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1 CAPITOLATO TECNICO SUPPORTO TECNICO-OPERATIVO ALL IMPLEMENTAZIONE, ALLA CERTIFICAZIONE E AL MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE DI PROCESSI AZIENDALI NELL AMBITO DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ ISO 9001:2008. Ferservizi, società del Gruppo Ferrovie dello Stato S.p.A., per conto del quale gestisce una serie di servizi nell ambito di un mercato esclusivamente captive ha implementato a partire dal 2008 un Sistema di Gestione per la Qualità conseguendone la certificazione di conformità alla normativa ISO 9001:2008. I processi sinora avviati a certificazione sono i seguenti: a Servizi Amministrativi (Amministrazione e Contabilità, Amministrazione del Personale); b Servizi di Acquisto e Tesoreria + Sistema di gestione Salute e sicurezza sul Lavoro c Servizi Alberghieri E intenzione di Ferservizi S.p.a. procedere nel triennio all implementazione dei restanti principali processi produttivi (elencati di seguito) nel perimetro del Sistema di Gestione per la Qualità già definito, secondo un piano che l azienda si riserva di poter modificare nel corso del periodo al verificarsi di eventuali mutamenti nelle strategie e/o evoluzioni del proprio business. Le modalità di erogazione dei servizi oggetto di certificazione, specificati nello schema in allegato 1 Tabella riepilogativa processi da supportare in ambito SGQ, avviene in coerenza con il modello organizzativo della Società che prevede: strutture di business line (sede centrale) che assicurano il presidio funzionale per la programmazione e l ottimizzazione dei processi produttivi attraverso attività di pianificazione, sviluppo e controllo dei servizi tecnici specialistici, oltre alla gestione della relazione con il Cliente a livello centrale; unità di gestione operativa (10 Poli per 16 sedi territoriali) dei processi, servizi e risorse nell ambito di politiche, obiettivi e metodologie/tecnologie definite dalle Aree, oltre alla gestione della relazione con il Cliente a livello locale;

2 Relativamente al supporto tecnico operativo relativo alla certificazione ISO 9001:2008, si precisa quanto segue: Il perimetro del SGQ da supportare a cura dell Affidatario è quello dei processi/prodotti/servizi elencati nell allegato 1 ed erogati centralmente (un sito) e territorialmente (15 siti di coordinamento). I siti di coordinamento territoriale sono identificati presso le attuali sedi operative dei Poli Territoriali (dieci, più sei sedi decentrate) di Ferservizi, qui di seguito elencati per ambito geografico di competenza: 1. Sede Centrale situata in Via Tripolitania, Roma; 2. Polo Territoriale di Ancona: Piazza Nello e Carlo Rosselli, Ancona (AN); Viale dei Caduti di tutte le guerre, Bari (BA) 3. Polo Territoriale di Firenze: Via Vincenzo Salvagnoli, Firenze (FI); Via Del Lazzaretto, Bologna (BO); 4. Polo Territoriale di Milano, Via Ernesto Breda, Milano (MI); 5. Polo Territoriale di Napoli, Corso Arnaldo Lucci, Napoli (NA); 6. Polo Territoriale di Palermo, P.za Giulio Cesare, 27/E Palermo (PA); 7. Polo Territoriale di Reggio Calabria, Via Crocefisso, Reggio Calabria (RC); 8. Polo Territoriale di Roma: Via Tripolitania, Roma (RM); Piazza della Croce Rossa, Roma (RM); Via Roma, Cagliari (CA); 9. Polo Roma Sede Centrale: P.za della Croce Rossa, Roma; 10. Polo Territoriale di Torino: Via Paolo Sacchi, Torino (TO); Via Lagaccio, Genova (GE); 11. Polo Territoriale di Verona: Piazz.le xxv Aprile, 6 (VR); Via Decorati al Valore Civile, Venezia Mestre (VE); Piazza Vittorio Veneto, Trieste (TS).

