FORUM P.A. SANITA' 2001

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1 FORUM P.A. SANITA' 2001 REGIONE MARCHE - AZIENDA USL N. 11 FERMO SERVIZIO FARMACEUTICO TERRITORIALE NUOVA GESTIONE AUSILI PER INCONTINENZA Parte 1 : Anagrafica Titolo del Progetto: NUOVA GESTIONE AUSILI PER INCONTINENZA Amministrazione proponente: REGIONE MARCHE - AZIENDA USL N. 11 FERMO Unità organizzativa (dipartimento, servizio, ufficio...): SERVIZIO FARMACEUTICO TERRITORIALE Indirizzo: Via Zeppilli 18, FERMO (AP) Sito web: Indirizzo internet dove esiste una descrizione del progetto: Referente Nome e Cognome: 1) SALVATORE EUGENI 2) MARIA SASSANO 3) AUGUSTA PALMAROCCHI 4) MICHELE POZZI Funzione: 1) RESPONSABILE SERVIZIO FARMACEUTICO 2) FARMACISTA DIRIGENTE 1 LIV. 3) FARMACISTA DIRIGENTE 1 LIV. 4) DIRIGENTE SERVIZIO PROVVEDITORATO Ente: AZIENDA USL N.11 FERMO Telefono: 0724 / Fax: 0734 / E- mail: servfarm11@yahoo.it dg.asl11@regione.marche.it Parte 2: Aspetti generali Area di intervento (max due risposte) X Qualità/Organizzazione Miglioramento della gestione Miglioramento del rapporto con l utenza X Miglioramento dell assistenza Miglioramento dell accesso ai servizi/strutture Integrazione struttura/territorio, coordinamento Informazione/prevenzione Altro (specificare) 2.2 Progetto: realizzato in corso di realizzazione 1

2 2.3 Descrizione sintetica del progetto (max 15 righe) Il progetto «Nuova gestione Ausili per Incontinenza» realizzato nella Ns Azienda USL ha previsto: Studio preventivo sui bisogni effettivi degli assistiti; Licitazione Privata per l erogazione di ausili per incontinenza con distribuzione attraverso le Farmacie convenzionate e compenso alle stesse per il servizio svolto in % sul costo medio garantito ad incontinente. L utilizzo di linee guida per le prescrizioni degli ausili per incontinenza; Consulenza infermieristica specializzata, disponibile presso i Distretti, per la personalizzazione degli ausili in funzione delle reali esigenze degli assistiti, sia sul territorio sia presso le strutture per anziani; L utilizzo di oltre 30 tipologie di ausili di elevata qualità tali da garantire la massima soddisfazione dell assistito; Sistema informatizzato per il controllo del numero degli assistiti serviti, attivi e deceduti relativo ad ogni mese di fornitura, nonché il controllo dei consumi e della relativa spesa, suddivisa per singolo Distretto, Comune e Farmacia; Programma di collegamento in rete delle Farmacie, dei Distretti e della Ditta fornitrice per permettere un controllo in tempo reale del servizio svolto. 2.4 Motivazioni nella descrizione indicare: a quale/i problema/i il progetto intende dare risposta Il progetto intende dare risposta ai seguenti bisogni: 1) Controllo e contenimento della spesa; Controllo e contenimento dei consumi; Miglior qualità degli ausili per incontinenza; Miglior livello qualitativo del servizio erogato; Miglior comfort garantito agli assistiti; Riduzione del carico di lavoro per i familiari e personale assistenziale; Riduzione delle problematiche inerenti alla cute degli anziani, quali lesioni da decubito e irritazioni; Riduzione del numero di cateterizzati non patologici; Riduzione delle infezioni alle vie urinarie; Riduzione del carico di lavoro del personale ADI; Distribuzione capillare sul territorio; Riduzione del carico di lavoro del personale ASL per la gestione del servizio; Eliminazione degli spazi necessari allo stoccaggio dei prodotti presso I magazzini ASL Informazione capillare agli assistiti. quali strumenti/procedure sono stati utilizzati per l individuazione del problema La ASL ha avviato al proprio interno, con la collaborazione del Servizio Farmaceutico, con i Responsabili dei Distretti e con il Responsabile del Servizio ADI, uno studio sulla gestione dell'incontinenza, nel quale si sono presi in considerazione i diversi rapporti pervenuti dal Servizio ADI, constatando il consistente carico di lavoro del personale preposto, la scarsa economicità