U-GOV Portale. Il punto di accesso ai servizi per la comunità di Ateneo. portale

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1 U-GOV Portale Il punto di accesso ai servizi per la comunità di Ateneo portale

2 U-GOV Portale Il punto di accesso ai servizi per la comunità di Ateneo White Paper

3 Titolo White Paper: U-GOV Portale - Il punto di accesso ai servizi per la comunità di Ateneo S1-0 Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Relazioni Esterne Tel: re.univ@cineca.it Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di.

4 Indice 1. VERSO L ATENEO DIGITALE: ACCESSO, SERVIZI E TRASPARENZA PORTALE E INTEGRAZIONE SERVIZI, VERSO UNA SECONDA FASE DEL PROGETTO U- GOV LA SOLUZIONE U-GOV PORTALE: APPLICAZIONI, SERVIZI DI PROGETTAZIONE, ARCHITETTURA TECNOLOGICA BENEFICI E VANTAGGI DI U-GOV PORTALE COPERTURA FUNZIONALE DI U-GOV PORTALE: VERSO UN SISTEMA INTEGRATO DI INFORMAZIONI E DI SERVIZI PORTALE ISTITUZIONALE PUBBLICO AREA PRIVATA MYPORTAL SITI FEDERATI REDAZIONE DISTRIBUITA E WORKFLOW REDAZIONALE GESTIONE MULTILINGUA MOBILE E MULTICANALITÀ UXLAB : METODOLOGIE E SERVIZI DI PROGETTAZIONE PER PORTALI DI ATENEO FASI DI PROGETTAZIONE DEL PORTALE ARCHITETTURA DELL INFORMAZIONE: PROGETTAZIONE PARTECIPATA E USER-CENTERED DESIGN USABILITÀ E ACCESSIBILITÀ ARCHITETTURA DELLA SOLUZIONE: APERTURA, FLESSIBILITÀ, CONTROLLO

5 1. Verso l Ateneo digitale: accesso, servizi e trasparenza Le tecnologie digitali con la loro rapida evoluzione hanno trasformato il sistema dell Higher Education, ridefinendone standard e modelli di riferimento. Oggi un Ateneo moderno interagisce con la propria utenza tramite i principali mezzi digitali, mette a disposizione online tutte le informazioni chiave per presentare il profilo istituzionale e l offerta, propone l accesso ai principali servizi in maniera distribuita e profilata in base alle caratteristiche di ciascun utente. Per questo le nuove tecnologie e l innovazione dei servizi sono da tempo al centro dell interesse e degli investimenti delle Università. Il processo di modernizzazione ha beneficiato anche di spinte istituzionali, attuate dal MIUR attraverso la distribuzione di bandi e fondi di finanziamento ad hoc. Tuttavia, i nuovi modelli di sviluppo dei Portali di Ateneo richiedono all istituzione un notevole sforzo per la definizione della propria strategia digitale e il conseguente coordinamento delle componenti informatiche che trattano dati e servizi e delle diverse strutture organizzative che li gestiscono. Il primo aspetto da affrontare è rappresentato dall integrazione di informazioni e risorse. Al Portale di Ateneo è chiesto di offrire gli strumenti per orchestrare e gestire la complessità, integrando e diffondendo le informazioni su una molteplicità di canali. Inoltre le istituzioni universitarie si caratterizzano per la grande complessità organizzativa, con una suddivisione in dipartimenti, centri di servizi ed altre unità organizzative dotate di autonomia. Al Portale è richiesta grande flessibilità, per consentire di valorizzare la struttura articolata e le autonomie, ma riconducendo e unificando allo stesso tempo la presentazione dei diversi contenuti e servizi ad un unico disegno di identità digitale. In terza istanza, le Università Italiane si contraddistinguono ancora per il significativo numero di personale afferente ai Centri informatici di Ateneo, con elevate competenze tecnico-informatiche. Questo fattore genera una naturale 5

6 predisposizione da parte dell'ateneo ad orientarsi verso soluzioni informatiche aperte, che possano valorizzare le risorse interne, che garantiscano autonomia di gestione e flessibilità, e permettano condivisione e riuso. Infine il rispetto della normativa. Non va infatti sottovalutato il complesso di norme che hanno impatto sul Portale di Ateneo e che devono essere considerate nelle fasi di scelta della tecnologia, di progettazione e di mantenimento nel tempo. Il Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) fissa regole in materia di disponibilità, trasparenza, gestione, accesso, trasmissione, conservazione e fruibilità dell informazione in modalità digitale. Definisce anche riferimenti e indicazioni specifiche riguardanti i contenuti minimi che un sito di una Pubblica Amministrazione deve contenere per garantire il livello minimo di servizio al cittadino. Diverse norme regolano invece le disposizioni per favorire l accesso e la facilità d uso degli strumenti informatici, anche verso soggetti disabili (L n.4, DPR n.75, DM ). Importanti indicazioni sul concetto di Qualità dei Servizi on-line e misurazione della soddisfazione degli utenti sono contenute nella Direttiva del 27 luglio 2005 della Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l Innovazione e le Tecnologie. Sono sottolineati in particolare gli aspetti di multicanalità e multipiattaforma, misurazione della qualità percepita, classificazione dei servizi per livello di interattività, usabilità e test con gli utenti. E poi fondamentale citare le Linee guida per i siti Web della PA (art.4 della Direttiva 8-09 del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l Innovazione aggiornamento 2011) che in particolare forniscono indicazioni per: soddisfare i principi di trasparenza dell'azione amministrativa garantire il costante aggiornamento di un sito web pubblico rispettare i requisiti di accessibilità e usabilità realizzare l'accesso sicuro ai servizi on-line rispettare le corrette regole per il trattamento dei dati personali monitorare la qualità di un sito web pubblico. In conclusione, vale la pena ricordare che la qualità dei servizi erogati online ha un impatto diretto sulla notorietà, l attrattività ed il prestigio dell Ateneo. I principali ranking nazionali e internazionali che valutano e classificano le istituzioni universitarie prendono proprio in considerazione la qualità e la completezza dei contenuti e dei servizi digitali e la facilità di accesso e navigazione da parte dei diversi utenti come driver importanti nella definizione del rating finale. 6

