PROGETTO DI REALIZZAZIONE DI UN FILMATO SULLA SEDE CENTRALE

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1 PROGETTO DI REALIZZAZIONE DI UN FILMATO SULLA SEDE CENTRALE RELAZIONE DI TIROCINIO di Boris Stoinich matricola Corso di Laurea in Scienze della Comunicazione Facoltà di Psicologia a.a. 2005/06

2 Premessa La mia attività di tirocinio ha avuto inizio nel maggio 2006 e si è conclusa nell'ottobre dello stesso anno per un impegno complessivo di 125 ore. Ho svolto questa attività formativa presso la Biblioteca di Ateneo dell'università degli Studi di Milano-Bicocca (piazza dell'ateneo Nuovo, Milano) con la supervisione pedagogica della responsabile dell'ufficio Formazione, Sviluppo e Comunicazione (dott.ssa Ilaria Moroni). Prima di iniziare il periodo di tirocinio la tutor mi ha presentato con concisione e chiarezza i nostri obiettivi, fornendomi inoltre alcuni elementi informativi essenziali sul funzionamento della Biblioteca e sulle attività di comunicazione interna ed esterna in essa svolte. In questo modo mi è stato possibile contestualizzare in modo repentino il tipo di esperienza che avrei effettuato nei mesi successivi. Presentazione delle attività svolte nel corso del tirocinio Le attività da me svolte in Biblioteca si possono suddividere in due parti. La prima parte ha riguardato un attività di comunicazione esterna: la Biblioteca di Ateneo ha partecipato al Convegno Architettura della biblioteca e identità universitaria, svoltosi a Firenze il 28 e 29 settembre 2006, presentando un filmato in occasione del proprio intervento. A questo riguardo il mio compito è stato quello di affiancare la mia tutor e altri componenti del gruppo di lavoro addetto alla realizzazione del filmato, che ha coinvolto docenti, studenti e personale tecnicoamministrativo dell'università. Sono state infatti raccolte diverse testimonianze, tramite interviste individuali, per comprendere come viene percepita e vissuta la Sede Centrale, biblioteca multi-disciplinare caratterizzata da arredi, ambienti e disposizione del materiale bibliografico funzionali e user-oriented. Ho partecipato al questo progetto di comunicazione coadiuvando la mia tutor, svolgendo determinate attività anche a casa e partecipando a diverse riunioni del Gruppo Filmato. La seconda parte si è concentrata un attività di comunicazione interna ed esterna: la progettazione della newsletter della Biblioteca. In questo caso è stata quantitativamente e qualitativamente rilevante la ricerca bibliografica e lo studio di testi sulla comunicazione organizzativa, volti ad individuare idee e soluzioni utili per realizzare uno strumento comunicativo efficace. 2

3 I. PROGETTO FILMATO E' possibile individuare tre fasi in cui il lavoro è stato suddiviso: I.1 Fase iniziale analisi della letteratura sull'argomento realizzazione mappa concettuale per le interviste elaborazione di differenti tracce per gli intervistati I.2 Fase centrale individuazione luoghi in cui realizzare le interviste realizzazione interviste I.3 Fase finale analisi delle interviste videoregistrate e schedature in funzione del montaggio proiezione interna ed esterna del filmato I.1 Fase iniziale Lo scopo iniziale è stato quello di individuare i temi da trattare nelle interviste. Ci siamo quindi concentrati su una ricerca bibliografica che ci consentisse di conoscere le nuove frontiere dell'architettura delle biblioteche, in particolare quelle universitarie. Ho letto, selezionato e riassunto diversi testi che sono serviti per approfondire l argomento. In occasione di una riunione con la tutor ed un altro tirocinante abbiamo quindi elaborato una mappa concettuale contenente le aree tematiche da esplorare nelle interviste. Successivamente abbiamo stilato due tipi di tracce di intervista, a seconda dei destinatari: utenti e staff della Biblioteca da una parte e fautori del progetto architettonico dell altra. La mappa concettuale è stata strutturata in cinque aree: struttura architettonica ambienti arredi disposizione del materiale bibliografico strumenti orientativi e di ricerca. Oltre a voler approfondire aspetti della struttura architettonica quali mura, passerelle, corridoi e scale, abbiamo ritenuto opportuno che gli intervistati specificassero le loro opinioni sulle ambienti peculiari della Sede Centrale: la presenza delle celle, gli spazi aperti, i carrels (studioli riservati esclusivamente a laureandi e dottorandi). Non si è voluto inoltre trascurare l'aspetto degli strumenti orientativi e di ricerca con particolare attenzione per la segnaletica sospesa, montata insieme agli arredi, e per la cartellonistica relativa alla disposizione del materiale bibliografico. La speranza era quella di ottenere dalle interviste non soltanto indicazioni utili o suggerimenti ma anche e soprattutto riflessioni personali e soggettive. 3

