Gara a procedura aperta, indetta ai sensi del D.lgs. n. 163/2006, per l affidamento di servizi fieristici della manifestazione

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1 Accordo di Programma Quadro (APQ) in materia di Ricerca Scientifica Intervento Industrial Liaison Office (ILO Puglia) codice RI01 POR Puglia Misura 3.13 cofinanziata dall Unione Europea Gara a procedura aperta, indetta ai sensi del D.lgs. n. 163/2006, per l affidamento di servizi fieristici della manifestazione denominata Festival dell Innovazione da tenersi in Bari presso la Fiera del Levante nei giorni 3, 4 e 5 dicembre 2008 Allegato 4: Capitolato Tecnico ARTI s.c.r.l. St. prov. Casamassima Km Valenzano BARI Italia

2 OGGETTO DELL AFFIDAMENTO L ARTI, nell ambito delle linee di attività previste per la realizzazione della Rete regionale degli Industrial Liaison Offices (ILO), in attuazione della DGR n. 499 del 24/07/07, intende appaltare i servizi fieristici per la manifestazione Festival dell Innovazione. L appalto è finalizzato alla realizzazione dei seguenti obiettivi realizzativi: progettazione della manifestazione in termini di definizione delle soluzioni espositive, dei percorsi di visita e del programma degli eventi; realizzazione delle attività di reperimento degli espositori e dei relatori e testimonial; progettazione delle attività di comunicazione e promozione del Festival dell Innovazione presso i vari target di pubblico individuati; realizzazione delle attività di promozione; realizzazione degli allestimenti generali e particolari della manifestazione. Nel quadro di tali attività, pertanto, i servizi oggetto dell appalto consisteranno in: A. allestimenti e servizi tecnici A.1 Sulla base della planimetria degli spazi allegata (Allegato 4.1), che individua gli ingressi, l area di parcheggio per gli espositori, i padiglioni della Fiera del Levante che verranno utilizzati per ospitare la manifestazione (padd. 9-11, Spazio 7), ideazione del progetto di layout dell evento, con l individuazione di percorsi tematici, resi coerenti e riconoscibili attraverso la grafica coordinata; A.2 fornitura di allestimenti generali, come di seguito specificati: A.2.a fornitura e posa in opera di moquette, con protezione in polietilene, nei padiglioni 9 e 11; A.2.b spazi per Segreterie, Ufficio Stampa e Servizi di manifestazione, per complessivi mq. 500, forniti di pareti (h. cm 300), grafica, illuminazione con faretti, tavoli, sedie, cestini portarifiuti, appendiabiti, mensole per esposizione a parete e armadietti, nonché di attrezzature per ufficio in numero e di tipologia adeguata (fotocopiatrice con fascicolatore, apparecchi telefax, telefoni e linee telefoniche, personal computers, stampanti, connessioni internet); A.2.c sale workshop (3 da 70 posti cad.) per complessivi mq. 600, dotate di pareti laterali, illuminazione, grafica, n. 3 tavoli di Presidenza, n. 225 sedie, attrezzature audio-video (pc, videoproiettore e schermo); A.2.d attrezzature audiovideo (pc, videoproiettore e schermo) e addobbi floreali per Spazio 7 (sala conferenze); A.2.e allestimento area Mostra Prototipi per complessivi mq. 200, dotata di: pannelli, illuminazione, vetrine e grafica; A.2.f allestimento area Mostra Brevetti per complessivi mq. 50, dotata di pannelli, illuminazione, ripiani, vetrine e grafica; A.2.g spazio Divulgazioni spettacolari e Gare per complessivi mq. 300, dotato di pareti laterali, illuminazione, amplificazione e grafica; A.2.h segnaletica interna ed esterna ai padiglioni (totem, pannelli); A.3 fornitura di allestimenti particolari della manifestazione, come di seguito specificati: realizzazione di stand preallestiti di mq 16 (m 4x4) o multipli, su una superficie netta di mq (come specificato al successivo punto C.1.a), forniti di pareti (h. cm 300), fascione porta insegna cm 50 completo di grafica, illuminazione con faretti, 1 tavolo, 3 sedie, 1 cestino portarifiuti, 1 appendiabiti, 3 mensole per esposizione a parete e 1 armadietto; A.4 fornitura di assistenza tecnica alle fasi di allestimento, svolgimento della manifestazione e smantellamento; il complesso di dette attività si svolgerà secondo il seguente calendario: allestimento: dal 28 novembre al 2 dicembre 2008, dalle ore 8,00 alle 20,00; Allegato 4 - Busta B: Offerta Tecnica pag. 2/5

