Corso di Informatica II. Corso di Informatica II. Corso di Informatica. Access 22/03/2009. Ing. Dario Sguassero. Ing.

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1 Lezione del 20 marzo 2009 Introduzione ad Access Informatica Presentazione di Microsoft Access Access Accessè un programma della suite Office per la gestione dei database (archivi) Un database è una raccolta di informazioni organizzate. Un database solitamente è costituito da una molteplicità di tabelle Un database di Access è costituito da più tabelle (e altro ) ma è memorizzato in un unico file con estensione.mdb 4 1

2 Tabelle - esempi Esempi tipici di tabelle sono: anagrafica clienti e fornitori materiali a magazzino elenco fatture di acquisto e vendita listini clienti e fornitori elenco ordini e commesse Queste tabelle possono essere interdipendenti Struttura tabella Ogni tabella è strutturata in campi e record I campi sono categorie di informazioni Un recordè l insieme dei campi di una voce Può essere ammissibile che alcuni campi di un record non siano valorizzati (vuoti) Visualizzando una tabella come in Excel i record sono le righe, i campi le colonne, i nomi dei campi le intestazioni di colonna 5 6 Database relazionale Access gestisce database relazionali: le tabelle possono essere messe in relazione tra loro quando raggruppano dati omogenei. Es.: date le tabelle clienti, ordini, articoli è possibile relazionarle per creare l elenco degli ordini di un cliente, descrivendo gli articoli ordinati o gestendo le scorte minime 7 Esempio relazione Anagrafica clienti Cod cliente Cliente Indirizzo C102 Ditta Rossi Via Michelangelo, 2 C141 Ditte Verdi Via Roma, 3 Magazzino Cod articolo Descrizione Peso Prezzo A123 Viti 123 grammi 0,32 A354 Dadi 60 grammi 0,10 Ordini Cod cliente Cod articolo Sconto Quantità C102 A123 10% 200 C102 A354 5% 32 C141 A123 10%

3 Informatica Microsoft Access Avvio di Access All avvio del programma: 1. Viene chiesto se partire da un db nuovo o da uno salvato precedentemente 2. Se scelgo un db nuovo viene chiesto il nome perché il relativo filedeve essere creato subito (non posso lavorare su file temporanei/ram come con Word o Excel) 3. Si parte con la creazione delle tabelle 10 Barra degli oggetti Finestra Database Barra dei gruppi Area elenco Inserimento dati 11 3

4 Creazione di una tabella Immissione di dati Modalità per definire una nuova tabella: inserire direttamente i dati in una griglia tipo Excel (definendone successivamente le caratteristiche) definire prima i campi e loro proprietà (visualizzazione Struttura) scegliere i campi da un elenco di valori predefiniti (procedura guidata) La modalità di inserimento che ricorda più Excel è la visualizzazione come foglio dati Visualizzazione foglio dati 1 Visualizzazione foglio dati 2 In questa modalità nel menù formato si ritrovano molte personalizzazioni viste in Excel: formato carattere altezza righe e larghezza colonne rinomina e nascondi colonne con la differenza che qui sono globali, valide per tutto il foglio e non per la singola cella Altri comandi richiamano quanto già visto su Excel: formato del foglio dati (come formato del bordo e motivo di sfondo delle celle) blocco delle colonne (richiama l idea del blocca riquadri spostando la colonna a sx) pulsanti di inserimento e spostamento tra i record (come in dati -> modulo di Excel)

5 Ordinamento dei record Visualizzazione struttura 1 Cliccando con il tasto destro sul nome del campo si può scegliere il tipo di ordinamento semplice desiderato A differenza di Excel qui è reversibile tramite menù->record->rimuovi filtro/ordine Le caratteristiche dei campi si possono impostare prima (meglio) o dopo aver popolato la tabella La definizione a priori dei campi consente di effettuare un controllo sui dati già dal momento dell input Visualizzazione Struttura 2 Griglia della struttura Proprietà del campo Campo e sue proprietà Ogni campo è definito da un nome (max 64 caratteri, senza spazi e punteggiatura, per compatibilità) un tipo ed event. una descrizione E possibile definire ulteriori proprietà del campo come lunghezza, formato, valore di default, obbligatorietà, ecc