4 Le persone da intervistare sono state scelte in funzione dell appartenenza ad una delle seguenti categorie, che nell insieme costituiscono un campione rappresentativo dei soggetti coinvolti nella realizzazione e nella fruizione della biblioteca: artefici del progetto architettonico rappresentanti dei vertici dell'ateneo e del Consiglio di Biblioteca bibliotecari docenti studenti Dai docenti e dagli studenti desideravamo ottenere principalmente feed-back valutativi riguardo agli ambienti, alla disposizione del materiale bibliografico e alla collocazione dei servizi bibliotecari. Con ingegneri e architetti coinvolti nel progetto architettonico della biblioteca desideravamo invece indagare le motivazioni di alcune scelte e far riemergere ricordi sulla nascita della biblioteca stessa. Prima di iniziare le riprese, io e la tutor ci siamo premurati di studiare le modalità ideali per condurre i colloqui, al fine di favorire una spontanea e diretta comunicazione di esperienze. Ho compreso come i criteri che l'intervistatore deve rispettare per ottenere un colloquio formativamente qualificante e significativo con l'intervistato non debbano prescindere da: tenere un atteggiamento accogliente e mai glaciale prestare un ascolto attento, interessato e non giudicante concedere la possibilità di costruire una narrazione ampia formulare domande e interventi volti a promuovere spunti autobiografici evitare di porre domande retoriche, di esprimere valutazioni, di interrompere o di completare le frasi dell'intervistato accompagnare le domande con un linguaggio non verbale congruente con quello verbale stabilire nessi tra i concetti espressi ed eventualmente riproporre argomenti esposti dall'intervistato. I.2. Fase centrale Dopo aver contattato le persone da intervistare, abbiamo scelto i luoghi nei quali realizzare le interviste con la collaborazione del regista del filmato (dott. Gianni Trimarchi): per i professori, gli studenti e i bibliotecari si è preferito realizzare le interviste in luoghi come le celle, gli spazi tra gli scaffali e gli uffici del front-office. Abbiamo scelto invece di intervistare i responsabili del progetto architettonico e i testimoni più autorevoli dell Ateneo nella Sala Riunioni situata in prossimità del back office. Se il massimo contributo degli utenti è derivato dalle loro preziose opinioni sulla percezione degli spazi bibliotecari, che spesso sono stati definiti ampiamente vivibili e soddisfacenti a livello individuale e sociale, l'apporto di coloro che hanno contribuito alla realizzazione del progetto architettonico è servito per comprendere i cambiamenti che hanno coinvolto la Biblioteca tra il 1997 e il Notevoli sono state difatti le loro rivelazioni riguardo alla creazione della biblioteca e alle scelte strutturali operate: l'espansione in larghezza e in altezza per far percepire uno spazio 4

