Manuale di Gestione, del Protocollo Informatico, dei Documenti e dell Archivio

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1 COMUNE DI STARANZANO PROVINCIA DI GORIZIA Manuale di Gestione, del Protocollo Informatico, dei Documenti e dell Archivio bozza 0

2 INDICE Parte I Principi Generali art. 1 Ambito di Applicazione pag. 3 art. 2 Definizioni pag. 3 art. 3 Area Organizzativa Omogenea pag. 4 art. 4 Finalità pag. 4 Parte II Il Protocollo art. 5 Il Servizio di Protocollo pag. 5 art. 6 Natura giuridica del registro di protocollo pag. 5 art. 7 Protocollazione con sistemi informatizzati e requisiti del sistema di protocollo informatico pag. 5 art. 8 Segnatura di protocollo pag. 5 art. 9 Elementi obbligatori ed elementi accessori della registrazione di protocollo pag. 5 art Inalterabilità, immodificabilità, validità, annullamento degli elementi obbligatori del documento pag. 6 art. 11 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo pag. 6 art. 12 Protocolli urgenti pag. 7 art. 13 Registro di protocollo informatizzato, registro di emergenza pag. 7 art. 14 Registro del protocollo ed operatori di protocollo pag. 8 art. 15 Operatori del Protocollo pag. 8 art. 16 Supervisori del Protocollo pag. 8 art. 17 Fasi della protocolazione in entrata pag. 9 art. 18 Assegnazione dei documenti in entrata pag. 9 art. 19 Documenti inerenti gare di appalto pag. 10 art. 20 Documenti ricevuti o spediti via fax pag. 10 art. 21 Corrispondenza personale o riservata pag. 10 art. 22 Rilascio di ricevuta del documento in arrivo pag. 10 art. 23 Fasi della protocollazione in uscita pag. 11 art. 24 Uso della posta elettronica e protocollazione di un documento informatico pag. 11 art. 25 Affrancatura e conteggi corrispondenza in partenza pag. 12 art. 26 Spedizione della Corrispondenza pag. 12 art. 27 Ritiro e consegna posta all ufficio postale pag. 12 Parte III Servizio Archivistico e conservazione dei documenti art. 28 Definizione di archivio pag. 13 art. 29 Responsabile del Servizio Archivistico pag. 13 art. 30 Classificazione dei documenti pag. 13 art. 31 Piano di Conservazione dell Archivio pag. 13 art. 32 Modalità di esecuzione delle operazioni di classificazione dei documenti pag. 13 Parte IV Contenuto della Classificazione art. 33 Il titolario di classificazione pag. 14 art. 34 Il fascicolo in generale e i modi di versamento dei documenti dagli uffici competenti all archivio di deposito pag. 14 Parte V Sicurezza e Procedure di salvataggio art. 35 Responsabile Informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico pag. 15 1

3 art. 36 Procedure di salvataggio pag. 15 art. 37 Gestione delle interruzioni del sistema pag.15 art. 38 Piano di sicurezza informatico pag.15 Parte VI Disposizioni finali art. 39 Norme transitorie e rinvio pag. 16 Allegato A Piano di conservazione Allegato B Schema Riassuntivo del piano di classificazione per l archivio comunale Titolario Allegato C Nomina del Responsabile del Servizio Archivistico Allegato D Modulo di consultazione della sezione di deposito e storica dell archivio pag. I pag. VII pag. XXXII pag.xxxiii 2

4 Parte I Principi Generali Articolo 1 Ambito di Applicazione 1. Il presente manuale disciplina, nell ambito della normativa vigente in materia, l attività di formazione, gestione, registrazione, classificazione, conservazione dei documenti del Comune di Staranzano. 2. Esso descrive e disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi, all interno del Comune di Staranzano. 3. I testi normativi di riferimento sono: DPR 28 dicembre 2000, n.445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ; DPCM 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico ; D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell art. 10 della òegge 6 luglio 2002, n.137. Articolo 2 Definizioni Ai fini del presente manuale si intende: a. per Amministrazione il Comune di Staranzano; b. per Responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, quando non meglio specificato, si intende il responsabile del Settore che gestisce il servizio; c. per documento amministrativo ogni rappresentazione informatica, grafica, fotocinematografica, elettromagnetica, o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell attività amministrativa; d. per documenti interni preparatori di atti, quelli prodotti dagli uffici competenti nelle fasi di istruttoria degli atti; e. per corrispondenza interna, lo scambio di lettere o note tra gli uffici interni dell Amministrazione; f. per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; g. per gestione del documento l insieme delle operazioni finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall Amministrazione; h. per protocollo l insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale; i. per sistema di protocollo informatico l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dall Amministrazione per la gestione dei documenti; j. per protocollo informatico interno il sistema di registrazione informatico, collegato al protocollo generale, con il quale i vari soggetti che nell ambito dell Amministrazione intervengono nel procedimento amministrativo, fanno constatare della loro attività, ai fini della definizione del procedimento nonché dell accesso e della partecipazione allo stesso; k. per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del sporto stesso; l. per segnatura di documento l apposizione, l associazione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso; m. per assegnazione l operazione d individuazione dell ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo cui i documenti si riferiscono; n. per classificazione l operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni e alle modalità operative dell amministrazione; o. per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell analisi delle competenze dell Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, 3

