Extranet - By SoftSystem srl

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1 Soft System srl

2 Indice Generalità... 3 Informazioni generali... 3 Login... 7 Accedi/Esci... 7 Cambia password... 8 Informazioni... 9 Ricerca sottoconto Riservato - Cliente Soft agenda Impianti Lavori da fare Copie noleggio Inserisci richiesta di intervento I miei interventi Ultime segnalazioni Le mie fatture Interventi Pannello decisionale Distinta base progettazione Commissioni agente Lo scadenziere Ricerca testuale Ticket Gestione RMA Apri RMA e richiedi parte Situazione / Completamento Storico / 28

3 Generalità Informazioni generali [ ]Questo documento ha lo scopo di spiegare il funzionamento generale dell'interfaccia dell'applicazione web. I dati desiderati dall'utente sono disponibili per la visualizzazione o per la modifica grazie al supporto di una serie di videate; ognuna di queste è legata ad un insieme di funzioni e di dati differente. Per aprire le videate dell'applicazione occorre utilizzare il menu posizionato alla sinistra del browser; aprendo le videate saranno disponibili ulteriori comandi per gestire i dati che esse contengono. Ogni videata ha al suo interno uno o più pannelli, i contenitori dei dati di interesse. Tramite i comandi di pannello è possibile agire direttamente su tali dati Menu Uso dell'applicazione Il menu dell'applicazione è composto da un elenco di gruppi di comandi. Inizialmente ogni gruppo è chiuso e non mostra i comandi che sono presenti al suo interno. Sarà sufficiente cliccare sul nome del gruppo desiderato per far si che il gruppo si apra, ovvero che vengano mostrati i comandi che contiene. Subito dopo l'apertura dell'applicazione il sistema non presenta videate aperte, ma una pagina di benvenuto. Per poter aprire una videata ed agire così sui dati bisogna usare i comandi del menu. Nell'immagine che riportiamo sulla sinistra il menu presenta un solo gruppo di comandi (Tabelle) che contiene diversi comandi, i quali aprono una videata ciascuno; cliccando, ad esempio, sulla voce Prodotti si aprirà la videata che mostra l'elenco dei prodotti. Per nascondere i comandi del gruppo è sufficiente cliccare ancora una volta sul suo nome. Uso delle videate Esempio di lista delle videate Uso generale delle videate di applicazione Abbiamo visto che è possibile accedere alle varie videate dell'applicazione utilizzando i comandi del menù. E' possibile aprire contemporaneamente più videate, ed in questo caso l'elenco delle videate aperte viene visualizzato subito sotto al menu di applicazione con un menu a linguette, come si vede nell'immagine qui a fianco. Nell'esempio ci sono due videata aperte: ordini e prodotti. Il nome della videata attiva viene evidenziato dalla linguetta di colore bianco. Inoltre il nome della videata attiva appare nella barra del titolo della videata, come si vede dal secondo esempio sulla sinistra. Nella barra del titolo, inoltre, è presente il pulsante di chiusura della videata:. Cliccando su questo pulsante, la videata corrente viene chiusa e ne viene mostrata un'altra tra quelle attualmente aperte. Sotto all'elenco delle videate aperte possiamo invece vedere il 3 / 28

