Manuale d Uso del sistema di Protocollo. Autorità Portuale di Livorno

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1 Manuale d Uso del sistema di Protocollo Autorità Portuale di Livorno

2 Sommario 1- Login WorkArea... 4 Menù Generale... 5 Cambio Pwd... 5 Ricerca Documenti Gestione Protocollo Messaggi To Do List Piano di Classificazione Prot. Uscita Prot. Entrata Prot. Interno Documenti Generici Archivio Fasciolo Es. Protocollo in Entrata Selezione da Anagrafica dei Contatti Dettaglio voce di Anagrafica dei Contatti Inserimento Nuovo Contatto in Anagrafica Pubblicazione e Protocollazione Scansione/Allega Acquisizione da Scanner Riassegnazione e Classificazione

3 1- Login L accesso al sistema è garantito tramite la pagina web accessibile tramite il browser Explorer digitando l indirizzo: Sono stati inseriti gli utenti ciascuno inquadrato nell organigramma di riferimento secondo le indicazioni fornite da Autorità Portuale. In particolare si è adottata la codifica Iniziale del Nome + Cognome per identificare il nome utente: Es: Paolo Rossi PROSSI Password: cambiami. (E consigliabile cambiare la propria password al primo accesso)

4 2- WorkArea All ingresso viene proposta la WorkArea. Si tratta di un desktop dedicato diviso in zone da cui si ha accesso alle varie funzionalità del sistema di Protocollo ed archivio.

5 Menù Generale Nella zona superiore della WorkArea si trova il Menù generale. Dalla voce Nuovo si ha accesso alle funzionalità di generazione dei documenti nel sistema. Cambio Pwd Dalla voce Utilità si accede all pagina di cambio password. E consigliato cambiare la propria password al primo accesso al sistema.

6 Ricerca Documenti Dalla voce Consultazione si accede alle pagine di ricerca dei documenti archiviati/protocollati. Il risultato della ricerca non filtrato viene proposto dal sistema in una pagina separata in cui è possibile effettuare affinamenti dei criteri di selezione ed aprire il documento selezionato se di propria competenza. E possibile già da questa pagina generare messaggi interni al sistema per segnalare ad un collega un documento reperito in fase di ricerca. Si rimanda ai capitoli seguenti per una dettagliata descrizione della funzionalità di inserimento nuovo messaggio interno.

7 3- Gestione Protocollo E stata predisposta una zona della workarea dedicata alla gestione dei documenti dell archivio e del protocollo. Gli utenti abilitati possono selezionare da questo elenco la tipologia dei documenti da inserire. In particolare è possibile generare un nuovo protocollo in ingresso, in uscita o interno; è possibile generare un nuovo fasciolo e inserire un nuovo documento nell archivio non soggetto a protocollazione.

8 4- Messaggi L utente trova nella propria WorkArea a sinistra del pannello di gestione dell archivio/protocollo Una sezione dedicata alla messaggistica interna del sistema. Se un operatore inserisce un messaggio con destinatario un altro operatore che abbia accesso al sistema, questa lista si popolerà con un elemento eventualmente contenente un collegamento al documento di archivio/protocollo oggetto della comunicazione.

9 5- To Do List Nella parte inferiore dell area di lavoro si ha accesso all elenco delle attività in carico. Questa zona evidenzia all operatore un elenco di attività su cui è richiesto il suo intervento. In base all organigramma concordato, è possibile che una certa attività venga assegnata ad un ufficio quindi ad un gruppo di operatori. Tramite le icone che vengono messe a disposizione dalla to-do List è possibile gestire le attività di Esegui, Prenota, Trasferisci e Completa. Esegui causa l apertura di una nuova pagina contenente il documento oggetto di elaborazione, e delle relative istruzioni operative ove indicate. Prenota causa la prenotazione dell attività e l eliminazione della stessa dall elenco delle attività degli altri operatori che potrebbero eseguirla perché appartenenti allo stesso ufficio. Trasferisci permette il trasferimento dell attività in carico ad un altro operatore abilitato. Completa marca come conclusa l attività in carico. L operazione Istruzioni evidenzia le eventuali istruzioni operative relative all attività selezionata nell elenco.

10 6- Piano di Classificazione Selezionando una voce dal pannello di gestione del Protocollo/Archivio viene aperta una pagina che evidenzia all operatore il piano di classificazione di Autorità Portuale così come concordato in fase di analisi. In base al modello di processo in uso si è definita una classificazione iniziale che consenta la protocollazione e la segnatura di protocollo senza obbligare a procedere con l assegnazione e la classificazione definitiva.

11 In particolare in base alla tipologia di partenza vengono evidenziate sotto le voci del titolario le relative voci di pre-classificazione. Si è concordato di Protocollare sempre i documenti sotto la tipologia PROTOCOLLI DA ASSEGNARE per consentire al documento protocollato di effettuare il proprio Iter all interno di Autorità Portuale il quale solitamente prevede una successiva fase di assegnazione e classificazione in base all indicazione della segreteria generale. Prot. Uscita Prot. Entrata Prot. Interno

12 Documenti Generici Archivio I documenti dell archivio sono suddivisi in base alla tipologia e non sono sottoposti al processo di protocollazione.

13 Fascicolo Analogamente è possibile procedere alla generazione di un fascicolo generico che possa essere soggetto a successiva classificazione nel piano di Autorità Portuale.

