SUPPORTO TECNICO RIPARTIZIONE BOLLETTE IN BASE AL CONSUMO (CONTATORI)

Transcript

1 SUPPORTO TECNICO AI PRODOTTI: PROCEDURA INTEGRATA GESTIONE CONDOMINIO RENT MANAGER SERVIZIO DI ASSISTENZA CLIENTI RIPARTIZIONE BOLLETTE IN BASE AL CONSUMO (CONTATORI) RIPARTIZIONE BOLLETTE IN BASE ALLE PERSONE RIPARTIZIONE BOLLETTE CON UNA PERCENTUALE IN BASE AD UN CONTATORE ED UNA IN BASE AI MILLESIMI RIPARTIZIONE BOLLETTE ACQUEDOTTO PUGLIESE RIPARTIZIONE BOLLETTE PALERMO RIPARTIZIONE BOLLETTE HERA FUNZIONAMENTO DELLA RIPARTIZIONE IN BASE AL CONSUMO (CONTATORI) Sono previsti vari criteri per la ripartizione in base al consumo: CRITERIO GENERICO: con questo criterio la bolletta verrà ripartita in proporzione ai metri cubi consumati da ciascuna unità immobiliare. CRITERIO GENERICO PER FASCE: l importo da addebitare verrà calcolato moltiplicando i metri cubi consumati in ogni fascia di consumo per l importo a metro cubo stabilito per quella fascia. Il totale così calcolato verrà quindi adeguato all importo bolletta con una rettifica consumi calcolata in modo proporzionale al totale calcolato. CRITERIO GENERICO PER FASCE CON ESCLUSIONE UNITA SENZA MINIMI: come il criterio generico per fasce solamente verranno esclusi dalla ripartizione le unità immobiliari che non hanno un minimo impegnato. Il minimo impegnato è la quota di metri cubi che viene addebitata indipendentemente dal consumo. CRITERIO GENERICO PER FASCE CON UTILIZZO MINIMI IMPEGNATI COME FASCE: come il criterio generico per fasce solamente che verranno utilizzati come prima e seconda fascia i metri cubi impostati come minimo impegnato. Esistono poi criteri specifici per alcune città che utilizzano modalità di calcolo particolari: CRITERIO ROMA (Modo 1): nella città di Roma esiste una fascia Agevolata ed una fascia Base. La somma delle fasce agevolata e base costituisce il minimo impegnato ossia i metri cubi che vengono addebitati indipendentemente dal consumo effettivo. Le fasce di eccedenza si applicano per consumi fino ad una volta e mezza il minimo impegnato (prima fascia), da una volta e mezza a due volte il minimo impegnato (seconda fascia) e oltre due volte il minimo impegnato (terza fascia). Il minimo impegnato è generalmente di 23 mc a fascia agevolata e 23 mc a fascia base per le abitazioni e di 0 mc a fascia agevolata e 10 mc a fascia base per gli uffici/negozi (valori trimestrali da moltiplicare per quattro se si effettua un unica lettura l anno). L ACEA (la società che ditribuisce l acqua) addebita le eccedenze in bolletta ESCLUSIVAMENTE se il consumo del condominio ha superato il minimo impegnato. Utilizzando il criterio ROMA (MODO 1) il programma addebiterà eventuali eccedenze alle singole unità immobiliari solo se il condominio nel complesso ha superato il minimo impegnato e

2 quindi ha eccedenze addebitate in bolletta. Nel caso in cui una unità immobiliare abbia consumi in eccedenza ma l ACEA non abbia addebitato eccedenze al condominio, questi metri cubi di eccedenza verranno conteggiati all unità immobiliare solamente per quanto riguarda la depurazione e la raccolta acque. CRITERIO ROMA (Modo 2): come il criterio ROMA (Modo 1) solamente che il programma addebiterà eventuali eccedenze nei consumi delle singole unità immobiliari indipendentemente dal fatto che il condominio abbia superato il minimo impegnato e che quindi abbia o meno eccedenze addebitate in bolletta. Tutti i criteri (escluso quello generico