Olischool MANUALE UTENTE

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1 Olischool MANUALE UTENTE Versione 1.1 MRDigital Olischool Manuale Utente Gennaio 2014

2 Informazioni generali Olischool è la piattaforma di comunicazione scuola famiglia che permette al mondo scuola di inviare comunicazioni a famiglie, studenti, docenti, personale di segreteria e dirigenti scolastici. Dedica particolare attenzione al personale scolastico, sgravando il corpo docente da attività di segreteria e facilitando le relazioni con le famiglie. Gli studenti avranno sempre a disposizione l'orario delle lezioni, le materie, le comunicazioni scolastiche, le news dell'istituto e molto altro! Tutte le informazioni relative agli allievi sono gestite in modo intuitivo e personalizzabile, ottimizzando significativamente il tempo a disposizione dei docenti e instaurando relazioni continuative con le famiglie senza dispendio di energie. Accesso in tempo reale a tutte le informazioni sull'andamento scolastico dei figli: voti, assenze, orari delle lezioni, giorni di ricevimento dei professori, circolari, news, eventi e tutte le informazioni che la scuola intende rendere disponibili. PAG. 1

3 Accesso al sistema Per accedere ad Olischool è necessario un collegamento ad Internet e ad un Pc dal quale effettuare la connessione. Alla schermata di login viene chiesto un Nome Utente ed una Password che verranno forniti dalla Segreteria scolastica; inserirli rispettando i caratteri maiuscoli e minuscoli e cliccare su Accedi. Login Cambio password Una volta effettuato l accesso ad Olischool, è consigliabile cambiare la propria password dal menu Cambia password. Digitare Nuova Password e Conferma Password e cliccare su Imposta. La propria username non è modificabile. PAG. 2

4 Ambiente Olischool Il portale è suddiviso in tre sezioni: l intestazione, il menu e il desktop. Nell intestazione viene rappresentato il nome dell istituto, l anno scolastico di riferimento, la data e il nominativo dell utente. Nel menu viene visualizzato l elenco delle aree disponibili per l utente; mentre nel desktop si visualizzeranno tutti i dati selezionati dalle voci di menu. INTESTAZIONE MENU DESKTOP Oltre al Cambio Password, Olischool permette di gestire alcune informazioni per personalizzare il proprio accesso al sistema. In particolare cliccando su Opzioni è possibile scegliere il plesso dove operare e l anno scolastico di riferimento, inoltre è possibile impostare il numero di righe per elenco e il numero di righe per elenchi secondari. In dati utente si po personalizzare il proprio account aggiungendo un titolo da usare prima del nome, aggiungere/modificare il proprio indirizzo e il numero di cellulare. Il tasto Home riporta sempre alla pagina iniziale. PAG. 3

5 Menu Si tratta di una barra dove si trovano tutti i comandi dell applicazione. Il menù è organizzato su due livelli: Desktop Il menu principale che è esclusivamente l elenco di tutti i gruppi di comandi; Il sottomenù dove si trovano realmente i comandi di tutte le funzionalità del sistema. Per accedere al sottomenù desiderato è necessario cliccare sul tasto di selezione principale scelto. Nel desktop vengono visualizzati gli oggetti scelti nella barra dei menu. In particolare nel desktop viene visualizzata la lista dove sono evidenziati tutti i record contenuti nella tabella riferita all oggetto selezionato. Dal desktop è possibile ricercare un record, accedere alla sua scheda anagrafica per visualizzarla o modificarla, inserire un nuovo record. In particolare la modifica e la visualizzazione del record selezionato è possibile effettuarla selezionando la riga corrispondente tramite il tasto evidenziato in figura e cliccando sul comando Modifica. Selezionando il tasto modifica è possibile modificare direttamente i dati presenti sul piano di lavoro senza dover aprire l anagrafica. Con il tasto elimina riga è possibile cancellare il record. La ricerca può essere effettuata a partire da uno qualsiasi dei campi del record che sono presenti nella parte alta del desktop. Campi di ricerca v Righe per elenco Righe per elenco secondarie Voce di menu Comandi di dettaglio Seleziona riga Modifica riga Elimina riga PAG. 4

