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1 Usare le formule e le funzioni Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

2 Costruire formule in Excel Per gli utenti di altri programmi di foglio di calcolo, come ad esempio Lotus 1-2-3, ci sono differenze minime nel modo di scrivere le formule. Si può decidere di imparare come scrivere una formula con Excel, tuttavia, come soluzione temporanea, si può chiedere ad Excel di accettare formule scritte con la sintassi di Lotus 1-2-3; selezionare Strumenti > Opzioni e sulla scheda Passaggio selezionare la casella di spunta Immissione alternativa delle formule. Oltre agli operatori aritmetici, nelle formule si possono utilizzare le funzioni incorporate. Se si usa la sintassi delle formule Lotus [che inizia una formula con segno di addizione(+)], Excel cambierà automaticamente la sintassi dopo che la formula sarà stata introdotta. Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

3 La formula appare nella barra delle formule Questa formula moltiplica il riferimento della cella D9 per il valore costante (20%). Il risultato appare nella cella poiché i calcoli più frequenti in un foglio di lavoro sono le somme dei dati in un elenco o in una tabella, Microsoft ha creato il pulsante Somma automatica. Somma automatica scrive una formula che usa la funzione SOMMA per sommare i valori di tutte le celle a cui fa riferimento la formula, e scrive rapidamente la formula. Il pulsante Invio nella barra delle formule Il pulsante somma automatica La formula SOMMA appare nella barra delle formule La formula SOMMA compare anche nella cella quando si clicca sul pulsante SOMMA automatica un bordo animato circonda le celle comprese nella formula. Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

4 Se si selezionano tutte le celle adiacenti a una tabella, Excel sa quali dati sommare. Immissione delle formule È possibile anche premere F2 per passare in modalità Modifica per la cella selezionata che si vuole modificare. Se quando si clicca due volte sulla cella contenete la formula (o si preme F2) le celle di riferimento sono selezionate ma la cella non passa in modifica, scegliere Strumenti > Opzioni e cliccare nella scheda Modifica per selezionare l opzione Modifica direttamente nella cella, quindi cliccare su OK. Seguire i colori per identificare gli intervalli di riferimento. Bordo blu Per uscire da una cella senza apportare modifiche, o per annullare una modifica fatta prima di averla confermata, premere Esc o cliccare sul pulsante Annulla (la x rossa a sinistra della barra delle formule). Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

5 Trascinare celle per sostituire un riferimento per immagini guida avanzata Per aggiungere numerosi intervalli di riferimento nello stesso tempo, trascinare per selezionare il primo intervallo, quindi premere e tenere premuto il tasto Ctrl mentre si trascina per selezionare i rimanenti intervalli. Questa manovra inserisce automaticamente le virgole per separare gli intervalli. Trascinare per selezionare un intervallo di riferimento è spesso più accurato che scriverlo direttamente. Cliccare due volte un riferimento per selezionarlo e sostituirlo. Uno dei due punti separa i riferimenti. Quando si sta trascinando per selezionare delle celle, un suggerimento indica quante righe o colonne si stanno selezionando. Si può modificare un intervallo di riferimento spostando o muovendo il suo bordo colorato. Quadratini di ridimensionamento Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

