del documento digitale Disciplina e regolamentazione sulla conservazione digitale Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali; Decreto legislativo 7 marzo 2005, n

17 Che cosa è la conservazione digitale L insieme delle attività e degli strumenti che assicurano che i documenti informatici siano mantenuti accessibili, utilizzabili (leggibili e intelligibili) e autentici (univocamente identificabili e integri). Il tutto nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario Disposizioni per la conservazione degli archivi dpr 445/2000 artt Servizio per la tenuta del protocollo informatico elabora piano di conservazione (integrato con sistema di classificazione): criteri di organizzazione selezione periodica conservazione permanente d.lgs. 82/2005 art. 44 Il sistema di conservazione dei documenti informatici deve garantire: identificazione certa del soggetto che ha formato il documento o della AOO integrità del documento leggibilità e reperibilità di documenti e informazioni identificative rispetto delle misure di sicurezza Regole tecniche per riproduzione e conservazione Deliberazione AIPA 42/2001 Documenti tradizionali Documenti elettronici Art. 3 Conservazione di documenti digitali: Il processo di conservazione di documenti digitali, anche informatici, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l apposizione, sull insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione I documenti prodotti in ambiente tradizionale sono considerati oggetti fisici durevoli Possono essere conservati in forma originale per un arco temporale di lunga durata L oggetto si può conservare sostanzialmente inalterato nella sua fisicità (anche se il processo conservativo implica sempre un certo grado di perdita) Le risorse digitali sono per natura soggette a un continuo processo di trasformazione Consentito l accesso nel tempo Rischi di perdite e manipolazioni

18 Problemi tecnologici Perché la conservazione è un problema cruciale Normativa sulla conservazione DPR 445/2000 Formati compatibili con la conservazione dei documenti Reperimento non del singolo documenti ma del fascicolo (normativa) Dalla sottoscrizione autografa alla firma digitale 103 Richiede un cambiamento significativo rispetto alle attività tradizionali La conservazione in ambiente digitale è una funzione attiva e continua nel tempo Non ci sono ancora esperienza e consapevolezza sufficienti oltre a un adeguata analisi concettuale I tempi degli interventi per il mantenimento della memoria si sono accorciati. La diversificazione dei prodotti non consente soluzioni univoche La fragilità dei supporti e la facilità nella manipolazione richiedono investimenti significativi in termini di controllo dei depositi e sicurezza La conservazione digitale non è compatibile con la trascuratezza che ha caratterizzato il sistema conservativo tradizionale. 104 o Art. 6, c. 1 - Le pubbliche amministrazioni e i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti originali 105 Normativa sulla conservazione Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n.42 Delib. AIPA 42/2001 Riproduzione e conservazione Conservazione Delib. AIPA 51/2000 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico o Per l archiviazione ottica dei documenti sono utilizzabili qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione digitale che consenta la registrazione mediante la tecnologia laser (Worm, CD-R, magneto-ottici, DVD) o Archiviazione digitale su qualunque supporto idoneo o Uso di supporti ottici firmati digitalmente e con marcatura temporale o Indicazione per i documenti analogici o Riversamento sostitutivo o Descrizione del contenuto dell insieme dei documenti Ordinata custodia di documenti informatici in modo da assicurare l integrità, l affidabilità, la consultabilità nel tempo o Art.3 Requisiti dei documenti informatici -sottoscrizione, quando prevista - leggibilità o Art.4 Formati dei documenti informatici - l immutabilità nel tempo non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile

