Sebina OpenLibrary: Prestito Locale. A cura di Raffaella Gaddoni, Teresa de Benedictis, Stefania Di Chio,, Francesca Pedercini dicembre 2008

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1 Sebina OpenLibrary: Prestito Locale A cura di Raffaella Gaddoni, Teresa de Benedictis, Stefania Di Chio,, Francesca Pedercini dicembre 2008

2 Riferimenti Regolamento del prestito locale ed interbibliotecario nel polo territoriale bolognese Help in linea di SOL (al momento solo in ambiente di prova): test/common/help/indice_manuali_bo.jsp

3 SOL: diverse componenti OPAC (attivo da tempo nel Polo) OpenSearch (attivo da tempo nel Polo) Prestito (dal 13 gennaio 2009) Catalogazione (2009) Gestione acquisizioni (2009) Gestione amministrativa periodici (2009)

4 Prestito SOL (ambiente di test) E raggiungibile al seguente indirizzo: Contiene i prestiti e i lettori delle biblioteche del Polo presenti in Sebina 4 fino al 15 maggio 2008 I dati (lettori e prestiti) presenti dal 15 maggio sono il frutto della sperimentazione (e degli stress-test)

5 Prestito SOL: ambiente di test e di produzione Esiste un collegamento diretto in tempo reale tra SOL Prestiti (test e produzione) e Sebina 4 di produzione In SOL Prestiti (test e produzione) si possono movimentare tutti gli inventari presenti in tempo reale in Sebina 4 di produzione

6 Prestito SOL: ambiente di test e di produzione Nella fase che vede il Prestito su SOL e la Catalogazione su Sebina 4 tutte le operazioni che dal prestito comportano una variazione sui dati di catalogazione NON sono possibili >>>>> Finché la Catalogazione resta in Sebina 4, in Prestito SOL Non si può modificare lo stato della copia dei documenti Non si possono creare notizie di livello 03

7 >>>>> COME FARE ALLORA? Lo stato della copia può essere modificato in Sebina 4 lavorando sulle collocazioni Le notizie di livello 03 possono essere create in CATLMO

8 Prestito SOL: ambiente di produzione La funzione Verinv, presente all interno del menù Altre funzioni di prestito, non sarà utilizzabile finché non verrà gestita anche la catalogazione in Sebina OpenLibrary.

9 Prestito SOL: ambiente di produzione La funzione Volnpr, presente nel menù Statistiche prestiti non sarà utilizzabile finché non verrà gestita anche la catalogazione in Sebina OpenLibrary.

10 SOL: requisiti tecnici Requisiti tecnici della postazione di lavoro: Internet Explorer versione 6.x o successive Firefox Mozilla versione 2.0 o successive Microsoft Office

11 SOL e Internet Explorer Con IE si possono aprire più sessioni contemporaneamente L apertura di una nuova sessione di lavoro deve essere sempre effettuata con un click sull'icona di Internet Explorer In particolare: una nuova sessione non deve mai essere aperta a partire dalla stessa videata iniziale l'apertura di una finestra non deve mai essere effettuata tramite i comandi presenti nel menù del browser (File - Nuova finestra) né con il tasto destro del mouse (Apri un'altra finestra)

12 Per rendere più immediato e amichevole l'utilizzo di SOL sono state inibite le funzionalità del browser (barra degli strumenti). >>>>> Per eseguire l operazione indietro si deve utilizzare l apposita funzione indietro fornita da SOL.

13 Per la configurazione del browser devono essere attivati: Javascript finestre di pop-up ricerca della versione più recente delle pagine memorizzate direttamente <All apertura della pagina Web>: vai in Strumenti - Opzioni internet - Cronologia esplorazioni - Impostazioni; per problemi di visualizzazione bisogna <eliminare i file temporanei e i cookie>: vai in Strumenti - Opzioni internet - Cronologia esplorazioni - Elimina. Eseguire frequentemente questa operazione

14 Requisiti tecnici (N.B.: leggere attentamente questa videata)

15 SOL: Autenticazione PREMESSA: username e password in Sebina 4 restano invariati In SOL al primo ingresso si accede con username di Sebina 4 e password uguale (esempio UBOXX25 / UBOXX25) e bisogna subito procedere con: -modifica della password -impostazione di una adeguata domanda di controllo NOTA BENE: Username e password sono strettamente personali, non vanno mai cedute a terzi. Le password hanno scadenza periodica.