6 Scrivere i riferimenti direttamente nelle formule per immagini guida avanzata Se si preferisce utilizzare la tastiera, si possono scrivere gli intervalli di riferimento direttamente nella formula. Per cancellare e modificare caratteri nei riferimenti si usano le normali tecniche di editazione testi; assicurarsi di utilizzare due punti per separare la cella di riferimento superiore sinistra dall inferiore destra in un intervallo e ricordarsi di separare gli intervalli con il punto e virgola. Se necessario fare riferimento a intervalli in altri fogli di lavoro o altre cartelle di lavoro la scrittura diventa un po più complessa. Scrivere un nome di intervallo in una formula Se gli intervalli che si stanno utilizzando nelle formule sono stati denominati (una pratica molto efficace) si può scrivere il nome dell intervallo al posto del suo riferimento. Incollare un nome di intervallo in una formula Incollare il nome previene gli errori di battitura. Intervalli denominati Il nome incollato verrà inserito qui. Per incollare un nome di intervallo in una formula seguire questi passaggi: 1. cliccare nella formula dove si vuole incollare il nome. 2. scegliere Inserisci > Nome > Incolla. 3. nella finestra di dialogo incolla scegliere il nome desiderato e cliccare su OK. Per sostituire un nome con un altro cliccare due volte il nome nella formula per selezionarlo e quindi seguire i passaggi 2 e 3 per incollare un nuovo nome al suo posto. Se occorre cambiare l intervallo che viene calcolato nella formula, non occorre cambiare la formula, al suo posto cambiare la definizione del nome di intervallo. Selezionare Inserisci > Nome > Definisci e nella finestra di dialogo Definisci cliccare sul nome dell intervallo. Nella finestra Riferito a, cambiare l intervallo di riferimento e quindi cliccare su OK. Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

7 Per sostituire un nome con un altro cliccare due volte il nome nella formula per selezionarlo e quindi seguire i passaggi 2 e 3 per incollare un nuovo nome al suo posto. Se occorre cambiare l intervallo che viene calcolato dalla formula, non occorre cambiare la formula; al suo posto cambiare la definizione di intervallo. Selezionare Inserisci > Nome > Definisci e nella finestra di dialogo Definisci cliccare sul nome dell intervallo. Nella finestra Riferito a, cambiare l intervallo di riferimento e quindi cliccare OK. Scrivere copie multiple di una formula Copiare formule con il riempimento Si può utilizzare il riempimento per riempire una tabella (per esempio, una tabella di pagamenti di mutui) copiando un intera colonna o riga di dati e formule. Selezionare l intervallo di celle che si desidera copiare e trascinare il quadratino di riempimento. Inoltre, se la tabella è molto lunga si può riempire una colonna adiacente cliccando due volte il quadratino di riempimento invece che trascinarlo. La formula di trova in questa cella Trascinare il quadratino di riempimento Quando il puntatore del mouse diventa una croce nera si può trascinare per riempire con la formula le celle adiacenti. Quando si rilascia il mouse le celle vengono riempite. Immettere copie multiple di una formula in una sola volta Se si è già immessa una formula ed è necessario ricopiarla lungo tutta una riga o una colonna, l utilizzo del riempimento è la via più veloce. Ma è ancora più rapido immettere copie multiple della formula nello stesso momento. Per immettere la stessa formula in numerose celle in una solo volta seguire questi passi: selezionare tutte le celle in cui si vuole immettere la formula. Possono essere in una riga o una colonna oppure intervalli non continui (premere Ctrl per selezionare intervalli non contigui). Definire la formula come si fa normalmente, ma non premere Invio alla fine. Quando la formula è completa premere Ctrl + Invio. La formula viene immessa contemporaneamente in tutte le celle selezionate. Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

8 Premere Ctrl+INVIO per immettere copie multiple di una formula in numerose celle contemporaneamente, innanzitutto selezionare le celle. premere Ctrl + Invio per immettere la formula in tutte le celle selezionate. Se si utilizzano intervalli di riferimento nella formula, questi verranno automaticamente adattati ai corretti riferimenti in ogni copia della formula. Se nelle formule si utilizzano nomi di intervallo o etichette di foglio di lavoro, ogni copia della formula troverà i suoi intervalli giusti (ma occorre fare attenzione ad usare le etichette del foglio di lavoro che possono essere un po imprevedibili e complesse). Utilizzo del calcolo automatico per calcoli rapidi Talvolta sono necessari calcoli rapidi e non definitivi (bisogna sapere a quanto ammontano le spese fino a un certo momento, o quanti articoli ci sono in un elenco). Si può analizzare la funzione di Calcolo automatico per avere queste risposte rapidamente. Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

