Progetti e Processi: due facce della stessa azienda

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2 Indice Presentazione e coordinate Progetto e Processo L universo del progetto L universo del processo Lo scontro: enfasi sulle differenze La collaborazione: Il progetto in aiuto al processo Il processo in aiuto al progetto Project & Process Integration PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/2010 2

3 Prima di tutto la buona creanza: Stefano Setti, PMP Direttore Tecnico in Blulink Reggio Emilia Sistemi informativi per Qualità, Project Management, HR, BPM Docente di Sistemi Informativi Aziendali presso Università degli studi di Modena e Reggio Emilia Consulente e formatore su PM Direttore aggiunto di PMI-NIC buongiorno e benvenuti PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/2010 3

4 Dualismo Processo/Progetto Alle radici della definizione di progetto (vedi PMBOK ): iniziativa temporanea risultato unico distinzione fra project e ongoing operations Altri topics: necessità di forte integrazione fra le knowledge areas enfasi sulle risorse umane estimate (duration & cost) - templates closing processes & lessons learned raccordo con il tema della maturità PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/2010 4

5 Knowledge Areas del PMBOK Lo scontro e l integrazione fra i due modelli di work management, processo e progetto, riguarda numerose dimensioni: Time/Scope Activity Duration Estimate Schedule Development Human Resource Organizational Planning Staff Acquisition Integration Work Authorization Resource Release Communication Performance measurement Project Control PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/2010 5

6 Quale percorso? La mia carriera Il PMI e la comunità dei PM L agenda di oggi Questa riflessione Approccio ingegneristico, ottimizzazione & gestione Approccio filosofico, umanistico emergente PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/2010 6

8 Processo <> Progetto I protagonisti del confronto: progetto, universo della temporaneità e dell unicità (route) processo, universo della continuità e della ripetitività (routine) L idea di progetto, in sintesi: organizzare risorse per il raggiungimento di obiettivi nel rispetto di vincoli. Missione del progetto è raggiungere gli obiettivi e chiudersi. L idea di processo è presente in tutti i modelli di organizzazione; modella il fluire continuo delle attività. Missione del processo è sostenere in modo continuativo il business. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/2010 8

9 Progetto <> Processo Progetto durata limitata unico schedulazione ha una chiusura network diagram / Gantt Processo continuo ripetitivo event-driven è infinito flow diagram PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/2010 9

10 Geometrie progetto: segmento Al di fuori del progetto non esiste nulla (scope definition, what s in what s out) processo, ruota il processo può o meno ri-passare per gli stessi punti PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

13 Comunicazione Nelle due galassie si comunica in modo diverso: progetto, ogni progetto affronta il problema di miscelare linguaggi e di definire un glossario ed un lessico: tante lingue quanti sono gi stakeholder provenienze e matrici diverse cosa intendi per?, in che senso scusi occorre trasmettere dati e metadati la maggior parte delle informazioni sono destrutturate processo, il linguaggio è predefinito e procedurizzato: anche le comunicazioni sono ripetitive il lessico è ristretto e specialistico, spesso gergale si trasmettono solo i dati, mentre i metadati sono impliciti la maggior parte delle informazioni sono strutturate PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

15 Tempo nel progetto Dopo la fine di un progetto? Il tempo finito (limitato) è finito (concluso) Questo spaesamento temporale è tanto più marcato quanto più ci si trova all interno di organizzazioni project-oriented. In questo caso sappiamo che il singolo membro del team vive di norma un appartenenza assai debole ad un dipartimento funzionale mentre è forte la sua loyalty al progetto. Alla fine del progetto è come se anche il tempo finisse. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

16 Paradigma lineare-quantitativo Tempo rettilineo E il tempo che scorre irreversibile e continuo Il tempo della fisica e dei modelli matematici t Il paradigma lineare-quantitativo: il tempo è omogeneo, obiettivo, misurabile, divisibile all infinito; il passato non si può ripetere, il presente è effimero (un punto); il futuro oggetto di pianificazione e di lotta all imprevisto; il tempo di lavoro è una risorsa limitata il cui valore aumenta in funzione della scarsità. E il tempo della fabbrica, secondo l approccio tayloristico. Il tempo di tempi e metodi, delle operations PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

