CAPITOLATO SPECIALE PER LA REDAZIONE DI UN PROGETTO DI INTERVENTO ARCHIVISTICO DI RIORDINAMENTO ED INVENTARIAZIONE ARCHIVIO ROERO DI GUARENE

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1 Ministero per i Beni e le Attività Culturali SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA PER IL PIEMONTE E LA VALLE D AOSTA Torino Prot. n. 1458/ del 8 giugno 2012 CAPITOLATO SPECIALE PER LA REDAZIONE DI UN PROGETTO DI INTERVENTO ARCHIVISTICO DI RIORDINAMENTO ED INVENTARIAZIONE ARCHIVIO ROERO DI GUARENE La Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d Aosta conferisce un incarico professionale ad un archivista qualificato per la redazione di un progetto di intervento archivistico di riordinamento ed inventariazione del complesso documentario Roero di Guarene. La prestazione è regolata dal seguente capitolato: Art. 1 - OGGETTO E CARATTERISTICHE DELLA PRESTAZIONE La prestazione professionale consiste nella redazione di un progetto di intervento archivistico finalizzato al riordinamento ed inventariazione del complesso archivistico denominato Roero di Guarene, di proprietà della Sig.a Anna Provana di Collegno e conservato presso l abitazione della proprietaria, in Collegno. Il complesso archivistico, prodotto dalla famiglia Roero di Guarene, risulta consistere in circa 50 m.l. di documentazione. Il progetto di intervento deve essere elaborato secondo lo schema strutturale proposto dal documento intitolato Schema per la redazione di un progetto di intervento, pubblicato sul sito internet della Soprintendenza Archivistica ( ed allegato in copia al presente capitolato per farne parte integrante e sostanziale. Il risultato finale sarà costituito da un elaborato scritto, redatto secondo il modello sopra indicato, che sarà consegnato alla Soprintendenza sia in copia cartacea, sia in versione digitale (file.doc). L elaborato prodotto rimane di esclusiva proprietà del Ministero per i Beni e le Attività Culturali. Il lavoro dovrà essere eseguito con software e attrezzature proprie dell aggiudicatario. Il coordinamento scientifico e la supervisione del lavoro saranno affidati a un funzionario della Soprintendenza. Art. 2 SOGGETTO ESECUTORE E COLLABORATORI L archivista incaricato della prestazione deve essere in possesso di: Diploma di Archivistica, paleografia e diplomatica conseguito presso le scuole degli Archivi di Stato, o titolo equipollente; adeguata esperienza di attività archivistica; Alla data dell avvio dei lavori, l archivista incaricato deve essere in possesso di partita I.V.A. Il soggetto aggiudicatario ha il dovere di eseguire personalmente la prestazione di cui è incaricato. Nel caso in cui gravi e documentati motivi impediscano all aggiudicatario l esecuzione diretta o il completamento della prestazione, la Soprintendenza Archivistica può autorizzare l esecuzione da parte di un archivista collaboratore, purché in possesso di titoli analoghi a quelli necessari per l archivista aggiudicatario. In tal caso, il soggetto aggiudicatario rimane comunque coordinatore del lavoro, con il dovere di controllare e organizzare le attività del suo collaboratore; l aggiudicatario rimane pertanto 1

2 responsabile della corretta esecuzione della prestazione e dei suoi risultati. La Soprintendenza Archivistica non contrae alcun obbligo contrattuale con l archivista collaboratore. Permane l obbligo da parte di tutti gli operatori di adeguarsi alle istruzioni tecniche e scientifiche impartite dal funzionario della Soprintendenza che funge da supervisore. Art. 3 MODALITA DI TRATTAMENTO E SICUREZZA DEI DATI Per le attività oggetto dell incarico, il soggetto incaricato e il suo eventuale collaboratore sono autorizzati all accesso alla documentazione dell archivio Roero di Guarene e alla documentazione tecnico-scientifica conservata presso l archivio della Soprintendenza Archivistica. Il trattamento dei dati rilevati nel corso della prestazione è autorizzato con le modalità e nei limiti stabiliti dalla vigente legislazione in materia. Gli archivisti sono tenuti al rigoroso rispetto del Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici, emanato con Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 