6 Informatica Tipi di dati Tipi di dati Prima di creare la tabella è importante decidere quali dati andranno inseriti, e le loro caratteristiche Sbagliare tipo di dato può essere un errore molto limitante, soprattutto quando la tabella diventa grande Bisogna cercare un buon equilibrio da espandibilità e controllabilità dei dati 22 Elenco tipi di dati testo 1 Elenco tipi di dati testo 2 Ci sono due tipi di testo fondamentali: Testo: lunghezza standard 50, max 255 Memo:fino a caratteri E errato impostare il tipo memo solo perché non si sa mai : il tipo testo supporta molteplici funzioni aggiuntive, ad esempio può essere incluso nei criteri di una query 23 Collegamento ipertestuale: contiene un indirizzo (obbligatorio) ed eventualmente una descrizione ed un sottoindirizzo (separati dal simbolo #). Lunghezza max 2048 caratteri. testovisualizzato#indirizzo#sottoindirizzo#descrizione Esempi: Microsoft Corporation#http://www.microsoft.com# #\\documenti\prodotti.doc##elenco prodotti Nota: non si usa spesso 24 6

7 Elenco tipi di dati numerici 1 Elenco tipi di dati numerici 2 Numerico: valori algebrici frazionari da utilizzare per i calcoli, quindi nonconsigliato per cap, numeri di telefono, ecc. (sopprime gli zeri iniziali) Data e ora: viene verificata la validità del formato del dato (minimizza le possibilità di errore in input) ed è possibile utilizzarli per effettuare calcoli Valuta: come numerico, max 4 cifre decimali, gestione molto veloce Elenco tipi di dati -altri Scelta tipo di dati Contatore: numero progressivo univoco incrementato automaticamente da Access (numero di riga), utilizzato spesso per creare la chiave primaria Sì/No: come vero/falso in Excel Oggetto OLE: collegamento a file esterni come immagini, documenti Word o Excel, musica, ecc. Nota: si utilizza in casi particolari Una scelta oculata del tipo di dato per il campo permette di: Evitare errori di inserimento Velocizzare le operazione sul db Permettere operazioni sui record Ad es. se inserissi le date come testo non potrei eseguire agevolmente somme e confronti!

8 Ampiezza dei campi Ampiezza campo numerico Con tabelle molto grandi anche i dettagli sull ampiezza del campo devono essere attentamente valutati La gestione del db potrebbe diventare troppo lenta se si esagera con la dimensione dei campi Eventuali errori di inserimento non sarebbero evidenziati subito, propagandosi nel db Per il campo numerico è possibile scegliere la dimensione del campo tra: Byte: da 0 a 255, no decimali (arrotondato) Intero: da a , no decimali (arrotondato) Intero lungo: , no decimali Precisione singola: +-3,4x10^38, 7 decimali Precisione doppia: +-1,797x10^308, 15 dec Vincoli definiti dalle proprietà 1 Vincoli definiti dalle proprietà 2 Le proprietà dei campi definiscono anche dei vincoli sui dati ammessi Questi vincoli servono ad evitare errori di inserimento e facilitare la gestione dei dati velocizzando il funzionamento di Access Dimensioni campo: numero max caratteri Formato: modalità di visualizzazione (es. tel) Posizioni decimali: numero di decimali Maschera input: prevede formati speciali come il trattino tra prefisso e num. telefono Etichetta: descrizione alternativa per i report Valore predefinito: valore di default

