GESTIONE RECLAMO ETICO SOCIALE

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1 1. Scopo 2 2. Aree processi interessati 2 3. Applicabilità 2 4. Modalità esecutive Riferimenti iniziali Compilazione reclamo a cura della parte interessata Compilazione di competenza dell organizzazione Reclami e segnalazioni da parte del personale Reclami e segnalazioni da altre parti interessate 5 5. Allegati 5 N. rev. Descrizione revisione Data 0 Emissione 01/12/2011 Distribuita in forma controllata ai seguenti enti: Ente Nominativo Data Modalità Elettr. Cart. A TUTTO IL PERSONALE X Maurizio Testa Simone Rossi 0 del di 5

2 1. Scopo Implementare e mantenere un sistema per garantire l emissione di reclami o segnalazione per aspetti etici e sociali. 2. Aree processi interessati Tutto il personale 3. Applicabilità Questa procedura è applicata nel qual caso una parte interessata individui i presupposti per emettere un reclamo per scostamenti etici. 4. Modalità esecutive 4.1 Riferimenti iniziali DSS al fine di assicurare a tutte le Parti Interessate di poter contribuire attivamente al miglioramento del Sistema di Gestione per la Responsabilità Sociale, ha predisposto un sistema di comunicazione per la gestione delle segnalazioni inerenti l'applicazione della norma SA Il reclamo è uno strumento messo a disposizione degli utenti dell organizzazione per segnalare eventuali disfunzioni nei servizi ricevuti. Un osservazione e un suggerimento sono indicazioni fornite dagli utenti tese a segnalare eventuali aree di miglioramento nella fruibilità dei servizi erogati. Le suddette segnalazioni possono essere inoltrate all'azienda per iscritto, per o mediante una comunicazione scritta da inviare all attenzione del RSGSA d.ssa Sara Gocciadoro e/o dott. Paolo : Via mail a: Via mail a: Via fax al n : / Via posta ordinaria: Via La Bionda, Fidenza (PR) Maurizio Testa Simone Rossi 0 del di 5

3 Tutte le segnalazioni, purché sottoscritte e/o contenenti riferimenti oggettivi, saranno registrate ed analizzate al fine di attivare, ove possibile, un'azione riparatrice (del singolo caso) o correttiva (per evitarne il ripetersi) e verificarne poi l'esito. 4.2 Compilazione reclamo a cura della parte interessata Qualunque parte interessata può aprire il reclamo scaricando l apposito modulo DB_056 Reclamo Etico Sociale dal sito internet o chiedendo la scheda a RSGSA o prelevandola dalla bacheca. Alla parte interessata viene lasciata la facoltà dell anonimato indicando sul documento le seguenti informazioni: Descrizione del reclamo: descrivere in maniera più dettagliata possibile il contenuto del reclamo; Azioni e rimedi richiesti: indicare, proporre le azioni possibili per eliminare la non conformità. 4.3 Compilazione di competenza dell organizzazione L organizzazione effettua una valutazione: Verifica se il reclamo è significativo o no; RSGSA, RLSA effettuano un analisi sulla causa scatenante il reclamo; effettuando indagini, verifiche etc; RSGSA, RLSA prendono delle decisioni sentito DIR e approvate dallo stesso; Riportano successivamente le decisioni prese effettivamente, cioè attuate ed i risultati conseguiti; RSGSA riporta la conclusione sull esito del reclamo indicando anche la data di restituzione del reclamo. Inoltre, se i suddetti strumenti non dovessero risultare sufficienti, sussiste la possibilità di sottoporre le segnalazioni inerenti la Responsabilità Sociale anche all'ente di certificazione RINA che è stato incaricato da DSS di verificare l'adeguatezza del proprio Sistema di Gestione oppure all organizzazione internazionale SAI : Maurizio Testa Simone Rossi 0 del di 5

4 4.4 Reclami e segnalazioni da parte del personale Il personale dipendente ha il diritto di inoltrare reclami relativi alla mancata applicazione di qualsiasi punto della norma SA 8000, anche in forma anonima. Il personale può inoltrare i propri reclami in forma anonima depositando la scheda DB_056 Reclamo Etico Sociale nella cassetta Reclami e segnalazioni SA8000 posizionata nella sala ricreazione al piano terra dello stabile di Via La Bionda, 16, in Fidenza, e presso l ufficio di Ficulle. La scheda di reclamo DB_056 è disponibile presso la bacheca aziendale. Il reclamo deve essere inserito nella cassetta Reclami e segnalazioni SA8000 in busta chiusa intestata al RLSA. I reclami presentati dovranno essere presi in esame entro 10 giorni lavorativi dalla data di ritiro dalla cassetta Reclami e segnalazioni SA8000. RLSA garantisce che RSGSA registri il reclamo, definendo, in accordo con il DIR un azione di rimedio immediata nei termini sopra descritti. RLSA comunica, entro 15 giorni lavorativi dalla data di ritiro del reclamo dalla cassetta, al diretto interessato, l azione di rimedio e le azioni che si intendono intraprendere. Una copia della chiave delle cassette SA8000 dovrà essere consegnata al RLSA competente. Solo nel caso in cui il reclamo è stato presentato in forma anonima, RLSA non potrà chiaramente comunicare all interessato l avvenuto inoltro della pratica e pertanto dovrà farsi carico di informare tutti i dipendenti dell avvenuta presentazione di tale reclamo esponendolo in bacheca l azione di rimedio e le azioni che si intendono intraprendere, entro 15 giorni lavorativi dalla data di ritiro del reclamo dalla cassetta. Al termine dell azione correttiva intrapresa, RLSA comunica al diretto interessato gli esiti entro 5 giorni dalla data di attuazione della azione correttiva intrapresa. Se il diretto interessato non risulta soddisfatto dell esito dell azione correttiva / preventiva o dell azione di rimedio, RLSA lo agevola nel rapporto diretto con l ente terzo RINA o il SAAS per un appello, entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione degli esiti dell azione correttiva. Il diretto interessato è, in ogni caso, nella condizione di poter agire autonomamente attraverso le forme sopra esposte o altre che ritenga opportune: allo scopo si forniscono, di seguito, i recapiti RINA e SAAS: Maurizio Testa Simone Rossi 0 del di 5

5 - Ente di certificazione : RINA Spa, riferimenti: fax / , SAAS, Social Accountability Accreditation Services, RLSA interviene su richiesta dell interessato per evitare che lo stesso non sia, inoltre, soggetto a sanzioni disciplinari o discriminazioni di sorta per tale reclamo / segnalazione. 4.5 Reclami e segnalazioni da altre parti interessate I reclami possono giungere o tramite oppure tramite posta o fax. Tali reclami dovranno essere presi in carico da RSGSA entro 5 giorni lavorativi dalla data di presentazione. RSGSA sottopone a DIR il reclamo il quale, definisce l azione correttiva entro 5 giorni lavorativi dalla data di presentazione a DIR. RLSA dovrà essere informato della presentazione di tale reclamo entro 5 giorni lavorativi dalla data di presentazione della stessa. RSGSA entro 10 giorni dalla data di definizione dell azione correttiva, comunica l azione correttiva alla parte interessata. 5. Allegati DB_056 Reclamo etico sociale Maurizio Testa Simone Rossi 0 del di 5

SOMMARIO DEI CAPITOLI

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