Procedura sui Diritti e Doveri dei Lavoratori. PDL 3 Reclami etici REV. 2 DEL

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1 Procedura sui Diritti e Doveri dei Lavoratori PDL 3 Reclami etici REV. 2 DEL

2 1. Riferimenti normativi. 2! 2. Campo di applicazioni e scopo. 3! 3. Abbreviazioni e definizioni. 3! 4. Fasi e responsabilità. 4! 5. Emissione del reclamo. 5! 6. Presa in carico del reclamo. 5! 7. Istruttoria e scelta delle azioni conseguenti. 6! 8. Gestione e verifica delle azioni conseguenti. 6! 9. Risposta al mittente. 6! 10. Condivisione del reclamo col SPT. 7! 11. Principi di fondo. 7! 12. Registrazioni richiamate. 7! 13. Funzioni da avvertire quando cambia questa procedura. 7! 1. Riferimenti normativi. standard ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 SA 8000:2014 cap 9 «Sistema di gestione» 9.6 «Gestione e risoluzione dei problemi» (*) (*) L'organizzazione deve stabilire una procedura scritta per i reclami che sia confidenziale, imparziale, non ritorsiva e accessibile e disponibile al personale e alle parti interessate, affinché essi possano fare commenti, raccomandazioni, segnalazioni o reclami riguardanti il luogo di lavoro e/o non conformità allo Standard SA L'organizzazione deve avere delle procedure per indagare, gestire e comunicare i risultati dei reclami riguardanti il luogo di lavoro e/o le non conformità allo Standard o alle relative politiche e procedure adottate. Tali risultati devono essere resi pienamente disponibili al personale e, su richiesta, alle parti interessate L'organizzazione non deve applicare azioni disciplinari, licenziare o in alcun modo discriminare il personale o le parti interessate che abbiano fornito informazioni sulla conformità a SA8000 o che abbiano avanzato reclami relativi al luogo di lavoro. rev. 2 del Pag. 2 di 7

3 2. Campo di applicazione e scopo. Questa procedura stabilisce come all interno di CFT vengono gestiti i RECLAMI ETICI, ossia le segnalazioni, anche anonime, che denunciano la violazione da parte dell azienda di uno o più diritti riconosciuti ad un lavoratore CFT in quanto lavoratore o, più genericamente, in quanto persona. Il perimetro delle violazioni comprende tutti i punti norma di SA Lo scopo di questa procedura è: consentire ad ogni persona che intende presentare un reclamo etico di farlo con la maggiore tranquillità possibile; garantire la gestione efficace e rispettosa di ogni reclamo etico; assicurare un monitoraggio statistico efficace dei reclami etici e delle azioni conseguenti. 3. Abbreviazioni e definizioni. DG PRES RDF RRE RS RSC RUP SG SPT USC Direttore Generale Presidente Responsabile di Funzione (termine generico che indica un responsabile di unità funzionale dell organigramma aziendale) Registro Reclami Etici Responsabilità Sociale Responsabile Sistemi Certificati Responsabile Ufficio Personale Segreteria Generale Social Performance Team Ufficio Sistemi Certificati Il SPT è un organo aziendale composto da: n. 3 rappresentanti dei lavoratori: CGIL, CISL e UIL; n. 3 rappresentanti della Direzione aziendale: Ufficio Personale, Ufficio Sicurezza e Ufficio Sistemi Certificati. La nomina dei rappresentanti dei lavoratori compete ai Sindacati firmatari dei CCNL applicati da CFT. La nomina dei rappresentanti della Direzione compete al Presidente, che li deve scegliere in rappresentanza dei seguenti uffici: ufficio personale, ufficio sicurezza, ufficio sistemi certificati. Il SPT vigila sull efficacia del Sistema di Gestione della RS predisposto da CFT, facendosene garante. In concreto agisce in tre direzioni: 1.! riscontro ed eventuale accertamento della gestione dei RECLAMI ETICI secondo la presente procedura; 2.! CONTRIBUTO AL MIGLIORAMENTO del sistema di gestione della RS attraverso: riscontro sistematico sullo stato di attuazione ed efficacia delle azioni di miglioramento intraprese in materia di RS; analisi statistiche su aspetti significativi in materia di RS; proposta alla Direzione di obiettivi o azioni di miglioramento in materia di RS; stimolo ai lavoratori di CFT per accrescere la loro consapevolezza in materia di RS e individuazione di azioni correttive a tale scopo. 3.! VALUTAZIONE DEI RISCHI principali in materia di RS e conseguente individuazione delle principali criticità aziendali e delle relative misure correttive e preventive volte a ridurre tali rischi, in occasione di una apposita riunione annuale. rev. 2 del Pag. 3 di 7

