GESTIONE DEI DOCUMENTI E DEI DATI

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1 I.T.C.S. ERASMO DA ROTTERDAM Via Varalli, BOLLATE (Mi) Tel /75 Fax MITD C.F PROCEDURE GENERALI PER LA GESTIONE DELLA QUALITÀ Pag. 1 / 10 GESTIONE DEI DOCUMENTI E DEI DATI Indice: 1 - Scopo 2 - Riferimenti 3. - Disposizioni generali 4. - Identificazione dei documenti 5. - Gestione dei documenti del Sistema della Qualità 6. - Gestione dei documenti e dei dati prodotti nell erogazione del servizio 7. - Gestione della documentazione di origine esterna 8. - Controllo delle registrazioni della qualità N. REV. DATA MOTIVO DELLA 0 26/05/03 Prima emissione 1 16/03/05 Aggiornamenti riferimento a norma UNI 2 07/04/10 Aggiornato sistema di diffusione documenti SGQ tramite rete interna e ridefinito gestione back-up del s.i. 3 08/03/11 Integrato con riferimenti al DVR e DPS ed elenco documenti origine esterna VERIFICATO APPROVATO Responsabile Gestione Qualità Direzione Scolastica Numero: 3 Sito:

2 Pag. 2 / Scopo La presente procedura descrive le modalità attuate dall I.T.C.S. E. DA ROTTERDAM per identificare, elaborare, verificare, approvare ed emettere la documentazione del SGQ. 2 - Riferimenti Manuale di Gestione della Qualità - MGQ Disposizioni generali La documentazione del SGQ è vincolante nella sua applicazione per tutte le funzioni aziendali ed è da considerarsi ufficialmente valida solo se strutturata, codificata, verificata ed approvata secondo quanto descritto nella presente procedura. Tale documentazione include: La politica per la qualità con i relativi obiettivi e i progetti di miglioramento Il manuale per la gestione del sistema qualità Le procedure documentate e le istruzioni per la gestione del sistema qualità Le registrazioni della qualità 4 Identificazione dei documenti Manuale della qualità, Procedure, Regolamenti Pagina di identità Costituisce la prima pagina di ogni documento e riporta le informazioni che seguono atte ad individuare gli elementi che lo caratterizzano. a) intestazione: è costituita da: il logo dell I.T.C.S. E. DA ROTTERDAM ; il tipo di documento (Manuale di Gestione della Qualità, Procedura della Qualità, Regolamenti di Istituto). b) codice documento: MGQ = Sezione del manuale di Gestione della Qualità; PdQ = Procedure generali per la Gestione della qualità ; ReG = Regolamento di Istituto. c) numero progressivo: per le sezioni del MGQ il riferimento alla numerazione della UNI EN ISO 9001; PdQ primo gruppo numerico riferito alla sezione del MGQ (es. PdQ 4.1 è riferito alla sezione 4 del MGQ) secondo gruppo numerico numero progressivo della procedura relativo alla sezione di riferimento. d) Numero di pagine

3 Pag. 3 / 10 e) titolo del documento: occorre indicare in modo sintetico e completo il contenuto del documento. f) indice: occorre riportare la numerazione e la descrizione data ai paragrafi all interno del documento. g) matrice delle revisioni: riporta il numero progressivo delle revisioni, la data di emissione delle stesse e la descrizione sintetica delle modifiche. h) Visti di redazione, verifica ed approvazione: spazi destinati ad accogliere la sigla di coloro che redigono, verificano ed approvano il documento. i) indice di revisione: numero progressivo della revisione e data; Pagine successive Le informazioni da riportare sono quelle descritte alle lettere a) b) c) d) e i) del punto precedente. Inoltre nella redazione delle sezioni del MGQ e delle PdQ devono essere riportati: lo scopo del documento i riferimenti: documenti da cui si trae ispirazione nella stesura del documento l argomento: disposizioni, responsabilità, tempistiche, registrazioni da produrre Modulistica I moduli facenti parte del SGQ (sia su supporto cartaceo che informatico) sono identificati da: a) codice alfanumerico composto da: le lettere che identificano la funzione di Istituto che predispone o utilizza il modulo: Mod. DS: Direzione Scolastica; Mod. RQ: Qualità; Mod. VI: Vicariato; Mod. DSGA: Direzione amministrativa Mod. SA: Segreteria amministrativa; Mod. SD: Segreteria docenti; Mod. SS: Segreteria studenti b) numero progressivo / numero di revisione. Esempio: Mod. RQ 01/1. I moduli di tipo informatico possono essere utilizzati, dove necessario, anche in forma cartacea.