16 Autenticazione (inserire username di Sebina 4 e password uguale)

17 Autenticazione (procedere con modifica password e impostazione domanda di controllo)

18 Biblioteca di lavoro (se si è abilitati a entrare in più biblioteche, è necessario scegliere la biblioteca su cui lavorare)

19 Menù principale

20 Spazio personale (per cambio password e cambio biblioteca di lavoro)

21 Utenti e servizi - Gestione utenti

22 Utenti e servizi - Gestione utenti Per cercare un lettore in anagrafica si possono usare: codice utente di Sebina 4: poiché il codice lettore (es. CB000013) è costituito da 2 lettere + un numero fino a 6 cifre, in caso di numero con meno di 6 cifre, tra sigla biblioteca e numero bisogna inserire o gli zeri o il segno - : esempi: CB o CB-13 CB o CB CB codice fiscale, numero matricola (dell Ateneo di Bologna) N.B.: Ogni biblioteca nella funzione di registrazione prestiti può impostare un campo preferenziale per la ricerca del lettore: matricola, codice fiscale, codice Sebina.

23 Utenti e servizi - Gestione utenti

24 Gestione utenti - Filtri Utenti biblioteca (utenti già abilitati nella biblioteca) Utenti Polo (tutti gli utenti del Polo) Utenti sottosistema (in caso di creazione di sottosistemi attualmente NON gestiti) Tutti gli utenti (tutti gli utenti del Polo + gli eventuali autoregistrati dall Opac attualmente NON gestiti) Tutte le anagrafiche (tutti i precedenti insiemi + archivi bibliotecari e biblioteche)

25 Gestione utenti - Filtri

26 Gestione utenti - Modalità di ricerca Ricerca per parte iniziale Ricerca esatta Ricerca per parole

27 Gestione utenti - Modalità di ricerca

28 SOL: Ricerca utenti (1) Ricordate che nella ricerca utenti per parte iniziale SOL elimina: accenti, apostrofi, segni grafici e numerici, segni d interpunzione e le doppie Fate la ricerca su Utenti Polo per evitare duplicazioni (se cercate una biblioteca fate la ricerca su Tutte le anagrafiche) Fate la ricerca per codice se noto Nella ricerca per parte iniziale immettete solo il cognome. Per cognomi molto comuni immettete anche l iniziale del nome, es.: Rossi M

29 SOL: Ricerca utenti (2) Per cognomi con ultima sillaba accentata, inserite il termine privo di segni, ad esempio: Ciro per Cirò. Fate attenzione e scorrete la lista dei risultati fino in fondo perché il sistema vi restituisce un elenco con ordinamento particolare; Fate sempre attenzione ai risultati ottenuti e alla loro modalità di presentazione: riversamenti da basi dati diverse comportano presenza di lettere o prive di segni o con apostrofi al posto degli accenti o con altri segni grafici, oppure si trovano lettere accentate.

30 SOL: Ricerca utenti (3) Fate una ricerca molto attenta, aggiornate i dati anagrafici e sanate i lettori con errori; In caso di creazione di un nuovo lettore inserite, quando necessario, le vocali accentate (à è ò NON vocali con apostrofo); Segnalate al CIB le duplicazioni.

31 SOL: Ricerca utenti (riepilogo) CODICE UTENTE (8 caratteri = 2 lettere + 6 cifre) XX ; XX-1234 ; XX CODICE FISCALE MATRICOLA DELL ATENEO DI BOLOGNA (10 cifre) COGNOME NOME: unico campo Parte iniziale / Parole / Esatta: NON inserire le doppie, le lettere accentate, trattini -, segno di apostrofo, altri segni grafici Parole: cerca anche all interno delle parole (es.: GIANGROSSI) Esatta: cognome e nome.

32 Esempi (1) ROSSI Parte iniziale ROSI ROSSITTO (2512) Esatta ROSSI (1) Per parole CAIRO ZANGROSSI (2732) ROSSI FEDERICA Parte iniziale ROSSI FEDERICA (20) Esatta ROSSI FEDERICA (20) Per parole GROSSI FEDERICA ROSSI (22)

33 Esempi (2) LOPEZ Parte iniziale LOPEZ (256) Esatta LOPEZ (1) Per parole ACCARDI (246) LOPEZ ANTONIO Parte iniziale Nessun risultato Esatta Nessun risultato Per parole CABRERA LOPEZ ANTONIO (5)

34 Esempi (3) CANE Parte iniziale Cane Cane Cannetti Canè Cané (375) Esatta Nessun risultato Per parole Ascanelli Cane Cane Canè Cané Zancanella (500) CANE BARBARA Parte iniziale Cane Barbara e Canè Barbara (2) Esatta Cane Barbara e Canè Barbara (2) Per parole Cane B... Canellini B... Canappelle B Cannetti B... Canè B... Troncanetti B... (6)

35 SOL: scheda anagrafica lettore Anagrafica comune a tutto il Polo. Campi con asterisco: obbligatori. Recapito preferenziale: attualmente il dato è valido per tutto il Polo. La biblioteca potrà scegliere come contattare i lettori tramite apposite configurazioni gestite dai responsabili di biblioteca.