17 Paradigma circolare-ripetitivo Tempo circolare E il tempo dato da una rotazione Eterna ripetizione di un movimento Il paradigma circolare-ripetitivo: il tempo è ripetizione, oscillazione, rotazione; è un tempo infinito; il tempo è scandito da ri-presentazioni (es. rotazione e rivoluzione terrestre ; il futuro è interpretato come l insieme delle infinite prossime ripresentazioni; è il tempo di processi che richiedono circolarità (ruota di Deming, spirale di Juran, ) E il tempo del pendolo. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

18 Paradigma ciclico-qualitativo Tempo soggettivo e relativo Si introduce il fattore umano La chiave di interpretazione è la percezione Il paradigma ciclico-qualitativo: il tempo è relativo, specifico, flessibile; il tempo è una struttura simbolica che esprime l aspetto ritmico dell organizzazione; il tempo dipende dalle credenze e dai costumi; il tempo non è unico, è la sovrapposizione di diversi tempi. E il tempo delle persone, nel processo e nel progetto. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

19 Dualismo Processo o Progetto? entrambi per una apologia del compromesso e del confronto Vuoi più bene alla mamma o al papà? Ti piace di più il mare o la montagna? Vi è piaciuto di più l Ariosto o il Tasso? Il nostro obiettivo è la definizione di un paradigma di integrazione affinchè la combinazione dei due modelli di work management superi le differenze a favore di una utile integrazione PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

20 Alla ricerca di ciò che è comune Progetto inizio-fine contiene attività alloca risorse richiede competenze ha obiettivi lavoro in parallelo Processo inizio-fine contiene attività alloca risorse richiede competenze ha obiettivi lavoro in parallelo Attività e competenze PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

21 Il progetto Temporaneità Un inizio (apertura) ed una fine (chiusura): Come nel gioco degli scacchi, sono le prime mosse le più decisive: dare un titolo e magari una sigla al progetto (marketing interno); posizionare il progetto nell ambito del portfolio; darne visione, asserendone la priorità, dando committment all iniziativa; identificare l ambiente di progetto (environment); affidare la responsabilità, e l autorità (!), ad un project manager, identificare fin dalle prime fasi i principali stakeholder del progetto; comunicare l esistenza e le finalità del progetto; identificare i vincoli di progetto, i paletti che debbono essere rispettati (contenuto, tempo, risorse, budget, standard, ecc.) identificare la metodologia di pianificazione e conduzione del progetto (Agile?, Waterfall?, Extreme?, Scrum? ) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

22 Il progetto Temporaneità Un inizio (apertura) ed una fine (chiusura): Come nel gioco degli scacchi, per clamoroso che sia il nostro vantaggio, la partita non è chiusa fino allo scacco matto : accettazione del prodotto del progetto da parte del cliente; chiusura con correttezza e completezza degli aspetti commerciali e amministrativi, sia verso il cliente che verso i fornitori; formalizzazione delle lessons learned; aggiornamento della knowledge base; rilascio dei membri del team; comunicazione che il progetto ha avuto un esito. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

23 Il progetto Unicità Ogni progetto è un avventura a sè stante Tuttavia spesso i progetti si assomigliano, appartengono a categorie definite, presentano caratteristiche comuni: le organizzazioni investono energie nella definizione di propri modelli e template, per fornire strumenti standard al team e al project manager, massimizzando la stabilità e riproducibilità dei risultati. template: la pianificazione risulta facilitata se il nuovo progetto aderisce ad un modello noto e già collaudato (i template possono riguardare la WBS, la schedulazione, la composizione del team, i deliverables che devono essere prodotti, ecc.); deliverables: alcuni risultati tangibili del nuovo progetto possono essere recuperati da progetti precedenti (carry over) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

24 Il progetto Unicità Ogni progetto può assomigiare ad un altro E fondamentale, per il successo del nuovo progetto, comprendere bene in che cosa esso assomigli ad altri già eseguiti in passato ed in cosa invece si differenzi. Il project manager avveduto, in presenza di un progetto déjà vu, va subito a caccia degli elementi di differenza, magari nascosti, che possono rappresentare altrettante insidie e quindi rischi di progetto. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