4 pulsante, che chiude tutte le videate aperte e mostra la pagina di benvenuto. All'estremità superiore destra del browser notiamo la presenza di un pulsante uguale a quello per la chiusura di una singola finestra. Quest'ultimo chiude l'intera sessione di lavoro eseguendo il logout (scollegamento) dell'utente e riportando l'applicazione alla schermata di login. Notiamo infine che nella barra di stato del browser, ovvero l'area grigia posta nella parte inferiore del browser, vengono visualizzati dei messaggi informativi rispetto al campo della videata in cui è posizionato il cursore (per posizionare il cursore su un campo è sufficiente cliccarci sopra una volta). Comandi di vedatata Comandi disponibili per la visualizzazione e gestione delle videate Il pulsante (<) in alto a sinistra, a fianco del nome dell'applicazione, nasconde il menu aumentando l'area disponibile per la visualizzazione e la gestione dei dati. Il pulsante (>) (che diventa visibile solo a menu nascosto) compie invece l'operazione inversa. Il pulsante (-) ha una funzione simile a quello appena visto, riduce una parte della videata relativa riducendola ad una semplice riga, mentre il pulsante (+) compie l'operazione inversa. Il pulsante lucchetto chiuso indica che i dati del pannello sono bloccati, e pertanto finché la videata resta in questo stato non è possibile modificare tali dati. Cliccandolo la videata si sblocca, permettendo la modifica ed in questo caso viene mostrato il pulsante lucchetto aperto, che compie l'operazione inversa. Pannelli Uso generale delle videate di applicazione Solitamente all'apertura di una videata il pannello si predispone per l'inserimento dei criteri di ricerca. In questo modo potrete selezionare i dati che vi interessano inserendo degli "esempi" nei campi. Per eseguire la ricerca dovrete cliccare sul pulsante. Se non inserite alcun esempio, verranno trovati tutti i dati. E' possibile capire se il pannello si trova in questo stato dalla scritta nella riga del titolo, come mostrato dall'immagine a sinistra. Per effettuare ricerche speciali è possibile utilizzare i caratteri speciali indicati nel riquadro seguente. Dopo aver premuto il tasto "esegui ricerca", verranno mostrati i dati a video. A questo punto potrete scorrerli o modificarli. Se li modificate il pannello lo segnala nella riga del titolo, come si vede nelle immagini a sinistra. Dopo aver completato la modifica dovete premere il tasto per salvare le modifiche oppure potete premere il tasto per annullarle. Gli altri tasti presenti nella barra del titolo 4 / 28

5 del pannello sono illustrati nei riquadri che seguono. Pannello in stato 'criteri di ricerca' E' possibile che la videata contenga altri comandi che attivano funzioni specifiche; in questo caso riferitevi alla documentazione specifica della videata per avere ulteriori informazioni. Pannello in stato 'visualizzazione dati' Pannello in stato 'dati modificati' Filtri di ricerca > [valore] < [valore] % o * = #.! [value1]:[value2] combinazioni I caratteri speciali utilizzati per inserire i criteri di ricerca trova i dati che in quel campo hanno un valore maggiore o uguale a quello inserito trova i dati che in quel campo hanno un valore minore o uguale a quello inserito è un carattere "jolly" che indica che può esserci un valore qualsiasi al suo posto (per esempio tutti i dati che in quel campo hanno un valore che ha al suo interno la parola "co", in questo caso la parola giacomo verrebbe trovata). %como trova tutti i record il cui campo del criterio finisce con "como", mentre scrivere %co% fa ricercare trova i record che in quel campo hanno un valore uguale a quello indicato trova i record che in quel campo hanno un valore diverso da quello indicato trova tutti i record per cui in quel campo è stato introdotto un valore trova tutti i record per cui quel campo è stato lasciato vuoto trova tutti i record il cui valore del campo selezionato è compreso tra value1 e value2 E' possibile combinare gli effetti dei vari operatori mediante l'uso del punto e virgola. (es. <10; 20:30 - trova tutti i valori minori o uguali a 10 oppure quelli compresi tra 20 e 30). Comandi di pannello Pulsanti disponibili nella barra del titolo del pannello Mette il pannello il modalità di ricerca Permette di cambiare la modalità di visualizzazione corrente In modalità "dettaglio" la finestra presenta i dati trovati una riga per volta, con una grafica solitamente più comoda per l'inserimento e la modifica dei dati. In modalità "lista" invece vengono presentati più risultati contemporaneamente, in una tabella. In questa modalità è possibile avere alcuni campi al di fuori della tabella, per permettere una visualizzazione migliore dei dati più importanti relativi alla riga correntemente selezionata. Annulla le modifiche fatte ai dati 5 / 28

6 Aggiorna il pannello eseguendo una nuova ricerca Duplica la riga attuale Cancella la riga attuale Salva le modifiche fatte ai dati del pannello Attiva la funzione di stampa, se attiva per questo pannello Comandi di navigazione Pulsanti disponibili nella barra del titolo del pannello Va alla prossima riga Va alla riga precedente Va all'ultima riga Va alla prima riga 6 / 28