36 SOL: scheda anagrafica lettore - TIPO Come in Sebina 4 si deve scegliere la tipologia più GENERALE per l anagrafe la tipologia più SPECIFICA per i dati di biblioteca Esempio: Anagrafe: Studente Dati Biblioteca corrente Visualizza: Studente laureando

37 SOL: scheda anagrafica lettore - USERNAME Campo username: non modificabile, riporta la userid che i lettori devono utilizzare per l accesso ai servizi web dell opac. Se è il codice utente, il lettore al primo accesso dovrà utilizzare come password la data di nascita nella forma ggmmaaaa, ad esempio , se invece nel campo username c è l indirizzo di posta dell ateneo, il lettore dovrà utilizzare come password quella collegata al proprio account.

38 SOL: Gestione utenti - menù verticale Recapiti aggiuntivi: il domicilio può essere usato come recapito principale. Non è attivabile per gli enti. Visualizza servizi abilitati: esamina i servizi a cui l'utente è abilitato tramite l'associazione ai gruppi. Viene presentato l'elenco del Tipo servizio e dell'erogatore del servizio. Con un click su una delle tipologie di servizio si visualizza il dettaglio del legame tra l'utente e il tipo di servizio.

39 SOL: Gestione utenti - menù verticale Situazione abilitazioni al prestito: visualizza la situazione del lettore presso tutte le biblioteche in cui è abilitato. Dati biblioteca corrente Visualizza: vengono indicati i dati anagrafici di biblioteca. Dati biblioteca corrente Associa: è la funzione che permette di associare un nuovo utente alla biblioteca corrente.

40 Visualizza servizi abilitati

41 Situazione abilitazioni al prestito

42 Dati biblioteca corrente - Visualizza

43 SOL: Gestione utenti menù Stampa tessera: verticale la funzione produce un file della tessera lettore che viene inviato direttamente alla stampante Stampa etichetta: la funzione produce un file pdf che può essere indirizzato alla stampante prescelta

44 SOL: Gestione utenti menù verticale Abilita/ Sospendi Servizi di prestito: permette di impostare la data di sospensione dei diritti al servizio di prestito: deve essere comunicato l'intervallo di date di sospensione. La sospensione può essere effettuata, se la biblioteca offre il servizio, anche sui servizi di prestito interbibliotecario, document delivery, riproduzione.

45 Abilita/sospendi servizi di prestito (1) (per verificare la situazione bisogna cliccare sul tipo servizio)

46 Abilita/sospendi servizi di prestito (2) (in questa schermata si verifica la situazione del lettore)

47 SOL: Gestione utenti menù verticale Situazione utente: Esamina la situazione del lettore prescelto: prestiti in corso, altri movimenti in corso ecc.. Visualizzazione sintetica di tutte le tipologie di prestito in corso (scaduti, esterni, consultazioni, notturni, intersistemici e interbibliotecari), di prestiti storici (esterni, consultazioni, notturni, intersistemici e interbibliotecari) e degli altri movimenti in corso (prenotazioni, richieste e pianificazioni) Visualizzazione in dettaglio dell'elenco dei prestiti e dei movimenti in corso del lettore. Nel nostro Polo la visibilità dei prestiti storici è stata interdetta per l utente di profilo base. Il lettore comunque potrà visualizzare la propria situazione storica mediante il proprio spazio web dell opac.

48 Situazione utente

49 SOL: abilitazione utenti già presenti in anagrafica Ricerca utente Visualizzazione scheda anagrafica Controllo accurato dei dati Associazione alla biblioteca corrente (Dati biblioteca corrente Associa) Verifica abilitazione ai servizi al prestito (Abilita/ Sospendi Servizi di prestito).

50 SOL: iscrizione utenti nuovi Ricerca accurata in tutte le anagrafiche Iscrizione - Compilazione campi obbligatori Il sistema attribuisce in automatico al nuovo lettore un numero progressivo Associazione e abilitazione sono automatiche

51 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito

52 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito - utente non abilitato

55 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito utente di biblioteca

56 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito utente con prestiti scaduti (1)

57 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito utente con prestiti scaduti (2)

60 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito - Modulo prestito

61 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito - Rientro documento

62 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito - Rientro multiplo

63 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito - Modulo rientro

64 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito - Proroga

65 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito - Proroga singola

66 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito - Proroga multipla

67 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito - Prenotazione (1)

68 SOL: Circolazione documenti - Registrazione prestito - Prenotazione (2)

69 SOL: Circolazione documenti Rientro documento prenotato

70 SOL: Circolazione documenti - Gestione movimenti - prenotazioni (1)

71 SOL: Circolazione documenti - Gestione movimenti - prenotazioni (2) Da Gestione movimenti si seleziona la prenotazione e si stampa la lettera di notifica. In questo modo lo stato della prenotazione passa da da notificare a notificata

