TRASPARENTE, SNELLA, ORGANIZZATA. Partire dal documento per dematerializzare i procedimenti amministrativi

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1 TRASPARENTE, SNELLA, ORGANIZZATA Partire dal documento per dematerializzare i procedimenti amministrativi

2 A CHE PUNTO SIAMO Cogliere opportunità le dell evoluzione normativa Dagli anni 90 l innovazione della Pubblica Amministrazione è stata incentivata da una progressiva evoluzione della normativa e degli strumenti informatici. La stessa informatizzazione, aprendo nuove possibilità nella gestione dei processi, dei procedimenti amministrativi e dei servizi, ha continuato ad alimentare l evoluzione normativa e tecnologica. In tale scenario, dematerializzare vuol dire cogliere l opportunità per ridisegnare i processi e per digitalizzare i procedimenti amministrativi al fine di introdurre elementi di semplificazione e di automazione che migliorino il lavoro quotidiano degli attori coinvolti, e quindi la capacità dell Ente di dare riposte più efficaci alle esigenze di cittadini ed imprese. Un approccio di questo tipo determina, infatti, concreti benefici nella gestione amministrativa e, conseguentemente, nelle capacità degli Enti di rispondere alle esigenze dei cittadini e delle imprese del territorio. Timeline della dematerializazione SEMPLIFICAZIONE TRASPARENZA AMMINISTRAZIONE DIGITALE DEMATERIALIZZAZIONE Dematerializzare è sempre più bello!

3 I vantaggi concreti I Benefici del Cambiamento Snellimento dell attività amministrativa grazie anche alla semplificazione nelle modalità di ricerca e accesso ai documenti Velocizzazione degli scambi documentali INTERNI E ESTERNI Razionalizzazione degli archivi e diminuzione delle copie cartacee Aumento della capacità di controllo determinata dalla gestione degli accessi ai sistemi e dalla completa tracciatura delle operazioni Per realizzare la loro piena efficacia, la semplificazione dei procedimenti e la revisione dei processi devono essere incentrate su soluzioni di gestione documentale rispondenti agli standard tecnici, archivistici e normativi, che garantiscano la corretta gestione dell intero ciclo di vita dei documenti, dalla produzione alla conservazione. Tale elemento è infatti propedeutico alla vera informatizzazione dei procedimenti e dei flussi documentali degli Enti, laddove il percorso digitale delle organizzazioni deve essere considerato come uno strumento e un metodo di miglioramento continuo che, partendo dalla automazione dei processi di registrazione, classificazione e fascicolazione, supporti l intero ciclo di vita del documento.

4 IL NOSTRO MODO DI RISOLVERE IL PROBLEMA Una Visione, Offering un Garantire la sicurezza e l integrità del sistema Garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata, in uscita e intra-ente Fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell adozione dei provvedimenti finali (gestione dei fascicoli procedimentali) Consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati Consentire, in condizioni di sicurezza, l accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di trattamento dei dati personali Integrare i documenti digitali con tutti i flussi informativi dell Ente Garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del Sistema di Classificazione d archivio adottato

5 Gli ingredienti del successo Cosa offriamo concreto in 5 PASSI PER EVOLVERE: Il nostro metodo STEP 1 Esame del contesto Incontriamo l Ente per fare il punto su quali siano i sistemi e i processi attualmente in uso. Assessment del contesto istituzionale e organizzativo Assessment dell impianto generale del sistema di gestione documentale, dei procedimenti e dei processi interni STEP 2 Rilevazione dell as is Analizziamo la struttura organizzativa dell Amministrazione - e i relativi processi di lavoro - al fine di metterla in correlazione con i cicli di vita dei documenti e delle pratiche, dalla loro creazione alla loro conservazione, in termini di ruoli, compiti, responsabilità delle risorse coinvolte, volumi e carichi di lavoro. STEP 3 Disegno del nuovo modello organizzativo Partiamo dalla mappatura dei procedimenti attuali e dei processi reali per disegnare un modello organizzativo e gestionale ottimizzato sulla base delle specifiche caratteristiche dell Ente. STEP 4 Costruzione del nuovo modello organizzativo In questa fase predisponiamo tutti gli elementi e gli interventi necessari all implementazione dei procedimenti e dei processi reingegnerizzati, quali ad esempio: Procedure operative Piano di classificazione Manuale di gestione del protocollo informatico e della tenuta dell archivio Manuale di conservazione Progettazione e realizzazione del sistema informativo documentale abilitante Progettazione, realizzazione e diffusione degli oggetti formativi e di comunicazione di supporto al change management STEP 5 Avvio del nuovo modello e monitoraggio dei risultati Supportiamo le Amministrazioni nel percorso di adozione del nuovo modello organizzativo e di monitoraggio del processo di cambiamento.

