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1 - Albo pretorio virtuale e gestione della consultazione documentale - Argomenti Tabelle di riferimento Pulsanti Inserire documento Predisposizione doc Approvazione Doc Numerazione Doc Pubblicazione Albo Webservice Le funzionalità principali : La possibilità di numerare i documenti pubblicati sull'albo pretorio virtuale. La possibilità di numerare i documenti di una qualsiasi categoria presente nel sistema (esempio delibere, del termine, ordinanze). La generazione automatica in fase di numerazione della codifica del documento. La possibilità di stampare i registri dell'albo pretorio, delle delibere, e di qualsiasi altro tipo di documento voluto. La possibilità di gestire contatori per la numerazione delle categorie di documenti. La gestione automatica della durata del periodo di pubblicazione (comunque modificabile dall'utente) e la possibilità di decidere se il documento debba essere ancora visualizzato nella gestione documentale dopo la scadenza all'albo pretorio. La possibilità di connettere il sistema di pubblicazione presente all'interno di comuni in rete con applicazioni di terze parti. Tabelle di riferimento Tipologie dei documenti: Funzione riservata all' amministratore di sistema In questa tabella sono contenute tutte le tipologie di dettaglio di documenti, le sigle utilizzate per la generazione automatica dei riferimenti documentali Tipologie degli autori Funzione riservata all' amministratore di sistema Vengono gestite le tipologie standard degli autori di documenti (esempio: segretario, responsabili, sindaco, ecc.) Gestione dei contatori La gestione dei contatori delle tipologie di documento è automatica e gestibile per anno. Viene impostata zero ad ogni anno nuovo.

2 Esiste la possibilità di modificare il contatori per partire da un numero definito dall'utente. nel caso in cui il sistema di caricamento dei dati non venga attivato a inizio anno Nel caso di aggiornamento attraverso webservices forniti a terze parti la gestione dei contatori non viene effettuata ma viene gestita attraverso l'applicazione fornita. Nel contatore dell'albo pretorio viene inoltre inserita la data dell'ultima pubblicazione che impedisce di caricare documenti con date precedenti all'ultima utilizzata. Procedura per il caricamento dei dati Prima fase: inserimento di un nuovo documento Partendo dal menù di gestione dei documenti si preme il pulsante documenti e si accede alla pagina di caricamento Struttura della pagina di gestione dei documenti Pulsanti: Torna alla pagina principale del pannello di controllo Torna alla pagina precedente Filtri: Consente di inserire un nuovo documento Consente di eliminare un documento (La funzione di disabilitata tra se al documento è già stata assegnata una numerazione. Permette di stampare una ricevuta di pubblicazione (quando è stata stampata il documento non può più essere cancellato o modificato) Consente di inserire automaticamente una news sulla home page del sito dopo il caricamento di un documento È possibile filtrare per tipologia di documento (delibere consiglio, delibera di giunta, ordinanze, ecc.), stato del documento (predisposizione, approvazione, pubblicazione) e per anno predisposizione, adozione/approvazione o pubblicazione del documento Se si desidera stampare il modello dell'albo pretorio bisogna la barrare la casellina presente accanto al pulsante esporta in Excel; in questo modo si otterrà la stampa dello stesso formato ufficiale del registro di albo pretorio. Se non si seleziona modello albo pretorio verrà stampato un documento diverso contenente tutte le informazioni presenti in archivio; tale modello potrà essere utilizzato per la creazione di registri specifici esempio: registro delibere, ordinanze, ecc. Esporta in Excel esegue l'esportazione dei dati da stampare su un foglio di EXCEL Elenco dei documenti

3 Visualizza l'elenco dei documenti così come impostati attraverso i filtri (se non vengono utilizzati filtri saranno visualizzati tutti i documenti presenti in archivio). Come inserire un nuovo documento Per inserire un nuovo documento premere il pulsante Nuovo presente sulla sinistra della videata. Viene presentata la maschera di caricamento delle informazioni che potrà essere compilata in tre fasi distinte: Fase di predisposizione del documento In fase di predisposizione viene automaticamente proposta la data e devono essere compilati solo i campi Stato documento, Data Predisposizione, Tipo documento, Oggetto, Autore. Completate queste operazioni premere il pulsante inserisci. Nota: se voglio adottare immediatamente il documento una volta caricati i dati prima di salvare i dati con il pulsante inserisci posso passare direttamente alla fase adozione cambiandolo stato del documento Fase di adozione del documento

