MANUALE OPERATIVO PER L UTILIZZO DEL SISTEMA DI DEPOSITO DEI PROSPETTI DEGLI OICR

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1 MANUALE OPERATIVO PER L UTILIZZO DEL SISTEMA DI DEPOSITO DEI PROSPETTI DEGLI OICR 1

2 Indice 1. Premessa Regole generali Accesso al Sistema e Autenticazione Utilizzo delle credenziali per l'accesso al Sistema Disconnessione dal Sistema L applicativo web Compilazione di un Nuovo deposito Consultazione depositi effettuati

3 1. Premessa Il presente documento fornisce le informazioni necessarie per l'utilizzo del Sistema realizzato dalla CONSOB e messo a disposizione delle Società di gestione e delle SICAV Italiane ed Estere al fine di effettuare il deposito elettronico della documentazione d'offerta degli OICR (nel seguito: Sistema) ed ottemperare agli obblighi di comunicazione previsti dagli artt. 16 e ss del Regolamento Emittenti (1). Il deposito della Documentazione d offerta deve essere effettuato dalle Società secondo le modalità descritte nelle presenti istruzioni operative, secondo le indicazioni riportate nelle maschere e nei campi del Sistema (2). Inoltre, il Sistema è assistito da un servizio di help desk telefonico e da una per le richieste di assistenza. Per informazioni sugli orari, le modalità di attivazione dell help desk e per eventuali comunicazioni sulla disponibilità del servizio, si rinvia al sito internet della CONSOB, all indirizzo nella sezione Soggetti Vigilati - Per le sgr/sicav. 2. Regole generali Mediante la procedura di deposito messa a disposizione dal Sistema il soggetto depositante deve: - trasmettere i documenti componenti il prospetto d offerta e/o i moduli di sottoscrizione dei prodotti che intende offrire; - trasmettere i dati anagrafici del prospetto e le altre informazioni anagrafiche richieste mediante il documento Scheda di deposito (3) che dovrà essere obbligatoriamente allegato ad ogni invio. Più precisamente, il Sistema deve essere utilizzato per il deposito della documentazione d offerta degli Oicr Aperti e Chiusi italiani ed esteri; nonché in tutti i casi in cui la società di gestione/sicav debba comunicare alla CONSOB una variazione delle informazioni. In aggiunta alle funzioni necessarie ai fini della trasmissione della documentazione d offerta il Sistema offre al soggetto depositante una funzione di ricerca e di stampa dei depositi già effettuati in precedenza. 3. Accesso al Sistema e Autenticazione Il Sistema può essere utilizzato tramite qualunque computer connesso ad Internet. Per l'accesso al Sistema sono previsti alcuni requisiti tecnici minimi. In particolare, per un corretto funzionamento del Sistema è consigliato l'utilizzo di un browser internet di ultima generazione (Internet Explorer 7.0 o superiore; Firefox 3.0 o superiore) e di un monitor avente risoluzione pari almeno a 1024x768 pixel. E' raccomandata inoltre l'attivazione dei cookies nel proprio browser. Dopo aver attivato il browser del proprio computer è necessario visualizzare la pagina Web per l'avvio (1) (2) (3) Per l accesso al Sistema è necessario avere preventivamente ottenuto le credenziali di accesso rilasciate dalla CONSOB (Vedi 3.1). Nelle presenti istruzioni, per fare riferimento ad elementi (maschere, campi, pulsanti, etc.) presenti nelle varie finestre che compongono l'applicazione, vengono utilizzate gli apici (es. Pulsante ). Nelle presenti istruzioni, con il termine Scheda di deposito si indica il documento compilato a cura del soggetto depositante, contenente tutte le informazioni diverse dai file che costituiscono la documentazione d offerta, che accompagna l operazione di deposito della documentazione d offerta. 3

4 della sessione. La schermata di accesso al Sistema può esser raggiunta accedendo al sito della CONSOB (www.consob.it), entrando nella sezione Soggetti Vigilati, selezionando la sezione Per le sgr/sicav e entrando nella pagina Procedura per il deposito via Internet della documentazione di offerta. Nella prima maschera di accesso il Sistema, dopo aver stabilito una connessione sicura (4) fra il server della CONSOB ed il computer dell'impresa, propone la maschera per l'introduzione delle credenziali (username e password). L utente deve inserire username e password nei campi denominati rispettivamente Login e Password e premere il pulsante Login (Figura 2). Se i dati di autenticazione sono stati erroneamente digitati, il Sistema non riconoscerà il soggetto e negherà l'accesso e visualizzerà la pagina di errore mostrata in Figura 3. Figura 2 Finestra di autenticazione (4) Il Sistema utilizza il cosiddetto criptaggio https. 4