25 Processo - Definizioni Davenport 1993 Un insieme di attività strutturate finalizzate a produrre uno specifico output per uno specifico cliente o mercato. [ ] Il processo è pertanto uno specifico modo di organizzare le attività nello spazio e nel tempo, con un inizio, una fine e ben definiti input ed output Hammer & Champy s 1993 Una collezione di attività che riceve uno o più tipi di input e produce un output che rappresenta un valore per il cliente Rummler & Brache 1995 Il processo è un insieme di step disegnati per produrre un prodotto o servizio; la maggior parte dei processi sono interfunzionali e attraversano i diversi blocchi dell organigramma aziendale Johansson e altri 1993 Il processo è un insieme attività collegate che prendono un input e lo trasformano per creare un output. Idealmente, la trasformazione che si realizza nel processo dovrebbe aggiungere valore all input e creare un output che sia più utile ed efficace, sia a monte che a valle. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

27 Workflow Definizione(1) Il Workflow si occupa dell automazione di procedure, nelle quali vengono scambiati documenti e/o informazioni e/o vengono promosse attività tra partecipanti, in accordo su un insieme di regole definite per raggiungere, o per contribuire ad un obiettivo globale di business. Metodologie e tecnologie di workflow trovano applicazione nell automazione di procedure e quindi di processi anche all interno dei progetti. INPUT OUTPUT (1) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

29 Workflow implementation cycle Cosa significa introdurre un sistema di workflow in un organizzazione? Disegno dei processi BI Analisi dei dati Implementazione delle regole WFM Esecuzione dei processi PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

31 Rappresentazione Grafica Differenti piani semantici Dal livello alto, concettuale, di rappresentazione orientata al management al livello, operativo, orientato all automazione. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

32 Organizzazione a matrice Il dualismo progetto-processo è tanto più spinto, e potenzialmente conflittuale, quanto più l assetto organizzativo della performing organization tende alla matrice forte. In una organizzazione a matrice ogni risorsa sperimenta una doppia appartenenza, al Progetto e alla funzione e quindi al mondo dei Processi. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

34 Il task di progetto come processo Esempio Nell ambito di un progetto tecnico di un nuovo prodotto su commessa, occorre commissionare al proprio laboratorio chimico interno una serie di verifiche, che devono seguire un iter (processo) normato In questo caso è il singolo task che si sviluppa attraverso un flusso di lavoro; il task è completo quando l istanza di processo è conclusa. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

36 Lo step di processo come progetto Esempio Nell ambito del processo di trattamento di un Reclamo del Cliente, dopo aver analizzato il problema e individuato le cause, la rimozione del problema costituisce in generale un progetto, con un obiettivo, un orizzonte temporale definito, risorse allocate, In questo caso è il processo che, raggiunto un suo step, genera un set di attività (task) che deve essere pianificato e portato a termine come progetto; il processo può proseguire quando il progetto è concluso. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

37 Modello a scatole cinesi Contesto primario = il punto di partenza esterno può essere un processo o un progetto Il cambio di contesto può quindi essere iterato (modello misto) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

38 Modello misto (P&PI) Processi e progetti, in un modello misto, condividono i componenti di lavoro elementari: L unità di lavoro non ulteriormente decomposta è l attività, riconducibile ad attività-tipo Per svolgere un attività-tipo sono richieste determinate competenze Processi Competenze Attività[-tipo] Progetti PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

39 Il processo in aiuto al progetto Come la componente di processo è di ausilio al contesto progetto? Monitorando attraverso opportuni indicatori lo svolgersi dei processi, è possibile determinare misure attendibili di durate medie (a supporto della fase di duration estimate) Il workflow può costituire un sistema di Work authorization e fornisce Work results Il workflow costituisce un ottimo supporto al Change Management System del progetto PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

40 Il processo in aiuto al progetto Project life cycle Lo svolgersi di un progetto è di per se stesso un processo che può essere modellato con un sistema di workflow. Inoltre i processi si prestano bene a modellare quel limbo indefinito di attività che precedono l apertura di un progetto (es. preventivi, offerte) o seguono la chiudura (richieste di modifica, innovazione incrementale). PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