5 unico, ampio e più arioso agli utenti, la scelta degli arredi ispirata a criteri di qualità, durata e funzionalità, in seno a questo, la scelta dei materiali in legno di faggio che conferisce alla Sede Centrale caratteristiche di calore, luminosità e classicità. Nello svolgersi delle interviste, oltre ad aiutare il dott. Trimarchi come assistente tecnico, ho avuto modo di osservare le modalità di conduzione delle interviste e l attenzione con cui le domande venivano poste. Durante le interviste mi sono occupato di annotare le risposte degli intervistati, al fine di facilitare successivamente il lavoro di individuazione dei temi più rilevanti. Ho notato che con alcuni intervistati si riusciva a seguire la scaletta delle domande da porre, mentre con altri era più opportuno affrontare i vari argomenti della mappa concettuale assecondando il flusso di pensieri e ricordi personali. I.3 Fase finale In seguito alla realizzazione delle interviste c'è stata la necessità di selezionare i frammenti più rappresentativi e originali per consentire il montaggio del filmato da parte del dott. Trimarchi. Per fare questo sono stati divisi i DVD delle interviste tra me, la mia tutor ed il direttore della Biblioteca di Ateneo (dott. Maurizio di Girolamo) ed è stato seguito un metodo di lavoro condiviso consistente nella produzione di una schedatura analitica e nella selezione di circa 2 minuti significativi per ogni intervista (della durata media di 45 minuti). Il mio lavoro da svolgere, inizialmente lungo e difficile, è stato poi semplificato e ridotto dalla tutor lasciandone intatta l'efficacia. Preparare il montaggio mi ha fatto comprendere quanto è importante prestare attenzione alla forma espressiva di certi contenuti, alla mimica dei soggetti e alla qualità del suono e del video. Dalle interviste è emerso che molti utenti trovano soddisfacente la facilità di orientamento nella Biblioteca, la struttura a scaffale aperto, la completezza della Guida alla Biblioteca e la competenza degli addetti al front-office; la presenza delle celle e dei carrels è stata valutata con estremo favore e interesse. Significativi sono stati anche gli interventi nostalgici di coloro che ricordavano la Biblioteca prima del rinnovo degli arredi, e a partire da questo, giudicavano ottime le migliorie apportate. 5

6 II. IL PROGETTO NEWSLETTER Nell'ultima fase del mio periodo di tirocinio mi sono occupato del Progetto Newsletter. La prima attività svolta a riguardo insieme alla tutor è stata quella di chiedersi quali potevano essere le finalità e le modalità con cui comunicare periodicamente informazioni relative alla Biblioteca. Per rispondere a queste domande abbiamo cominciato a documentarci e a prendere visione di esperienze analoghe. Tra i vari documenti letti e analizzati, ho trovato interessanti le indicazioni per la realizzazione di una newsletter contenute in un libro sulla comunicazione organizzativa e la newsletter del Sistema Bibliotecario dell Università di Firenze. Successivamente, in un incontro con la tutor e un altra tirocinante, si è cercato di mettere a fuoco diversi aspetti realtivi alla newsletter che si intende realizzare: periodicità, formato, destinatari, contenuti, etc. Da un brainstorming sono emersi i seguenti argomenti che potrebbero essere trattati periodicamente nella newsletter: dati statistici della Biblioteca novità sui progetti in corso e sui gruppi di lavoro comunicazioni sulle attività formative per bibliotecari e utenti informazioni e approfondimenti sui servizi offerti dalla biblioteca notizie sulle tre sedi della Biblioteca di Ateneo e sugli eventi in corso Infine con la tutor è stata compiuta una ricerca bibliografica approfondita sui libri relativi alla comunicazione organizzativa, che mi ha portato a consultare molti testi per individuare le parti più utili in funzione dell obiettivo. 6

7 CONCLUSIONI Ho aderito con interesse ed entusiasmo al progetto di realizzazione del filmato e a tutte le singole attività che ne hanno costituito lo scheletro portante. Mi è stata di grande aiuto l'esperienza e la professionalità della tutor Ilaria Moroni, sempre sollecita e attenta alle sfumature, la quale mi ha aiutato nell'esprimere opinioni e idee che spero siano state di qualche rilevanza per il risultato finale. L'esperienza si è rivelata molto positiva perché mi ha consentito di comprendere meglio i meccanismi della comunicazione interna ed esterna: la partecipazione alla realizzazione delle interviste e l elaborazione delle relative schedature mi ha consentito di immergermi finalmente in una realtà pratica dopo tre anni di acquisizione di conoscenze esclusivamente teoriche acquisite nel corso di laurea in Scienze della Comunicazione. La possibilità di lavorare anche in un gruppo e di prendere decisioni insieme agli altri mi ha aiutato a comprendere meglio la complessità di un progetto di comunicazione, inoltre mi è sempre stata data l opportunità di intervenire ed esprimere il mio parere. E' stato motivante e interessante partecipare, seppur per un breve periodo, alla costruzione della newsletter bibliotecaria. Complessivamente giudico la qualità dell'esperienza svolta più che soddisfacente e altamente formativa. 7