MANUALE SISTEMA GESTIONE AMBIENTALE

Transcript

1 Revisione 0.4 Emissione - Revisione Data Elaborato da Verificato da Approvato da Rev RSGA DIR PRES Rev RSGA DIR PRES Rev RSGA DIR PRES Rev RSGA DIR PRES Rev RSGA DIR PRES MA - Rev. 0.4 del pag. 1 di 16

2 indice 0.1 Presentazione dell'azienda Organizzazione dell Azienda Scopo e campo d applicazione Riferimenti normativi Termini e definizioni Requisiti del Sistema di Gestione Ambientale Requisiti generali Politica Ambientale Pianificazione Aspetti ambientali Prescrizioni legali e altre prescrizioni Obiettivi, traguardi e programmi Attuazione e funzionamento Risorse, ruoli e responsabilità Competenza, formazione e consapevolezza Comunicazione Documentazione Controllo dei documenti Controllo operativo Gestione delle emergenze Verifica Sorveglianza e misurazione Valutazione del rispetto delle prescrizioni Non conformità, azioni correttive e azioni preventive Controllo delle registrazioni Audit interno Riesame della Direzione MA - Rev. 0.4 del pag. 2 di 16

3 0.1 Presentazione dell'azienda Denominazione dell organizzazione Elbana Servizi Ambientali S.p.A. (ESA SpA) Indirizzo sede legale Viale Elba, 171 Comune CAP e Provincia Portoferraio Livorno Telefono fax Posta elettronica Sito web Nome della società capo fila (se esiste) n dipendenti totali Campo d applicazione del SGA ISO 14001: 2004 Classificazione ai sensi del D. Min. Ind. 18/9/97 GU 229 del segreteria@esaspa.it No 56 a tempo indeterminato 2 a tempo determinato (Dirigente) 20/25 (in media) a tempo determinato (stagionali) Ricezione, selezione, trattamento, smaltimento e recupero di rifiuti urbani e assimilati impianto di Buraccio e discarica di Literno Società di servizi Classificazione ai sensi Decisione CE 681/01 Allegato I Codice NACE Codice EA dell attività economica principale Organizzazione dell Azienda L organigramma aziendale è riportato nell allegato A al presente Manuale; per dettagli relativi alle mansioni vedasi Lettere mansionario. MA - Rev. 0.4 del pag. 3 di 16

4 1. Scopo e campo d applicazione Il Sistema di Gestione Ambientale di ESA S.p.A., implementato e attuato secondo la famiglia delle Norme ISO 14000, ha lo scopo di sviluppare ed attuare: la Politica Ambientale definita dal CdA; gli Obiettivi Ambientali definiti dal CdA; nonché mantenere attivo e migliorare il Sistema di Gestione Ambientale in essere. Il Sistema di Gestione Ambientale è applicato a quegli aspetti ambientali, emersi dall Analisi Ambientale Iniziale, nei siti Discarica di Literno e Impianto di Buraccio, che ESA monitora sistematicamente e sui quali è in grado di agire. 2. Riferimenti normativi Le Norme cui si fa riferimento il Sistema Gestione Ambientale di ESA S.p.A. sono: UNI EN ISO 14001:2004 Sistemi di gestione ambientale: requisiti e guida per l uso ; UNI EN ISO 14004: 2005 Linee guida generali su principi, sistemi e tecniche di supporto ; UNI EN ISO 19011: 2003 Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale ; UNI EN ISO 9000: 2005 Sistemi di gestione per la qualità: Fondamenti e vocabolario ; UNI EN ISO 9001: 2000 Sistemi di gestione per la qualità: Requisiti. 3. Termini e definizioni Per il presente SGA si applicano i termini e le definizioni seguenti: Auditor: persona che ha la competenza per effettuare un audit. Miglioramento continuo: processo ricorrente di accrescimento del sistema di gestione ambientale per ottenere miglioramenti della prestazione ambientale complessiva coerentemente con la politica ambientale dell'organizzazione. Azione correttiva: azione tesa ad eliminare la causa di una non conformità rilevata. Documento: informazioni con il loro mezzo di supporto (il mezzo di supporto può essere carta, nastro magnetico, disco elettronico od ottico, fotografia, campione di riferimento o una loro combinazione). MA - Rev. 0.4 del pag. 4 di 16