72 SOL: Circolazione documenti - Gestione movimenti - prenotazioni (3)

73 SOL: Circolazione documenti - Gestione movimenti - Cancellazione prenotazioni

74 SOL: Circolazione documenti - Richiesta di prestito (1)

77 SOL: Circolazione documenti - Gestione movimenti - Cancellazione richiesta di prestito

78 SOL: Circolazione documenti - Situazione documento (1)

79 SOL: Circolazione documenti - Situazione documento (2)

80 SOL: Circolazione documenti Pianificazione (1)

83 SOL: Circolazione documenti Cancellazione Pianificazione

84 Gestione movimenti La funzione permette di gestire i movimenti in corso di un dato numero di inventario, di un dato utente o di una tipologia di movimenti.

85 SOL: Gestione movimenti

86 SOL: Gestione movimenti La comunicazione del numero di inventario, eventualmente preceduto dalla serie inventariale, serve ad identificare il documento del quale gestire i movimenti in corso.

87 SOL: Gestione movimenti

88 SOL: Gestione movimenti Esempio di estrazione movimenti

89 SOL: Gestione movimenti L'identificazione del lettore può avvenire tramite la comunicazione del codice oppure del cognome e nome del lettore.

90 SOL: Gestione movimenti Movimenti di un lettore

91 SOL: Gestione movimenti Movimenti di un lettore

92 SOL: Gestione movimenti La lista dei movimenti può essere originata anche sulla base del tipo movimento (per es. prestito esterno, consultazione,...) e dello stato del movimento (per es., sollecitato, prorogato,...), opportunamente combinati. È possibile anche scegliere di visualizzare solo i prestiti scaduti oppure quelli scaduti e prenotati: prestiti scaduti: si tratta dei prestiti che non sono stati riconsegnati entro la data prevista di scadenza, senza considerare la eventuale tolleranza (ovvero dei prestiti in ritardo) prestiti scaduti e prenotati: si tratta dei prestiti che non sono stati riconsegnati entro la data prevista di scadenza, senza considerare la eventuale tolleranza (ovvero dei prestiti in ritardo) e sui quali è stata attivata una prenotazione N.B.: Attenzione alle date: si riferiscono al momento in cui i movimenti hanno avuto origine

93 SOL: Gestione movimenti Prestito esterno

94 SOL: Gestione movimenti Prestito esterno

95 SOL: Gestione movimenti - Consultazione

96 SOL: Gestione movimenti - Consultazione

97 SOL: Gestione movimenti Prestiti scaduti

98 SOL: Gestione movimenti Prestiti scaduti

99 SOL: Gestione movimenti Prestiti scaduti e prenotati

100 SOL: Gestione movimenti Prestiti scaduti e prenotati

101 SOL: Gestione movimenti Stampa elenco movimenti E possibile dal menù verticale selezionare la stampa elenco movimenti Consente di produrre il file di stampa dei documenti che appaiono a video Tramite il pulsante report è possibile selezionare il file e procedere alla stampa

102 SOL: Gestione movimenti Stampa elenco movimenti

105 SOL: Gestione movimenti Elenco movimenti Dal menù verticale si può selezionare Stampa tutte le lettere, con cui si produce il file di tutte le lettere di sollecito e di notifica, oppure Stampa lettere selezionate, con cui si produce il file delle lettere di sollecito e di notifica per prestiti e prenotazioni preselezionati.

106 SOL: Gestione movimenti Stampa lettere

109 SOL: Gestione movimenti - Report

110 SOL: Gestione movimenti Segna come sollecitato/notificato Tramite Segna come sollecitato e Segna come notificato è possibile selezionare alcuni documenti e attivare il cambiamento di stato da da sollecitare a sollecitato (prestiti scaduti) e da da notificare a notificato (prenotazioni).

111 SOL: Gestione movimenti Segna come sollecitato

112 SOL: Gestione movimenti Segna come sollecitato

113 SOL: Gestione movimenti Segna come notificato

114 SOL: Gestione movimenti Segna come notificato

115 SOL: Gestione movimenti Cambio di stato Lo stato dei documenti con movimenti attivi subisce la modifica mediante la funzione denominata Controllo prestiti, lanciata automaticamente ogni notte. Alcuni cambiamenti di stato possono essere manualmente attivati da Gestione movimenti sul singolo documento.

116 SOL: Gestione movimenti Cambio di stato Sia il prestito che la prenotazione seguono un iter preciso, contraddistinto da cambi di stato. Tali modifiche possono essere provocate dalla procedura automatica notturna di Controllo prestiti e/o da attività manuali del bibliotecario.

117 Iter dei prestiti In corso controllo prestiti da sollecitare stampa sollecito sollecitato

118 Iter delle prenotazioni In corso Da notificare rientro documento Notificata stampa lettera notifica