che divide semplicemente il totale bolletta in proporzione ai consumi) generano una rettifica consumi che è la differenza tra la bolletta ricevuta dal fornitore (Ente o Azienda) ed i conteggi fatti sulla base dei mc consumati e letti nei contatori a diffalco. Maggiore è la distanza temporale tra le letture fatte dal fornitore e quelle fatte dal condominio e maggiore sarà la rettifica consumi. La rettifica consumi viene calcolata prendendo l importo dato dalla differenza tra i 2 conteggi e distribuendolo in proporzione a quando addebitato ai singoli. Per esempio, se abbiamo ricevuto una bolletta di 1000 Euro, i conteggi in base alle letture effettuate ci danno un risultato di 1100 Euro (dovuto al fatto che le letture dei contatori sono avvenute un mese dopo quelle del fornitore che ci ha inviato la bolletta) avremo una rettifica consumi di -100 Euro. Ecco le modalità di calcolo adottate: TOT_BOLLETTA= (Importo bolletta)+(eventuali importi richiesti per effettuare i conteggi) TOT_UNITA=(Importo a carico dell unità immobiliare calcolato in base alle letture del suo contatore)+(eventuale importo richisto all unità per effettuare il conteggio) TOT_RIPARTITO= (Importo complessivo a carico delle unità immobiliari calcolato in base alle letture dei contatori)+ (Eventuale importo complessivo richiesto per effettuare i conteggi) L importo da addebitare a ciascuna unità immobiliare sarà dato da: TOT_FINALE= (TOT_BOLLETTA X TOT_UNITA) / TOT_RIPARTITO L importo della rettifica consumi sarà dato da TOT_FINALE TOT_UNITA OPERAZIONI DA EFFETTUARE PER RIPARTIRE UNA BOLLETTA IN BASE AL CONSUMO 1) SCELTA DELLA MODALITA DI RIPARTO: Scegliete il criterio in base alle indicazioni riportate sopra. Il criterio si imposta andando in utilità/configurazione/modalità riparto bollette. 2) IMPOSTAZIONE DELLE FASCE SI impostano da Inserimenti/Ripartizione bollette/canoni e percentuali. Se abbiamo scelto il criterio Generico (senza fasce) possiamo andare direttamente al punto 3. A) Se abbiamo utilizzato un comune specificato nell elenco della modalità riparto qui dobbiamo inserire solamente l importo per fascia specificando anche la tariffa canone depurazione acque e canone raccolta acque. La percentuale sui consumi per attribuzione canoni deve essere 100% mentre la quota fissa e le spese amministrative devono essere impostate in base alle abitudini di ciascun condominio. B) Se abbiamo utilizzato nella modalità riparto bollette un criterio generico per fasce dobbiamo inserire sia le tariffe che i mc per fascia; ma anche la tariffa canone depurazione acque e canone raccolta acque. La percentuale sui consumi per attribuzione canoni deve essere 100% mentre la quota fissa e le spese amministrative devono essere impostate in base alle abitudini di ciascun condominio 3) INSERIMENTO BOLLETTA E CONSUMI INDIVIDUALI

3 SI impostano da Inserimenti/Ripartizione bollette/inserimento bollette. Si seleziona il condominio e si seleziona la prima riga vuota. Qui va inserito il TOTALE delle bollette dell acqua da addebitare in base ai consumi (solitamente quattro bollette l anno, 1 per ogni trimestre ), quindi i mq consumati e l importo totale delle bollette. Possiamo richiedere anche di riportare automaticamente le letture precedenti ed i minimi impegnati dalla bolletta precedente (se inserita). Clicchiamo su CONTINUA. Se stiamo utilizzando un criterio per fasce oppure di una città: cominciamo ad impostare i minimi impegnati (se ci sono) delle unità imm.ri; è possibile impostare una sola volta questi valori utilizzando il tasto IMPOSTA AUTOMATICAMENTE I MINIMI IMPEGNATI. Per ogni unità imm.rescriviamo la lettura precedente e la lettura attuale del contatore (si possono inserire fino a 3 contatori cnt per appartamento). Per passare all unità successiva è sufficiente cliccare sulle freccette. 