14 7- Es. Protocollo in Entrata Per esemplificare l utilizzo del sistema intendiamo descrivere nel dettaglio l operazione di protocollazione di un documento in entrata. L operatore procederà per analogia elaborando le altre tipologie sopra elencate. Selezionando nella WorkArea il collegamento Nuovo Protocollo in Entrata viene aperto il piano di classificazione. Si scelga la voce PROTOCOLLI DA ASSEGNARE e quindi la sotto selezione proposta dal sistema a cui corrisponde l icona con un triangolo rosso. Il sistema risponde aprendo una pagina di raccolta dei dati di protocollo a norme AIPA. In alto si trova un elenco di operazioni possibili sul documento aperto e sotto i campi da valorizzare per generare correttamente la protocollazione. In particolare i campi in rosso sono assegnati automaticamente dal sistema mentre i campi in grassetto sono obbligatoriamente da valorizzare da parte dell operatore. Accanto al campo Mittente si trovano le icone per accedere all anagrafica interlocutori di Autorità portuale così da selezionare un mittente dall elenco e/o inserire un nuovo contatto ove non venisse trovato nell elenco già a disposizione. Oltre al mittente anche Il campo Oggetto è obbligatorio.

15 Selezione da Anagrafica dei Contatti Selezionando l icona relativa allanagrafica dei mittenti si apre un elenco in cui è possibile raffinare la ricerca esprimendo dei filtri. Selezionando il nome del contatto sottolineato si accede alla form di dettaglio del contatto per la verifica dei dati specifici relativi. Se si intende selezionare il valore senza accedere alla pagina di dettaglio del singolo contatto si consiglia di evidenziare la riga relativa con un click sul codice e quindi pigiare seleziona dal menù in alto.

16 Dettaglio voce di Anagrafica dei Contatti

17 Inserimento nuovo Contatto in Anagrafica Selezionando la voce Nuovo si apre la possibilità di selezionare la tipologia del contatto. L operatore seleziona la tipologia e vede aprirsi la relativa scheda di dettaglio vuota.

18 Pubblicazione e Protocollazione Inseriti tutti i dati obbligatori è possibile effettuare l operazione di protocollazione pigiando la voce Pubblica. Il sistema risponde con l aggiornamento del documento aperto in cui è valorizzato il campo Numero Documento. Ora è possibile procedere all operazione di Segnatura che scatena la stampa del numero di protocollo su etichetta adesiva in stampante associata all operatore.

19 L operatore provvede ad attaccare l etichetta sul documento e ad acquisirlo da scanner allegandolo alla pagina di protocollazione. Scansione/Allega L elenco degli allegati al documento di protocollo è riportato in una apposita lista in calce al documento stesso. E possibile procedere selezionando un documento già presente sul disco del PC dell utente Allega oppure aprire lo strumento di acquisizione da scanner Aquisici.

20 Acquisizione da Scanner Alla pressione del tasto Acquisisci viene richiesto all utente di specificare il nome del file che si intende ottenere al termine della scansione. Orientativamente si consiglia di lasciare il valore proposto Allegato a meno che non si proceda ad allegare più di un documento. Alla pressione del tasto OK si apre l interfaccia di scansione: Acquisito il documento da scanner selezionando Nuova Scansione verrà proposta una Preview del documento nella zona centrale. Confermare l operazione pigiando su Conferma. Il documento sarà quindi allegato alla pagina di protocollo.

21 L operazione di protocollazione è conclusa. Il documento viene automaticamente assegnato ad un responsabile dell ufficio Protocollo per la successiva operazione di assegnazione e classificazione. Chiudere quindi il documento selezionando la voce Chiudi dal menù in alto. Riassegnazione e Classificazione. Gli operatori appartenenti all ufficio protocollo troveranno ciascuno nella propria to-do list una riga corrispondente al documento protocollato. Al ritorno dalla segreteria generale occorre evidenziare la riga e procedere all operazione di Esegui. E disponibile l operazione di Prenota nel caso che un operatore si voglia avocare la gestione di un documento per ragioni di competenza. Pigiando Esegui si apre il documento protocollato con in allegato l immagine acquisita da scanner. Ora le operazioni possibili sul documento sono comprensive dell operazione di Messaggio, Classifica, Fascicola, Blocca, Archivia

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23 8- Invio di un Messaggio E possibile inviare un messaggio ad un destinatario interno con in allegato un collegamento al documento in oggetto. Il messaggio apparirà nella parte dedicata ai messaggi della WorkArea dell operatore.

24 9- Assegnazione del documento Il campo Responsabile del documento riporta l assegnazione temporanea all ufficio di protocollo e quindi all utente responsabile dell ufficio. La rassegnazione si effettua modificando il valore del campo responsabile procedendo a selezionare l utente dal controllo di anagrafica associato. Le modifiche saranno definitive alla selezione del pulsante Salva

25 L assegnatario si ritrova nella propria to do List una riga corrispondente al documento protocollato assegnatogli. Dovrà procedere alla classificazione, all eventuale blocco ed alla archiviazione finale del documento.

26 Classificazione Per procedere alla classificazione in base alle indicazioni ottenute dalla Direzione e/o Segreteria Generale occorre pigiare il collegamento Classifica. Si apre la pagina dell albero di classificazione. Navigare l albero a discesa fino a che non si identifica il documento con l icona rossa a triangolo nella posizione desiderata. Sulla selezione il documento verrà riclassificato nella posizione indicata e non più in PROTOCOLLI DA ASSEGNARE. (analogamente dicasi per i documenti dell archivio).

27 Fascicolazione In analogia con quanto detto per la Classificazione si procederà con la scelta del fascicolo dopo la pressione della scelta Fascicola

28 Blocca L operazione di Blocca rende immodificabile l intero documento fino a che l operatore bloccante o chi ne ha i permessi non procede ad effettuare uno Sblocca Archivia Selezionando Archivia l operatore esclude il documento da ulteriori lavorazioni e ne predispone la memorizzazione nell archivio centralizzato. Il documento sarà quindi ricercabile ma immodificabile.