dello stesso e l'insoddisfazione dell'assistito. In collaborazione inoltre con i Responsabli delle Strutture per anziani, si sono analizzate le relative condizioni assistenziali e valutato un progetto specifico che consentisse l ottimizzazione del lavoro del personale preposto all assistenza e la risoluzione delle problematiche connesse alla gestione degli anziani incontinenti. se sono state utilizzate tecniche per l analisi della domanda Nel semestre precedente alla Licitazione Privata, sono state monitorate le prescrizioni degli assistiti per controllare le percentuali di utilizzo delle diverse tipologie di ausili e confrontarle con quelle che il gruppo di studio riteneva statisticamente più consone al soddisfacimento delle reali esigenze degli assistiti. In particolare il monitoraggio ha mostrato la percentuale di utilizzo di vecchie tipologie di ausili che aggravano le problematiche relative alle lesioni cutanee e non garantivano un elevato confort di vita per l assistito. 2

3 2.5 Soggetti destinatari Indicare a quali categorie di utenti è rivolto il progetto: Il progetto è rivolto direttamente a: Incontinenti presenti sul territorio e presso le Strutture Sanitarie per anziani; Familiari degli incontinenti; Il progetto è rivolto indirettamente a: 1) Operatori nell'ambito assistenziale presso le strutture per anziani; Operatori Servizio ADI; Servizio Farmaceutico Territoriale della ASL; Responsabili e Operatori dei Distretti della ASL. 2.6 Caratteristiche del progetto (max 20 righe) Descrivere le caratteristiche principali del progetto: Il progetto ha previsto una Licitazione Privata per prodotti + servizi. E stato elaborato un Capitolato Speciale nel quale i criteri di aggiudicazione risultavano essere di: a) 40 punti al prezzo e 60 alla qualita' (prodotti, servizi e referenze); costo medio garantito a incontinente; prezzo massimo e minimo a prescrizione ammesso in offerta. E stato richiesto alle ditte fornitrici di elaborare un progetto le cui fasi principali risultavano essere: Convocazione e incontro presso i Distretti degli assistiti aventi diritto e/o dei familiari da parte di personale infermieristico qualificato che, seguendo le indicazioni delle linee guida precedentemente concordate con i medici specialisti, con l intento di valutare per ciascun assistito,le condizioni reali, illustrare la gamma degli ausili a disposizione e le caratteristiche funzionali e terapeutiche degli stessi e, in funzione delle linee guida e delle esigenze specifiche, scegliere l ausilio più idoneo. Consegna agli assistiti delle nuove prescrizioni con l indicazione della Farmacia, scelta dall assistito presso la quale, secondo un calendario concordato, l utente potrà ritirare gli ausili concordati; Invio settimanale, da parte della Ditta fornitrice, presso le Farmacie Convenzionate, degli ausili previsti; Riconoscimento alle Farmacie Convenzionate, per il servizio svolto, di un compenso concordato con i rappresentanti di categoria dei Farmacisti in funzione di una percentuale sul costo forfettario ad assistito; Attivazione, con l ufficio anagrafe, di un servizio di controllo deceduti; Attivazione di una linea verde telefonica, per ogno tipo di informazioni inerente al servizio; Incontri di aggiornamento con i responsabili delle varie funzioni e con gli operatori assistenziali ASL; Monitoraggio costante con analisi consumi e costi con relazioni periodiche complete. 2.7 Finalità Indicare le finalità generali del progetto: Le finalità generali del progetto sono: Rispondere ai bisogni di qualità nella cura e nell'assistenza dell'utenza; Migliorare l'efficienza e l'efficacia dell'erogazione dei prodotti e dei servizi da parte dell'asl; Promuovere l'integrazione tra l'asl e le Farmacie convenzionate per la messa di ulteriori servizi da fornire all utenza; Agevolare e semplificare il servizio di distribuzione da parte delle Farmacie; Consentire attraverso modalità di erogazione innovative un ottimale rapporto di qualità/prezzo; Consentire alla ASL il contenimento dei costi generali in merito al trattamento dell incontinenza; Creare un modello di assistenza da confrontare e trasferire. 3

