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1 colmaff ST microdevel soluzioni globali per la gestione della documentazione clinica in ospedale, area vasta e territorio copyright 2015 colmaff ST microdevel colmaff ST microdevel Largo Masaniello 16, Stigliano (MT)

2 La tecnologia colmaff ST microdevel Gestione, archiviazione e retrive di qualsiasi tipo di documento, indipendentemente dal formato e dalla casa produttrice; Radiografie, TAC, RM, ECO ECG, Holter, Endoscopia digestiva, Broncoscopia, Anatomia Patologica, Immagini, filmati, referti, dati. Tecnologia Web Based pura. Aderenza agli standard medicali DICOM 3.0 ed HL7 Motori di ricerca full text basati su NFA, che consentono all operatore l uso del linguaggio naturale I Sistemi informativi colmaff sono, fra l altro gestori d archivio documentale. Un documento è un file strutturato proveniente da qualunque fonte di produzione, di qualsiasi natura e definizione. L obiettivo consiste nel supportare i processi di gestione delle informazioni cliniche in Ospedale. Concettualmente la tecnologia deriva dai Sistemi PDM Product Data Management applicazioni finalizzate alla gestione complessa di dati e documenti (in formato nativo), in grado di assemblare logicamente tutta l informazione prodotta dal ciclo di vita di un progetto ingegneristico. I PDM sono stati introdotti nell industria Aerospaziale ed Aeronautica per poi essere generalizzati in quella Automobilistica ed High- Tech. Sempre a livello concettuale dunque, si ha una trasposizione dell approccio olistico alla gestione dell informazione dei PDM, all ambiente ospedaliero e sanitario in genere. La tecnologia è di tipo Web Based. Questo sul piano pratico si traduce in un ampia gamma di applicazioni di storage, workflow e distribuzione di contenuti sia in ambiente ospedaliero che territoriale, inoltre si basa su ambienti di sviluppo open source. La piattaforma applicativa è stata sviluppata in PERL con architettura CGI (Common Gateway Interface), interfaccia grafica HTML, DHTML e Java Script. Lo storage dei dati può essere demandata ad un qualunque RDBMS sia open source che commerciale. I sistemi supportano gli standard medicali DICOM 3.0 e HL7 ed implementano prassi di completa automazione nei processi di archiviazione ed indicizzazione della documentazione. Tuttavia è possibile richiedere l azione dello stesso in presenza di processi strutturati di work flow come per processi di teleconsulto in modalità store & forward (archiviazione di un documento per consentire un consulto successivo da parte di operatore remoto preventivamente autorizzato all accesso). In presenza di diagnostiche non dotate di interfacce DICOM (perché datate o semplicemente sprovviste), quali ecografi, endoscopi, ecc., sono disponibili moduli che consentono l archiviazione automatica degli esami, mediante l acquisizione del segnale video, digitalizzazione DICOM, produzione del file e delle informazioni di indicizzazione. Motori di ricerca basati sulla tecnologia (UNIX LIKE) NFA (non deterministic finite state automation) espressioni regolari consentono il retrive e l accesso alla documentazione archiviata ad elevate performance ed in modo estremamente intuitivo.

3 Le soluzioni colmaff ST microdevel Le soluzioni coprono una vasta area applicativa. Soluzione RIS-PACS Cartella Clinica di Degenza Soluzioni verticali in Endoscopia Digestiva Soluzioni verticali in Cardiologia Soluzioni Globali che integrano tutte le funzionalità disponibili in un unico Sistema Informativo Ospedaliero Soluzioni per la telemedicina Soluzioni per la gestione dell ADI Tutto attraverso un unico sistema ecom_health dal vero: Osp. di Policoro Matera