3 Modalità del Servizio Il Servizio di supporto tecnico-operativo si articola, per ogni processo/servizio attivato, in tre fasi: 1) Programmazione, che comprende: a) Analisi iniziale del sistema e della struttura operativa dell azienda b) Definizione del programma di attivazione del SGQ per i servizi in certificazione; c) Supporto per la definizione del perimetro e dei processi da formalizzare; d) Analisi della documentazione aziendale esistente, di quella del SGQ e stima dei gap; e) Supporto per l individuazione del personale di presidio del SGQ. f) Diagnosi dei processi in certificazione, relativamente al livello di conformità del sistema ai requisiti stabiliti dalla normativa di riferimento ISO 9001:2008; 2) Operativa, che comprende: a) Elaborazione e mappatura di processi e procedure, in logica di adeguamento alla normativa di riferimento vigente; b) Adeguamento ed aggiornamento della documentazione di SGQ esistente processi di supporto inclusi - al nuovo perimetro al fine dell integrazione dei nuovi processi in certificazione; c) Definizione ed adeguamento degli strumenti di supporto al SGQ per i servizi in certificazione; d) Formazione, addestramento e informazione sul SGQ del personale coinvolto nel perimetro di certificazione; e) Supporto per la definizione del sistema di indicatori utili alla misurazione ed al monitoraggio del SGQ; f) Supporto per la predisposizione del riesame direzionale; g) Svolgimento degli audit pre-certificativi come elemento di check-up preliminare alle verifiche dell organismo di certificazione; h) Supporto per la definizione/produzione/adeguamento di ogni altro aspetto funzionale al conseguimento della certificazione ISO 9001:2008; 3) Certificazione/mantenimento: a) Supporto nel raccordo con l ente di certificazione per la programmazione ed organizzazione delle attività di verifica da parte

4 dell ente stesso; b) Supporto agli audit esterni nella fase di verifica propedeutica al rilascio della certificazione da parte dell Organismo di Certificazione, nonché durante le verifiche di mantenimento della stessa per la durata del contratto. c) In fase di mantenimento, supporto per: i. la verifica della documentazione del SGQ, in accoglimento alle osservazioni espresse dall ente di certificazione o a seguito di rilievi emersi nel corso degli Audit Interni o Esterni; ii. formazione, addestramento e informazione sul SGQ del personale coinvolto nel perimetro di certificazione; iii. la predisposizione del riesame direzionale; iv. gli Audit Esterni da parte dell ente certificatore durante le visite di mantenimento; v. supporto per la definizione/produzione/adeguamento di ogni altro aspetto funzionale al mantenimento stesso; Il programma di certificazione definito da Ferservizi, prevede ad oggi, il seguente calendario: Entro il 31 dicembre dicembre dicembre 2013 Processo Verifiche mantenimento previste post prima certificazione Servizi di Ristorazione aziendale 2 Servizi di vendita immobiliare 2 Rilascio concessioni di viaggio 2 Servizi Manutentivi 1 Servizi agli uffici (Pulizia, Centralino, Controllo accessi traslochi e facchinaggio) 1 Property (Servizi di Locazione e convenzione, Gestione Locazioni, Attraversamenti e 1 Parallelismi) Property (Servizi tecnici patrimoniali, attività catastali, identificazione cespiti, contenzioso - immobiliare, gestione credito) Lavori su investimento - Servizi al Business - Gestione Parco Auto -

5 Ferservizi potrà, in conseguenza di sopravvenute esigenze di carattere strategico/organizzativo, richiedere limitate variazioni in ottica modulare nella tempistica di certificazione dei diversi processi rispetto al piano definito che ha, pertanto, carattere meramente indicativo. In relazione alle stesse esigenze sopra citate, Ferservizi potrà avere facoltà di richiedere, nel corso della durata del contratto, eventuali limitate variazioni, in aumento o in diminuzione - rispetto a quanto indicato circa i processi/prodotti e siti da collocare nel perimetro di certificazione.