4 Pag. 4 / 10 Eventuale modulistica preesistente non codificata secondo i criteri sopra descritti potrà essere utilizzata fino ad esaurimento scorta. 4.3 Circolari Le circolari sono emesse per informare il personale in merito a variazioni del servizio stesso e devono essere redatte sul modulo CIRCOLARI (Mod.DS01) o COMUNICAZIONE (Mod. RQ13). La Circolare deve essere numerata progressivamente, contenere tutti gli elementi di carattere informativo, la data e la firma di chi la emette. 4.4 Documento Valutazione Rischi e Documento programmatico per la Sicurezza Il Documento Valutazione Rischi (DVR) redatto in conformità al Decreto Legislativo 81/2008 e s.m.i. e il Documento programmatico per la Sicurezza redatto in conformità al Decreto Legislativo 196/2003, viene predisposto da società esterna ed è archiviato presso DS. DS deve assicurare l aggiornamento degli stessi in armonia alla legislazione vigente Gestione dei documenti del SGQ Elaborazione, verifica, approvazione ed emissione dei documenti del SGQ Le fasi precedenti alla distribuzione dei documenti del sistema qualità sono le seguenti: ELABORAZIONE: fase di studio e stesura dei documenti; viene effettuata da parte delle funzioni responsabili dei diversi settori dell Istituto. VERIFICA: questa fase può essere suddivisa nelle seguenti attività: correzione dei documenti, analisi del rispetto dei requisiti della norma di riferimento (per il MGQ e le PdQ) analisi del rispetto dei requisiti delle leggi di riferimento APPROVAZIONE: fase finale di presa visione e autorizzazione all emissione da parte della Direzione dei documenti del SGQ. EMISSIONE: entrata in vigore e successiva fase di distribuzione dei documenti del SGQ ai destinatari. Lo schema seguente riassume le responsabilità delle funzioni aziendali con riferimento all elaborazione, verifica, approvazione ed emissione dei documenti del SGQ. Tipo documento Elaborazione Verifica Approvazione Emissione Politica Qualità RGQ DS DS DS MGQ RGQ RGQ DS RGQ

5 Pag. 5 / 10 PdQ Funzioni +RGQ RGQ DS RGQ Regolamento d Istituto CdI RGQ DS + CdI RGQ POF Funzione Strumentale DS, RGQ DS DS Carta dei Servizi DS DS, RGQ DS DS DVR DS+Esterno DS, RSPP DS DS DPS DS+Esterno DS DS DS Modulistica Funzioni +RGQ RGQ DS RGQ E cura di RGQ tenere aggiornata la Mappa della documentazione del SGQ (Mod. RQ02) dove sono riportate le seguenti informazioni per ciascuna tipologia di documento: Manuale per la Gestione Qualità: indice edizione, indice revisione del documento e per ogni MGQ indice e data revisione. Procedure Generali per la Gestione della Qualità: cod. PdQ, DVR e DPS, indice di revisione, data revisione, titolo. Regolamento d Istituto: codice ReG, indice di revisione, data revisione, titolo Modelli (Mod.): codice modelli, indice revisione, data revisione, titolo. Nel Mod. RQ02 non vengono indicate la Politica della qualità ed i progetti di miglioramento. Ad esclusione della modulistica e della Politica, nel frontespizio dei documenti di cui sopra, è prevista la firma di chi verifica e di chi approva i documenti stessi. L approvazione della modulistica viene formalizzata sulla Mappa dei documenti del SGQ (Mod.RQ02) predisposta da RGQ e approvata da DS. 5.2 Distribuzione La distribuzione dei documenti del SGQ avviene: - in forma controllata: al destinatario viene assicurato l aggiornamento automatico del documento. - in forma non controllata: al destinatario non viene assicurato l aggiornamento automatico del documento che pertanto ha validità alla sola data di emissione Distribuzione interna I documenti del SGQ vengono resi disponibili a tutte le funzioni attraverso la rete del s.i.. RGQ deve mantenere aggiornata la documentazione nell apposita cartella Scambio/Condivisa/Qualità presente nel server d Istituto. L accesso ai documenti è limitato alla sola lettura.