4 Massima efficienza attraverso l immediata disponibilità di tutte le informazioni cliniche punti di forza Le soluzioni offrono agli operatori sanitari Le funzionalità di Fascicolo Sanitario di ciascun paziente con l accesso immediato e con qualunque dispositivo (PC, Tablet PC, Palmare, ecc.), a tutti precedenti del paziente (Referti, documenti di diagnostica per immagini, ecc.). I sistemi gestiscono tutte le attività dell' ambulatorio fornendo un supporto continuo a tutte le fasi operative (accettazione, refertazione, ecc.) e archiviando tutte le informazioni, dati ed immagini provenienti da un qualunque sistema diagnostico, che vengono prodotte durante l' esecuzione delle procedure di diagnosi. Pieno supporto, inoltre, ai Percorsi Ambulatoriali Complessi ossia il percorso che il paziente segue durante le consulenze di più servizi presenti nel poliambulatorio o in ospedale (es. Laboratorio di Analisi, Diagnostica per immagini, etc.), alimentando il fascicolo, durante tutto il percorso, con le informazioni di ogni singolo evento, fino alla conclusione e valutazione del percorso diagnostico stesso. In Radiologia In Ambulatorio Cardiologico In Ambulatorio Endoscopico Le principali funzionalità dei sistemi: Funzione di prenotazione prestazione; Gestione centralizzata anagrafe assistiti, interfaccia disponibile da/verso sistemi terzi; Accettazione assistiti anche mediante codici a barre; Definizione di percorsi ambulatoriali del Paziente e workflow delle attività e degli esami da eseguire; Motore di ricerca per parole chiavi; Ricerca dei referti per paziente, per data, per prestazione, numero di accettazione, ecc; funzionalità Acquisizione ed archiviazione automatica di qualunque immagine proveniente da sistemi analogici e digitali ed associazione dell' immagini all' esame prenotato e accettato; Refertazione di singola prestazione o per gruppi di prestazioni, con riconoscimento del medico refertante; Gestione archivi di modelli di referto predefiniti in base alla prestazione; Definizione dizionari e frasi standard per refertazione rapida nei casi di esami frequenti; Layout dei referti personalizzabile; Firma digitale e stampa documenti; Consultazione e stampa del fascicolo o dei referti precedenti; Consultazione multiterminale (PC, TabletPC, Palmare, ecc.); Richiamo e visualizzazione delle immagini archiviate associate all esame; Sistema statistico tabellare e grafico sulle prestazioni effettuate in un dato periodo al fine di una valutazione qualitativa dell' attività svolta per diagnostica, per medico, etc.; Sistema di profilazione degli utenti ed logging completo degli accessi e delle operazioni;

5 La soluzione globale colmaff in produzione dal 2006 presso l Ospedale Giovanni Paolo II di Policoro centralizza l accesso alla documentazione clinica del paziente ospedaliero. In breve La finalità principale ad alto livello consiste nel fornire un frame work unico nel quale l operatore può: Consultare tutta la diagnostica iconografica del paziente prodotta durante il ciclo di vita di un ricovero ma anche i precedenti diagnostici prodotti in regime di prestazione esterna, immagini radiologiche in formato DICOM 3.0, imaging ambulatoriale come i filmati endoscopici, ecc. Consultare i referti di laboratorio. Implementare la cartella clinica di degenza specifica per tipologia di reparto e dunque: o o Accettare il paziente in reparto. Verificare automaticamente in fase di accettazione la presenza di precedenti diagnostici negli archivi dei tre plessi ospedalieri dell Azienda. Ciò in funzione di un duplice scopo: o Disporre della più ampia informazione possibile sul paziente o Evitare inutili ripetizioni in quei casi in cui è possibile disporre di reperti recenti o comunque significativi in relazione alle condizioni del paziente, si pensi ad esempio alle indagini radiologiche. Documentare l anamnesi e l esame obiettivo. Registrare il diario clinico d ingresso. Richiedere esami di laboratorio mediante un processo che prevede: o La prenotazione integrata sui sistemi di laboratorio o Selezionare velocemente il profilo o la routine di esami da richiedere oppure indicare il singolo esame e aggiungerlo ad una batteria definita o Essere guidati dal sistema sulla quantità e tipologia della provette necessarie all espletamento di quanto richiesto ostampare le etichette con bar code da apporre sulle provette Come funziona: Effettuata la prenotazione le provette insieme ad una copia cartacea della richiesta giungono in laboratorio analisi, qui l operatore seleziona da una lista la prenotazione relativa e la trasforma in accettazione, le provette etichettate, che fra l altro riportano anche l indicazione della procedura specifica o apparecchiatura sulla quale eseguire l analisi, vengono immesse in produzione. L identificativo bar code consente sin dall inizio del processo l associazione univoca paziente esame e l apparecchiatura analitica immette automaticamente i risultati nel sistema di software di laboratorio. A questo punto il referto che nel frattempo è validato dall operatore è disponibile alla visualizzazione per il richiedente. Questo processo che ha una durata media di 40 minuti in condizioni standard (cioè in assenza di requisiti di urgenza) è notevole sotto il profilo del completo azzeramento degli errori in pre-anlitica: Non corretta associazione provetta prelievo Scambio di provette Prelievo insufficiente o in eccesso che rappresentano, come documentato in un ampia letteratura di riferimento, una delle fonti di maggiore non qualità nei processi ospedalieri di diagnosi, oltre che un significativo risparmio economico dovuto all ottimizzazione dei materiali di consumo, ma soprattutto alla prevenzione della crescita delle giornate di degenza.