4 nella fase di approvazione - adozione del documento si dovranno inserire la data in cui il documento viene reso esecutivo (approvazione/adozione) e copiare il medesimo sul server per la predisposizione alla pubblicazione. Per copiare il documento sul server bisogna seguire le operazioni 1-ricerca documento (selezionare dal proprio computer attraverso la funzione browse il documentola caricare) 2-server- pulsante trasferisci file (premendo questo pulsante il documento viene copiato sul server) Opzioni La stessa operazione vale per i 5 allegati previsti Al termine delle operazioni premere Salva o Inserisci se si e' in fase di modifica o di inserimento A questo punto il documento è pronto per essere numerato automaticamente ed inviato all'albo pretorio. Se un qualsiasi motivo il documento predisposto alla numerazione automatica non dovesse essere ancora pronto per la numerazione all'albo pretorio e sufficiente utilizzare il controllo per impedire che il documento numerato all'interno della propria categoria (es: delibere) venga presentato nella lista di pubblicazione all'albo pretorio. Una volta che il documento sarà predisposto, perfezionato, disponibile per la pubblicazione all'albo togliere la spunta sul controllo. Se non si vuole utilizzare la numerazione automatica del documento è possibile scrivere manualmente nel campo estremi del documento le informazioni necessarie : anno approvazione del documento, sigla del documento, e numero progressivo es : 2010/xxxx/0020 Il controllo consente di generare automaticamente la prima parte della stringa gli estremi del documento in fase di predisposizione; ad es. per le delibere di giunta 2009/dg/. Quando si passerà alla fase di adozione del documento si andrà di inserire il numero progressivo provenienete da altre applicazioni specifiche. Questa funzione fa in modo che il documento non sia più visualizzabile da parte degli utenti dopo la data di scadenza della pubblicazione. Per la categoria Avvisi il controllo viene impostato automaticamente. Nota: è possibile modificare in qualsiasi momento ogni parte dei dati caricati: oggetto, autore, data predisposizione o sostituire il documento caricato con uno più aggiornato fino a quando il documento non viene notificato (stampa relata di notifica). Per eseguire le modifiche e sufficiente selezionare e il documento voluto e premere il link modifica presente in fondo alla pagina. Numerazione automatica dei documenti e assegnazione progressivo albo pretorio Per accedere alle funzionalità di numerazione automatica accedere dal menù esterno gestione documenti nella funzionalità Numera Documenti Numerazione documenti

5 La funzionalità per la numerazione dei documenti consente di assegnare un numero automatico ai documenti per le relative tipologie e la numerazione generale dell'albo pretorio. Non è possibile assegnare un numero di albo pretorio si prima i documenti non sono stati numerati all'interno della propria tipologia (delibere di consiglio, ecc.). Come numerare un documento : Scegliere Numerazione documenti nella casella Filtra per stato (vedi illustrazione precedente). Si possono gestire contemporaneamente più tipi di documenti che verranno numerati automaticamente ognuno utilizzando il contatore relativo Premere il pulsante Numera documento Numerazione all'albo pretorio Per la numerazione del registro di albo pretorio è sufficiente selezionare da filtra per stato: la voce Numerazione albo pretorio. Si possono scegliere dall'elenco dei documenti documenti da numerare per l'affissione all'albo pretorio generati con la funzionalità numera documenti E' possibile impostare la data di inizio della pubblicazione; vengono eseguiti i seguenti controlli: non si possono numerare documenti con una data anteriore all'ultima assegnazione effettuata o in data maggiore di quella odierna. Le date di scadenza dei documenti verranno automaticamente calcolate in base ai

6 giorni di pubblicazione definiti per ogni tipologia. ( 8 gg per pubblicazioni matrimonio, 15 gg per atti amministrativi, 30 gg per bandi) Se invece si vuole modificare la durata della pubblicazione di un documento sui può impostare il numero di giorni nella casella Al termine delle operazioni di selezione premere il pulsante Numera e pubblica per avviare la procedura di pubblicazione. Con questa operazione verranno calcolate le date di pubblicazione e scadenza e lo stato del documento passerà automaticamente da adozione a pubblicazione. Nel caso in cui si voglia ancora modificare la data di scadenza pubblicazione per correggere eventuali errori si potrà entrare in gestione documenti, selezionare il documento voluto, entrare in modalità modifica e cambiare le date. Webservice per la connessione ad applicazioni di terze parti già esistenti. È stato predisposto un webservice che consentirà la connessione del sistema di pubblicazione documentale all'interno dei comuni della provincia di Asti con applicazioni per la gestione dell'albo pretorio, delibere, concessioni edilizie, e qualsiasi altra applicazione fornita da terze parti. Il webservice potrà essere fornito alle aziende che potranno così predisporre dei sistemi di trasferimento automatico dei documenti dalle singole applicazioni al sistema di Comuni in Rete. Come configurare il webservice il servizio di trasferimento automatico dei dati da procedure di terze parti al sistema di comuni in rete viene gestito all'interno delle applicazioni fornite dai produttori di software. Per poter accedere sono necessarie i seguentiu parametri: una stringa di connessione (URL) per indicare il percorso attraverso cui i dati devono essere caricati. un nome utente una password di accesso il nome simbolico del sito La stringa di connessione al webservice è per tutti gli utenti: L'utente e la password ed il profilo di accesso devono essere generati attraverso la funzione il pannello di controllo di Comuni in Rete - vedi: Come creare e configurare la gestione documenti di un utente dal pannello di controllo (gestione dei profili utente) Come ultima operazione si dovranno inserire la stringa di connessione, l'utente e la sua password all'interno della procedura acquistata dal fornitore secondo le modalità specifiche da esso definite. (per quest'ultima configurazione è necessario richiedere le istruzioni necessarie alla softwarehause.)

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