9 Celle selezionate Calcolo automatico selezionare due o più celle e osservare i calcoli automatici relativi ad esse visualizzati sulla barra di stato. Quando si istalla Excel, il calcolo automatico è impostato per calcolare somme; ma non è limitato a questo. È possibile, ad esempio, calcolare, rapidamente le voci contenute in un lungo elenco o la media di un elenco di bollette telefoniche mensili. Si può scegliere il tipo di calcolo desiderato tra Media, Conteggio, Conta num., max e min (appure non presente per disattivare la funzione). Per selezionare il tipo del calcolo cliccare con il pulsante destro del mouse sulla barra di stato e scegliere dal menu di scelta rapida. Scegliere una funzione di Calcolo automatico scegliere una diversa funzione di calcolo. Cliccare sul pulsante destro del mouse Il calcolo automatico conserverà la funzione scelta fino a che non verrà cambiata dall utente. Il calcolo automatico appare sulla barra di stato solo quando due o più celle su cui sia possibile fare dei calcoli vengono selezionate. Per esempio, se la funzione Calcolo Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

10 automatico è selezionata su somma e si selezionano celle che contengono solo testo, Calcolo automatico non compare, perché non c è nulla da calcolare. Calcolo automatico offre le seguenti funzioni: q q q q q q Media calcola la media dei valori numerici delle celle selezionate; ignora le celle bianche e i dati non numerici. Conteggio conta tutte le voci, sia numeriche che di testo che logiche; ignora le celle bianche. ContaNum. conta solo i valori numerici; ignora le celle bianche e i valori non numerici. Max. mostra il singolo valore numerico massimo nelle celle selezionate. Min. mostra il singolo valore numerico minimo nelle celle selezionate. Somma somma i valori numerici nelle celle selezionate; ignora le celle bianche e i valori non numerici. Capire la costruzione delle formule Uso degli operatori aritmetici per matematica semplice Operatore Descrizione + (segno più) Addizione - (segno meno) Sottrazione e negativo * (asterisco) Moltiplicazione / (barra) Divisione ^ (accento circonflesso) Potenza % (percento) Percentuale Capire l ordine in cui Excel esegue le operazioni aritmetiche Excel segue le regole aritmetiche standard che riguardano in quale ordine eseguire le operazioni; questo è detto ordine delle operazioni, ed è indicato come segue: Parentesi tutti i calcoli compresi in parentesi vengono eseguiti per primi. Negativo rendere negativo un numero (ad esempio 5) precede tutte le altre operazioni, così che il valore negativo sia utilizzato nelle operazioni successive. Percento le percentuali (ad esempio 12%) sono calcolate successivamente, così che il valore attuale (in questo caso 0.12) sia utilizzato negli altri calcoli. Potenza le potenze (ad esempio 10^3, che significa 10 al cubo) sono calcolate in seguito, così che il valore attuale venga utilizzato negli altri calcoli. Moltiplicazione sono eseguite dopo le operazioni tra parentesi e prima degli altri calcoli. Divisioni seguono la moltiplicazioni e sono allo stesso livello di precedenza. Addizioni eseguite dopo tutte le divisioni. Sottrazioni seguono le addizioni e hanno lo stesso livello di precedenza. Se operazioni multiple sono racchiuse in una serie di parentesi, le operazioni verranno eseguite dall interno verso l esterno, quindi secondo l ordine di operazioni, e infine da sinistra verso destra. Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