7 2. Portale e integrazione servizi, verso una seconda fase del Progetto U-GOV Cineca sviluppa portali di Ateneo da molti anni. Recentemente la definizione della soluzione di Portale di Ateneo è stata ricondotta ed allineata con l approccio adottato dal Consorzio per lo sviluppo di tutti gli applicativi rivolti alle Amministrazioni Universitarie. Questa scelta rappresenta la conclusione di un processo, durato diversi anni, che ha visto il Consorzio affrontare lo sviluppo dei portali in modalità sempre più integrata rispetto agli applicativi gestionali U-GOV. Figura 1 Evoluzione storica delle applicazioni gestionali per Atenei di Cineca Dal 2011 Cineca ha infatti avviato una nuova fase del progetto U-GOV focalizzata su tre fronti: Inserimento del Portale di Ateneo nella solution U-GOV Questo significa che i Portali di Ateneo offerti da Cineca sono sviluppati con un approccio e un ciclo di sviluppo omogeneo ed integrato con agli altri applicativi U-GOV. Definizione di una piattaforma di integrazione dei servizi Cineca sta ridefinendo una nuova piattaforma di integrazione che consente di aggiungere valore attraverso la creazione di servizi compositi, basati sul patrimonio di contenuti e servizi già esistenti. L obiettivo è semplificare e migliorare il livello di interoperabilità tra i sistemi informativi ed accrescere l offerta verso l utenza dell Ateneo. 7

8 Migrazione dello strato architetturale di U-GOV verso piattaforme open source L architettura del portale e dello strato di integrazione sono state selezionate in base alle nuove direzioni definite dal Consorzio, privilegiando la scelta di tecnologie aperte ma che allo stesso tempo offrono garanzie di stabilità e di supporto costante. Questo documento si sofferma quindi sul primo dei punti indicati, il nuovo U-GOV Portale, e sulle novità introdotte. 8

9 3. La soluzione U-GOV Portale: applicazioni, servizi di progettazione, architettura tecnologica Per Cineca il Portale d'ateneo è un sistema integrato di informazioni e di servizi dedicato all'intera comunità di Ateneo, tramite il quale lavorare, comunicare e collaborare on-line. Coinvolge quindi il corpo docente, gli studenti, i ricercatori, l amministrazione ma anche imprese, studenti prospect e scuole, ministeri, pubblica amministrazione locale, organi di stampa, ed altri soggetti ancora, con cui l Università vuole allacciare e mantenere relazioni. A livello funzionale, la soluzione U-GOV Portale è stata divisa in moduli come avvenuto per le altre aree del mondo U-GOV come Ricerca, Risorse Umane, Contabilità. L area U-GOV Portale prevede moduli per la realizzazione di: Area pubblica: Portale Istituzionale Pubblico Area Privata MyPortal Siti Federati. I moduli supportano inoltre: Redazione Distribuita e Workflow Mobile e pubblicazione multicanale Gestione Multilingua. Vista la specificità di ogni Portale di Ateneo, alla lista di componenti applicative Cineca affianca una serie di servizi di progettazione e realizzazione che supportano e affiancano l Ateneo al fine di garantire il successo di ogni iniziativa. I principali servizi di progettazione e realizzazione sono: Progettazione partecipata e User Centered Design Accessibilità e Usabilità Content strategy e Content Migration. A questi si possono aggiungere servizi accessori quali progetto grafico, produzione di contenuti, traduzioni. 9

10 Infine, i servizi infrastrutturali Cineca, raccolti sotto il nome di U-Cloud, offrono all Ateneo la possibilità di implementare il portale liberandosi degli oneri di gestione delle componenti tecniche. Le componenti applicative di U-GOV Portale sono organizzate in una architettura tecnologica basata su piattaforme open source, in cui ha un ruolo rilevante la piattaforma CMS Drupal. Dal punto di vista tecnico le componenti Drupal utilizzate sono suddivise in due livelli, l insieme dei moduli core e standard sistema della piattaforma, e un insieme di componenti definiti da Cineca per lo sviluppo dei portali di Ateneo, denominati Building Blocks, e che fungono da semilavorati ed acceleratori di progetto per velocizzare la definizione e messa in opera del sistema. L architettura della soluzione è studiata per supportare e valorizzare la forte componente di personalizzazione richiesta da ciascun portale di Ateneo. Questo aspetto ha spinto Cineca ad adottare un approccio parzialmente a progetto proprio grazie ai Building Blocks, che possono essere personalizzati e configurati per indirizzare al meglio i requisiti specifici del singolo Ateneo. I capitoli 4, 5 e 6 sono dedicati ad approfondire ognuno di questi aspetti: applicazioni e copertura funzionale, servizi di progettazione e architettura tecnologica della soluzione. 3.1 Benefici e Vantaggi di U-GOV Portale Configurazione e personalizzazione per esprimere l Identità Digitale dell Ateneo Il portale di Ateneo deve veicolare l identità dell istituzione stessa. L immagine dell Ateneo percepita dal pubblico di riferimento oggi è infatti in larga misura condizionata da come l Università definisce la propria presenza online e progetta le propria strategia digitale. Per questo è di primaria importanza che il Portale metta in risalto i punti di eccellenza delle attività di didattica e ricerca offerte dall Ateneo. Deve inoltre coordinare l identità visiva, i contenuti ed i servizi gestiti da uffici dislocati in unità organizzative e sedi diverse. U-GOV Portale offre ampie possibilità di configurazione e personalizzazione, per esprimere nel Portale le specificità di ciascuna istituzione. Questi aspetti non riguardano solo l Area Istituzionale Pubblica ma anche i Siti Federati e le Aree private. 10

