La corretta attuazione degli interventi: gestione del progetto, rendicontazione, condizioni di ammissibilità delle spese

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1 InfoDay per la rendicontazione Milano 23 marzo 2011 La corretta attuazione degli interventi: gestione del progetto, rendicontazione, condizioni di ammissibilità delle spese Marina De Nigris Archidata Srl Assistenza tecnica

2 Parte 1 LA GESTIONE DEL PROGETTO InfoDay per la rendicontazione Milano 23 marzo 2011

3 Chi ben comincia.. La gestione di un progetto di cooperazione territoriale si caratterizza per un elevato grado di complessità che, se non adeguatamente fronteggiato sin dalle fasi iniziali di attività, può incidere sensibilmente sulla capacità di conseguimento degli obiettivi prescelti. Le principali difficoltà, causa di ritardi e inadempimenti, sono ascrivibili alla necessità di far dialogare sistemi amministrativi differenti, alla molteplicità di enti coinvolti e alla commistione di più ruoli (tecnico/specialistico e gestionale/contabile) in capo agli stessi soggetti. Al fine di ridurre l impatto di queste variabili sull attuazione deile operazioni, il capofila di progetto è pertanto chiamato ad identificare quanto prima le possibili aree di criticità connesse alle specificità dei temi affrontati e alla natura della compagine partenariale, definendo opportuni strumenti correttivi e soluzioni gestionali ad hoc.

4 Alcuni punti di attenzione Definizione dei ruoli e dinamica delle relazioni partenariali Fine-tuning del piano di attività e programmazione temporale Ricorso all outsourcing Integrazione con le politiche regionali/locali

5 Modifiche di progetto Sono possibili due tipi di modifiche: Modifiche finanziarie Periodo di durata delle attività Le modifiche sono presentate dal CF italiano. Il CF italiano dovrà essere costantemente in contatto con i propri partner per essere informato delle eventuali esigenze di modifica e dell entità delle stesse; in tal modo sarà possibile gestire le eventuali richieste in modo coordinato e provvedere ad inoltrarle agli organi competenti.

6 Modifiche finanziarie Sono possibili due tipi di modifiche: 1. Variazioni tra voci di spesa entro il 20% del costo totale del progetto: devono essere comunicate per verifica all Amministrazione di riferimento 2. Oltre il 20% o con variazione della ripartizione del budget tra partner: necessitano di richiesta motivata all AdG che la sottopone al CdP per approvazione In entrambi i casi i format da utilizzare sono scaricabili dal sistema: 1. Domanda di Modifica di progetto 2. Modifiche di progetto Qualsiasi modifica di budget deve essere comunicata/richiesta per approvazione in tempo utile rispetto alle scadenze previste per la rendicontazione.

7 Richiesta di Proroga E possibile beneficiare (di norma 1 sola volta) di una proroga sulla data di chiusura delle attività. Il CF italiano presenta, entro 3 mesi dalla data di chiusura, all AdG il format Domanda di modifica di progetto. Il CdP potrà concedere 6 mesi di proroga (12 in caso di ritardi dovuti a forza maggiore). La richiesta deve essere concordata con tutti i partner e il CF italiano deve a tal fine monitorare costantemente l andamento delle attività progettuali e le eventuali difficoltà emerse in corso d opera. Non saranno prese in considerazione richieste con una scadenza diversa tra fronte italiano e fronte svizzero: la data di chiusura è infatti unica per l intero progetto.

8 Parte 2 I CIRCUITI FINANZIARI InfoDay per la rendicontazione Milano 23 marzo 2011

9 I circuiti finanziari dal programma al progetto AdC Quota naz. Regione Lombardia FESR Capofila CCIAA Novara Quota naz. Regione Piemonte Quota naz. FESR FESR Quota naz. Partner Provincia di Varese Partner Comune di Merano Partner Comune di Aosta Provincia Bolzano Regione Valle d Aosta