5 per consentire la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell attività svolta; p. per piano di classificazione degli archivi, il piano, integrato cin il sistema di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia ci tutela dei beni culturali; q. per fascicolo, l unità archivistica che raccoglie il documento o i documenti relativi ad un procedimento amministrativo eo ad un affare; r. per fascicolazione, l operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi. Articolo 3 Area Organizzativa Omogenea Ai fini della gestione dei documenti, l Amministrazione individua una sola area organizzativa omogenea denominata Amministrazione Comunale di Staranzano, composta dall insieme di tutte le sue strutture. Articolo 4 Finalità 1. Il Protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno dell ente, anche ai fini dello snellimento e della trasparenza dell azione amministrativa. 2. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento. 3. Il registro informatico di protocollo, unico per tutto l ente, si apre il 1 Gennaio e si chiude il 31 Dicembre di ogni anno. 4. Non è permesso nei vari uffici la tenuta di singoli registri di protocollo. 4

6 Parte II Il Protocollo Articolo 5 Il Servizio del Protocollo 1. Alla tenuta del protocollo informatico è preposto l Ufficio Protocollo con il relativo Responsabile del Procedimento, chiamato tra l altro a svolgere tramite il Responsabile del Servizio un ruolo di coordinamento e di indirizzo nei confronti dei vari uffici dell Ente al fine di garantire l uniformità delle attività di protocollazione. Articolo 6 Natura giuridica del registro di protocollo 1. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. 2. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. 3. Il registro di protocollo è unico per tutto l ente, si apre il primo gennaio e si chiude il primo dicembre di ogni anno. Articolo 7 Protocollazione con sistemi informatizzati e requisiti del sistema di protocollo informatico 1. La registrazione di protocollo dei documenti è effettuata con sistemi informativi automatizzati. 2. La procedura informatica assegna, in maniera automatica e in modo immodificabile, la data e il numero progressivo di protocollo al momento della registrazione del documento. 3. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare. 4. A ciascun documento in arrivo, in partenza, va assegnato un unico ed esclusivo numero di protocollo. 5. Il sistema di protocollo informatico deve: a. garantire la sicurezza e l integrità dei dati; b. garantire la puntuale e corretta registrazione dei documenti in entrata ed in uscita; c. consentire l identificazione ed il rapido reperimento delle informazioni riguardanti il procedimento ed il relativo responsabile; d. fornire informazioni statistiche sull attività dell ufficio; e. consentire la stampa generale o parziale del registro di protocollo. Articolo 8 Segnatura di protocollo 1. La segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. 2. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata mediante l apposizione su di esso di un timbro o etichetta o segnatura del progressivo di protocollo e riporta le seguenti informazioni minime: a) il progressivo di protocollo b) la data di protocollo c) l identificazione dell Amministrazione d) indici di classificazione del documento e) il Settore a cui è stato assegnato o che ha prodotto il documento. 3. La numerazione è rinnovata ogni anno solare. Articolo 9 Elementi obbligatori ed elementi accessori della registrazione di protocollo 1. La registrazione di protocollo contiene elementi obbligatori e elementi accessori. 5

7 2. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico in quanto contiene le indicazioni necessarie e fondamentali per l univoca, certa, efficace ed immediata identificazione dei documenti. 3. Gli elementi obbligatori del protocollo sono: a. il progressivo di protocollo b. la data di registrazione c. mittente o destinatario d. la data ed il numero di protocollo del mittente (se disponibile) e. l oggetto f. il nominativo al quale il documento è assegnato ovvero di chi lo ha prodotto g. l impronta del documento informatico. 4. La registrazione degli elementi accessori del protocollo è rilevante sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale. 5. I documenti soggetti a protocollazione sono classificati secondo un piano di classificazione aggiornato sulla base di esigenze operative e normative. Articolo 10 Inalterabilità, immodificabilità, validità, annullamento degli elementi obbligatori del documento 1. La procedura non deve consentire, dopo che sia stata eseguita l operazione di protocollazione, la modifica degli elementi obbligatori del protocollo. 2. In caso di errore materiale nella registrazione tale da rendere impossibile l individuazione in un collegamento tra i dati registrati e i dati desumibili dal documento protocollato, la procedura deve consentire l annullamento delle informazioni relative al protocollo. Le informazioni relative devono comunque rimanere memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché gli estremi dell autorizzazione all annullamento del protocollo. In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura annullato in posizione visibile, e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l avvenuta rettifica, la data e il soggetto che è intervenuto. Articolo 11 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, le seguenti tipologie di documenti: a. Documenti che, per loro natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridica e amministrativa presente o futura, vale a dire: inviti, ringraziamenti per partecipazioni a manifestazioni, stampe pubblicitarie, informative e simili, inviti per partecipazione a corsi di formazione ed aggiornamento, note di ricezione delle circolari; b. Gazzette Ufficiali, Bollettini Ufficiali della Regione, libri, giornali, riviste e ogni sorta di pubblicazione; c. Gli allegati se accompagnati da lettera di trasmissione, ivi compresi gli elaborati tecnici; d. Gli atti deliberativi e le determinazioni in quanto hanno una propria numerazione; e. Convocazioni del Consiglio Comunale, delle Commissioni Consiliari e della Giunta Comunale; f. Atti preparatori interni e tutta la corrispondenza interna che non ha contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa (sugli atti interni e sulla corrispondenza interna, qualora pervenuti all ufficio Protocollo per l inoltro ai destinatari in originale e minuta, sarà esclusivamente apposto un timbro indicante la data di ricevimento e inoltro sulla minuta); g. Atti relativi alle operazioni attinenti al censimento della popolazione o di altri censimenti particolari. h. Certificati medici dei dipendenti; i. Listino prezzi e offerte non richieste; 6