4 2.8 Obiettivi Indicare gli obiettivi specifici del progetto: Creare delle linee guida per la gestione dell'incontinenza e individualizzare i trattamenti specifici secondo le esigenze specifiche di ciascun assistito, il tipo e la gravita dell incontinenza; Coinvolgere gli assistiti ed i propri familiari in un piano di informazione e conoscenza in merito ai prodotti più idonei per risolvere i problemi correlati alle specifiche condizioni; Fornire all utente un'assistenza infermieristica specializzata durante tutta la durata della fornitura; Ridurre l'incidenza delle lesioni da decubito e delle irritazioni cutanee; Ridurre il numero dei cateterizzati non patologici; Ridurre il consumo di materiale sanitario per la cura delle lesioni da decubito e delle irritazioni cutanee e per le infezioni delle vie urinarie; 2.9 Vantaggi attesi Indicare quali sono i vantaggi attesi rispetto a : efficienza interna Eliminazione delle scorte dei prodotti presso i magazzini della ASL; Ottimizzazione dell'impiego del personale; Snellezza delle procedure; Riduzione dei costi di gestione, dei costi logistici e dei costi di personale; rapporto con i cittadini Assicurare l'erogazione gratuita agli aventi diritto di prodotti di elevato standard qualitativo; Assicurare agli utenti un servizio di assistenza e consulenza infermieristica specifico e continuo; Garantire una capillarità nella distribuzione; Evidenziare il principio della dignità della persona umana e, attraverso questo progetto dare la possibilità agli assistiti e ai loro familiari, di affrontare e vivere con maggior serenità, questo disagio Risultati conseguiti Indicare i principali risultati conseguiti: Il progetto ha permesso di ottenere I seguenti principali risultati: Annullamento delle scorte degli ausili presso i magazzini della ASL; Riduzione dei costi diretti e indiretti; Ottimizzazione del personale; Snellezza delle procedure; Soddisfazione dell'utenza, misurata da un questionario di gradimento, con risultati di soddisfazione > al 96%; Riduzione delle lesioni da decubito e delle irritazioni cutanee; Riduzione dei cateterizzati non patologici; Riduzione del carico di lavoro degli operatori ADI; Agevolazione e semplificazione del servizio di distribuzione da parte delle Farmacie con riduzione degli spazi necessari per lo stoccaggio degli ausili e dei tempi per la gestione del servizio non dovendo provvedere all effettuazione degli ordini ne alla verifica di magazzino. L ottimizzazione dell intera gestione ha permesso di conseguire, oltre ad un ottimo livello di assistenza, anche un risparmio, per il solo capitolo degli ausili per incontinenza, di circa il 30% sui costi riferiti al Nomenclatore Tariffario Nazionale. 4

5 Parte 3: Aspetti specifici 3.1 Risorse Indicare le risorse assegnate al progetto: finanziarie Non è stato necessario assegnare nessuna risorsa finanziaria. personale Non è stato necessario assegnare nessuna risorsa di personale. 3.2 Soggetti coinvolti (partnership) Indicare se il progetto ha previsto la partecipazione di più soggetti istituzionali Servizio Farmaceutico Servizio Provveditorato Indicare se il progetto prevede forme di partnership pubblico/privato Azienda USL / Farmacie Convenzionate Indicare il contributo/ruolo dei partner Il Servizio Farmaceutico ha realizzato l intero studio e attuato il progetto in tutte le sue fasi operative. Le Farmacie convenzionate forniscono un contributo sostanziale nel servizio di distribuzione garantendo una capillarità sul territorio. 