14/3/2001, n. 8/P/2001, pubblicato sulla G.U. del 5/4/2001, n. 80. Il trattamento di tali dati avrà luogo per i soli fini oggetto della prestazione ed esclusivamente per il periodo di tempo necessario al completamento delle relative operazioni. Per tutta la durata del trattamento e successivamente alla conclusione dello stesso è fatto divieto di divulgazione dei dati, di comunicazione a terzi o di improprio uso dei dati stessi. Gli archivisti sono inoltre tenuti a proteggere con la massima cura l integrità e riservatezza dei dati nei confronti di qualsiasi accesso, volontario o fortuito, da parte di terzi. Art. 4 DURATA DELLA PRESTAZIONE Il termine per il completamento della prestazione e il completo caricamento dei dati previsti è di 60 giorni naturali e consecutivi a partire dalla data di inizio dei lavori, comunicata in forma scritta dalla Soprintendenza all archivista incaricato. Il mancato rispetto di tale termine comporta l'applicazione della penale di cui al successivo articolo 18. Art. 5 - COMPENSO L'importo del compenso, completo in ogni sua parte, al netto di IVA e oneri previdenziali, è pari a Euro 350,00 (trecentocinquanta/00). Art. 6 SISTEMA DI CONFERIMENTO Il soggetto esecutore della prestazione è individuato all interno degli elenchi provinciali degli archivisti qualificati, formati annualmente dalla Soprintendenza Archivistica. Al fine dell accertamento dei requisiti richiesti dall art. 2 del presente capitolato, il responsabile del procedimento valuta il curriculum professionale presentato dagli iscritti e, se necessario, attua le dovute verifiche. Il responsabile del procedimento individua il soggetto incaricato della prestazione, nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento stabiliti dalla legge, e procede direttamente all affidamento dell incarico. L affidamento dell incarico è comunicato all archivista con atto scritto, di cui è parte integrante il presente Capitolato speciale. Art. 7 ACCETTAZIONE DELL INCARICO L archivista accetta o rifiuta l incarico di esecuzione della prestazione di cui al presente Capitolato con atto scritto. All atto di accettazione deve necessariamente essere allegata la seguente documentazione: 1. Dichiarazione di avere preso piena ed integrale conoscenza del presente capitolato e di accettarne tutte le condizioni; 2. Comunicazione dei dati bancari relativi alla tracciabilità dei flussi finanziari, ai sensi degli artt. 3 e 6, L. 136/2010, come modificati dagli artt. 6 e 7, D.L. 187/2010 (su modulo predisposto dalla Soprintendenza). Alla documentazione va altresì allegata copia fotostatica di un documento di identità valido dell archivista incaricato. L atto di accettazione e i documenti allegati devono essere consegnati a mano, o inviati a mezzo lettera raccomandata con avviso di ricevimento, alla Segreteria amministrativa della Soprintendenza 2

3 Archivistica per il Piemonte e la Valle d Aosta in Torino, Via S. Chiara 40/H, entro e non oltre il termine indicato nella lettera di incarico. Con l accettazione dell incarico, l archivista si obbliga nei confronti della Soprintendenza Archivistica ad effettuare la prestazione nei modi e nei termini del presente Capitolato, che costituisce vincolo contrattuale per entrambe le parti. Art. 8 REVOCA DELL INCARICO Costituiscono causa di immediata revoca dell incarico: 1. l esistenza di cause di esclusione di ordine generale di cui all art. 38 del D.lgs. 163/2006; 2. la mancata o incompleta presentazione della documentazione, di cui al precedente art. 7; 3. la mancanza dei titoli formativi o professionali di cui al precedente art. 2; 4. non possedere la partita I.V.A. prima dell inizio dei lavori. Art. 9 COLLAUDO E PAGAMENTO L archivista incaricato comunica alla Soprintendenza il completamento della prestazione, nel rispetto del termine ultimo stabilito dal precedente art. 4. A seguito della suddetta comunicazione, la Soprintendenza esegue una verifica del lavoro eseguito e comunica al soggetto aggiudicatario eventuali anomalie o incongruità riscontrate. Tale verifica ha valore di collaudo. Ove il suddetto collaudo abbia avuto esito positivo, la Soprintendenza provvede a liquidare il compenso