8 j. Variazioni sedi ed anagrafe ditte fornitrici; k. Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i seguenti documenti già soggetti a registrazione particolare su registri cartacei o informatici dell Amministrazione: Atti di Stato Civile (Registri di Stato Civile) Documenti da sottoporre a notifica (Registro delle Notifiche) Documenti da affiggere all albo pretorio (Registro delle Pubblicazioni) Ordinanze Sindacali Dirigenziali (Registro) Provvedimenti organizzativi del Direttore Generale e dei Capi settore Determinazioni dirigenziali (Registro) Disposizioni Sindacali e Assessorili Interne Fatture, note di accredito, parcelle e relative lettere di accompagnamento, estratti conto ed estratti conto bancari e postali, bolle di accompagnamento e documenti di trasporto merci, buoni d ordine alle ditte se predisposti su appositi bollettari, bollette di pagamento, avvisi e mandati di pagamento e comunicazioni di avvisi bancari, solleciti di pagamento (salvo che non costituiscono diffida); Registrazioni variazioni anagrafe canina Documenti del protocollo riservati Cessione Fabbricati (Registro) Registrazione atti giudiziari della Polizia Municipale Contratti Atti di sottomissione Scritture private autenticate (Repertorio) Denunce di infortunio (Registro) Certificazioni anagrafiche e certificazioni di altre pubbliche amministrazioni (richiesta e rilascio). Modelli di iscrizione/cancellazione anagrafica (Registro) e tutte le comunicazioni di conclusione di procedimento anagrafico di iscrizione nell Anagrafe della Popolazione Residente (Pratica iscrizione). 2. La documentazione esclusa dalla protocollazione ai sensi dell elenco sopra descritto è esclusivamente timbrata con il datario, classificata in base al titolario adottato e distribuita agli uffici competenti, a cura dell ufficio Protocollo; nel caso in cui la documentazione sia consegnata direttamente agli uffici di destinazione, deve essere timbrata con il datario, timbro tondo e siglata, a cura del personale che la riceve. Articolo 12 Protocolli urgenti 1. La richiesta di protocollare urgentemente un documento deve essere relativa ad una necessità indifferibile e di tipo straordinario. 2. Solo in questo caso l ufficio protocollo si attiverà garantendo la protocollazione del documento nell arco di 2 (due) ore decorrenti dal momento di presentazione dell originale del documento stesso. Tale procedura verrà osservata specificando che non verranno anticipati protocolli su copie in qualsiasi modo fatte pervenire all ufficio protocollo. 3. I documenti cartacei sono di norma smistati entro la mattinata dal momento di arrivo presso l ufficio protocollo, e inseriti nelle carpette relative all ufficio di assegnazione, depositate presso l ufficio stesso. Articolo 13 Registro di protocollo informatizzato, registro di emergenza 1. Si provvede quotidianamente alla produzione del registro giornaliero di protocollo il cui contenuto viene stampato ovvero riversato su supporti di memorizzazione non riscrivibili. 2. Entro il mese di gennaio si provvede alla stampa o alla memorizzazione su supporto informatico del registro di protocollo dell anno precedente. 3. Ogni volta che per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema informatico il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di 7

9 registrazione di protocollo sul registro di emergenza cartaceo come stabilito dall art. 63 T.U. sulla documentazione amministrativa. 4. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. 5. Quando l impossibilità si prolunghi per oltre 24 ore, il Responsabile del Servizio del protocollo informatico, autorizza l uso del registro d emergenza per un periodo successivo di non più di tre giorni lavorativi riportando sul registro gli estremi del provvedimento di autorizzazione. 6. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato il numero delle operazioni registrate manualmente. 7. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico utilizzando un apposita funzione che permette di ricopiare i dati. Sino al completo inserimento è inibito procedere a nuove protocollazioni con il sistema informatico. Articolo 14 Responsabile del protocollo ed operatori di protocollo Il Responsabile del servizio del protocollo informatico provvede a: a. individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, distinguendo tra gli utenti abilitati all inserimento della posta, alla modifica e all aggiunta di informazioni. b. disporre, in coordinamento con il Responsabile Informatico, di cui all articolo successivo, affinché le funzionalità del sistema in caso di guasti e/o anomalie siano ripristinate al più presto e comunque non oltre 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione; c. garantire il buon funzionamento degli strumenti e della organizzazione delle attività di protocollazione; d. autorizzare le operazioni di annullamento del protocollo; e. controllare l osservanza delle norme del presente Manuale da parte del personale addetto; f. promuovere la formazione e l aggiornamento degli operatori; g. promuovere periodicamente opportune verifiche sulla tipologia dei documenti protocollati. Articolo 15 Operatori del Protocollo 1. Sono considerati operatori del Protocollo tutti i dipendenti forniti di login e password abilitati con le funzioni di: immissione protocollo in entrata ed in uscita; modifica dei protocolli già inseriti su autorizzazione del supervisore del sistema; visione dei documenti archiviati e relativa stampa. 2. Ad ogni operatore è assegnata una login ed una password d accesso al sistema informatico di gestione del protocollo. Ogni operatore, identificato dalla propria login dal sistema informatico di gestione del protocollo, è responsabile della corrispondenza tra i dati del documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo. 3. I livelli di autorizzazione sono assegnati dal Responsabile del Servizio. Articolo 16 Supervisori del Protocollo 1. Il Responsabile del Servizio in quanto supervisore del protocollo, ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo: a) Immissione protocollo in entrata ed in uscita; b) Annullamento di protocolli già inseriti; c) Ricerca dati; d) Visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa; e) Gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle Abilitazioni; f) Creazione e tenuta delle login e password di tutti gli operatori (le password saranno inserite in una busta chiusa e siglata a cura degli operatori); 8

