Cantiere formativo territoriale Associazione Intercomunali delle Valli delle Dolomiti friulane verso l Unione

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1 Cantiere formativo Riordino del sistema regione Autonomie Locali del Friuli Venezia Giulia Cantiere formativo territoriale Associazione Intercomunali delle Valli delle Dolomiti friulane verso l Unione Novembre 2014

2 Premesse Con riferimento al nuovo quadro normativo in materia di riorganizzazione degli Enti Locali, è previsto che tutti i comuni si uniscano e diano origine ad un nuovo ente giuridico con forma di Unione di Comuni. Secondo il dettato legislativo la delimitazione delle forme associative sarà stabilito dal Piano di riordino territoriale predisposto dalla Regione che terrà conto però delle istanze dei Comuni. Nell area territoriale delle valli e delle dolomiti friulane esiste da due anni già l esperienza virtuosa dell Associazione Intercomunale con capofila Maniago. Questa realtà anche in forza dei risultati fino ad oggi raggiunti attraverso la collaborazione e la gestione associata di servizi fra enti, intende oggi avviare un percorso di dialogo e confronto con altri Comuni del territorio anticipando di fatto il processo di costituzione dell Unione prevista con il riordino. A tal fine intende fondamentale poter seguire un percorso strutturato che accompagni l Associazione e gli Enti coinvolti in questo processo. A tal fine, ForSer in quanto incaricato da Anci fvg, di gestire operativamente il Piano Formativo Regione Enti Locali, ha sviluppato un Piano Formativo di accompagnamento che viene descritto nel presente documento in termini di Obiettivi, Fasi, Leve e Percorsi Formativi. Il Piano Formativo è indirizzato a tutte le Amministrazioni locali che faranno parte della futura Unione. Il presente documento che costituisce il Piano Formativo è integrato ed accompagnato da una progettazione di dettaglio dei singoli percorsi formativi. Cantiere formativo Associazione delle Valli delle Dolomiti Friulane verso l Unione 2

3 Obiettivi Il fine del presente progetto è accompagnare l Associazione Intercomunale delle Valli e delle Dolomiti Friulane e gli Enti del territorio che saranno successivamente coinvolti nel processo di costituzione di un Unione di Comuni nel rispetto di quanto previsto dalle norme in vigore. Gli obiettivi specifici che consentiranno di arrivare a questo risultato sono: identificare la partnership dell Unione e le sue priorità strategiche (mission e obiettivi) definire l assetto organizzativo dell Unione analizzare ed eventualmente rafforzare le competenze professionali esistenti definire e sviluppare tutta la documentazione amministrativa necessaria per avviare formalmente il nuovo ente. A fronte di questi obiettivi processuali vi sono degli obiettivi formativi che hanno come fattor comune la costruzione di una nuova cultura lavorativa di tutti i soggetti coinvolti: amministratori, funzionari,. Tali obiettivi sono specificati nel dettaglio nelle schede formative successive. Il raggiungimento degli obiettivi formativi sarà contestuale al raggiungimento degli obiettivi processuali. I momenti formativi sono stati infatti progettati e sviluppati per essere supporto teorico alle attività pratiche che vedranno coinvolti in primis Posizioni Organizzative, Segretari e Amministratori (solo in un momento successivo il resto del personale), nella analisi, ridefinizione e riorganizzazione di servizi, processi, documenti e strategie dei loro enti e della futura Unione. La matrice successiva rappresenta in forma schematica Fasi e Leve con i rispettivi obiettivi processuali (in nero) e formativi (in azzurro) che sono riassunti in un pay- off per ogni fase (in rosso). A ciascun percorso processuale e formativo corrispondono dei documenti (in verde) necessari alla costituzione dell Unione. Cantiere formativo Associazione delle Valli delle Dolomiti Friulane verso l Unione 3

