Convegno. L archiviazione sostitutiva e la fatturazione elettronica per affrontare le sfide professionali dei prossimi anni.

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1 Convegno L archiviazione sostitutiva e la fatturazione elettronica per affrontare le sfide professionali dei prossimi anni 19 settembre 2013 c/to Sala dei Ricevimenti Comune di Crema

2 Programma Introduzione e presentazione: Dott. Comotti e Dott. Lancini Il sistema di gestione elettronica documentale: Dott. Comotti Evoluzione normativa, evoluzione tecnologica e relative interazioni: Dott. Artioli La fatturazione elettronica: Dott. Artioli La conservazione elettronica sostitutiva dei documenti e delle scritture contabili aventi rilevanza civile e fiscale: Dott. Artioli Il ciclo attivo dei documenti: Dott. Comotti e Sig.na Ricupero Il ciclo passivo dei documenti: Dott. Comotti e Sig.na Ricupero Il metodo Green e la riduzione dei costi: Dott. Comotti e Sig.na Ricupero Il portale dello studio come partner del cliente: Dott. Comotti e Sig.na Ricupero

3 Linea Informatica LINEA INFORMATICA S.r.l. rappresenta una realtà che opera nel settore dell Information Technology da oltre trentacinque anni. Fondata nel 1978 prende la sua attuale denominazione nel 1989 e dopo aver verificato le potenzialità tecniche dei marchi più prestigiosi del mercato informatico (IBM, HP, Siemens, Compaq, Bull), nel 1991 costituisce Linea Elettronica Applicata Srl per effettuare servizi total care legati all hardware commercializzato. Nel 1996, dà vita ad AXIA Srl, ISP Internet Service Provider tra i primi initalia. Dal 1998 è distributrice in Italia dei prodotti Unify Co. (oggi GUPTA), società americana con sede in California presente sul mercato dal 1980 quindi con oltre 30 anni di esperienza nello sviluppo di strumenti software per la gestione dei dati e lo sviluppo rapido di applicazioni nel mondo Web. Nel corso degli anni, sondando attentamente le richieste del mercato per selezionare le più complesse ed affidabili, abbiamo realizzato installazioni qualificate e funzionali con diverse aree di competenza. Per mezzo delle aziende collegate possono essere offerte molteplici e diversificate soluzioni per il mondo bancario, per gli enti pubblici e gli studi professionali, oltre ad un assistenza tecnica qualificata sia per le apparecchiature che per il software di base. Le Vostre esigenze, le nostre soluzioni E il motto aziendale che pone l accento sulla volontà di rispondere alle problematiche del cliente, instaurando un rapporto collaborativo e funzionale. In base all esperienza acquisita, LINEA INFORMATICA si propone come Partner Globale di soluzioni offrendo servizi e consulenze qualificate.

4 Archivist Archivist srl, dal 1998, offre ESCLUSIVAMENTE soluzioni per archivi a 360 e più precisamente: servizio di archiviazione, gestione e conservazione sostitutiva documentale servizio di riordino e riorganizzazione degli archivi della Pubblica Amministrazione servizio di digitalizzazione c/terzi di documentazione cartacea di qualsiasi dimensione, formato e/o tipologia servizio di stoccaggio di documenti cartacei in apposite strutture attrezzate Questi anni hanno concretizzato alcune situazioni uniche in Italia: BREVETTO EUROPEO ARCHIBOX - Nel Febbraio 2008 Archivist Srl ottiene il Brevetto Italiano per ArchiBox, appliance dell archiviazione elettronica documentale. Nel Febbraio 2009 viene depositato lo stesso Brevetto in campo Europeo. SOCIO FONDATORE A.N.O.R.C. - In data 8 Novembre 2007, Archivist s.r.l. ha partecipato alla costituzione della prima Associaz. Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Sostitutiva. SOCIETA CERTIFICATA UNI EN ISO 9001: Nel Luglio del 2004 Archivist srl ottiene la Sua prima certificazione qualità che viene Rinnovata in Agosto del 2007 e successivamente in Settembre del FORNITORE UFFICIALE di Unicredit Banca da oltre 8 anni.

