Azienda Sanitaria di Nuoro. Barbagie Baronie Mandrolisai Marghine. COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 1 di 10

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1 COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 1 di 10 INDICE INDICE SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE DIAGRAMMA DI FLUSSO RESPONSABILITÀ DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ RIFERIMENTI ALLEGATI...10 Preparato (Firma): SIC Interno e Servizio Ingegneria Clinica Autorizzato (Firma): Direttore sanitario P.P.O.O. di Rete Autorizzato (Firma): Direttore Sanitario Aziendale Autorizzato (Firma): Direttore Amministrativo aziendale Approvazione (Firma): Direttore Generale Data:

2 COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 2 di SCOPO La presente procedura ha lo scopo di definire le modalità operative e le responsabilità attraverso le quali deve essere attivata una richiesta di intervento tecnico di manutenzione correttiva sulle apparecchiature biomediche oggetto del Servizio di Ingegneria Clinica. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutti i reparti/servizi della ASL di Nuoro nel momento in cui, a seguito di un avaria riscontrata su di un apparecchiatura biomedica, è necessario procedere ad una richiesta di intervento tecnico correttivo. Le apparecchiature oggetto del servizio, a qualunque titolo in uso alla ASL di Nuoro, sono indicativamente le seguenti: Apparecchiature elettromedicali e relativi accessori (sostanzialmente tutti i dispositivi elettrici utilizzati a scopo di diagnosi, trattamento, monitoraggio, supporto, riabilitazione) Apparecchi di laboratorio e relativi accessori utilizzati per l effettuazione di esami chimici Apparecchi per bioimmagini e relativi accessori Attrezzature biomedicali ( lampade scialitiche, tavoli operatori, letti da degenza e terapia intensiva, unità per dialisi, frigoriferi biologici,ecc.) Computer e relative periferiche, collegati alle apparecchiature di cui ai precedenti punti, con uso specifico a corredo delle tecnologie biomediche. Sono in particolare escluse dal servizio le attività manutentive riguardanti: attrezzature tecnico economali attrezzature informatiche non funzionalmente connesse alle apparecchiature medicali oggetto del servizio impianti attivi e passivi per l evacuazione dei gas impianti di trattamento/addolcimento acque ottiche rigide sfigmomanometri, fonendoscopi strumentario chirurgico

3 COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 3 di 10 trasformatori d isolamento/ gruppi di continuità (se non inseriti all interno delle apparecchiature) 3. DIAGRAMMA DI FLUSSO FASE 1 Richiesta di intervento tecnico correttivo (Referente di reparto) Modulo di Richiesta di Intervento Allegato n.1 FASE 2 Accettazione richiesta di intervento (Operatore Call Center) Software di gestione FASE 3 Sopralluogo in reparto Primo intervento (Tecnico Incaricato) FASE 4 Risoluzione dell avaria (Tecnico Incaricato, Tecnico ditta esterna) FASE 5 Chiusura dell intervento (Tecnico incaricato, Referente di reparto) Rapporto di Lavoro Allegato n.2

4 COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 4 di RESPONSABILITÀ Il Referente di reparto/servizio è abilitato a comunicare al Servizio di Ingegneria Clinica le richieste di intervento sia telefonicamente ( numero verde ) che via fax. L elenco dei referenti abilitati a richiedere l intervento sarà predisposto dal SIC interno in accordo con le direzioni sanitarie di presidio. Sarà cura del SIC interno aggiornare quando necessario tale elenco. In linea generale i referenti sono identificati come qui di seguito specificato: caposala-capotecnico se presente medico di guardia se caposala-capotecnico non presente Il Referente di reparto o suo delegato è responsabile di apporre il timbro, la firma e il nome in stampatello sul rapporto di lavoro compilato dal Tecnico incaricato alla chiusura dell intervento. L Operatore del Call Center è la risorsa che, registrando i dati dell apparecchiatura e procedendo alla sua identificazione mediante il software di gestione, accetta la chiamata assegnando all intervento un numero di protocollo univoco e lo comunica al SIC interno. Il Tecnico incaricato del Servizio di Ingegneria Clinica è la risorsa responsabile di gestire l intervento, mediante un primo sopralluogo in reparto, la raccolta di tutte le informazioni utili all identificazione dell avaria e l effettuazione di tutte le operazioni necessarie al ripristino della funzionalità dell apparecchiatura. Il Tecnico specializzato della ditta costruttrice è la risorsa destinata ad intervenire nei casi in cui l apparecchiatura sia sotto garanzia o contratto di manutenzione oppure nel caso in cui l intervento sia di particolare complessità.