11 Servizi di progettazione che mettono al centro l utente Ad ulteriore garanzia della riuscita dell iniziativa, Cineca offre una serie di servizi di supporto alla progettazione, che permettono di sviluppare il Portale di Ateneo seguendo le più moderne metodologie. In particolare Cineca propone gli approcci di progettazione partecipata e user-centered design che mettono al centro le diverse tipologie di utenza del portale, e consentono di disegnare l architettura dell informazione ed i servizi attorno alle loro necessità, nonché alle priorità dell Ateneo in merito a comunicazione e servizi. Questo garantisce che il Portale di Ateneo rispetti non solo l identity dell Ateneo e le linee strategiche definite dalla governance interna, ma anche le esigenze dei vari utenti finali dei servizi e dei contenuti. Integrazione del Portale nella solution U-GOV per potenziare i servizi rivolti agli utenti La qualità del percorso didattico e dell apprendimento passa anche attraverso la definizione di servizi forniti online agli studenti. Il sistema Portale deve essere in grado di supportare gli strumenti didattici e facilitare le relazioni con gli studenti (E-learning, podcasting, groupware, blogging, posta elettronica..) ponendo soprattutto attenzione a dare un senso di continuità e di uniformità del percorso didattico. Sul fronte Ricerca, Internet permette di valorizzare il patrimonio di conoscenze prodotte dall Ateneo facilitando l accesso alle pubblicazioni ed ai dati dei progetti di ricerca, fornendo un supporto alla disseminazione dei risultati ottenuti. Dal 2005 con il progetto U-GOV, Cineca si è posto l obiettivo di offrire agli Atenei una suite delle principali applicazioni gestionali sviluppata in una visione unitaria. L obiettivo è ridurre la complessità tecnologica ed architetturale, potenziare l integrazione tra le diverse aree, riducendo in questo modo costi ed inefficienze. L ingresso del Portale di Ateneo in questa visione vuole portare ulteriori benefici all IT di Ateneo, allineando il Portale alle metodologie ed al ciclo di sviluppo di tutte le componenti della solution U-GOV. Questo garantisce solidità, tempi di implementazione ridotti e una maggiore spinta verso l integrazione di dati e servizi con il mondo gestionale. Modularità e building blocks per contenere costi e tempi di attivazione U-GOV Portale è suddiviso in moduli applicativi, a loro volta composti da una serie di componenti denominati building blocks. L Ateneo può quindi definire un iter di implementazione personalizzato, disegnando una roadmap sulla base delle proprie specificità e priorità. I building blocks sono componenti semilavorati, 11

12 appositamente progettati per Portali di Ateneo per velocizzare l implementazione del Portale. Allineamento nativo alle normative italiane per dare qualità, accesso e trasparenza Gli Atenei, in qualità di pubbliche istituzioni, devono rispettare precise norme in materia di comunicazione e trasparenza. Dalla Legge 150/2000, che ha disciplinato le attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni, fino alla legge n. 69 del 18 giugno 2009, che impone che tutte le pubbliche amministrazioni debbano rendere note attraverso i propri siti Internet alcuni tipi di informazioni relative al proprio personale. Queste norme impattano sul Portale di Ateneo definendo i requisiti da soddisfare. Le componenti tecnologiche e applicative di U-GOV Portale sono state disegnate per essere nativamente allineate al complesso di regole e normative italiane che impattano sul Portale di Ateneo. Questo garantisce tempi di attivazione rapidi e sicurezza del rispetto delle principali norme per gli enti pubblici in materia di accessibilità, usabilità, sicurezza, trasparenza e qualità. Architettura open per garantire integrazione, controllo e riuso L infrastruttura tecnologica del Portale di Ateneo deve favorire l aggregazione delle informazioni, dei servizi per gli utenti e dei processi che li riguardano, integrando dati, funzioni e sorgenti diverse, non necessariamente localizzate in maniera uniforme e che altrimenti sarebbero frammentati e difficilmente reperibili per l utenza. U-GOV Portale rende possibile questo approccio anche grazie a scelte architetturali e applicative orientate ai servizi e all'adozione di standard tecnologici e informativi aperti. Oltre a garantire un risparmio sui costi di gestione, l architettura di U-GOV Portale, composta da componenti open source, permette alle Università di valorizzare le competenze del personale interno afferente ai Centri informatici di Ateneo. 12