5 Scopo del convegno Parlare di tecnologia di dematerializzazione dei documenti nelle sue diverse espressioni: non dal punto di vista puramente tecnico ma considerando gli impatti sui processi lavorativi sul personale che deve usare gli strumenti sui clienti sui destinatari dei servizi Affrontare i possibili percorsi di adozione che prevedono almeno due tappe successive: La prima relativa alle adozioni delle tecnologie indispensabili a gestire un attivit{ da professionista (commercialista); La seconda utile a compiere quel salto di qualità per consentire allo studio di posizionarsi sul mercato per gestire le relazioni con strumenti adeguati ai tempi e con un offerta di servizi in grado di intercettare i molteplici bisogni della clientela all interno di un mercato sempre più affollato e dinamico.

6 Scopo del convegno Stimolare la maturazione di un proprio orientamento per arrivare ad innescare un cambiamento. Ciascuno sarà in grado di individuare dove si trova e cercare il modo migliore, nella propria realtà, per superare i pregiudizi, le incertezze, e gli ostacoli di un cambiamento. Cogliere le opportunit{ per l utilizzo più consistente delle soluzioni informatiche all interno dello studio.

7 Il sistema di gestione elettronica documentale

8 Premesse generali Viviamo in un paese che: Ha un sistema economico composto da circa 6 milioni di P.IVA Ha un sistema fiscale particolarmente complesso Ha un tessuto imprenditoriale prevalente di micro e piccola impresa Ha un incidenza di lavoratori autonomi e piccoli professionisti più alti d Europa In questo contesto si inseriscono i DOTTORI COMMERCIALISTI ( unità) Il ruolo dei DOTTORI COMMERCIALISTI li porta ad essere presenti in molteplici vesti nelle strutture aziendali e non solo: Sono professionisti di fiducia e rappresentano il tramite per cittadini e imprese verso le istituzioni per la parte amministrativa e fiscale. Rappresentano i consiglieri preferiti di imprenditori e privati cittadini. Rappresentano una categoria che si sta interrogando sul proprio ruolo e sulle evoluzioni che questo potrebbe avere nel prossimo futuro.

9 Premesse generali La concorrenza è sempre più variegata (società di consulenza, manager usciti dal mondo del lavoro, associazioni di categoria, ecc ). Le associazioni di categoria spesso praticano delle condizioni economiche difficili da sostenere per uno studio interagendo proprio sulle attività tradizionali e storiche della categoria. Il processo di cambiamento può avvenire con peculiarità diverse per ciascuno studio ma può trovare un fattore unificante nella tecnologia in modo particolare quella legata alla DEMATERIALIZZAZIONE che può agevolare senza traumi il processo di cambiamento.

10 Con quali strumenti vengono prodotti?

11 Dematerializzazione La dematerializzazione è la conversione di un qualunque documento cartaceo in una formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata alla distruzione della materialità, così da beneficiare dei netti vantaggi di maneggevolezza offerti dalla tecnologia. In ambito giuridico, la dematerializzazione dei documenti è il processo mediante il quale gli atti transazionali (compravendite, incassi, pagamenti, assunzione o assolvimento di obbligazioni, ecc.) tra due o più soggetti e, in generale, quelli riguardanti la formazione di documenti rilevanti sotto il profilo giuridico, si realizzano senza altro supporto che quello informatico e/o telematico per l'acquisizione degli elementi costitutivi, l'elaborazione, l'archiviazione, il trasporto e la conservazione, c on pieno valore tra le parti e verso i terzi. Il risultato è una stringa digitale che soddisfa i requisiti tecnici e legali previsti per ciascun tipo di documento elettronico nominato (per esempio, la "fattura elettronica") o, in termini più estesi, le convenzioni stabilite dalla comunità nella quale il documento assume pieno valore. Particolare rilevanza nell'ambito dei documenti assoggettabili a dematerializzazione ha la dematerializzazione degli strumenti finanziari, disciplinata con il d.lgs. n. 213/1998. Il documento dematerializzato è considerato da taluni esperti il nuovo paradigma della società dell'informazione e rappresenta una rilevante discontinuità nella struttura dei rapporti interpersonali e sociali, le cui conseguenze sono al momento solo in par te evidenti (riduzione degli oneri di processo, maggiore trasparenza, maggiore velocità nel perfezionamento delle operazioni di cui il documento costituisce espressione, integrabilità con altre filiere cui esso è concatenato). La dematerializzazione produce molteplici impatti positivi non solo sui costi ma anche sui ricavi. Chi la adotta dovrebbe porsi l obiettivo di adoperarla per proporre nuovi servizi alla clientela. Può produrre una marginalità che può essere mantenuta o aumentata grazie alla maggiore efficienza dei processi lavorativi.