5 Ambiente: contesto nel quale un organizzazione opera, comprendente l aria, l acqua, il terreno, le risorse naturali, la flora, la fauna, gli esseri umani e le loro interrelazioni (il contesto si estende dall interno di un organizzazione al sistema globale). Aspetto ambientale: elemento delle attività o dei prodotti o dei servizi di un'organizzazione che può interagire con l'ambiente (un aspetto ambientale significativo è un aspetto ambientale che ha, o può avere, un impatto ambientale significativo). Impatto ambientale: qualunque modificazione dell ambiente, negativa o benefica, causata totalmente o parzialmente dagli aspetti ambientali di un organizzazione. Sistema di gestione ambientale (SGA): parte del sistema di gestione di un'organizzazione utilizzata per sviluppare ed attuare la propria politica ambientale e gestire i propri aspetti ambientali (un sistema di gestione è un insieme di elementi correlati utilizzato per stabilire la politica e gli obiettivi e per conseguire tali obiettivi; un sistema di gestione comprende la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, le prassi, le procedure, i processi e le risorse). Obiettivo ambientale: fine ambientale complessivo, coerente con la politica ambientale, che un organizzazione decide di perseguire. Prestazione ambientale: risultati misurabili della gestione dei propri aspetti ambientali da parte di un organizzazione (i risultati possono essere misurati rispetto alla politica ambientale, agli obiettivi ambientali, ai traguardi ambientali e agli altri requisiti di prestazione ambientale dell'organizzazione). Politica ambientale: intenzioni e direttive complessive di un organizzazione relative alla propria prestazione ambientale (3.10) come espresso formalmente dall'alta direzione (La politica ambientale fornisce un quadro di riferimento per condurre le attività e per definire gli obiettivi ambientali e i traguardi ambientali). Traguardo ambientale: requisito di prestazione dettagliato, applicabile all intera organizzazione (3.16) o ad una sua parte, derivante dagli obiettivi ambientali e che bisogna fissare e realizzare al fine di raggiungere tali obiettivi. Parte interessata: persona o gruppo coinvolto o influenzato dalla prestazione ambientale di un organizzazione. Audit interno: processo sistematico, indipendente e documentato, atto ad ottenere le evidenze di audit e valutarle in maniera oggettiva, per determinare in che misura i criteri di audit del sistema di gestione ambientale stabiliti dall organizzazione siano rispettati. Non Conformità: mancato soddisfacimento di un requisito. Organizzazione: gruppo, società, azienda, impresa, ente o istituzione, ovvero loro parti o combinazioni, in forma associata o meno, pubblica o privata, che abbia una propria struttura funzionale e amministrativa. Azione Preventiva: azione tesa ad eliminare la causa di una non conformità potenziale. MA - Rev. 0.4 del pag. 5 di 16

6 Prevenzione dell inquinamento: utilizzo di processi, prassi, tecniche, materiali, prodotti, servizi o fonti di energia per evitare, ridurre o tenere sotto controllo (separatamente o in combinazione) la generazione, l'emissione o lo scarico di qualsiasi tipo di inquinante o rifiuto, al fine di ridurre gli impatti ambientali negativi (la prevenzione dell'inquinamento può comprendere la riduzione o l'eliminazione alla fonte, modifiche di processo, prodotto o servizio, l'uso efficiente delle risorse, la sostituzione di materiali o fonti di energia, il riutilizzo, il recupero, il riciclaggio, la bonifica e il trattamento). Procedura: modo specificato per svolgere un'attività o un processo (le procedure possono essere documentate o meno). Registrazione: Documento: che riporta i risultati conseguiti o che fornisce l'evidenza delle attività eseguite. Alta Direzione: Il Consiglio di Amministrazione dell azienda (o suoi delegati: il Presidente, il Direttore, ecc.). Responsabile Tecnico: responsabile degli indirizzi di gestione tecnica ed ambientale del sito (D.M. 406/98). Direttore tecnico: coordinatore gestionale degli impianti. 4. Requisiti del Sistema di Gestione Ambientale 4.1 Requisiti generali Il Sistema di Gestione Ambientale di ESA S.p.A., implementato secondo la norma UNI EN ISO 14001: 2004, comprende la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, la prassi, le procedure, i processi, le azioni di miglioramento continuo, le risorse per elaborare, mettere in atto, conseguire, riesaminare e mantenere attiva e adeguata la Politica Ambientale; per cui il presente SGA ha l obiettivo di: - evidenziare e pianificare le attività aziendali che danno luogo ad impatti ambientali significativi; - gestire tali attività attraverso metodiche pianificate, con specificazione dei ruoli e responsabilità attribuite alle varie funzioni aziendali; - identificare e applicare le leggi e altre prescrizioni adottate; - individuare e monitorare obiettivi e traguardi, stabilendone la priorità; - definire programmi inerenti gli obiettivi, i traguardi e la politica; - riesaminare l adeguatezza e l efficacia del SGA per individuare le azioni e le aree di miglioramento; - rendere flessibile il SGA in seguito a cambiamenti circostanti. MA - Rev. 0.4 del pag. 6 di 16