10 g) Gestione e tenuta della tabella degli indirizzi per l inoltro della corrispondenza; h) Stampe registro di protocollo giornaliera ed annuale. Articolo 17 Fasi della protocollazione in entrata 1. La corrispondenza in arrivo va aperta di norma il medesimo giorno lavorativo di ricezione e contestualmente protocollata. 2. La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi: a. Corrispondenza riportante l indicazione offerta, gara d appalto o simili, o comunque dalla cui confezione di evinca la partecipazione ad una gara; b. Corrispondenza indirizzata nominativamente oppure riportante l indicazione riservata, personale, confidenziale o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata; 3. L Ufficio Protocollo provvede di norma alla registrazione del documento in arrivo nello stesso giorno di ricevimento, o nel giorno successivo. 4. La corrispondenza in arrivo, compresa quella consegnata ad altri uffici comunali, deve pervenire all Ufficio Protocollo in giornata entro le ore 12.00, al fine di assicurare la protocollazione nella stessa data. 5. Ai documenti pervenuti oltre le ore nonché ai documenti per i quali risulti impossibile provvedere alla protocollazione in giornata per motivi organizzativi, si apporrà il timbro con la data del giorno in cui gli stessi sono pervenuti e tale data avrà valore probatorio. Anche in caso di scadenze predeterminate viene conferito valore probatorio al timbro datario di arrivo. 6. Qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento del responsabile del servizio di protocollo in accordo con il responsabile del procedimento amministrativo di competenza, si differiscono i termini di registrazione a protocollo. 7. Per differimento dei termini di registrazione si intende il provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione a protocollo deve comunque essere effettuata. 8. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica), la registrazione va annullata con le procedure descritte nell articolo 9 utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza. 9. E fatto assoluto divieto agli addetti dell Ufficio Protocollo e agli altri dipendenti di altri uffici abilitati ad effettuare l attribuzione del numero di protocollo a documenti che non sono presenti materialmente negli uffici indicati e quindi la sua comunicazione per mezzo del telefono o con altri strumenti. 10. Le lettere anonime vengono protocollate se intestate genericamente al Comune. Se specificatamente indirizzate, sono inviate al destinatario, il quale potrà disporre la protocollazione. 11. Le lettere con firma illeggibile vengono protocollate con la dicitura firma illeggibile quale mittente. 12. Le lettere prive di firma vanno protocollate. Sara poi compito dell ufficio competente valutare, caso per caso, ai fini della efficacia riguardo ad un affare o a un determinato procedimento amministrativo, se la lettera priva di firma possa essere ritenuta valida. 13. L ufficio protocollo assegna quindi i documenti agli uffici competenti (responsabili del procedimento o responsabili del servizio e lettori vari). Articolo 18 Assegnazione dei documenti in entrata 1. Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione dell ufficio dell Amministrazione cui compete la trattazione del procedimento amministrativo. 2. I documenti ricevuti dall Amministrazione in formato cartaceo, anche se acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione, sono fatti pervenire agli uffici di competenza. 9

11 3. Nel caso di assegnazione errata, l ufficio che riceve il documento provvede a trasmettere l atto all ufficio protocollo che lo assegna a quello competente, modificandone l assegnazione. 4. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando, per ciascuno di essi, l identificativo dell utente che effettua l operazione con la data di esecuzione. Articolo 19 Documenti inerenti gare di appalto 1. La corrispondenza riportante la dicitura offerta, gara d appalto o simili, o comunque dalla cui confezione di evinca la partecipazione ad una gara viene protocollata in arrivo con l apposizione del numero di protocollo direttamente sulla busta; sulle buste consegnate il giorno della scadenza verrà indicato anche l orario di arrivo, tutte le buste verranno consegnate all ufficio competente, con la dichiarazione del numero delle buste ricevute. 2. Il Responsabile del procedimento amministrativo relativo a una gara, comunica all Ufficio Protocollo la data e l ora di scadenza delle offerte, avendo cura di far corrispondere l ora di scadenza con il termine dell orario di apertura al pubblico dell Ufficio Protocollo. 3. Il Responsabile del procedimento amministrativo relativo a una gara, una volta aperta la busta (plico o simili), provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato. Articolo 20 Documenti ricevuti o spediti via fax 1. I documenti ricevuti a mezzo fax sono documenti a tutti gli effetti. Il documento trasmesso da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, qualora ne venga accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione non deve essere seguita dalla trasmissione dell originale. L accertamento della fonte spetta al Responsabile del procedimento amministrativo. 2. I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo con la stessa procedura di protocollazione degli altri documenti. 3. I documenti pervenuti per mezzo fax ubicati in uffici diversi dall Ufficio Protocollo sono protocollati con le procedure di cui all articolo Qualora, successivamente, pervengano all Amministrazione gli originali cartacei dei medesimi documenti, ad essi sono attribuiti lo stesso numero di protocollo e la stessa data assegnati ai rispettivi fax. Articolo 21 Corrispondenza personale o riservata 1. La corrispondenza con dicitura riservato o personale, confidenziale o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale dopo averla aperta valuterà se trasmetterla per il protocollo. Articolo 22 Rilascio di ricevuta del documento in arrivo 1. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, gli addetti all ufficio per la tenuta del protocollo o altri uffici eventualmente abilitati provvedono all apposizione del timbro dell Amministrazione Comunale con la data di ricezione e la propria firma sulla copia della prima pagina del documento stesso o della busta contenente offerte di gara. 2. Gli addetti all ufficio per la tenuta del protocollo o degli altri uffici eventualmente abilitati non possono rilasciare ricevute per documenti che non siano soggetti a regolare protocollazione e la semplice apposizione del timbro datario sulla copia, non ha alcun 10