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14 Art.217 della Direttiva n. 2006/112/CE modificata dalla DIRETTIVA 2010/45/UE Fattura elettronica = Fattura cartacea Emessa e ricevuta in formato elettronico Svincolata dall utilizzo di strumenti tecnici specifici Vincolata all accordo tra le parti

15 Art.233 par. 1, della Direttiva n. 2006/112/CE modificata dalla DIRETTIVA 2010/45/UE Integrità non modificabilità del contenuto Autenticità dell origine Leggibilità senza l utilizzo di particolari strumenti tecnologici

16 Integrità, autenticità e leggibilità...ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggi bilità della fattura. Ciò può essere realizzato attraverso controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi.

17 Come si realizzano: integrità, autenticità e leggibilità...ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggi bilità della fattura. attraverso controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi. firma elettronica avanzata (firma digitale) EDI

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19 ad oggi allineato al quadro europeo... Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 che ha recepito la Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001 Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 Circolare dell AdE n. 45/E del 2005 Circolare dell AdE n. 36/E del 2006 Risoluzioni

20 Inquadramento normativo italiano è un documento emesso e ricevuto in formato elettronico (comma.1 dell art.21 del DPR n.633/72) non è definita in uno specifico formato ma può essere emessa in un qualsiasi standard comune (pdf,doc,xls,tiff,xml, ecc...) è equiparata alla fattura cartacea è subordinata all accettazione del destinatario.

21 Fattura elettronica e fatturazione elettronica... La fattura elettronica è un documento informatico formato tramite le indicazioni espresse dal relativo inquadramento normativo La fatturazione elettronica è un vero e proprio rapporto intercorrente tra emittente e ricevente teso a rendere informatico il dialogo (lo scambio) di fatture elettroniche

22 e spunti di riflessione

23 Il quadro complessivo... rimuove qualunque pregiudiziale di carattere strettamente tecnologico sulle modalità di formazione e di gestione delle fatture elettroniche gli strumenti tecnologici per garantire l integrità (esempio firma elettronica avanzata o EDI) sono richiamati a titolo di alternative sottolinea la necessità della presenza di un accordo/accettazione tra le parti

24 L accettazione della fatturazione elettronica La Commissione UE estende il tema: può trattarsi di accettazione scritta, formale o no, o di un tacito accordo attraverso, per esempio, la trattazione o il pagamento della fattura ricevuta La norma italiana fornisce informazioni precise in merito alle modalità. Si ritiene che la forma sia la più libera possibile, il destinatario deve essere informato e consapevole dell intenzione del cedente il destinatario deve avere la possibilità di rifiutare

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26 Panorama normativo Le metodologie di conservazione sostitutiva delle fatture elettronica si collocano nel panorama normativo generale previsto per la conservazione sostitutiva Codice dell Amministrazione Digitale Delibera CNIPA 11/2004 D.M. 23 gennaio 2004 conservazione entro 15 gg dalla data di emissione Circolari e risoluzioni dell AE

27 La conservazione delle fatture elettroniche Il soggetto passivo deve assicurare, per finalità di controllo, l accesso automatizzato all archivio e che tutti i documenti in esso contenuti, compresi i certificati di autenticità e integrità delle fatture elettroniche, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico il soggetto verificatore deve poter accedere in via telematica all archivio, stampare documenti o riversarli i su altri supporti informatici idonei

