Stato dell arte al 9 dicembre 2013

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1 BIBLIOTECA Progetto decentramento materiale bibliografico in Archivio Università di Pisa. Stato dell arte al 9 dicembre 2013 Loc. Montacchiello Loc. Montacchiello

2 PREMESSA La Biblioteca Sant Anna, pur di giovane costituzione, ha avuto negli anni un forte incremento di risorse bibliografiche, finalizzate al supporto delle attività di formazione e di ricerca. Benché negli ultimi dieci anni si siano privilegiate le acquisizioni in formato elettronico (in particolare banche dati ed e-jurnals), la struttura della biblioteca ha ormai esautorato le possibilità di collocazione di libri e riviste astampa. Negli ultimi anni si sono valutate varie possibilità di decentramento, risultanti o poco risolutive o troppo onerose, anche nella previsione di gestione delle movimentazioni prestiti. La possibilità di usufruire di spazi presso l Archivio dell Università di Pisa ( volumi) è risultata la soluzione più efficace ed immediata per risolvere i problemi logistici della biblioteca, ormai non più procrastinabili. Questa soluzione darà il tempo per studiare nuove possibilità edilizie per l espansione della nostra biblioteca.

3 Definizione accordo con l Università di Pisa A inizio febbraio 2013 si incontrano: per la Scuola Superiore Sant Anna, il Direttore generale Dr. Luca Bardi, il Responsabile dei Servizi di Supporto agli Istituti Dr. Manetti, la Responsabile della Biblioteca Dott.ssa Carla Papa; per l Università di Pisa, il coordinatore organizzativo del Sistema Bibliotecario di Ateneo Dott.ssa Gabriella Benedetti e la Responsabile dell Archivio UniPI Dott.ssa Anita D Orazio. Vengono definiti i bisogni di spazio della nostra biblioteca e le possibilità di accoglimento dell Archivio UniPI, nonché un accordo di massima sulla gestione del servizio di movimentazione. Il 7 febbraio la Scuola invia richiesta formale (prot. N. 1317) per l archiviazione di c volumi presso l Archivio generale dell Università di Pisa e la fornitura dei servizi annessi di movimentazione e document delivery. L Università accoglie la richiesta con risposta formale (UniPI SBA prot. N. 553 del 11/03/2013) Il 18 febbraio si incontrano la Responsabile dell Archivio D Orazio e La Responsabile della Biblioteca Sant Anna per definire le modalità operative inerenti il trasloco. Il 15 maggio viene organizzata una visita all Archivio cui partecipano Stefano Manetti, Carla Papa e Anita D Orazio: vengono individuati gli scaffali assegnati alla Scuola e definiti i giorni per il trasloco e le persone addette. A luglio viene definito l accordo ufficiale fra le due Istituzioni per le rispettive sottoscrizioni.

4 Fasi del progetto ATTIVITA INIZIO FINE Fase 1: operazioni preliminari in relazione a Settaggio e personalizzazioni di sistema Elaborazioni e analisi dei record bibliografici. Fase 2: interventi sui record bibliografici dei libri e delle riviste decentrati. 27 marzo maggio maggio 2013 Dicembre 2013: libri Febbraio 2014: riviste Fase 3:predisposizione e attivazione delle richieste 1 luglio 25 luglio di prestito dei libri in archivio dal Catalogo Fase 4: interventi sulle copie fisiche delmateriale bibliografico. Fase 5: trasporto e ricollocazione materiale bibliografico in Archivio 17 maggio 2013 Dicembre 2013: libri Febbraio 2014: riviste 17 maggio 2013 Dicembre 2013: libri Febbraio 2014: riviste Fase 6: riorganizzazione del materiale bibliografico nella sede della Biblioteca. Settembre 2013 Dicembre 2013: libri Aprile 2014: riviste