12 valore giuridico e non comporta alcuna responsabilità del personale dell ufficio in merito alla ricezione ed alla assegnazione del documento. Articolo 23 Fasi della protocollazione in uscita 1. Il protocollo in uscita viene effettuato dall ufficio protocollo e dal personale degli altri uffici autorizzati alla protocollazione per quanto di rispettiva competenza. Allo scopo gli uffici, fanno pervenire all Ufficio Protocollo il documento da protocollare redatto in due esemplari, cioè originale e minuta. E assolutamente vietato da parte degli addetti all Ufficio Protocollo o dal personale degli altri uffici autorizzati alla protocollazione attribuire telefonicamente o con qualsiasi altro mezzo numeri di protocollo, essendo tenuti essi stessi alle operazioni di registrazione e di segnatura che abbisognano della materiale disponibilità del documento. 2. Qualora il documento da protocollare sia una lettera raccomandata sarà cura degli uffici, oltre a redarre l atto in due esemplari, originale e minuta, compilare l avviso di ricevimento in tutte le parti ad esclusione di quelle che riguardano la spedizione. 3. Ogni documento in partenza che ha dei precedenti deve indicare a cura dell autore il numero di protocollo dell ultimo documento registrato. 4. Le firme e le sigle necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento in partenza vanno apposte prima della sua protocollazione. 5. Nel caso di uffici che gestiscono postazioni di protocollo decentrato e siano abilitati alla registrazione dei documenti in partenza, gli stessi provvederanno direttamente alle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e classificazione. Quindi consegneranno all Ufficio Protocollo i documenti già imbustati e pronti per la spedizione, suddivisi nelle varie categorie (lettera prioritaria, raccomandata, assicurata, ecc.). 6. La corrispondenza dall Amministrazione verso l esterno che non necessita di protocollazione deve pervenire all Ufficio Protocollo già imbustata e pronta per la spedizione, suddivisa nelle varie categorie (lettera prioritaria, raccomandata, assicurata, ecc.). 7. La posta in partenza deve essere consegnata all Ufficio Protocollo entro le ore 10.00; la corrispondenza, di norma, sarà spedita il giorno seguente. Articolo 24 Uso della posta elettronica e protocollazione di un documento informatico 1. E giuridicamente rilevante la corrispondenza pervenuta o inviata per posta elettronica alla casella di posta elettronica certificata istituzionale del Comune di Staranzano o, in futuro, ad altre caselle di posta elettronica certificata qualora attivate ai sensi della vigente normativa in materia. 2. I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo di posta elettronica certificata dichiarato dai destinatari. 3. Lo scambio di documenti soggetti alla registrazione di protocollo avviene attraverso la casella di posta elettronica certificata istituzionale. La corrispondenza con soggetti esterni all Amministrazione Comunale, scambiata attraverso posta elettronica ad indirizzi non certificati, non è giuridicamente rilevante e non è di norma soggetta a protocollazione. 4. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici nelle rispettive caselle di posta elettronica, sono da questi valutati e, ove si ritenga di attribuire agli stessi validità giuridica-amministrativa, vengono trasmessi in forma cartacea con specifica richiesta di registrazione al protocollo all Ufficio Protocollo. 5. La corrispondenza interna scambiata in forma elettronica tra gli uffici è esclusa dalla protocollazione. 6. Il documento informatico in arrivo pervenuto alla casella di posta elettronica certificata istituzionale del Comune va protocollato con le procedure stabilite dalla normativa vigente, inoltrato telematicamente al destinatario con eventuali copie ad altri uffici interessati, se a conoscenza dell Ufficio Protocollo. 7. Il documento informatico in partenza va protocollato mediante l apposizione contestuale della firma elettronica qualificata dell autore, con le procedure stabilite dalla normativa vigente. 11

13 Articolo 25 Affrancatura e conteggi corrispondenza in partenza 1. L Ufficio Segreteria-Affari Generali provvede alle operazioni di affrancatura della corrispondenza in partenza. 2. L Ufficio Segreteria-Affari Generali provvede ad effettuare i conteggi relativi alle spese per la posta in partenza: a. Conteggio giornaliero delle spese per l affrancatura e calcolo saldo di deposito residuo; b. Compilazione distinte da inviare all Ufficio Postale; c. Conteggio mensile e compilazione modello delle spese complessive e saldo del deposito residuo; Articolo 26 Spedizione della Corrispondenza 1. Al fine di consentire il regolare svolgimento delle operazioni di protocollazione e di quelle di cui al precedente articolo, la corrispondenza in partenza deve essere conferita all Ufficio Protocollo entro le ore La corrispondenza che non necessita di protocollazione deve essere conferita all Ufficio Segreteria-Affari Generali, opportunamente confezionata, entro le ore per la spedizione in giornata, altrimenti verrà spedita il giorno successivo, se lavorativo. Articolo 27 Ritiro e consegna posta all ufficio postale 1. L Ufficio Segreteria-Affari Generali assicura il ritiro e la consegna della corrispondenza presso l ufficio postale. 2. Il ritiro della corrispondenza deve essere effettuato all inizio dell orario di lavoro compatibilmente con le esigenze operative dell ufficio postale. 3. Il ricevimento della corrispondenza raccomandata e degli atti giudiziari comporta il riscontro delle distinte, la firma delle cartoline di ritorno e la firma delle distinte. 12