11 Se la formula è lunga e contiene numerose coppie di parentesi, può essere difficile trovare a occhio le parentesi dimenticate. In questo caso, aprire la formula per modificarla, e utilizzare i tasti freccia per spostare il cursore (il punto di intersezione) lungo la formula di un carattere alla volta. Ogni volta che il cursore si sposta sopra a una parentesi, entrambe le parentesi della coppia diventano momentaneamente scure. Se la parentesi non si scurisce temporaneamente quando il cursore la percorre significa che una delle parentesi della coppia è stata dimenticata. Nidificare i calcoli all interno di una formula = (1+2 * (3+4) * 5) = 71 = (1+ (2*3) + 4*5) = 71 = (1+ (2*3) + (4*5) = 71 la nidificazione di parentesi all interno di altre parentesi altera i calcoli. Excel calcola innanzitutto le parentesi più interne, e quindi utilizza questi risultati per calcolare all interno del successivo livello esterno di parentesi e così via per tutti i livelli nidificati. Quando tutti i risultati in parentesi sono stati calcolati, Excel li utilizza per calcolare la formula seguendo l ordine delle operazioni. Errore Significato Soluzione ##### La colonna non è abbastanza larga Allargare la colonna. per visualizzare il valore #VALORE! Tipo di argomento o operazione Verificare gli operandi e gli sbagliata (per esempio utilizzare argomenti; assicurarsi che i una cella con valore #N/D). riferimenti siano validi. #DIV/0! #NOME? #N/D #RIF! #NUM! #NULLO! Circolare La formula sta tentando di dividere per 0 La formula fa riferimento a un nome non valido o inesistente Più comunemente significa che non ci sono valori disponibili p è stato usato un argomento inappropriato. Excel non può trovare le celle di riferimento (per esempio, le celle di riferimento sono state cancellate) Uso non corretto di un numero (ad esempio RADQ(-1)) o risultato della formula troppo grande o troppo piccolo per essere visualizzato. Riferimento all intersezione di due aree che non si intersecano Una formula si riferisce a se stessa sia direttamente che indirettamente. Cambiare il valore della cella di riferimento così che la formula non divida per 0 Assicurarsi che il nome esista ancora o correggere l errore di battitura. Nella formula assicurarsi che la tabella di ricerca sia definita correttamente. Cliccare subito su Annulla per ripristinare i riferimenti e quindi cambiare i riferimenti della formula o convertirli in valori. Assicurarsi che l argomento sia corretto e che sia compreso tra 1* e 1* Verificare gli errori di battitura e riferimento. Cliccare su OK e quindi osservare la barra di stato per vedere quale cella contiene il riferimento circolare. Utilizzare i pulsanti individua precedenti e Dipendenti sulla barra degli strumenti, riferimenti circolari o Controllo per trovare i riferimenti colpevoli. Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

12 Uso dei riferimenti relativi, assoluti e misti nelle formule Le celle possono avere diversi tipi di riferimenti, a seconda di come le si vuole utilizzare nelle formule. Fino a questo punto tutte le celle di riferimento scritte nelle formule erano celle di riferimento relative. Di default, Excel non considera le celle una comprese nelle formule come una posizione definita, le considera invece come una posizione relativa. Questo tipo di riferimenti evita all utente di dover creare le stesse formule ripetutamente. È possibile copiarle e le celle di riferimento si aggiornano di conseguenza. Ad esempio, quando si scrivono formule di somma automatica, le formule sono scritte con riferimenti relativi, e si può utilizzare la funzione di riempimento per copiare la formula in altre celle. Le formule copiate si aggiornano automaticamente ai giusti riferimenti. Per esempio, se un riferimento relativo in una formula si riferisce a celle alla mia sinistra ogni copia della formula farà riferimento a celle alla sua sinistra, indipendentemente da dove la si copia. Talvolta, comunque, occorre fare riferimento a una cella specifica del foglio di lavoro in ogni copia della formula. In un caso come questo, si utilizza un riferimento assoluto. Un riferimento assoluto viene fissato e non cambia neppure se si sposta o copia la formula. I riferimenti assoluti sono contrassegnati dal simbolo del dollaro $ prima dell indirizzo di colonna e di riga, come ad esempio $A$1. Queste formule sommano l intervallo a partire dalla cella superiore della colonna ($C$4) alla cella a sinistra. Queste formule sottraggono le celle a sinistra del Totale bilancio nella cella $F$4 Ogni coppia di formule sommate danno sempre come risultato il totale bilancio l uso di riferimenti assoluti e relativi nella stessa formula permette di creare elenchi flessibili. per modificare il tipo di riferimento cliccare sulla cella di riferimento e premere F4. Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