7 Il campo di applicazione del presente SGA è relativo alle attività di: selezione, trattamento e stabilizzazione dei rifiuti urbani e assimilati presso l Impianto di Buraccio: smaltimento degli scarti provenienti dal trattamento dei rifiuti urbani (RU) provenienti dall Impianto di Buraccio presso la Discarica di Literno. Le modalità con cui l'organizzazione assicura la realizzazione dei citati requisiti sono descritte nei paragrafi del presente Manuale. E stato escluso da campo di applicazione del presente SGA il servizio di Raccolta (Spezzamento, lavaggio strade e piazze, raccolta differenziata, raccolta, trasporto e conferimento finale di rifiuti urbani ed assimilati), dato che per tale servizio ESA SpA ha un controllo di gestione, una sua autonomia in termini di budget, di centro di costo, di Responsabilità Tecnica nonché un contratto di servizio specifico, con i committenti. 4.2 Politica Ambientale L alta Direzione di ESA S.p.A. è pienamente cosciente dell interazione delle proprie attività con l ambiente e ritiene un dovere verso la società civile avere una completa conoscenza dell'ambiente nel quale opera e gestire le relazioni fra le proprie operazioni e i propri impianti affinché gli effetti positivi sull ambiente ne risultino massimizzati. L alta Direzione di ESA S.p.A. è responsabile e promuove ogni azione che è in suo potere, diretta a far sì che le attività aziendali non presentino rischi significativi per le persone e per l ambiente. L alta Direzione di ESA S.p.A. ha definito una Politica Ambientale (vedasi Allegato B al presente Manuale): a. adeguata alla natura, alle dimensioni e agli impatti ambientali derivanti dalla realizzazione dei propri prodotti/servizi; b. concreta nella riduzione dell inquinamento e/o miglioramento dell ambiente, che privilegia le misure preventive rispetto a quelle correttive; c. rigorosa nel rispetto di leggi, regolamenti, politiche societarie e ai codici di riferimento per l ambiente; d. riferimento per la definizione e riesame di obiettivi e traguardi ambientali; e. attuata sistematicamente; f. coinvolgente e di sensibilizzazione per tutto il personale aziendale al fine di promuovere un comportamento responsabile nei confronti dell'ambiente; g. comunicata e resa disponibile all esterno a clienti, fornitori e a tutti i terzi interessati. MA - Rev. 0.4 del pag. 7 di 16