6 News Sotto la voce Comunicazioni è possibile trovare la voce di menu News. In questa pagina viene data la possibilità di inserire le News che scorrono nel Desktop quando si accede a Olischool. Le news verranno viste da tutti gli utenti che si collegano ad Olischool (dirigente, segreteria, docenti, genitori e alunni). Per inserire le News bisogna cliccare sul tasto Aggiungi. Apparirà a seguente schermata: Inserire il titolo ed il testo della News. Il testo può essere personalizzato tramite l editor. Confermare i dati cliccando sul tasto Salva. PAG. 5

7 Circolari Sotto il menù Comunicazioni, è possibile trovare la voce di menu Circolari. In questa pagina sono caricate le circolari che gli utenti sono abilitati a visualizzare. Selezionando Gestioni circolari è possibile anche andare ad inserire un nuovo file per renderlo visibile ad uno o più gruppi di utenti. Per prima cosa è necessario selezionare il file da caricare tramite il tasto sfoglia. Quindi bisogna dare un titolo identificativo del file e una data di scadenza, dopo la quale la visualizzazione di questo sarà impedita. Nel caso questo dato non sia specificato e si voglia rendere non visibile un file, è possibile farlo apponendo un flag a fianco della voce annullata. A questo punto si salva e, solo a seguito di questa operazione, si vanno ad aggiungere gli utenti a cui è autorizzata la visione. E possibile definire gli utenti per gruppi (genitori, docenti, ecc.) o per classi di appartenenza (1 A, 2 A, ecc.). Elenco delle circolari disponibili. PAG. 6

8 Associazione Docenti Materie Classi Nel menù Configurazione anni Lezioni, il coordinatore dovrà associare ad ogni docente le classi e le materie di sua competenza. In questa fase bisogna fare molta attenzione perché se si associano in maniera errata classi o materie il docente non riuscirà a visualizzare correttamente i dati in fase di inserimento voti e assenze. Per inserire i dati bisogna scegliere il docente, la classe e la materia e dare un click sul tasto Salva. I dati appena inseriti verranno visualizzati in Materie insegnate, in questa sezione sarà possibile eliminare le associazioni errate o modificare il numero di ore di lezione previste. Cliccando sul tasto aggiungi, selezionare quindi docente, classe e materia. Quindi salvare. Docente coordinatore Per impostare il docente coordinatore, andare in Configurazione anni Classi e definire il coordinatore di ogni classe nell apposita tendina. PAG. 7

9 Orario Per creare l'orario, controllare prima che le ore inserite siano corrette. Questo si controlla da "Dati di base Ore". IMPORTANTE - Il formato dell ora dovrà essere il seguente: 08:05 Andare quindi in "Configurazione anni Periodi" e creare il periodo di validità dell'orario impostando una data inizio e una data fine (da lunedì a domenica). Fatto questo inserire le ore precedentemente create cliccando il tasto "Aggiungi". PAG. 8

10 Una volta creato il periodo, andare in "Configurazione anni Orari" e cliccare su Aggiungi, selezionare il periodo e il piano di studi, comporre quindi la settimana e salvare. Quando si effettua il salvataggio, il sistema replicherà l'orario inserito per tutte le settimane contenute nel periodo precedentemente definito. Salvare. Olischool, in fase di composizione dell orario, aiuterà l utente con la compilazione indicando il numero di ore previste per una materia nel piano di studio e l insegnante di ruolo e, nel caso fossero state inserite materie per un numero maggiore o inferiore a quelle previste ci avviserà con una nota La materia Inglese prevede 2 ore mentre nell'orario ne compare 1. PAG. 9

11 In "Configurazione anni Orari settimanali" troverò quindi l'orario replicato in modo da poterlo modificare settimana per settimana. Basta selezionare l orario di una settimana, cliccare modifica ed accedere al pannello di configurazione di quella settimana soltanto. PAG. 10