9 Vincoli definiti dalle proprietà 3 Tipi di dati -da sapere? Valido se:ad es. limite massimo ammesso Messaggio errore:in caso di violazione regole sul formato impostato Richiesto:se obbligatorio durante l inserimento di un nuovo record Lunghezza zero:ammissibilità di una stringa vuota Non serve ricordarsi tutti i limiti a memoria, ma è importante porsi il problema ogni volta che si crea un nuovo campo e tenersi a portata di mano un file con una tabellina riassuntiva delle caratteristiche di ogni tipo, in modo da scegliere ogni volta il valore più appropriato Chiave primaria Chiave primaria Ogni tabella deve avere una chiave primaria, ovvero un campo (event. multiplo) con tutti i valori unici (simbolo della chiave). Per default proposto un contatore automatico del numero di riga. Se ci sono campi effettivamente unici meglio definire questi come chiave primaria. 36 9

10 Esempi chiave primaria cod. fiscale per l elenco dei dipendenti cod. prodotto per il magazzino num. fattura per le fatturazioni latitudine&longitudine per dei POI (punti di interesse) la p.iva non va bene perché una ditta potrebbe avere più sedi nome&cognome no perché casi di omonimie Ricerca dati 37 Ricerca tra i record 1 Ricerca tra i record 2 La finestra di ricerca si attiva come in Excel dal menù -> modifica -> trova Si può impostare anche campo, direzione e modalità di ricerca (menù confronta) Caratteri jolly: * qualsiasi sequenza di caratteri, es. mari* trova sia marioche maria, marietta emari? qualsiasi carattere (unico), es. mari?trova sia mariache marioma non marietta [] tra parentesi si indicano le alternative, es. signor[ae] trova signora e signore ma non signori

11 Ricerca tra i record 3! crea un filtro negativo tra le alternative, es. signor[!ai] trova signore ma non signora e signori Maiusc+F4 reitera la ricerca La scheda sostituisci aggiunge la possibilità di modificare il testo trovato Stampa 41 Come in Word ed Excel: Stampa è possibile stampare solo una selezione (contigua) di record se il record occupano più della larghezza del foglio la stampa seguirà l andamento a Z event. è possibile personalizzare i margini, ruotare il foglio Filtri 43 11

12 Filtri Rimozione filtri I filtripermettono di ridurre i record visualizzati nella finestra, quindi di spostarsi più agevolmente tra loro. Si richiamano dal sottomenù del menù record -> filtro Quando un filtro è attivo compare in basso a destra nella barra di stato la scritta FILT Con Rimuovi filtro/ordina del menù record ripristino la situazione iniziale, mentre con Applica filtro/ordina richiamo l ultimo filtro impostato Filtro in base/esclusione selezione Filtro in base a maschera Il filtro in base a selezione è il più semplice perché mantiene solo i record con lo stesso valore nel campo attualmente attivo Il filtro ad esclusione selezione viceversa mantiene solo i record con un valore nello stesso campo diverso da quello attualmente attivo Questo filtro richiama l idea del filtro automatico di Excel, l operazione su ogni campo è richiamabile da un menù a tendina, ma: l opzione è editabile compare un menù filtro per operazioni più avanzate bisogna avviarlo con il pulsante ad imbuto applica filtro

13 Trasferimento dati con Excel Esportazione dati Si possono trasferire le tabelle su Excel o Word con il comando menù -> file -> esporta, indicando il nome del nuovo documento e scegliendo il tipo opportuno di file (.xls per Excel,.rtf per Word) 50 Importazione dati 1 Importazione dati 2 Mediante l apposito procedura guidata si possono importare dati da Excel (anche da file di testo, purché siano tabelle) 1. Attivare l importazione dal menù -> file -> carica dati esterni -> importa 2. Scegliere il file da caricare (se scelta la giusta directory non compare nella lista provare a cambiare il tipo di file visualizzati) 3. Scelgo il foglio con i dati di interesse verificandoli nell anteprima