19 Archiviazione ottica Archiviazione ottica sostitutiva Pubblico ufficiale o La conservazione dei documenti digitali si realizza attraverso la loro memorizzazione su supporti ottici e l apposizione, sull insieme dei documenti registrati, del riferimento temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione o La conservazione dei documenti analogici prevede prima l esecuzione del processo di digitalizzazione e poi le procedure di conservazione sopre descritte 109 o Per i documenti analogici originali è richiesta anche l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale di un pubblico ufficiale per attestare la conformità al documento d origine o La distruzione dei documenti analogici è consentita dopo il completamento della procedura di conservazione salvo poteri di controllo del Ministero per i Beni e le Attività Culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi dei privati dichiarati di o Nelle pubbliche amministrazioni il ruolo del pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati. notevole interesse storico La conservazione degli atti: il futuro della memoria o Nodo cruciale dell automazione: diviene una funzione attiva e continua o I nuovi supporti non consentono soluzioni univoche o Emergenza conservativa della memoria futura: fragilità dei supporti e facilità di manipolazione o Obsolescenza della tecnologia, dei formati, delle sottoscrizioni: fenomeno irreversibile o Indifferenza del mercato e del legislatore il singolo documento non è l archivio Le difficoltà della fase di transizione o Doppia organizzazione dell archivio: elettronico per la gestione + cartaceo per la conservazione o Archiviazione ottica sostitutiva o Produzione di copie di sicurezza o Conservazione anche su supporti di lunga durata (microfilm) stesso trattamento/gestione per diverse tipologie di supporti Il problema irrisolto: la conservazione del documento informatico o Sistemi tecnologici capaci di offrire: memorizzazione ed accesso a basso costo grandi capacità delle memorie protezione contro l obsolescenza sicurezza del sistema e nel sistema accesso per utenti non specialisti Riproducibilità o Conservare l Archivio e non il singolo documento

20 Regole e responsabilità Il ruolo dei Metadati Il ruolo dei metadati Necessità di utilizzare formati standard per i documenti in formazione Necessità di utilizzare metadati di contesto, di ordinamento, di gestione Riconoscimento di principi generali oggetto di analisi e interpretazione all interno di ciascuna amministrazione (la normativa non può dare regole tecniche dettagliate) Le responsabilità devono essere sempre individuate con chiarezza anche in caso di esternalizzazione La progettazione dei sistemi informatici documentari deve essere affidata a personale esperto e consapevole Il responsabile del Servizio per la gestione dei documenti previsto nel dpr 445/2000 dovrebbe coincidere con il responsabile per la conservazione previsto dalla delibera 11/2004 Vengono utilizzati per l individuazione dei documenti nelle fasi di creazione, gestione e uso, garantendone la conservazione dei requisiti Metadati q Informazioni strutturate o semistrutturate che descrivono i documenti, e gli aggregati logicamente superiori, nel tempo e nello spazio q Strumento identificativo legato ma esterno al documento q Creazione automatica da parte del sistema: si arricchiscono con il susseguirsi delle attività q Elementi informativi legati alla contestualizzazione q Conservazione del profilo nel tempo Il profilo del documento (dalla ricerca UBC) È uno strumento identificativo di ogni documento a prescindere dal supporto E connesso al documento e lo accompagna in tutte le fasi di gestione Include tutti gli elementi informativi che si connettono al documento al momento della sua creazione: numero univoco di registrazione o identificazione e classificazione (definisce e fissa il vincolo archivistico) Elementi principali del profilo numero identificativo indice di class./fasc. data (inclusiva dell ora) autore destinatario indirizzo elettronico sintesi (oggetto) allegati configurazione (testo, immagine, grafico, ecc.) Supporto mezzi di protezione modo di trasmissione. ecc

21 I formati dei files Formati standard non proprietari Mantenimento dei formati originari Formati standard non proprietari orientati alla fattibilità della conservazione Esistono consorzi internazionali che promuovono gli standard, che determinano le caratteristiche del formato di dati a cui le applicazioni in seguito si adeguano Il mantenimento dei formati originari consente la capacità diffusa di manipolazione e, quindi, accresce i rischi per l integrità dei documenti Non sono garantite le funzioni di archiviazione permanente Migrazione dei formati in modalità evolutiva Migrazione in formati standard Migrazione in formati standard Non risolve il problema dell obsolescenza, perché è basata su soluzioni ad hoc e a termine Non è certa l esistenza di formati di archiviazione Non elimina la difficoltà di gestire una molteplicità eccessiva di formati Non sono sotto controllo i cambiamenti dei formati medesimi E costosa e impegnativa Consiste nella trasformazione/produzione di qualunque oggetto informatico utilizzando strumenti standard non proprietari, indipendenti dalla specifica applicazione. Nel caso di documenti office (testi, presentazioni, fogli elettronici) consiste nell utilizzo di un linguaggio standard (ASCII o UNICODE), incapsulato in un insieme di metadati espressi con marcatori Ha tra l altro il vantaggio di presumere una durata maggiore del formato e richiedere quindi un numero inferiore di migrazioni Nel caso di utilizzo di tali formati per la produzione di oggetti digitali, si riducono notevolmente i rischi di perdite dovute al processo di migrazione e si aumentano le potenzialità dell interazione Poiché implica un numero minore di interventi di migrazione, si riducono i rischi di autenticità e si minimizzano i cambiamenti Consente controlli specifici e procedure predefinite per la verifica dell autenticità E una tecnica coerente con la natura dei documenti (stabilità dei contenuti e della struttura di rappresentazione) Consente l utilizzo di tecnologie più avanzate che migliorano l accesso e la gestione del sistema Ha il limite (temporaneo) di non disporre ancora di applicazioni di mercato evolute