12 Creazione dei pagellini E possibile creare in qualsiasi momento dei pagellini per poter visualizzare i voti/assenze/sanzioni di ogni alunno per un determinato periodo di tempo. Per fare questo andare in Configurazioni anni Pagellini e cliccare aggiungi. E possibile personalizzare le date e dei campi di testo che usciranno in fase di stampa. Per stampare il pagellino, andare nel menu Report Pagellini, selezionare la classe e poi stampa. E possibile scegliere se stampare l intestazione del pagellino oppure scegliere di non stampare la seconda pagina contenente le assenze e le sanzioni. PAG. 11

13 Esempio di un pagellino (prima pagina) Seconda pagina PAG. 12

14 Reports In Olischool è possibile in qualsiasi momento consultare i report relativi a voti, assenze, sanzioni ed esportarlo in formato Excel per una più rapida consultazione (opzione consentita soltanto per dirigente/segreteria/docente; il genitore/alunno non potrà esportare in Excel). Report voti Cliccando su report voti è possibile visionare tutti i voti assegnati in una classe. Se sono collegato come dirigente avrò a disposizione tutti i voti di tutte le classi e di tutte le materie. Se sono collegato come Docente Coordinatore avrò a disposizione tutti i voti di tutte le materie per la classe che coordino, mentre il docente non coordinatore avrà a disposizioni soltanto i voti delle proprie materie per le proprie classi. E possibile inoltre impostare dei filtri di visualizzazione. Report assenze Cliccando su report assenze si possono visualizzare tutte le assenze classe per classe, con il dettaglio delle materie saltate in una giornata particolare (questo necessita dell orario della classe). PAG. 13

15 Report sanzioni E inoltre consultabile l elenco delle sanzioni filtrate per classe dove è possibile vedere la data, la causale, la descrizione della nota e il docente che ha assegnato questa sanzione. Assenze totali per materia Nelle assenze totali ho a disposizione un interessante statistica dove viene mostrata la percentuale di frequenza in base al numero di ore e lezioni previste nel piano di studio. Assenteismo L assenteismo è una funzionalità molto utile, soprattutto per il dirigente scolastico, che permette di stilare una sorta di classifica delle assenze per monitorare i casi critici e permettere quindi alla scuola di intervenire. Il numero assenze è riferito ai giorni. PAG. 14

16 Registro di classe Ogni docente può accedere al registro di classe di ogni classe dell istituto. Cliccando su Registro elettronico -> Registro di Classe è possibile inserire tutte le informazioni e dati relativi alla classe selezionata come assenze, ritardi, uscite anticipate, giustificazioni, note disciplinari, argomenti delle lezioni e firma. E inoltre possibile visualizzare l elenco degli argomenti inseriti, l elenco delle note inserite e controllare ad esempio se uno studente ha delle giustifiche in sospeso. Entriamo ora nel dettaglio. Il portale si posiziona automaticamente sulla data odierna, ma è comunque possibile spostarsi indietro nel tempo cliccando sul calendarietto (Fig.1). Scegliere se si sta facendo una supplenza (Fig. 2) quindi la classe (Fig. 3). Se si seleziona No come supplenza, il docente si collegherà alla classe come docente di ruolo e vedrà soltanto le classi dove insegna. Fig. 1 Fig. 2 Fig. 3 Selezionare quindi l ora di lezione (Fig. 4) e la materia (Fig. 5) Fig. 4 Fig. 5 Se si seleziona Si come supplenza, il docente vedrà l elenco delle sue classi e tutte le altre dell istituto (Fig. 6) in modo che possa fare una supplenza in una sua classe (e quindi fare lezione regolarmente) oppure fare supplenza in un altra classe. Fig. 6 Analizziamo ora come inserire le assenze. PAG. 15