10 Fase discendente circuito: rimborsi al progetto Tipologia di pagamento Percentuale di finanziamento Importo spese sostenute Anticipo 15% - I Acconto 25% 35% II Acconto 30% 70% Saldo Fino al 30% conclusione progetto Alcune specifiche Nel caso di beneficiari di aiuti in regime de minimis l importo dell anticipo potrà essere più alto. La spesa sulla quale vengono effettuati i calcoli per la liquidazione degli acconti è la spesa validata dai controllori di primo livello I partner in regime de minimis contribuiscono con la loro spesa al raggiungimento delle soglie utili ai fini della richiesta degli acconti, ma ricevono le corrispondenti erogazioni con modalità differenti rispetto agli altri partner Per i partner in de minimis che abbiano beneficiato di una maggiorazione sull anticipo, la spesa sostenuta per accedere alla ripartizione dell acconto deve essere almeno superiore all anticipo ricevuto

11 Documentazione da presentare per gli acconti/saldo Per poter richiedere l acconto il Capofila italiano deve preventivamente inviare all AdG: Richiesta di liquidazione acconto Relazione di avanzamento del progetto * Per la richiesta di saldo, dovrà inviare Richiesta di liquidazione saldo Relazione di chiusura del progetto * Dichiarazione di conclusione dei lavori * Le relazioni di avanzamento e di chiusura fanno riferimento al progetto nel suo complesso, parte svizzera compresa.

12 Fase ascendente circuito: dichiarazioni di spesa AdC INCLUDONO (Art. 78 Regolamento CE 1083): Il totale delle spese rendicontate dai beneficiari (NB: Nel caso dei regimi di aiuto* è indispensabile, affinché la spesa del beneficiario possa essere dichiarata alla CE, che sia già avvenuto il corrispondente pagamento da parte dell Amministrazione) Gli anticipi corrisposti ai beneficiari dei regimi di aiuto (a condizione che siano coperti da garanzia bancaria) *Nell ambito del PO regime de minimis Italia Svizzera sono stati concessi esclusivamente aiuti in

13 Rendicontazione delle spese COME Tramite sistema informativo + flusso cartaceo COSA Rendiconto spese sostenute + documenti giustificativi in copia conforme QUANDO On line: processo continuo; flusso cartaceo: almeno 2 volte l anno (31 maggio e ottobre) CHI Partner + Capofila italiano PERCHE Ottenere la convalida da parte delle strutture di controllo di I livello Le spese convalidate: 1. Possono essere inserite nella dichiarazione di spesa alla CE e quindi permettono di rispettare gli impegni annuali di spesa 2. Al raggiungimento di determinate soglie danno diritto al rimborso

14 Iter rendicontazione Scheda processo: RENDICONTAZIONE PROGETTI Attività Beneficiari (capofila, partner) Altri soggetti (CdP, STC, controllori) Invio dei rendiconti delle spese sostenute secondo il modello "Rendcioconto delle spese sostenute dal beneficiario" Ricezione del rendiconto delle spese sostenute e imputazione di queste ultime per singolo beneficiario nel sistema di monitoraggio (con il supporto delle Amministrazioni corresponsabili) Partner Referente unico Invio delle copie conformi dei documenti contabili relativi alle spese sostenute Partner Recezione della suddetta documentazione e invio al fine di consentire le verifica di regolarità e legittimità (documentali sul 100%, in loco a campione) Referente unico Referenti regionali di progetto* Validazione, all'interno del sistema di monitoraggio, delle spese presentate Strutture di controllo * Per i partner piemontesi dei progetti multiregionali

15 Format rendicontazione

16 Specifiche sulle informazioni fornite nel rendiconto Dati generali Numero progressivo: il beneficiario dovrà inserire un numero progressivo per ogni giustificativo incluso. Tale procedimento farà si che, all interno della contabilità di progetto, ogni spesa sia rintracciabile in maniera univoca e direttamente collegabile ai documenti contabili di riferimento Voci di spesa: il beneficiario dovrà specificare a quale voce di costo, fra quelle adottate nell ambito del programma e quantificate nella scheda di domanda del progetto, sia riconducibile la spesa di cui si allega il giustificativo. Tipo di documento: il beneficiario dovrà indicare la natura del documento giustificativo che dimostri l effettiva sussistenza della spesa dichiarata. A titolo esemplificativo fattura, parcella, ricevuta, salari e stipendi, valori bollati, ecc. Descrizione: il beneficiario dovrà includere una breve descrizione dell oggetto della spesa che viene dichiarata. A titolo esemplificativo può costituire oggetto di spesa lo stipendio di un dipendente con riferimento alla mensilità considerata, l acquisto di un determinato oggetto/servizio, ecc.