4) STAMPA RIPARTO ACQUA Controlliamo ora se la ripartizione bolletta acqua è fatta in modo corretto. Stampe/Ripartizione bollette a consumo/trimestrale-annua oppure Visualizzazioni/Ripartizione bollette a consumo. MODALITA DI ADDEBITO DI UNA BOLLETTA RIPARTITA Per addebitare le spese ripartite occorre solamente entrare nel menu Inserimenti/Ripartizione bollette a consumo/addebito bollette. Selezioniamo la bolletta da addebitare, il condominio e la gestione e logicamente se l addebito deve essere fatto a preventivo o consuntivo. Modalità di addebito particolari: 1) Creazione tabella di consumi: utilizzabile con il criterio generico (senza fasce) se si desidere creare in bilancio una tabella di metri cubi consumati ed utilizzare quella per ripartire la bolletta. 2) Creazione tabella di prodotti: crea una tabella per ripartire la bolletta che è costituita dal prodotto tra i metri cubi consumati ed una tabella millesimale selezionata. GESTIONE ACCONTI SPESE PERSONALI Questa funzione permette di gestire gli acconti su importi addebitati come posticipati nelle spese personali (ad esempio l acqua).normalmente il condominio addebita ai condomini quattro bollette trimestrali dell acqua in base ai consumi ma non sempre tutte le bollette sono state saldate. Per gestire questa situazione quindi lasciare una parte dell addebito personale (in base ai consumi/ultima bolletta) occorre inserire le spese acqua come posticipate e utilizzare la funzione appena detta per pagare (uscita di cassa) le tre bollette realmente saldate. RIPARTIZIONE IN BASE ALLE PERSONE La ripartizione delle spese dell acqua a persona è un sistema non prettamente corretto di suddivisione, ma, comunque, abbastanza diffuso laddove non vi siano installati dei contatori. Per giunta si vanno ad inserire dei valori fluttuanti all interno delle tabelle millesimali che di fatto raggruppano normalmente valori certi e statici. PIGC, lavorando in real time apporta tutte le modifiche in tempo reale. Ciò, se non predisponiamo bene il piano dei conti del preventivo e del consuntivo, può creare dei problemi; di seguito viene spiegato in maniera dettagliata la corretta impostazione del piano dei conti e delle tabelle utilizzate per la suddivisione della spesa acqua: Andiamo nel menù Inserimenti > Anagrafico Condominio, selezioniamo il Condominio e scegliamo la linguetta Tabelle presente nella maschera che ci troviamo di fronte; Creiamo una tabella inserendo il numero delle persone e nominiamola, per esempio Acqua 2004/05 P ; Creaiamo il piano dei conti Preventivo gestione 2005 e agganciamo il Gruppo di spesa dell acqua a questa tabella; Andiamo in Inserimenti > Anagrafico Condomini > Duplicazione tabella e duplichiamo la tabella Acqua 2004/05 P nella prima tabella libera, nominandola, per esempio, Acqua 2005 C ; Creaiamo il piano dei conti Consuntivo (viene copiato dal programma in automatico dal Preventivo) e andiamo ad agganciare il Gruppo di spesa dell acqua a questa nuova tabella; Facciamo le operazioni di cui sopra per ogni nuova gestione.