8 L alta Direzione di ESA S.p.A. riconosce che tutte le sue azioni sono improntate al principio del miglioramento continuo delle prestazioni ambientali e per questo si pone obiettivi e traguardi da raggiungere con programmi strutturati di attività. Tali obiettivi e traguardi riguardano principalmente le seguenti aree di intervento: - l uso delle materie prime (o risorse naturali); - l uso di fonti energetiche; - le emissioni in atmosfera; - i livelli di rumore; - la contaminazione del suolo; - la qualificazione dei fornitori di beni e servizi. 4.3 Pianificazione Aspetti ambientali La Direzione di ESA ha identificato gli aspetti ambientali diretti inerenti le attività svolte presso il sito di Discarica di Literno e il sito Impianto di Buraccio e determinato gli aspetti che hanno e/o potrebbero avere impatto/i significativo/i attraverso un Analisi Ambientale Iniziale dei siti a cui è applicato il SGA; la loro gestione e/o riesame (a cadenza annuale o in seguito ad eventi e condizioni che lo rendono necessario) avviene secondo le indicazioni riportate nella PA Identificazione, quantificazione e valutazione/conformità leggi e prescrizioni. Gli aspetti ambientali indiretti sono identificati e rivalutati attraverso l Analisi Ambientale Iniziale dei siti a cui è applicato il SGA. La Direzione di ESA ritiene di non divulgare gli aspetti ambientali significativi all esterno Prescrizioni legali e altre prescrizioni ESA S.p.A ha stabilito e mantiene attiva la procedura PA Identificazione, quantificazione e valutazione/conformità leggi e prescrizioni, per identificare, consentirne l'accesso e applicare le prescrizioni legali e di ogni qualsiasi altro tipo sottoscritte dall'azienda, che riguardano gli aspetti ambientali relativi alle attività espletate, prodotti e/o servizi realizzati Obiettivi, traguardi e programmi La Direzione di ESA stabilisce e/o riesamina periodicamente, con particolare riferimento e coerenza con la Politica Ambientale, obiettivi, traguardi e programmi ambientali, dando priorità a MA - Rev. 0.4 del pag. 8 di 16

9 obiettivi e traguardi individuati, che risultato misurabili (ove possibile); l attuazione degli obiettivi e traguardi definiti sono implementati e attuati attraverso programmi che evidenziano ruoli, responsabilità, mezzi e tempi di raggiungimento degli stessi. La metodologia applicata per la definizione e attuazione di obiettivi, traguardi e relativi programmi è descritta nella PA Obiettivi, programmi e traguardi. 4.4 Attuazione e funzionamento Risorse, ruoli e responsabilità La Direzione di ESA ha definito ruoli e responsabilità di pertinenza dei vari responsabili delle funzioni aziendali che sono approfonditamente esplicati nel par. 0.2 (Organizzazione dell Azienda). L Alta Direzione di ESA ha nominato il Rappresentante della Direzione per il Sistema Gestione Ambientale, nonché il Responsabile del Sistema Gestione Ambientale -RSGA- (vedasi Allegato All C al presente Manuale). Il Rappresentante della Direzione per il Sistema Gestione Ambientale, con il supporto del RSGA, ha la responsabilità di: predisporre, sviluppare, attuare e mantenere il SGA coerente alle caratteristiche e ai programmi della Società, conformemente alla Norma ISO 14001: 2004 e finalizzato alla soddisfazione delle parti interessate; riferire alla Direzione sulle prestazioni del SGA; garantire la diffusione e la conoscenza della Politica e degli Obiettivi Ambientali a tutti i livelli e la crescita e coerenza delle risorse umane inerentemente al SGA; definire, con la Direzione, i ruoli e assegnare le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi ambientali prestabiliti; promuovere l addestramento di tutto il personale; stimolare il processo di miglioramento continuo del SGA; assicurare l impegno continuo a migliorare la gestione delle attività dell organizzazione coerenti e inerenti l SGA; riesaminare periodicamente il SGA per garantirne l adeguatezza e l efficacia nel tempo e proporre le azioni preventive/correttive opportune a salvaguardare l ambiente. Il riesame della struttura e delle responsabilità avviene annualmente durante il riesame della Direzione (vedasi par. 4.6). Si effettuano, inoltre, modifiche a seguito di possibili eventi o situazioni che lo rendono necessario, in particolare, in presenza di nuove esigenze aziendali, secondo le modalità stabilite di volta in volta dalla Direzione. MA - Rev. 0.4 del pag. 9 di 16

