Normativa del Board. Programma di Riciclaggio degli Occhiali da Vista del Lions Clubs International (Vigente dal 21 marzo 2008)

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1 Normativa del Board Programma di Riciclaggio degli Occhiali da Vista del Lions Clubs International (Vigente dal 21 marzo 2008) a. Descrizione del Programma: Il Programma di Riciclaggio degli Occhiali da Vista del Lions Clubs International sarà attuato solo in conformità alla normativa stabilita di tanto in tanto dal Consiglio d Amministrazione del Lions Clubs International. b. Obiettivi del Programma: (1) Organizzare un programma internazionale di riciclaggio degli occhiali da vista per trattare, catalogare e distribuire gli occhiali da vista donati. (2) Aiutare a conservare la vista fornendo occhiali classificati utilizzabili ovunque necessario nel mondo attraverso l infrastruttura dell Associazione ed altri canali. (3) Mantenere i dati degli occhiali da vista trattati e distribuiti attraverso i Centri Lions di Riciclaggio degli Occhiali da Vista. (4) Promuovere le comunicazioni tra i Centri Lions di Riciclaggio degli Occhiali da Vista. (5) Identificare strettamente i Lions con il riciclaggio degli occhiali da vista. (6) Facilitare l espansione internazionale del Programma di Riciclaggio degli Occhiali da Vista del Lions Clubs International. c. Nome e Emblema (1) li nome ufficiale del programma sarà Programma di Riciclaggio degli Occhiali da Vista del Lions Clubs International e tutti i centri di riciclaggio degli occhiali da vista sponsorizzati dai Lions saranno noti come Centri Lions di Riciclaggio degli Occhiali da Vista. (2) li nome e l emblema Lions sono marchi registrati dell Associazione e sono di proprietà unica del Lions Clubs International. Tutti i diritti di proprietà inerenti il nome e l emblema Lions e tutti gli obblighi rispetto la loro protezione e salvaguardia saranno a carico del Lions Clubs International 1

2 (3) li termine Lions sarà incorporato in tutti i nomi che si riferiscono ai Centri Lions di Riciclaggio degli Occhiali da Vista. Inoltre quando appropriato, il nome e l emblema Lions saranno apposti sugli edifici, carta da lettera ufficiale, confezioni degli occhiali da vista, pubblicazioni e promozioni di tutti i Centri Lions di Riciclaggio degli Occhiali da Vista. d. Controllo e Funzionamento (1) Gli occhiali da vista saranno distribuiti in stretta conformità alle norme sanitarie locali o nazionali. (2) I progetti Lions avranno priorità nel reperimento di occhiali da vista. (3) Gli occhiali da vista offerti ad altre organizzazioni umanitarie saranno forniti a condizione che siano distribuiti gratuitamente e che due settimane dopo il termine della missione, l organizzazione in questione comunichi al centro il numero di persone: (a) assistite durante la missione; (b) forniti di occhiali da vista. e. Sponsorizzazione (1) I distretti e multidistretti Lions, singolarmente o in collaborazione, dovranno sponsorizzare i Centri di Riciclaggio degli Occhiali da Vista (LERC). Non sarà imposto alcun limite al numero di distretti o multidistretti che sponsorizzano un singolo Centro LERC. (2) Solo un (1) Centro LERC può essere approvato in ciascun multidistretto. Qualunque addizionale Centro sarà un satellite del Centro LERC. Il direttore del centro o l officer capo esecutivo (chief executive officer) del Centro LERC fungerà quale componente ex-officio del consiglio di ciascun satellite. (3) In aree dove non opera alcun centro LERC, i Lions sono incoraggiati a dare il proprio supporto ai centri di altre aree. f. Località del Centro (1) Il multidistretto o il distretto sponsor deve acquisire o costruire, attrezzare mantenere, gestire in proprietà o in affitto un edificio di dimensioni sufficienti per trattare e immagazzinare gli occhiali da vista donati. Se l edificio è in affitto, il Centro LERC deve avere un contratto di non meno di cinque anni. (2) Il Centro LERC potrà considerare di richiedere l uso di una struttura già esistente come, per esempio, una scuola, un edificio comunale o altra istituzione. Il Centro LERC potrà prendere anche in considerazione l uso di una struttura donata da gruppi o individui locali interessati. 2