4 FASI VISION / STRATEGIA ORGANIZZAZIONE RISORSE UMANE ATTI SOGGETTI COINVOLTI ALLINEAMENTO Allineare il restante territorio della futura Unione al lavoro già fatto con gli amministratori dell Associazione delle Valli delle Dolomiti friulane LANCIO PIANO FORMATIVO creare il contesto Lanciare il piano formativo Identificare i potenziali leader di cambiamento Comunicare alla struttura e al territorio l avvio del piano formativo e del relativo progetto Nomina del gruppo di lavoro (leader di cambiamento) di tecnici e amministratori Attivare energia nelle persone al fine di prepararle positivamente al cambiamento amministratori P.O. amministratori P.O. ü Sviluppare competenze alla comunicazione di progetto LETTURA CONTESTO LOCALE E REGIONALE creare la squadra Individuare e valorizzare le esperienze (politiche e tecniche) già presenti Creare un senso di identità/appartenenza a un comune territorio ü Sviluppare una cultura condivisa rispetto al nuovo ruolo chiesto agli Enti Locali e quindi alla nuova organizzazione richiesta per svolgerlo Studio del quadro normativo e del contesto per identificare: - gli interessi comuni (motivazioni principali) - le eccellenze presenti (da mettere a sistema) - le specificità e peculiarità da mantenere nel singolo comune (quali funzioni/servizi mantenere) - il rapporto Unione vs Comune Intesa politica preliminare amministratori P.O. Cantiere formativo Associazione delle Valli delle Dolomiti Friulane verso l Unione 4

5 FASI VISION / STRATEGIA ORGANIZZAZIONE RISORSE UMANE ATTI SOGGETTI COINVOLTI MAPPATURA lavorare in squadra Analizzare i servizi/ funzioni in termini di processi di lavoro e risorse coinvolte ü Sviluppare competenze per la definizione delle strategie, l analisi delle organizzazioni, la gestione delle risorse umane Traduzione dell intesa politica in proposta di struttura organizzativa - Analisi delle strutture comunali - Analisi dei processi Analisi delle risorse umane Definizione proposta di struttura organizzativa (e di governance) Proposta organizzativa e Linee guida per la costituzione dell Unione Mappatura delle competenze esistenti Mappatura di atti e regolamenti esistenti Identificazione della struttura da dare ai nuovi atti regolamentari e amministrativi Mappare e comparare le contrattazioni decentrate esistenti amministrato ri P.O. DEFINIZIONE essere squadra ü ü Definire il piano dell unione, il modello e gli strumenti di gestione dell organizzazione e delle persone, gli atti (statuto, regolamenti, ) Sviluppare competenze per la formalizzazione delle strategie, la definizione dell assetto organizzativo e risorse umane Traduzione dei punti identificati nell intesa politica preliminare nel Piano dell Unione Implementazione della struttura organizzativa scelta. - Ridefinizione dei macro- processi dei servizi/funzioni - Definizione delle competenze necessarie - Valutazione delle competenze esistenti - Identificazione delle risorse da allocare per ciascun processo - Identificazione degli indicatori di monitoraggio Avvio di un sistema di gestione delle competenze Atto costitutivo dell Unione Definizione dello Statuto, dei regolamenti, degli atti amministrativi Identificare il nuovo modello di relazioni sindacali amministrato ri P.O. Modello organizzativo Cantiere formativo Associazione delle Valli delle Dolomiti Friulane verso l Unione 5

6 FASI VISION / STRATEGIA ORGANIZZAZIONE RISORSE UMANE ATTI SOGGETTI COINVOLTI IMPLEMENTAZIONE gestire la squadra Costituzione degli organi dell Unione Avvio della gestione dell Unione Avvio di un sistema di gestione delle Risorse umane Approvazione dello Statuto amministratori P.O. Cantiere formativo Associazione delle Valli delle Dolomiti Friulane verso l Unione 6

7 PERCORSI FORMATIVI Percorso La partnership politica dell unione 1 Destinari Sindaci e Assessori, Consiglieri dei comuni della futura Unione Finalità Costruzione della partnership politica dell Unione, identificazione partecipata degli indirizzi strategici, per un avvio consapevole dell Unione Obiettivi - Aumentare la conoscenza del contesto normativo e dei cambiamenti da esso derivanti per il funzionamento delle Amministrazioni locali e per il ruolo/attività degli amministratori - Accrescere la capacità di identificare priorità/obiettivi strategici di un territorio di area vasta - Sviluppare la conoscenza di tecniche di negoziazione e costruzione partecipata di obiettivi comuni - Conoscere gli elementi chiave dell analisi organizzativa per processi - Saper utilizzare strumenti di monitoraggio organizzativi e saperne interpretare dati ed informazioni - Aumentare la capacità di comunicare attività, risultati ai propri partner, collaboratori e cittadini - Stimolare un approccio propositivo alla soluzione di problemi comuni - Lavorare in gruppo Il percorso di sviluppa in 5 moduli: 1. Identificare il nuovo ruolo dell Amministratore nella rete 2 2. Creare al squadra: la partnership politica 3. Lavorare in squadra: costruzione dell intesa politica preliminare 4. Essere squadra: Costituzione dell Unione e sviluppo del piano dell Unione 5. Gestire la squadra: realizzare e monitorare il piano dell Unione Durata: 30 ore (*) + 9 giornate 1 Nel caso in cui il territorio della futura Unione sia più ampio dell attuale territorio dell Associazione Intercomunale Valli delle Dolomiti friulane, per i nuovi Comuni / Associazioni coinvolti si propone, in aggiunta, una percorso di allineamento sulle strategie, analogo a quello fatto dall Associazione Intercomunale Valli delle Dolomiti friulane 2 Percorso attivato nell ambito del piano formativo nextpa a livello regionale Essere Amministratore nella Rete : una nuova idea di territorio Cantiere formativo Associazione delle Valli delle Dolomiti Friulane verso l Unione 7