17 Specifiche sulle informazioni fornite nel rendiconto Dati relativi ai documenti di spesa Denominazione fornitore: il beneficiario dovrà inserire il nominativo del soggetto che esegue la prestazione/servizio cui la spesa si riferisce. Trattasi a titolo esemplificativo del nominativo di chi emette la fattura, del nominativo del dipendente che riceve lo stipendio ecc. Codice fiscale del fornitore: il beneficiario dovrà inserirlo obbligatoriamente qualora il soggetto fornitore emetta fattura. Numero del documento: il beneficiario dovrà inserire il numero identificativo del documento di spesa. Qualora si tratti di una fattura, l inserimento di tale numero è obbligatorio. Data del documento: il beneficiario dovrà inserire la data in cui il documento giustificativo è stato emesso. Nel caso di fattura per esempio sarà la data in cui la fattura viene rilasciata dal fornitore. Totale importo documento: il beneficiario dovrà introdurre la cifra contenuta nel documento giustificativo di spesa.

18 Specifiche sulle informazioni fornite nel rendiconto Dati relativi al pagamento Modalità di pagamento: Il beneficiario dovrà indicare lo strumento con il quale è avvenuto il pagamento. A titolo esemplificativo contanti, assegno, bonifico, ricevuta bancaria, carta di credito, bancomat. Data pagamento: Il beneficiario dovrà indicare la data in cui è avvenuto l effettivo pagamento (quietanza) ovvero l esborso finanziario. Totale importo pagamento il beneficiario dovrà introdurre, rispetto all importo del documento di spesa, la quota effettivamente pagata. Importo imputabile alla voce di costo: Rispetto al totale pagato, il beneficiario dovrà inserire l importo effettivamente ammissibile al programma. Ad es. se un dipendente è impiegato al 30% sul progetto finanziato, l importo da inserire corrisponderà al 30% dell importo pagato. NB: Se l IVA viene recuperata dal beneficiario, l importo da inserire sarà al netto dell IVA.

19 Parte 3 CONDIZIONI DI AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE InfoDay per la rendicontazione Milano 23 marzo 2011

20 Verifica delle spesa dei beneficiari Le spese dichiarate dai beneficiari devono essere giustificate da fatture quietanzate o da altri documenti contabili equivalenti. Riferimenti: Art. 60 Regolamento 1083 Art. 16 Regolamento 1080 Art. 13 Regolamento 1828 Spese effettivamente e definitivamente sostenute, per le quali vi sia stato cioè un uscita finanziaria Per essere incluse in una domanda di pagamento da presentare alla CE, le spese dichiarate dai beneficiari devono essere state preventivamente convalidate.

21 Molteplicità dei livelli di controllo Autocontrollo del partner Controllo del capofila Verifica della struttura di controllo Rispetto della tempistica Utilizzo della modulistica ufficiale Completezza della documentazione giustificativa allegata Corrispondenza tra informazioni inserite nel modello Rendiconto delle spese sostenute e documentazione allegata Rispondenza delle spese dichiarate agli obiettivi e al al piano di attività Rispetto della distribuzione del piano finanziario per voci di spesa Non superamento delle quote di budget assegnate a ciascun partner e complessivamente allocate al al progetto Verifiche ai ai sensi dell art. 13 reg. 1828/2006 per accertare che : le spese dichiarate sono reali; i prodotti o i i servizi sono forniti conformemente alla decisione di approvazione; le domande di rimborso sono corrette; le operazioni e le spese sono conformi alle norme nazionali e comunitarie; è evitato il il doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali e/o comunitari ovvero attraverso altri periodi di programmazione.

