Lavoro di gruppo su: scheda di rilevamento delle non conformità

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1 Azienda Ospedaliera di Cosenza UOC Microbiologia e Virologia Clinica e Molecolare CORSO TEORICO/PRATICO DI AGGIORNAMENTO La fase preanalitica del campione biologico: ottimizzazione delle procedure Lavoro di gruppo su: scheda di rilevamento delle non conformità Luigi Nudo 15 ottobre 2013 UOC di Microbiologia e Virologia

2 TRASPORTO Il laboratorio deve controllare che i campioni vengano trasportati in modo ottimale: Nell intervallo di tempo appropriato alla natura dell esame richiesto Alla temperatura specificata nel manuale di prelievo o con eventuali additivi per garantire l integrità del campione Con le modalità che garantiscano la sicurezza del trasportatore, delle persone presenti nelle strutture e del laboratorio ricevente. Le procedure devono aderire a norme nazionali o locali.

3 FASE DI ACCETTAZIONE Tutti i campioni ricevuti, se idonei, sono registrati mediante sistema informatico. Si registrano nome, cognome, data di nascita del paziente e reparto. In alcuni campioni, come i prelievi microbiologici, si registrano l ora e data di ricevimento del campione, e la sede del prelievo laddove richiesta. Nei reparti collegati mediante sistema informatico, la registrazione va eseguita con le stesse modalità ed il campione deve essere inviato accompagnato da tutte le etichette prodotte. Il personale di laboratorio deve stabilire e documentare i criteri per l accettazione e/o rifiuto dei campioni.

4 FUNZIONI DEL SETTORE DI ACCETTAZIONE DEI CAMPIONI documentare il tempo di ricevimento verificare presenza di identificazione esaminare visualmente il campione verificare l appropriatezza del campione rispetto all indagine richiesta determinare appropriatezza del contenitore: rotture o fuoriuscite terreno di trasporto REGISTRAZIONE DEL CAMPIONE

5 SETTORE DI ACCETTAZIONE CAMPIONI I campioni non identificati o male identificati non sono accettabili Compiti del Laboratorio: Comunicare la non identificazione del campione all UO di provenienza verificare se si può ottenere un altro campione non gettare il campione sino a quando è possibile ottenerne un altro documentare la ragione dell inaccettabilità

6 SETTORE DI ACCETTAZIONE CAMPIONI Campioni duplicati non devono essere lavorati (escludendo emocolture, pus, tessuto) Compiti del Laboratorio : verificare se sono campioni raccolti in tempi ravvicinati (processarli come unico campione) notificare al richiedente campione duplicato: esame non eseguito. Vedi referto N.. non lavorare più di tre campioni in giorni consecutivi

7 SETTORE DI ACCETTAZIONE CAMPIONI campione non e accettabile Compiti del Laboratorio valutare: contenitore rotto verificare se è possibile lavorarlo senza rischi per l operatore o se è possibile ottenerne un altro prima di gettarlo campione pesantemente imbrattato in esterno dal campione stesso verificare se è possibile ottenerne un altro prima di gettarlo campione contaminato da altri prodotti biologici (es: urine con feci ecc.) attivare procedura di richiesta di un nuovo campione

8 SETTORE DI ACCETTAZIONE CAMPIONI Compiti del Laboratorio verificare i campioni: salivari invece di escreato campioni inaccettabili punta di catetere di Foley per coltura urine da piaga di decubito non prelevati chirurgicamente o in modo che non sia esclusa la contaminazione di superficie urine di 24 ore per colturale Micobatteri

9 SETTORE DI ACCETTAZIONE CAMPIONI Altre segnalazioni importanti per i campioni microbiologici emocolture e liquor non devono essere refrigerate precedenza di accettazione dei campioni per la ricerca di anaerobi (devono essere subito processati) urine ed escreati entro 2 h oppure refrigerati feci entro 2h o in medium di trasporto Idealmente tutti i campioni andrebbero processati entro 2h, Segnalare l ora di arrivo dei campioni che arrivano in ritardo