concordato. Qualora invece il lavoro risulti incompleto o sia giudicato non conforme alle caratteristiche descritte nel presente capitolato, la Soprintendenza può richiedere il completamento e la regolarizzazione della prestazione e l eliminazione dei difetti riscontrati, fissando un congruo termine per tali operazioni. Nel caso in cui l archivista incaricato non ottemperi a tali richieste entro il termine fissato, la Soprintendenza provvede con mezzi propri, operando nei confronti del soggetto inadempiente la riduzione del compenso pattuito in proporzione all entità del vizio rilevato e non sanato, ponendo nel contempo a carico dello stesso le eventuali maggiori spese, fatta salva l'applicazione della penale di cui al successivo articolo 13. Art RISOLUZIONE DI DIRITTO DEL CONTRATTO Ove la Soprintendenza Archivistica accerti che l'esecuzione della prestazione non procede secondo le condizioni stabilite dal presente capitolato, fissa un congruo termine entro il quale il soggetto incaricato si deve conformare a tali disposizioni. Trascorso inutilmente il termine stabilito il contratto è risolto di diritto. La risoluzione opera in ogni caso di inadempimento degli obblighi contrattuali assunti dal soggetto incaricato. La risoluzione comporta il risarcimento del danno prodotto alla Soprintendenza. Art RECESSO DEL CONFERENTE Ai sensi dell art del Codice Civile, la Soprintendenza Archivistica può recedere dal contratto, anche se ha avuto inizio la prestazione, purché tenga indenne il soggetto aggiudicatario delle spese sostenute, dei lavori eseguiti e del mancato guadagno. Art CESSIONE DEL CONTRATTO E SUBAPPALTO Il contratto non può essere ceduto a pena di nullità, con conseguente risarcimento dei danni. E comunque fatto divieto al soggetto incaricato della prestazione di subappaltare il lavoro, anche solo parzialmente, al di fuori di quanto previsto dall art. 2 del presente capitolato. Art PENALITA' Nel caso di mancato rispetto del termine di consegna di cui all'art. 5 del presente capitolato il soggetto incaricato è soggetto alla penale di Euro 10,00 per ogni giorno solare di ritardo. Nel caso di mancato o ritardato completamento e regolarizzazione della prestazione o di mancata o ritardata eliminazione dei difetti riscontrati durante le operazioni di collaudo, il soggetto aggiudicatario è 3

4 soggetta alla penale di Euro 20,00 per ogni giorno di ritardo rispetto al termine fissato, fino ad un massimo del 30% del compenso totale pattuito. Gli importi delle penalità che dovessero eventualmente applicarsi sono trattenuti, con semplice atto amministrativo previa nota formale di contestazione degli addebiti, sull'ammontare delle fatture emesse in pagamento. Art CLAUSOLA COMPROMISSORIA Tutte le controversie che dovessero sorgere in dipendenza degli incarichi oggetto del presente capitolato sono devolute ad un collegio arbitrale composto di tre arbitri nominati uno per ciascuna delle parti ed il terzo con funzioni di presidente nell'intesa delle parti, o in difetto, dal Presidente del Tribunale di Torino, che deciderà secondo equità. Sede dell'arbitrato è Torino. Art. 16 RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO Quale responsabile del procedimento amministrativo è designato il dott. Giuseppe Banfo. IL SOPRINTENDENTE Dott.ssa Micaela Procaccia 4

5 Ministero per i Beni e le Attività Culturali SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA PER IL PIEMONTE E LA VALLE D AOSTA Torino RIORDINAMENTO ED INVENTARIAZIONE DI UN ARCHIVIO SCHEMA PER LA REDAZIONE DI UN PROGETTO DI INTERVENTO 1 - PREMESSA Per qualsiasi intervento su beni archivistici tutelati il soggetto detentore dell archivio è tenuto a chiedere, con congruo anticipo, un parere preventivo di opportunità alla Soprintendenza Archivistica, e quindi a presentare un progetto di intervento, completo di tutti i dati ed elaborati tecnico-scientifici necessari (D.lgs. 42/2004, art. 21, c. 5). Uno dei più comuni interventi su fondi archivistici è sicuramente quello di schedatura, riordinamento e inventariazione, spesso non disgiunto dalla selezione e scarto di parte del materiale. Poiché, come è noto, si tratta di un intervento solitamente