22 Controlli di I livello (art. 13 reg. 1828) I controlli di I livello svolti dalle Strutture di controllo sono articolati in Verifiche amministrativo-contabili: verifiche sul 100% della spesa rendicontata volte alla convalida delle spese presentate (di norma si concludono entro 30 giorni) vengono svolte sui Rendiconti delle spese sostenute dal beneficiario e sulla documentazione allegata (giustificativi di spesa e pagamento e documentazione giuridicamente rilevante) Eventuali verifiche in loco in itinere: sono svolte volte a campione sulla spesa rendicontata e già verificata su base documentale hanno l obiettivo di completare il processo di accertamento della regolarità della spesa rendicontata Verifiche in loco a conclusione (tendenzialmente presso il CF): sono svolte sul 100% dei progetti potrebbero interessare progetti che hanno già subito verifiche in loco verificano la corrispondenza delle realizzazioni conseguite dai partner con quanto stabilito dal progetto

23 Riferimenti normativi Norme comunitarie: Reg. (CE) N. 1080/2006 art. 7 Ammissibilità delle spese Reg. (CE) N. 1083/2006 art. 56 Ammissibilità delle spese Reg. (CE) N. 1828/2006 art. 48 Norme sull Ammissibilità delle spese Nuova norma nazionale (DPR n. 196, ) Norme regionali/provinciali applicabili Regolamento di contabilità dei singoli enti partner

24 Principi generali In generale sono considerate ammissibili le spese che: sono strettamente connesse all esecuzione del progetto e corrispondono al piano attività rispettano il piano finanziario approvato (o le sue eventuali rimodulazioni) e i principi di sana gestione finanziaria e economicità ricadono nelle categorie di spesa del programma e rispettano le disposizioni comunitarie/nazionali previste per ciascuna di esse rispettano il divieto di cumulo dei contributi e di doppio aiuto sono state effettivamente e definitivamente sostenute sono oggetto di una contabilità separata sono sostenute nel rispetto dei criteri civilistici e fiscali i sono supportate da adeguati documenti giustificativi sugli originali dei quali figura il timbro riportante il nome del Programma, il codice ID del progetto, e l importo rendicontato sul Programma sono rendicontate secondo le procedure e gli strumenti predisposti nell ambito del PO

25 Ammissibilità territoriale Tutte le spese sostenute devono essere riconducibili ad attività e risultati realizzati nell ambito dello spazio di cooperazione del Programma ovvero: 1. Per l Italia: zone NUTS III confinanti e zone NUTS III adiacenti (elencate a pagina 24 delle linee guida) 2. Per la Svizzera: i tre cantoni confinati (Ticino, Vallese, Grigioni) Le spese sostenute nelle aree adiacenti non possono superare in totale il 20% del contributo comunitario sul PO. Il FESR può finanziare anche attività sostenute nei tre cantoni svizzeri qualora apportino un beneficio significativo alle regioni italiane partecipanti al programma. Anche in questo caso è prevista una soglia massima pari al 10% del contributo comunitario al PO. Sono finanziabili, solo se assolutamente indispensabili, le spese sostenute da partner esterni all area di cooperazione.

26 Ammissibilità temporale Sono finanziabili solo le spese che rientrano nel periodo di eleggibilità del progetto così come definito da ciascuna Convenzione AdG- Capofila (art. 3). Fanno eccezione le spese già sostenute che devono comunque rientrare nel periodo di eleggibilità del Programma (ovvero devono essere state effettivamente pagate dopo il 1 Gennaio 2007); le spese già sostenute devono essere state indicate al momento della presentazione dalla domanda di contributo e devono esser state approvate dal CdP.

27 Documentazione da allegare in sede di rendicontazione In sede di convalida, la valutazione di ciascuna spesa si baserà su: Giustificativi di spesa Giustificativi di pagamento Documentazione giuridicamente rilevante A ciascuna voce di spesa (o alle eventuali sottotipologie qualora presenti) è associata una determinata documentazione giuridicamente rilevante e degli specifici giustificativi di spesa che andranno obbligatoriamente presentati in fase di rendicontazione Al contrario i giustificativi di pagamento indicati per ciascuna categoria di spesa (o sottotipologia) sono reciprocamente alternativi.