7 Login Accedi/Esci [ ] Per accedere ad Extranet è necessario identificarsi con ID, codice utente e password. L'ID è il codice che identifica l'azienda, può essere quindi un codice fittizio che identifica l'azienda stessa se chi effettua il login è un operatore interno, oppure un codice cliente vero e proprio che sarà abilitato all'accesso web nell'anagrafica di Euro2000. In base a chi effettua l'accesso (cliente, operatore interno oppure agente ), le informazioni visualizzate sono diverse. Operatore interno : accede all'intera procedura e viene visualizzato il menù riservato. Operatore agente : può consultare solo i dati dei propri clienti Cliente esterno : può accedere solo ad aree ristrette della procedura e viene visualizzato il menù cliente. Dopo aver inserito codice cliente, id e password (obbligatoria) si preme il pulsante < accedi>. Nella parte sinistra della videata compare il menù dei programmi disponibili in base alle licenze attivate. Dopo tre accessi falliti l'applicazione di chiude 7 / 28

8 Cambia password [ ] L'utente abilitato all'accesso web può eseguire il cambio della propria password di accesso. La password va digitata due volte, sia nel campo nuova password che nel campo conferma password. Per quanto riguarda la password non esistono regole specifiche se non quelle delle normali regole di sicurezza (preferibilmente almeno 8 caratteri e utilizzo di caratteri misti). Non sono ammessi spazi. 8 / 28

9 Informazioni [ ] Questa funzione visualizza la versione del software. 9 / 28

10 Ricerca sottoconto [ ] E' possibile eseguire la ricerca dei clienti e fornitori. Questa funzione è disponibile solo se si accede come utente interno e non come cliente. All'accesso l'applicazione si apre sul cliente interno (indicato nella personalizzazione GLOB_0010 di Euro2000) che solitamente è il cliente che identifica l'azienda stessa. Per consultare i dati di altri clienti o caricare interventi / commissioni / rilevazioni copie o altro, è necessario eseguire prima la ricerca del cliente e per assegnarlo premere <assegna sottoconto>. Il cliente selezionato viene visualizzato nella barra superiore della extranet a fianco al nome dell'utente di login. Per tutti i dettagli sulle modalità di ricerca vedere manuale Uso delle videate' Dalla schermata di ricerca sottoconto è possibile accedere ad altre applicazioni, tra cui: <orari>: visualizza gli orari dei clienti <www>: apre la pagina del sito web indicato nel cliente selezionato <pagine gialle>: permette di eseguire la ricerca tramite pagine gialle <meteo>: visualizza il meteo della località del cliente <Google maps>: apre applicazione di Google <Google maps R. Soc>: se il cliente è presente su Google Maps viene eseguita la ricerca con ragione sociale. 10 / 28

11 Riservato - Cliente Soft agenda [ ] Richiama la Soft Agenda di Euro2000. Per ogni dettaglio rimandiamo ad apposito manuale. 11 / 28

12 Impianti [ ] Attraverso questa funzione sono sono visualizzati gli impianti. L'archivio impianti assistenza è il punto di raccordo tra cliente e macchine/matricole. Nell'impianto viene visualizzato l'archivio di tutte le macchine che sono state installate presso il cliente e che eventualmente sono state disinstallate. Possono esistere più impianti per ciascun cliente, per esempio per ubicazioni diverse presso le quali si trovano le macchine o per tipologia. La videata si compone di 2 aree; una che visualizza gli impianti presenti per il cliente selezionato, mentre quella sottostante visualizza le macchine dell'impianto selezionato. Sulla parte destra della schermata sono presenti alcune funzioni che vediamo di seguito. Lavori da fare/fatti: Apre la tabella lavori da fare in cui sono riportate le attività che sono state inserite nell'impianto. La videata si presenta sotto forma di elenco in cui per data è riportato l'elenco dei lavori da fare con persona che ha eseguito la richiesta e descrizione breve. Nella parte di destra sono riportate ulteriori informazioni relative alla richiesta selezionata. Sono disponibili due pulsanti <lavori eseguiti> e <lavori ancora da fare> per visualizzare rispettivamente solo i lavori che sono già stati eseguiti (presente data di esecuzione) o i lavori ancora aperti. Intervento in bianco: permette di stampare un intervento in bianco da compilare a mano Copie noleggio: Permette di inserire le rilevazioni delle copie per le macchine a noleggio. Per dettagli su rilevazione copie vedi apposito manuale. Nuovo intervento su attrezzatura: permette di inserire una richiesta di intervento sulla matricola selezionata. Per dettagli sulle richieste di intervento rimandiamo a manuale interventi. Indoor: permette di visualizzare le visite indoor fatte presso clienti. Soggetto a specifica licenza. 12 / 28