5 Figura 3 Errore di autenticazione Se i dati di autenticazione sono corretti, il Sistema permette di accedere alle funzioni disponibili Utilizzo delle credenziali per l'accesso al Sistema Per poter effettuare l'accesso al Sistema, ogni soggetto depositante dovrà utilizzare le credenziali (username e password) fornite dalla Consob per il sistema di Teleraccolta degli Intermediari. Nel caso che se ne fosse sprovvisti, occorre farne richiesta alla Divisione Intermediari Disconnessione dal Sistema L'Utente, in qualsiasi momento, può disconnettersi dal Sistema mediante il pulsante Logout, posizionato in alto a destra nella maschera dell applicazione. Una volta effettuata la disconnessione, il sistema ritornerà alla maschera Sistemi Integrati ed apparirà l apposito messaggio (cfr. Figura 4). Figura 4 Disconnessione dal sistema effettuata con successo 5

6 4. L applicativo web Dopo l autenticazione, il Sistema visualizza la maschera principale dell applicazione (cfr. Figura 5). La maschera si compone di: - Un banner o intestazione che riporta il codice dell utente collegato, il pulsante Logout (Vedi 3.2) e le icone che consentono il cambio della lingua (italiano o inglese); - Un pannello che riporta il codice e la denominazione del soggetto che effettua il deposito; - Un pannello Nuovo deposito che consente il deposito della documentazione di offerta; - Un pannello Ricerca depositi che consente la consultazione dei depositi effettuati; Figura 5 Maschera applicativo web 4.1. Compilazione di un Nuovo deposito L effettuazione di un nuovo deposito avviene posizionandosi sul pannello Nuovo deposito e compilando i campi previsti, in particolare: - Il campo Denominazione Prospetto è obbligatorio e deve riportare la denominazione del prospetto di offerta come indicato nelle istruzioni di compilazione della Scheda di deposito; - Il campo Note di deposito è opzionale e può riportare eventuali annotazioni non inclusive delle informazioni già contenute nella Scheda di deposito; - La lista dei file allegati contenenti la documentazione di offerta e la Scheda di deposito stessa; Per aggiungere un nuovo documento è necessario: - premere il pulsante Sfoglia e selezionare, sul proprio PC, il file del documento da aggiungere; - premere il pulsante Upload per caricare tale file nel Sistema; 6

7 Il file verrà aggiunto nella lista Allegati sottostante (cfr. Figura 6). I documenti allegati devono essere in formato PDF non protetto e seguire la nomenclatura indicata nelle istruzioni di compilazione della Scheda di deposito. Anche la Scheda di deposito dovrà essere allegata in tale formato. Figura 6 Aggiunta documento PDF Nel caso di selezione errata di un documento, è possibile rimuoverlo dalla lista attraverso il pulsante Rimuovi. La lista dei documenti, nel caso che superi la dimensione di tre documenti, mostrerà delle frecce che consentiranno lo scorrimento della lista stessa (cfr. Figura 7). Figura 7 Lista allegati con paginazione 7

8 In alternativa all upload dei singoli PDF, è possibile allegare un singolo file in formato ZIP contenente tutta la documentazione di offerta e la relativa scheda di deposito. Anche in questo caso i file contenuti nell archivio ZIP dovranno seguire la nomenclatura indicata nella Scheda di deposito ed essere in formato PDF, mentre il file ZIP può avere un nome arbitrario. Nel caso che si intenda utilizzare il file ZIP, il sistema non accetterà ulteriori file. Una volta completato l upload dei documenti, l utente può procedere con il deposito premendo il pulsante Invia in Consob, dopo aver preso visione dell avvertenza mediante la spunta della casella Ho preso visione dell avvertenza. Ad invio avvenuto, il sistema ritorna una ricevuta in formato PDF che l utente può salvare sul proprio PC (cfr. Figura 8). Figura 8 Apri/Salva ricevuta del deposito La ricevuta contiene il riassunto delle informazioni inviate comprensive di numero di protocollo e di data di deposito (cfr. Figura 9). Figura 9 Ricevuta del deposito 8

9 4.2. Consultazione depositi effettuati E possibile consultare i depositi già effettuati posizionandosi sul pannello Ricerca Depositi e premendo il pulsante Effettua ricerca (cfr. Figura 10). Si può limitare la ricerca ad uno specifico range di depositi inserendo le date desiderate nei campi Depositi Dal e Al. Il sistema visualizza la lista dei depositi effettuati e consente la stampa della ricevuta di ogni singolo deposito tramite il pulsante Stampa. Figura 10 Lista depositi effettuati La ricevuta prodotta è la stessa rappresentata in Fig.9. 9

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