3.3 Stato di realizzazione Indicare le fasi di realizzazione in cui è articolato il progetto Il progetto si è articolato secondo le seguenti fasi di realizzazione: 1) Monitoraggio preventiva delle prescrizioni - Analisi e relazioni sui consumi e sulla spesa. Indizione di Licitazione Privata della durata di un anno, rinnovabile per due per»ausili per incontinenza con Servizio di Assistenza Post-Vendita, distribuiti agli aventi diritto attraverso le Farmacie»; Criteri di aggiudicazione: Attribuzione punteggio 40 al prezzo e 60 alla qualità; Prezzo formulato a costo medio garantito ad assistito; Indicato in capitolato il prezzo massimo e il prezzo minimo ammissibile; Accordi con Federfarma, in rappresentanza di tutte le Farmacie Convenzionate, per la definizione del servizio di distribuzione e per il relativo compenso; 4) Presentazione e discussione del progetto con i titolari delle Farmacia Convenzionate; 5) Aggiudicazione ed avviamento del nuovo sistema di erogazione. Indicare lo stato di attuazione Il progetto è nel seguente stato di attuazione: Avviato nel Gennaio 1999 ed è tuttora in corso; La percentuale di adesione al servizio da parte degli utenti: 100%; Numero assistiti serviti dall anno 1999 ad oggi: 3335; Numero medio consegne bimestrali effettuate nell anno 2000: 2243; Numero assistiti attivi al 31/12/2000:

6 3.4 Realizzazione Nella descrizione indicare: da quale struttura è stato promosso il progetto: Azienda USL N. 11 FERMO (AP), Servizio Farmaceutico Territoriale; se il progetto ha richiesto nuove modalità organizzative: Il progetto ha attuato nuove modalità rispetto al precedente sistema che prevedeva: 1) Distribuzione degli ausili direttamente dai diversi Distretti della ASL da parte del personale della stessa; 2) Alcuna consulenza infermieristica ne personalizzazione degli ausili. Per quanto concerne l intero «PROCESSO OPERATIVO», le più rilevanti innovazioni sono le seguenti: 1) Studio con i medici specialisti e prescrittori delle linee guida per il trattamento dell incontinenza; 2) Convocazione e incontro di tutti gli assistiti, (paragrafo 2.6.1), Scheda autorizzativa nominativa per il ritiro degli ausili per incontinenza indicante: - le tipologie e i quantitativi degli ausili previsti per singolo assistito, - la Farmacia Convenzionata presso la quale l assistito intende ritirare gli ausili, - le date di ritiro degli stessi; Fornitura da parte della Ditta aggiudicataria presso le Farmacie convenzionate degli ausili necessari, secondo un calendario concordato con il Titolare della Farmacia; Consegna agli assistiti da parte delle Farmacie Convenzionate dei presidi loro assegnati secondo il loro fabbisogno bimestrale; Qualora i prodotti non venissero ritirati, per qualsiasi motivo, la Farmacia ne dà tempestiva comunicazione alla ASL e alla Ditta fornitrice la quale provvederà al ritiro della merce stessa; La ASL ha predisposto una Scheda riepilogativa Pazienti riportante: - nome e cognome dell'assistito, - periodo di riferimento, - firma di chi ritira i presidi, - data consegna, - timbro e firma Farmacia. Tale scheda, compilata dalla Farmacia, viene allegata alla fattura che la Farmacia stessa presenterà alla ASL per il pagamento del servizio di distribuzione. Per quanto concerne l intero «PROCESSO ASSISTENZIALE», le più rilevanti innovazioni sono le seguenti: Il Servizio Infermieristico Specializzato presente, secondo un calendario concordato, presso i diversi Distretti della ASL. L'assistenza infermieristica consiste principalmente in: Incontro iniziale con gli assistiti, (come indicato al precedente punto 2.6.1). In questa fase conoscitiva l'assistito (o il familiare) espone i propri problemi, le proprie esigenze, chiede consiglio. L'utente si trova quindi con un interlocutore che lo ascolta, lo consiglia e lo guida nell'affrontare tutti gli aspetti legati all'incontinenza. Viene pertanto fornita all'utente la consulenza necessaria a trattare il proprio caso in modo individualizzato, a seconda del tipo e della gravità della condizione seguendo le linee guida stabilite precedentemente. In stretta collaborazione con i responsabili di ciascun Distretto ASL, viene quindi valutato e prescritto il prodotto più idoneo. Si procede