Tecnoteam. Servizi integrati per l organizzazione aziendale

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Eloisa Sacco
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1 Tecnoteam Servizi integrati per l organizzazione aziendale 1

2 La Tecnoteam in breve Data di nascita: gennaio 1994 Soci: 2 Consulenti: 18 Attività principali della nostra Società: PROGETTAZIONE ED EROGAZIONE DI SERVIZI DI CONSULENZA NELL AMBITO DELL ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, DELLA QUALITA, DELL AMBIENTE, DELLA SICUREZZA E DELLA RESPONSABILITA SOCIALE. 2

DI SERVIZI DI CONSULENZA NELL AMBITO DELL ORGANIZZAZIONE AZIENDALE,

3 IL NOSTRO CERTIFICATO 3

4 Settori certificati Formazione Legno e 3% Arredamento Impiantisti 5% Elettrici Chimica 1% Agroalimentare 2% 6% Edilizia Elettronica 34% 5% Servizi 22% Grafica e Cartotecnica 4% Meccanica 12% Impiantisti Termoidraulici 6% 4

6% Edilizia Elettronica 34% 5% Servizi 22% Grafica e

5 Organismi di certificazione con cui abbiamo operato UNITER 1% CERTIQUALITY 3% IGQ 1% SQS 4% BVQi 10% altri OdC 3% ICIM 8% TUV 12% ICILA 3% SINAL 1% IIP 1% IMQ 23% CERMET 4% DNV 5% RINA 21% 5

6 Il risultato più importante La Certificazione della Box Marche S.p.A. in riferimento ai requisiti delle Norme ISO 9001/ISO 14001/OHSAS18001 /SA 8000/Registrazione EMAS. Campo di applicazione: Progettazione e produzione di scatole, astucci, fasce ed espositori litografati in cartoncino teso e microonda accoppiata. 6

7 GESTIONE DEI DOCUMENTI: I VANTAGGI GESTIONALI ED ECONOMICI DI UN SISTEMA INFORMATICO 7

8 Le Norme di riferimento ISO 9001 Ed.00; ISO Ed.04; OHSAS Ed.99; SA 8000 Ed.01. 8

9 Le problematiche la prima espressione da parte della direzione generale di un impresa durante l implementazione di un sistema di gestione è: TROPPA CARTA!!!!!! 9

10 Definizioni per la ISO 9000 Documento Informazioni con il loro mezzo di supporto. Il mezzo di supporto può essere: carta, nastro magnetico, disco elettronico od ottico, fotografia, campione di riferimento ecc. 10

11 Definizioni per la ISO 9000 Registrazione Documento che riporta i risultati ottenuti o fornisce evidenza delle attività svolte 11

12 Valore della documentazione La documentazione consente la comunicazione degli intenti e la coerenza delle azioni 12

13 Valore della documentazione Il suo utilizzo contribuisce a: Ottenere la conformità ai requisiti del cliente, delle parti interessate ed il miglioramento continuo del sistema; Fornire formazione ed addestramento appropriati; Fornire evidenze oggettive alle parti interessate; Valutare l efficacia e la continua adeguatezza del sistema di gestione. 13

sistema; Fornire formazione ed addestramento appropriati; Fornire evidenze oggettive

14 Quali sono i documenti coinvolti? Il Manuale Integrato (Qualità, Sicurezza, Ambiente e Responsabilità Sociale); I flussi di processo; Le procedure gestionali; Le istruzioni operative; I documenti di registrazione; Le specifiche tecniche; I piani di controllo; I piani della qualità; I documenti di origine esterna: leggi, regolamenti, disegni, progetti, specifiche / capitolati del cliente ecc. 14

Le procedure gestionali; Le istruzioni operative; I documenti di registrazione; Le specifiche