13 4. Copertura funzionale di U-GOV Portale: verso un sistema integrato di informazioni e di servizi Questo capitolo è dedicato ad approfondire il contenuto e le funzionalità dei principali moduli di U-GOV Portale. Portale Istituzionale Pubblico, Area Privata MyPortal e Siti Federati indirizzano lo sviluppo delle tre principali componenti del portale di Ateneo, pensate in una visione unitaria e coordinata della presenza on-line di Ateneo, coerente con un piano strategico di identità digitale. Redazione Distribuita e Workflow, Mobile (multicanalità) e Gestione Multilingua sviluppano caratteristiche fondamentali del portale relativamente a back office e delivery. Figura 2 - Moduli principali e struttura di U-GOV Portale 4.1 Portale Istituzionale Pubblico L area istituzionale pubblica è la prima componente del portale ad indirizzare la strategia digitale dell Ateneo. Rappresenta la sezione del portale ad accesso libero non profilato, dedicata a presentare l Ateneo, la sua storia, la didattica e la ricerca, le eccellenze, le strutture ed i servizi offerti. L organizzazione di informazioni, contenuti e servizi prevede contemporaneamente più approcci, fra i quali quello istituzionale per canali tematici e quello per target di utenza, fondamentale strumento per 13

14 l ingaggio dei destinatari e degli studenti prospect. Per la realizzazione del Portale Istituzionale Pubblico sono disponibili diversi moduli, ciascuno costituito da building blocks che possono essere attivati in funzione delle specificità e delle priorità dell Ateneo. Struttura base Questo modulo ha lo scopo di consentire la creazione degli elementi per la gestione dei contenuti organizzati per macroaree tematiche quali ad esempio Ateneo, Didattica, Ricerca. Oltre a questi contenitori, sono predisposti i menù di navigazione e le relazioni tra i contenuti per poter realizzare un Portale completamente fruibile e gestibile in autonomia dai redattori dell Ateneo. Tale componente è essenziale per la realizzazione del progetto di Portale istituzionale e su di esso si innestano tutti gli altri building blocks. Target di utenza (profilazione anonima) Questo modulo integra la Struttura base inserendo un nuovo asset di navigazione relativo ai target di utenza, intervenendo sui contenitori di informazioni, sui menù di navigazione, sulle tassonomie di classificazione dei contenuti per estendere l ambiente esistente. Viene realizzata una navigazione ortogonale rispetto a quella per macroaree tematiche, basata sui target di utenza e sulle relative esigenze. Comunicare Questo cluster accomuna gli elementi più prettamente legati alla comunicazione istituzionale di Ateneo. Gestisce quindi elementi quali Notizie, Eventi, Avvisi, Comunicati e Rassegne Stampa, Galleria multimediale. Informare Ha lo scopo di fornire uno strumento per gestire le informazioni su Organi di Ateneo, Struttura organizzativa, Amministrazione Centrale e Uffici, Rubrica di Ateneo e dati delle persone che operano all interno dell Ateneo, strumenti per pubblicare moduli di invio richieste, osservazioni e suggerimenti alla redazione del portale, FAQ, albo pretorio e pubblicità legale in base alla specifica normativa, dati relativi a incarichi e consulenze, trasparenza, valutazione e merito. E prevista l esposizione nelle diverse sezioni di dati e informazioni provenienti dai sistemi della soluzione U-GOV. Conoscere: Offerta Formativa Questo modulo si occupa di gestire le informazioni riguardanti l Offerta formativa di 14

15 Ateneo. Nell ambito del riutilizzo delle informazioni pubbliche presenti nella U-GOV solution è disponibile una soluzione per rendere fruibili le informazioni relative all Offerta formativa in modalità integrata nel Portale di Ateneo. In alternativa l offerta formativa può essere gestita redazionalmente tramite struttura predefinita. Conoscere: Bandi e concorsi Questo modulo accomuna i building blocks che si occupano di gestire le informazioni nell ambito dei bandi e concorsi da pubblicizzare sul Portale istituzionale. Bandi per studenti, didattica e offerta formativa dell Ateneo (master, corsi di perfezionamento, corsi di specializzazione, dottorato di ricerca, ecc.), bandi per borse di studio e premi (150 ore, tutorato, attività internazionale, ), bandi per concorsi interni, bandi per docenti e ricercatori. Conoscere: Ricerca Il modulo aggrega i building blocks che si occupano di esporre nel portale le informazioni relative alla ricerca di Ateneo. E volto a gestire la presentazione del catalogo dei prodotti della ricerca, dei progetti di ricerca, delle attività, dei temi e delle strutture a supporto, dei finanziamenti e della divulgazione della ricerca. I dati vengono acquisiti dai gestionali U-GOV ed esposti nel portale per la consultazione. Social Il modulo gestisce l integrazione tra il portale di Ateneo ed i principali social network realizzando dei ponti di collegamento. E volto ad automatizzare la diffusione dei contenuti generati dal portale verso i profili istituzionali dell Ateneo all interno dei social. La condivisione dei contenuti può anche essere fatta dagli utenti tramite funzioni che permettono di ripubblicare informazioni sui propri profili social. Cercare Nell ambito della "findability" e del miglioramento della "trovabilità" dei contenuti stessi, la soluzione Portale offre due opzioni. Sono disponibili il motore di ricerca nativo Drupal, oppure in alternativa è possibile attivare la Google Search Appliance, uniformando le pagine di ricerca e quelle dei risultati alla identità grafica del Portale di Ateneo. 15