3 manifestazione: dal 3 al 5 dicembre 2008, con orario espositori dalle ore 8,30 alle 18,30 e visitatori dalle 9,00 alle 18,00; smantellamento: dal 6 al 10 dicembre, dalle ore 8,00 alle 20,00; B. attività di segreteria organizzativa B.1 selezione e gestione delle risorse umane impegnate nelle varie fasi e nelle varie attività (commerciale, marketing, comunicazione, personale di manifestazione); per tutto il periodo di validità dell appalto, presenza negli uffici della stazione appaltante o in altra location che verrà da questa comunicata di proprio personale qualificato, che costituisca un interfaccia permanente ed immediatamente operativa per le questioni legate ai servizi previsti dal presente bando e che funga da segreteria organizzativa in occasione di convegni, incontri e seminari; per detto personale è richiesta una ottima conoscenza parlata e scritta almeno della lingua inglese, una spiccata capacità relazionale, una grande dimestichezza con gli strumenti informatici e i principali pacchetti applicativi; B.2 attività di gestione delle prenotazioni (preaccrediti) e dell accoglienza dei partecipanti, singoli o in gruppi organizzati; gestione della reception e del servizio informazioni all interno della manifestazione, con proprio personale qualificato; reportistica finale sugli ingressi e fornitura del data base dei visitatori; B.3 gestione e presidio della segreteria di manifestazione nei giorni del Festival, con proprio personale qualificato; C. attività di commercializzazione degli spazi espositivi C.1 attività di promozione della manifestazione presso i potenziali espositori e definizione delle pratiche di partecipazione; tale attività andrà esercitata: C.1.a nei confronti degli espositori cui la stazione appaltante ha stabilito di riservare a titolo gratuito spazi preallestiti; tali espositori vengono elencati in maniera tassativa nell Allegato 4.2, che specifica altresì la superficie orientativa da assegnare a ciascuno, ferma restando la previsione di occupare con tali partecipazioni espositive una superficie complessiva di mq 1800; C.1.b nei confronti degli altri potenziali espositori, che saranno reperiti da parte del soggetto aggiudicatario esclusivamente nell ambito delle categorie di seguito elencate: associazioni di categoria pugliesi (Confindustria, CNA, Confapi, Confartigianato, CIA, Coldiretti, Confagricoltura, ecc.), CCIAA e Aziende speciali delle camere di commercio pugliesi, istituti bancari, finanziari, società di venture capital, reti e servizi per il trasferimento tecnologico (ad es. MIT, Proton Europe, Gate to growth, ADITE, APRE, APSTI, NETVAL, IPR help Desk, CORDIS, WIPO, EPO, ESA, PNI Cube, PAT LIB, IRC IRIDE, etc.); Ministeri per la Ricerca e l Innovazione, Agenzie, Distretti o poli tecnologici di Paesi mediterranei e balcanici, istituzioni nazionali e comunitarie (ad es., Commissione Europea, Rappresentanza Italiana presso la Commissione Europea, MUR, MISE, MII, Formez, Agenzia dell Innovazione, MAE, MCE, IPI, Italia Lavoro, ASI, Sviluppo Italia, ecc.); eventuali potenziali espositori reperiti al di fuori delle suddette categorie potranno essere contattati solo previo accordo scritto con la stazione appaltante; C.2 attività commerciale di vendita e assegnazione degli spazi espositivi, su superficie libera o preallestita, sulla base delle specifiche tecniche, contrattuali e di assicurazione fornite dalla Fiera del Levante e di cui si allega la modulistica standard (Domanda di Ammissione e Quaderno dell Espositore Allegato 4.3); C.2.a per formalizzare la propria adesione, gli espositori di cui al punto C.1.a dovranno presentare regolare Domanda di Ammissione, versando la sola quota di iscrizione, che include il premio dovuto per l Assicurazione per la Responsabilità Civile verso Terzi; C.2.b il soggetto aggiudicatario dovrà vendere gli spazi (su superficie nuda o preallestiti) agli espositori di cui al punto C.1.b con un minimo garantito di mq netti espositivi. Si evidenzia che per ogni metro quadro di superficie venduto, il soggetto aggiudicatario dovrà versare alla Fiera del Levante l importo di 10,00 oltre IVA, a titolo di nolo delle superfici fieristiche occupate, con un minimo garantito prefissato in euro ,00 più iva. Il soggetto aggiudicatario potrà, altresì, reperire, non in regime di esclusiva e previo accordo scritto con la stazione appaltante, sponsor privati della manifestazione. Allegato 4 - Busta B: Offerta Tecnica pag. 3/5

