CitySoftware PROTOCOLLO. Info-Mark srl

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1 CitySoftware PROTOCOLLO Info-Mark srl Via Rivoli, 5/ GENOVA Tel. 010/ Fax 010/ Sito internet:

2 SISTEMA DI PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA Realizzato in piena conformità con la normativa vigente, il sistema di protocollazione realizzato nell ambito della nuova suite Citysys è stato studiato e realizzato per fornire all Ente uno strumento che consenta non solo di protocollare manualmente i documenti dall ufficio Protocollo o dagli uffici autorizzati, ma anche di: Scaricare e protocollare direttamente la posta elettronica in arrivo, Protocollare e inviare direttamente la posta elettronica in partenza, Protocollare documenti firmati digitalmente senza doverli stampare, Associare anche più documenti alla stessa registrazione di protocollo (allegati), Inserire in una pratica i documenti in arrivo o in partenza al momento stesso della protocollazione o anche in tempi successivi, Interfacciarsi con altri applicativi anche di terze parti mettendo a disposizione di questi ultimi su web service, secondo lo standard DocArea le funzioni di protocollazione. Per questo possiamo definire questo software, più che un applicativo di Protocollo informatico, un vero e proprio Sistema di protocollazione a disposizione della gestione documentale dell Ente. Le operazioni di protocollazione possono essere demandate per intero all ufficio Protocollo sia per gli arrivi che per le partenze, oppure essere distribuite fra gli uffici opportunamente autorizzati. A questi uffici può essere data l autorizzazione di protocollare autonomamente solo la posta in partenza, oppure quella di protocollare anche la posta elettronica in arrivo sulle loro caselle di posta. La protocollazione della posta elettronica sia in arrivo che in partenza può inoltre essere effettuata in automatico anche direttamente dal software in uso nei vari uffici sfruttando i web services messi a disposizione dal sistema di protocollazione.

3 LA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Il sistema consente di protocollare sia documenti cartacei che documenti elettronici. Questi ultimi possono provenire da posta elettronica (certificata o meno) o da supporto magnetico o essere prodotti direttamente dagli uffici dell Ente e firmati digitalmente. le principali funzionalità del sistema di protocollazione sono: Garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in arrivo e in partenza Associare alla registrazione di protocollo anche l immagine del documento catturata direttamente da scanner in caso di documento cartaceo Garantire la sicurezza e integrità dei dati, non consentendo modifiche di quelli che la normativa considera non modificabili e tenendo lo storico di tutte le modifiche fatte su quelli modificabili Garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato Raccogliere in fascicoli i documenti protocollati che si riferiscono alla stessa pratica Scaricare direttamente la posta elettronica e selezionare i documenti da protocollare in automatico Consentire la protocollazione di documenti informatici firmati digitalmente Mettere a disposizione di altri applicativi, anche di fornitori diversi, le funzioni di protocollazione Gestire un registro di emergenza in caso di caduta del sistema Mantenere in linea un numero indefinito di anni per la consultazione

4 Gestire le autorizzazioni da assegnare in maniera selettiva agli utenti del servizio, sia a livello di protocollazione che di visura dei documenti Mettere a disposizione di tutti gli uffici un sistema di interrogazione dei documenti protocollati che consenta loro di effettuare facili ricerche nell ambito di quelli autorizzati,

5 Consentire la stampa del libro protocollo contenente tutte le informazioni registrate. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: Numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema, Data di protocollazione assegnata automaticamente dal sistema, Ora di protocollazione assegnata automaticamente dal sistema, Data e ora di ricevimento del documento, se diversa da quella di protocollazione, Oggetto del documento, Corrispondente principale (Mittente o Destinatario), Eventuali altri Corrispondenti Servizio di competenza, Eventuali altri servizi interessati, Classificazione (categoria e classe), Eventuale fascicolo in cui va inserito il documento protocollato. Eventuale riferimento precedente (documento cui è legato, ad es. ne è la risposta). Data e numero di protocollo assegnati dal mittente, se disponibili, per i documenti in arrivo, Tipo di documento (lettera, raccomandata, fax, , ecc.), Numero di pagine e numero di allegati, Eventuali note

6 Alla registrazione di protocollo è inoltre possibile associare anche l immagine del documento e di eventuali allegati. Se il documento è di tipo cartaceo il sistema di protocollazione consente di scannerizzarlo, insieme ad eventuali allegati, al momento stesso della protocollazione oppure in un secondo tempo. Tutti i documenti pervenuti per posta elettronica vengono associati automaticamente dal sistema alla relativa registrazione di protocollo. Sul documento cartaceo protocollato può essere apposto il timbro con numero e data, oppure essere richiesta dall operatore la stampa di una o più etichette da applicare. Al momento della protocollazione, o anche successivamente, l operatore può richiedere al sistema l invio automatico di una ai servizi interessati per comunicare loro l arrivo del documento e anche di stampare una ricevuta da consegnare al mittente che la richieda. Come previsto dalla normativa, numero e data di protocollo, mittenti o destinatari e oggetto non sono modificabili; in caso di errore la registrazione deve essere annullata. Dell annullamento restano memorizzati la data, l operatore che l ha effettuato e l eventuale provvedimento che lo ha autorizzato. In caso di modifica di tutti gli altri dati resta comunque memorizzato anche il dato precedente. Quest ultimo è visibile a richiesta dell operatore con l indicazione di chi ha effettuato la modifica e in quale data.

7 PROTOCOLLAZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA Il sistema consente di protocollare automaticamente sia la posta elettronica normale che quella certificata. La protocollazione della posta elettronica può essere affidata per intero all ufficio Protocollo, oppure essere in parte affidata anche ai servizi. Nel primo caso tutte le mail che arrivano ai servizi e che sono da protocollare vengono inoltrate da questi ultimi su una o più specifiche caselle dell ufficio protocollo che provvederà alla relativa protocollazione. Nel secondo caso si può assegnare ad alcuni servizi l autorizzazione a protocollare direttamente i documenti che arrivano sulle loro caselle di posta senza coinvolgere l ufficio protocollo. In ogni caso il sistema consente all operatore di scaricare i documenti da una casella di posta e scegliere, per ciascun messaggio, se: Eliminarlo : viene spostarlo in un cestino da cui può poi essere poi eliminato definitivamente o ripristinato Archiviarlo : viene spostato in un archivio contenente documenti che possono servire, ma non sono da protocollare Protocollarlo : viene completato dall operatore con i dati non ricavabili direttamente dalla mail e registrato dal sistema con assegnazione automatica del numero di protocollo e memorizzazione del messaggio con tutti i suoi allegati.

8 SERVIZIO DI PROTOCOLLAZIONE A DISPOSIZIONE DI ALTRI APPLICATIVI Il software del protocollo mette a disposizione di altre applicazioni dei web services organizzati secondo lo standard DocArea che consentono all applicativo stesso di passare al sistema di protocollazione il documento da protocollare firmato digitalmente ricevendone in risposta il numero di protocollo assegnato. Questo significa ad esempio che un documento pervenuto al SUAP può essere protocollato direttamente dal software che gestisce il SUAP interfacciandosi con il modulo DocArea del Protocollo. REGISTRO DI EMERGENZA Il sistema prevede inoltre la gestione del Registro di Emergenza cartaceo o informatico. In particolare il registro di emergenza informatico consiste nella installazione dello stesso software di protocollazione su un singolo PC; quando viene meno il collegamento con il server la protocollazione può avvenire sul PC locale mediante assegnazione di numeri provvisori. Al ripristino del collegamento con il server le registrazioni vengono riportate su quest ultimo in automatico con assegnazione del numero definitivo.

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