14 Parte III Servizio archivistico e conservazione dei documenti Articolo 28 Definizione di archivio 1. Il sistema archivistico è unico. 2. L archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti o ricevuti da un ente per il conseguimento dei propri fini o l espletamento delle proprie funzioni e conservati per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali dell ente. 3. Gli atti sono documenti collegati tra loro con rapporto di causa-effetto; devono essere ordinati ovvero strutturati e conservati in modo coerente ed accessibile alla consultazione; l uso degli atti può essere amministrativo, legale, storico. 4. Convenzionalmente l archivio si suddivide in tre parti: corrente, di deposito e storico. L archivio corrente (in formazione) comprende i documenti necessari allo svolgimento delle attività correnti, l archivio di deposito comprende documenti relativi ad affari conclusi ma ancora recenti, l archivio storico (sezione separata) comprende documenti selezionati per la conservazione permanente. 5. L accesso all Archivio ai fini della Consultazione deve essere regolamentato Allegato D. Articolo 29 Responsabile del Servizio Archivistico Il Responsabile è esplicitamente previsto dal DPR 445/2000. L individuazione formale del Responsabile avviene con determinazione del Direttore Generale (o del Sindaco). Il Responsabile del Servizio Archivistico è tenuto al controllo della conservazione dei documenti informatici e riproduzione tramite migrazioni reiterate da parte del Responsabile Informatico. Articolo 30 Classificazione documenti 1. La classificazione dei documenti è obbligatoria. 2. Al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il documento ad un titolo e ad una classe, previsti nel nuovo titolario di classificazione approvato con delibera Giunta Comunale n. del. 3. Tale titolario, allegato B al presente manuale, è corredato da un indice sistematico di classificazione. 4. Il contenuto della classificazione è illustrato nella successiva Parte IV. Articolo 31 Piano di Conservazione dell Archivio 1. Il Piano di conservazione dell Archivio, allegato A al presente manuale, comprende il massimario di scarto. 2. Il Piano di Conservazione dell Archivio è soggetto a revisione ed aggiornamento per adeguarsi alla documentazione che può essere prodotta dall Amministrazione. Articolo 32 Modalità di esecuzione delle operazioni di classificazione dei documenti 1. La classificazione è l operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, in relazione alle competenze, alle funzioni ed all attività dell Amministrazione. 2. I documenti registrati nel sistema di protocollo informatico devono essere classificati. 3. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici dell amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario riportato nell allegato II. 13

15 Parte IV Contenuto della classificazione Articolo 33 Il titolario di classificazione 1. Il titolario di classificazione è quello elaborato dal Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell Archivio dei Comuni. 2. Esso viene aggiornato su proposta del Responsabile del Servizio archivistico e deve tener conto delle indicazioni provenienti dal Ministero per i beni e le attività culturali e del mantenimento delle necessarie caratteristiche di interoperabilità con altre strutture della pubblica amministrazione. Con la stessa procedura sono redatti ed aggiornati anche gli indici. Articolo 34 Il fascicolo in generale e i modi di versamento dei documenti all archivio di deposito 1. Il fascicolo è individuato da tre elementi: a) Anno di istruzione (anno di inizio della pratica); b) Titolo e classe di appartenenza; c) Oggetto, inteso come una stringa di testo che descrive compitamente un affare e/o un procedimento amministrativo. Deve essere indicato anche l ufficio responsabile del procedimento. 2. Si distinguono due tipologiedi fascicolo: a) Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi; b) Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche. 3. I fascicoli dell archivio corrente sono formati a cura dei Responsabili di procedimento e conservati fino al versamento nell archivio di deposito. 4. All inizio di ogni anno, gli uffici individuano i fascicoli che sono da versare nell archivio di deposito in quanto relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. Gli ufficio formano un elenco dei fascicoli che intendono trasferire, dopo di che insieme ai fascicoli inviano il tutto all archivio di deposito per il tramite del Responsabile del Servizio Archivistico. 14

16 Parte V Sicurezza e Procedure di salvataggio. Articolo 35 Responsabile Informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico 1. Il Responsabile Informatico svolge i seguenti compiti: a. garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico; b. provvede a ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di interruzioni o anomalie; c. effettua le copie e cura la conservazione delle stesse su supporto informatico removibile, in luoghi sicuri e differenti; d. garantisce il riversamento periodico delle informazioni su altro supporto. Articolo 36 Procedure di salvataggio Il Responsabile del Procedimento della tenuta del protocollo vigila sulla corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio della banca dati su supporto informatico. Articolo 37 Gestione delle interruzioni del sistema Il Responsabile del Procedimento della tenuta del protocollo deve assicurare che, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollazione vengano svolte manualmente sul registro di emergenza di cui al precedente articolo 11. Articolo 38 Piano di sicurezza informatico Il sistema informatico cui fa riferimento il protocollo informatico è soggetto alle misure e alle disposizioni del Documento Programmatico per la Sicurezza, di cui al D.Lgs. 196/2003, in vigore presso l Amministrazione. 15