4 4. Fasi e responsabilità. rev. 2 del Pag. 4 di 7

5 5. Emissione del reclamo. Il mittente del reclamo etico può essere: persona stessa vittima della violazione segnalazione DIRETTA; soggetto terzo che è venuto a conoscenza della violazione o ne teme il verificarsi segnalazione INDIRETTA; sconosciuto segnalazione ANONIMA. Il reclamo etico può essere emesso attraverso i seguenti canali: STRUMENTO CHI RICEVE IN PRIMA BATTUTA IL RECLAMO POSSIBILE L ANONIMATO? 1.! sito web, alla pagina «SA8000 e reclami etici» USC sì 2.! account aziendale dedicato: PRES (tramite SG), DG, RUP sì 3.! fax o ad un indirizzo diverso da quello di cui sopra sì 4.! colloquio con un rappresentante sindacale, col caposervizio, con una funzione aziendale, con RSC. persona prescelta dall emittente no 5.! a ente esterno di controllo (es: organismo di certificazione o di accreditamento, Sindacato, Associazioni per i diritti umani, Enti Pubblici di controllo ) ente esterno di controllo sì 6. Presa in carico del reclamo. Poiché USC è la funzione interna che deve avviare l istruttoria, protocollare e tenere traccia scritta della gestione del reclamo, è necessario che USC venga immediatamente a conoscenza di tutti i reclami etici ricevuti da CFT, indipendentemente da chi e come li ha raccolti. Per questo motivo, chiunque, diverso da USC, riceve un reclamo etico (casi 3, 4 e 5 della tabella al 5) deve immediatamente trasmetterglielo. Nel caso in cui il reclamo etico venisse avanzato in forma non scritta ad una persona interna a CFT (caso 4 della tabella al 5: colloquio), il ricevente deve VERBALIZZARE il reclamo sul modulo M NC 5 reclamo etico o documento analogo, prima di trasmetterlo a USC. La verbalizzazione deve avvenire nel rispetto dei seguenti principi: FEDELTÀ a quanto effettivamente viene dichiarato da chi reclama; CHIAREZZA e SOBRIETÀ nell esposizione dei fatti; CONCRETEZZA dei fatti contestati, evitando di essere generici o allusivi e PRECISIONE nel citare date, fatti, persone; RISPETTO DELL ANONIMATO del mittente, se richiesto durante il colloquio; COMPLETEZZA delle informazioni riportate, compilando tutti i campi previsti. Quando il reclamo viene inizialmente indirizzato ad soggetto esterno a CFT (caso 5), è probabile che tale soggetto, nel momento in cui lo inoltra a CFT, lo inoltri a uffici diversi da USC (es: Accoglienza, Ufficio Personale, SG ). Anche in questo caso il ricevente deve trasmetterlo immediatamente a USC. Inoltre, oltre a USC, devono avere immediata conoscenza dei reclami etici pervenuti le seguenti figure apicali: PRES (tramite la SG), DG e RUP. Costoro, infatti, hanno facoltà di intervenire direttamente nella gestione del reclamo, insieme a USC. Per questo motivo i reclami inoltrati attraverso il sito web o l account dedicato (casi 1 e 2 della tabella al 5) vengono dirottati automaticamente anche a tali persone. Nel caso in cui i reclami pervenissero a USC in maniera diversa (caso 3, 4 e 5 della tabella), USC deve inoltrarli immediatamente a tali persone, per dargliene conoscenza. Non appena viene a conoscenza di un reclamo etico USC deve protocollarlo sul Registro Reclami Etici (RRE); registro che dovrà poi aggiornare nel corso della gestione. rev. 2 del Pag. 5 di 7