molto delicato e complesso, è opportuno che sia progettato con particolare cura, da personale con specifiche competenze tecnico-scientifiche e in possesso di adeguati titoli culturali e professionali (archivista qualificato). Per facilitare la redazione di progetti ben strutturati, che contengano tutte le notizie e i dati necessari a una adeguata valutazione da parte della Soprintendenza, si fornisce qui di seguito uno SCHEMA DI PROGETTO per interventi di riordinamento ed inventariazione. Non si tratta, naturalmente, di uno schema rigido: esso andrà anzi adeguato ed adattato, di volta in volta, alle specifiche situazioni di ciascun archivio, cercando tuttavia di garantire per quanto possibile la completezza e correttezza delle informazioni fornite. 2 - SCHEMA DI PROGETTO Parte prima: STATO DI FATTO La prima parte del progetto deve descrivere in modo comprensibile e dettagliato lo stato in cui si trova l archivio prima dell intervento. Questa parte deve fornire tutti i dati necessari per una valutazione della situazione esistente, al fine di progettare e scegliere le tecniche di intervento più adatte. Si dovrà pertanto porre particolare cura nell esposizione dei dati relativi alla storia archivistica del materiale, nonché alla rilevazione dei danni e delle situazioni di rischio per il patrimonio archivistico. A Descrizione dell archivio: Consistenza quantitativa totale: misura espressa in metri lineari di sviluppo e, se possibile, in numero di contenitori (In tal caso specificare le tipologie dei contenitori, indicandone eventualmente le dimensioni). Nome dei singoli fondi o serie costituenti l archivio, estremi cronologici e consistenza. Si devono indicare eventuali fondi indipendenti dal fondo principale o ad esso aggregati, nonché le serie tipologiche strutturate. La tipologia delle situazioni può essere molto varia e quindi difficilmente codificabile. Per fare un esempio abbastanza diffuso, nel progetto relativo all archivio di un comune, dovremmo elencare l archivio storico comunale, l archivio della Congregazione di Carità, l archivio dell Asilo infantile ma anche la serie delle Concessioni edilizie o delle Deliberazioni del Consiglio, qualora queste siano ben definite e ordinate, nonché magari conservate a parte, in locali separati dal resto dell archivio. Sarà parimenti necessario indicare eventuali condizioni di conservazione o situazioni particolari che rendano impossibile la precisa identificazione dei singoli fondi. Il fine è sempre quello di fornire informazioni sullo stato e sistemi di conservazione del patrimonio al momento della rilevazione, senza tenere conto della correttezza o opportunità di tali stato e sistemi. Condizioni di conservazione dei singoli fondi o blocchi di materiale archivistico: stato di conservazione, ordinamento, condizionamento (stato dei contenitori e delle etichette). E conveniente fare riferimento ai fondi o serie precedentemente elencati, qualora questi siano accorpati e conservati unitariamente. Se invece il medesimo fondo è conservato in locali diversi o in situazioni differenti converrà allora suddividerlo in blocchi, che andranno descritti separatamente pur indicandone la comune natura archivistica. 5

6 Documentazione fotografica. E opportuno documentare lo stato generale dell archivio (panoramica dei locali e degli scaffali) e particolari situazioni significative (serie, faldoni, etichette, danni al materiale ). La documentazione fotografica dello stato dell archivio, limitata se possibile a poche decine di fotografie, può essere molto utile anche per illustrare lo stato dei locali (vedi il seguente paragrafo B) e particolari segnature, etichette o contenitori interessanti per la ricostruzione della storia archivistica (vedi il seguente paragrafo C). B Descrizione dei locali e arredi. Breve descrizione dei locali e arredi adibiti a conservazione archivistica e a sala studio, con particolare attenzione per lo stato degli impianti. Non si richiede una vera e propria relazione tecnica, bensì una breve relazione che evidenzi le eventuali criticità. Il fine è di valutare se gli ambienti e le attrezzature rispondono alle esigenze di conservazione e