INDICE 1. SCOPO 3 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3 3. DEFINIZIONI 3 4. MODALITÀ OPERATIVE 3 5. SICUREZZA MAGAZZINO 6 6. RESPONSABILITÀ 7 7.

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2 Foglio 2 di 8 INDICE 1. SCOPO 3 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3 3. DEFINIZIONI Abbreviazioni 3 4. MODALITÀ OPERATIVE Controlli in ingresso Gestione del magazzino e delle aree di stoccaggio Inventario 5 5. SICUREZZA MAGAZZINO Buone norme per l organizzazione del magazzino 6 6. RESPONSABILITÀ 7 7. RIFERIMENTI 8 8. REGISTRAZIONE ED ARCHIVIAZIONE 8 9. ALLEGATI 8

3 Foglio 3 di 8 1. SCOPO La seguente procedura definisce i criteri e i metodi utilizzati da S.I.I. S.p.A. per controllare, identificare, movimentare, immagazzinare e prelevare materiali al fine di controllarne lo stato, la quantità in giacenza, nel caso in cui sia presente un magazzino e la corretta manipolazione per ridurre la possibilità di impatti ambientali. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura in oggetto si applica alle attività di gestione dei materiali e alla gestione delle attività di controllo del materiale in arrivo presso S.I.I. S.p.A: Al magazzino sito in località Cerrione (BI); Alle aree destinate allo stoccaggio materiali c/o gli impianti di competenza; Al Laboratorio di analisi; Alla sede di Vercelli. 3. DEFINIZIONI Non sono previste specifiche definizioni nell ambito della presente procedura. DdT NC 3.1. Abbreviazioni Documento di Trasporto Non Conformità RNC Rapporto di Non Conformità SGI Sistema Gestione Integrato 4. MODALITÀ OPERATIVE 4.1. Controlli in ingresso All arrivo del materiale presso S.I.I. S.p.A, il Responsabile dell Ordine, come definito nella procedura APP-PR-01, controlla la completezza della documentazione di accompagnamento della merce e la congruenza tra quanto consegnato e quanto richiesto nell Ordine d Acquisto. In particolare il materiale in ingresso viene sottoposto alla seguente procedura: a) Controllo rispondenza tra i dati della documentazione di trasporto e la tipologia e il quantitativo della merce; b) Controllo rispondenza tra l ordine e la documentazione di accompagnamento; c) Controllo dell integrità fisica degli imballi e dei prodotti;

4 Foglio 4 di 8 d) Controllo dei documenti che accompagnano le forniture e verifica delle quantità di prodotti consegnati, la loro tipologia e la rispondenza con l Ordine d Acquisto; in particolare si verifica che siano presenti: i dati relativi al fornitore; l identificazione del materiale; la quantità fornita e il n di colli; se del caso, il certificato o dichiarazione di conformità del fornitore e gli eventuali documenti allegati (manuale d istruzione, schede tecniche, schede di sicurezza, ecc..). e) Controllo del corretto imballo e mezzo di trasporto (se soggetto ad ADR) f) Nel caso di esito positivo del controllo, il DdT viene timbrato con l apposito timbro Controllo in accettazione attestante l avvenuto controllo e sottoscritto con firma leggibile da parte di chi ha eseguito il controllo; g) Viene in seguito effettuato, per impianti e laboratorio, il carico in magazzino; h) Il verificarsi del non superamento di un controllo, di qualunque natura e in qualunque punto del processo, genera, da parte di colui che riscontra la NC, la segnalazione della stessa mediante l apertura di un RNC inviando al Responsabile SGI il Mod.01-SGI-PR-03 secondo le modalità richiamate nella Procedura SGI-PR-03 Gestione delle Non Conformità e delle Azioni Correttive e Preventive ; le forniture che non superino il Controllo in Accettazione, ad esclusione delle verifiche di congruenza documentale, sono separate ed identificate come materiale non conforme in attesa di decisione. Da parte degli operatori d impianto che ricevono direttamente le merci, c è un accettazione con riserva per verificare esclusivamente la corrispondenza tra quanto indicato del D.d.T. (quantità e descrizione materiale, tipologia e l integrità dell imballo) e la merce consegnata. L esito del controllo, per il materiale ricevuto c/o gli impianti, viene comunicato dall Operatore d impianto (mediante la trasmissione del D.d.T. timbrato con l apposito timbro Controllo in accettazione e firmato) al responsabile della Gestione degli acquisti il quale, a sua volta, effettua le verifiche di sua competenza come descritto nei sopra citati punti a, b, c, d, e, f, g,h. L originale del D.d.T. viene quindi conservato da chi ha richiesto l Ordine di acquisto in attesa dell invio della fattura per verificarne il corretto adempimento contrattuale del fornitore rispetto all ordine emesso (Procedura APP-PR-01). Una volta effettuato il Controllo in Accettazione e l'eventuale carico a magazzino, il materiale viene sistemato in un apposita area, a seconda della tipologia Gestione del magazzino e delle aree di stoccaggio La ricezione delle forniture in arrivo a SII S.p.A. può avvenire: - presso l area destinata a magazzino della sede operativa di Cerrione (BI), a cura del Gestore Acquisti e Logistica