28 Documenti giustificativi di pagamento Assegno circolare/bancario non trasferibile corredato da estratto conto bancario attestante l esborso finanziario Mandato/ordine di pagamento quietanzato dall Istituto bancario e/o tesoriere Bonifico bancario dal quale si evinca importo e percipiente corredato da estratto conto bancario attestante l esborso finanziario Ricevuta bancomat/carta di credito corredata da estratto conto bancario attestante l esborso finanziario Copia conforme della contabilità ufficiale dell'ente per i pagamenti in contanti (fino ad importo massimo di 500 )

29 Infrastrutture e strutture edilizie Principali condizioni di ammissibilità Acquisto, affitto, costruzione/ristrutturazione di infrastrutture e edifici direttamente collegati agli obiettivi progettuali e aventi impatto transfrontaliero. E necessario che l opera rimanga nella proprietà del beneficiario e sia destinata alle finalità previste dal progetto (per almeno 5 anni dal completamento) In caso di acquisto è necessaria una dichiarazione che attesti che l opera non ha fruito negli ultimi 10 anni di un precedente finanziamento nazionale/comunitario Per i tutti beni con vita utile superiore alla durata del progetto, può essere richiesto il rimborso dell intero costo del bene solo se costituisca l output di progetto (altrimenti rendicontabili le sole quote di ammortamento relative al periodo di svolgimento delle attività progettuali)

30 Infrastrutture e strutture edilizie Documentazione giuridicamente rilevante Per acquisto di edifici: Perizia giurata attestante il valore di mercato Estratti dal libro del catasto Dichiarazione del mantenimento dell opera alle finalità di destinazione per almeno 5 anni (se non altrimenti specificato nella decisione di approvazione da parte del CdP) Dichiarazione che l immobile non ha fruito negli ultimi 10 anni di un precedente finanziamento nazionale/comunitario Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente Per affitto di edifici: Prospetto dal quale si evincano i canoni di locazione di cui si chiede il rimborso Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente Per costruzione/ristrutturazione infrastrutture e edifici: Documentazione comprovante l espletamento delle procedure di evidenza pubblica applicabili allegata alla checklist appalti debitamente compilata Dichiarazione del mantenimento dell opera alle finalità di destinazione per almeno 5 anni (se non altrimenti specificato nella decisione di approvazione da parte del CdP) SAL (e, a completamento dei lavori, dichiarazione di collaudo) Contratto per la realizzazione dei lavori Autorizzazioni previste dalla legge Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente

31 Altri investimenti materiali e immateriali Principali condizioni di ammissibilità Acquisto/affitto di terreni e acquisto/affitto/costruzione/ristrutturazione di opere non infrastrutturali (percorsi cicloturistici, impianti di irrigazione, reti telematiche, ecc.) direttamente collegati agli obiettivi progettuali e aventi impatto transfrontaliero. In caso di acquisto e costruzione è necessario che l opera rimanga nella proprietà del beneficiario e sia destinata alle finalità previste dal progetto (per almeno 5 anni dal completamento dell opera) Per i tutti beni con vita utile superiore alla durata del progetto, può essere richiesto il rimborso dell intero costo del bene solo se costituisca l output di progetto (altrimenti rendicontabili le sole quote di ammortamento relative al periodo di svolgimento delle attività progettuali) Acquisto di terreni: max 10% del costo complessivo del progetto (fatta eccezione per le operazioni a tutela dell ambiente e in presenza di specifiche condizioni)

32 Altri investimenti materiali e immateriali Documentazione giuridicamente rilevante Per acquisto di terreni: Perizia giurata attestante il valore di mercato Estratti dal libro fondiario Attestazione catastale sulla destinazione non agricola del terreno Dichiarazione del mantenimento dell opera alle finalità di destinazione per almeno 5 anni (se non altrimenti specificato nella decisione di approvazione da parte del CdP) Decisione di autorizzazione dell AdG per le operazioni a tutela dell ambiente Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente Per acquisto di opere non infrastrutturali: Perizia giurata attestante il valore di mercato Estratti dal libro del catasto Dichiarazione del mantenimento dell opera alle finalità di destinazione per almeno 5 anni (se non altrimenti specificato nella decisione di approvazione da parte del CdP) Dichiarazione che l opera non ha fruito negli ultimi 10 anni di un precedente finanziamento nazionale/comunitario Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente

33 Altri investimenti materiali e immateriali Documentazione giuridicamente rilevante Per affitto di terreni/opere non infrastrutturali: Prospetto dal quale si evincano i canoni di locazione di cui si chiede il rimborso Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente Per costruzione/ristrutturazione di opere non infrastrutturali: Documentazione comprovante l espletamento delle procedure di evidenza pubblica applicabili allegata alla checklist appalti debitamente compilata Dichiarazione del mantenimento dell opera alle finalità di destinazione per almeno 5 anni (se non altrimenti specificato nella decisione di approvazione da parte del CdP) SAL (e, a completamento dei lavori, dichiarazione di collaudo) Contratto per la realizzazione dei lavori Autorizzazioni previste dalla legge Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente

34 Dotazione di strumenti e attrezzature Principali condizioni di ammissibilità Si distinguono beni strumentali (computer, stampanti, proiettori ecc..) dalle attrezzature specialistiche che costituiscono output di progetto. Nel primo caso è rendicontabile solo il costo dell ammortamento rapportato alla periodo e alla % di utilizzo sul progetto; solo in caso di uso esclusivo per il progetto sarebbe rendicontabile l intero costo. Nel secondo caso è ammissibile l intero costo salvo il mantenimento della proprietà e della destinazione d uso per un periodo di 5 anni. Disposizioni specifiche per acquisto materiale usato: in particolare dichiarazione che attesti che l opera non ha fruito negli ultimi 7 anni di un precedente finanziamento nazionale/comunitario

35 Dotazione di strumenti e attrezzature Documentazione giuridicamente rilevante Documentazione comprovante l espletamento delle procedure di evidenza pubblica applicabili allegata alla checklist appalti debitamente compilata Dichiarazione del mantenimento del bene alle finalità di destinazione per almeno 5 anni (solo per le attrezzature tecnico-scientifiche) Dichiarazione rilasciata dal venditore attestante la provenienza esatta del materiale e comprovante che lo stesso non abbia fruito negli ultimi 7 anni di un precedente finanziamento nazionale/comunitario (solo per materiale usato) Registro dei beni ammortizzabili Contratto d acquisto/noleggio/leasing DDT/rapporto di installazione Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente

36 Prestazioni di servizio Principali condizioni di ammissibilità Il beneficiario, pur mantenendo la responsabilità delle attività progettuali e del finanziamento ricevuto può esternalizzare alcuni servizi. I soggetti terzi (sia persone fisiche che giuridiche) dovranno essere selezionati sulla base di procedure di evidenza pubblica (in fase di rendicontazione si dovrà produrre apposita checklist appalti che dia conto della pertinenza delle procedure seguite). Si richiede pertanto l applicazione del decreto legislativo n. 163 del E vietato il subappalto tra partner dello stesso progetto. Sono in genere compresi in questa voce di spesa anche i costi di impostazione, coordinamento, monitoraggio dei progetti che complessivamente dovranno essere 6% del costo del progetto.

37 Prestazioni di servizio Documentazione giuridicamente rilevante Contatto, convenzione o lettera di incarico SAL/relazione intermedia Timesheet giornate svolte (solo per contratti a misura o rendiconto) Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente Documentazione comprovante l espletamento delle procedure di evidenza pubblica applicabili allegata alla check-list appalti debitamente compilata regolamento economale/di contabilità che dia conto della correttezza della procedura seguita (affidamenti diretti/appalti sotto soglia); atti relativi alla pubblicazione del bando/avviso/ecc.; bando di gara/avviso pubblico/lettera d invito/richiesta di preventivo da cui si evincano chiaramente i criteri di selezione da applicare verbali di aggiudicazione

38 Spese di personale Principali condizioni di ammissibilità personale interno: dipendente (tempo determinato/indeterminato) al momento della presentazione della domanda di contributo; può essere rendicontato di norma nel limite della quota di autofinanziamento personale assunto per la realizzazione dell operazione: personale esterno assunto dai beneficiari specificamente per la realizzazione dell operazione (di norma) spese di trasferta: sono ammissibili esclusivamente con riferimento al personale indicato nella lista di progetto, nel rispetto dei principi di economicità e efficienza, a fronte di rendicontazione analitica e a rimborso avvenuto da parte dell ente di appartenenza