17 Scegliere lo studente al quale segnare un assenza cliccando sulla rispettiva riga di Causale Assenza e scegliere una tipologia. Una volta selezionata una causale, Olischool salva automaticamente l assenza come non giustificata mostrando un icona raffigurante una lettera G in grigio. Se volessi giustificare immediatamente la causale assenza basta cliccare sulla G grigia e noteremo che diventerà una G verde. A fianco, nella colonna Giustifiche, apparirà un simbolo raffigurante una sveglia che sta a significare che lo studente ha delle giustifiche in sospeso; cliccandoci sopra si aprirà una schermata con l elenco di tutte le assenze/ritardi/uscite, ordinate per data, non ancora giustificate e sarà possibile giustificarle oppure cancellarle. Cliccando sul simbolo delle note è possibile inserire una nota disciplinare allo studente o a tutta la classe. Selezionare la causale (obbligatoria), inserire la nota descrittiva e quindi salvare. PAG. 16

18 Cliccando sul simbolo sarà possibile visualizzare la lista di tutte le note disciplinari inserite ad uno studente. Qui sotto il dettaglio. E inoltre possibile assegnare assenze (Fig. 7) e note disciplinari (Fig. 8) a tutti gli alunni salvando una volta soltanto. Per quanto riguarda le assenze, selezionare la causale assenza e poi cliccare sul simbolo del dischetto (salvataggio). Per le note, cliccare sul simbolo indicato in Fig. 8, inserire la causale, la descrizione, quindi salvare. Fig. 7 Fig. 8 PAG. 17

19 Stampa registro di classe Per effettuare la stampa del registro di classe selezionare l apposita voce dal menu Registro elettronico e inserire i parametri di ricerca. Verrà generato un file in pdf auto compilato in base ai dati inseriti. PAG. 18

20 Legenda Elenco delle funzionalità presenti nel registro di classe. Selezione data da calendario Aggiunge l argomento della lezione Argomento inserito Lista argomenti di lezione Aggiunge la firma del docente Il docente ha firmato Aggiorna la pagina L alunno ha giustifiche in sospeso L assenza non è giustificata Aggiunge nota disciplinare all alunno Lista note disciplinari L assenza è giustificata L alunno ha note disciplinari Propaga e salva la scelta a tutti Aggiunge nota disciplinare di classe PAG. 19

21 Registro del professore Ogni docente può accedere al registro di classe di ogni classe dell istituto. Cliccando su Registro elettronico -> Registro Docente è possibile inserire tutte le informazioni e dati relativi alla classe selezionata come i voti, argomenti delle lezioni, firmare la propria ora, visualizzare il trend dei voti e consultare in ogni momento la media dei voti di ogni studente riferita alla propria materia. Come nel registro di classe, è possibile consultare/modificare/eliminare gli argomenti delle lezioni inseriti e aggiungerne di nuovi. IMPORTANTE: se inserisco un argomento nel registro di classe, non dovrò reinserirlo nel registro del docente e viceversa. Il portale si posiziona automaticamente sulla data odierna, ma è comunque possibile spostarsi indietro nel tempo cliccando sul calendarietto. Il docente selezionerà quindi la classe (tra l elenco classi di ruolo), l ora di lezione e la materia. Le materie che si visualizzaranno in questa tendina saranno quelle effettivamente insegnate dal docente. Analizziamo quindi cosa è possibile fare. Una volta caricata la classe, il docente avrà a disposizione l elenco degli studenti ai quali sarà possibile assegnare i voti secondo la tipologia di voto associata alla materia (scritto, orale, pratico o grafico). Appena si seleziona dalla tendina un voto e lo si seleziona, Olischool salverà in automatico il dato senza dover cliccare eventuali tasti di salvataggio. Si noterà che nella colonna media si visualizzerà la media matematica decimale ti tutti i voti assegnati allo studente per la materia selezionata. Questa opzione è visibile solamente dal docente della classe e non è modificabile. Fig. 1 Fig. 2 Fig. 3 Fig. 4 Fig. 1 = Tipologia di voto Fig. 2 = Commento al voto (secondo la tipologia) Fig. 3 = Trend voti Fig. 4 = Media voti PAG. 20