5 Foglio 5 di 8 - presso l area destinata a magazzino del Laboratorio nella sede operativa di Cerrione (BI) a cura del Responsabile del Laboratorio e Responsabile di Reparto. - Presso la sede amministrativa di Vercelli - presso le aree di stoccaggio degli impianti di potabilizzazione o depurazione, a cura dell Operatore di impianto. In ogni caso l originale del D.d.T. viene trasmesso al Gestore Acquisti e Logistica, che monitora tutte le attività di carico e scarico. La gestione del magazzino di Cerrione prevede prescrizioni per il carico-scarico, controllo, identificazione attraverso appositi cartellini e dislocazione dei materiali in particolare: registrazione del carico-scarico mediante SW dedicato dei magazzini; posizionamento del materiale in apposite aree di competenza; controllo dei livelli di scorta minima (attività svolta in automatico dal SW di gestione del magazzino e del Laboratorio); controllo dell identificazione dei materiali; conservazione secondo le modalità prescritte dal produttore/scheda di sicurezza; in assenza di tali indicazioni deve essere comunque garantita la permanenza in condizioni tali da non danneggiare i materiali e l ambiente; verifica periodica delle condizioni dei materiali immagazzinati al fine di individuare eventuali deterioramenti conseguenti a non idonea conservazione; verifica periodica delle condizioni dell area di immagazzinamento al fine di individuare eventuali perdite o danni all ambiente. I movimenti di magazzino sono sempre e solo a cura dei responsabili (Gestore Acquisti e Logistica e Responsabile del laboratorio e di Reparto) pertanto qualsiasi prelievo e/o la restituzione di materiale dal magazzino deve essere sempre da loro autorizzata. E fatta eccezione solo per i casi di urgenza, previa autorizzazione del DG, del DT, del Responsabile Pianificazione e Controllo, lo scarico di materiale direttamente dal magazzino riportando quanto prelevato sul modulo Carico e Scarico Magazzino (Mod. 01 ). Il Gestore Acquisti e Logistica utilizzerà il modulo per l aggiornamento a sistema informatico del carico e scarico merci. Qualora durante le attività di carico e scarico si individuassero perdite, sversamenti al suolo è necessario avvisare il Responsabile SGI per la eventuale apertura di una NC Inventario Alla fine di ogni anno deve essere fatto l inventario del materiale presente in magazzino. Delle operazioni di inventario dovranno essere rispettate in modo particolare le seguenti indicazioni: stampare il tabulato di rilevazione, che riporta l elenco dei singoli articoli presenti nel deposito; procedere alla conta fisica degli articoli su ogni singolo scaffale (dal piano più elevato fino al piano inferiore), al fine di rilevare eventuali giacenze fisiche non riportate nel SW del magazzino.