15 Richieste di qualsiasi standard Approvare i documenti, circa l adeguatezza, prima della loro emissione; Riesaminare, aggiornare (quando necessario) e riapprovare i documenti stessi; Assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti; Assicurare che le versioni dei documenti applicabili siano disponibili sui luoghi di utilizzazione; 15

Assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei

16 Richieste di qualsiasi standard Assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili e facilmente identificabili; Assicurare che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia controllata; Prevenire l uso involontario di documenti obsoleti ed adottare una loro adeguata identificazione qualora siano da conservare. 16

identificati e la loro distribuzione sia controllata; Prevenire l uso involontario di

17 E quindi.? Un sistema informativo efficiente ed efficace deve saper gestire tutte le richieste imposte dagli standard di gestione scelti dall organizzazione. 17

18 I PASSI FONDAMENTALI PER L INFORMATIZZAZIONE 18

19 Identificare i processi 19

20 Rappresentare i processi Attrezzatur e Materiali Infrastruttur e Comunicazion e INPUT PROCESSO OUTPUT Istruzioni Standard di riferimento Formazione e Addestramen Persone to 20

21 Definire responsabili, ruoli e mansioni INPUT OUTPUT 21

22 Stabilire i processi significativi Processi di Management Processi principali Processi di supporto 22

23 Monitorare le prestazione dei Processi Per poterlo fare occorre basarsi sugli indicatori di prestazione dei processi, in riferimento ai quali occorre sapere: quali definire come stabilirli come misurarli e che siano: non troppi quelli essenziali sempre quantificabili e coerenti 23

24 Esempio di rappresentazione grafica di processo Segnalazione del reclamo da parte del cliente Compilazione MOD parte Compilazione MOD parte Proposta di risoluzione del reclamo È necessario aprire un AC o P? NO SI Compilazione MOD. 30 AC o P Chiusura azione NO Proposta approvata? SI Compilazione MOD parte Ripetere l iter NO Verifica dell efficacia dell azione effettuata l azione ha dato i suoi risultati? Punto di decisione Azione Documento SI Definizione dell azione per il trattamento del reclamo e tempistica di attuazione Compilazione MOD parte Fine rapporto Successione logica degli eventi 24

25 Esempio di indicatori di processo Personale Attrezzature assenteismo turn-over ore formazione per collaboratore manutenzione ricambi consumi Ambiente di lavoro infrastrutture stabili clima aziendale rete informatica (copertura) 25

26 Valutazione di un sistema di gestione tramite sistema informatico Tipo di analisi Mensile Andamento mercato Chiusura annuale Previsioni mercato Argomenti/Frequenza Analisi ordini Analisi ritardi Analisi reclami/soddisfazione clienti Analisi successo offerte 1 venerdì del mese Analisi del rapporto sullo Stato della Qualità Bilancio, liquidità Analisi dei punti forza-successi, debolezzeinsuccessi, opportunità e problemi potenziali Investimenti Situazione del personale Ultima settimana di febbraio 26

27 E quindi.? Un sistema cartaceo non permette di gestire a tempo reale e con elaborazioni statistiche informazioni, dati e documenti. 27

28 Pertanto, quali sono i vantaggi? Ridurre l utilizzo dei documenti su carta ; Ridurre la conservazione e l archiviazione dei documenti su carta ; Migliorare notevolmente la gestione, la comunicazione e l informazione tra i processi/funzione dell organizzazione; Monitorare le prestazioni dei processi a tempo reale tramite elaborazioni statistiche; Ridurre i costi e aumentare la redditività; 28

29 Pertanto, quali sono i vantaggi? Ridurre i rischi ed aumentare il profitto; Ridurre duplicazioni e di conseguenza i costi; Armonizzare ed ottimizzare le prassi utilizzate dall azienda; Aumentare la soddisfazione delle parti interessate; Creare le basi per il miglioramento continuo della propria organizzazione; Aumentare l immagine dell organizzazione nei confronti del cliente/mercato e delle parti interessate. 29

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