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29 consigli per approfondire (fonti) DIGITPA INDICEPA FATTURAPA Approfondimenti tecnici importanti

30 ... una strada più semplice

31 Informatica Tecnologia Giurisprudenza Tecnica amministrativafiscale Archivistica Conservazione beni culturali

32 Informatica Tecnologia Giurisprudenza Tecnica amministrativafiscale Archivistica Conservazione beni culturali

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34 Archivio "una struttura permanente che raccoglie, inventaria e conserva documenti originali di interesse storico e ne assicura la consultazione per finalità di studio e di ricerca" Codice dei beni culturali e del paesaggio - Decreto Legislativo n. 42 del 22 gennaio 2004, art. 101 comma 2, lettera c Normativa "un complesso ordinato e sistematico di atti, scritture e documenti prodotti e/o acquisiti da un soggetto pubblico o privato [...], durante lo svolgimento della propria attività, e custoditi in funzione del loro valore di attestazione e di tutela di un determinato interesse." Wikipedia

35 Il vincolo archivistico... è la caratteristica che, in archivistica, distingue un archivio da una semplice raccolta o da una collezione

36 Documento "Il termine documento indica qualsiasi cosa sia portatrice di significato, a prescindere dal supporto sul quale è registrato" concetto che si allontana dall'essere unicamente qualcosa di leggibile sotto forma di parola scritta, ma risulta dalla capacità del ricercatore di interrogare un materiale Wikipedia "Informazioni memorizzate a prescindere dal supporto o dalle caratteristiche" "Documento archivistico [...] informazioni memorizzate su qualsiasi supporto o tipologia documentaria, prodotte o ricevute e conservate da un ente o da una persona nello svolgimento delle proprie attività o nella condotta dei propri affari" ISAD-G

37 Documento perde materialità è puro dato... pura informazione - PAGINA + SUPPORTO - STAMPA + MEMORIZZAZIONE -SPEDIZIONE + TRASMISSIONE

38 Documento informatico "La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti" Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 "Codice dell'amministrazione digitale" (testo vigente dopo le modifiche apportate con DLgs 30 dicembre 2010, n. 235) Normativa

39 Documento informatico "1) I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e` obbligatoria [...] possono essere formati e tenuti con strumenti informatici." "2) Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti [...] per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici,... mediante apposizione, almeno una volta all anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato" Art bis del C.C. Normativa - NUMERAZIONE VIDIMAZIONE + MARCA TEMPORALE + FIRMA DIGITALE

40 - FORMA + FORMATO

41 Qualche premessa... I comparti delle organizzazioni economiche di qualunque settore del mercato producono grandi quantità di documenti amministrativi che devono essere formalizzati sulla carta per avere valore civile e fiscale Il 100% delle organizzazioni economiche produce detti documenti mediante sistemi di stampa digitale ed il loro contenuto viene elaborato tramite software (gestionali, ERP, software di gestione del magazzino, software di gestione delle paghe,ecc )

42 Qualche premessa... I documenti amministrativi vengono prodotti per tracciare e storicizzare tutte le informazioni della vita economica ed amministrativa di un'organizzazione e, oggi, la loro stampa su carta è utile (ed obbligatoria) al solo fine di conferire loro la valenza legale necessaria per adempiere agli obblighi di esibizione Oggi, il quadro normativo fornisce la possibilità di omettere la stampa su carta della quasi totalità dei documenti

43 ... i requisiti che ne determinano il valore (civile e/o fiscale)

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45 un documento si può definire "statico" quando non contiene macroistruzioni o codici eseguibili il contenuto non è alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonché immutabile nel tempo

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47 un documento informatico deve attestare il momento della relativa formazione Riferimento temporale o associa al documento la data e l ora o è paragonabile, nella gestione cartacea, all apposizione del timbro datario