3 (3) La tipologia dell edificio del Centro LERC dovrà essere come qui di seguito riportato: 74,2 metri quadrati, dotato d servizi igienici, acqua corrente per il lavaggio degli occhiali da vista e a clima controllato per la protezione degli occhiali e delle attrezzature. L edificio dovrà essere conforme alle norme locali di prevenzione incendi e di sicurezza. (4) Le dimensioni dell area di immagazzinamento del centro dovranno essere le seguenti: almeno 6,09 X 6,09 metri (almeno 37,1 metri quadrati). Le dimensioni dell area di lavoro del Centro saranno di non meno di 6,09 X 6,09 metri (almeno 37,1 metri quadrati). g. Attrezzature/FornIture Operative: Il Centro LERC dovrà avere le seguenti attrezzature e forniture operative per ricevere, trattare e distribuire gli occhiali da vista usati. (1) Attrezzature e forniture del Centro LERC: computer (per mantenere i dati inerenti l inventario, comunicare via e mantenere il sito Web del Centro), telefono, fax, cancelleria e forniture d ufficio in generale. (2) Per trattare gli occhiali da vista: sedie e tavoli per la suddivisione; lavandino e acqua corrente o lavastoviglie per il lavaggio degli occhiali; lensometro per neutralizzare o classificare gli occhiali; e etichette, bustine di plastica individuali e scatole per riporre gli occhiali puliti e classificati. (3) Per distribuire gli occhiali da vista: ripiani adatti per l immagazzinamento degli occhiali; materiale d imballaggio; istruzioni per le spedizioni locali ed internazionali; moduli per dogana e fatture. h. Tipi di OperazIone: Ciascun Centro LERC può ricevere la designazione di Centro di Raccolta, Centro di Raccolta e Trattamento" o Centro di Raccolta, Trattamento e Spedizione", a seconda degli specifici servizi offerti. Sarà compito di un Centro LERC suddividere, pulire, neutralizzare (classificare), etichettare, immagazzinare e spedire gli occhiali da vista in conformità alle procedure riportate nella Guida per l organizzazione e la gestione di un Centro Lions di Riciclaggio degli Occhiali da Vista del LCI. (1) Centro di Servizi di Raccolta: Questo centro riceve gli occhiali da vista usati; svolge le mansioni preliminari di suddivisione degli occhiali, separando le montature /lenti rotte da quelle da poter usare e scartando i portaocchiali sporchi o non riutilizzabili; separa gli occhiali da vista monofocali (a visione unica) da quelli bifocali; imballa gli occhiali per la spedizione ad un centro per il trattamento. (2) Centro di Servizi di Raccolta e di Trattamento: Questo centro lava ed asciuga gli occhiali da vista in modo tale da essere pronti per la lettura a mezzo di lensometro; legge gli occhiali da vista e scrive la prescrizione su ogni bustina di plastica In cui viene riposto ogni paio 3

4 di occhiali; imballa gli occhiali da vista in scatole di un quarto di diottria etichettate a seconda della diottria. La prescrizione su ciascuna bustina dovrà indicare: Lente di destra (sempre in alto): Sfera Cilindro Asse Lente di sinistra (sempre in basso): Sfera Cilindro Asse Aggiungere (se bifocali) Distanza pupillare (cerchiata) (3) Centro Servizi di Raccolta, Trattamento e Spedizione: Questo centro raccoglie, tratta e spedisce gli occhiali da vista a Lions o altri gruppi di volontari che prendono parte a missioni oculistiche o di altro tipo di assistenza sanitaria. Il Centro LERC fornirà gli occhiali da vista gratis per le missioni oculistiche o altre missioni di assistenza sanitaria e verificherà che i Lions o i gruppi che richiedono gli occhiali da vista usati per una missione acconsentano a: fornire istruzioni per il trasporto degli occhiali da vista; comunicare il nome e l indirizzo del leader della missione; provvedere al pagamento anticipato del costo di spedizione; preparare la documentazione doganale; relazionare il centro entro due settimane dopo il termine della missione; e pubblicizzare il coinvolgimento dei Lions nella fornitura degli occhiali. (4) Servizi relativi a Esami della Vista e Addestramento: Un Centro LERC che offre esami della vista e che fornisce addestramento ai Lions e ad altri volontari del Centro, deve collaborare con i professionisti nel campo dell assistenza oculistica ed altri partner locali per organizzare sufficienti servizi e preparare materiale di addestramento in conformità alle leggi governative locali ed agli standard professionali di quella zona. i. Assicurazione: Il Centro LERC deve sottoscrivere una polizza assicurativa appropriata per il proprio edificio e per le sue attività. Tale assicurazione è in aggiunta all assicurazione generale di responsabilità civile fornita dal Lions Clubs International. Il Centro LERC consulterà un agente di assicurazione locale per determinare il tipo di polizza assicurativa addizionale sufficiente per il proprio edificio ed attività. j. Procedure per l Orientamento e la Formazione: Il Centro LERC deve collaborare con i professionisti locali nel campo dell assistenza oculistica locali ed altri partner per organizzare sufficienti programmi di orientamento e di formazione che siano in conformità alle leggi governative locali e agli standard professionali di quella zona. (1) Il Centro LERC deve essere a conoscenza del processo di riciclaggio degli occhiali da vista e responsabile del reclutamento, formazione e organizzazione dei volontari affinché possano adempiere ai loro compiti. (2) Ogni persona che lavora presso un Centro LERC deve avere un minimo di conoscenza della terminologia ottica ed avere ricevuto l addestramento necessario per svolgere i compiti d volontario presso il Centro. 4