39 Spese di personale Metodo di calcolo del costo di personale: RAL+DIF+OS * h/uomo h/lavorabili RAL= retribuzione annua lorda in godimento comprensiva di 13 e 14ma) DIF= retribuzione differita (TFR) OS= oneri fiscali, assicurativi e previdenziali h/lavorabili= ore lavorative annue previste dal contratto h/uomo= ore di impegno dedicate al progetto finanziato Dipendente Mario Rossi RAL DIF (TFR) OS (a carico del datore di lavoro) H/lavorabili 1760* H/uomo rilevate da timesheet mese x 120 Costo Mario Rossi imputabile al PO per il mese x =( )*120/1760= *Coefficiente standard calcolato su 220 giornate di 8 ore NB: A prescindere dall importo del cedolino per il mese in questione, l importo imputabile al programma e quindi da inserire a sistema in fase di rendicontazione è quello che risulta dal calcolo svolto. Non è pertanto necessario inserire in una stringa separata del report di rendicontazione l importo degli oneri a carico del datore di lavoro di cui all F24 (che dovranno essere tuttavia allegati assieme al cedolino a giustificazione della spesa dell intero costo aziendale). Si potrà comunque optare per una rendicontazione separata delle singole voci che compongono la spesa.

40 Spese di personale Documentazione giuridicamente rilevante Per il personale interno: Ordine di servizio (solo per i dipendenti pubblici) Contratto Lista del personale attribuito al progetto Timesheet mensile Prospetto di ricostruzione del costo di cui si chiede il rimborso, comprendente il riepilogo degli oneri sociali di cui si chiede il rimborso Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente Per il personale assunto ad hoc: Documentazione comprovante l espletamento delle procedure di selezione del personale esterno Curriculum vitae Contratto, convenzione o lettera d incarico Lista del personale attribuito al progetto con le specifiche sopra elencate Timesheet mensile Prospetto di ricostruzione del costo di cui si chiede il rimborso (comprendente il riepilogo degli oneri sociali di cui si chiede il rimborso) Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente

41 Spese di personale Documentazione giuridicamente rilevante Per spese di trasferta: Autorizzazione alla missione Nota spese corredata da titoli di viaggio, fatture/ricevute per vitto e alloggio, ricevute taxi e parcheggio, spese di autostrada, riepilogo del viaggio effettuato con mezzo proprio (indicante tipologia del mezzo, targa, km di percorrenza e rimborso spettante secondo tariffe ACI), contratto di autonoleggio Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente

42 Formazione Principali condizioni di ammissibilità Sono spese ammissibili a titolo esemplificativo: Affitto di sale Acquisto/noleggio attrezzature Compenso tutors e docenti Costi per la stampa del materiale didattico Indennità o retribuzioni corrisposte ai beneficiari delle attività formative Rispetto delle procedure di evidenza pubblica qualora applicabili (es. per la selezione dei docenti).

43 Formazione Documentazione giuridicamente rilevante Documentazione comprovante l espletamento delle eventuali procedure di selezione di tutors e docenti Documentazione comprovante l espletamento delle eventuali procedure di evidenza pubblica (acquisto di attrezzature, ecc.) allegata alla checklist appalti debitamente compilata Contratti di acquisto/noleggio/leasing Contratti/lettere di incarico con docenti e tutors Piano formativo Copia del materiale didattico Registro formativo e delle presenze Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente

44 Spese generali Principali condizioni di ammissibilità Spese generali dirette: sono le spese direttamente collegate al progetto e dedicate specificatamente a quest ultimo Spese generali indirette: sono spese riconducibili indirettamente al progetto ricavabili come % di incidenza del progetto stesso sulle spese generali dell intera organizzazione del beneficiario. La % di incidenza viene calcolata secondo un metodo equo che dovrà essere conservato per tutta la durata del progetto. Metodi di calcolo proposti numero di ore lavorate sul progetto/numero ore totali aziendali lavorabili unità di personale dedicate al progetto/ numero di persone che lavorano nell intera organizzazione o dipartimento del beneficiario. numero di metri quadri utilizzati dal personale dedicato al progetto/ superficie dell intera organizzazione o dipartimento del beneficiario.