13 Lavori da fare [ ] Permette di visualizzare l'elenco delle attività o dei lavori da fare che vengono inseriti negli impianti. La maschera si presenta sotto forma di tabella in cui sono riportati il codice impianto, la descrizione dell'impianto, la data di inserimento dell'attività, descrizione del lavoro da fare, del modello e matricola. I lavori da fare vanno caricati dall'impianto attraverso il pulsante <lavori da fare>. Per dettagli vedi manuale impianti. Per dettagli relativi ai lavori da fare rimandiamo ad apposito manuale online di Euro / 28

14 Copie noleggio [ ] Attraverso questa funzione è possibile inserire le rilevazioni delle copie per le macchine che sono a noleggio All'apertura della maschera viene evidenziato l'elenco dei contratti di noleggio con la relativa macchina. Sono visualizzate le date dell'ultima rilevazione e della scadenza della prossima rilevazione calcolata da euro2000 in base ai periodi indicati nel contratto. Nell'ultima colonna viene proposto l'ufficio presso il quale è ubicata la macchina (letto da impianto). Selezionando la riga relativa alla macchina da trattare, nella parte sottostante della maschera sono visualizzate due colonne, nella prima vengono riportate le copie dell'ultima rilevazione effettuata, nella seconda vanno digitate quelle relative alla nuova rilevazione, la data di riferimento viene proposta in base alla prossima scadenza di rilevazione. Se le copie digitate sono inferiori all'ultima rilevazione pervenuta viene emesso avviso bloccante e non permette di memorizzare.. Nella parte dettaglio impianto vengono visualizzate alcune informazioni dell'impianto presso il quale si trova la macchina come indirizzo, responsabile, ecc. L'ordinamamento con cui sono visualizzate le macchine è per impianto e per modello. E' possibile far sì che il sistema invii una mail di notifica ogni qualvolta il cliente inserisce una nuova rilevazione. Per fare ciò è necessario predisporre alcune personalizzazioni di Euro2000. Per Dettagli sulla rilevazione copie e caricamento personalizzazioni rimandiamo ad apposito manuale online di Euro / 28

15 Inserisci richiesta di intervento [ ] Questa funzione permette di inserire una richiesta di intervento o su una matricola specifica o un intervento generico. All'apertura viene richiesto di specificare il nome del richiedente e l'impianto su cui va fatto l'intervento (informazioni obbligatorie). Va poi scelto il tipo di intervento: Intervento su attrezzatura specifica: visualizza le macchine presenti nell'impianto selezionato Intervento generico: permette di caricare un intervento inserendo come attrezzatura uno dei modelli generici visualizzati nell'apposito elenco. (Le macchine visualizzate come attrezzatura generica sono dei codici modelli che vanno specificati nella personalizzazione di Euro2000 EP_WPQ2010) Indoor: permette di caricare un dettaglio descrittivo del lavoro da fare (che viene poi riportata in Euro2000 nell'elenco lavori da fare del relativo impianto). Per i primi due punti dopo aver specificato la macchina su cui eseguire l'intervento viene richiesta la descrizione del guasto e il grado di urgenza. Al salvataggio viene inviata una mail di notifica dell'inserimento della richiesta di intervento. Per dettagli sulla gestione interventi rimandiamo ad apposito manuale di Euro / 28

16 I miei interventi [ ] Visualizza gli ultimi interventi fatti relativi al cliente selezionato, gli interventi sono visualizzati per il periodo indicato a video. Se si accede alla videata come cliente sono visualizzati solo gli interventi del cliente con cui è stato eseguito il login; se invece si effettua l'accesso come tecnico interno è possibile visualizzare gli interventi di tutti i clienti e non solo quelli relativi al cliente vistando il check 'tutti i clienti'. La maschera si compone di una parte tabellare dove per ciascun intervento sono visualizzati gli estremi, il modello/matricola e alcune altre informazioni come diritto fisso e garanzia. Nella parte sottostante sono riportate le descrizioni relative al guasto, e ai vari memo presenti nelle richieste di intervento. Se ci si trova negli 'ultimi interventi' per aprire l'intervento è sufficiente posizionarsi sulla riga voluta e premere il pulsante <VAI A INTERVENTO>. Nei 'miei interventi' invece è possibile scaricare il file pdf degli interventi chiusi (flag ch) cliccando sopra l'icona. 16 / 28