5 (3) L orientamento e la formazione sono offerti ai volontari almeno due volte all anno, come necessario, ed includono: un minimo di conoscenza di anatomia e fisiologia dell occhio; dati, acuità visiva; tonometria, autorifrattore; lensometro (automatico e manuale); e suddivisione. k. Mantenimento del Dati (1) li Centro LERC deve mantenere per un periodo di tre anni un archivio dati cartaceo e/o elettronico contenente quanto segue: il numero e tipo di occhiali da vista raccolti e immagazzinati: il nome dei gruppi impegnati in missioni che richiedono gli occhiali da vista; i Lions impegnati nel processo di distribuzione (sia gruppi che organizzano missioni o Lions del paese ricevente); ed un rapporto finale sul numero di persone assistite durante la missione oculistica o di assistenza sanitaria. (2) Il Centro LERC deve richiedere il numero preciso di tutti gli occhiali da vista distribuiti durante le missioni prima di procedere a forniture per le missioni successive. I. Procedure inerenti i rapporti (1) Il Centro LERC deve sottomettere un rapporto trimestrale alla Sede Centrale del Lions Clubs International via , fax o posta normale. Il rapporto dovrà indicare il numero totale di occhiali raccolti e distribuiti e le fonti delle donazioni. Ciascun rapporto deve includere anche i verbali delle riunioni del Consiglio e il resoconto finanziario corrente del centro. (2) I rapporti trimestrali saranno sottoposti ogni anno come segue: 1 Trimestre: 1luglio 30 settembre. Data di scadenza del rapporto: 10 ottobre 2' Trimestre: 1 ottobre 31 dicembre. Data di scadenza del rapporto: 10 gennaio 3 Trimestre: 1 gennaio 30 marzo. Data di scadenza del rapporto: 10 aprile 4' Trimestre: 1 aprile 30 giugno. Data di scadenza del rapporto: 10 luglio (3) Il Centro LERC dovrà sottomettere un rapporto annuale al LCI con riportate le spese operative dal 30 luglio di ogni anno. (Il modulo per riportare le spese trovasi nella Guida per l organizzazione e la gestione di un Centro di Riciclaggio di Occhiali da Vista Lions del LCI 5

6 (4) Il Presidente del Consiglio dei Governatori del Multidistretto in cui opera Il Centro LERC deve visitare tale Centro almeno una volta durante l'anno del suo mandato e sottomettere un rapporto al LCI. Il rapporto deve evidenziare i successi rilevati, come pure eventuali problemi o difficoltà. Il Centro LERC è responsabile di programmare la visita del Presidente del Consiglio dei Governatori. m. Comunicazioni con il LCI, Centri SatellIti LERC e altri Centri LERC: Allo scopo di mantenere le migliori pratiche nel riciclaggio degli occhiali da vista, tutti i Centri LERC sono incoraggiati a comunicare regolarmente con il personale del Dipartimento Servizi Sanitari e per l Infanzia del LCI, con i Centri Satelliti e con altri Centri LERC. Nel corso di ogni anno sociale il LCI si riserva il diritto di prendere in esame tutti i Centri LERC allo scopo di raccogliere importanti informazioni riguardanti le procedure esistenti e individuare eventuali problematiche. I Centri LERCs sono incoraggiati a rivolgersi al Dipartimento Servizi Sanitari e per l Infanzia per avere programmi guida, materiale referenziale e aggiornamenti. Tutti i Centri LERC sono incoraggiati a sottomettere i rapporti come indicato nel paragrafo I sopra indicato. n. Supporto Finanziario (1) Il Centro LERC dovrà ottenere I fondi per la gestione corrente attraverso uno o più dei seguenti mezzi: Manifestazioni di raccolta Sussidi di pari importo ai fondi raccolti da parte della LCIF Supporto finanziario da distretti, multidistretti Lions e/o fondazioni statali Donazioni dalla comunità Istituzione di una fondazione Finanziamenti privati o pubblici Sovvenzionamenti finanziati da donazioni di singoli Lions e club locali Lasciti da parte di amministrazioni fiduciarie caritatevoli, donazioni e assicurazione sulla vita Open houses (Inviti a visitare il Centro) (2) Un membro del Consiglio Direttivo del Centro LERC o incaricato del personale sarà a capo dei comitati o delle iniziative di raccolta di fondi. (3) li Centro LERC sarà incoraggiato a conoscere a fondo le norme per i sussidi della LCIF. o. Consiglio Direttivo del Centro LERC (1) Faranno parte del Consiglio Direttivo di ogni Centro LERC i soci di Lions club in regola nei confronti dell Associazione Internazionale dei Lions Clubs. Il numero dei componenti del Consiglio Direttivo sarà di almeno cinque (5). 6