10 4.4.2 Competenza, formazione e consapevolezza La Direzione di ESA, consapevole dell importanza delle competenze del proprio personale interno e del personale che opera per l Azienda, ne verifica periodicamente le competenze e prevede azioni sistematiche di istruzione e/o formazione in relazione agli aspetti ambientali e al SGA implementato e attuato. La procedura PQA Formazione e addestramento dettaglia le modalità con cui vengono pianificate e gestite le azioni di formazione e addestramento del personale interno, mirate a diffondere in ESA la cultura del rispetto dell ambiente attraverso il SGA implementato, attuato e da migliorare nel tempo. La procedura dettaglia anche la metodologia utilizzata dalla Direzione per garantire la cultura del rispetto dell ambiente al personale esterno a ESA (es.: fornitori, ecc.) Comunicazione La Direzione di ESA, in merito al SGA implementato e attuato, consapevole degli aspetti ambientali che interessano l Azienda, ha definito canali di comunicazione al fine di garantire ad ogni livello dell Organizzazione comunicazioni puntuali; inoltre ha definito le modalità di comunicazione con le parti interessare esterne, in merito a domande e risposte da parte degli stessi. Dettagli sulla comunicazione sono riportati nella PQA Comunicazione interna ed esterna Documentazione Il presente SGA comprende tre tipi di documenti, così definiti: documenti normativi: - L analisi Ambientale Iniziale per i siti scopo della certificazione ( Discarica di Literno e Impianto di Buraccio ); - la Politica Ambientale; - Obiettivi e traguardi - il presente Manuale SGA - le Procedure Ambientali, che sviluppano in dettaglio (cosa, chi, come, dove e quando) così come definito nei paragrafi del Manuale (vedasi l allegato D Elenco delle Procedure Ambientali al presente Manuale); - le Istruzioni Operative Ambientali che dettagliano le modalità di corretta attuazione dei processi funzionali o dei processi operativi; documenti programmatici: - Programma ambientale; MA - Rev. 0.4 del pag. 10 di 16

11 - Piani Ambientatali specifici per la prevenzione e rispetto dell'ambiente; - Piani di Formazione; - Piani delle Verifiche ispettive; - Piani di Comunicazione interna ed esterna. documenti di registrazione: registrazioni che danno evidenza oggettiva dell implementazione e attuazione sistematica del SGA Controllo dei documenti Tutti i documenti (vedasi par ) del SGA di ESA e tutti quei documenti che possono essere fondamentali per il SGA (es.: documenti di origine,ecc.) esterna sono tenuti sotto controllo; per i documenti di registrazioni si fa riferimento a quando precisato nel par del presente Manuale. L Organizzazione garantisce che i documenti del SGA seguano un iter ben preciso che ne attesti l ufficialità, lo stato di revisione, l identificazione, la rintracciabilità, nonché il collegamento ad altri documenti del sistema SGA; la PQA Gestione della documentazione e delle registrazioni descrive in dettaglio la metodologia di controllo dei documenti del SGA. Tutti i documenti di origine esterna sono protocollati ed inoltrati al personale che, secondo diversi livelli di responsabilità, deve averne conoscenza Controllo operativo ESA intende gestire e tenere sotto controllo le proprie attività aziendali coerentemente con la politica ambientale, gli obiettivi e i traguardi, effettuando controlli sistematici sulle attività di tipo operativo e/o gestionale, legati agli aspetti ambientali o che possono e/o producono impatti significativi. L'individuazione delle attività e degli elementi che possono produrre impatti significativi reali e/o potenziali o responsabilità, avviene attraverso quanto riportato nei paragrafi e 4.3.2, e nella PA "Identificazione, quantificazione e valutazione/conformità leggi e prescrizioni ". Tutte le attività che possono avere impatto sull'ambiente, sono gestite mediante procedure ambientali e/o istruzioni operative ambientali le quali, nell'ambito delle attività operative: sono legate ad aspetti ambientali significativi con potenziale o effettivo impatto ambientale; sono emesse dai singoli responsabili di funzione e verificate e approvate dal RSGA; stabiliscono le corrette modalità operative da adottare in una qualunque fase del ciclo produttivo e in caso di situazioni anomale ragionevolmente prevedibili (che cosa fare, come fare, ecc.); dettano quali situazioni devono essere assolutamente evitate; MA - Rev. 0.4 del pag. 11 di 16