17 Ultime segnalazioni [ ] Permette di visualizzare l'elenco e il relativo status delle segnalazioni di richieste di miglioria, correzione, modifica relative ad Euro2000 o allo stesso Extranet fatte a Soft System. La maschera viene visualizzata in forma tabellate con numero segnalazione, data, status codice e descrizione del programma relativo alla segnalazione. Nella parte di destra compare in dettaglio il testo della segnalazione. 17 / 28

18 Le mie fatture [ ] I clienti abilitati possono visualizzare l'elenco delle proprie fatture ed eventualmente stamparle in formato PDF. Per aprire la fattura in formato PDF premere il tasto 18 / 28

19 Interventi [ ] Permette di inserire delle richieste di intervento. All'apertura viene visualizzato un primo elenco degli interventi effettuati sul cliente selezionato. Premendo appositi tasti funzione è possibile o modificare l'intervento selezionato o caricarne uno nuovo. La modalità di inserimento degli interventi segue le stesse regole di Euro2000 per la proposta delle macchine, di garanzia, diritto fisso e listini. Si compone di 4 videate: Generale: contiene i dati di testata dell'intervento Dati agg /ore: contiene le ore di lavoro del tecnico Materiali: contiene i materiali / pezzi di ricambio utilizzati Destinazioni Dopo il salvataggio è possibile stampare l'intervento (il report di stampa va indicato nella personalizzazione di Euro2000 EP_WPQ2020). Per maggiori dettagli sulle funzionalità delle richieste di intervento rimandiamo ad apposito manuale online di Euro / 28

20 Pannello decisionale [ ] Visualizza il pannello decisionale del cliente selezionato con tutte le informazioni dell'anagrafica e dei relativi contatti. Il pannello si compone di una prima schermata di dati anagrafici, seguono fatturato mese, acquisti/vendite del periodo selezionato. Richieste, preventivi emessi, ordini, notizie commerciali e contabilità (visualizza fido ed estratto conto del cliente in sola consultazione). Dal pannello decisionale sono consultabili altre applicazioni, tra cui: <www>: apre il sito web specificato nell'anagrafica cliente <pagine gialle>: apre il sito pagine gialle eseguendo la ricerca sulla ragione sociale del cliente <meteo>: visualizza la pagina web meteo.it con il meteo della località indicata nel cliente. <Google maps>: apre google maps con l'indirizzo del cliente <Google maps con rag. Soc.> apre google maps eseguendo la ricerca della ragione sociale del cliente. <scheda magazzino>: apre la scheda magazzino (per dettagli vedi manuale online di Euro2000) <Ultimi interventi>: visualizza l'elenco degli ultimi interventi di assistenza effettuati per il cliente. Posizionandosi sulla riga e premendo il pulsante <vai a intervento> è possibile aprire l'intervento stesso. <Orari> richiama gli orari di apertura del cliente <Estratto conto>: Permette di visualizzare l'estratto conto del cliente. E' possibile eseguire alcune selezioni su data di registrazione o data riferimento. Sono estratte le partite aperte che vengono visualizzate in forma tabellare sotto forma di elenco con il totale dare/avere e saldo. Dopo aver indicato le selezioni volute premere <leggi> Premendo il tasto <+-> presente nell'utima colonna si apre il dettaglio della partita. 20 / 28

21 Distinta base progettazione [ ] Questo modulo permette di visualizzare, caricare e gestire le Distinte basi in progettazione e vederne lo stato di avanzamento Lo scopo di questa applicazione è quello di poter caricare una Distinta base da un Ufficio Tecnico anche esterno alla ditta. Una volta caricata poi deve essere validata dall'ufficio interno che provvederà ad indicare i codici reali ed eventualmente apportando le correzioni necessarie. Va indicato il codice padre che può anche essere un codice generico se non si conosce quello interno. Seguono poi la descrizione e la descrizione aggiuntiva ed infine si possono caricare i materiali (su scheda materiali). Nella scheda Distinta Materiali si possono indicare i codici componenti, le quantità e i riferimenti nei campi Top e Bottom (viene fatta quadratura tra quantità e riferimenti indicati in Top e Bottom). E' possibile inoltre visualizzare le corrispondenze presenti in anagrafica magazzino ed eventualmente indicarne di nuove (non vengono inserite in Euro2000 ma restano legate alla riga DB Progettazione per essere successivamente valutate ed eventualmente caricate). Quando viene conclusa la progettazione va cambiato lo stato da Inserito a Finito in modo che sia possibile gestire la Distinta base così creata in Euro2000. Per dettagli su parte distinta base progettazione in Euro2000 rimandiamo a manuale online di Euro / 28