7 (2) L incarico di ciascun direttore dura per un periodo superiore ad un anno per assicurare continuità. (3) Prima del 15 settembre di ogni anno ogni Centro LERC dovrà sottomettere al LCI una lista dei direttori in carica ed una copia dello statuto e regolamento vigente. p. Personale di un Centro LERC: A seconda del volume di occhiali da vista raccolti, trattati e spediti, vengono raccomandati gli incarichi per il personale qui sotto indicati. Ogni Lion che fa parte del personale di un Centro LERC deve essere un socio in regola di un Lions club del proprio distretto. Gli incarichi raccomandati sono descritti qui di seguito: (1) Officer Capo delle Operazioni (Chief Operations Officer) (2) Direttore del Centro: Il direttore del centro può essere assunto come dipendente stipendiato incaricato di amministrare la gestione giornaliera del centro. Tale direttore potrà fungere da coordinatore e Amministratore Esecutivo, I compiti e le responsabilità del direttore del centro saranno descritti nello statuto e regolamento del centro. (3) Manager delle Operazioni: I compiti e le responsabilità del manager delle operazioni saranno descritti nello statuto e regolamento del centro e nel manuale delle procedure. (4) Manager del Deposito: I compiti e le responsabilità del manager del deposito saranno descritti nello statuto e regolamento del centro e nel manuale delle procedure. (5) Coordinatore: Ogni Centro LERC avrà un coordinatore che è a conoscenza del processo di riciclaggio degli occhiali da vista, Il coordinatore sarà responsabile di reclutare, addestrare e programmare gli orari dei volontari; di tenersi aggiornato sull inventario; di seguire il trattamento ed il trasporto degli occhiali da vista; e di sottomettere i rapporti trimestrali alla Sede Centrale del LCI. I compiti e le responsabilità del coordinatore saranno descritti nello statuto e regolamento del centro e nel manuale delle procedure. (6) Personale di Riserva: Quando necessario Lions e volontari addizionali saranno scelti e addestrati dal centro per ricoprire i suddetti incarichi e responsabilità. (7) Per essere riconosciuto come un Centro LERC debitamente approvato, il centro deve fornire dettagli inerenti la situazione del personale che deve essere proporzionato alle sue dimensioni e al volume di occhiali da vista trattati. 7

8 q. Volontari LERC Ogni Centro LERC dovrà reclutare ed addestrare l appropriato numero di volontari per aiutare nel ricevimento, trattamento, catalogazione e immagazzinamento degli occhiali riciclati. I volontari impegnati nel lavoro di riciclaggio degli occhiali da vista sono Lions, Lioness, Leo, soci di gruppi di anziani o di giovani o di organizzazioni partner. Il Direttore del Centro deciderà il numero di volontari necessari per l'efficiente funzionamento del centro. r. Promozione e Sensibilizzazione del Pubblico (1) Il Lions Clubs International promuoverà l idea e l espansione del riciclaggio degli occhiali da vista. (2) I Centri Lions di Riciclaggio degli Occhiali da Vista saranno incoraggiati a sensibilizzare il pubblico riguardo l opera che i Lions svolgono nel riciclaggio degli occhiali da vista e ad inviare al Lions Clubs International notizie di richiamo pubblicitario da poter usare per la promozione del programma. (3) I Centri Lions di Riciclaggio degli Occhiali da Vista saranno incoraggiati a condividere informazioni con i Lions interessati ad impegnarsi nel riciclaggio degli occhiali da vista. (4) Giornata Mondiale per la Vista: Un evento annuale denominato Giornata Mondiale Lions per la Vista sarà svolto ogni anno il secondo giovedì di ottobre per richiamare l attenzione sulle attività per la vista svolte dall Associazione. Le attività consigliate saranno comunicate a tutti i club incoraggiandone la partecipazione. s. Osservanza delle norme da parte dei Centri LERC: Ogni Centro LERC dovrà attenersi alla normativa del Consiglio del LCI per l organizzazione e il funzionamento di un Centro LERC debitamente approvato. Nel caso un Centro LERC non operi in conformità alle normative del LCI ed alle procedure adottate dal Consiglio Direttivo, il LCI può prendere qualunque o tutte le seguenti misure: (1) Il LCI può annullare il riconoscimento del Contro LERC quale centro ufficiale di riciclaggio di occhiali da vista del LCI. (2) II LCI può negare al Centro LERC le richieste di sussidio rivolte alla Fondazione Lions Clubs International. (3) Il LCI può annullare l autorizzazione concessa al Centro per l uso del nome e dell emblema Lions in tutte le sue attività. 8

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