17 Parte VI Disposizioni finali. Articolo 39 Norme transitorie e rinvio 1. Per quanto non espressamente previsto nella precedente disciplina, si fa rinvio alla normativa vigente in materia di protocollo informatico e firma digitale. 2. Le norme del presente regolamento, che prevedono l utilizzo di strumenti e sistemi informatici (lettura ottica, posta elettronica certificata, postazioni decentrate di protocollo, ecc.), si intendono vincolanti se ed in quanto tali strumenti e sistemi risultino acquisiti ed operanti all interno dell Ente. 3. Si provvederà a successivi aggiornamenti del presente manuale, a seguito dell effettivo utilizzo della trasmissione di documenti in formato elettronico attraverso la casella di posta elettronica certificata istituzionale e con l uso della firma elettronica apposta ai documenti, con riferimento alla regolamentazione dei flussi documentali nonché alle procedure di accesso ad atti e documenti amministrativi. 4. Il Manuale di gestione ed i suoi allegati sono resi accessibili al pubblico con pubblicazione all albo pretorio. 16

18 Allegato A PIANO DI CONSERVAZIONE Documentazione da conservare senza limiti di tempo Atti delle Commissioni elettorali mandamentali concernenti la presentazione delle candidature; Atti e documenti del contenzioso legale; Atti relativi ai lavori pubblici, eseguiti e non eseguiti, limitatamente a: originali dei progetti e dei loro allegati, perizie di spesa, libri delle misure; Bilanci e consuntivi originali (o nell unica copia esistente); Contratti; Corrispondenza generale del servizio esattoria e tesoreria; Corrispondenza, salvo quando indicato nella seconda parte; Deliberazioni destinate a formare la raccolta ufficiale del Consiglio e della Giunta; Documentazione generale per la richiesta di mutui, anche estinti; Elenchi dei poveri; Fascicoli degli amministratori e dei membri delle commissioni; Fascicoli del personale in servizio e in quiescenza, di ruolo e non di ruolo; Inventari dei beni mobili e immobili del Comune; Inventari, schedari, rubriche e repertori dell archivio, libretti o schede di trasmissione di carte tra i vari uffici, anche non più in uso; Libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali; Libri infortuni o documentazione equivalente; Libri mastri, libri giornale, verbali di chiusura dell esercizio finanziario; Liste di leva e dei renitenti; Ordinanze e circolari del Comune; Originali dei verbali delle commissioni di concorso; Piani commerciali; licenze e autorizzazioni amministrative all esercizio del commercio fisso; Piani regolatori generali e particolareggiati; piani delle lottizzazioni; regolamenti edilizi; licenze, concessione e autorizzazioni edilizie; Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie dei dipendenti quando non integralmente conservate nei fascicoli personali; Programmi pluriennali di attuazione e piani di suddivisione in lotti delle aree suscettibili di attività estrattiva; Protocolli della corrispondenza; Qualunque atto o documento per il quale una legge speciale imponga la conservazione illimitata; Registri dei verbali e protocolli delle commissioni comunali; Registro della popolazione comprensivo dei fogli di famiglia eliminati, registri e specchi riassuntivi del movimento della popolazione; Regolamenti e capitolati d oneri; Rilevazioni di carattere statistico non pubblicate; Ruolo delle imposte comunali; Ruoli matricolari; Ruoli riassuntivi del personale e Libri matricola; Tariffe delle imposte di consumo e delle altre tasse riscosse a tariffa; Verbali delle aste; Verbali delle commissioni elettorali; Verbali di sezione per l elezione dei consigli comunali e circoscrizionali; Documentazione eliminabile dopo cinque anni Annotazioni marginali eseguite agli atti di stato civile provenienti da altri comuni e altre assicurazioni di trascrizione relative agli stessi; Atti relativi a concorsi a borse di studio e premi (conservando la seguente documentazione: riginale degli atti della commissione o dei comitati, gli eventuali rendiconti speciali; una copia degli stampati e dei manifesti, il registro delle opere esposte in occasione di mostre artistiche e simili); I