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49 un documento informatico deve attestare il momento della relativa formazione Firma digitale o o attesta l autenticità (paternità) del documento informatico rende inviolabile, non alterabile il contenuto del documento informatico

50 ... HASH

51 Che cosa é l'impronta di un documento informatico "IMPRONTA DI UNA SEQUENZA DI SIMBOLI BINARI (BIT), la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash" "FUNZIONE DI HASH, una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali" "EVIDENZA INFORMATICA, una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica" DPCM 30 marzo 2009 "Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici". Normativa

52 ... la chiave di lettura dell'archivio

53 la natura di un documento può essere analogica...quando l'origine e la validità del documento (ai fini civili e fiscali) è determinata dalla materializzazione su supporto analogico (es. più comune: carta) informatica...quando l'origine e la validità del documento (ai fini civili e fiscali) del documento è determinata dalla sola memorizzazione di esso nel sistema informatico

54 la vita dell'archivio... FATTURE ATTIVE E PASSIVE, DOCUMENTI DI TRASPORTO, CONTABILI BANCARIE) SCRITTURE CONTABILI (LIBRI GIORNALE, LIBRI E REGISTRI IVA, DICHIARAZIONI, ASSOLVIMENTI, RICEVUTE, ECC...) SCRITTURE TENUTE AI FINI DEL LAVORO (LIBRI CONTABILI, CEDOLINI PAGA, ECC...)... IN GENERALE TUTTI I DOCUMENTI LA CUI FORMALIZZAZIONE E' OBBLIGATORIA PER LE FINALITA' LEGALI CIVILI O FISCALI

55 sistema informatico sistema analogico

56 a cosa serve individuare e utilizzare correttamente il concetto della natura dei documenti consentire la gestione di una fase transitoria... data dalla necessità di utilizzare archivi composti da nature sia informatiche che analogiche regolare le cadenze di formazione e conservazione... dei documenti di natura informatica e dei documenti di natura analogica successivamente resi informatici

57 documenti analogici o originali Unici (nota spese dipendenti, scheda carburante, libri sociali) generati in unico esemplare non annotati su libri e registri contabili il contenuto non è riprodotto in altri documenti Non unici (fatture, ricevute, scontrini fiscali) emesso in duplice esemplare annotato su libri e registri contabili contenuto riprodotto in altri documenti anche reperibili presso terzi Non unici atipici Documenti che nascono come unici che diventano non unici in presenza di determinate caratteristiche nota spese dipendenti: se rimborso analitico e conservati i giustificativi di spesa scheda carburante, se elementi essenziali riportati in contabilità (veicolo, ammontare complessivo delle operazioni, Iva detraibile, imponibile, imposta, rifornimento e distributore ) libri sociali depositati c/o terzi, verbale assemblee straordinarie c/o repertori e archivi notarili, verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio o copie documenti informatici (documenti digitali) (con il nuovo CAD il concetto di copia viene esteso anche ai documenti informatici)

58 ... preservare nel tempo il valore (civile e/o fiscale dei documenti)

59 Conservazione...come avviene Dalla delibera CNIPA 11/2004 "Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici [...] avviene mediante memorizzazione della relativa immagine su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo supporti ottici = un qualsiasi supporto di memorizzazione,anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla deliberazione riferimento temporale = marca temporaleper i documenti aventi rilevanza fiscale

60 Conservazione...semplificando Il processo di conservazione sostitutiva [...] avviene tramite: 1 memorizzazione dell'immagine relativa ai documenti informatici su supporti idonei 2 apposizione della firma digitale del riferimento temporale (o marca temporale) sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi

61 Conservazione...semplificando apposizione della firma digitale del riferimento temporale (o marca temporale) su: un singolo documento o un'evidenza informatica contenente l'impronta del documento più documenti o un'evidenza informatica contenente più impronte dei documenti un insieme dei documenti o una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti più insiemi di documenti o una evidenza informatica contenente più impronte di insiemi di documenti