5 FASE 1 Operazioni preliminari Settaggio e personalizzazioni di sistema Creazione base logica(sublibrary) Archivio SSSUP e formato record catalografico(fmt) Archivio SSSUP. Settaggio delle tabelle Aleph inerenti l implementazione del nuovo campo Coll. 2 (visualizzazione, ricerca, estrazioni). Settaggio delle tabelle Aleph inerente la funzione Prenotazione per i volumi Coll. 2 e le estrazioni dalla GUI delle richieste. Personalizzazioni form hold request letter, notifica mail all utente della richiesta processata Personalizzazione della maschera di prenotazione sull opac Web. Elaborazioni e analisi Elaborazione file del range di collocazioni pregresse, oggetto dell attività di decentramento. Estrazioni dei prestiti effettuati sui volumi, su base annuale e pluriennale. Elaborazione dell elenco delle collocazioni da decentrare, escludendo i volumi più richiesti dagli utenti per numero di prestiti e quelli segnalati direttamente da una rappresentanza degli allievi del settore disciplinare.

6 FASE 2 INTERVENTI SUL RECORD BIBLIOGRAFICO Step1 Modifica Formato Record nella scheda catalografica : da BK a AR La creazione di un Formato specifico AR (Archivio SSSUP) consente di aggregare i records modificati in una Sottobiblioteca specifica, utile per eventuali interventi sistemistici dei dati o rilevazioni statistiche. La creazione della sottobiblioteca non inficia la visualizzazione dei records nell Opac generale

7 Step2 Modifiche sul record di copia a) Modifica Status copia: da 02 (prestabile) a 03 (In archivio Prestabile) b) Modifica Tipo di Collocazione 2 c) Controlli sull indice Collocazione 2

8 FASE 3: RICHIESTE DIPRESTITO DAL CATALOGO PER I LIBRI IN ARCHIVIO

9 FASE 4 INTERVENTI SULLA COPIA FISICA Stampa etichette con nuova numerazione archivio Etichettatura Inscatolamento Compilazione e apposizione modulo di accompagnamento

10 FASE 5 TRASPORTO E RICOLLOCAZIONE MATERIALE BIBLIOGRAFICO IN ARCHIVIO Trasporto delle scatole tramite il furgone della Ditta di logistica Ricollocazione del materiale bibliografico sugli scaffali Sant Anna dell Archivio, secondo la nuova segnatura progressiva.

11 Stato dell arte al 9 dicembre 2013 Fase 1 Fase 3 Completata Completata FASI In itinere Totale nuove etichettature Totale volumi decentrati in Archivio e ricollocati Totale riviste decentrate in Archivio e ricollocate Totale record aggiornati sul Catalogo Media settimanale ore lavoro bibliotecari (parte in lavoro straordinario) Media settimanale ore lavoro Ditta logistica (due persone dal 17 maggio) Media settimanale ore lavoro Allievi (15 giugno-15 luglio)

12 Stato dell arte al 9 dicembre2013 Dislocazione volumi in Archivio SSSUP REPORT FINALE - SCIENZE SOCIALI DATA INIZIO DATA FINE RANGE DI COLL. 1 Corrispondenti COLL. ARCHIVIO SSSUP Totale volumi Statistiche Movimentazion ad acquisizioni fino Movimentazione Interventi e Interventi traslocato a rimasti in biblioteca** Prestiti considerati per i Etichettatura su Catalogo Etichettatura su Catalogo SCIENZE POLITICHE 03-lug-13 7-lug set 19-set F-1 /F-3190 fino al 1999 SETTORE F SCP STORIA 20-set set ott 25-ott S-1/S-1945 fino al 2001 SETTORE F ECONOMIA 28-nov nov FINO AL 9 DICEMBRE 2013 Statistiche+ segnalz allievi volumi rimasti in sede ARCHIVIO SSSUP/ tutti i prestiti negli ultimi 5 anni ARCHIVIO SSSUP/ c.a503 tutti i prestiti negli ultimi 5 anni ARCHIVIO SSSUP/ tutti i prestiti negli ultimi 5 anni DIRITTO IN AULA MAGNA STORICA D-1/ D-3982 * Sono andati in archivio i volumi che avevano registrato in quel range di collocazione ZERO PRESTITI DAL 2008 AL 2013 Segue

13 DISLOCAZIONE RIVISTE REPORT Coll.Archivio SSSUP Tot volumi decentrati Data Riviste Scienze Sperimentali ARCHIVIO SSSUP/ Fino al 9 dicembre