L ACQUISIZIONE E LA GESTIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI

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1 L ACQUISIZIONE E LA GESTIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI DOCUSOFT integra una procedura software per la creazione e l'archiviazione guidata di documenti in formato elettronico (documenti Microsoft Word, fogli di calcolo Microsoft Excel, presentazioni Microsoft Powerpoint ). È possibile tenere sotto controllo tutto l'iter della creazione e gestione del documento: Creazione secondo modelli prodotti da qualsiasi applicazione Microsoft Windows Gestione delle bozze Salvataggio del documento con un nome assegnato dall utente o tenendo conto del tipo di documento, del livello di revisione, dell'anno e del numero di protocollo e del settore aziendale che ha creato il documento. Stampa, revisione del documento, invio per posta elettronica e generazione di immagini a complemento e/o in sostituzione del documento originario. Per poter acquisire i documenti in formato elettronico è necessario che il modulo aggiuntivo DOCUSOFT ACTIVE DOCUMENTS sia installato. Sarà possibile acquisire i documenti elettronici se DOCUSOFT è in modalità dimostrativa. ATTIVAZIONE DELLA FUNZIONALITÀ DOCUMENTI ELETTRONICI Se il modulo aggiuntivo DOCUSOFT ACTIVE DOCUMENTS è installato, per attivare la funzionalità documenti elettronici nella finestra iniziale premere Utenti. Nella successiva finestra premere Attivazione funzionalità. Si apre la finestra Barrare la casella Documenti elettronici e premere Ok. La funzionalità sarà attivata per l archivio corrente. OPZIONI PER L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI Nella finestra iniziale premere Acquisisci (il secondo da sinistra). Nella successiva finestra premere Opzioni. Si apre la finestra

2 Per selezionare la directory predefinita dei modelli di documento premere in corrispondenza della casella di testo Directory modelli. Un modello di documento non è altro che un documento contenente il layout di base dal quale partire per creare nuovi documenti. In genere la directory dei modelli è condivisa da tutti gli utenti. Per selezionare la directory predefinita delle bozze di documento premere in corrispondenza della casella di testo Directory bozze. Un documento si trova allo stato di bozza finché l utente non decide di archiviarlo definitivamente. In genere ogni utente ha una propria directory delle bozze. Per aprire il documento appena prima di archiviarlo barrare la casella Apri documento. In genere questo è necessario se si vuole aggiungere al documento un informazione importante come può essere la data e il numero di protocollo. Per inserire automaticamente negli appunti di Microsoft Windows una combinazione di informazioni (frase) barrare la casella Copia frase negli appunti. Il formato frase mostrato nella figura è quello predefinito (da notare che l informazione deve essere racchiusa tra i delimitatori << e >>). Le informazioni utilizzabili sono le seguenti: <<CAMPO CHIAVE DOCUMENTO>> <<DATA PROTOCOLLO GENERALE>> <<NUMERO PROTOCOLLO GENERALE>> <<NOME DOCUMENTO>> Un qualsiasi campo chiave documento. Inserire tra << e >> il titolo del campo tutto maiuscolo (es. OGGETTO o DATA DOCUMENTO) La data di protocollo generale Il numero di protocollo generale Il nome con il quale il documento elettronico sarà salvato E possibile concatenare più informazioni. Saranno comunque scartate quelle vuote. Per scegliere il tipo di archiviazione del documento attivare uno dei pulsanti di opzione NON CREARE IL RIFERIMENTO AL FILE Non sarà creato alcun riferimento al documento elettronico nell archivio. Sarà possibile creare l immagine del

3 SALVA IL FILE USANDO IL SUO NOME ORIGINALE, SALVA IL FILE SALVA IL FILE USANDO TIPO, ANNO E NUMERO PROTOCOLLO, SETTORE E REVISIONE documento elettronico utilizzando una stampante virtuale se questa è installata nel sistema. Il documento elettronico sarà salvato con lo stesso nome che aveva quando era ancora in fase di bozza. Il documento elettronico sarà salvato utilizzando i dati inseriti dall utente. I dati utilizzabili sono i seguenti TIPO DOCUMENTO ANNO PROTOCOLLAZIONE NUMERO PROTOCOLLO GENERALE LIVELLO DI REVISIONE (A Z) SETTORE Per utilizzare i dati TIPO DOCUMENTO e SETTORE aggiungere due campi chiave documento utilizzando questi stessi nomi come titolo Per impostare le regole di assegnazione del nome al documento da archiviare premere Regole assegnazione nome. Si apre la finestra Se, per esempio, sono barrate le caselle Anno, Protocollo generale e Revisione un documento Microsoft Word, protocollato il 01/01/2012 con numero 1 e livello di revisione A, il nome del documento archiviato sarà A.DOC. Le caselle Tipo documento e Settore sono attivate se sono stati rispettivamente definiti campi chiave documento con lo stesso nome. ACQUISIZIONE DI NUOVI DOCUMENTI ELETTRONICI Nella finestra iniziale premere ACQUISISCI (il secondo da sinistra). Si apre la finestra