62 Conservazione di un singolo documento

63 Conservazione di un singolo documento tramite un file contenente la relativa impronta A936C167A CAFDC B 579FE8ECFF6D4 3937EDCEF93E2 A1321F8141FF

64 Conservazione di più documenti

65 Conservazione di un insieme di documenti

66 Conservazione di una evidenza informatica contenente una più impronte

67 organizzazione, cadenze, scadenze

68 Organizzazione struttura a livelli responsabile/i della conservazione legale rappresentante incaricato INTERNO / ESTERNO (OUTSOURCING) operatori incaricati workflow di conservazione, calendarizzazione delle procedure e delle scadenze documentazione di sistema manuale della conservazione incarichi e mansionari

69 il quadro normativo vigente prevede Cadenze fiscali LUL obbligo di conservazione con cadenza almeno quindicinale per le fattureed almeno annuale per i restanti documenti, (entro il termine per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi) assolvimento in modalità virtuale dell imposta di bollo su atti e scritture per le quali è previsto (comunicazione preventiva e comunicazione consuntiva) Comunicazione preventiva alla DPL IMPRONTE evifare/comunicaredati/impronta+dei+documenti+informatici/scheda +informativa+comunicazione+impronta+documenti+informatici/ OUTSOURCING Comunicazione all AdE competente

70 Documenti dematerializzabili libro giornale e libro degli inventari scritture ausiliarie scritture ausiliarie di magazzino registro dei beni ammortizzabili registri prescritti ai fini Iva: acquisti, corrispettivi, fatture emesse Libro Unico del Lavoro dichiarazioni fiscali (Unico, 730, 770 ) modelli di pagamento (F23 e F24) libri sociali (con intervento del pubblico ufficiale) bilancio d esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota,parcella e simili ricevute fiscali e scontrini fiscali documenti di trasporto (DDT) contratti fascicoli o altri documenti di gestione specifica...

71 attenzione!!! ai documenti che recano firme, sigilli, punzoni, timbri o altre caratteristiche materialmente legate alla carta

72 I documenti che la legge consente di conservare in forma digitale

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74 Il flusso della conservazione e la composizione di un lotto di documenti conservati

75 Il sistema di gestione elettronica documentale

76 Ecco che cos è il sistema di gestione elettronica documentale Un contenitore blindato e sicuro, dove TUTTE le informazioni, documenti e chiavi di ricerca, possono essere : Raccolte ed organizzate Rese omogenee Tutelate con diversi livelli di sicurezza (caso Archibox 5 livelli) Salvate quotidianamente in copie di backup Salvaguardate con procedure di disaster recovery Consultate in remoto dall interno e dall esterno dell azienda (intranet o internet) Protocollate, collegate (graffetta informatica) e fascicolate tra loro Utilizzate per sopperire all obbligo della conservazione secondo Norme di legge senza perdere la loro valenza legale e con un UNICO PROGETTO (un solo responsabile, un solo manuale, una sola procedura, ecc ) TUTTI CONCETTI IMPORTANTI PER NON CONFONDERE IL SISTEMA DI GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE CON UN ARCHIVIO ELETTRONICO DI UN APPLICATIVO QUALUNQUE

77 Questo concetto va chiarito bene... Archiviazione digitale vuol dire utilizzare un software consolidato e certificato per fare quello che si fa tutti i giorni migliorando la propria operatività. Fare prima, fare meglio e risparmiare in sicurezza Nel nostro futuro c è sempre più file e sempre meno carta. Vantaggi: La dematerializzazione produce molteplici impatti positivi non solo sui costi ma sui processi documentali rivolti al core business dello studio. In termini pratici si ottiene: - Miglioramento dello studio nei processi lavorativi con la riduzione dei tempi dedicati ad attività a basso valore aggiunto - Diminuzione dei costi relativi a materiali di consumo (carta, toner, cartucce, stampanti) - Diminuzione dei costi relativi alle manutenzioni (minore usura delle attrezzature) - Diminuzione dei costi relativi agli spazi dedicati all archivio cartaceo dei documenti (fatture, registri, contratti, verbali, ecc )

78 La cassaforte delle informazioni Il sistema di gestione elettronica documentale raggiunge la sua massima valorizzazione nel momento in cui riesce a dialogare (integrazione nei due sensi) con tutti gli applicativi presenti nello studio e vengono automatizzati i processi di archiviazione. diventa così La cassaforte delle informazioni dello studio. TUTTI gli applicativi che producono informazioni (documenti), le inviano al sistema che le organizza, le omogeneizza, le collega, le fascicola, le protocolla ecc e le mette a disposizione dell utente, a seconda delle autorizzazioni di cui si dispone.