6 Richiedere esami di tipo iconografico. Un focus sulla radiologia. Il sistema ecom_bas archivia e gestisce, con modalità del tutto automatiche tutte le immagini radiologiche sia per prestazioni interne che esterne. Uno dei processi notevoli che da ciò scaturisce è la distribuzione selettiva (ciascuno ha accesso ai documenti per i quali ha il diritto di visualizzazione) degli studi ai reparti di degenza con conseguente abolizione delle pellicole radiologiche. L accesso alle immagini è garantito sia in degenza che in sala operatoria. Tutte le richieste diagnostiche sono automaticamente definite mediante la codifica ICD 9 CM. In breve Richiedere una consulenza. Registrare una procedura terapeutica, ricorrendo sempre alla codifica ICD 9 CM. Implementare la cartella della terapia che: Dispone in linea del prontuario farmaceutico aziendale e rispetto al quale è possibile definire o individuare un farmaco in relazione al principio attivo o al nome commerciale. Registra automaticamente il Diario Terapeutico, in termini di: o Prescrizione del farmaco o Sospensione del terapia o Modifica della terapia o Somministrazione del farmaco Compilare una relazione di intervento chirurgico, ricorrendo alla codifica ICD. Registrare il Diario Clinico, che in buona parte è compilato automaticamente in seguito alla registrazione delle richieste diagnostiche o di consulenza. Comporre automaticamente la Lettera di Dimissione che contiene: o La sintesi anamnestica ed il quadro clinico all ingresso del paziente. o La sintesi dei referti sia prodotti in reparto che dai servizi diagnostici, con indicazione anche dei risultati degli esami di laboratorio. o Il decorso clinico. o La diagnosi di dimissione. Comporre automaticamente la SDO. Il sistema implementa e gestisce tutti i processi di diagnosi e cura relativi alla gestione del paziente in ospedale, raccogliendo una grande quantità di dati e documenti. Ma quali sono i risultati o le possibilità in termini di governo clinico o di miglioramento continuo dell assistenza ospedaliera? La prevenzione degli errori, sempre in agguato in qualunque processo che coinvolge più attori in tempi diversi. L accuratezza dell informazione, la sua completezza e fruibilità. La valutazione del peso o dell incidenza nell uso delle risorse: o i costi granulari per paziente del farmaco effettivamente erogato o la valorizzazione dei processi diagnostici o la valorizzazione dei processi terapeutici

7 Dalla archiviazione al Knowledge Management. La visione e la missione del Sistema sono rivolte prevalentemente alla gestione documentale, nell ambito dei processi clinici di diagnosi e cura. Se da un punto di vista prettamente generale e d insieme il documento clinico, di tipo diagnostico o di processo rappresenta la sintesi di un atto medico e quindi consistente da un punto di vista della organizzazione sanitaria in quanto reperto medico legale, ecom_bas ha l obiettivo di focalizzare tale informazione, spesso strutturata e a volte prodotta da sistemi legacy in formati proprietari, come elemento dinamico, in quanto in relazione con altri, della catena dei processi per la creazione del valore in un ospedale. Se per valore intendiamo anche una corretta gestione e l accessibilità e fruibilità dell informazione. Il passaggio fra la mera archiviazione di un documento clinico, se pure in un ottica fortemente paziento-centrica, alla visione di archivio clinico in quanto sedimentazione della conoscenza resa oggettiva da un atto medico, da una diagnosi, da un processo di cura e dalle reciprocità e relazioni fra gli stessi, è il KM in sanità. In breve In radiologia In reparto