41 Il progetto aiuta il processo Come la componente di progetto è di ausilio al contesto processo? Fornisce al mondo dei processi, intrinsecamente event-driven, un supporto di pianificazione di tempi e risorse, Costituisce pertanto l unico passaggio possibile per una ottimizzazione dell allocazione delle risorse (umane e materiali). PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

42 Il progetto in aiuto al processo Processo di Problem Solving Un esempio paradigmatico Un processo event-driven ad un certo stato genera un set di attività schedulate: PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

45 Metriche classiche Indicatori di performance di progetto Tempo (SPI) e Costo (CPI) Il metodo EVM (Earned Value Management, standard ANSI) fornisce uno strumento per determinare, in qualsiasi dimensione e tipologia di progetto, Esempio di project portfolio mappato su un piano CPI e SPI PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

46 Metriche evolute A. Indicatori sulle Risorse Umane Skill alignment grado di allineamento delle risorse ai requisiti di progetto Competency Gap Analysis misura dello scostamento fra richiesto e posseduto Misura della crescita della competenza nell arco del progetto Indicatori HR multiproject PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

47 Metriche evolute B. Indicatori sui Processi Bottleneck step di processo più raggiunti Tempi medi di attraversamento Impiego delle risorse (misurato a posteriori) Misura delle anomalie e delle eccezioni Indicatori WFM multiproject PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

49 Ruolo del PO in ambito P&PI Quali compiti può svolgere il Project Office in questo modello misto Progetto-Processo? Scelta del modello per tipologie di progetto Determinazione delle attività-tipo Determinazione dei costi standard Modellazione delle competenze delle risorse Metriche di Skill measurement project-oriented Definire e (re-)ingegnerizzare i processi Sviluppare indicatori di performance PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

50 Criticità Principali criticità riscontrate nell applicazione del modello proposto: lavoro di setup non trascurabile; il modello risulta meglio applicabile in realtà con progetti ripetitivi riconducibili a categorie forti il PO deve lavorare in stretta sinergia con la divisione HR e con le operations la modellazione delle competenze e delle attivitàtipo va svolta con cura PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

51 Case Study n. 1 Progetto di Automazione processi di laboratorio : Scoping processi esaminati: prove di laboratorio (test) richiesta taratura strumenti Dimensionamento: circa 20 laboratori 2 siti produttivi circa 100 utenti PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

52 Processi di laboratorio Richieste innescate dal ciclo produttivo (processi), che necessitano di pianificazione e di allocazione risorse (umane e materiali) di laboratorio. Accettazione (Richiedente) Ri-Esecuzione Prova (Lab) Chiusura Richiesta (Tutti) Verifica Preliminare (Resp. Lab.) Esecuzione Prova (Lab) Verifica Finale (Resp. Lab.) Analisi Risultato (Richiedente) Richieste di test Prova esterna Accettazione (Richiedente) Ri-Esecuzione Taratura (Lab) Chiusura Gantt - allocazione Richiesta (Tutti) Verifica Preliminare (Resp. Lab.) Esecuzione Taratura (Lab) Verifica Finale (Resp. Lab.) Analisi Risultato (Richiedente) Taratura esterna Metrologia Richieste di taratura strumento Dashboard - indicatori PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

53 Case Study n. 2 MediData Studi e Ricerche Progetti di studi clinico-epidemiologici definizione del protocollo clinico attivazione dei centri (ospedali) reclutamento dei pazienti raccolta, analisi e pubblicazione dei dati clinici Contesto primario: il progetto. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

54 Scheda Progetto P&PI Progetto Sistema Integrato di Project Portfolio Management : Caratteristiche dei progetti: progetti pluriennali e multifase cliente: multinazionali farmaceutiche forte riconducibilità dei progetti a categorie (possibilità di sviluppo di templates) ruolo strategico del Project Office elevato contenuto tecnico-scientifico elevato numero di stakeholders contesto normato (regole internazionali GCP) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/

55 Il processo dentro al progetto Contesto primario: il progetto. Molti task di progetto possono convenientemente essere modellati attraverso processi; ogni step interno al processo richiede competenze specifiche. Processo Cleaning dei dati Briefing (clinico-statistico-pm) Valutazione CRF (clinico) Identificazione check (statistico) Elaborazione check (informatico) Templates di fase Distribuzione MCD (monitor) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 09/03/