14 Importazione dati 3 4. Se ci sono le intestazioni di colonna spuntare l apposita opzione 5. Quindi indicare il nome della tabella e premere Fine L opzione avanzata di analisi dei dati serve per evitare dati duplicati e scomporre eventualmente l elenco in più tabelle relazionate Query 53 Query Query creazione guidata 1 Le querypermettono la ricerca di informazioni in una o più tabelle, definendo quali record e campi visualizzare. Il risultato è un recordset: non è una tabella che contiene dati ma una funzione che definisce come generarli, quindi il risultato si aggiorna automaticamente al variare dei dati di partenza. Ci sono due modalità per definire una query: Nella finestra database (oppure menù -> inserisci) selezionare il comando creazione guidata per l oggetto query Selezionare il tipo di query da creare

15 Query creazione guidata 2 Query visualizzazione struttura 1 Scegliere la tabella e i campi da visualizzare: > importa il campo selezionato, >> tutti < o << per rimuoverli Cliccare Avanti e digitare un nome per la query Saranno visualizzati solo i campi selezionati Dalla finestra database selezionare creazione di una query in visualizzazione struttura 2. Selezionare le tabelle su cui lavorare 58 Query visualizzazione struttura 2 3. Nella riga Campo della griglia selezionare i campi di interesse tramite i menu a tendina 4. Impostare i criteri come per le funzioni DB in Excel: sulla stessa riga i criteri sono legati dall AND i criteri su righe diverse sono legati dall OR Query visualizzazione struttura 3 5. Disattivarel opzionemostrasui campidoppi, costanti o non necessari 6. Impostare l ordinamento nell apposita riga 7. Uscendo assegnare un nome alla query

16 Esecuzione query Per eseguire la query basta aprirla: il risultato è visualizzato come una tabella Si può ancora modificare tornando in visualizzazione struttura La sintassivieneformalizzata: glie supiù colonnevengono uniticon l operatoreand, le stringhe sono racchiuse tra apici, le date tra# Maschere e report Consentono una personalizzazione della grafica per la visualizzazione, l input e la stampa Possono essere basati sia su tabelle che sui risultati delle query (si seleziona la fonte nella finestra di importazione dei campi) 62 Maschere Maschere Le maschere sono strutture grafiche che permettono di visualizzare e modificare il contenuto di tabelle e query più comodamente rispetto alle visualizzazioni standard di Access Permettono la stampa personalizzata dei record, ma lo strumento Report è migliore Si possono creare in visualizzazione struttura oppure con una procedura guidata 64 16

17 Creazione guidata maschere 1 Creazione guidata maschere 2 Dalla finestra database scegliere l oggetto maschere e il comando per la creazione guidata di una maschera Seleziona i campi da visualizzare/modificare tramite i tasti > o >> (per tutti) Seleziona il tipo di visualizzazione desiderata tra quelle disponibili (vedere l anteprima a sinistra): Creazione guidata maschere 3 Scegliere uno sfondo, assegnare un titolo alla maschera, quindi aprirla Ora i dati della tabella possono essere modificati, spostandosi con i pulsanti in basso, come se ci si trovasse nella finestra Modulo di Excel Report 67 17

18 Report Creazione guidata report 1 I reportsono strumenti per semplificare le operazioni di stampa personalizzata. Rispetto alle maschere permettono raggruppamenti e grafica più sofisticata, ma non consentono di modificare i dati visualizzati. Possono essere creati mediante una visualizzazione struttura oppure con una procedura guidata Dalla finestra database scegliere l oggetto maschere e il comando per la creazione guidata di una maschera Selezionare i campi da visualizzare/modificare tramite i tasti > o >> (per tutti) Creazione guidata report 2 Creazione guidata report 3 Indicare eventuali raggruppamenti desiderati (record con valori del campo selezionato omogenei, es. stessa provincia) Si possono indicare dei criteri di ordinamento dei record Scegliere il layout grafico desiderato Indicare la combinazione di carattere e colori

19 Creazione guidata report 4 Dopo aver concluso definendo il titolo del report, si potrà scorrerne l anteprima di stampa 73 19

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