consultazione del materiale una volta concluso l intervento archivistico. C Storia archivistica. Si tratta di ricostruire, in modo chiaro ed ordinato, la storia della formazione del complesso archivistico, dell acquisizione o aggregazione dei vari fondi, degli interventi di riordinamento e inventariazione, anche parziali, che si sono susseguiti nel tempo. Il fine è l acquisizione di tutte le notizie utili alla scelta della tecnica di intervento e al migliore ordinamento dell archivio, nel rispetto del metodo storico-sistematico. E solitamente la parte più impegnativa da compilare, poiché richiede un esame preliminare non superficiale del materiale che sarà oggetto dell intervento e una prima valutazione critica dei dati rilevati. Si dovranno pertanto, ove possibile, consultare ed elencare nel progetto le seguenti fonti: Documentazione relativa all archivio conservata presso l ente conservatore o produttore. Documentazione relativa all archivio presente in archivi di altri enti (Soprintendenza Archivistica ed eventualmente Archivio di Stato, Regione ). Strumenti di corredo (inventari in uso o storici, repertori, elenchi di versamento, titolari ). Segnature e altre tracce di ordinamento. Parte seconda: PROPOSTA DI INTERVENTO La seconda parte del progetto deve descrivere in modo dettagliato le metodologie, le fasi e i tempi dell intervento archivistico. Questa parte deve fornire tutti i dati necessari per una valutazione dell opportunità e correttezza delle operazioni che l archivista intende eseguire. Si dovrà pertanto porre particolare cura nel giustificare, sulla base dei dati esposti nella prima parte del progetto, le scelte di ordinamento, di metodo, di tecniche, di materiali. E su questa proposta di intervento che la Soprintendenza Archivistica può esercitare le proprie funzioni di vigilanza preventiva, prescrivendo variazioni, modifiche, miglioramenti, autorizzando o vietando l esecuzione dei lavori. N.B.: Poiché questa parte del progetto riguarda operazioni non ancora compiute, alcune fasi potranno essere analiticamente descritte, mentre altre dovranno essere semplicemente previste e quindi descritte in modo generico; per queste ultime, la più precisa definizione delle modalità tecniche di intervento è demandata a un successivo accordo con la Soprintendenza, nella persona del funzionario incaricato della vigilanza sull archivio, durante o a seguito delle operazioni di schedatura. A - Operazioni preliminari: Traslochi preliminari. Indicare chiaramente la sede di provenienza e la sede di destinazione. Individuazione e separazione fisica dei vari fondi. Spolveratura e pulitura superficiale del materiale. Indicare i materiali impiegati e le tecniche. Sarà comunque autorizzata soltanto una semplice pulizia superficiale, senza interventi conservativi di restauro sulle carte. Eventuali interventi conservativi d emergenza. Indicare soltanto i problemi che devono necessariamente essere risolti prima delle operazioni di schedatura e riordino al fine di salvaguardare l integrità fisica del materiale archivistico: necessità di restauri improcrastinabili, gravi infestazione di muffe con rischio di contaminazione, esposizione ad agenti biochimici e ambientali gravemente nocivi, pericolo di perdita di etichette, danneggiamento dei contenitori originali e relative segnature. E necessario valutare e concordare preventivamente ciascun intervento d emergenza con la Soprintendenza. B - Schedatura su applicativo informatico. Indicare l applicativo che si intende usare e il set di dati che verranno rilevati. Il set di dati varia a seconda del grado di analiticità dell inventario che si vuole ottenere e sarà pertanto da valutare caso per caso; sono comunque indispensabili il titolo descrittivo dell unità archivistica, la segnatura, gli estremi cronologici, la tipologia documentaria (fascicolo, registro, volume, disegno ). 6