12 descrivono le modalità di gestione, ispezione (e pulizia) e manutenzione ordinaria e/o straordinaria indicano i ruoli e le responsabilità relative ad ogni attività; indicano, se necessario, le modalità di registrazione delle attività e degli eventi che sono (o possono essere) determinati al fine di prevenire o ridurre gli impatti ambientali. Le procedure ambientali redatte ed attuate dall Organizzazione per il controllo delle attività operative sono: - PA Controlli operativi e manutenzione sito di Literno ; - PA Controlli operativi e manutenzione sito di Buraccio. Le modalità di svolgimento delle attività gestionali in ambito ambientale sono legate all'approvvigionamento; ciò ha reso utile la creazione di un albo fornitori, per prevenire che qualunque fornitura possa comportare impatti ambientali, in particolare per i fornitori di: servizi ambientali; prodotti e/o servizi relativi a elementi delle attività svolte, che producono impatti significativi all'interno del sito; contratti per lavori all'interno del sito (impianti, manutenzioni, ecc.); Le modalità di selezione fornitori sono riportate nella procedura PQA "Valutazione dei fornitori " Gestione delle emergenze Il RSGA, con il supporto dei responsabili di funzione, è il responsabile dell'individuazione dei possibili incidenti e delle situazioni di emergenza ragionevolmente prevedibili e delle modalità per affrontare tali situazioni con il fine di elidere o ridurre al minimo le conseguenze, intervenendo con rapidità ed efficacia. Ogni preparazione e risposta alle emergenze è formalizzata in istruzioni operative ambientali, le quali contengono per la gestione delle emergenze le seguenti specifiche: la natura del pericolo; il tipo e la dimensione di situazione di emergenza (o incidente più probabile); le modalità più appropriate per affrontare la situazione di emergenza; le modalità di comunicazione (interna ed esterna) per affrontare l emergenza; le azioni più efficaci per ridurre i danni ambientali; la modalità di valutazione ex-post delle emergenze necessarie a definire azioni correttive e/o preventive; la modalità/periodicità di simulazione della gestione delle emergenza; ruoli e responsabilità (interne ed esterne) per la gestione di ogni emergenza; MA - Rev. 0.4 del pag. 12 di 16

13 la logistica relativa alla gestione dell emergenza; considerazioni su aziende, che operano nelle vicinanze dei siti dell Organizzazione, con emergenze simili; la collaborazione con aziende che operano nelle vicinanze dei siti dell Organizzazione al presentarsi di emergenze. Le modalità di gestione delle emergenze sono riportate nella procedura PA "Preparazione e risposta all'emergenza discarica di Literno" e PA "Preparazione e risposta all'emergenza impianto di Buraccio". 4.5 Verifica Sorveglianza e misurazione ESA ha definito e mette in atto modalità per monitorare le proprietà e gli aspetti ambientali significativi, inclusi gli indicatori delle prestazioni, valutando l'attinenza alle leggi ed agli altri requisiti di interesse delle parti interessate. Inoltre ha definito le modalità di gestione delle apparecchiature di misurazione delle performance riguardanti le misure stesse (PA Controlli operativi e manutenzione sito di Literno e PA Controlli operativi e manutenzione sito di Buraccio ). La conduzione e le responsabilità di tali attività di sorveglianza e valutazioni quantitative sono di competenza del RSGA. Sulla base degli elementi e delle attività che producono impatti ambientali significativi emergenti dall'attuazione della procedura PA "Identificazione e quantificazione degli aspetti ambientali significativi" e dalle procedure e/o istruzioni operative ambientali che stabilisco le modalità di gestione e di regolazione delle attività (PA Controlli operativi e manutenzione sito di Literno e PA Controlli operativi e manutenzione sito di Buraccio, ecc.) la procedura PA "Sorveglianza e misurazioni operative per processo" definisce e attua le azioni di monitoraggio (check) sulle attività produttive e gestionali, misurandone le prestazioni e mostrando evidenza oggettiva dei risultati (registrazioni) ottenuti Valutazione del rispetto delle prescrizioni L Organizzazione in base a quando descritto nel paragrafo del presente Manuale, ha individuato i requisiti di legge e le altre prescrizioni di proprio interesse; la valutazione dell applicazione e la valutazione della conformità a leggi e prescrizioni adottate è affidata dalla Direzione al RSGA che si attiene per lo svolgimento di tale compito a quando riportato nella PA Identificazione, quantificazione e valutazione/conformità leggi e prescrizioni. MA - Rev. 0.4 del pag. 13 di 16