79 Cosa vi serve?!

80 Cosa è Archibox? La soluzione per rispondere a qualsiasi esigenza di archiviazione e dematerializzazione di qualsiasi tipo di documento Una piattaforma autonoma e indipendente che rende autonomo e indipendente anche l utente Comprende: Hardware fornito in comodato d uso gratuito dedicato a contenere gli archivi Software comprensivo dei componenti, dei moduli di integrazione, dei connettori, workflow per l archiviazione automatica dagli applicativi dello studio e la totale gestione degli stessi Servizi: consulenza on-site o da remoto, manutenzioni, aggiornamenti e release, assistenza, backup in locale, disaster recovery Il tutto fornito con un canone mensile deducibile e onnicomprensivo.

81 Caratteristiche: Pay per use pago solo quello che utilizzo Costi certi e budgettizzabili (vitale per lo studio) Documenti fisicamente presso il cliente, nel server fornito in comodato d uso, tutelati da ben 5 livelli di sicurezza Dati recuperabili da: qualsiasi dispositivo di acquisizione ottica File di ogni formato (word, excel, ppt, ecc ) presenti sulla postazione Integrazioni plug-in / connettori da qualsiasi procedura informatica presente in azienda (gestionale, paghe, cad, messaggistica, fax, ecc )

82 Vantaggi e risparmi: Materiali: spazi, carta, toner, bolli amministrativi, tempi (tantissime ore), ecc Immateriali: certezza del ritrovamento, certezza degli accessi e autorizzazioni (tracciabilità), certezza della conservazione e manutenzione dei documenti con back-up e procedure di disaster recovery, sicurezza a 5 livelli Operativi: consultazione da remoto, aggiornamento in tempo reale delle informazioni, inalterata leggibilità del documento, protocollazione, fascicolazione, aggregazione per graffette informatiche, senza variare lo standard/abitudine già presente in azienda, criptazione dei dati per evitare un fraudolento utilizzo derivante da attacchi esterni

83 Il ciclo Attivo dei documenti

84 Ciclo Attivo Produzione documenti in base al gestionale X Generazione di file di stampa in formato TXT, PDF, ecc Applicazione di connettori che, in modo autonomo, archiviano i documenti secondo le regole stabilite dall analisi, effettuata c/o lo studio, per definire la creazione dei faldoni logici

85 Dimostrazione pratica

86 Il ciclo Passivo dei documenti

87 Metodo Standard per procedere all archiviazione Ricevimento dei documenti presso il centralino oppure Ricevimento dei documenti dalla responsabile contabile di quello studio

88 Operazioni da effettuare Predisposizione etichette con apposita stampante contenenti la protocollazione univoca del documento Posizionamento sul documento dell etichetta precedentemente stampata, ed effettuare una protocollazione di tipo postale (ogni documento viene considerato come protocollo di ricevimento ). Le etichette stampate dovranno contenere gli elementi necessari alla univoca identificazione. Una volta piazzati i documenti, gli stessi dovranno essere trasferiti agli uffici contabili competenti per l imputazione. I documenti piazzati dovranno essere scannerizzati con diversi possibili metodi fisici (scanner, multifunzione, ecc ). Una volta imputati nel sistema gestionale si produrrà una stampa in formato TXT (brogliaccio, reg.iva, ecc.) che conterrà gli elementi di auto-determinazione del concatenamento tra documento protocollato e registrazioni effettuate.