22 Il d.p.r. 445/2000, artt Le regole tecniche del d.p.c.m Le linee guida approvate con d.m. 14 ottobre 2003 versamento periodico (su base annuale) della documentazione e degli strumenti di ricerca e indicizzazione relativi (dati di protocollazione, classificazione, ecc.) mantenimento (naturalmente nelle forme consentite dai processi inevitabili di migrazione) della struttura originaria degli archivi controllo della movimentazione che in ambienti digitali implica un serio e mirato controllo degli accessi E prevista l approvazione di un manuale di gestione del sistema documentario che include un capitolo dedicato agli aspetti conservativi; Sono previste operazioni di salvataggio periodiche su supporti removibili che devono essere conservati in duplice copia in luoghi remoti e sicuri; Le informazioni rimosse dal sistema devono essere sempre leggibili; Nel caso della conservazione sostitutiva le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva I formati devono garantire la non modificabilità di struttura e contenuti divieto a produrre documenti informatici che contengano macroistruzioni o codice eseguibile tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto obbligo di incorporare in modo irreversibile eventuali immagini, suoni e video La riproduzione sostitutiva delib. CNIPA 11/2004 Il responsabile della conservazione Gara conservazione Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali (art. 6 commi 1 e 2 del dpr 445/2000 e delibera Cnipa 11/2004) La conservazione di documenti digitali avviene mediante memorizzazione su supporti ottici Termina con l apposizione sull insieme dei documenti del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione Il RdC attesta il corretto svolgimento del processo anche nel caso di riversamento sostitutivo che implica nel caso dei documenti informatici o di documenti analogici originali unici- l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o digitali) Gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità anche per garantire l esibizione dei documenti Archivia e rende disponibili: la descrizione del contenuto dell insieme dei documenti gli estremi identificativi del responsabile della conservazione l indicazione delle copie di sicurezza Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi Verifica la corretta funzionalità del sistema Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema Richiede la presenza di un pubblico ufficiale Definisce e documenta le procedure di sicurezza Verifica periodicamente con cadenza non superiore ai 5 anni l effettiva leggibilità dei documenti conservati Regione Toscana ha in corso di acquisizione e di realizzazione un sistema di archiviazione e conservazione digitale dei documenti elettronici con e senza firma digitale perseguendo una duplice finalità: trasformare il proprio sistema documentario in un sistema informativo specializzato gestito tramite la tecnologia informatica e telematica proporre agli enti sul territorio strumenti e mezzi per perseguire il medesimo obiettivo

23 Gara conservazione Gara conservazione Il sistema di conservazione a norma (SCN) Regione Toscana ha in corso di acquisizione e di realizzazione un sistema di archiviazione e conservazione digitale dei documenti elettronici con e senza firma digitale perseguendo una duplice finalità: trasformare il proprio sistema documentario in un sistema informativo specializzato gestito tramite la tecnologia informatica e telematica proporre agli enti sul territorio strumenti e mezzi per perseguire il medesimo obiettivo rispetta la normativa CNIPA e comunque la normativa sulla conservazione prevede di essere aggiornato per rispondere ad eventuali nuove norme accetta documenti solo in particolari formati, per i quali garantisce l esibizione a norma ha la capacità di memorizzare i documenti e mantenere traccia anche della loro utilizzazione è accessibile via web services autenticato garantisce l accesso e l esibizione dei documenti 135 Il sistema I requisiti del sistema informatico Sistema di protocollo SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE La scelta del sistema informatico o Condivisibilità per l intera organizzazione o Modularità e scalabilità Archivio fotografico Decreti / Delibere / Atti del Presidente Mandati di pagamento Archivio temporaneo Archivio di conservazione Il software o Consentire il controllo differenziato dell accesso alle risorse del sistema per gruppi e singolo utente o Assicurare il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni e l individuazione dell autore

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