4 In questo modo ogni preventivo e ogni consuntivo sarà agganciato alla tabella millesimale corrispondente all esercizio corretto; ovviamente se abbiamo già stampato il Preventivo e le Rate di una gestione, le modifiche che i Condomini chiederanno di apportare al numero delle persone, le faremo nella tabella millesimale corrispondente al Consuntivo in maniera tale che il riparto preventivo e le rate rimangano invariati. E importante rammentare che ogni esercizio deve avere due tabelle di spesa acqua, una agganciata al preventivo e una al consuntivo. RIPARTIZIONE BOLLETTE CON UNA PERCENTUALE IN BASE AD UN CONTATORE ED UNA IN BASE AI MILLESIMI Il programma prevede la possibilità di ripartire in modo semplice una bollette in modo percentuale con una quota in base a dei consumi ed una quota in base a dei valori millesimali. Facciamo l esempio di dover ripartire una bolletta del gasolio per il 70% in base alle letture di un contatore o un contaore ed il restante 30% in base ad una tabella millesimale. Come procedere: 1) Attiviamo (se non lo abbiamo già fatto in precedenza) in Utilità/Configurazione/Modalità riparto bollette a consumo il criterio generico. 2) Chiamiamo Inserimenti/Ripartizione bollette a consumo/inserimento bolletta ed inseriamo i dati della bolletta e le letture. Nel caso sia presente una bolletta precedente sarà naturalmente possibile recuperare la lettura precedente attivando il flag Riporta le letture della bolletta precedente. 3) Terminato l inserimento della bollette chiamiamo Inserimenti/Ripartizione bollette a consumo/crea tabella di consumi in modo che venga creata una tabella contenente i consumi rilevati. 4) A questo punto creiamo in bilancio i conti per la suddivisione in percentuale; immaginiamo che il 30% debba essere ripartito in tabella di proprietà (TAB A), aggiungiamo quindi nel gruppo di spesa PROPRIETA GENERALE il conto Gasolio 30% : PROPRIETA GENERALE (TAB A) Compenso amministratore Assicurazione.... Gasolio 30% Creiamo quindi un nuovo gruppo di spesa in bilancio denominato CONSUMI che si appoggia alla tabella di consumi precedentemente creata (H) ed inseriamoci dentro un conto denominato Gasolio 70%. CONSUMI (TAB H) Gasolio 70% Fatto questo, non ci rimane che prendere tutte le bollette da ripartire ed inserirle chiamando Inserimenti/Bilancio consuntivo/operazione in corso/ripartizione in percentuale. Specifichiamo Gasolio come conto da utilizzare per l addebito ed inseriamo l importo.la bolletta sarà così automaticamente ripartita. Vedi anche Ripartizione percentuale delle spese. RIPARTIZIONE BOLLETTE ACQUEDOTTO PUGLIESE La ripartizione delle bollette dell acquedotto pugliese hanno alcune peculiarità: - le quattro bollette trimestrali vengono ripartite in base a dei consumi presunti generalmente utilizzando gli ultimi consumi rilevati e per ogni bolletta viene richiesto il pagamento. - a fine anno viene effettuata la lettura contatori, si effettua quindi il riparto effettivo con i consumi reali e si richiede il conguaglio ossia la differenza tra la spesa calcolata in base ai consumi effettivi e i pagamenti effettuati in base ai consumi presunti Si può procedere in questo modo: 1) Anzitutto impostare il criterio di riparto bolletta Generico per fasce in Utilità/configurazione/Ripartizione bollette 2) Quando arriva una bolletta si chiama Inserimenti/Bilancio preventivo e si crea una gestione Acqua x Trimestre xxxx. 3) Occorre quindi andare in Inserimenti/Bollette a consumo/inserimento bolletta,si inseriscono i canoni (se non inseriti precedentemente) e la bolletta. Si inseriscono quindi i consumi presunti o se sono stati inseriti precedentemente in un altra bolletta, si importano automaticamente cliccando su Importa dati dalla seguente