22 Commissioni agente [ ] Permette agli agenti di inserire delle commissioni, una sorta di pre-ordini che l'agente carica e che vengono memorizzate su input commissioni' di Euro2000 in attesa di essere trattate e trasformate in ordine vero e proprio. All'apertura della maschera è disponibile l'elenco delle commissioni precedentemente caricate dall'agente. Ogni agente può visualizzare solo le proprie commissioni. E' possibile modificare la commissione oppure inserirne una nuova. Le commissioni si compongono di testata (generale), righe (articoli) e riepilogo totali. Al salvataggio produce una stampa di riepilogo Per la spiegazione dei vari campi delle commissioni agenti rimandiamo alla guida online di Euro / 28

23 Lo scadenziere [ ] All'accesso dell'applicazione viene visualizzato lo scadenziere di Euro2000. Per dettagli sulle funzionalità dello scadenziere rimandiamo a manuale online di Euro / 28

24 Ricerca testuale [ ] Permette di eseguire la ricerca di un testo o di una parola negli archivi di Euro2000 proposti a video. La ricerca può essere eseguita su: - Archivi documenti (input documenti, ordini, preventivi) - Campi specifici (note di riga dei documenti, matricole di riga, desrizione articolo di magazzino) - Da data a data I dati estratti possono essere visualizzati a video oppure stampati. Per dettagli sulle funzionalità dei vari archivi di Euro2000 rimandiamo ad apposito manuale online. 24 / 28

25 Ticket [ ] Questa funzione visualizza l'elenco delle richieste telefoniche fatte dal cliente e relativo status. 25 / 28

26 Gestione RMA Apri RMA e richiedi parte [ ] Questo modulo permette di gestire le richieste di RMA fatte dai clienti su specifiche attrezzature. La schermata si compone di due aree distinte: - Apparecchiatura - Parte difettosa Tra i dati dell'apparecchiatura viene richiesto modello (con controllo e ricerca su archivio modelli di euro2000) e la matricola (il programma cerca automaticamente corrispondenza fra matricola digitata e matricole venduta). La ricerca della macchina può essere velocizzata attraverso la ricerca facilitata per descrizione. Inserendo parte della descrizione il sistema completa la parola e visualizza un elenco con i dati che trova in archivio. Una volta inserito questo dato sono visualizzati data e numero documento vendita e data e numero fattura (se ddt). Va quindi compilata la parte difettosa con relativo codice, anche in questo caso esiste una ricerca facilitata al campo 'ricerca per codice'. Viene poi richiesto un numero di lotto relativo alla parte difettosa e una descrizione del guasto. E' inoltre presente un'area note dove è possibile specificare ulteriori informazioni. Completati tutti i dati va confermato il caricamento con pulsante di salvataggio; a questo punto viene creata la stampa dell'rma con il riepilogo dei dati inseriti. Se alcuni dati obbligatori non vengono compilati questi sono evidenziati in rosso e non è possibile effetturare il salvataggio fino a loro completamento. 26 / 28

27 Situazione / Completamento [ ] Nella situazione completamento vanno indicati i contatori e i file da allegare alla pratica. All'apertura della maschera compare l'elenco degli RMA con status diverso da chiuso. Se la richiesta è relativa ad una seconda sostituzione va spuntato il flag seconda sostituzione e specificati i contatori presenti alla seconda sostituzione. Selezionato quello voluto si procede con il completamento dei dati mancanti e all'inserimento dei file attraverso il pulsante sfoglia. Utilizzare o file in formato grafico (jpg, tiff, ecc) oppure il formato pdf. 27 / 28

28 Storico [ ] Nello storico sono visualizzati tutti gli RMA con status chiuso 28 / 28