22 E possibile inserire un commento al voto appena inserito cliccando sul simbolo raffigurante un più accanto al voto (Fig. 2, Fig. 5). Fig. 5 Cliccando sull icona Trend Voti è possibile visualizzare l andamento dello studente selezionato consultando i voti inseriti (Fig. 6). Fig. 6 Per inserire un argomento di lezione cliccare l apposita icona (Fig. 7, Fig. 10), si aprirà una finestra dove è possibile inserire nel dettaglio l argomento desiderato. Fig. 7 Fig. 8 Fig. 9 PAG. 21

23 Fig. 10 Nella lista degli argomenti invece, è possibile consultare, modificare, eliminare gli argomenti inseriti (Fig. 7, Fig. 11) Fig. 11 Per quanto riguarda la firma, è possibile firmare la propria ora di lezione in quattro modalità: docente, compresente, sostegno e supplente (Fig. 12). PAG. 22

24 Fig. 12 PAG. 23

25 Stampa registro del professore Per effettuare la stampa del registro del professore selezionare l apposita voce dal menu Registro elettronico e inserire i parametri di ricerca. Verrà generato un file in pdf auto compilato in base ai dati inseriti. Cliccando su Genera Registro Professore si aprirà il quadro mensile con i voti inseriti. PAG. 24

26 Stampa registro argomenti delle lezioni Per effettuare la stampa del registro degli argomenti delle lezioni selezionare l apposita voce dal menu Registro elettronico e inserire i parametri di ricerca. Verrà generato un file in pdf auto compilato in base ai dati inseriti. Legenda Elenco delle funzionalità presenti nel registro di classe. Selezione data da calendario Aggiunge l argomento della lezione Argomento inserito Lista argomenti di lezione Aggiunge la firma del docente Il docente ha firmato Aggiunge un commento al voto Visualizza il trend dei voti Commento al voto aggiunto Blocco alla visualizzazione (l alunno non ha voti nell anno in corso) PAG. 25

27 File Manager In Olischool è possibile creare cartelle virtuali assegnando permessi specifici di accesso in modo che gli utenti possano condividere i propri files con ad esempio gli studenti di una classe. Creazione della cartella Dal menu Classe digitale, cliccare su File Manager Gest. E cliccare su Aggiungi. Impostare un nome per la cartella e impostare quindi dei permessi base per un utente amministratore che avrà pieno potere sulla cartella (aggiunta, modifica, eliminazione, visualizza); scegliere quindi il livello di utenza, la classe e gli utenti. Questi filtri sono tutti a cascata, se seleziono come livello docente e come classe una in particolare, negli utenti vedrò i docenti che insegnano in quella classe; nello stesso modo se seleziono come livello studente e classe nell elenco degli utenti vedrò gli alunni che compongono quella classe. Cliccare su salva. Salvando avremo questa impostazione: Per aggiungere ad esempio gli studenti in sola visualizzazione ripetere la procedura selezionando soltanto il box Visualizza ottenendo come risultato l immagine seguente: In questo modo avremo un docente amministratore della cartella che potrà aggiungere, modificare, eliminare e visualizzare files, e gli studenti in sola visualizzazione. E tuttavia possibile cambiare i permessi ad un singolo utente in modo che possa, ad esempio, modificare i files. PAG. 26

28 Upload del file nella cartella Una volta creata la cartella, siamo in grado di fare un upload del file. Cliccare su File Manager Upload ed avremo l elenco delle cartelle disponibili. Selezionare quindi la cartella dove vogliamo caricare dei files (la cartella, se appena creata, risulterà vuota) Cliccare su Aggiungi e scegliere un file dal tasto Sfoglia quindi salvare. PAG. 27

29 Compiti In Olischool è possibile assegnare i compiti per i propri alunni. Inserimento del compito Per inserire un compito, andare in Classe digitale e quindi in Compiti Gestione. Cliccare su Aggiungi e compilare i vari dati. E anche possibile allegare un file. Visualizzazione dei compiti lato studente Gli studenti accedendo ad Olischool, possono visualizzare i compiti assegnati. Cliccare nel Menu Classe digitale e Compiti assegnati. Una volta che si ha l elenco di tutti i compiti assegnati, si può selezionare un compito in particolare per visualizzarne i dettagli. PAG. 28

30 PAG. 29

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