8 In ambulatorio La soluzione In reparto

9 La tecnologia Ambiente di sviluppo: Application Server [Perl 5] Servizi [Java 2] Architettura: 3 livelli CGI (Common Gateway Interface) Web Server: Application Server [Xitami] Servizi [Tomcat] Multipiattaforma: SI DBMS: qualunque Driver DBMS: DBI Ambiente Client: HTML, Java Script, DHTML Interoperabilità e compliance Compliance: DICOM 3.0 XML-HL7 CDA LUMIR (Lucania Medici In Rete) Interoperabilità: SOAP-WSDL Web Services CLIENT - SERVER La soluzione Processi di autenticazione ecom_bas implementa processi di autenticazione fortemente parametrizzati e basati sulla suddivisione degli operatori per Unità Operativa di appartenenza e profilo operazionale. E possibile configurare n unità operative e a ciascun utente è possibile assegnare un profilo, definito classe di riservatezza da 0 a 99. Il numero di profili possibili è dunque NP = numero UO x 100 Esiste un utente di livello amministrativo che può accedere alla consolle WEB di configurazione e definire Unità Operative, censire nuovi utenti, modificare o eliminare gli esistenti. Tutti i processi gestiti dal sistema implementano la completa tracciabilità del flusso di lavoro: chi fa cosa, quando e da quale client sulla rete. Work Space Ogni Unità Operativa di un Ospedale è una Work Space (in seguito WS). Ciascuna WS presenta un front end personalizzato per la disciplina. Le WS esistenti sono: Diagnostica per Immagini Reparto di degenza Direzione Sanitaria Repository Laboratorio Analisi Ambulatorio con imaging Ambulatorio non imaging con sola refertazione La visione è di tipo paziento-centrica e ciascuna WS accede alle informazioni prodotte da altra WS in relazione al paziente in carico.

10 Diagnostica per immagini La Work Space di Diagnostica per immagini è in funzione presso i Plessi Ospedalieri di Policoro, Stigliano e Tinchi dal mese di Agosto Precisamente il primo esame è stato archiviato presso la Radiologia di Policoro il alle ore 11,30. Al momento il sistema gestisce presso l ospedale di Policoro oltre studi in linea. La storia La soluzione La WS Diagnostica per Immagini gestisce i processi di: Archiviazione automatica e trasparente dell iconografia radiologica in formato DICOM 3.0. Il sistema utilizza un DICOM Reciver e dunque riceve dalle CR o altro scanner o diagnostica DICOM gli studi ed i relativi dati, li archivia mediante appositi demoni, quindi li rende disponibili alla visualizzazione, tanto in refertazione UO di Diagnostica per Immagini quanto alle UO di degenza ed alle sedi ambulatoriali, ovviamente nel rispetto delle specifiche competenze (accesso esclusivo alla documentazione dei propri pazienti). Il tempo medio per la resa in visualizzazione, dal momento della scansione CR o produzione su altra diagnostica, è sempre inferiore ai 10 secondi. Accesso ai documenti secondo liste temporali e mediante motori di ricerca per parole chiave. L accesso di visualizzazione da parte dell operatore è possibile attraverso liste che contengono gli esami del giorno (o di altro giorno) o di un periodo definibile sulla consolle di navigazione, oppure mediante l individuazione del paziente con i motori di ricerca di navigazione che rendono disponibile l intero archivio in linea. Il tempo medio per il retrive di uno studio è sempre inferiore al secondo. Inoltre è possibile ricercare per tipologia di esame o per richiedente, ecc. Fascicolazione del Paziente. Il sistema implementa l accesso ai precedenti del paziente in fase di visualizzazione dello studio. Tale accesso avviene su richiesta dell operatore.