inoltre, in questa fase, a fornire tutte le informazioni necessarie riguardanti gli aspetti della nuova organizzazione per il ritiro dei ausili. Assistenza continuativa: L Assistito ha a disposizione per tutta la durata del contratto, presso i Distretti ASL il citato servizio infermieristico. Obbiettivo di questa fase è quello di creare un punto fermo di riferimento cui rivolgersi per qualsiasi necessità attinente al servizio specifico e in particolare: * avviare nuovi utenti, * evoluzioni della patologia, quindi possibilità di variare la prescrizione, * indicazioni sull igiene dell anziano incontinente per evitare rischi di infezioni alle vie urinarie, * fornire consigli sull assistenza alla persona incontinente (vedi Alhzaimer). 6

7 Per quanto concerne il «PROCESSO AMMINISTRATIVO», le più importanti innovazioni sono le seguenti: La ditta fornitrice invia relazioni mensili, su supporto cartaceo e informatico, in merito all andamento dei consumi e dei costi; La Ditta fornitrice fattura alla ASL in funzione del numero di assistiti serviti realmente, indipendentemente dalle tipologie e quantità di ausili utilizzati, in base al costo mensile forfettario garantito. Le Farmacie Convenzionate presentano fattura alla ASL per il servizio di distribuzione effettuato in funzione del numero di assistiti serviti e in funzione di un compenso precedentemente stabilito; Le Farmacie allegano alla fattura la scheda riepilogativa firmata dall assistito per ricevuta consegna. se il progetto ha previsto il coinvolgimento di più unità organizzative: Il progetto ha previsto il coinvolgimento di: 1) Sevizio Farmaceutico; 2) Federfarma in rappresentanza delle Farmacie Convenzionate, 3) Distretti Sanitari, 4) Unità Acquisizione Beni e Servizi, se la realizzazione del progetto ha comportato la costituzione di strutture permanenti Non è stata necessaria alcuna creazione di strutture permanenti. se il progetto ha richiesto azioni di riorganizzazione interna (strutture/processi) Il progetto non ha richiesto particolari processi riorganizzativi. se il progetto ha comportato azioni di semplificazione amministrativa Il progetto ha comportato considerevoli semplificazioni amministrative. 3.5 Utilizzo nuove tecnologie Indicare se il progetto ha richiesto l utilizzo di nuove tecnologie Nel progetto sono stati utilizzati i seguenti programmi informatizzati, dati in uso dalla Ditta fornitrice: Collegamento in rete delle Farmacie per la gestione del servizio e il controllo in tempo reale dei consumi e dei costi d esercizio; Programma di definizione automatica delle prescrizioni in funzione di: - linee guida terapeutiche prescrizioni preventivamente concordate con i prescrittori/specialisti della ASL, - principali parametri identificanti la situzione per singolo assistito. 3.6 Comunicazione interna Indicare se sono state avviate azioni di comunicazione interna E stata data ampia divulgazione in merito alle specifiche del progetto. Indicare destinatari, obiettivi, strumenti delle azioni di comunicazione interna avviate I destinatari delle azioni di cumunicazione sono: Operatori assistenziali, Medici di medicina generale. Gli obbiettivi delle azioni di comunicazione sono: Informazione sui nuovi criteri di gestione dell incontinenza. Gli strumenti delle azioni di comunicazione sono: Riunioni e depliants informativi. 7

8 3.7 Formazione personale Indicare se sono state avviate azioni di formazione/riqualificazione del personale Sono stati organizzati incontri periodici di formazione e aggiornamento in materia di incontinenza e recupero funzionale. Indicare destinatari e obiettivi della formazione Gli incontri sono stati rivolti a: - Responsabili di Distretto, - Responsabili ADI, - Operatori sanitari ed assistenziali, - Responsabili e operatori delle strutture per anziani. Gli obiettivi della formazione sono stati: Informazione sui nuovi criteri di gestione dell incontinenza e condivisione delle relative linee guida. 