8 Struttura Il percorso che qui viene proposto è diviso in tre fasi: - una prima fase che corrisponde al primo modulo rientra nel percorso trasversale Essere Amministratore nella rete - la seconda fase si sviluppa come percorso di accompagnamento nella costruzione della partnership politica che si concretizza in azioni di supporto e facilitazione da parte di esperti nei momenti di incontro politico ristretti o allargati finalizzati alla definizione dell Intesa politica preliminare - la terza fase prevede dei momenti di discussione guidata e lavoro di gruppo per la definizione e sviluppo del piano dell Unione Periodo Da definire Cantiere formativo Associazione delle Valli delle Dolomiti Friulane verso l Unione 8

9 Percorso I leader di cambiamento Destinatari: responsabili titolari di Posizione Organizzativa e Segretari Finalità: creare una squadra di leader di cambiamento capaci di avviare la nuova struttura organizzativa dell unione e dei comuni, gestire autonomamente l organizzazione dei servizi/funzioni dell Unione e dei comuni. Obiettivi: - Accrescere la conoscenza sui nuovi scenari che la riforma degli enti locali prospetta - Sviluppare la capacità di gestire il cambiamento - Creare una conoscenza di base comune in merito ad analisi organizzativa e alla valutazione delle competenze - Sviluppare la capacità di lavorare in gruppo - Accrescere il senso di appartenenza al gruppo - Stimolare e sviluppare la capacità creativa e di innovazione Il percorso di sviluppa in 4 moduli: 1. Creare al squadra 2. Lavorare in squadra 3. Essere squadra 4. Gestire la squadra Durata: 52 teoria + affiancamento nella definizione della struttura e mappatura dei processi. Struttura delle attività Si svolgerà attraverso dei momenti di formazione sui concetti teorici necessari per realizzare le attività pratiche da realizzare per lo sviluppo del: - modello di struttura organizzativa dell Unione - della ridefinizione dei processi di lavoro - analisi e valutazione delle competenze - gestione dei servizi/funzioni nell Unione e nei comuni Per i momenti di attività pratica è prevista una attività di affiancamento di esperti di ciascun settore che sarà più intensa nel periodo iniziale, ma decrescerà mano a mano che i partecipanti acquisiranno autonomia nelle attività e gestione dei loro collaboratori. Periodo Da definire Cantiere formativo Associazione delle Valli delle Dolomiti Friulane verso l Unione 9

10 Percorso: Avviare l Unione: gli atti amministrativi Destinatari: Segretari Finalità: garantire l avvio e il funzionamento dell Unione sul piano amministrativo e regolamentare aumentando la semplicità e semplificazione burocratica e l efficacia sia interna che nei confronti dei comuni e dei cittadini. Armonizzare l impianto regolamentare e normativo degli enti all interno dell area considerata Obiettivi Analizzare criticamente gli atti, documenti normativi e amministrativi esistenti Sviluppare capacità di semplificazione normativa Accrescere le competenze relative alla identificazione di indicatori di impatto della norma Redigere gli atti regolamentari ed amministrativi dell Unione Predisporre modelli di atti amministrativi comuni per l Unione e i comuni Collaborare nella identificazione del modello relazioni sindacali per la contrattazione decentrata Durata: 4 giornate Struttura: Il percorso prevede degli approfondimenti teorici e delle fasi di accompagnamento da esperti Periodo Da definire Cantiere formativo Associazione delle Valli delle Dolomiti Friulane verso l Unione 10