16 4.2 Area Privata MyPortal L Area Privata di U-GOV Portale è pensata per fornire un punto di accesso integrato e uniforme per tutti i servizi online erogati dall Ateneo. L area privata è focalizzata sui target di utenza (studente, docente, ricercatore, personale t.a., ) e consente di fruire dei singoli servizi in funzione dello specifico status, inteso come l insieme delle informazioni che caratterizzano l utente in un dato momento. L area privata è orientata principalmente all esposizione dei servizi applicativi che implementano i processi di business. Quest area della soluzione U-GOV Portale permette di supportare la comunicazione e l offerta di servizi indirizzata a gruppi specifici di utenti secondo le priorità e le strategie dell Ateneo, in continuità con le scelte effettuate per l area pubblica. Il portale deve fornire infatti un punto di accesso ed un ambiente di interazione unico per ciascuna tipologia di utente verso le risorse ed i servizi online dell Ateneo, fornendo una esperienza di utilizzo ricca e produttiva. Ogni utente ha accesso ad un unica My Home, un ambiente ad accesso riservato in cui il menù e le funzionalità sono profilate in base alle autorizzazioni ed al profilo dell utente, a partire da scelte di configurazione effettuate dall amministratore del portale. Alcuni punti rilevanti dell area privata sono: La massima omogeneità di presentazione dei servizi applicativi erogati dai sistemi gestionali ed esposti nella cornice applicativa del portale; La disponibilità di widget che l utente può fruire tramite una dashboard personalizzabile; La possibilità di associare contenuti informativi redazionali, di area pubblica o privata, proposti senza soluzione di continuità. 16

17 Figura 3 Esempio di Area Privata MyPortal Per definire le funzionalità di ciascuna area, in un ottica di gestione e back office lo staff di Ateneo ha a disposizione un catalogo unico che raccoglie tutti i servizi offerti (sviluppati con applicativi Cineca o di terze parti) ed i profili utente definiti. L interfaccia permette quindi di configurare la struttura di navigazione ed i relativi menu dell area riservata. E molto importante sottolineare che la personalizzazione delle home page delle aree private può essere in parte definita anche dall utente stesso. La soluzione U-GOV Portale infatti consente ad ogni utente di aggiungere o togliere dalla propria home i widget, definirne l ordine e la configurazione in base alle proprie esigenze, nei limiti di configurazione definiti dall Ateneo. Figura 4 Esempio di Area Privata MyPortal con widget configurabili 17

18 4.3 Siti Federati Questo modulo di U-GOV Portale permette di sviluppare i siti delle strutture organizzative dell Ateneo come facoltà, dipartimenti, centri, biblioteche, musei, in maniera federata. Il modulo prevede la definizione di un modello di sito per singola tipologia di struttura attivabile e configurabile per il singolo Ateneo. Il modello recepisce e implementa gli elementi di strategia digitale dell Ateneo e l identità visiva e allo stesso tempo lascia a ciascuna struttura elementi definiti di personalizzazione e configurazione del sito. Analogamente sarà possibile la definizione di modelli di sito per altre entità quali progetti, gruppi di ricerca, corsi di studio, scuole di specializzazione, eventi, ecc. Sulla base del modello di sito predefinito, l Ateneo potrà attivare diversi siti tematici agendo sugli elementi di configurazione predefiniti, nel rispetto dell identità digitale dell Ateneo. 4.4 Redazione distribuita e workflow redazionale U-GOV Portale rende disponibile un sistema di redazione particolarmente avanzato, usabile, flessibile e multilingua. La Redazione Distribuita permette di supportare la gestione redazionale di un Portale in maniera articolata e coerente, realizzando la decentralizzazione nella gestione dei contenuti. La redazione distribuita si compone di una Redazione Centrale, responsabile del piano editoriale e di comunicazione dell Ateneo, e di diverse Redazioni Periferiche, responsabili dell aggiornamento e/o pubblicazione dei contenuti del Portale di propria competenza. Nell ambito della configurazione è possibile definire la granularità di distribuzione dei permessi e la distribuzione di questi (inserimento, modifica, cancellazione) ai diversi profili. Il workflow redazionale consente di configurare in modo più o meno sofisticato il ciclo di vita dell informazione: inserimento, aggiornamento, approvazione e pubblicazione dei contenuti, migliorando gli standard operativi ed organizzativi dell Ateneo. Il responsabile del procedimento di pubblicazione dei contenuti è una figura prevista dal Codice dell Amministrazione Digitale per garantire una gestione coordinata dei contenuti, supportare la certificazione delle informazioni online dei processi redazionali dell Amministrazione, in termini di appropriatezza, correttezza e aggiornamento. Questa componente di U-GOV Portale ha l obiettivo di attivare gli elementi necessari per consentire la corretta gestione del 18