4 Gli importi di tali sponsorizzazioni potranno essere trattenuti dal soggetto aggiudicatario nella misura del 70%, mentre il restante 30% andrà versato alla Fiera del Levante. D. ideazione e realizzazione di eventi D.1 organizzazione e realizzazione delle mostre dei prototipi e dei brevetti pugliesi e delle divulgazioni spettacolari, come specificate nell Allegato 4.4 (documento descrittivo del Festival): contatti con i soggetti coinvolti e cura delle esigenze tecnico-logistiche; D.2 cura del calendario dei workshop: sulla base delle indicazioni di contenuti e tipologia di evento fornite dall ARTI, realizzazione di una call for papers, composizione del calendario, cura delle esigenze tecnico-logistiche; D.3 organizzazione della conferenza inaugurale e di due convegni con relatori di chiara fama internazionale. Il servizio comprenderà l individuazione su base concordata con la stazione appaltante, il reclutamento e la gestione del contatto con i testimonial e i relatori: l approntamento degli inviti (in formato cartaceo ed elettronico) e il loro inoltro, la gestione dei preaccrediti, l allestimento delle cartelline per i partecipanti, la gestione delle prenotazioni di viaggi e soggiorni per testimonial e relatori, l approntamento dei report finali delle presenze, la cura degli aspetti logistici legati alle sale convegni e alle attrezzature audio-video necessarie (verifica e noleggio) e la fornitura del personale di assistenza all evento (hostess ed interpreti), per il quale è richiesta una ottima conoscenza parlata e scritta almeno della lingua inglese; D.4 attività di segreteria per i singoli eventi, con gestione delle prenotazioni e dell accoglienza dei partecipanti, singoli o in gruppi organizzati; E. ufficio stampa e servizi di grafica E.1 ideazione della strategia di comunicazione del Festival: analisi del posizionamento, obiettivi quali-quantitativi della comunicazione, identificazione del target, degli strumenti di comunicazione per ciascun target e tipo di attività, della tempistica, delle fasi di valutazione ex ante, in itinere ed ex post delle azioni e delle attività pianificate e intraprese; la strategia dovrà essere tarata sull esigenza di potenziare la visibilità e la notorietà del Sistema Innovativo Regionale della Puglia in ambito tanto specialistico (attori dell innovazione e istituzioni), quanto allargato (ampie fasce di cittadinanza), e con riferimento sia al contesto locale, sia ai contesti nazionale ed internazionale (europeo, mediterraneo, balcanico); E.2 studio grafico di un marchio o logo e di un immagine coordinata e ideazione di un claim; in coerenza con la linea grafica e le indicazioni generali di comunicazione fornite dalla stazione appaltante, realizzazione di bozze grafiche di stampa per materiali quali carta intestata e buste, cartelline, modulistica, dépliants, inviti, brochures, catalogo ufficiale; i materiali promozionali da utilizzare in contesti internazionali andranno prodotti anche in lingua inglese; E.3 stampa dei materiali di cui al punto precedente; E.4 attività di marketing mirato alle singole categorie di potenziali visitatori/utenti della manifestazione, come specificate nella strategia di cui al punto E.1; E.5 ideazione e realizzazione dell advertising (stampa, radio, TV, web, ing): realizzazione degli esecutivi per gli annunci pubblicitari sulla stampa; realizzazione dello spot radiofonico (della durata di 30 ) e dello spot televisivo (della durata di 30 ); si precisa che tutti i mezzi saranno acquistati direttamente dalla stazione appaltante; E.6 gestione dell ufficio stampa (prima, durante e dopo l evento) e delle attività di pubbliche relazioni: organizzazione di una conferenza stampa nazionale di lancio del Festival, all inizio della campagna di promozione verso i potenziali espositori, e di una a ridosso delle date della manifestazione; produzione di comunicati e materiali e loro inoltro alla stampa generalista e specializzata italiana e straniera (Paesi mediterranei); E.7 produzione di un video della durata di 10 minuti, che descriva il Festival e le attività che vi si saranno sviluppate: lo story board e i testi dovranno essere preventivamente concordati e approvati dalla stazione appaltante; il video dovrà essere prodotto in italiano e in inglese e su supporto compatibile con la pubblicazione sul sito web dell Agenzia. A maggior specificazione dei servizi sopra descritti, si precisa quanto segue. Allegato 4 - Busta B: Offerta Tecnica pag. 4/5

5 Per quanto concerne i punti A.1 e E.1: il progetto dovrà essere predisposto secondo le modalità descritte nell Allegato 2 Offerta tecnica. Il progetto, inoltre, deve includere le motivazioni e le spiegazioni delle ragioni che hanno portato all individuazione della strategia proposta con particolare riguardo alla scelta della tipologia di campagna di comunicazione. Per quanto concerne il punto E.3, si indicano di seguito i quantitativi minimi di stampa dei materiali di cui al punto E.2: carta intestata n fogli buste f.to americano n buste a sacco n cartelline f.to A4 n brochures n moduli di adesione n. 500 dépliants e inviti in numero coerente rispetto alle iniziative da realizzare (quantitativi minimi: n dépliants e n inviti alla manifestazione) catalogo ufficiale n Per quanto concerne il punto B.1: per tutto il periodo di validità dell appalto dovranno essere presenti negli uffici dell Agenzia o in altra location che verrà da questa comunicata almeno n. 2 unità. Si specifica che la localizzazione presso gli uffici della stazione appaltante o in altra location che verrà da questa comunicata non comporterà oneri a carico dell offerente. Il soggetto offerente dovrà invece provvedere a fornire al proprio personale postazioni di lavoro informatiche, comprensive dei software per l espletamento dei servizi prima descritti e di collegamento a internet. Si precisa che l attività del soggetto aggiudicatario verrà avviata a seguito di un briefing completo con la stazione appaltante e verrà costantemente monitorata attraverso riunioni periodiche e report specifici sulle attività di vendita, promozione, organizzazione eventi e ufficio stampa. Allegato 4 - Busta B: Offerta Tecnica pag. 5/5