6 SUPPORTO TECNICO-OPERATIVO PER IL MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE OHSAS 18001:2007 SUL SISTEMA DI GESTIONE DELLA SICUREZZA E DELLA SALUTE DEI LAVORATORI PREMESSA: Ferservizi, società del Gruppo Ferrovie dello Stato S.p.A., a partire dal 2008 si è dotata di un Sistema di Gestione per la Sicurezza che ha portato al raggiungimento della certificazione OHSAS nel dicembre Il supporto tecnico-operativo, oggetto del presente contratto, dovrà garantire il mantenimento della certificazione di conformità alla normativa BS - OHSAS ed il miglioramento delle performance del Sistema di Gestione. I principali punti di miglioramento fino ad oggi emersi sono i seguenti: - Valutazione dei Rischi - Gestione delle Emergenze intere - Attività di affidamento lavori ricadenti nel titolo IV del d.lgs 81/08 - Attività di comunicazione, consultazione e sensibilizzazione del personale - Gestione degli incidenti, delle NC, e delle AC. Le visite periodiche di mantenimento, che interesseranno ca. 8/10 sedi Ferservizi appartenenti alle relative unità produttive, saranno condotte dall ente certificatore così programmate: P3: novembre/dicembre 2011 RC: ottobre Sono invece da programmare le successive visite: P1 - P2 - P3 RC. SITI OGGETTO DI CERTIFICAZIONE: I siti oggetto di certificazione sono le seguenti 18 Unità Organizzative di Ferservizi: 1. Unità operativa di Ancona: P.za Nello e Carlo Rosselli, Ancona (AN); 2. Unità operativa di Bari: Viale dei Caduti di tutte le guerre, Bari (BA); 3. Unità operativa di Bologna: Via Del Lazzaretto, Bologna (BO); 4. Unità operativa di Firenze: Via Vincenzo Salvagnoli, Firenze (FI); 5. Unità operativa di Genova: Via Lagaccio, Genova (GE); 6. Unità operativa di Torino: Via Paolo Sacchi, Torino (TO); 7. Unità operativa di Milano: Via Ernesto Breda, Milano (MI); 8. Unità operativa di Napoli: Corso Arnaldo Lucci, Napoli (NA); 9. Unità operativa di Palermo: P.za Giulio Cesare, 27/E Palermo (PA);

7 10. Unità operativa di Reggio Calabria: V. Crocefisso, R.Calabria (RC); 11. Unità operativa di Roma: Via Tripolitania, Roma 12. Strutture di Sede Centrale dipendenti AD: Via Tripolitania, Roma 13. Strutture di Sede Centrale dipendenti DG: Via Tripolitania, Roma 14. Unità operativa di Cagliari: Via Roma, Cagliari (CA); 15. Roma Sede Centrale: P.za della Croce Rossa, Roma 16. Unità operativa di Verona: Piazz.le XXV Aprile, 6 (VR); 17. Unità operativa di Venezia: Via D. al Valore Civile, Mestre (VE); 18. Unità operativa di Trieste: Piazza Vittorio Veneto, Trieste (TS). ATTIVITA : Il Servizio di supporto tecnico-operativo dovrà prevedere le seguenti attività: 1) Supporto nella verifica della documentazione del SGSSL, in accoglimento alle osservazioni espresse dall ente di certificazione o a seguito di rilievi emersi nel corso degli Audit Interni o Esterni. 2) Aggiornamento dell elenco delle prescrizioni legislative e normative, comprese norme e regolamenti di origine legislativa comunque applicabili alle attività condotte, ed eventuale supporto per l aggiornamento della documentazione del SGSSL di riferimento. 3) Supporto Audit Interni: a) Supporto all organizzazione nell ambito dell esecuzione delle attività di Audit interno. Tale attività dovrà essere condotta con le modalità tipiche dei Sistemi di Gestione da specialisti in materia di SSL OHSAS b) Supporto agli Audit interni preliminari alle visite di mantenimento e di nuova certificazione. c) Supporto alla elaborazione di tutta la documentazione di riferimento a seguito degli Audit Interni condotti. 4) Supporto Audit Esterni: a) Supporto all organizzazione nell ambito dell esecuzione delle attività di Audit Esterni previsti per le varie visite di mantenimento durante tutta la durata del presente contratto (ca. 4 verifiche di mantenimento su ca. 8/10 unità produttive per ogni visita periodica). Tale supporto dovrà essere garantito da personale con elevato livello di esperienza e competenza nelle materie oggetto dell incarico. b) Supporto agli Audit Esterni da parte dell ente certificatore durante le visite di mantenimento e di nuova certificazione.

8 c) Supporto alla elaborazione di tutta la documentazione di riferimento a seguito degli Audit Esterni condotti. 5) Adeguamento della documentazione di SGSSL esistente processi di supporto inclusi; 6) Formazione, addestramento e informazione sul SGSSL del personale coinvolto nel perimetro di certificazione; 7) Supporto per la predisposizione del riesame direzionale; 8) Supporto per la definizione/produzione/adeguamento di ogni altro aspetto funzionale al conseguimento della certificazione OHSAS

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