6 7. Istruttoria e scelta delle azioni conseguenti. Una volta ricevuto il reclamo, USC deve avviare la fase istruttoria. Lo scopo dell istruttoria è duplice: accertare la fondatezza del reclamo e capirne le cause e la gravità. Consiste dunque in una indagine che coinvolge i soggetti chiamati in causa e coloro che sono comunque informati sui fatti. Se il reclamo risultasse pertinente è necessario che, alla fine dell istruttoria, siano individuate le azioni da intraprendere per rimuovere la violazione oggetto del reclamo e/o rimuoverne le cause di fondo per evitare che si ripeta in futuro. Tali azioni devono essere concordate con coloro che hanno facoltà di deciderle e attuarle. USC deve descrivere le azioni da intraprendere sul RRE, specificando anche tempi e responsabilità. Quando il reclamo ricevuto non contiene informazioni sufficienti a farsi un idea del problema (cosa frequente nel caso di reclami anonimi) e dei possibili rimedi, USC deve comunque: PROTOCOLLARE il reclamo su RRE; aprire l ISTRUTTORIA coi RdF che ritiene più competenti; fornire al mittente una RISPOSTA circa l esito dell istruttoria; questo passaggio ovviamente non sarà possibile nel caso in cui il mittente fosse anonimo e non avesse lasciato alcun recapito (es: reclamo dal sito web); portarlo a conoscenza del SPT alla prima occasione utile, come indicato nel Gestione e verifica delle azioni conseguenti. Le funzioni competenti all attuazione delle misure individuate alla fine dell istruttoria devono: ATTUARE le azioni pattuite, nei tempi pattuiti, avendo cura di adottare gli accorgimenti necessari a garantire l efficacia del risultato; COMUNICARE tempestivamente a USC la chiusura e l esito delle azioni pattuite, fornendo altresì le opportune EVIDENZE (es: verbali di riunione, , informative, piani di lavoro ). Senza questo passaggio USC non è in grado fornire risposta al mittente ( 9). USC, da parte sua, deve: AGGIORNARE RRE con i tempi e gli esiti delle azioni intraprese; SOLLECITARE se necessario la chiusura delle azioni stabilite, in caso di ritardo rispetto ai tempi pattuiti; sollecitare la ripetizione/integrazione delle suddette azioni, nel caso in cui si rivelassero poco efficaci; CONSERVARE in apposite cartelle le evidenze fornite come testimonianza della chiusura del reclamo. 9. Risposta al mittente. Nel caso in cui sia noto il mittente del reclamo (o ne fosse noto un recapito), USC deve fornirgli una risposta scritta: nel momento in cui viene preso in carico il reclamo indicando un termine temporale entro cui prevede di concludere l istruttoria; al termine dell istruttoria descrivendo chiaramente l esito dell istruttoria, le persone coinvolte e le azioni intraprese o da intraprendere. Questa risposta può essere omessa nel caso in cui il RdF che ha gestito il reclamo ha preferito rispondere direttamente al mittente, mettendo comunque USC a conoscenza della risposta. rev. 2 del Pag. 6 di 7

7 10. Condivisione del reclamo col SPT. Ad ogni riunione del SPT, USC deve aggiornare i presenti sui reclami pervenuti e sul loro esito. A tale scopo deve presentare loro il RRE e le evidenze delle azioni intraprese fornite dal RdF competente. Alla fine della riunione, i partecipanti devono firmare per presa visione il RRE presentato loro da USC. Rimane facoltà di ogni componente del SPT condurre personalmente delle verifiche sull effettiva ed efficace chiusura delle azioni intraprese. In questo caso il membro del SPT che intende condurre delle verifiche autonome deve documentare in una lettera di contestazione gli esiti delle verifiche da lui condotte ed eventuali controproposte. Tale lettera opportunamente circostanziata, datata e firmata deve essere consegnata a USC appositamente o nella successiva riunione del SPT. USC deve quindi: sottoporre immediatamente la lettera al RdF competente sui fatti oggetto di reclamo; decidere insieme a lui se accogliere e attuare le controproposte del SPT; aggiornare sulle decisioni intraprese il SPT alla successiva riunione o, se opportuno, anche prima, con apposita mail; aggiornare RRE. 11. Principi di fondo. La gestione del reclamo etico in ciascuna sua fase - deve avvenire nel rispetto dei seguenti principi: RISERVATEZZA In nessuna fase è consentito ai soggetti che vengono a conoscenza dei fatti oggetto del reclamo di condividerli con terzi non autorizzati, anche se in forma confidenziale o parziale. IMPARZIALITÀ E OGGETTIVITÀ È vietata ogni forma di discriminazione nei confronti di chi reclama. Ogni reclamo deve essere gestito applicando la stessa procedura, oltre che lo stesso livello di scrupolo e accuratezza. Ogni fatto oggetto del reclamo deve essere trascritto, valutato e gestito obbiettivamente, senza farsi influenzare dalle caratteristiche soggettive delle persone coinvolte. EFFICACIA Ciascun soggetto coinvolto nella gestione del reclamo deve contribuire alla risoluzione (o anche solo all accertamento dei fatti) in maniera efficace e il più possibile tempestiva. Una poco efficace gestione dei reclami non solo contribuisce a aggravare la violazione di un diritto (laddove ci fosse effettivamente stata) ma genera anche un effetto disincentivante per tutti i lavoratori. 12. Registrazioni richiamate. REGISTRAZIONE RESP. CONSERVAZIONE TEMPO DI CONSERVAZIONE o fax di reclamo o M NC 5 USC 3 anni RRE USC 5 anni documenti che testimoniano la gestione di un reclamo USC 3 anni lettera di contestazione USC 3 anni mail di risposta al mittente USC 3 anni 13. Funzioni da avvertire quando cambia questa procedura. SPT e tutti i lavoratori, attraverso l affissione di questa procedura nelle diverse strutture. rev. 2 del Pag. 7 di 7

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