5 COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 5 di 10 Il Direttore Tecnico della SPV ha la responsabilità della verifica del corretto andamento del servizio di manutenzione e dell effettiva esecuzione degli interventi richiesti. Ha inoltre la responsabilità di segnalare tempestivamente al SIC interno eventuali criticità operative. IL SIC interno verifica tutte la fasi del percorso degli interventi di manutenzione tramite il sistema informativo. Verifica inoltre gli aspetti qualitativi e l efficienza dell organizzazione del laboratorio tecnico, l adeguatezza del magazzino dei pezzi di ricambio e dei consumabili e il curriculum professionale dei tecnici impiegati presso l Azienda Sanitaria di Nuoro. 5. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ FASE 1 Richiesta di intervento Per aprire una richiesta di intervento occorre chiamare il Call Center telefonando al seguente numero verde: Il Call Center è attivo sei giorni la settimana secondo l orario: dal lunedì al venerdì : 8,30 17,00 e il sabato : 8,30 13,00. Al di fuori dell orario sopra specificato è disponibile un servizio di reperibilità 24h al giorno per le chiamate di emergenza provenienti dai reparti critici e per le apparecchiature vitali. Il servizio viene attivato mediante chiamata diretta al tecnico di turno attraverso il numero di cellulare: In allegato (All. 1) è disponibile un facsimile del modulo per la Richiesta di Intervento via fax.

6 COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 6 di 10 Presso ciascun reparto/servizio sarà reso disponibile un blocco di tali moduli per evadere le varie richieste di intervento. Il referente di reparto deve fornire i seguenti dati fondamentali: 1. Numero di inventario dell apparecchiatura (etichetta nera) 2. Nominativo e telefono del referente per ulteriori contatti 3. Nome de Reparto/Servizio che richiede l intervento 4. Tipo di apparecchiatura, marca, modello e numero di matricola 5. Descrizione del problema riscontrato 6. Tipo di guasto (bloccante, non bloccante l attività sanitaria) 7. Disponibilità dell apparecchiatura (fascia oraria in cui si richiede l intervento) Il modulo andrà compilato in tutte le sue parti e in particolare è necessario inserire il numero di inventario biomedicale dell apparecchiatura; in mancanza di tale identificativo non sarà possibile processare la richiesta di intervento. E altrettanto determinante, al fine di evadere la chiamata, fornire almeno il nominativo e il telefono del referente di reparto e una descrizione dell avaria riscontrata. NOTA - APPARECCHIATURE NON PRESENTI IN INVENTARIO: Nel caso in cui si evidenzi che l apparecchiatura risulta per qualche motivo non censita, occorrerà procedere alla sua inventariazione contestualmente all apertura della chiamata di manutenzione correttiva. In tal caso il Call Center attiverà anche le risorse opportune per procedere al censimento dell apparecchio. NOTA - APPARECCHIATURE IN SERVICE, NOLEGGIO, VISIONE, ECC. : Per le apparecchiature in uso nei Presidi Ospedalieri e nelle strutture Territoriali della ASL a titolo diverso dalla proprietà (service, noleggi, visioni, ecc.), il Servizio di Ingegneria Clinica garantirà

7 COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 7 di 10 comunque le attività di supporto alla gestione inventariale, le verifiche di sicurezza elettrica e la gestione informatizzata di tutte le attività anche effettuate da terzi su tali apparecchiature. Questo significa che tutte le richieste di assistenza su tali apparecchiature dovranno essere inoltrate secondo le medesime modalità operative elencate nella presente procedura, mediante l invio della richiesta al Call Center tramite numero verde o fax. FASE 2 Gestione della richiesta La seconda fase è rappresentata dalla gestione della richiesta. Il Call Center si avvarrà di un operatore specializzato in grado di interloquire efficacemente con gli utilizzatori in caso di necessità di reperire ulteriori informazioni. L operatore registra i dati comunicati dal richiedente sul software di gestione, identificando l apparecchiatura mediante il numero di inventario e indicando la data e l ora della richiesta. L operatore provvede quindi a verificare la correttezza e la completezza di tutti dati riportati nella richiesta nonché la presenza di eventuali richieste già attive a carico dello stesso apparecchio e assegna, tramite il software di gestione, un numero alla richiesta di intervento e lo comunica al referente di reparto. Tale numero è univoco e può essere utilizzato in qualsiasi momento per verificare lo stato della chiamata. L operatore quindi verifica la posizione gestionale dell'apparecchiatura di cui si richiede la riparazione: se è di proprietà, in comodato d'uso, in service, a noleggio, e se è sotto garanzia o coperta da un contratto di manutenzione diretto tra ASL e ditte terze. Sulla base di queste informazioni l operatore procede ad attivare il Capo Tecnico del Servizio di Ingegneria Clinica o la Ditta pertinente per quell apparecchio. Il Capotecnico potrà procedere successivamente, se è il caso, ad attivare uno dei tecnici residenti in laboratorio per effettuare il primo intervento, tenendo conto anche di eventuali segnalazioni del reparto circa la disponibilità della macchina. FASE 3 Sopralluogo in reparto e primo intervento La terza fase è costituita dal primo intervento.