4 Sezione CREAZIONE DOCUMENTO Per selezionare il modello da utilizzare per creare la bozza di documento premere corrispondenza della casella di testo Nome modello. Si apre la finestra in Scegliere il modello e premere Ok. Per creare un nuovo modello di documento fare click con il pulsante destro del mouse nell area dei file e scegliere il tipo di documento nel menu Nuovo (per esempio Nuovo > Documento di Microsoft Word ). Per creare una bozza di documento in base al modello selezionato nella casella di testo Nome modello premere Crea bozza. Si apre la finestra

5 Inserire nella casella di testo Nome bozza il nome della bozza e premere Salva. Per aprire il modello selezionato nella casella di testo Nome modello premere Apri. Per stampare il modello selezionato nella casella di testo Nome modello premere Stampa. Per inviare per posta elettronica il modello selezionato nella casella di testo Nome modello premere Invia. Per eliminare il modello selezionato nella casella di testo Nome modello premere Elimina. Sezione ARCHIVIAZIONE DOCUMENTO Per archiviare il documento selezionato nella casella di testo Bozza / Documento premere Archivia. Si avvia l autocomposizione per l archiviazione dei documenti elettronici simile a quella per l acquisizione delle immagini tranne che per l ultima finestra. Per copiare negli appunti (clipboard) di Microsoft Windows la frase impostata nella relativa casella di testo barrare la casella Copia frase negli appunti. Per aprire il documento elettronico prima dell archiviazione barrare la casella Apri documento. In genere questa opzione è usata in associazione con quella di cui al punto precedente per aggiungere al documento il numero e la data di protocollo precedentemente inseriti negli appunti di Microsoft Windows. Per spostare il documento nella directory di archiviazione predefinita (generalmente nel server di rete) selezionare il pulsante di opzione Sposta documento nella directory di archiviazione predefinita. Per fare il modo che il documento sia solo copiato nella directory di archiviazione predefinita selezionare il pulsante di opzione Copia documento nella directory di archiviazione predefinita.

6 9 Per creare dal documento elettronico un'immagine visualizzabile da DOCUSOFT barrare la casella Crea immagini documento. Nel sistema deve essere installata e correttamente impostata una stampante virtuale. Per impostare l eventuale stampante virtuale installata nel sistema premere Opzioni stampante virtuale. Premere Ok per archiviare il documento oppure Annulla per rinunciare all operazione. RICERCA E VISUALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI I documenti elettronici si trovano e gestiscono nello stesso modo dei documenti acquisiti con gli altri metodi offerti da DOCUSOFT. Aprire la lista dei documenti per accedere alla gestione dei documenti elettronici. Se ad un record della lista è associato un documento elettronico nella colonna Nome documento elettronico è mostrato il nome del file. Per aprire un documento elettronico in sola lettura selezionare Apri nel menu Elettronici o premere. In alternativa è possibile aprire il documento elettronico facendo doppio click sul corrispondente record della lista. Per attivare quest ultima funzionalità barrare la casella Apri documento elettronico (se presente) (Menu Servizi > Opzioni > Sezione Liste ). Il documento sarà aperto e sarà visualizzata la seguente finestra di dialogo Per stampare un documento elettronico selezionare Stampa nel menu Elettronici o premere Per inviare un documento elettronico per posta elettronica selezionare Invia nel menu Elettronici Per aprire un documento elettronico in modo da poterlo modificare selezionare Apri per la modifica nel menu Elettronici. Il documento sarà aperto e sarà visualizzata la seguente finestra di dialogo Per esportare un documento elettronico salvandolo eventualmente con un nome diverso da quello di archiviazione selezionare Salva con nome nel menu Elettronici Per creare un nuovo documento usando come modello quello correntemente selezionato nella lista o creare una revisione del documento correntemente selezionato nella lista selezionare Crea bozza / nuova versione nel menu Elettronici Per aggiornare l immagine del documento correntemente selezionato nella lista selezionare Crea / Aggiorna immagine nel menu Elettronici Per rinominare un documento elettronico selezionare Rinomina nel menu Elettronici. È mostrata una finestra di dialogo che richiede l inserimento del nuovo nome da dare al file. Per visualizzare le proprietà del documento elettronico selezionare Proprietà nel menu Elettronici

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