6 I NOSTRI CLIENTI po numeri un di! Con questo approccio abbiamo gestito progetti di dematerializzazione dei documenti e dei procedimenti amministrativi per: 5 Ministeri Oltre 3 Regioni 100 tra comuni e province 3 Enti di ricerca nazionale 2 Agenzie governative 5 ASL 1 Autorità amministrativa indipendente

7 Le nostre referenze Ripensare progetti i Il progetto PRO.SA Per la Regione Lazio stiamo realizzando - insieme al partner di RTI - PRO.SA, acronimo di Progetto di semplificazione amministrativa - dematerializzazione. Il progetto ha l obiettivo di disegnare un sistema che consenta l automatizzazione della gestione dei flussi documentali, e dei conseguenti flussi amministrativi, attraverso l utilizzo di un unica piattaforma modulare e integrata accessibile via web da un solo ambiente di lavoro. Obiettivi ASSICURARE LA GESTIONE COMPLETAMENTE DIGITALE DI TUTTI I DOCUMENTI DELL ENTE RIVEDERE E AUTOMATIZZARE I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI CONNESSI CREARE UN UNICO AMBIENTE PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Cosa Il sistema sarà sviluppato con un ottica documento-centrica a partire da Folium, il prodotto Dedagroup standard di mercato per la gestione del protocollo informatico e la conservazione sostitutiva. Il progetto riguarderà poi la profonda revisione dei procedimenti amministrativi della Regione Lazio attraverso una metodologia di innovazione e cambiamento con approccio incrementale. Gli step previsti sono: Definizione del perimetro di applicazione della reingegnerizzazione dei processi e degli obiettivi strategici dell attività; Diagnosi delle criticità e delle priorità per individuare, attraverso l analisi della situazione attuale e la modellazione dei processi da reingegnerizzare, le principali differenze rispetto alle esigenze dei fruitori e le conseguenti priorità di intervento; Riprogettazione dei processi attraverso l applicazione di metodologie e strumenti peculiarmente utilizzati in questo ambito. In tale fase assume particolare importanza la preparazione della gestione del cambiamento, ovvero la messa a punto di tutte le precondizioni e gli interventi necessari al passaggio dalla riprogettazione alla realizzazione del nuovo processo e del nuovo sistema informatico, e quindi all attuazione vera e propria del cambiamento organizzativo. Il progetto in cifre Riorganizzazione profonda dei processi dell Ente con il coinvolgimento dei dipendenti della Regione Lazio Dematerializzazione di 1 milione di documenti all anno 6 procedimenti ora in corso di analisi 30 incontri con il management di Regione Lazio già effettuati

8 Le nostre referenze Gestione dei flussi documentali Il progetto FlowER Nell ambito del progetto FlowER (Flussi documentali digitali per l Emilia-Romagna) abbiamo lavorato - in partnership con le altre aziende del RTI - per supportare la Regione Emilia-Romagna nell ideazione e nella realizzazione di un programma regionale finalizzato alla definizione e all attuazione di un modello di dematerializzazione dei procedimenti e dei documenti condiviso tra tutte le Amministrazioni del territorio. Obiettivi Accompagnare gli EE.LL. nei processi di cambiamento generati dal ripensamento dei propri flussi in ottica digitale Diffondere metodi e strumenti comuni per standardizzare e fare sistema territoriale Favorire un processo di dematerializzazione che garantisca una corretta gestione documentale digitale Semplificare le procedure per migliorare il lavoro degli operatori dell amministrazione e i servizi offerti agli utenti finali Evolvere le infrastrutture tecnologiche degli Enti in logica di integrazione dei sistemi Cosa Il programma si compone di strumenti e metodi per accompagnare gli Enti Locali nella dematerializzazione dei propri flussi documentali, aiutandoli così nell attuazione del modello di gestione documentale (Ge.Doc) della Regione Emilia-Romagna. Per rispondere a tale esigenza abbiamo proposto alla Regione Emilia-Romagna una metodologia di ridisegno dei flussi documentali che permette di scomporre i procedimenti amministrativi in sotto-processi semplici, supportando in tal modo la mappatura dell intero ambito analizzato e l individuazione di tutti i collegamenti e gli automatismi attivabili tra i diversi iter procedimentali. Abbiamo poi messo a disposizione di tutti gli EE.LL. coinvolti un applicativo web dedicato (FloWEB) con cui ciascuno di essi ha potuto verificare l efficacia delle scelte organizzative e di gestione documentale effettuate. A seguito della fase di analisi e riprogettazione, gli EE.LL. sono stati affiancati anche nel ridisegno dei processi in linguaggio BPMN2, con l obiettivo di rendere orchestrabili i procedimenti dai motori di workflow, e introducendo nei ridisegni forti elementi di semplificazione e di automazione dei processi finalizzati al miglioramento del lavoro quotidiano di tutti gli operatori coinvolti e, conseguentemente, delle riposte che gli Enti offrono ai cittadini e alle imprese del territorio. Il progetto in cifre 82EE.LL. coinvolti Circa 200 incontri di lavoro svolti sul territorio 44 procedimenti disponibili, a prova di norma e standardizzati, riguardanti 33 diverse tipologie e afferenti a 9 ambiti di servizio Oltre ore in affiancamento e supporto consulenziale erogate in loco Oltre 500 persone degli EE.LL. complessivamente coinvolte nelle attività di progetto