6 Pag. 6 / 10 Ad ogni aggiornamento della documentazione RGQ deve richiedere al Responsabile della rete informatica di procedere ad emettere un avviso, visibile ad ogni utente del s.i., in cui viene riportato i/i documento/i aggiornato/i. La richiesta avviene in forma controllata con accusa di ricevuta utilizzando il Modulo di distribuzione documenti SGQ ( Mod. VI01) E' cura di ogni responsabile di funzione, distruggere eventuali copie cartacee prodotte Distribuzione esterna E prevista la sola distribuzione esterna, in forma controllata, del MGQ all Organismo di Certificazione. Eventuali copie del MGQ possono essere trasmesse a chi ne faccia richiesta solo in forma non controllata. La trasmissione di eventuali copie controllate deve essere approvata dal DS. La distribuzione del Regolamento agli studenti (maggiorenni) e/o ai genitori (per studenti minorenni) avviene in forma controllata, con riscontro firmato per ricevuta sul libretto delle assenze. In caso di distribuzione esterna in forma controllata è cura del destinatario distruggere le copie superate Archiviazione E cura di RGQ archiviare le copie originali del MGQ, delle PdQ, del Regolamento e della modulistica. RGQ deve conservare, ad esclusione della modulistica, una copia dei documenti superati, in formato elettronico in apposita cartella documento superato per evitare ogni possibilità di errore. E cura di DS archiviare le copie originali del DVR e del DPS Modifiche e revisioni L aggiornamento della documentazione del SGQ è garantito da RGQ. Le richieste di modifica possono essere fatte pervenire a RGQ da tutte le funzioni, quando ne scaturisce la necessità, o durante le verifiche ispettive interne e il Riesame di Direzione. Per essere accettate, le richieste di modifica devono contenere tutte le informazioni necessarie di carattere tecnico o gestionale. Le modifiche sono evidenziate solo sull ultima revisione apponendo una barra verticale a destra del testo modificato. La natura della revisione deve essere descritta nell apposita matrice inserita sulla prima pagina del documento, ove previsto.

7 Pag. 7 / 10 Nello stesso tempo viene innalzato di un numero l indice di revisione posto in calce ad ogni pagina del documento, ove previsto. Una volta approvati i documenti revisionati vengono resi disponibili ai destinatari secondo quanto descritto al precedente paragrafo 5.2. L aggiornamento del DVR e del DPS è garantito da DS che si avvale della collaborazione di Società esterne Riedizione Il MGQ è soggetto a nuova edizione quando si manifesta una delle seguenti condizioni: cambiamento della normativa di riferimento; modifica della struttura del documento. La riedizione deve essere evidenziata innalzando di un numero l indice dell edizione e allo stesso tempo azzerando l'indice delle revisioni. L iter di riedizione di un documento del SGQ segue quanto descritto ai precedenti paragrafi 5.2 e Gestione dei documenti e dei dati prodotti nell erogazione del servizio I dati e i documenti prodotti nell erogazione del servizio sono gestiti mediante sistema informatico o su supporto cartaceo. Le competenze, le responsabilità, le modalità per l elaborazione, la redazione, l approvazione, la distribuzione, le modifiche, le revisioni, l archiviazione dei documenti e dei dati prodotti per l erogazione ed il controllo del servizio sono trattate nelle PdQ che fanno riferimento alla natura dell attività svolta. La necessità di nuove procedure informatiche viene definita da DS o DSGA (procedure gestionali/amministrativo), CD (programmi didattici). I requisiti della nuova procedura informatica devono essere coerenti con il sistema. La seguente tabella elenca gli archivi informatici (anagrafiche) gestiti nei diversi settori scolastici che hanno rilevanza sulla qualità dei servizi erogati, le stampe prodotte, i responsabili dell aggiornamento delle anagrafiche e gli utilizzatori dei dati in esse inseriti. anagrafiche: Studenti Clienti Docenti Anagrafica/stampa Respons. Aggiorn.to Utilizzatori Fornitore software SS SA SD