89 Per effettuare l archiviazione Sul sistema sarà presente un connettore che collegherà il documento fisico alla registrazione. Il connettore è strettamente collegato al documento: 10 tipologie di documenti = 10 connettori Vantaggi: Il sistema così strutturato, soprattutto nella fase di imputazione, presso l addetto contabile garantisce una percentuale molto bassa di errori

90 Svantaggi: Predefinizione delle stampanti e della loro collocazione Errori di stampa possono generare errori di identificazione del documento Errori di scansione o inceppamento possono danneggiare i documenti e renderli illegibili Costi legati alle etichette ed ai nastri sono direttamente proporzionali al numero di documenti da registrare Manomissione degli stessi (etichetta attaccata) e potenziale cattiva lettura e/o malinterpretazione del contenuto in base a dove l etichetta è stata fisicamente posta sul documento

91 Il metodo Green e la riduzione dei costi Nessun documento manomesso o con dati difficilmente leggibili a causa di etichette inserite (o meglio appiccicate); Nessun danneggiamento del documento originale; Nessun costo per la predisposizione delle etichette; Nessuna stampante, nastri, etichette e contenimento dei costi legati ai loro consumi;

92 Recupero dei dati cartacei dematerializzati direttamente dalla postazione dell operatore che deve registrare i documenti; Immediata verifica della corretta scansione del documento; Digitalizzazione completa del documento e sua riproduzione solo in caso di effettivo bisogno; Scomparsa graduale dei faldoni fisici con sempre più creazione di faldoni logici ; Particolare attenzione all ambiente e possibilit{ di utilizzare finanziamenti o risorse legate ai progetti cosiddetti green ; Miglioramento dell immagine esterna; Recupero dei documenti via web.

93 Come ottenerlo? è molto semplice

94 Utilizzare uno scanner specifico: - che legga fronte/retro - che a mezzo di un software possa trasmettere un documento che contiene già i codici necessari all identificazione univoca - che possa essere utilizzato anche per altre operazioni Effettuare un unica operazione: - posizionare nello scanner i documenti da piazzare suddivisi per tipologia

95 Lo scanner, ricevendo l opportuno impulso dal PC a cui è collegato, produrrà un documento contenente il codice univoco, ai fini dell identificazione del documento e del suo successivo. Il documento prodotto sarà reso disponibile su una cartella condivisa e predefinita sulla rete locale. Il flusso digitale così ottenuto, potrà essere opportunamente recuperato nella postazione dell operatore che, leggendo il documento elettronico, effettuerà la registrazione contabile.

96 Una volta imputati nel sistema gestionale l operatore produrrà una stampa (brogliaccio, reg. IVA, ecc..) che conterrà gli elementi di auto-determinazione del concatenamento tra documenti trattati e registrazioni effettuate. Sull applicativo di archiviazione sar{ presente un automatismo (connettore) che archivierà il documento dematerializzato nei faldoni logici associandogli le chiavi di ricerca predefinite.

97 E i costi?? Nessun costo per stampanti Nessun costo per etichette e la loro predisposizione Nessun costo per nastri ma uno Scanner onnicomprensivo

98 Apparecchiature hardware e software necessarie Acquisizione ArchiBox da parte dello studio installato presso i propri uffici Ogni operatore disporrà di uno Scanner dotato di smartcard / badge e software relativo Acquisizione di un Portale che consentirà alle aziende clienti o all operatore dello studio di inviare alla postazione di registrazione contabile i documenti scansionati

99 Il Portale dello studio come partner del cliente

100 Postazione per la scansione Prerequisiti per la scansione: Monitor PC Windows XP Prof. / Windows 7 PC con Windows XP Professional / Windows 7 (32bit e 64bit) Singolo Monitor Dispositivo Scanner con Lettore SmartCard Smart Card SLE4442 Software bconsole Smart Card Scanner

101 Postazione per la registrazione Gestionale DOCUMENTI in ENTRATA Studio Monitor 1 Connettore PC Windows XP / 7 prof. Monitor 2

102 Dimostrazione pratica

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