19 ciclo di vita dell informazione. 4.5 Gestione Multilingua U-GOV Portale prevede due diverse soluzioni per la pubblicazione e gestione del portale multilingua. E possibile prevedere la creazione di tutto il portale o di parte di esso in una o più lingue straniere, prevedendo la replica della architettura dell informazione e la traduzione di ciascuna pagina o servizio esposto. In fase di creazione e gestione dei contenuti nell area di back office del portale il modulo permette di gestire la traduzione di ogni pagina del Portale, a partire dalla home page, nelle lingue definite. In fase di visualizzazione sono presenti funzionalità che permettono di generare la stessa pagina nella versione corrispondete alla lingua voluta. In alternativa è possibile prevedere la realizzazione di un sito per ciascuna lingua straniera coordinato con il portale principale con il quale il sito condivide elementi applicativi di base. In questo caso è possibile realizzare un sito in lingua straniera elementare e prevedere una roadmap di sviluppo che consenta di introdurre nel tempo un numero maggiore di contenuti e di servizi. 4.6 Mobile e multicanalità U-GOV Portale offre una soluzione che permette di progettare il Portale di Ateneo garantendo la fruibilità di contenuti e servizi tramite tutte le tipologie di device, desktop o mobile. In particolare si privilegia l approccio Responsive Web Design, grazie al quale le pagine del portale ed i relativi contenuti e servizi si adattano automaticamente alle caratteristiche del dispositivo utilizzato dall utente. In linea con questo modello le interfacce del Portale sono progettate a griglie, consentendo alle pagine web di adattarsi alle diverse dimensioni del monitor, alla piattaforma utilizzata, al device scelto (desktop, tablet, smartphone). La pagina è fruibile anche da browser mobile senza perdite di elementi essenziali per la fruizione e l uso dei servizi. A fianco del Portale realizzato secondo l approccio Responsive Web Design, è prevista la creazione di app native. Aspetto fondamentale delle applicazioni mobile di Ateneo Cineca è sempre l alta integrazione con i servizi ed i dati del mondo gestionale. E possibile quindi fornire 19

20 alle diverse tipologie di utenza un modo rapido per accedere sempre ed ovunque a tutti i servizi dell Ateneo. Lo studente, ad esempio, potrà accedere alla propria sezione MyPortal facilmente e da qualsiasi luogo e consultare servizi quali il proprio libretto, la lista degli appelli, iscriversi agli esami, interagire con i docenti. Figura 5 Esempio di portale di Ateneo fruito tramite device mobile 20

21 5. UXlab Cineca: metodologie e servizi di progettazione per Portali di Ateneo La soluzione di Portale di U-GOV utilizza metodi, pratiche, processi e linee guida che sono scaturite, all interno di Cineca, dall analisi e dall approfondimento delle tecniche di testing e assessment di usabilità ed accessibilità, e dalla metodologia User-Centered Design e progettazione partecipata, con particolare attenzione a caratteristiche, contesti d uso, target di utenza, bisogni e priorità degli Atenei. Tale metodologia per la realizzazione dei Portali istituzionali di Ateneo è stata messa a punto dal laboratorio UXlab del Cineca. Gli approcci utilizzati da UXlab rappresentano quindi una guida fondamentale per lo sviluppo dell architettura dell informazione e delle modalità di presentazione di funzionalità e servizi nei Portali di Ateneo. Figura 6 Fasi di progetto e servizi Cineca Il laboratorio UXlab è nato con l'obiettivo di sistematizzare e rendere disponibili le pratiche sviluppate nel campo della progettazione delle interfacce utente e dell'interazione uomo-informazione. UXlab si occupa della valutazione e progettazione della User experience di Portali e applicazioni web-based, della qualità delle interfacce utente e dei sistemi di interazione uomo-informazione. La filosofia che guida UXlab nelle attività inerenti le interfacce utenti e l interazione uomoinformazione pone al centro l esistenza di diverse tipologie di utenti e di diversi contesti d uso. L attenzione è posta non solo alle potenzialità e alle caratteristiche del prodotto tecnologico, ma anche e soprattutto alle persone che utilizzeranno il prodotto, così da favorirne il miglior utilizzo possibile. Il coinvolgimento degli stakeholder e dei key user durante le fasi di progettazione e di sviluppo del Portale è uno degli elementi fondamentali. Tale approccio consente di realizzare la migliore 21

22 esperienza d uso per gli utenti del Portale e di soddisfare gli obiettivi strategici e di comunicazione del progetto. UXlab dispone di un gruppo di persone con differenti competenze: esperti di fattori umani, architetti dell'informazione, interaction designer, experience designer, esperti di usabilità, esperti di accessibilità, facilitatori. Il gruppo è inoltre dotato delle tecnologie e delle metodologie che consentono di effettuare i test con gli utenti e misurare in pratica l'esperienza d'uso, il livello di ergonomia, di usabilità e di accessibilità di servizi web, siti, Portali e applicazioni. Le principali attività svolte sono le seguenti: Content Strategy e Content Migration Progettazione di Architetture informative e interfacce sulla base di metodologie di PP e UCD e modello a 5 fasi di J.J.Garrett. Analisi comparative, segmentazione degli utenti, indagini contestuali, valutazioni euristiche, card sorting, test sui prototipi, test di usabilità, simulazioni cognitive, analisi SEO, identificazioni delle azioni correttive, ecc. Valutazione di accessibilità e usabilità ex-post di portali e applicazioni webbased: - Audit di accessibilità e supporto per l ottenimento del logo CNIPA di accessibilità - Test di accessibilità tramite panel di utenti disabili - Verifiche di usabilità - Test di usabilità - Analisi comparative - Attività di user research - Verifiche euristiche - Assessment sulla qualità percepita dall utente di Portali, servizi online, applicazioni web-based: facilità d uso, efficienza, efficacia, soddisfazione, rispondenza ai requisiti d uso, completezza, chiarezza, tolleranza agli errori, accessibilità, ecc. 5.1 Fasi di progettazione del Portale La gestione del progetto di realizzazione o di evoluzione di Portale di Ateneo poggia le sue basi su metodologie consolidate di project management. Il project management si sviluppa in diverse fasi, nelle attività di avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio, controllo e chiusura del progetto. Alle metodologie classiche di project management, vengono affiancate metodologie Agile per 22