11 La soluzione Naturalmente la fascicolazione si applica ad ogni tipo di esame. Lo screenshot, infatti mostra un fascicolo della paziente che contiene un studio mammografico eseguito in giugno 2008 e due studi del torace rispettivamente di ottobre 2007 e di maggio 2008.

12 Distribuzione delle immagini alle UO di degenza. Tutte le UO che richiedono servizi di diagnostica per immagini accedono alla documentazione iconografica. E ciò avviene all interno della propria WS che nelle medesima modalità rende disponibili i referti di Laboratorio di Analisi ed altra documentazione. Gestione di Work Space per area vasta. Il sistema implementa gli archivi dei tre plessi relativi alla UO di Diagnostica per immagini Aziendale: Policoro, Stigliano, Tinchi. Presso ciascuna sede è in funzione un gestore d archivio, tuttavia è possibile accedere alla documentazione localizzata mediante un unico frame work. L operatore a Policoro accede a tutti e tre gli archivi, in una logica federata (archivio logico). Questo allo scopo di fascicolare la documentazione relativa al paziente e seguire i processi di diagnosi e cura, indipendentemente dalla Plesso Ospedaliero. Ad esempio ad un paziente ortopedico che accede al PS di Stigliano vengono effettate le prime indagini diagnostiche, se non è presente il medico radiologo, perché si è in ora pomeridiana, l esame è refertato a Policoro, in relazione all urgenza lo stesso paziente è indirizzato in ambulatorio di Ortopedia o in Reparto per il ricovero, in entrambi i casi l ortopedico consulta a monitor le immagini del caso. La soluzione Il sistema implementa processi di teleconsulto in second opinion fra operatori remoti all interno di una stessa rete geografica. E il caso del neuroconsulto con la UO di neurochirurgia dell Ospedale San Carlo di Potenza. In generale, ecom_bas struttura processi di telemedicina fra operatori remoti via Browser Web. Operatori remoti all interno di una rete protetta comunque configurata. Tali processi appartengono a due categorie principali: Eventi di teleconsulto per second opinion di tipo store and farword. Accesso diretto alle liste temporali o ai motori di ricerca per refertare un esame o fornire una consulenza. Alla prima appartengono quegli eventi che coinvolgono un utente che richiede una consulenza ad altro utente di altra struttura sanitaria od ospedale. In questo caso l utente richiedente contrassegna la documentazione del caso, come accessibile all utente chiamato dell ospedale remoto. Il consulente quindi accede ad ecom_bas e le sue credenziali gli consentiranno di visualizzare l iconografia del caso e null altro. Alla seconda categoria si riferisco tutti quei casi in cui sono coinvolte strutture remote ma appartenenti alla medesima unità operativa aziendale, ecc. Il fattore chiave per la strutturazione dei più diversi processi di condivisione di informazione in telemedicina è la granularità dell insieme degli utenti. Le 100 classi di riservatezza a disposizione per la definizione dei profili di autenticazione definiscono una grande flessibilità e granularità nel disegnare il work flow.

13 Unità di degenza ecom_bas rende disponibile agli utenti delle UO di degenza la Cartella Clinica Elettronica, specifica per disciplina, che implementa le funzioni di: anamnesi, esame obiettivo, diario clinico d ingresso; cartella della terapia con prontuario in linea per le prescrizioni, con il diario terapeutico per la registrazione della somministrazione, modifica o sospensione; la gestione delle consulenze e del consenso informato; le richieste diagnostiche ai servizi, integrate con i sistemi terzi, si pensi al gestionale del laboratorio analisi, con il quale il sistema integra le richieste con produzione di bar code in degenza da apporre sulle provette e la messa in disponibilità del referto validato, al richiedente; processi che hanno lo scopo fondamentale di annullare tutti gli errori di pre-anilitica e la circolazione dell informazione in tempo reale; la messa in disponibilità di tutta la documentazione proveniente dai servizi sul front end della cartella, oltre alla gestione di tutti i precedenti del paziente; cartella infermieristica; lettera di dimissioni automatizzata; SDO con le definizioni ICD 9 CM in linea. La soluzione