9 Le nostre referenze Gestione Archivistica IL PROGETTO INPM Abbiamo aiutato l INPM (Istituto Nazionale per la promozione della salute delle popolazioni Migranti e il contrasto delle malattie della Povertà), struttura pubblica multidisciplinare dedicata all assistenza socio-sanitaria ai cittadini italiani e stranieri, a riorganizzare profondamente il proprio sistema di archivio corrente e di deposito, a definire uno specifico titolario di classificazione e ad implementare un sistema informatico per la gestione documentale. Obiettivi Predisporre strumenti archivistici e organizzativi che garantiscano la corretta sedimentazione dei documenti Garantire l accesso e l accessibilità alla documentazione Implementare un sistema per la gestione dei flussi documentali utile alla governance dell intero patrimonio informativo fisico e digitale dell Ente Salvaguardare la sicurezza e l integrità dei documenti registrati Cosa Abbiamo collaborato con le strutture e le direzioni coinvolte per attuare un analisi dei flussi relativi ai documenti ricevuti e prodotti dall Ente così da definire: la loro possibile o necessaria registrazione sul registro ufficiale di protocollo o su repertori specifici; i dati e i metadati utili e necessari per una corretta gestione documentale; le modalità di formalizzazione ed esecuzione delle assegnazioni agli uffici competenti. Il progetto in cifre 40 ore di incontri con il management per definire le tipologie documentali gestite e per redigere il titolario di classificazione 10 giorni di analisi per la definizione dei flussi di protocollo 15 giorni per l analisi e la stesura del manuale di gestione 150 dipendenti coinvolti 40 ore di formazione

10 VISIONE OLISTICA Gestiamo tutta filiera la Consulenza Le norme e le tecnologie da sole non cambiano le organizzazioni. Attraverso un attenta fase di valutazione di costi e benefici e di benchmarking profondo, aiutiamo gli Enti a rivedere il proprio modo di lavorare. Offriamo loro un approccio consulenziale con cui li aiutiamo a cambiare, progettando sistemi organizzativi e informatici innovativi pienamente aderenti alle esigenze degli utenti che li usano e alle normative vigenti. Progetti e soluzioni Ci occupiamo di analisi, progettazione e sviluppo software customizzato. Offriamo inoltre un insieme di soluzioni software proprietarie tra le più diffuse nel contesto PA, come Folium, già standard di riferimento per molti Enti centrali tra cui, ad esempio, il Ministero dello Sviluppo Economico, il Dipartimento dei Vigili del fuoco, del Soccorso pubblico e della Difesa civile (Ministero dell Interno) e il Ministero dell Ambiente e della tutela del mare e del territorio. Il nostro offering include anche la soluzione Proton, attualmente in uso presso uno dei maggiori gruppi ferroviari italiani, per cui gestiamo l intero patrimonio informativo. Folium - oltre 140 installazioni Proton - più di utenti, oltre 6 milioni di documenti gestiti Civilia e Evol-x: oltre 500 installazioni del modulo protocollo, oltre 500 installazioni del modulo atti formali

11 Gestione del cambiamento Accompagniamo le amministrazioni sulla strada del cambiamento. Lo facciamo grazie all esperienza acquisita sul campo in contesti applicativi molto eterogenei, dalla Pubblica Amministrazione Centrale alle aziende Farmaceutiche e del Fashion, dalle aziende di Trasporto al mondo delle Utility. è grazie a queste competenze che abbiamo messo a punto la nostra specifica metodologia, caratterizzata dall analisi e dalla valutazione della vision del cambiamento, dall individuazione dei soggetti - utenti e stakeholder - coinvolti nel progetto, dalla mappatura e valutazione del loro specifico apporto e ruolo nell iniziativa di cambiamento. Per coinvolgerli, uno ad uno, in questo percorso da fare insieme. Tecnologie e servizi in cloud Dedagroup CAST (Cloud, Applicativi, Servizi e Tecnologia) è la nostra divisione dedicata alla Business Technology e all IT Transformation. CAST è certificata ISO 27001:2005 nell ambito dell erogazione di servizi Cloud e gestione dei Datacenter e può contare su partnership consolidate con i maggiori vendor di mercato quali IBM, EMC 2, Cisco, DELL e WMware.

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