19 Atti relativi alla costituzione e all arredamento dei seggi (conservando il prospetto delle sezioni e della loro ubicazione); Atti relativi alla regolamentazione della propaganda (conservando la documentazione riassuntiva); Atti relativi all orario degli ambulatori; Atti relativi all organizzazione di censimenti; Atti rimessi da altri Enti per l affissione all albo; Atti rimessi da altri Enti per notifiche; Autorizzazioni all uso di impianti culturali sportivi (conservando eventuali atti riassuntivi); Avvisi di convocazione delle commissioni; Bollettari di prelevamento oggetti dall Economato; Bollettari di ricevute dall esattoria; Brogliacci di viaggio degli automezzi comunali; Carteggi per la richiesta di atti notori e di certificati diversi con eventuale copia degli stessi; Carteggio interlocutorio per la concessione in uso di locali ed oggetti proprietà comunale; Carteggio relativo alla contabilità per registri di stato civile (conservando le fatture per dieci anni); Certificazione per richieste au fini della fruizione di assegni di studio; Circolari per l orario degli uffici e per il funzionamento degli uffici; Comunicazioni relative a variazioni anagrafiche; Consiglio regionale e provinciale Carteggio con gli uffici militari per aggiornamento di ruoli; Consiglio regionale e provinciale Carteggio tra Comuni per l aggiornamento dei ruoli matricolari; Consiglio regionale e provinciale Matrici di richieste di congedi anticipati; Consiglio regionale e provinciale Verbali sezionali privi di allegati (comunque non prima della decisione di eventuali ricorsi); Conto dell Economato (conservando eventuali prospetti generali); Copia di deliberazioni per liquidazione indennità alla Commissione elettorale mandamentale e ad altre commissioni non comunali; Copia di delibere per pagamento di gettoni di presenza ai partecipanti alle commissioni; Copie di lettere di trasmissione di denunce di malattie infettive; Copie degli elenchi dei buoni libro concessi e documentazione di supporto (conservando l elenco dei percepenti ed eventuali relazioni o rendiconti speciali; eventuali fatture dovranno essere conservai per dieci anni); Copie degli inviti agli utenti convocati per la verifica biennale dei pesi e delle misure o per altri adempimenti; Copie delle comunicazioni delle sezioni relative ai dati parziali sul numero dei votanti (conservando eventualmente la copia dei fonogrammi trasmessi per l insieme delle sezioni); Copie di attestati di sevizio; Copie di atti giudiziali notificati dal Comune; Copie di atti notori; Copie di deliberazioni per contributi assistenziali diversi (conservando le richieste o le proposte); Copie di deliberazioni per contributi ad enti e associazioni diverse (conservando le richieste); Copie di deliberazione di liquidazione di contributi per concerti, attività culturali, biblioteca comunale, biblioteche scolastiche (conservando la corrispondenza o la richiesta, una copia dei programmi e dei manifesti gli elenchi dei libri forniti); Copie di delibere di liquidazione dei compensi al personale straordinario per corsi serali e carteggio transitorio sui corsi (conservando gli atti di interesse per il personale che ha prestato servizio e relazioni finali, programmi di spesa, altri documenti riassuntivi; Copie di istruzione a stampa (conservandone una per ciascuna elezione); Copie e minute dei progetti, sia realizzati che non realizzati; II

20 Corrispondenza interlocutoria per commemorazioni e solennità civili (conservando carteggi generali per l organizzazione delle manifestazioni, una copia degli inviti, degli stampati e dei manifesti, gli atti dei comitati, eventuali rendiconti particolari ed eventuali fatture per dieci anni); Corrispondenza per la richiesta di licenze di pubblica sicurezza o rilasciate da altri uffici; Corrispondenza per la richiesta e la trasmissione di certificati di esito di leva; Corrispondenza relativa alla formazione delle schede personali,alle aggiunte o alle cancellazioni dalle liste di leva; Delegazioni alla celebrazione di matrimonio in altri comuni; Documenti di carico e scarico dei bollettari delle imposte; Domande di allacciamento all acquedotto e richieste di concessione di illuminazione, ove le stesse non facciano fede di contratto (in tal caso saranno eliminabili cinque anni dopo l esaurimento del contratto) Domanda di commercianti per deroghe all orario dei negozi; Domande di occupazione temporanea di spazi ed aree pubbliche per fiere, mostre, comizi, feste (conservando quelle relative a concessioni permanenti [p. es. passi carrabili] per quarant anni ed eventuali registri indefinitamente) Domande di partecipazione alla Befana ed altre elargizioni; Domande per la concessione di libretti di lavoro e libretti restituiti al Comune; Domande per la richiesta di certificati, carteggi per la loro trasmissione; Domande per pubbliche affissioni (conservando le pratiche che hanno dato luogo a contenzioso); Elenchi dei turni di servizio della Polizia Municipale (conservando i regolamenti); Elenchi dei deputati alla costituente Verbali degli uffici centrali di circoscrizione concernenti il completamento delle operazioni di votazione; Elezioni dei deputati alla costituente Verbali sezionali con allegati; Elezioni della Camera e del Senato Carteggio relativo alla designazione dei rappresentanti di lista presso gli uffici di sezione, dal 1976; Elezioni della Camera e del Senato Verbali degli uffici centrali di circoscrizione per il completamento delle operazioni; Elezioni della Camera e del Senato Verbali sezionali, privi di allegati; Estratti dei verbali dell Ufficio centrale circoscrizionale relativi al riesame di voti contestati; Fascicoli e schede personali dei giudici popolari; Fascicoli e schede personali di cittadini cancellati dalle liste per morte o emigrazione; Lettere di rifiuto di partecipazione alle aste, offerte di ditte non prescelte; Lettere di trasmissione di carte d identità; Lettere di trasmissione di passaporti; autorizzazioni alla richiesta degli stessi; Libretti dei veicoli; Liste dei giudici popolari; Liste sezionali se esistono le liste generali; Matrici dei certificati elettorali in bianco e non consegnati; Matrici delle proposte di annotazione marginali inviate alle Procure; Matrici di bollettari per acquisto materiali di consumo per l ufficio tecnico; Matrici di buoni di acquisto generi di refezione e comunque di consumo; Matrici o copie di comunicazioni anagrafiche ad altri uffici comunali; Moduli per l accertamento al diritto del trasporto gratuito degli alunni (conservando eventuali relazioni riassuntiv); Note di frequenza, ricevute di pagamento di rette e domande di esonero per scuole materne (conservando gli elenchi dei beneficiati; eventuali fatture dovranno essere conservate per dieci anni); Parlamento Europeo carteggi relativi alle designazioni dei rappresentanti di lista presso gli uffici di sezione (conservando eventualmente la documentazione contenente dati più generali); Parlamento Europeo Estratti del verbale dell Ufficio elettorale provinciale per il riesame delle schede di voti contestati (non prima della decisione c.s.); Parlamento Europeo Verbali dell Ufficio elettorale provinciale per il riesame delle schede di voti contestati (non prima della decisione c.s.); III