14 Inoltre, almeno con cadenza annuale e/o funzionali alle esigenze, l Organizzazione valuta la conformità alle leggi e altre prescrizioni adottate (in occasione del Riesame della Direzione) Non conformità, azioni correttive e azioni preventive L Organizzazione, allo scopo di monitorare l andamento delle proprie attività nel rispetto dell ambiente, ha coinvolto tutto il suo personale nel segnalare qualunque situazione che può avere impatto sull ambiente. Tali segnalazioni vengono gestire dal RSGA in collaborazione con il Responsabile del servizio interessato secondo quanto riportato nella PQA Gestione NC-AC- AP. Anche i reclami provenienti dalle parti interessate o comunque dall esterno, riguardanti aspetti ambientali significativi sono trattati come non conformità, secondo le indicazioni riportare dalla PQA Controllo delle registrazioni Costituiscono documenti di Registrazione del SGA tutti quei documenti che permettono di dare evidenza oggettiva (formalizzata) delle attività effettuate per il rispetto dell ambiente. La procedura PQA Gestione della documentazione e delle registrazioni descrive le modalità con cui vengono generate, revisionate, distribuite e archiviate anche le registrazioni del SGA. Le registrazioni relative al SGA sono organizzate in modo tale che vengano soddisfatte le seguenti condizioni siano: raggruppate per tipologie di oggetti omogenei e chiaramente identificate; facilmente accessibili, identificabili e consultabili tutto il personale interno e/o dalle parti interessate, ove questo sia richiesto o previsto; conservati in modo corretto per evitare deterioramenti, danneggiamenti o smarrimenti, sotto la responsabilità delle funzioni competenti; opportunamente mantenute e aggiornate previa eliminazione delle copie obsolete. Responsabile della gestione delle registrazioni relative al SGA é il RSGA, che valuta periodicamente anche le registrazioni di competenza delle varie funzioni aziendali Audit interno L organizzazione prevede ispezioni interne (audit) effettuate periodicamente allo scopo di: verificare se le attività ed i risultati correlati al rispetto dell ambente sono in linea con le disposizioni prescritte; verificare se il SGA implementato e attuato è nel suo complesso efficace; MA - Rev. 0.4 del pag. 14 di 16

15 dare alla Direzione di ESA informazioni sul sistema attuato. La procedura PQA Verifiche Ispettive Interne dettaglia l organizzazione e le metodologie secondo cui sono eseguite le verifiche del SGA. RSGA è responsabile del contenuto della procedura PQA Verifiche Ispettive Interne, della sua applicazione e della sua distribuzione. Le funzioni responsabili delle attività operative significative per gli effetti ambientali indotti, hanno la responsabilità di rendere disponibili in fase di audit interno le risorse necessarie per la conduzione della visita ispettiva, secondo i tempi le modalità pianificate. La frequenza minima di audit interni é per lo meno una volta all anno. 4.6 Riesame della Direzione La Direzione, supportata dal Direttore Tecnico e dal Responsabile Tecnico, esegue un riesame globale dello stato del SGA almeno una volta l anno, al fine di accertarne l adeguatezza alla norma UNI EN ISO 14001: 2004, la diffusa e corretta applicazione e la coerenza con la Politica Ambientale. Costituiscono elementi di ingresso al Riesame della Direzione del SGA almeno i seguenti argomenti: campo di applicazione del sistema SGA; risultatati degli audit interni; valutazione della conformità legislativa e altre prescrizioni a cui la Società ha aderito; comunicazioni con le parti interessate; reclami; prestazioni ambientali dell Organizzazione; stato delle azioni relative agli obiettivi e traguardi ambientali; stato delle azioni correttive e delle azioni preventive; punto delle azioni previste in precedenti riesami della direzione; cambiamento delle situazioni circostanti (incluse prescrizioni legali ed altre); necessità/problematiche individuate dal Direttore Tecnico e/o Responsabile Tecnico; raccomandazioni per il miglioramento. Costituiscono elementi di uscita al Riesame della Direzione del SGA almeno i seguenti argomenti: decisioni e azioni relative alla modifica della Politica Ambientale; decisioni e azioni relative alla modifica degli obiettivi e traguardi; decisioni e azioni relative alla modifica di elementi del SGA; necessità di risorse. MA - Rev. 0.4 del pag. 15 di 16

16 I risultati del riesame sono documentati e conservati presso la Funzione Ambiente. MA - Rev. 0.4 del pag. 16 di 16