23 poter essere più flessibili ed interattivi nella gestione del progetto, come ad esempio fornire la possibilità di verificare periodicamente gli avanzamenti del progetto per poter intervenire nella pianificazione condividendo le priorità, sia in termini di funzioni che di contenuti, all interno dei singoli rilasci ed adattando il progetto alla evoluzione dei requisiti. Con il duplice obiettivo di valorizzare le competenze presenti in Ateneo e favorire la sostenibilità del progetto Portale, Cineca propone un approccio progettuale basato sul trasferimento tecnologico (knowledge transfer). In particolare si propone la creazione di un gruppo di lavoro misto Cineca-Ateneo, articolato in team comunicazione e team tecnico, che si occupa del progetto fin dalla fase di avvio e pianificazione. Tale proposta di assegnazione di un ruolo progettuale all Ateneo consente di condividere le metodologie di sviluppo, declinare in maniera specifica la soluzione e la metodologia sulla realtà dell Istituzione ed effettuare un training-on-the-job a supporto della sostenibilità del progetto, quando sarà a regime. Per la progettazione e la realizzazione del Portale istituzionale di Ateneo, Cineca propone una metodologia basata su cinque elementi: 1. Definizione di una strategia di sviluppo generale che abbia chiari, non solo i traguardi finali che si intendono raggiungere, ma anche una visione di crescita nel breve e nel medio periodo. 2. Realizzazione del Portale per obiettivi successivi, seguendo step da realizzare secondo una prefissata scansione temporale. Ciascuno step viene chiaramente delineato (strategie, metodi e risultati attesi) e mirato al disegno complessivo. 3. Misurazione e valutazione dei risultati, dell impatto generato e della percezione/soddisfazione dell utenza relativamente a ciascuno degli step realizzati, necessarie per raffinare ed eventualmente rimodulare strumenti e strategie successive. 4. Definizione di un quadro il più possibile completo dei materiali e degli strumenti disponibili (al presente e in futuro), ma anche e soprattutto delle risorse necessarie alla gestione e al loro mantenimento/aggiornamento in un ottica di sostenibilità. 5. Definizione di linee di sviluppo che partano dai materiali effettivamente disponibili e dalle loro concrete correlazioni, nell ottica di percorsi ampliabili nel tempo. 23

24 In fase di avvio del progetto verrà predisposto un piano di lavoro dettagliato e temporalmente definito, attraverso cui operare, tenendo conto delle necessarie verifiche finalizzate al costante miglioramento. Lo schema seguente illustra la crescita del Portale in fasi successive attraverso il miglioramento di singoli indicatori da individuarsi secondo i parametri e gli ambiti che saranno definiti negli obiettivi. Figura 7 Progetto per fasi 5.2 Architettura dell Informazione: Progettazione Partecipata e User-Centered Design Con Architettura dell'informazione si identifica la struttura generale di un sito e le modalità di navigazione che esso rende disponibili ai suoi utenti. Le tecniche di progettazione dell Architettura dell'informazione si prefiggono di definire l organizzazione, la categorizzazione e gli schemi di navigazione all interno di un sistema di informazioni. L obiettivo è facilitare l esecuzione dei compiti e l accesso intuitivo ai contenuti, ovvero permettere agli utenti di trovare e gestire facilmente le informazioni. Un portale con una architettura informativa ben progettata è in grado di supportare al meglio il piano editoriale e di comunicazione dell Ateneo, ed evolvere facilmente nel tempo in linea con le esigenze dell istituzione. La fase di categorizzazione e classificazione dei contenuti deve quindi essere strutturata in modo che gli schemi di categorizzazione scelti rispondano 24

25 contemporaneamente ai bisogni degli utenti, agli obiettivi del sito ed ai contenuti che vi saranno inseriti. Figura 8 Una sessione di lavoro sull architettura dell informazione di un sito Il servizio di Progettazione Partecipata e User-Centered Design si fonda sull assunto che nello sviluppo di Portali l attenzione non vada posta solo sugli aspetti tecnologici, ma anche e soprattutto sulle persone che utilizzeranno tale ambiente, in modo da favorirne il miglior utilizzo possibile. La progettazione partecipata (o anche Design partecipativo) è un approccio alla progettazione che vuole coinvolgere attivamente tutte le parti interessate (stakeholder e key user) nel processo di progettazione al fine di garantire che il prodotto soddisfi tutte le esigenze espresse e sia utilizzabile. Il termine è usato in una varietà di ambiti come modo per creare ambienti che siano più reattivi e consoni ai bisogni culturali, emozionali e pratici degli utenti. Lo User Centered Design (UCD) è una metodologia composta da una serie di differenti tecniche e attività iterative che consente di sviluppare prodotti che nell interazione uomo-informazione tengano conto, fin dalle prime fasi di ideazione, dei bisogni, delle aspettative e delle possibili limitazioni dell utente finale. Uno standard internazionale che definisce le basi di molte tecniche di UCD è la norma ISO Human-centred design process che suggerisce quattro fasi d azione: specificare il contesto d uso e dei requisiti utente; specificare gli obiettivi strategici e di comunicazione del Portale; creare delle soluzioni progettuali; valutare le soluzioni implementate. 25