5 bolletta. Si procede quindi ad addebitare il riparto di questa bolletta nel bilancio preventivo della gestione acqua che abbiamo creato al punto 1. Per farlo basta chiamare Inserimenti/Bollette a consumo/addebito bolletta. 4) A questo punto possiamo stampare la richiesta di pagamento per questa gestione acqua. L incasso dovrà essere contabilizzato nella stessa gestione. 5) Ripetere i punti 2,3 e 4 per ogni bolletta ricevuta 6) A fine anno quando dobbiamo effettuare le letture definitive, creiamo una gestione solo a consuntivo chiamando Inserimenti/Bilancio consuntivo denominandola Acqua conguaglio anno xxxx ; andiamo quindi in Inserimenti/Bollette a consumo/inserimento bolletta ed inseriamo la bolletta totale annuale e le letture effettuate. Addebitiamo quindi la bolletta a consuntivo nella gestione Acqua conguaglio anno xxxx. Suggeriamo comunque di creare questa gestione Acqua conguaglio anno xxxx fin dall inizio in modo da contabilizzare in bilancio consuntivo le bollette pagate in modo da avere la contabilità di cassa aggiornata. La contabilizzazione può essere fatta in un conto qualunque che si appoggia magari alla tabella di proprietà; a fine anno quando effettueremo l addebito individuale dei consumi storneremo questo importo con una registrazione di segno negativo pari al totale delle 4 bollette. 7) Importiamo i pagamenti effettuati dai condomini nelle gestioni trimestrali chiamando Utilità/Travaso di gestione/travaso cumulativo e selezionando tutte e 4 le gestioni trimestrali. 8) Possiamo a questo punto stampare il bilancio ed il riparto della gestione Acqua conguaglio anno xxxx e richiedere il pagamento del saldo finale che è dato dalla spesa addebitata in base ai consumi reali detratto il saldo iniziale a credito dato dai pagamenti effettuati trimestralmente dai condomini. RIPARTIZIONE BOLLETTE PALERMO La ripartizione delle bollette nella città di Palermo ha alcune peculiarità, in particolare può risultare necessario impostare i metri cubi delle fasce agevolata e base in modo personalizzato per singola unità immobiliare ed anche variabili da bolletta a bolletta. Per gestire questa casistica è sufficiente impostare in Utilità/Configurazione/Gestione bollette a consumo il criterio Generico per fasce con utilizzo minimi impegnati come fasce ed impostare quindi quando si inserisce la bolletta i valori di minimo impegnato che verranno utilizzati appunto come scaglioni per la fascia agevolata e la base (verranno utilizzati solo ai fini del calcolo dello scaglione della fascia e non come impegno minimo da addebitare). L impostazione dei minimi può essere fatto manualmente soggetto per soggetto, automaticamente cliccando su Imposta automaticamente i minimi impegnati oppure ancora riportandoli automaticamente da una precedente bolletta. RIPARTIZIONE BOLLETTE HERA La ripartizione delle bollette dell Hera (Bologna e gran parte dell Emilia-Romagna) sono caratterizzate dal fatto che le fasce di consumo sono in funzione del nucleo abitativo. Sono in pratica previste fasce differenziate per appartamenti occupati da 1 ad 8 soggetti. Per gestire questo tipo di ripartizione operare in questo modo: - Attivare in Utilità/Configurazione/Ripartizione bollette acqua il criterio Hera (se non precedentemente già attivato) - Creare nel condominio una tabella di persone (se non precedentemente già fatto) nella quale inserire per ciascun appartamento il numero di componenti il nucleo abitativo (da 1 a max 8). Se l appartamento è vuoto va comunque inserito 1 che è il minimo addebitato da Hera. - Inserire quindi la bolletta, i consumi e le tariffe (se non precedentemente già fatto) - Procedere con la stampa del riparto bollette o dell addebito bollette in bilancio. In queste fasi verrà richiesto comunque di selezionare la tabella di persone da utilizzare. Le fasce di consumi sono già preinserite nel programma di condominio e periodicamente aggiornate. Le fasce attuali sono le seguenti: UTILIZZO FASCE D'APPLICAZIONE QUOTA VARIABILE USO DOMESTICO fascia Agevolata 1 nr. component i mc/anno l/giorno Euro / mc ,5 0, , , , , ,3

6 , ,8 Agevolata ,6-131,5 0, ,2-202, ,9-252, ,3-284, , ,4-383, , ,9-495,9 Base ,6-197,3 0, ,8-301, ,2-375,3 Eccedenza 1 Eccedenza ,9 328,9-490,4 383,7-569, , , ,4-284,9 1, ,5-438,4 375,4-545, ,7 490,5-712, ,4 643, , ,5 1 > 104 > 284,9 2, > 160 > 438,4 3 > 199 > 545,2 4 >224 > 613,7 5 >260 > 712,3 6 >302 > 827,4 7 >342 > >390 > 1.068,5 QUOTA FISSA ( / anno) nr. componenti Fasce di consumo (mc /anno) 1 6, ,263648

7 3 11, , , , , , residenti non dichiarati 6, non residenti 6, Comunità 1, (per posto letto) Articolazione tariffaria come previsto dal Decreto del Presidente di ATO 5 nr. 4 del 11 marzo 2009 Per unità immobiliari ad uso non residenziale: - Indicare 999 come nucleo familiare nella tabella nuclei familiari - Indicare la tariffe di Euro come terza fascia di eccedenza da denominare Tariffa base commerciale - Indicare la tariffa di Euro come quarta fascia di eccedenza da denominare Tariffa eccedenza commerciale SUPPORT CENTER