45 Spese generali Documentazione giuridicamente rilevante Per le spese generali dirette: Documentazione comprovante l espletamento delle eventuali procedure di evidenza pubblica allegata alla checklist appalti debitamente compilata Contratti stipulati con eventuali fornitori Contratti per eventuali utenze dedicate Contratto di affitto Copie conformi dei documenti sui quali sono state apposte eventuali marche da bollo Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente Per le spese generali indirette: Prospetto di calcolo delle spese indirette Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente

46 Promozione e comunicazione Principali condizioni di ammissibilità Spese per organizzazione e attuazione di eventi (affitto sale; catering; stampa di brochure e materiale informativo; attrezzature es. videoproiettori; servizi di società specializzate nell organizzazione di eventi; interpretariato; compenso, vitto, alloggio e trasporto dei relatori) o partecipazione «attiva» a fiere e manifestazioni (affitto stand, ecc.) Spese per attività di diffusione dei risultati (pubblicità sui mezzi di comunicazione; conferenze stampa; pubblicazioni riguardanti gli esiti del progetto e/o gli atti di convegni e seminari; traduzione; brochure, opuscoli e altro materiale promozionale sul progetto; produzioni video, DVD, Cd-rom; realizzazione del sito web di progetto) Non sono finanziabili manifestazioni artistiche una tantum né i compensi degli artisti a meno che la loro presenza non sia direttamente collegata alle attività e agli output del progetto. Le spese relative a vitto, alloggio e trasporto del personale partecipante alle riunioni di progetto dovranno essere imputate alla voce Spese di trasferta di ciascun partner.

47 Promozione e comunicazione Documentazione giuridicamente rilevante Documentazione comprovante l espletamento delle eventuali procedure evidenza pubblica allegata alla checklist appalti debitamente compilata Contratti stipulati con fornitori Contratti d acquisto/noleggio/leasing Contratti di servizi/lettere d incarico e corrispondenti relazioni di attività Copia del materiale informativo Ordini del giorno, programmi e atti delle riunioni/seminari Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente

48 Oneri finanziari e d altro genere Principali condizioni di ammissibilità Oneri relativi alle transazioni finanziarie transnazionali (quali ad esempio i bonifici verso il territorio elvetico strettamente connessi alle attività del progetto). Le spese bancarie relative all apertura e alla gestione dei conti, qualora l attuazione dell operazione richieda l apertura di un conto o di conti separati. Le spese per consulenze legali, le parcelle notarili e le spese relative a perizie tecniche o finanziarie nonché le spese per contabilità o audit se connesse direttamente all operazione e necessarie per la sua realizzazione I costi delle garanzie fornite da banche o da altri istituti finanziari, se tali garanzie sono prescritte dalla legislazione nazionale o comunitaria o da prescrizioni dell Autorità di Gestione (ad es. i costi relativi alle fideiussioni bancarie richieste dall AdG ai partner non pubblici). non sono rimborsabili gli interessi debitori, le commissioni per operazioni finanziarie ad esclusione di quelle transnazionali e gli altri oneri meramente finanziari, le ammende e le penali.

49 Oneri finanziari e d altro genere Documentazione giuridicamente rilevante Documentazione comprovante l espletamento delle procedure di selezione di consulenti, periti, auditors, ecc. Contratti relativi all apertura di conti bancari Contratti di consulenza e corrispondenti relazioni di attività Polizze fidejussorie o altri contratti di garanzia Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente

50 Imposte e tasse L'IVA realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario può costituire una spesa ammissibile solo se non sia da quest ultimo recuperabile. Costituisce spesa ammissibile ogni altra imposta o tributo o onere fiscale, previdenziale e assicurativo sostenuto dal beneficiario e afferente al progetto, qualora non recuperabile e obbligatorio a norma delle vigenti disposizioni di legge. Per quanto riguarda l IRAP, le condizioni di ammissibilità s'intendono soddisfatte se: il regime IRAP applicabile al beneficiario è del tipo "retributivo" per cui la base imponibile è determinata in un importo pari all'ammontare delle retribuzioni corrisposte al personale dipendente, dei redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente e dei compensi erogati per collaborazione coordinata e continuativa; l'operazione/progetto cofinanziato comporta ulteriori oneri in termini di costo del lavoro a carico del beneficiario e pertanto un incremento dell'imposta dovuta.