26 Figura 9 Gli elementi dell Esperienza Utente secondo il modello di J.J Garrett La cura particolare data da Cineca all intero processo di ideazione del Portale crea un prodotto finale efficace, effettivamente usabile e quindi capace di produrre un esperienza positiva per l utente e di soddisfare pienamente le sue esigenze. 5.3 Usabilità e Accessibilità La valutazione dell accessibilità dei contenuti di un Portale rappresenta una tematica molto importante per le istituzioni. Le università devono mirare infatti ad essere il più possibile aperte ed inclusive e ad abbattere le barriere. Anche il rispetto degli standard di accessibilità fonda le proprie radici a partire dalle scelte tecnologiche e di sviluppo dei progetti. Le soluzioni di U-GOV Portale prevedono l utilizzo di una metodologia consolidata per garantire la completa usabilità in relazione ai diversi target di utenza ed ai relativi bisogni informativi e contesti d uso. In materia di accessibilità, vengono seguite fin dalla fase di progettazione le indicazioni fornite dalla normativa italiana e dalle linee guida internazionali del WAI (Web Accessibility Initiative) del consorzio W3C. Il Portale sarà realizzato in conformità alle regole di accessibilità previste dalla legge n. 4/2004 "Disposizioni per favorire l'accesso dei soggetti disabili agli strumenti 26

27 informatici, cosiddetta Legge Stanca, ai relativi requisiti tecnici stabiliti nel Decreto Ministeriale 8 luglio 2004 e ai criteri di fruibilità previsti all'art.2 del Decreto del Presidente della Repubblica n.75 1 marzo A seguito della realizzazione del Portale sarà effettuata la verifica tecnica di accessibilità, basata sulla metodologia indicata nell'allegato A del Decreto Ministeriale 8 luglio 2004 e verrà resa disponibile assistenza all Autorità di Gestione nel percorso di certificazione di accessibilità per la richiesta al CNIPA del logo di accessibilità. Inoltre Cineca offre un servizio di valutazione dell accessibilità ad hoc. Per quanto riguarda il concetto di usabilità, progettare un sito o un'applicazione web secondo criteri di usabilità significa fare in modo che i suoi contenuti e le sue funzionalità siano facilmente reperibili e fruibili dai suoi utenti. Un Portale può contenere tante funzionalità, servizi e risorse utili, ma se queste risorse non sono organizzate secondo le aspettative e gli effettivi bisogni dei destinatari, possono risultare addirittura introvabili e, di fatto, inutilizzate. Un progetto di usabilità evita questa ed altre spiacevoli evenienze e fa sì che l'utente sia gratificato dall'esperienza d'uso e di navigazione, che ne tragga beneficio e che ripeta l'esperienza. Per quanto riguarda l ergonomicità e l usabilità, fin dalla fase di progettazione vengono seguite le indicazioni in materia di usabilità fornite dalle linee guida internazionali, dalle norme ISO e dalla normativa italiana (Decreto Ministeriale 8 luglio 2005 e Regolamento di attuazione della legge Stanca 4/2004 sull accessibilità), che per l usabilità definisce i principi e affronta il tema della verifica soggettiva. 27

28 6. Architettura della Soluzione: apertura, flessibilità, controllo La soluzione U-GOV Portale si basa su una architettura formata da componenti open source, in particolare framework CMS Drupal su stack LAMP. L obiettivo è fornire all Ateneo una selezione delle migliori piattaforme e strumenti aperti che possano assicurare robustezza e stabilità nel tempo garantendo gli investimenti effettuati. U-GOV Portale di Ateneo è concepito con una struttura modulare che evolve con continuità per indirizzare requisiti e nuove esigenze dei Portali di Ateneo ed estende le caratteristiche di modularità della piattaforma tecnologica Drupal. La piattaforma Drupal si basa su moduli core arricchiti da una selezione degli oltre moduli sviluppati da una comunità particolarmente vasta e dinamica che abilitano l implementazione di tutte le funzionalità tipiche di un portale (interoperabilità, sicurezza, social, mobile, ecc.). Ai moduli nativi Drupal, U-GOV Portale aggiunge in particolare una serie di componenti specifiche denominate "building block", ovvero dei semilavorati sviluppati specificatamente da Cineca per il mondo degli Atenei e facilmente adeguabili alle esigenze di ciascuna istituzione. Ogni building block realizza e sviluppa specifici elementi informativi e funzionali del Portale. Ciascun modulo di U-GOV Portale è quindi a sua volta composto da un catalogo di building block così che l Ateneo possa scegliere quali e quanti componenti attivare per comporre la struttura informativa e funzionale del Portale, in base alle proprie esigenze strategiche e di comunicazione. I building blocks sono componenti studiati per rispondere alla maggior parte delle casistiche di utilizzo che si presentano nella gestione dei contenuti dei Portali di Ateneo fornendo una soluzione definita e consolidata, conforme alla normativa e contemporaneamente facilmente configurabile e personalizzabile per aderire meglio alle esigenze dell Ateneo. Il singolo Portale dell Ateneo può inoltre essere personalizzato tramite la realizzazione di componenti ad hoc. 29

29 La presenza di building blocks e semilavorati permette di costruire il singolo portale a partire da una soluzione già in gran parte definita e consolidata. Questo consente all Ateneo di risparmiare tempo e risorse nello sviluppo del portale e favorisce la sostenibilità del portale nel tempo. Lo staff dell Università può quindi concentrare le risorse sugli aspetti di personalizzazione per esprimere al meglio le unicità dell Ateneo e indirizzare i bisogni e le priorità dei diversi stakeholder. Inoltre l adozione dei building blocks da parte dell Ateneo può essere realizzata in fasi successive sulla base delle priorità e degli obiettivi che l Ateneo si pone anche in termini di evoluzione del Portale nel tempo. Questo permette una graduale e veloce introduzione della soluzione in relazione alle specifiche necessità, alle priorità ed agli obiettivi della singola istituzione. 30

30 via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Italy Tel