6 Foglio 6 di 8 Di tutte le operazioni di inventario deve essere redatto apposito verbale sottoscritto dal magazziniere. Il verbale ed il tabulato devono essere inoltrati alla Direzione Generale ed al Responsabile SGI. Durante l anno il magazziniere deve, inoltre, organizzare degli inventari periodici di controllo (ogni quattro mesi, al fine di mantenere costantemente allineate le giacenze fisiche). 5. SICUREZZA MAGAZZINO Le attività di stoccaggio, di immagazzinamento carico e scarico merci non sono attività esenti da rischi. E non solamente per i pericoli per la salute di una movimentazione manuale inadeguata o per i rischi di incidente durante le movimentazioni effettuate con attrezzature come il transpallet. Le operazioni di stoccaggio e accatastamento in ogni azienda devono essere eseguite a regola d arte per garantire la sicurezza degli addetti ai lavori e per consentire di trasbordare le merci in maniera efficiente. Questi sono i pericoli principali per i lavoratori addetti allo stoccaggio: - essere colpiti dal ribaltamento o dalla caduta delle merci; - inciampare e cadere; - pericoli connessi all uso dei mezzi di trasporto Buone norme per l organizzazione del magazzino Innanzitutto, prima di stoccare la merce, l area di deposito deve essere scelta in modo accurato. Bisogna tener conto soprattutto delle caratteristiche del pavimento (carico massimo sopportabile, assenza di dislivelli o irregolarità), delle condizioni di visibilità sulle vie di circolazione; Le scaffalature devono essere stabili ed agevolmente accessibili; Il pavimento su cui poggiano le scaffalature devono essere in buone condizioni (nessun dislivello, nessuna deformazione); le vie di circolazione e gli accessi ai depositi devono essere liberi da ostacoli; i lavoratori devono avere a disposizione scale o altri ausili per accedere ai materiali presenti sulle scaffalature e questi devono essere in buono stato; i lavoratori devono disporre dei necessari dispositivi di protezione individuale; ordine e pulizia nei depositi; verifica periodica delle condizioni delle merci; bisogna prestare particolare attenzione a non ostruire, anche temporaneamente, uscite di emergenza o vie di fuga o a non rendere inaccessibili i presidi antincendio (estintori, idranti ) in presenza di prodotti pericolosi prestare particolare attenzione alle caratteristiche di pericolosità che si possono desumere dalla scheda dati di sicurezza e dalla loro etichettatura; Ad esempio, è buona norma realizzare stoccaggi che tengano conto delle incompatibilità fra sostanze, evitando in particolare di depositare insieme: - acidi e basi;

7 Foglio 7 di 8 - combustibili e comburenti; I Preposti dovranno vigilare ed imporre che le regole stabilite siano rispettate. 6. RESPONSABILITÀ Gestore Acquisti e Logistica e Responsabili di Reparto del Laboratorio Ha la responsabilità di: verificare la presenza della scheda di sicurezza quando prevista coordinare le attività di gestione del magazzino e di controllo in ingresso verificare l identificazione delle aree di immagazzinamento effettuare e registrare i controlli in accettazione con possibilità di delegare a tale mansione gli Operatori presenti presso gli impianti controllare i moduli di Carico Scarico del materiale in magazzino accertare che le condizioni di conservazione non danneggino i materiali e l area verificare i livelli di scorta minima e la giacenza dei materiali a magazzino verificare la congruità tra ordine emesso e D.d.T. munito di timbro di controllo in accettazione e autorizzazione segnalare al RSGI eventuali NC autorizzare la liquidazione dei corrispettivi contrattuali Operatori Hanno la responsabilità di: compilare il modulo di Carico e Scarico Magazzino per i materiali prelevati/resi stoccare i materiali in condizioni di sicurezza ed in ambiente idoneo effettuare il controllo in accettazione del materiale ricevuto presso gli impianti verificandone la corrispondenza tra quanto indicato nel DdT e la merce consegnata ed anche la tipologia e l integrità dell imballo e segnalando eventuali NC Aree Aziendali Hanno la responsabilità di: effettuare e registrare i controlli in accettazione per gli acquisti di propria competenza destinare i materiali in aree predisposte allo scopo Preposti Hanno la responsabilità di: vigilare ed imporre che le regole stabilite siano rispettate per la corretta gestione in sicurezza del magazzino

8 Foglio 8 di 8 Area Sistema Gestione Integrato Ha la responsabilità di: verificare e monitorare le NC segnalate in accettazione 7. RIFERIMENTI Manuale del Sistema di Gestione Integrato S.I.I. S.p.A. Norma UNI EN ISO 9001:2008 p.to Norma UNI EN ISO 14001:2004 p.to Norma OHSAS 18001:2007 Procedure: SGI-PR-03 Gestione delle Non Conformità e delle Azioni Correttive e Preventive APP-PR-01 Gestione degli approvvigionamenti 8. REGISTRAZIONE ED ARCHIVIAZIONE I DdT timbrati per il controllo in accettazione vengono archiviati dal Gestore Acquisti e Logistica o dai Responsabili di Area per gli acquisti di propria competenza. 9. ALLEGATI 1. Carico e Scarico Magazzino Mod. 01

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