8 Pag. 8 / 10 Anagrafica/stampa Respons. Aggiorn.to Utilizzatori SA CD CD, Studenti Fornitori Tabelloni scrutini Libri di testo stampe: elenco studenti elenco classi elenco docenti SS SS SD (*) limitatamente ai campi di propria competenza DS, VI, CD DS, VI, CD DS, VI, DSGA Per una corretta gestione delle procedure informatiche, gli utilizzatori delle stesse possono consultare, quando necessario, i manuali operativi predisposti dal fornitore di software. L'accesso alle procedure è protetto da password personali. Per alcune di esse è inoltre prevista la registrazione degli accessi (data e ora di entrata e uscita, utente e procedura utilizzata). L elenco delle password è conservato a cura del DS ai sensi della legge 196/03 privacy. La conservazione dei dati è consentita da operazioni giornaliere di salvataggio automatico effettuate: sui personal computer periferici nei quali sono installate le procedure relative; sul disco del server principale di rete; su unità rimovibili di backup inserite mensilmente a cura di AT(Aiutante Tecnico) nel server principale di rete. Le unità rimovibili di backup, opportunamente identificate, sono conservate a cura di DSGA in apposito armadio. L'aggiornamento delle procedure informatiche è garantito da un contratto di assistenza stipulato con il fornitore di software Gestione della documentazione di origine esterna La documentazione di origine esterna, a cui l I.T.C.S. E. DA ROTTERDAM fa riferimento per lo svolgimento della propria attività, viene definita dalla Direzione Scolastica. SD ricevuti i documenti di origine esterna vi appone il timbro con la data di ricevimento e assegna un numero di protocollo; dopo averli trasmessi a DS per il controllo e l assegnazione del destinatario, provvede alla loro distribuzione.

9 Pag. 9 / 10 La seguente tabella definisce la tipologia dei documenti gestiti in I.T.C.S. E. DA ROTTERDAM e il responsabile dell archiviazione e dell interpretazione e diffusione ai responsabili interessati: Tipologia di documenti Legislazione cogente specifica; Codice Civile; Regolamenti Regionali; Regolamenti Europei; Norme per la sicurezza; Norme per la gestione della qualità (vedi MGQ 02); Regolamenti dell Istituto di certificazione Reclami studenti, genitori Documentazione per l assunzione del personale Documentazione per l iscrizione degli allievi Circolari Ministeriali Responsabile Archiviazione DS DS DS DS DS RGQ RGQ SS SD SS DS, DSGA A seconda della fonte emittente, l'aggiornamento può avvenire per: abbonamento: l ente emittente invia direttamente le informazioni di aggiornamento su supporto cartaceo, su supporto magnetico o via telematica (internet), per iniziativa del settore emittente abbonamento con associazioni di categoria attraverso circolari informative o banche dati telematiche; abbonamento con società che forniscono, attraverso posta elettronica, il servizio di avviso delle modifiche di leggi e normative; consultazione di siti web specifici: La distribuzione ai settori scolastici interessati deve essere effettuata da DS rispecchiando le tabelle di cui sopra. Gli enti destinatari sono responsabili di distruggere le copie superate. L'archiviazione dei documenti avviene su supporto cartaceo (se l informazione perviene mediante bollettini o stampati) o su supporto magnetico (se l informazione perviene mediante disco magnetico).

10 Pag. 10 / 10 Al fine di verificare il possesso delle normative e della legislazione aggiornata si deve fare riferimento alle banche dati dei siti sopra menzionati.

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