7 Qualora non immediatamente deducibile dal titolo dell unità archivistica, sarà necessario indicarne anche il contenuto. C - Proposta di riordinamento dell archivio. Si tratta, se possibile, di elaborare una proposta virtuale di struttura dell archivio ordinato, così come dovrebbe essere al termine dell intervento, limitandosi a indicare i rami alti dell albero e senza scendere al particolare delle singole unità. Questa struttura potrebbe essere difficile da definire con chiarezza già in fase di progettazione dell intervento. Ci si dovrà dunque limitare a compilare una proposta ragionata di riordinamento, elaborata sulla base di eventuali risultati derivanti dalla fase di ricostruzione della storia archivistica (vedi sopra, Parte prima, fase C); tale proposta sarà inevitabilmente provvisoria e potrà subire variazioni, anche sostanziali, sulla base dei dati (segnature, tracce di ordinamento ) rilevati durante la schedatura del materiale. Qualsiasi variazione dovrà comunque essere concordata e autorizzata dalla Soprintendenza. D - Selezione conservativa e redazione di eventuale proposta di scarto. Naturalmente è impossibile formulare già nel progetto la vera e propria proposta di scarto; limitarsi quindi a prevedere questa fase dell intervento. E - Produzione di una bozza definitiva di inventario. A differenza della precedente proposta di riordinamento, la bozza di inventario deve includere l introduzione archivistica e la struttura dell archivio, nonché essere dettagliata a livello di singola unità archivistica; tale bozza permette alla Soprintendenza di valutare in modo definitivo il riordinamento, approvando o prescrivendo eventuali correzioni. Anche in questo caso, sarebbe impossibile produrre la bozza prima della schedatura; limitarsi quindi a prevedere nel progetto questa fase dell intervento. F - Riordinamento fisico del materiale, sulla base della struttura archivistica risultante dalla bozza di inventario approvata. Limitarsi a prevedere questa fase dell intervento. G - Condizionamento fisico della documentazione. Specificare: Il tipo e le caratteristiche del materiale di condizionamento (faldoni, fettucce, camicie ). Contenuto delle etichette da applicare sulle unità archivistiche e sulle unità di conservazione (colore, dati e segnature presenti ) e modalità di incollatura. Di norma non verrà autorizzato l uso di etichette colorate, che possono stingere con l acqua, o di etichette autoadesive che tendono a staccarsi in breve tempo. Il progetto deve indicare i materiali e le caratteristiche idonei ad un corretto condizionamento. L effettivo utilizzo di tali materiali è ovviamente vincolato al loro acquisto da parte dell ente committente, al quale sarebbe dunque opportuno comunicare preventivamente una stima dei costi. Ogni eventuale deroga a quanto previsto in progetto deve comunque essere autorizzata dalla Soprintendenza. H Stima della consistenza dell archivio riordinato e condizionato, nonché proposta di sistemazione fisica del materiale. Anche in questo caso, il fine è di valutare se gli ambienti e le attrezzature rispondono alle esigenze di conservazione e consultazione del materiale una volta concluso l intervento archivistico. I - Redazione definitiva dell inventario. Esporre la struttura generale dell inventario definitivo (Introduzione storica, introduzione archivistica, indici ), indicando con chiarezza il set di dati di descrizione delle unità archivistiche e la loro disposizione grafica. Indicare inoltre in quali formati verranno fornite le copie digitali dell inventario. Sono in ogni caso richieste: la base dati completa e funzionante (MS Access, Guarini, Arianna, Sesamo ) una versione completa in formato testo (Word, OpenOffice, RTF) eventualmente, una versione completa in formato PDF. La versione in formato testo deve essere completa di frontespizio, introduzioni, indici (con numeri di pagina corretti). Tutti i file consegnati dovranno essere liberi da controlli di accesso e password. L Produzione di un elenco delle unità archivistiche che necessitino di restauro, con l indicazione sommaria del livello di danno. E importante che in tale elenco le unità archivistiche siano indicate con le loro segnature definitive. Il rilevamento del danno, che può essere facilmente eseguito nel corso delle operazioni di schedatura, è molto utile per programmare i successivi interventi di restauro conservativo, i quali dovranno comunque essere oggetto di un progetto specifico. 7