14 In reparto La soluzione

15 In reparto La soluzione

16 In reparto La soluzione

17 La tecnologia ecom_bas consente la completa gestione di interfacciamento con i sistemi gestionali di Laboratorio Analisi LIS, sia per i processi di prenotazione degli esami, sia per la pubblicazione al richiedente dei referti. Elemento fondamentale, in questo contesto, è la gestione degli identificativi bar code mediante tutte le codifiche definite a livello internazionale. Gli screenshot che seguono rappresentano un tipico processo di prenotazione-richiesta. La soluzione

18 In reparto La soluzione Moduli ambulatoriali con imaging ecom_bas gestisce gli ambulatori che fanno ricorso all imaging per la diagnostica, come l Endoscopia Digestiva o l Ecografia. Le funzionalità del sistema riguardano: - gestione della digitalizzazione delle fonti video ed eventuale produzione - del formato DICOM archiviazione dell iconografia - retrive - refertazione assistita

19 Motori di ricerca. Il sistema è dotato di motori di ricerca che consentono il retrive della documentazione per: - Cognome e nome del paziente (o parte del cognome); - Tipologia di esame - Medico o reparto richiedente - Residenza del paziente - Clinica e/o diagnosi di referto. La soluzione

20 Motori di ricerca basati sulla tecnologia (UNIX LIKE) NFA (non deterministic finite state automation) espressioni regolari che consentono il retrive e l accesso alla documentazione archiviata ad elevate performance ed in modo estremamente intuitivo. In particolare la base di ricerca è costituita da tutte le informazioni contenute in un referto, pertanto è di tipo full-text e di conseguenza consente le più diverse applicazioni, tanto di tipo quantitativo (numerosità degli esami, o carico di lavoro per operatore, o quantità di richieste per medico MMG, ecc), quanto di tipo qualitativo o epidemiologico. La soluzione Alcuni numeri che dimensionano il contesto applicativo del sistema: ecom_bas censisce al momento circa 200 utenti operatori fra Medici, infermieri e personale tecnico. Archivia e rende disponibili in linea, al momento circa esami radiologici presso l ospedale di Policoro, che equivalgono a circa immagini, altri circa distribuiti fra Tinchi e Stigliano. Archivia e rende disponibili in linea, al momento circa esami di laboratorio afferenti all unità diagnostica di Policoro. Archivia circa Cartelle Cliniche e circa 1850 Cartelle ADI. Il Web Server che sottende al Sistema ecom_bas (Policoro) ha sin qui generato 3,64 GB di log per quanto concerne le transazioni CGI, il che significa circa di interazioni da form o in altri termini circa di click eseguiti dagli utenti in tre anni.

21 Le Referenze della colmaff La colmaff ha installati presso: - Ospedale Madonna delle Grazie Matera - Ospedale Giovanni Paolo II di Policoro - Ospedale Tinchi (MT) - Ospedale Stigliano (MT) - IRCCS De Bellis Castellana Grotte (BA) - IRCCS Giovanni Paolo II (BA) - Studio Radiologico Minerva Medica Martina Franca (TA) Colmaff ST microdevel inoltre Ha progettato, realizzato ed implementato il sistema di telecardiologia territoriale con nodi periferici presso gli ambulatori comunali di: Accettura, Aliano, Cirigliano, Craco, Gorgoglione e San Mauro Forte, con stazione di ascolto presso la UTIC di Policoro. È partner tecnologico del CNR ITB di Roma gruppo sanità elettronica nell ambito del progetto LUMIR È main partner della Coop Sociale La Mimosa onlus nella gestione territoriale della Cartella Domicialiare ADI E partner scientifico e tecnologico dell IRCCS De Bellis in un progetto di ricerca sull imaging endoscopico.

22 Dicono di noi da Il Quotidiano Venerdì 9 Aprile 2004 Colmaff ST microdevel da La Nuova Venerdì 9 Aprile 2004

23 Dicono di noi da LA GAZZETTA DEL MEZZOGIORNO Sabato 10 Aprile 2004 Colmaff ST microdevel da LA GAZZETTA DEL MEZZOGIORNO Maggio 2008

24 Dicono di noi Colmaff ST microdevel

25 Dicono di noi da Il Quotidiano Maggio 2008 Colmaff ST microdevel

26 Dicono di noi Colmaff ST microdevel

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