8 COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 8 di 10 Avuto in consegna il foglio di richiesta, il tecnico, nei tempi previsti dal disciplinare, ma anche in base alla urgenza e a eventuali fasce orarie di disponibilità del reparto, si reca presso i locali dove è ubicata l apparecchiatura oggetto della richiesta, identificandola e verificando, anche con la raccolta di informazioni da parte degli operatori sanitari, la congruità del motivo della richiesta e la complessità dell intervento di riparazione eventualmente necessario. In funzione del tipo di avaria riscontrata e/o di altre valutazioni, lo stesso provvede alla immediata riparazione; diversamente attiva le procedure per l esecuzione di un successivo intervento risolutivo. Nel caso in cui l intervento non sia risolutivo il Tecnico incaricato procede comunque alla compilazione di un rapporto di lavoro in cui dichiara che l apparecchiatura è in attesa di riparazione indicandone il motivo. Una copia di tale rapporto viene lasciata al Referente di reparto, che la controfirma per accettazione. L apparecchiatura in attesa di riparazione non deve essere adoperata. MANUTENZIONE CORRETTIVA TEMPI PER SOPRALUOGO IN REPARTO E PRIMO INTERVENTO Entro due ore (più il tempo tecnico per raggiungere la sede dell intervento) dalla ricezione della chiamata nelle sedi ospedaliere Aziendali, Entro quattro ore (più il tempo tecnico per raggiungere la sede dell intervento) in quelle extraospedaliere dei Distretti di Sorgono, Macomer e Siniscola. FASE 4 Risoluzione dell avaria La quarta fase è la risoluzione dell avaria. In alcuni casi può coincidere col primo intervento. I casi in cui il primo intervento non è risolutivo possono essere schematizzati come segue: Attesa materiali: necessità di specifico materiale o parte di ricambio, non disponibile in Laboratorio; Trasferimento in Laboratorio: il medesimo personale del Servizio di Ingegneria Clinica rileva la necessità di intervenire con mezzi tecnici disponibili presso i Laboratori interni; Richiesta esterna: è necessario procedere ad un intervento specialistico da parte della Ditta costruttrice;

9 COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 9 di 10 Altri casi: ad esempio qualora si necessiti di altro personale qualificato del Servizio di Ingegneria Clinica con specifica competenza sul prodotto; Il Capo Tecnico sulla base del rapporto di lavoro compilato dal Tecnico incaricato provvede, se è il caso, ad attivare le eventuali ulteriori attività: Approvvigionamento del materiale necessario Contatta con la Ditta costruttrice per l esecuzione di un intervento specialistico Seleziona, sollecita, controlla gli interventi non conclusi o non ancora effettuati dalle ditte esterne Predispone la spedizione dell apparecchiatura presso il produttore, attivando uno specifico servizio di trasporto Qualora la risoluzione dell intervento si prospetti particolarmente lunga, il Capo Tecnico provvede a informare il SIC interno e la Direzione Sanitaria di presidio circa i tempi di ripristino previsti e a sostituire temporaneamente l apparecchiatura con il muletto, nei casi previsti. Per la risoluzione di casi di estrema urgenza su apparecchi in aree critiche il Servizio di Ingegneria Clinica potrà richiedere un autorizzazione alla Direzione Sanitaria per l utilizzo di dispositivi sanitari uguali, o loro parti funzionanti, già presenti nelle strutture dell Azienda Sanitaria e disponibili per una sostituzione provvisoria. MANUTENZIONE CORRETTIVA TEMPO DI RISOLUZIONE DEL GUASTO 80% dei casi entro la fine della giornata lavorativa successiva a quella di ricezione della richiesta (nel caso di guasti che sono stati risolti esclusivamente con risorse umane e materiali interne alla ditta appaltatrice); 90% dei casi entro 5 giorni lavorativi dall'accertamento dell avaria (nel caso di guasti che richiedono la sostituzione di parti di ricambio e/o la spedizione dell'apparecchio presso laboratori esterni). FASE 5 Chiusura dell intervento

10 COD. 002 VERSIONE 001 DATA Pagina 10 di 10 L ultima fase è la chiusura dell intervento. Una volta risolto definitivamente l intervento, l apparecchiatura sarà riconsegnata al reparto. Per ogni intervento il Tecnico incaricato redigerà un dettagliato Rapporto di Lavoro finale. Tale rapporto dovrà essere controfirmato dal personale ASL abilitato e i relativi dati saranno inseriti nel sistema informativo di gestione. Particolari situazioni operative, quali la non rintracciabilità dei ricambi, la non riparabilità, o il decadere delle essenziali condizioni di sicurezza dell apparecchiatura, saranno documentate dal Capo Tecnico e trasmesse al Direttore Tecnico che congiuntamente al SIC interno valuterà quali azioni è opportuno intraprendere. Se il caso lo richiede si potrà arrivare a disporre il fuori uso del bene. L apparecchiatura dichiarata fuori uso sarà identificata mediante opportuno cartellino e non dovrà assolutamente essere adoperata. Segnalazione di non conformità Il referente di Reparto o Servizio qualora si verificasse il mancato rispetto della presente procedura dovrà segnalare le eventuali anomalie alla Direzione Sanitaria del Presidio e al SIC interno tel. n , fax n RIFERIMENTI Disciplinare di gestione del servizio di ingegneria clinica. Procedura Generale linee di comportamento per la stesura delle procedure in ASL 7. ALLEGATI All. 1 - Modulo di richiesta di intervento All. 2 - Rapporto di lavoro