3.8 Comunicazione/partecipazione Indicare se il progetto prevede forme di partecipazione di rappresentanze dei cittadini Il progetto non prevede la partecipazione di rappresentanze dei cittadini. Indicare se sono state avviate azioni di comunicazione esterna Le azioni di comunicazione esterna avviate vengono svolte settimanalmente presso i Distretti della ASL attraverso l'attività di consulenza infermieristica specializzata, utilizzando materiale informativo di supporto e depliants informativi. Indicare destinatari, obiettivi, strumenti delle azioni di comunicazione esterna I destinatari delle comunicazioni esterne sono principalmente: Assistiti e/o i familiari; Medici di medicina generale; Responsabili dei Distretti; Responsabili e operatori ADI; Operatori socio-assistenziali; Responsabili e operatori delle strutture per anziani. Gli obiettivi della comunicazione sono essenzialmente: Fornire l'adeguato aggiornamento in merito all' incontinenza ed alle problematiche ad essa correlate, (es: igiene dell anziano e prevenzione delle lesioni da decubito); Ottimizzare le routines di cambio e le procedure di assistenza nelle strutture per anziani; Sensibilizzare e coinvolgere medici ed operatori nell'ottimale gestione dell' incontinenza nell ottica delle linee guida e in funzione del miglior rapporto costi/benefici; Monitorare il livello di gradimento da parte dell'utenza. Gli strumenti delle azioni di comunicazione adottati sono: Consulenza settimanale infemieristica specializzata; Corsi di formazione e aggiornamento periodico; Depliant per gli assistiti mediante il quale si rilevano tutte le note informative del servizio; Numero verde telefonico gratuito a disposizione 8 ore al giorno dedicato esclusivamente a questo servizio; Lettera questionario agli assistiti per il monitoraggio del gradimento sui prodotti e sui servizi e per l'individuazione di eventuali azioni correttive e/o migliorative; Programma informatizzato per la gestione delle prescrizioni; Tale programma, partendo dalle linee guida e dalla valutazione dei principali parametri che influiscono sulla scelta del presidio assorbente, indentifica la prescrizione ideale in termini di tipologia e quantità di prodotti. Questo consente il pieno rispetto delle linee guida terapeutiche preventivamente definite dagli specialisti/prescrittori della ASL. Tale programma è di estrema flessibilità e consente inoltre di elaborare molto velocemente qualsiasi tipo 8

9 di analisi che dovesse rendersi necessaria. 3.9 Comunicazione/partecipazione Indicare quali sono gli strumenti di valutazione e monitoraggio previsti Ex ante: E stato previsto un monitoraggio periodico delle prescrizioni onde consentire il controllo e la verifica sui consumi e sulla spesa. In itinere: Sono previsti i seguenti strumenti di valutazione e di monitoraggio: 1) Analisi mensile sull'andamento dei consumi; 2) Analisi mensile del costo medio giornaliero per assistito; 3) Analisi del mix prodotti forniti; 4) Analisi del gradimento rivolta agli assistiti in merito ai prodotti e ai servizi offerti. Ex post: Indicare se sono previsti sistemi di incentivazione legati ai risultati Non sono stati ancora previsti sistemi di incentivazione. (Sono allo studio sistemi di incentivazione legati al miglioramento ulteriore dell efficacia e dell efficienza dell intero servizio) Sostenibilità organizzativa Indicare gli elementi che garantiscono la sostenibilità organizzativa del progetto: Gli elementi che garantiscono la sostenibilità organizzativa del progetto sono: Sistema distributivo capillare presso le Farmacie Convenzionate; Consulenza infermieristica specializzata agli assistiti e/o familiari e ai responsabili delle strutture per anziani; Informatizzazione del sistema; Personale Tecnico - Commerciale qualificato messo a disposizione della Ditta aggiudicataria per l assitenza postvendita. Referenze e organizzazione della Ditta aggiudicataria; 9

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