10 VERIFICA delle NON CONFORMITÀ documenta i criteri di non accettabilità o di rifiuto del campione, individuando le principali cause di non idoneità

11 VERIFICA delle NON CONFORMITA NELLA ZONA ACCETTAZIONE/SMISTAMENTO DEI CAMPIONI: si evidenzano le cause più evidenti di errore, quali l assenza di identificazione, contenitori non idonei, quantità di campione insufficiente, contaminazione del contenitore ecc. NEL SETTORE DI LAVORAZIONE DEL CAMPIONE: si evidenziano caratteristiche di non idoneità più specifiche

12 SETTORE DI ACCETTAZIONE CAMPIONI VERIFICA delle NON CONFORMITÀ

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16 PRELIEVO NON IDONEO PRELIEVO IDONEO

17 ESEMPI DI NON CONFORMITA Materiale non idoneo Contenitore errato Quantità errata Campione anonimo Campione senza scheda di accettazione Scheda anagrafica incompleta Campione non pervenuto Fiasche non a T. ambiente Bar-code fiasca emocolutra coperto da etichetta Campione sporco o non conforme alle norme di sicurezza Non idoneità dei contenitori rispetto alle norme di sicurezza Tempi di consegna lunghi Assenza di terreno di trasporto Urine e liquidi conservati non in frigo

18 REGISTRAZIONE e GESTIONE delle NON CONFORMITÀ Il laboratorio deve: Segnalare le NON CONFORMITA (NC) Registrare le NC in appositi moduli Individuare azioni correttive e preventive

19 LAVORO DI GRUPPO 1 Definire il concetto di NON CONFORMITA 2 Progettare una scheda per la rivelazione delle non conformita.

20 Esempi di definizioni A. Si definisce materiale non conforme quello non adeguato all esecuzione dell indagine stessa B. Il campione non conforme e : non adeguato al tipo di esame richiesto non rispetta le caratteristiche degli standard di sicurezza quello che per qualche peculiarita non permette il completo svolgimento dell iter diagnostico

21 Esempi di definizioni C. La non conformita e l inosservanza delle linee guida definite D. La non conformita e l insieme degli elementi, fattori che possono influenzare negativamente il risultato e/o inficiare la qualita del processo.

22 ELEMENTI INDISPENSABILI NELLA SCHEDA DI RILEVAZIONE DELLE NON CONFORMITA Data di rilevazione Identificazione Paziente Reparto di provenienza Referente in laboratorio Tipo di non conformità

23 Esempi di non conformità PRELIEVO INSUFFICIENTE CAMPIONE ANONIMO CAMPIONE NON PERVENUTO CAMPIONI NON IDONEI AL TIPO DI RICHIESTA CAMPIONE PERVENUTO FUORI ORARIO INADEGUATO RISPETTO DEI TEMPI DI TRASPORTO E DI CONSERVAZIONE MANCANZA DI TERRENO DI TRASPORTO RICHIESTA : INCOMPLETA, ASSENTE, SPORCA MANCANZA DI ANAMNESI CLINICA DEL PAZIENTE CONTENITORE NON IDONEO CONTENITORE APERTO, IMBRATTATO, NON IDENTIFICATO CONTENITORI SECONDARI INADEGUATI altro

24 Esempio di mappa processuale in un laboratorio medico: CAMPIONE Collezione Trasporto Preparazione Trasferimento REAGENTI Ottenere Conservare Preparare STRUMENTI Installare Mantenere Check-in Calibrare CALIBRATORI Ottenere Conservare Preparare CONTROLLI Ottenere Conservare Preparare Trasferire ESAMINARE R I S U L T A CREAZIONE REPORT Trascrizione Selezione Generazione Trasmissione T O Esempio di modello di assegnazione del rischio di danno: Laboratorio Errore nel processo Report in ritardo o errato Medico Decisioni in ritardo o errate Diagnosi o terapie in ritardo o errate Paziente Risposte in ritardo o sbagliate DANNO

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