13 Riferirsi a valori in altri fogli di lavoro o cartelle di lavoro Si supponga di avere una cartella di lavoro contenente due fogli separati per ogni divisione della società. I dati di ogni divisione possono essere combinati in un foglio Sommario nella stessa cartella di lavoro, per compilare e analizzare i dati di tutta la società. Le formule nel foglio di lavoro Sommario dovranno riferirsi a dati dei fogli individuali delle divisioni (questi sono chiamati riferimenti esterni). Si possono creare riferimenti esterni passando ad un altro foglio di lavoro e cliccando e trascinando le celle a cui si vuole fare riferimento, come per i riferimenti all interno del foglio di lavoro; l unica differenza è che le celle sono localizzate su fogli di lavoro diversi. Un riferimento a un foglio di lavoro esterno è il nome del foglio di lavoro seguito da un punto esclamativo, seguito dal riferimento delle celle (che può essere relativo o assoluto). talvolta è più facile lavorare in due finestre, affiancate sul video. Per aprire una seconda finestra cliccare su Finestra, Nuova finestra. Quindi cliccare Finestra, Disponi e nella finestra di dialogo Disponi scegliere una disposizione (affiancato di solito funziona bene) e cliccare su OK. Quindi selezionare il secondo foglio di lavoro in una delle due finestre. I riferimenti a fogli di lavoro esterni possono essere introdotti scrivendoli direttamente. La sintassi per un riferimento a un foglio di lavoro esterno è: NomeFoglio!RiferimentoCella Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

14 Se si cambia il nome del foglio di lavoro dopo che si è scritta una formula che vi fa riferimento, niente problemi. Poiché esse sono nella stessa cartella di lavoro la formula si aggiorna automaticamente per mostrare il nome corrente del foglio di lavoro. Riferirsi ad altre cartelle di lavoro [Nomecartelle]NomeFoglio!RiferimentoCella Nome cartella di lavoro Nome di cella o riferimento Nome del foglio di lavoro Collegamento a questa cella La formula in questa cella l uso di finestre multiple è la via più semplice per lavorare con cartelle di lavoro multiple. Un riferimento ad una cartella esterna può essere anche digitato. La sintassi per un riferimento di questo tipo è: [NomeCartella.xls]NomeFoglio!RiferimentoCella se il nome della cartella o dei fogli contiene degli spazi, includere l intero riferimento (cartella / foglio) foglio tra apostrofi, così: [Divisione Nord.xls]Sommario di fine anno!riferimentocella Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

15 Aggiornamento dei dati in cartelle di lavoro di riferimento La cartella di lavoro che contiene la formula è detta cartella dipendente e la cartella di lavoro che contiene i dati a cui si fa riferimento ad essi può aggiornare i risultati automaticamente. Se la cartella di lavoro origine è aperta quando si apre la cartella di lavoro dipendente, la formula viene aggiornata automaticamente senza problemi. Se la cartella di lavoro origine è chiusa quando si apre la cartella di lavoro dipendente, verrà chiesto se si vogliono aggiornare tutte le informazioni collegate. Se una cartella di lavoro contiene formule che si riferiscono ai dati contenuti in altra cartella di lavoro chiusa, quando si apre la cartella di lavoro verrà chiesto se si vogliono aggiornare le formule. Per modificare i collegamenti in una cartella di lavoro, selezionare Modifica > Collegamenti. Nella finestra di dialogo collegamenti cliccare sul nome della cartella di lavoro origine spostata o rinominata e cliccare su OK. Cliccare su OK per chiudere la finestra di dialogo Collegamenti; il collegamento è stato permanentemente corretto (fino a che l origine non viene nuovamente modificata). Se non si vuole che le formule siano ricalcolate, o se ci si preoccupa dei collegamenti che devono essere aggiornati ogni volta che si apre la cartella di lavoro, si possono interrompere i collegamenti e salvare il risultato delle formule come valori. Selezionare la Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

16 cella contenente la formula e copiarla; quindi (con la cella selezionata) selezionare Modifica > Incolla Speciale. Cliccare sull opzione Valore e quindi su OK. Geometra Luigi Amato Guida Avanzata per immagini excel

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